Czym byłby malarz bez swojej farby? Z -er! 😅
Żart może być zbędny, ale zarządzanie zasobami z pewnością nie jest. Ten zakulisowy proces odgrywa kluczową rolę w powodzeniu każdego projektu. Prawda jest taka - nawet jeśli wszystkie twoje materiały są wysokiej jakości, a wszyscy ludzie są zdolni, nie będzie to miało znaczenia, jeśli nie wiesz, jak je dobrze wykorzystać.
Aby skutecznie planować i realizować projekt, musisz być świadomy zasobów, których potrzebujesz i tych, które posiadasz. Musisz także być biegły w zarządzaniu zasobami. Tylko wtedy projekt może przebiegać sprawnie i osiągać korzystne wyniki.
Opracowaliśmy ten przewodnik, aby pomóc odświeżyć wiedzę na temat zasobów do zarządzania projektami. Dowiesz się o różnych typach zasobów, jak je identyfikować i nimi zarządzać oraz jak oprogramowanie do zarządzania zasobami może uprościć te procesy.
Czym są zasoby do zarządzania projektami?
Zasoby projektu to wszystko, od czego zależy powodzenie zakończonego projektu. Zarządzanie zasobami to proces planowania i wykorzystywania tych elementów.
Zasoby do zarządzania projektami mogą być fizyczne, takie jak narzędzia i materiały, oraz materialne, takie jak czas i wysiłek.
Zasoby fizyczne mają określoną wartość pieniężną. Mogą być tymczasowe lub stałe w zależności od tego, jak długo masz je do dyspozycji. Jednak zasoby niematerialne, takie jak umowy, również mogą mieć termin ważności.
Możemy również sklasyfikować zasoby do zarządzania projektami jako wewnętrzne lub zewnętrzne. Zasoby wewnętrzne to aktywa Twojej firmy, takie jak przestrzenie biurowe, podczas gdy zasoby zewnętrzne to te, które pozyskujesz lub wynajmujesz z zewnątrz. Przykłady zasobów zewnętrznych obejmują wykonawców i dostawców.
Porada dla profesjonalistów: Aby być na bieżąco ze wszystkimi zasobami, użyj solidnego oprogramowanie do zarządzania zasobami jak ClickUp . Kierownicy projektów używają ClickUp jako kompleksowego huba do planowania zasobów i pracy. Wszechstronne funkcje i niestandardowe opcje narzędzia umożliwiają bezproblemową integrację z dowolnym cyklem pracy nad projektem.
Wykorzystaj wszechstronne możliwości zarządzania projektami w ClickUp, aby zarządzać zasobami projektu i usprawnić cykl pracy
Dlaczego zarządzanie projektami jest ważne?
Zilustrujmy znaczenie zarządzania zasobami na przykładzie:
wyobraź sobie, że jesteś kierownikiem projektu nadzorującym rozwój krytycznej aplikacji
Ponieważ nie poświęciłeś wystarczająco dużo czasu na planowanie, nie udało ci się ustawić realistycznej osi czasu i określić zasobów potrzebnych do zakończenia projektu. Wraz z rozpoczęciem prac nad aplikacją, sprawy zaczynają szybko przybierać zły obrót. Deweloperzy i inni uczestnicy projektu ścigają się z czasem, są pod presją i nie wykonują swojej pracy najlepiej.
Wynikiem jest niedoskonała aplikacja, która znacznie przekroczyła swój termin. Jest najeżona błędami i wymaga wielu poprawek, ostatecznie kosztując znacznie więcej niż przewidywano. Wszyscy, łącznie z klientem, są niezadowoleni.
Takie niezorganizowane podejście może być skuteczne, gdy firma jest mała, ale nie wtedy, gdy jesteś zarządzanie dużymi projektami dla Enterprise które zajmują się wieloma projektami jednocześnie. W takim scenariuszu należy przyjąć strategiczne podejście, dokładnie analizując wymagania projektu i odpowiednio przydzielając zasoby. Ambitny, ale wykonalny harmonogram projektu uwzględnia nieuniknione pojawiające się problemy i zapewnia zespołowi bezstresową i wydajną pracę. Możesz dotrzymać terminów bez uszczerbku dla jakości, potencjalnie nawet przekraczając oczekiwania klienta. 🏆
Rodzaje zasobów projektu
Podczas gdy zasoby w zarządzanie projektami można sklasyfikować na wiele sposobów, w tym artykule omówimy cztery podstawowe typy:
- Zasoby finansowe
- Zasoby materialne
- Zasoby ludzkie
- Czas
Dowiedz się więcej o każdym typie, jego znaczeniu i przykładach w poniższych sekcjach:
Zasoby finansowe
Pieniądze są najcenniejszym zasobem dla każdego projektu. Stanowią one podstawę dla wszystkich innych zasobów związanych z zarządzaniem projektami, takich jak materiały i robocizna. Dlatego od samego początku należy nimi skrupulatnie zarządzać. 💵
Wsparcie finansowe dla projektu może pochodzić z różnych źródeł, takich jak:
- Wewnętrzny budżet projektu
- Zewnętrzni inwestorzy i sponsorzy
- Pożyczki bankowe
- Dotacje
- Kampanie crowdfundingowe
Podejmując decyzje finansowe, stawiaj na opłacalne opcje. Najgorszym scenariuszem jest to, że zostanie ci trochę pieniędzy. Z drugiej strony, jeśli zabraknie funduszy w połowie projektu, cała operacja będzie zagrożona.
Pro tip: Budżet projektu z szablonem WBS w ClickUp przedstawia prosty, ale skuteczny sposób zarządzania wydatkami na projekt. Zawiera strukturę podziału pracy (WBS), która pozwala śledzić nawet najbardziej drobne wydatki.
Podziel i śledź wszystkie wydatki związane z projektem za pomocą szablonu Budżet projektu z WBS w ClickUp
Zasoby materiałowe
Zasoby materialne to wszystkie aktywa posiadane lub użyczone przez firmę, dzięki którym projekt może zostać zrealizowany. Obejmują one:
- Urządzenia: Są to przestrzenie, w których będziesz prowadzić swój biznes, takie jak biura, warsztaty i magazyny
- Materiały: Obejmują one materiały eksploatacyjne oraz przetworzone lub surowe materiały, które umożliwiają realizację projektu. Są one nietrwałe i ulegają zubożeniu, więc trzeba je regularnie uzupełniać
- Narzędzia: Są to sprzęt, maszyny lub oprogramowanie, które pomagają w realizacji projektu. Z czasem niszczeją lub tracą na wartości, więc co jakiś czas trzeba je modernizować
Pro tip: ClickUp oferuje różne szablony, które pomagają w zarządzaniu zasobami materialnymi projektu. Na przykład Szablon zarządzania zapasami ClickUp jest idealny do śledzenia dostępności zasobów projektu, statusów zamówień, dostawców i cen. Z szablonem Szablon do zarządzania zasobami ClickUp , można prowadzić ewidencję inwentaryzacji sprzętu, jego warunek i naprawy. 🛠️
Śledź dostępność i zamówienia swoich zapasów w czasie rzeczywistym dzięki szablonowi zarządzania zapasami ClickUp
Zasoby ludzkie
Osoby odpowiedzialne za realizację projektu są najtrudniejszymi zasobami do zarządzania, ponieważ wprowadzają szyk zmiennych, które należy wziąć pod uwagę przed opracowaniem planów. Są to unikalne osobowości z ich odrębnymi commitami, cechami i umiejętnościami. Są również niezbędni do prowadzenia wszystkich operacji związanych z projektem, od pomysłu do realizacji. 👥
Dlatego rekrutacja członków projektu, ich rozwój i utrzymanie ich zawartości wymaga poświęcenia znacznej ilości czasu i zasobów finansowych. Według badań Project Management Institute, niedobory talentów mogą powodować utrudnić 40% wysiłków związanych z wdrażaniem strategii.
Zasoby ludzkie mogą obejmować:
- Osoby zarządzające projektami: Osoby, które planują projekt, przydzielają zasoby i monitorują postępy
- Członkowie zespołu projektowego: Zróżnicowana grupa osób, które posiadają odpowiednie umiejętności dla projektu i przyczyniają się do jego realizacji
- Zewnętrzni wykonawcy: Osoby spoza organizacji, które są zatrudniane do konkretnych celów związanych z projektem
Pro tip: Czy wiesz, że ClickUp służy również jako narzędzie do zarządzania zespołem ? Usprawnia rekrutację, onboarding i administrację. Z ponad 100 gotowych szablonów HR możesz bez wysiłku obsłużyć każdy proces HR.
ClickUp ma wszystko, czego potrzebujesz do zarządzania najważniejszymi zasobami projektu - ludźmi
Czas
Chociaż to praca napędza projekt, czas potrzebny na jej wykonanie jest istotnym zasobem, który należy wziąć pod uwagę podczas planowania. Czas to pieniądz - projekt nie może być przeciągany w nieskończoność. Musi on przebiegać zgodnie z harmonogramem, aby nie przekroczyć budżetu i nie kolidować z innymi commitami.
Czas zależy także od innych zasobów związanych z zarządzaniem projektami. Na przykład, im więcej osób pracuje nad konkretnym zadaniem, tym mniej czasu zajmie im jego ukończenie. Jeśli zakończenie zadania zależy od określonego, limitowanego materiału, konieczne będzie dostarczenie wystarczającej ilości tego zasobu, aby zapobiec niepotrzebnym przestojom.
Na początku oszacowanie, ile czasu zajmą ci zadania w projekcie, może być trudne - chyba że śledzisz czas. Dzięki temu będziesz w stanie w przyszłości dokładniej przydzielać przedziały czasowe do zrobienia i ustalać realistyczne osie czasu projektu. ⌛
Pro tip: ClickUp pozwala nagrywać czas z dowolnego urządzenia i szybkie generowanie raportów do analizy.
Rejestruj, ile czasu zajmuje każde zadanie i twórz raporty bez wysiłku dzięki ClickUp
Identyfikacja i zarządzanie zasobami w projekcie: Proces krok po kroku
Jeśli chcesz, aby Twój projekt przebiegał bez czkawek, rozpocznij przygotowania na długo przed datą jego rozpoczęcia i pamiętaj o tym, jak zarządzasz zasobami.
W następnej sekcji udostępnimy kroki niezbędne do zarządzania zasobami projektu. Poznasz również kilka przydatnych technik zarządzania, takich jak poziomowanie zasobów i prognoza.
Krok 1: Określenie zakresu projektu
Stworzenie planu projektu jest pierwszym krokiem w każdym podręczniku zarządzania zasobami. Lista wszystkich informacji, które są kluczowe dla rozpoczęcia prac nad projektem, takich jak:
- Konkretne zadania i ich zależności
- Członkowie teamu i ich role
- Przewidywany harmonogram projektu
- Wskaźniki, które określą powodzenie projektu
Znajomość specyfiki działań w ramach projektu pomoże ocenić wymagane zasoby.
Krok 2: Komunikacja z członkami Teams
Powinieneś zaangażować cały Teams w proces planowania zasobów. Są oni ekspertami i mogą mieć doświadczenie w podobnych projektach i mogą dać ci wskazówki, które pomogą w prognozie zasobów.
Dzięki temu można dokładniej oszacować, ile czasu i innych niezbędnych zasobów potrzebuje każde zadanie projektu i efektywnie je przydzielić. 🔮
Krok 3: Analiza dostępnych zasobów
Przed określeniem, ile każdego zasobu należy odłożyć, należy zebrać dane na temat aktualnie dostępnych zasobów. Podstawowym zasobem, któremu należy się przyjrzeć, jest budżet. Po zapoznaniu się z podstawowymi informacjami, zwróć uwagę na:
- Zasoby niezbędne do rozpoczęcia projektu
- Te, które wymagają zamówienia w przedsprzedaży
Upewniając się, że masz wszystkie środki do powodzenia projektu bez opóźnień, tworzysz solidny fundament, na którym będziesz budować.
Krok 4: Stwórz plan zasobów
Po uzyskaniu wszystkich niezbędnych informacji, opracuj oficjalny plan zasobów plan zasobów . Ten dokument będzie kierował nadchodzącymi wysiłkami w zakresie zarządzania zasobami w całym zespole. Zdefiniuj wszystkie wymagania dotyczące zasobów projektu i uwzględnij ich opis, niezbędne ilości oraz terminy zamówień.
Krok 5: Utwórz harmonogram zasobów
Na tej scenie należy wyrównać harmonogram zasobów z harmonogramem projektu. Planowanie zasobów zapobiega opóźnieniom i zapewnia, że cały sprzęt i materiały dotrą na czas, dzięki czemu zespół nie musi tracić czasu na czekanie. Jeśli musisz zatrudnić zewnętrznych wykonawców, upewnij się, że są oni dostępni, aby wykonać swoją pracę w razie potrzeby. 📝
Krok 6: Przydziel zasoby
Alokacja zasobów jest kluczowym elementem strategii zarządzania zasobami. Na tej scenie musisz wykorzystać całą swoją moc umysłu i umiejętności zarządzania czasem, aby określić, kto będzie korzystał z którego zasobu i kiedy.
Wiele zasobów jest limitowanych, więc wcześniejsze stworzenie dokładnego harmonogramu jest niezbędne dla dwóch decydujących czynników wpływających na powodzenie projektu:
- Zapobieganie konfliktom
- Zapewnienie maksymalnej wydajności
Ten proces przypisywania zasobów do różnych zadań projektu jest znany jako ładowanie zasobów i jest integralną częścią okresu planowania.
Przydzielając pracę członkom Teams, należy wziąć pod uwagę ich dostępność i odpowiednio przydzielić pracę. Choć w teorii brzmi to zachęcająco, wypełnianie ich czasu do osiągnięcia 100% obciążenia nie jest dobrym pomysłem. Nieprzewidziane okoliczności zdarzają się cały czas - jeśli jeden z członków zespołu zachoruje, inni będą musieli go zastąpić. Pozostawienie miejsca na takie sytuacje pomoże utrzymać projekt zgodnie z harmonogramem.
Kluczowe jest, aby być elastycznym i podpowiedzieć, jak zmienić daty lub przydzielić zasoby, aby rozwiązać pojawiające się problemy i zapobiec przepracowaniu. Proces ten nazywamy wyrównywaniem zasobów.
Krok 7: Śledzenie postępów i analiza wyników
Powinieneś monitorować, w jaki sposób wykorzystywane są zasoby, aby upewnić się, że nie spóźniasz się z harmonogramem lub nie przekraczasz budżetu. Aby uzyskać jak najdokładniejsze informacje, należy wcześniej określić kluczowe wskaźniki wydajności i mierzyć postępy w trakcie cyklu życia projektu. Pozwoli to na szybkie wykrycie problemów i podjęcie odpowiednich działań do zrobienia, zanim wykoleją one cały projekt.
Gdy zespół ukończy projekt, możesz przeanalizować te metryki, aby zrozumieć skuteczność swoich wysiłków w zakresie zarządzania zasobami. W ten sposób będziesz dokładnie wiedział, co poszło dobrze, a co powinieneś poprawić w następnym projekcie. 📈
Jak zarządzać zasobami projektu za pomocą ClickUp
Planowanie zasobów jest prawdopodobnie najbardziej trudnym aspektem zarządzania projektami . Wymaga to myślenia z dużym wyprzedzeniem. Jeśli dokonasz jednego złego wyboru, cały projekt może pójść na marne. Na szczęście masz narzędzia do zarządzania zasobami takie jak ClickUp, aby zapewnić sobie wszystko, czego potrzebujesz do rozpoczęcia projektu. 🛫
Poniżej wyjaśnimy, jak używać ClickUp do planowania i zarządzania zasobami dla dowolnego projektu. Możesz zacząć od zera lub skorzystać z wielu gotowych szablonów ClickUp. Na początek pomocne mogą okazać się te dwa szablony:
Oto jak najlepiej wykorzystać Kompleksowe funkcje ClickUp do zarządzania projektami :
Stwórz swój obszar roboczy i inwentarz Hierarchia projektów w ClickUp pozwala zorganizować i usprawnić cały proces zarządzania zasobami. Stwórz obszar roboczy, dodaj zadanie dla każdego elementu pracy i przypisz je odpowiedzialnemu członkowi zespołu. Zdefiniuj zależności między zadaniami, aby wyjaśnić ich kolejność i uniknąć wąskich gardeł. 🔗
Określ zadania i ich zależności w ClickUp, aby realizacja projektu była płynna
Użyj jednego z Automatyzacja ClickUp lub tworzyć niestandardowe, aby zoptymalizować cykl pracy i skalować operacje. Dzięki automatyzacji nie musisz tracić czasu na powtarzalną pracę ręczną i możesz skupić się na zarządzaniu zasobami.
ClickUp dodatkowo upraszcza współpracę międzyfunkcyjną i komunikację - użyj widoku Zadania, aby dodać opisy, listy kontrolne i pliki oraz pomóc osobom przypisanym w płynnym wykonywaniu ich pracy. Gdy potrzebujesz bezpośredniego wkładu od członków Teams lub interesariuszy, poproś o niego w komentarzach do zadania lub za pośrednictwem ClickUp Chat .
Planuj swoje zasoby
ClickUp zawiera ponad 15 konfigurowalnych widoków umożliwiając zarządzanie i śledzenie dowolnego aspektu planowania zasobów z łatwością. Uzyskaj przejrzysty przegląd bieżących i zaległych zasobów dzięki wykorzystaniu:
- StandardWidok listy ClickUp* Styl KanbanWidok tablicy Przypisz każdemu zasobowi etykietę priorytetu, aby Twój zespół wiedział, czym zająć się w pierwszej kolejności. Możesz także dodać pola niestandardowe, takie jak statusy i formuły, które mogą automatycznie obliczać koszty.
Po uzyskaniu wszystkich informacji, przygotuj swój plan zarządzania zasobami za pomocą Dokumenty ClickUp -wbudowany redaktor tekstu platformy. Do planowania zasobów można użyć opcji Widok ClickUp Gantt lub Widok kalendarza aby wizualizować oś czasu nadchodzących wysiłków związanych z zarządzaniem zasobami.
Lepsze zrozumienie harmonogramu zasobów dzięki widokowi Gantt w ClickUp
Twórz niestandardowe Formularze ClickUp aby zażądać informacji o dostawcy, takich jak ceny i zapasy. Przechowuj i organizuj wszystkie zebrane dane, aby ułatwić analiza kosztów i korzyści i podejmowanie decyzji. Z Widok mapy ClickUp'a można sprawdzić dokładną lokalizację każdego sprzedawcy lub obiektu bez opuszczania aplikacji. 📍
Przydzielanie pracy i śledzenie postępów
Teraz nadszedł czas, aby wprowadzić plan zasobów w życie za pomocą alokacji zasobów. Użyj Widok obciążenia pracą w ClickUp do przydzielania pracy członkom zespołu na podstawie ich dostępności. Zdefiniuj ich obciążenie za pomocą wskaźników takich jak:
- Czas
- Liczba zadań
- Punkty sprintu
Możesz nawet dodać Pole niestandardowe, aby dostosować widok do cyklu pracy określonych zespołów. Następnie pozostaje już tylko wybrać sposób wyświetlania widoku, w tym wyświetlany okres.
Widok obciążenia pracą ClickUp sprawia, że ładowanie zasobów to spacer po parku
Gdy Twój zespół zakończy pracę i wykorzysta zasoby, może zaznaczyć swój postęp na platformie. Korzystając z ponad 50 kart, możesz zbudować niestandardowe Pulpit ClickUp aby ocenić wydajność na pierwszy rzut oka. Możesz również określić swoje cele w Cele ClickUp i śledzenie postępów w ich realizacji za pomocą mierzalnych Celów.
Zoptymalizuj zarządzanie zasobami projektu za pomocą ClickUp
Sposób zarządzania zasobami projektu może wpłynąć na jego wyniki. Efektywne planowanie i alokacja zasobów pozycjonuje Twój team na drodze do powodzenia, zapewniając terminową i bezstresową realizację projektu.
Zarządzanie zasobami to złożona operacja, ale można ją uprościć, czerpiąc z tego korzyści korzyści z oprogramowania do zarządzania projektami jak ClickUp. Wypróbuj ClickUp za darmo i użyj go, aby zrobić najsmaczniejszą lemoniadę z cytryn, które otrzymałeś! 🍋