"To, jak spędzamy nasze dni, jest oczywiście tym, jak spędzamy nasze życie" - brzmi słynny cytat autorki Annie Dillard. A kiedy czytasz to razem z "Dni są długie, ale lata krótkie", czujesz strach.
Czy najlepiej wykorzystuję swój czas? Czy moje dni są zorganizowane w sposób zgodny z moimi osobistymi i zawodowymi celami?
W tym miejscu zarządzanie czasem może pomóc, a ustawienie celów zarządzania czasem może zapewnić uporządkowane ramy i nowy sposób patrzenia na czas, który masz i cele, które chcesz osiągnąć.
Czym są cele zarządzania czasem?
Cele zarządzania czasem to konkretne cele, które należy ustawić, aby efektywniej zarządzać swoim czasem. Cele te pomagają w ustalać priorytety zadań , ustawienie jasnych terminów i wyeliminowanie marnotrawstwa z codziennego życia.
Przykładowo, właściciel firmy Business tygodniowe zadania mogą obejmować planowanie rozmów z potencjalnymi klientami, oddelegowane zadania i mierzenie postępu projektów. Z precyzyjnym cele zarządzania czasem właściciel Business wie dokładnie, ile godzin musi ustawić na każde zadanie i w jakiej kolejności należy je wykonać.
Najpopularniejszym sposobem ustawienia celów zarządzania czasem jest model SMART:
- Specific: Dobrze zdefiniowany cel odpowiadający na pytanie, kto jest zaangażowany, jaki powinien być wynik, co należy osiągnąć itp.
- Wymierny: Wymierny i możliwy do śledzenia cel. "Ile godzin powinno zająć to zadanie?"
- Achievable: Realistyczny i osiągalny cel
- Istotny: Cel praktyczny, np. zgodny z celami osobistymi lub zawodowymi
- Określony w czasie: Cel z jasno określoną osią czasu i terminem realizacji
Jakie są korzyści z ustawienia celów zarządzania czasem?
Masz jasną listę rzeczy do zrobienia. Dlaczego więc miałoby ci zależeć na ustawieniu celów związanych z zarządzaniem czasem?
Przyjrzyjmy się niektórym korzyściom płynącym z cele zarządzania czasem :
✅ Zdrowsza równowaga między życiem zawodowym a prywatnym
Właściwe zarządzanie czasem oznacza więcej czasu dla bliskich i dla siebie.
Możesz zaplanować czas na zadania o wysokim priorytecie w godzinach pracy i nadal mieć czas na rozrywkę i odpoczynek.
✅ Mniej się ociągasz
Nie musisz żonglować między zadaniami, gdy masz listę zadań z priorytetami.
Możesz skierować swoją energię na głęboką pracę bez zastanawiania się, co zrobić dalej.
✅ Wzrost wydajności
Kiedy koncentrujesz się na wykonywaniu najważniejszych zadań, bez konieczności spędzania czasu na zastanawianiu się "co jeszcze", możesz zbudować rutynę. Ta rutyna koncentruje się na pomocy w wykonywaniu najważniejszych zadań w godzinach największej wydajności.
✅ Koniec z wypaleniem zawodowym
Źle zarządzana praca może być emocjonalnie i fizycznie wyczerpująca. Jeśli dodamy do tego niedotrzymane terminy i niezorientowany zespół, możemy doświadczyć wypalenia zawodowego.
Inteligentne zarządzanie czasem może zminimalizować stres spowodowany frustracją i presją pracy.
15 celów zarządzania czasem, które możesz ustawić
Ustawienie zarządzania czasem może być przytłaczające. Ale oto kilka przykładów strategii zarządzania czasem, z których możesz czerpać inspirację:
1. Ustawienie zdefiniowanych celów liczbowych
Jasny cel to taki z realistycznymi ośmioma czasu i wymiernymi wynikami, który jest dobrze zakomunikowany.
Załóżmy, że jesteś studentem projektowania. Twoim celem może być ukończenie projektu grupowego na czas i praca w zespole. Ale zapisywanie i śledzenie wielu celów z terminami i osobami przypisanymi jest wyzwaniem.
Jeśli korzystasz z narzędzia takiego jak ClickUp, z Cele ClickUp , trzymasz się harmonogramu poprzez ustawienie inteligentne cele i śledzenie swoich zwycięstw jako grupy.
Użyj ClickUp do śledzenia postępów z celami liczbowymi, pieniężnymi, prawda/fałsz i zadaniami
Oto jak to zrobić:
- Ustaw namacalne cele, takie jak cele numeryczne, tak/nie i pieniężne, aby ułatwić śledzenie postępów. Na przykład, tworzenie pięciu szkieletów stron internetowych tygodniowo (cel liczbowy)
- Zorganizuj wiele indywidualnych icele teamu w foldery
- Uzyskaj dostęp do bogatych wizualizacji dla swoich celów poprzez tworzenie tablic nastrojów dla szybkich odniesień
- Ustawienie terminów dla zespołu/grupy i monitorowanie ich postępów za pomocą tygodniowych kart wyników
2. Codzienne śledzenie czasu
Czy wiesz, które zadania są najbardziej czasochłonne?
Jeśli nie, to jest to sygnał alarmowy, aby śledzić czas i odkryć marnotrawne, nieproduktywne czynności pochłaniające twój czas. Dotyczy to również czynności osobistych.
Ile czasu spędziłeś dziś w mediach społecznościowych?
Pamiętaj jednak, że ma to na celu oszacowanie, jakie czynności stanowią większość Twojego dnia, a nie ich zastąpienie. Śledzenie czasu jest dziecinnie proste dzięki ClickUp.
Możesz rejestrować czas z dowolnego urządzenia za pomocą ClickUp free Chrome rozszerzenie . Sprawia, że śledzenie czasu związanego z zadaniem jest tak proste, jak to tylko możliwe.
Rejestruj czas w trakcie pracy lub wprowadzaj go ręcznie dzięki funkcji śledzenia czasu w ClickUp
Pracujesz nad raportowaniem na iPadzie? Po prostu naciśnij "start" za pomocą globalnego timera ClickUp i zatrzymaj się, jeśli robisz sobie przerwę lub przeskakujesz między zadaniami.
Możesz także dodawać szacowany czas do codziennych zadań indywidualnych i zespołowych, aby wiedzieć, ile czasu powinno zająć dane zadanie.
3. Ustal priorytety zadań
"Zjedz żabę" to popularna metoda zarządzania czasem, ponieważ "zjedzenie żaby", czyli ukończenie najbardziej krytycznego i wymagającego zadania przed podjęciem pozostałych, jest najlepszym sposobem do zrobienia.
Innymi słowy, priorytetyzacja zadań ma kluczowe znaczenie dla terminowego zakończenia zadań o wysokiej wartości i ważności, abyś mógł poczynić postępy w realizacji większych celów SMART. Najłatwiejsze zadania lub zadania o niskim priorytecie zostaw na koniec.
Usprawnij organizację zadań, dodając niestandardowe etykiety i korzystaj z opcji filtrowania w widokach listy i tablicy, aby precyzyjnie identyfikować zadania o najwyższym priorytecie
Stwórz listę zadań o wysokim priorytecie każdego ranka lub tygodnia, a następnie listę o niższym priorytecie, jako prosty sposób na rozpoznanie i działanie w przypadku pilnych zadań. Zapewni to, że najważniejsze zadania nie zostaną zepchnięte na boczny tor przez żądania ad hoc.
4. Stosuj techniki blokowania czasu
Blokowanie czasu polega na podzieleniu swojego dnia na wiele części czasowych na czynności związane z pracą lub osobiste.
Każdy blok jest przeznaczony na zakończenie danego zadania bez rozpraszania uwagi.
Oto kilka przykładów technik blokowania czasu:
- Reguła 3/3/3: Przeznaczanie trzech godzin dziennie na trzy pilne i trzy niezbyt pilne zadania. Na przykład, zakończenie trzech spotkań i odpisanie na trzy e-maile w ciągu trzech godzin we wtorek
- Technika Pomodoro: Podziel swój dzień pracy na 25-minutowe fragmenty, po których za każdym razem następuje 5-minutowa przerwa. Rób to przez co najmniej cztery cykle
- GTD (Getting Things Done): GTD jest podobna do techniki Pomodoro. W GTD atakujesz zadanie z głową i ustawiasz 25-minutowy timer, robisz 5-minutową przerwę i kontynuujesz aż do zakończenia
- Reguła 4 godzin: Reguła 4 godzin to technika monotaskingu, polegająca na ustawieniu 4-godzinnego okna na ukończenie danej czynności
Śledź bieżące, przeszłe i przyszłe spotkania lub wydarzenia za pomocą szablonu ClickUp do blokowania harmonogramu
5. Oddelegowane zadania
Nie musisz robić wszystkiego. Trochę oddelegowanych zadań może pomóc ci przejąć lepszą kontrolę nad swoim dniem.
Zacznij od niewielkich zadań o niskiej wartości dla swojego zespołu lub zatrudnij wirtualnego asystenta, jeśli jesteś solopreneurem. Ustaw oczekiwania na oś czasu i komunikuj wymagania, aby nie było żadnych sporów.
W końcu zauważysz dwie znaczące korzyści: więcej czasu na zadania o wysokiej wartości i krytycznym znaczeniu, twój zespół stanie się bardziej pewny siebie, a ty będziesz mógł oddelegować więcej zadań.
Pamiętaj, że nie ma nic złego w proszeniu o pomoc. Oddelegowane zadania wymagają zmiany sposobu myślenia i są kluczowym elementem codziennego zarządzania czasem.
6. Wyeliminuj wszystkie czynniki rozpraszające
Unikanie rozpraszania uwagi jest łatwiejsze do powiedzenia niż zrobienia. Co więcej, praca w Internecie lub w grupie bliskich współpracowników utrudnia skupienie się.
Oto kilka sposobów na wyeliminowanie rozproszenia podczas pracy:
- Zainstaluj bloker powiadomień na swoim laptopie lub smartfonie, dzięki czemu będziesz pracować bez zakłóceń
- Przełącz swój telefon i inne kanały komunikacji do trybu "Nie przeszkadzać "
- Tymczasowo odinstaluj rozpraszające aplikacje, takie jak media społecznościowe i gry z telefonu lub pulpitu
- Wyłącz powiadomienia e-mail, aby nie być zmuszonym do odpowiadania na nowe wiadomości podczas pracy nad krytycznymi zadaniami
- Jeśli pracujesz w biurze, zarezerwuj salę spotkań, aby pracować w samotności do czasu zakończenia pracy
7. Pożegnaj się z prokrastynacją
An eksperyment twierdzi, że prokrastynacja jest najbardziej odczuwalna, gdy zadanie jest bardziej skomplikowane.
Oto coś, co możesz zrobić świadomie, aby zminimalizować prokrastynację:
- Podziel trudne zadanie na podzadania z osiągalnymi ośmioma czasu, zamiast brać je na siebie w całości. Na przykład, właściciel produktu może podzielić wprowadzenie nowego produktu na mniejsze podzadania, takie jak aktualizacja strony internetowej w dniach 1 i 3, strategia cenowa w dniach 4 i 5, dystrybucja w dniach 6 do 10, automatyzacja marketingu w dniach 11 do 15, itp.
- Ustaw limit czasu i śledź go za pomocą ClickUp'a Rozszerzenie Chrome Time Tracker podczas przechodzenia od jednego zadania do następnego
8. Używaj narzędzi wizualnych do wielozadaniowości
Jeśli zarządzasz wieloma projektami i masz bezpośrednich podwładnych, nie masz innego wyjścia, jak tylko często pracować wielozadaniowo.
Narzędzia wizualne upraszczają wielozadaniowość i sprawiają, że każde zadanie wydaje się możliwe do wykonania.
Na przykład, Wykresy Gantta mogą pokazywać zależności i nakładanie się zadań, Tablice Kanban mogą pomóc w wizualizacji postępu zadań, wykresy przepływu mogą pokazać zależności między zadaniami, a Mapy myśli mogą pomóc w burzy mózgów.
Użyj widoku wykresu Gantta w ClickUp, aby zaplanować zadania, śledzić postępy projektu, zarządzać terminami i radzić sobie z wąskimi gardłami.
9. Usprawnij spotkania
Śledząc godziny spotkań, zdziwisz się, jak czasochłonne i najmniej wydajne są niektóre z nich.
Ustaw asynchroniczne aktualizacje za pomocą aplikacji narzędzie do zarządzania zadaniami do mapowania postępów w projekcie i ograniczania czasu trwania spotkań dzięki jasnej agendzie.
Oznacza to koniec z przeskakiwaniem na "szybkie rozmowy" lub koniecznością przesiadywania przez 15-minutowe dyskusje, które zamieniły się w godziny. ClickUp's Clip pomaga skutecznie komunikować się za pomocą nagrań ekranu i eliminuje potrzebę organizowania spotkań. Nagrywaj wideo (ekran + kamera) z poziomu przeglądarki i udostępniaj je członkom zespołu.
Udostępnianie wiadomości wideo za pomocą bezpośredniego łącza do przeglądarki, które nie wymaga pobierania i może być oglądane natychmiast po nagraniu
10. Zarządzanie terminami projektów
W zarządzaniu terminami nie chodzi tylko o ich spotkanie. Chodzi również o to, jak skutecznie planujesz swoją pracę, aby dotrzymać terminu.
Obejmuje to ustawienie jasnych dat dla każdego zadania prowadzącego do zakończenia projektu.
W tym miejscu warto skorzystać z Widok kalendarza w ClickUp może pomóc w uzyskaniu widoku z lotu ptaka wszystkich wydarzeń i osi czasu, o których należy pamiętać w przypadku wspomnianego projektu.
11. Opracowanie rutyny
Czy rutyna jest nudna? Nie do końca. Prawda jest taka, że już podświadomie podążasz za rutyną. Używasz tych samych aplikacji, jesz o tej samej porze każdego dnia, jeździsz tą samą trasą do pracy itp.
Dlaczego więc nie opracować stałej, świadomej rutyny również dla swojej pracy?
Oto kilka przykładów techniki zarządzania czasem do wykorzystania w celu wypracowania rutyny:
- Zaplanuj konkretny blok czasowy na wewnętrzne spotkania i dyskusje zespołowe
- Ustawienie stałego okresu na zajęcie się zadaniami o wysokim priorytecie przed czymkolwiek innym; zjedz tę żabę!
- Codzienne kończenie pracy o ustalonej porze, aby nie wpływać na życie osobiste
- Zaplanuj godzinę dziennie na odpowiadanie na e-maile, na przykład codziennie między 14:00 a 15:00
12. Automatyzacja powtarzalnych zadań
Powtarzalne zadania, takie jak zarządzanie dokumentami, aktualizacje zadań lub raportowanie, mają niską wartość i są czasochłonne.
Postaw sobie za cel wyeliminowanie ich z codziennego obciążenia pracą poprzez automatyzację. Jest to jedna z najważniejszych umiejętności zarządzania czasem.
Nie wiesz gdzie i jak zacząć automatyzację? Spróbuj Automatyzacja ClickUp .
Przypisuj nowe zadania, przesuwaj statusy zadań, dodawaj komentarze, stosuj etykiety i wiele więcej na autopilocie.
Korzystaj z gotowych receptur automatyzacji w ClickUp lub dostosuj je do swoich potrzeb, aby Twój zespół mógł skupić się na tym, co najważniejsze
13. Nie pomijaj przerw
Odłączaj się i często rób przerwy, aby zapobiec wypaleniu. Liczne badania wykazały, że przerwy prowadzą do większej wydajności i satysfakcji z pracy.
Zarządzanie czasem polega w równym stopniu na zarządzaniu swoją energią - na ile masz wigor i chęć, by podchodzić do różnych codziennych priorytetów. Zasadą jest robienie krótkich przerw co 25-90 minut pracy.
Możesz zaplanować przerwę w pracy lub ustawić timer, aby śledzić czas pracy i ostrzegać cię, kiedy nadejdzie czas na przerwę. Twoje plecy również Ci za to podziękują.
**14. Naucz się mówić "nie
Nauka mówienia "nie" polega na ustawieniu granic. Chroni to Twój czas, wolność, energię i zdrowie psychiczne.
Bez określonych granic będziesz przytłoczony dodatkową pracą i malejącymi priorytetami. Określ więc, co jest mniej ważne, abyś mógł najpierw zająć się najważniejszymi zadaniami, zanim powiesz "tak" nowej pracy.
Ustaw wyczyszczone oczekiwania w miejscu pracy i poza nim, aby twoi przyjaciele, rodzina i współpracownicy wiedzieli, kiedy mogą spodziewać się reakcji z twojej strony.
15. Zobacz szerszy obraz
Czy jesteś przytłoczony zmianami lub toniesz w listach do zrobienia? Krok w tył może być rozwiązaniem, aby zobaczyć szerszy obraz.
Cofnij się o krok i zobacz, jakie mogą być Twoje największe zwycięstwa za kilka tygodni lub miesięcy. Zanotuj je.
Będziesz lepiej przygotowany na przyszłe projekty, zaakceptujesz zmiany, efektywnie zaplanujesz czas i zrozumiesz, kiedy twój talerz jest pełny.
Na przykład, jako osoba indywidualna, będziesz chciał sprawdzać swoje postępy co miesiąc, podczas gdy dla swojego zespołu ustawisz kwartalny cykl przeglądu.
Priorytetyzuj swoje cele w zarządzaniu czasem, aby osiągnąć przewagę
Konsekwencja jest jedną z umiejętności zarządzania czasem, którą łatwiej powiedzieć niż zrobić. Pamiętaj, że to w porządku nie robić tego dobrze każdego dnia. W końcu jesteśmy ludźmi.
Jeśli czujesz się przytłoczony, zacznij od absolutnego minimum - ustaw małe, możliwe do śledzenia cele, ustal priorytety zadań, oddeleguj pracę i przydziel konkretne bloki czasowe.
Jeśli jednak chcesz zoperacjonalizować te taktyki i uczynić je częścią swojej rutyny, ClickUp może Ci w tym pomóc!
Chcesz zostać profesjonalistą w zarządzaniu czasem? Wypróbuj ClickUp za darmo już dziś!