Czy kiedykolwiek spotkałeś się z sytuacją, w której zadanie zostało opóźnione, a gdy zapytałeś dlaczego, członek zespołu powiedział: "Och, ale czekałem na coś, czego potrzebuję"?
Zależności są jedną z największych przyczyn opóźnień w każdym projekcie. Jeśli nie zaplanujesz skutecznie zależności, nie tylko zostaniesz w tyle, ale także członkowie zespołu projektowego będą kiwali kciukami, dopóki poprzednie zadanie nie zostanie zakończone.
W zarządzaniu projektami może to mieć konsekwencje finansowe, wizerunkowe i motywacyjne.
W tym wpisie na blogu zbadamy koncepcję czasu opóźnienia i sposób, w jaki może ona pomóc w lepszym planowaniu projektów, zapobieganiu opóźnieniom, maksymalizacji wykorzystania zasobów i osiąganiu pożądanych rezultatów.
Czym jest czas opóźnienia?
Czas opóźnienia w zarządzaniu projektami odnosi się do opóźnienia między zadaniami zależnymi od siebie. Jest to okres oczekiwania przed rozpoczęciem kolejnego działania, nawet po zakończeniu działania poprzedzającego.
Jeśli kiedykolwiek uczestniczyłeś w wideokonferencji i ktoś powiedział: "Jest opóźnienie w tej rozmowie", wiesz już, czym jest lag time. Jest to opóźnienie między wypowiedzeniem czegoś przez współpracownika a odebraniem tego komunikatu w celu udzielenia odpowiedzi. W najlepszym przypadku może to frustrować uczestników rozmowy. W najgorszym, może sprawić, że cała rozmowa będzie bezproduktywna.
Tak więc zrozumienie opóźnień, ich przyczyn i konsekwencji ma kluczowe znaczenie dla powodzenia w zarządzaniu projektami.
Kompleksowy przegląd opóźnień w zarządzaniu projektami
Mówiąc najprościej, czas opóźnienia to koncepcja harmonogramu i planu reprezentująca nieprzewidziane opóźnienie lub oczekiwanie między kolejnymi zadaniami.
Jak obliczany jest czas opóźnienia?
Czas opóźnienia mierzymy w jednostkach istotnych dla harmonogramu projektu, takich jak godziny, dni lub tygodnie.
Jeśli zadanie A (poprzednik) kończy się pierwszego dnia, a zadanie B (następnik) może rozpocząć się dopiero po trzech dniach, czas opóźnienia wynosi trzy dni.
Jakie są cechy charakterystyczne czasu opóźnienia?
Niektóre z kluczowych cech czasu opóźnienia są następujące.
Nieoczekiwany: Opóźnienie rzadko jest oczekiwane. Występuje bez uprzedzenia lub ostrzeżenia. Przykładem może być choroba członka zespołu lub awaria maszyn.
Niepożądane: Czas opóźnienia to "opóźnienie" w przepływie procesu, które jest szkodliwe dla projektu.
Post-facto: Ponieważ opóźnienie jest nieoczekiwane, nie można go przewidzieć. Dlatego można go zidentyfikować tylko z perspektywy czasu i zareagować na niego.
Efekty w dół strumienia: Opóźnienie w dowolnej części fazy projektu ma wpływ na różne zadania i kamienie milowe. Dla przykładu, w projekcie programistycznym, jeśli analiza jakości jest opóźniona z powodu wygaśnięcia subskrypcji na oprogramowanie do automatyzacji testów, zadania związane z wdrożeniem i DevOps również będą opóźnione.
Jaki jest cel opóźnienia?
Czas opóźnienia jest miarą opóźnienia. Pomaga on śledzić zasad zarządzania projektami i poprawić wyniki poprzez:
Mierzenie wydajności: Czas opóźnienia odnosi się do poziomu nieefektywności procesu. Jest to pierwszy krok w optymalizacji cyklu pracy.
Identyfikacja luk: Jeśli konkretny krok w procesie powoduje opóźnienia, czas opóźnienia rzuca światło na lukę, którą należy wypełnić.
Przewidywanie przestojów: Choć lag time nie jest miarą predykcyjną/zapobiegawczą, może pomóc zidentyfikować potencjalne wąskie gardła w następnym cyklu. Na przykład, jeśli dana maszyna wielokrotnie powoduje opóźnienia, można zaplanować jej wymianę/naprawę.
Tworzenie kopii zapasowych: Często opóźnienia wynikają z niedoskonałości procesu. Na przykład, jeśli masz tylko jednego programistę w zespole, nawet jego urlop może spowodować opóźnienie. Zrozumienie tego może pomóc w tworzeniu kopii zapasowych.
Jakie są powszechnie stosowane wskaźniki opóźnień w zarządzaniu projektami?
Wskaźniki opóźnienia to metryki czasu opóźnienia w projektach. Są one obliczane po zakończeniu wydarzenia lub projektu w celu oceny wydajności.
W zarządzaniu projektami, niektóre powszechnie stosowane wskaźniki opóźnienia to:
- Opóźnienie czasowe: Różnica między planowaną a rzeczywistą datą realizacji zadania
- Wpływ w dół strumienia: Opóźnienie spowodowane w projekcie w wyniku opóźnienia w realizacji danego zadania
- Strata wydajności: Bezproduktywny czas spędzony przez członków zespołu, którzy czekali na zakończenie poprzedniego zadania
- Utrata przychodów: Potencjalna utrata sprzedaży/przychodów lub kar spowodowana opóźnieniem
Czas opóźnienia jest często mylony z czasem realizacji, innym ważnym pojęciem w zarządzaniu projektami. Przyjrzyjmy się, w jaki sposób są one podobne lub różne.
Czas realizacji a czas opóźnienia Czas realizacji to całkowity czas potrzebny na zakończenie projektu od początku do końca.
W przeciwieństwie do czasu cyklu, który mierzy, ile czasu zajmuje stworzenie produktu - na przykład opracowanie funkcji lub zaparzenie kawy - czas realizacji mierzy czas trwania między zamówieniem klienta a dotarciem do niego produktu, w tym logistykę, obsługę klienta itp. Więcej informacji na ten temat czas cyklu a czas realizacji we wcześniejszym wpisie na blogu.
Najbardziej podstawowe formuła czasu realizacji to Czas realizacji = data zakończenia projektu - data rozpoczęcia projektu. Jednak podczas planowania projektu menedżerowie obliczają go jako całkowity czas potrzebny na zakończenie każdego zadania w projekcie oraz niezbędny czas oczekiwania, jeśli taki istnieje.
Czas realizacji pomaga kierownikom projektów w planowaniu zadań/zasobów. Pomaga im zrozumieć zależności i odpowiednio zaplanować pracę. Weźmy prosty przykład projektu oprogramowania.
Czas realizacji może wynosić 2 dni - testowanie 1 dzień, wdrożenie 1 dzień. Jeśli projekt rozpoczyna się w poniedziałek, kierownicy projektów mogą przydzielić zadania programistom na poniedziałek-wtorek, analitykom jakości na środę, a DevOps na czwartek.
W przeciwieństwie do czasu opóźnienia, czas realizacji jest narzędziem predykcyjnym/planistycznym. Kluczowe różnice między nimi są następujące.
| Czas realizacji | Czas opóźnienia |
|---|---|
| Czas realizacji to czas potrzebny na zakończenie projektu od początku do końca. Czas opóźnienia to opóźnienie między dwoma kolejnymi krokami | |
| Narzędzie predykcyjne: Używane do efektywnego planowania | Narzędzie retrospektywne: Używane do pomiaru wydajności |
| Przewidywalne i nieuniknione | Nieprzewidywalne i możliwe do uniknięcia |
różnice między czasem realizacji a czasem opóźnienia_
Choć różne, zarówno czas realizacji, jak i czas opóźnienia mają kluczowe znaczenie dla pomiaru wydajności projektu. Oto jak to zrobić.
Planowanie i harmonogramowanie
Czas realizacji pomaga osobom zarządzającym projektami planować zadania i zależne od nich działania w oparciu o ich cele zarządzania czasem . Czas opóźnienia pomaga budować sytuacje awaryjne.
Na przykład, jeśli czas realizacji projektu deweloperskiego wynosi 10 dni, można odpowiednio zaplanować zadania. Jeśli średni czas opóźnienia w poprzednich projektach wynosił 2 dni, można uwzględnić to w harmonogramie i zaplanować dostawę w ciągu 12 dni.
Szablon osi czasu projektu ClickUp Gantt
aby zobaczyć, jak zależności wpływają na czas realizacji i opóźnienia
Wykorzystanie i optymalizacja zasobów
Czas realizacji pomaga efektywnie wykorzystywać zasoby, podczas gdy czas opóźnienia pomaga tworzyć kopie zapasowe.
Można na przykład wykorzystać czas realizacji do przypisania zadań w kolejności zgodnej z przepływem procesu. Czas opóźnienia można wykorzystać do zatrudnienia dodatkowych zasobów lub wynajęcia maszyn. Może to ulec zmianie w zależności od tego, czy jest to projekt jednorazowy czy cykliczny.
Zarządzanie wydajnością
Czas realizacji jest mierzony w odniesieniu do celów, podczas gdy idealny czas opóźnienia wynosi zero.
Na przykład, jeśli szacowany czas opracowania funkcji wynosi 16 godzin, jest to docelowy czas realizacji tego zadania. Jeśli deweloperowi zajmie to więcej czasu, jego wydajność nie spełnia oczekiwań.
Ustawianie celów czasu realizacji i zarządzanie wydajnością w ClickUp
Czas opóźnienia ma jednak miejsce, gdy pracownik bierze zwolnienie lekarskie lub jego komputer działa nieprawidłowo. Dlatego nie jest to kwestia ich wydajności i nie pojawia się w ich recenzjach. Jednak to opóźnienie ma wpływ na realizację projektu i musi być brane pod uwagę podczas przeglądu sprintu/projektu.
Odpowiedzialność
Czas realizacji to odpowiedzialność zbiorowa, a każdy członek zespołu i kierownik projektu jest odpowiedzialny za utrzymanie dobrego czasu realizacji. Czas opóźnienia to nieefektywność procesu, za którą odpowiada kierownictwo.
Czynniki wpływające na czas realizacji i opóźnienia w produkcji
Na czas realizacji i opóźnienia w zarządzaniu projektami może wpływać kilka czynników, zarówno pozytywnie, jak i negatywnie. Niektóre z kluczowych czynników są następujące.
Dostępność zasobów: Jeśli zasoby są łatwo dostępne, czas realizacji będzie krótszy i odwrotnie. Z drugiej strony, jeśli niektóre zasoby są dostępne, a inne nie, może wystąpić opóźnienie. Na przykład, jeśli masz programistów, ale nie masz wystarczającej liczby testerów, wystąpi opóźnienie między tymi dwiema fazami rozwoju.
Zależności: Charakter zależności projektu wpływa na czas realizacji i opóźnienia. Silne zależności, w których zadanie nie może rozpocząć się przed zakończeniem poprzedniego, mają tendencję do wydłużania czasu opóźnienia. Z kolei zadania z luźniejszymi zależnościami mogą pozwolić na skrócenie czasu realizacji poprzez nakładanie się zadań.
Złożoność projektu: Złożone projekty z wieloma współzależnymi zadaniami i fazami prawdopodobnie doświadczą wydłużonych czasów opóźnień. Wynika to ze zwiększonej potrzeby koordynacji i zapewnienia jakości między zadaniami.
Wymagania interesariuszy: Rygorystyczne środki kontroli jakości lub dłuższe procesy zatwierdzania mogą wydłużyć czas realizacji/opóźnienia, ponieważ projekty oczekują na potwierdzenie, że mogą być kontynuowane.
Polityka zarządzania ryzykiem: Projekty z agresywnymi strategiami zarządzania ryzykiem będą prawdopodobnie miały krótsze czasy opóźnień, ponieważ menedżerowie z wyprzedzeniem zajmą się potencjalnymi opóźnieniami i wypadkami.
W zależności od przyczyny, wpływu i konsekwencji, czasy opóźnień mogą być mierzone, zarządzane i minimalizowane w celu optymalizacji cyklu pracy. Oto jak to zrobić.
Jak radzić sobie z opóźnieniami i zarządzać nimi w zarządzaniu projektami
Czas opóźnienia może być znaczącą przeszkodą w skutecznej realizacji projektu, którą należy stale minimalizować i zarządzać. Oto kilka wskazówek i strategii, które pomogą to osiągnąć przy użyciu solidnego narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak ClickUp.
Mapa zależności
Nawet najprostsze projekty mają zależne od siebie zadania. Na przykład fakturowanie jest zależne od zatwierdzenia projektu przez klienta. Znajomość tych zależności pomaga lepiej planować.
Ustawienie projektu przy użyciu aplikacji Zadania ClickUp , połącz zależne i zobacz ich wpływ na czas realizacji. Możesz także użyć metody ścieżki krytycznej, aby dokładnie oszacować czas projektu.
Planuj, organizuj i współpracuj nad dowolnym projektem dzięki niestandardowemu zarządzaniu projektami
Śledzenie czasu
Zachęć każdego członka zespołu do śledzenia czasu wykonywania zadań. Pomaga to kierownikom projektów dokładnie oszacować czas realizacji. Śledzenie czasu w projekcie ClickUp umożliwia uruchamianie i zatrzymywanie timera, dodawanie zakresu czasu lub dodawanie godzin/minut dla każdego zadania i podzadania. Dostępnych jest również kilka szablonów zarządzania czasem w ClickUp, aby pomóc Ci efektywnie szacować czas.
Prawidłowy harmonogram
Korzystaj z szacowanego czasu, zależności i ścieżka krytyczna aby zaplanować projekt z optymalnym czasem realizacji i minimalnymi opóźnieniami.
Harmonogram: Ustawienie terminów dla każdego zadania i wizualizacja projektu za pomocą Widok kalendarza ClickUp'a . Upewnij się, że jest to rozsądne i osiągalne.
Przydziel: Przydzielaj zadania członkom zespołu w oparciu o ich umiejętności i dostępność. Widok obciążenia pracą ClickUp to świetne miejsce do wglądu w planowanie zasobów . Na przykład, jeśli masz opóźnienia we wdrażaniu przyrostu, ponieważ nie masz wystarczających zasobów DevOps, użyj widoku obciążenia pracą, aby przenieść członków zespołu z niekrytycznych zadań konserwacyjnych.
Wizualizuj i zarządzaj dowolnym projektem za pomocą wykresów Gantta ClickUp
Wyjaśnij: Użyj Widok wykresu Gantta w ClickUp aby zobaczyć zależności i nakładające się na siebie zadania na osi czasu projektu.
Na przykład, przegląd kodu zależy od zakończenia kodowania. Sprawdź, czy to drugie zadanie ma zostać zakończone przed pierwszym. W przeciwnym razie przeciągnij i upuść terminy.
Jeśli dopiero zaczynasz zarządzać złożonymi projektami z zależnościami, ClickUp's Szablony projektów z wykresem Gantta są tutaj, aby pomóc.
Zachowaj bufor czasu: Nawet jeśli szacowany czas jest dokładny, należy liczyć się z pewnymi opóźnieniami. Strategiczne umieszczenie buforów w harmonogramach projektów może pomóc w efektywnym zarządzaniu opóźnieniami.
Na przykład, dodanie bufora pomiędzy fazami integracji systemu i testowania akceptacji użytkownika w projekcie deweloperskim może uwzględnić nieoczekiwane opóźnienia bez wpływu na datę końcową projektu.
Komunikacja
Luki w komunikacji mogą powodować niepotrzebne opóźnienia. Aby temu zapobiec, należy komunikować się proaktywnie i regularnie.
- Zagnieżdżone komentarze w zadaniach ClickUp umożliwiają Teams zadawanie sobie nawzajem pytań i uzyskiwanie odpowiedzi kontekstowo, zapobiegając opóźnieniom w udostępnianiu wiedzy
- Widok ClickUp Chat pokazuje wszystkie rozmowy w jednym miejscu, dzięki czemu Twoje Teams nie mają opóźnień w odpowiedziach
- Automatyzacja ClickUp eliminują czasochłonną pracę, zapobiegając opóźnieniom w zadaniach administratora
- Przypomnienia ClickUp pomagają być na bieżąco z terminami, obowiązkami i wszystkim innym, co wymaga uwagi
Co najważniejsze, monitoruj i optymalizuj
Opóźnienia są objawem problemów systemowych. Powtarzające się opóźnienia wskazują, że coś gdzieś jest zepsute. Aby naprawić proces, należy regularnie monitorować postępy projektu. Pulpity ClickUp umożliwiają wyświetlanie wszystkich potrzebnych raportów w jednym miejscu. Na przykład, jeśli chcesz zobaczyć wszystkie zaległe zadania według wskaźnika opóźnień, możesz ustawić do tego widżet w ClickUp.
Skorzystaj z tych raportowań, aby zidentyfikować podstawowe przyczyny opóźnień i systematycznie je eliminować.
Użyj pulpitów ClickUp do wizualizacji wskaźników KPI dla całej organizacji w czasie rzeczywistym
Optymalizacja cykli pracy w celu zminimalizowania opóźnień w harmonogramie projektu za pomocą ClickUp
Każdy projekt to złożony przepływ działań i informacji. Opóźnienia w wyniku tego, że ktoś na coś czeka, są niemal nieuniknione.
Dobre zarządzanie projektami polega jednak na eliminowaniu takich opóźnień. Jeśli zamierzasz zakończyć projekt zgodnie z wymaganiami, na czas i w ramach budżetu, nie możesz pozwolić sobie na opóźnienia.
Kompleksowe oprogramowanie do zarządzania projektami ClickUp zostało zaprojektowane, aby temu zapobiec. Zawiera ono zaawansowane funkcje optymalizujące cykl pracy nad projektem w celu wyeliminowania niepotrzebnych opóźnień. Od szacowania potrzebnego czasu po raportowanie postępów w czasie rzeczywistym, ClickUp ma wszystko, czego potrzebujesz, aby być na bieżąco z projektem.
Bądź na czas za każdym razem. Wypróbuj ClickUp za darmo już dziś !
Najczęściej zadawane pytania dotyczące czasu opóźnienia
1. Jaki jest przykład opóźnienia?
Czas opóźnienia to nieoczekiwane opóźnienie między jednym procesem a drugim.
W przypadku tworzenia oprogramowania może to być okres oczekiwania między kodowaniem a przeglądem kodu z powodu wezwania starszego programisty do innego projektu.
W produkcji, przykładem opóźnienia jest opóźnienie w dostawie jednej części zamiennej w wyniku problemów w łańcuchu dostaw.
2. Jakie jest inne słowo określające opóźnienie?
Innym określeniem czasu opóźnienia jest "okres oczekiwania" Termin ten odnosi się do przedziału czasu, w którym nie występuje żadna wydajność w ramach określonego zadania.
3. Co to jest czas opóźnienia i czas realizacji?
Oba te pojęcia są wykorzystywane w zarządzaniu projektami w celu zarządzania kolejnością realizowanych zadań.
Czas opóźnienia to opóźnienie lub okres oczekiwania między zadaniami. Zazwyczaj jest on nieprzewidziany i wynika z błędu/wypadku.
Czas realizacji to czas, który upływa między rozpoczęciem procesu a jego zakończeniem. Jest to szacowany czas potrzebny na zakończenie wszystkich zadań w sekwencji.