Jak wdrożyć zarządzanie projektami w przedsiębiorstwie?

Załóżmy, że zostały tylko dwa dni do wdrożenia i zdajesz sobie sprawę, że oprogramowanie, które miałeś dostarczyć, jest nadal niekompletne i wymaga dodatkowego czasu i wysiłku.

Wygląda na to, że twoje zespoły frontendowe i backendowe nie były zsynchronizowane i nie oszacowały dokładnie czasu trwania projektu.

Teraz utknąłeś z niedokończonym produktem, przepracowanym zespołem i potencjalnie niezadowolonym klientem. Czy to nie brzmi przerażająco?

Enterprise Project Management (EPM) oferuje systematyczne podejście do dostosowywania projektów do celów strategicznych, optymalizacji alokacji zasobów i zapewnienia spójnej realizacji projektów w całym przedsiębiorstwie.

Ale czym dokładnie jest EPM i jak może pomóc w powodzeniu projektu?

Czym jest Enterprise Project Management?

Enterprise Project Management (EPM) to podejście do zarządzania wieloma projektami i programami w całym przedsiębiorstwie, które wykracza poza zarządzanie poszczególnymi projektami w izolacji i koncentruje się na dostosowaniu wszystkich działań projektowych do ogólnych celów biznesowych i strategicznych organizacji.

Wspólne metodologie w zarządzaniu projektami Enterprise

Istnieją różne metodologie, które Teams zwykle wykorzystują do wdrożenia zarządzania projektami w przedsiębiorstwie. Niektóre z popularnych metodologii EPM to:

1. Agile
2. Wodospad
3. Six Sigma
4. Lean
5. Kanban
6. Scrum

Teraz możesz się zastanawiać, czym różni się zarządzanie projektami Enterprise od tradycyjnego zarządzania projektami.

Podczas gdy tradycyjne zarządzanie projektami skupia się na pojedynczych projektach, EPM przyjmuje całościowy widok wszystkich projektów w ramach organizacji Enterprise. Skupia się na jednej metodologii, która może być stosowana w całej organizacji dla każdego projektu, nadając ton rozwiązywaniu problemów.

Mogą istnieć wyjątki, w których EPM i indywidualne style zarządzania projektami różnią się, ale ogólnie każdy projekt musi być zgodny z tą samą metodologią.

Kluczowe różnice: Tradycyjne zarządzanie projektami vs. zarządzanie projektami Enterprise

• Zakres: EPM zarządza wieloma projektami jednocześnie, podczas gdy tradycyjny PM zazwyczaj zajmuje się jednym projektem na raz
• Cele: EPM zapewnia zgodność wszystkich projektów z celami organizacyjnymi, podczas gdy każdy projekt w tradycyjnym PM jest nowym problemem, który należy rozwiązać w inny sposób
• Standaryzacja: EPM wdraża ustandaryzowane procesy w całej organizacji, podczas gdy tradycyjny PM dąży do zrobienia projektu w dowolny sposób

Zrozumienie roli Enterprise Project Managera

Kierownicy projektów w przedsiębiorstwie są częścią biura zarządzania projektami w przedsiębiorstwie i odgrywają istotną rolę w organizowaniu złożonych projektów w organizacji.

Podczas gdy obowiązki kierownika projektu w przedsiębiorstwie mogą się różnić w zależności od wielkości i potrzeb organizacji, istnieją określone obowiązki, które muszą być zakończone w ramach ich roli.

Do obowiązków kierownika ds. zarządzania projektami w przedsiębiorstwie należy:

• Zarządzanie portfolio: Nadzorowanie i bycie odpowiedzialnym za wiele projektów i programów w różnych Teams
• Optymalizacja zasobów: Efektywna alokacja zasobów w różnych projektach, tak aby praca każdego z nich była w pełni zoptymalizowana
• Standaryzacja: Wdrażanie spójnych i standardowychcyklów pracy związanych z zarządzaniem projektami i praktyk w całej organizacji
• Monitorowanie wydajności: Śledzenie wskaźników projektu, praca nad niepowodzeniami i raportowanie postępów, budżetu i osi czasu
• Zarządzanie interesariuszami: Współpraca z kadrą kierowniczą, członkami Teams, liderami wyższego szczebla i partnerami zewnętrznymi
• Ciągłe doskonalenie: Identyfikowanie obszarów wymagających usprawnienia procesów i upewnianie się, że Teams postępują zgodnie z nimi
• Mentoring: Prowadzenie i edukowanie kierowników projektów, pracowników i kierownictwa w zakresie sposobów EPM
• Wdrożenie technologii: Wybieranie i wdrażanie odpowiednichoprogramowania do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie *Zarządzanie: Zapewnienie zgodności z polityką organizacyjną
• Planowanie strategiczne: Przyczynianie się do długoterminowego planowania projektów zgodnie z EPM

Przeczytaj również: 10 najlepszych programów do automatyzacji marketingu dla przedsiębiorstw w 2024 roku

Elementy zarządzania projektami w przedsiębiorstwie

System zarządzania projektami w przedsiębiorstwie obejmuje siedem komponentów zdefiniowanych przez Project Management Institute (PMI) . Spróbujmy zrozumieć każdy komponent, wyobrażając sobie zarządzanie projektami Enterprise jako precyzyjną maszynę.

W jej ramach mamy:

• Analiza ryzyka: Czujny skaner, dostrzegający potencjalne pułapki i możliwości, zanimrealizacją projektu. Pomaga to zarządzającym projektami podejmować świadome kroki i być przygotowanym na wszelkie możliwe niepowodzenia
• Oszacowanie projektu: Prognoza wykorzystuje dane dotyczące ryzyka i historię do ustawienia realistycznych ośmiu czasów i zapotrzebowania na zasoby. Pomaga to kierownikom projektów dowiedzieć się, czy zasoby i czas na zakończenie projektu są wystarczające
• Przeglądy projektu: Kontrola jakości, porównywanie wyników z szacunkami i wyzwalacz korekt. W przypadku rozszerzenia zakresu lub innych niepowodzeń w trakcie realizacji projektu, krok ten pomaga kierownikom projektów interweniować, dokonywać przeglądu i przywracać wszystkich na właściwe tory
• Coaching w zarządzaniu projektami: Rozwijający się mózg, uczenie się na podstawie doświadczeń w celu poprawy przyszłych wyników. Coaching w zakresie zarządzania projektami prowadzony przez biuro zarządzania projektami Enterprise pomaga przeszkolić wszystkich członków zespołu, aby pozostali na tej samej stronie
• Eskalowane zarządzanie problemami: Rozwiązujący problemy radzi sobie ze złożonymi wyzwaniami, tworząc procesy, które rozwiązują każdy problem lub przeszkodę. Biuro zarządzania projektami Enterprise staje się decydentem lub mediatorem podczas takich wyzwań
• Śledzenie czasu: Chronometrażysta mierzy czas potrzebny na zakończenie zadań i projektów dla bieżących i przyszłych szacunków i przeglądów. Biuro zarządzania projektami w przedsiębiorstwie jest zwykle odpowiedzialne za analizę arkuszy czasu
• Oprogramowanie do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie: Centralny układ nerwowy, stanowiący połączenie wszystkich komponentów i zapewniający płynny przepływ informacji dla powodzenia projektu. Oprogramowanie do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie służy jako pojedyncze źródło prawdy z zapisem wszystkich dokumentów, projektów, zadań, procesów i wszelkich innych części projektów

Te części działają w harmonii, a każda z nich wzmacnia pozostałe. Analiza ryzyka zasila szacunki, ustawiając wartości bazowe dla przeglądów. Przeglądy informują o coachingu, zwiększając ogólną wydajność. Eskalowane problemy wyciągają wnioski ze wszystkich komponentów, podczas gdy śledzenie czasu utrzymuje wszystko w synchronizacji.

Narzędzia do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie ułatwiają płynną komunikację i zapewniają miejsce dla wszystkich informacji, dokumentów i zapisów dotyczących projektu.

Przeczytaj również: 10 najlepszych narzędzi oprogramowania ERP do planowania zasobów w 2024 roku

Korzyści z zarządzania projektami w przedsiębiorstwie

W miarę jak organizacja się rozrasta i rozwija różne zespoły, często zespoły te kończą pracę w silosach. **Jako rozwijająca się organizacja, musisz utrzymać tempo poprzez przewidywanie wszelkich niepowodzeń i rozwiązywanie problemów na bieżąco

Właśnie dlatego zarządzanie projektami Enterprise jest tak ważne. Pomaga ono w ustaleniu wszystkich procesów, śledzeniu, w jaki sposób praca zostanie zrobiona, a wyzwania rozwiązane, oraz posiada dedykowane biuro zarządzania projektami w przedsiębiorstwie, które zapewnia, że wszystko to zostanie zrobione.

Przyjrzyjmy się innym korzyściom płynącym z EPM:

• Zapewnia, że wszystkie projekty są dopasowane i przyczyniają się do powodzenia organizacji, a nie tylko sukcesu indywidualnego lub zespołowego
• Optymalizuje alokację zasobów w całej organizacji, dzięki czemu jest mniej miejsca na marnotrawstwo procesów
• prowadzi do znacznych oszczędności kosztów dzięki lepszemu zarządzaniu zasobami
• Dostarcza informacji opartych na danych dla lepszego podejmowania decyzji dotyczących projektów
• Standaryzuje procesy i ogranicza powielanie wysiłków, dzięki czemu każdy wie, do zrobienia czego jest zobowiązany
• Poprawia widoczność projektu i komunikację między interesariuszami i Teamsami
• Umożliwia organizacjom lepsze reagowanie na zmiany rynkowe i konkurencję
• Promocja kultury udostępniania wiedzy w całej organizacji

Przeczytaj również: 10 najlepszych programów do zarządzania cyklem pracy w przedsiębiorstwach w 2024 roku

Wyzwania związane z wdrażaniem EPM

Ponieważ zarządzanie projektami w przedsiębiorstwie jest wdrażane na poziomie organizacyjnym, z pewnością pojawią się pewne wyzwania.

Niektóre z tych wyzwań obejmują:

• Opór organizacyjny: Pracownicy mogą opierać się zmianom w ustalonych sposobach pracy
• Złożoność: Systemy zarządzania projektami typu Enterprise mogą być złożone lub trudne do wdrożenia
• Problemy z integracją: Integracja EPM z istniejącymi systemami i narzędziami może stanowić wyzwanie
• Zmiana kulturowa: EPM często wymaga zmiany w kierunku większej przejrzystości i współpracy
• Koszty: Wdrożenie EPM może wymagać znacznych inwestycji początkowych, których małe Businessy mogą nie mieć
• Jakość danych: Zapewnienie spójnych, wysokiej jakości danych we wszystkich projektach może być wyzwaniem
• Luki w umiejętnościach: Organizacjom może brakować wiedzy niezbędnej do skutecznego wdrożenia EPM i mogą potrzebować zainwestować więcej w szkolenia lub zatrudnienie
• Mierzenie ROI: Wykazanie zwrotu z inwestycji może być wyzwaniem w perspektywie krótkoterminowej

Przeczytaj także: 15 darmowych szablonów brandingowych dla zespołów marketingowych i kreatywnych

Jak wdrożyć zarządzanie projektami w przedsiębiorstwie

Oprogramowanie do zarządzania projektami służy jako cyfrowy szkielet, który zapewnia wsparcie i usprawnia cały proces zarządzania projektami w przedsiębiorstwie. Ten zaawansowany zestaw narzędzi wykracza poza proste śledzenie zadań i oferuje kompleksowy zestaw funkcji upraszczających złożone, wieloprojektowe środowiska.

Oprogramowanie EPM zapewnia scentralizowaną platformę do przechowywania i zarządzania danymi projektów, zapewniając wszystkim zainteresowanym stronom dostęp do aktualnych informacji.

Jest to rozwiązanie działające w czasie rzeczywistym narzędzie do współpracy w ramach Enterprise rozbijając silosy pomiędzy międzyfunkcyjnymi teamami i działów, co ma kluczowe znaczenie w dużych ustawieniach Enterprise.

zaawansowane funkcje zarządzania zasobami w oprogramowaniu EPM pozwalają na optymalną alokację personelu i zasobów w wielu projektach, zapobiegając wąskim gardłom i nadmiernej alokacji.

Solidne funkcje raportowania i analizy pomagają przekształcić surowe dane w przydatne informacje, umożliwiając podejmowanie decyzji opartych na danych na poziomie projektu i portfolio. Jeśli więc rozważasz skorzystanie z narzędzia do zarządzania projektami, jak wybrać odpowiednie narzędzie?

Weź pod uwagę takie czynniki jak:

• Skalowalność i elastyczność
• Łatwość obsługi
• Możliwości integracji
• Funkcje raportowania i analizy
• Dostępność mobilna
• Wsparcie i reputacja dostawcy

Jeden taki free oprogramowanie do zarządzania projektami które oferuje to wszystko i więcej to ClickUp .

Zarządzaj wieloma projektami i realizuj je na czas dzięki ClickUp do zarządzania projektami ClickUp do zarządzania projektami wykracza poza tradycyjne zarządzanie zadaniami. Oferuje elastyczną platformę do organizowania, współpracy i śledzenia projektów o dowolnej wielkości i złożoności.

Oferuje następujące funkcje do wdrażania zarządzania projektami w przedsiębiorstwie:

1. Pulpity ClickUp

dostosuj pulpity projektów do swojego powodzenia dzięki ClickUp Dashboards_ Pulpity ClickUp umożliwiają członkom zespołu dodawanie zadań, widok celów, komunikację z członkami zespołu i śledzenie postępów na pierwszy rzut oka. Sprawia to, że śledzenie każdego trwającego projektu jest bardzo wydajne i łatwe dla osób odpowiedzialnych za EPM.

2. ClickUp Dokumenty

rejestruj wszystkie ważne informacje dotyczące każdego projektu w jednym miejscu na ClickUp Docs_

Użyj Dokumenty ClickUp do rejestrowania wszystkich oficjalnych procesów, umów, SOP i innych ważnych dokumentów, aby mieć je pod ręką w jednym miejscu.

Dokumenty mogą być bardzo pomocne w coachingu zarządzania projektami - niezbędnym elemencie strategii EPM - do przechowywania danych historycznych procesów EPM i odwoływania się do nich w przypadku wąskich gardeł.

3. Śledzenie czasu w projektach ClickUp

prawidłowo oszacuj oś czasu projektu za pomocą ClickUp Project Time Tracking_ Śledzenie czasu projektu ClickUp ułatwia sprawdzenie, ile czasu zajmuje ukończenie projektu. Śledzenie czasu potrzebnego na zakończenie zadania lub projektu ułatwia szacowanie czasu podobnych projektów w przyszłości.

4. Szablon do zarządzania projektami ClickUp

Pobierz ten szablon

Szablon do zarządzania projektami ClickUp

ClickUp oferuje również gotowe szablony dla Twoich projektów. Na przykład Szablon ClickUp do zarządzania projektami aby zoptymalizować przepływ pracy od pomysłu do wykonania i ostatecznej dostawy.

Szablon ten pozwala na:

• Planować i wizualizować każdą scenę, od burzy mózgów po cykl życia projektu
• dostosowanie zespołu i zasobów do płynnej współpracy i efektywnego zakończenia projektu
• Śledzenie postępów i celów w celu zapewnienia terminowej i przyjaznej dla budżetu realizacji

5. Enterprise firmy ClickUp

wykorzystaj skalowalność, bezpieczeństwo i niezawodność dzięki ClickUp's Enterprise_ ClickUp's Enterprise to rozwiązanie spełniające wszystkie potrzeby związane z zarządzaniem projektami w przedsiębiorstwie!

Dzięki tej funkcji możesz:

• Zapewnić, że Twoje operacje nigdy nie pominą rytmu z gwarancją 99,9% uptime'u ClickUp's Enterprise, utrzymując płynny i nieprzerwany cykl pracy
• Wykorzystać wyjątkową technologię RapidViews DB™ dla najwyższej skalowalności i wydajności, nieporównywalnej z żadnym innym rozwiązaniem
• **Chroń swoje dane, zarządzaj dostępem, konfiguruj uprawnienia i prowadź kompleksowy dziennik aktywności za pomocą naszych wbudowanych narzędzi
• Wsparcie dla każdego zespołu, niezależnie od jego wielkości i złożoności, dzięki niezrównanej elastyczności, standardom i skali
• Zyskaj widoczność od planów strategicznych po codzienną realizację, zapewniając jedno źródło aktualizacji, zagrożeń i postępów
• Szyfrowanie, ochrona i zgodność z HIPAA, RODO, Tarczą Prywatności i nie tylko, aby zapewnić bezpieczeństwo danych

Wskazówki, jak ulepszyć strategię EPM

• Zacznij od wdrożenia EPM na małą skalę: Zidentyfikuj główny problem i spróbuj go rozwiązać za pomocą EPM na małą skalę. Udokumentuj, czego nauczyłeś się z eksperymentu, iteruj i określ najlepsze praktyki do skalowania w różnych zespołach. Możesz użyćCele ClickUp aby ustalić i śledzić postępy w osiąganiu konkretnych celów w tym czasie
• Zainwestuj w kompleksowe szkolenia dla wszystkich członków zespołu: Od słownika terminów EPM po konkretne typy spotkań i cykle komunikacji, upewnij się, że Twój zespół wie, czego się od niego oczekuje na każdej scenie. Wykorzystaj ClickUp Docs jako scentralizowane repozytorium do przechowywania tych informacji
• Ustanowienie jasnego zarządzania poprzez zdefiniowanie ról i procesów decyzyjnych: Podczas testowania struktury EPM należy unikać wszelkich niejasności. Jasno udokumentuj role, obowiązki i ścieżki eskalacji w udostępnianym dokumencie. Możesz użyćSzablon matrycy RACI ról i obowiązków ClickUp do tego celu

Pobierz szablon

Przydziel obowiązki odpowiednim osobom, korzystając z szablonu RACI Roles And Responsibilities firmy ClickUp

• Opracuj plan radzenia sobie z oporem wobec zmian i zarządzania nim:Stworzenie planu komunikacji aby wyjaśnić, dlaczego wdrażasz EPM i w jaki sposób ma on pomóc zespołowi zbliżyć się do większych celów. Poświęć spotkania na sesje pytań i odpowiedzi i zapewnij jak najwięcej jasności. Takie podejście oparte na współpracy pomoże zmniejszyć wszelki opór
• Wykorzystanie funkcji raportowania i analizy danych w celu uzyskania wglądu: Użyj narzędzi takich jak ClickUp Dashpit do śledzenia kluczowych wskaźników w projektach. Powiąż każdy cel projektu z konkretną metryką, aby dokładnie wiedzieć, jaki wpływ wywierasz
• Promocja międzyfunkcyjnej pracy zespołowej i współpracy: Organizowanie spotkań między działami lub hackathonów w celu przeprowadzenia burzy mózgów lub rozwiązywania problemów z innymi teamami w organizacji. Pomoże to w promocji współpracy i ułatwi skalowanie strategii EPM w całej firmie
• Utrzymanie elastyczności w celu dostosowania się do zmieniających się potrzeb biznesowych: Wreszcie, należy upewnić się, że strategia EPM jest zgodna z celami biznesowymi. Każda zmiana w tym kierunku powinna być natychmiast odzwierciedlona w planie projektu, abyś mógł osiągnąć wyniki, które naprawdę mogą coś zmienić

Przeczytaj również: 10 najlepszych rozwiązań B2B SaaS dla przedsiębiorstw w 2024 roku

Wdrożenie zarządzania projektami klasy Enterprise z ClickUp

Wdrożenie zarządzania projektami w przedsiębiorstwie to transformacyjna podróż biznesowa, która może znacznie zwiększyć zdolność organizacji do pomyślnej realizacji projektów i osiągania celów. Choć proces ten może stanowić wyzwanie, poprawa wydajności, lepsze wykorzystanie zasobów i strategiczne dostosowanie sprawiają, że jest to opłacalna inwestycja.

Narzędzia takie jak ClickUp znacznie ułatwiają wdrożenie EPM we wszystkich organizacjach. Wykorzystując konfigurowalne funkcje ClickUp, organizacje mogą tworzyć dostosowane cykle pracy, ustawić kluczowe wskaźniki wydajności i generować kompleksowe raportowanie w celu wsparcia skutecznego podejmowania decyzji i strategicznego dostosowania. Zarejestruj się w ClickUp już dziś i przekształć swój proces zarządzania projektami!