Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, jak wygląda dzień z życia kierownika ds. zakupów? Jest to rola, która może wydawać się tajemnicza i zagmatwana, jeśli sam jej nie doświadczyłeś, ale dziś uchylamy rąbka tajemnicy na temat tego, jak wygląda życie kierownika ds. zakupów i co się z nim wiąże.
W tym dogłębnym przewodniku omówimy, czym jest kierownik ds. zaopatrzenia, na czym polegają ich codzienne operacje, ich umiejętności i techniki oraz w jaki sposób można zbudować powodzenie w branży zaopatrzenia. 💼
Czym jest kierownik ds. zaopatrzenia?
Rolą kierownika ds. zaopatrzenia jest nadzorowanie zarządzania łańcuchem dostaw i sposobu, w jaki firma kupuje (lub nabywa) materiały, usługi lub dostawy. Jego praca polega na znajdowaniu odpowiednich dostawców, negocjowaniu kosztów umów lub zamówień oraz pozyskiwaniu najlepszych usług lub materiałów o najlepszej wartości.
Chociaż w tym artykule będziemy mówić o kierownikach ds. zaopatrzenia, możesz również usłyszeć, że rola ta jest określana jako kierownik ds. zakupów lub specjalista ds. zaopatrzenia. Konkretny tytuł zależy od polityki firmy, ale rola jest taka sama - efektywne pozyskiwanie dostaw dla organizacji.
Typowy dzień pracy kierownika ds. zaopatrzenia
Przejdźmy od razu do tego, co kierownik ds. zaopatrzenia faktycznie robi na co dzień. Zadania te są często wzmiankowane w opisach stanowisk, ale tylko w niejasny sposób, więc oto bliższe spojrzenie na to, co się z tym wiąże, abyś mógł zdecydować, czy jest to odpowiednia rola dla Ciebie.
Praca nad umowami zakupu
Duża część roli kierownika ds. zaopatrzenia wiąże się z pozyskiwaniem dużych ilości towarów dla firmy. Obejmuje to pracę nad umowami zakupu - umowami, w których zgadzasz się na zakup określonej ilości produktu lub usługi w zamian za rabat. 🤝
Zarządzanie umowami zakupu i kontraktami wymaga czasu, co oznacza, że wielu menedżerów spędza część każdego dnia na negocjacjach, przeglądaniu umów i finalizowaniu umów, jednak zadania te mogą być zrobione w cyklu tygodniowym lub miesięcznym.
Po uzgodnieniu, umowy te zapewniają rabat na usługi lub dostawy w czasie - ułatwiając wszystkim prognozę kosztów i utrzymanie budżetów.
Użyj Umowa kupna-sprzedaży ClickUp aby stworzyć własną umowę od podstaw
Zapewnienie zgodności
Jako kierownik ds. zakupów musisz dobrze rozumieć procesy i procedury, aby mieć pewność, że zachowujesz zgodność z przepisami. Część tej roli obejmuje tworzenie i przestrzeganie polityk i procedur zakupowych, zarządzanie ryzykiem i przeprowadzanie audytów w celu zapewnienia zgodności. ⚖️
Przestrzeganie wewnętrznych polityk zakupowych ma kluczowe znaczenie, ponieważ w przeciwnym razie można narazić się na wyzwania ze strony potencjalnych dostawców lub oskarżenia o faworyzowanie lub przekupstwo. Oprócz utrzymywania własnych polityk, musisz sprawdzić, czy Twoi dostawcy mają odpowiednie polityki - zwłaszcza jeśli jesteś beneficjentem jakiegokolwiek finansowania lub dotacji rządowej, która tego wymaga.
Użyj tego Szablon ClickUp do planowania i zarządzania zgodnością, w tym oceny wymagań, pomiaru postępów i działań naprawczych
Ocena dostawców
Zanim podpiszesz umowę zakupu z dostawcą, najpierw musisz znaleźć tego właściwego. Rola specjalisty ds. zaopatrzenia obejmuje wyszukiwanie potencjalnych dostawców, tworzenie ich listy, a następnie ich ocenę w celu znalezienia najlepiej dopasowanego dostawcy.
O ile nie jesteś w małej organizacji, zadanie to będzie angażować innych członków zespołu i może wymagać podniesienia do poziomu Tablicy w celu podjęcia ostatecznej decyzji. Zespół ds. zakupów będzie współpracować w celu znalezienia dostawców, sprawdzenia ich referencji, pozyskania ofert z
i użyć ram lub metody oceny, aby ocenić je względem siebie lub w całym łańcuchu dostaw.
Śledzenie wszystkich obecnych i potencjalnych sprzedawców i dostawców za pomocą szablonu Szablon głównej listy dostawców ClickUp
Zarządzanie personelem i jego koordynacja
Jeśli pełnisz rolę kierownika ds. zakupów lub zaopatrzenia, często będziesz współpracować z zespołem ds. zaopatrzenia, który może wesprzeć Cię w wysiłkach zmierzających do uzyskania najlepszej oferty dla Twojej organizacji. Rola menedżera polega na koordynowaniu pracowników i umożliwianiu im jak najlepszej pracy. 🎉
W większej organizacji możesz zarządzać zakresem podstawowych ról wsparcia i urzędników ds. zamówień. Zależnie od struktury zespołu, twoja rola może polegać na przydzielaniu zadań, nadzorowaniu szkoleń, oferowaniu wsparcia i pełnieniu roli lidera prowadzącego zespół do powodzenia.
Śledzenie pracowników, ich obciążenia pracą i wynagrodzenia za pomocą szablonu Szablon listy pracowników ClickUp
Utrzymywanie aktualnych danych
Świat zakupów i zaopatrzenia obejmuje wiele danych. Jest tam wszystko, począwszy od
aby uzyskać dokładne ceny za jednostkę każdego materiału lub dostawy, jaką kiedykolwiek chciałbyś kupić. 📝
Jeśli pracujesz samodzielnie lub jako część małego zespołu, część twoich codziennych czynności będzie polegać na utrzymywaniu tych danych i upewnianiu się, że są one aktualne i dokładne. W większym zespole rolę tę może przejąć specjalista ds. zakupów lub asystent.
Kluczowe umiejętności Success Managera ds. Zakupów
Teraz, gdy znamy już niektóre z codziennych lub cotygodniowych zadań kierownika ds. zakupów, przyjrzyjmy się bliżej umiejętnościom i wiedzy, których potrzebujesz, aby odnieść powodzenie.
Umiejętności negocjacyjne
Doskonali specjaliści ds. zakupów są genialnymi negocjatorami. Jest to umiejętność, na której będziesz wielokrotnie polegać, aby uzyskać korzystne rabaty i zawrzeć umowy zakupu z najbardziej pożądanymi dostawcami.
Jeśli obecnie nie jest to jeden z twoich najmocniejszych obszarów, weź udział w zajęciach z
lub spróbuj zdobyć doświadczenie zawodowe w środowisku, które w dużym stopniu wykorzystuje te umiejętności, np. w sprzedaży. Aby zaistnieć w branży zakupowej, musisz być w stanie wyartykułować swój punkt widzenia, negocjować i uzyskać lepszą ofertę niż ta, którą możesz znaleźć gdzie indziej - więc powinno to być na szczycie twojej listy umiejętności. 💡
Umiejętności analityczne
Menedżerowie ds. zakupów podejmują wiele decyzji, co oznacza, że musisz wiedzieć, jak analizować dane, aby podjąć najlepszą decyzję, jaką możesz w danym momencie.
Liderzy zakupów wiedzą, jak interpretować dane, co z nimi zrobić i jak wykorzystać je do podjęcia decyzji. Potrafią korzystać z posiadanych danych, wiedzą, gdzie szukać informacji, których nie mają, i łączą całą swoją wiedzę, aby wybrać właściwego dostawcę. ✅
Umiejętności zarządzania relacjami z dostawcami
Może się wydawać, że w zakupach chodzi tylko o dane i dostawy, ale w rzeczywistości wiąże się to z zarządzaniem relacjami i umiejętnościami komunikacyjnymi. Jeśli nie potrafisz zbudować silnych połączeń, jest mało prawdopodobne, że nawiążesz długoterminowe partnerstwa z innymi.
Przyszli menedżerowie ds. zakupów muszą skupić się na komunikacji, słuchaniu i umiejętnościach interpersonalnych, jeśli chcą odnieść powodzenie w branży. Musisz wiedzieć, jak poznawać ludzi, rozumieć ich potrzeby i być w stanie skutecznie komunikować się na wszystkich etapach procesu zakupowego. 💬
Umiejętności kontroli zapasów
Nie można wiedzieć, na co należy złożyć zamówienie, jeśli nie ma się pewności co do stanu zapasów. Z tego powodu silne umiejętności kontroli zapasów są niezbędne w branży zaopatrzenia.
Dobrzy menedżerowie ds. zaopatrzenia wiedzą, jak wyglądają ich stany magazynowe i zapasy przez cały czas. Myślisz z wyprzedzeniem, zamawiasz z wystarczającą
czas realizacji
abyś mógł utrzymać dostawy i dostosować się do wszelkich zmian, jeśli podejmiesz się nowego projektu lub kontraktu. 📋
Wiedza ERP
Na szczęście nie musisz wiedzieć na pamięć, czy kończy ci się pewna dostawa lub czy musisz zwiększyć podaż w określonym obszarze. Od tego są narzędzia do zarządzania typu Enterprise Resource Planning (ERP).
To, iloma i jakimi zasobami należy zarządzać, zależy od roli pełnionej w zespole zakupowym. Na podstawowym poziomie powinieneś wiedzieć, jak zarządzać zapasami i planować dostępność swojego zespołu, ale możesz być również zobowiązany do obsługi budżetów lub wykonawców. 📊
Zrozumienie ekonomiczne
Chociaż koncentrujesz się na zapewnieniu najlepszych ofert na dostawy i kontrakty dla swojej firmy, nie możesz ignorować szerszego obrazu ekonomicznego.
Menedżerowie ds. zaopatrzenia powinni znać szczegóły finansowe i plany rozwoju swojej firmy, ale także być świadomi tego, co dzieje się w otaczającym ich świecie. Czynniki takie jak recesja, problemy polityczne i wyzwania związane z łańcuchem dostaw mogą mieć wpływ na to, jak łatwo jest uzyskać dostawy i po jakich kosztach - dlatego warto zwracać szczególną uwagę na szerszy obraz ekonomiczny. 🌍
Umiejętności zarządzania ryzykiem
W idealnej sytuacji Twoi dostawcy są w stanie sprostać Twoim potrzebom, Ty możesz realizować zamówienia klientów na czas, a Twoje projekty przebiegają sprawnie. Nie zawsze jednak tak jest, dlatego też kierownicy ds. zaopatrzenia muszą być biegli w zarządzaniu ryzykiem i identyfikowaniu przeszkód, zanim staną się one problemem.
Najlepsi kierownicy ds. zamówień wiedzą, jak obliczać ryzyko, monitorować zmiany i przewidywać drobne problemy, zanim doprowadzą one do większych wyzwań. Zarządzanie ryzykiem jest nieodłączną częścią codziennej pracy, a nie czymś, o czym myśli się, gdy coś pójdzie nie tak. ❌
Narzędzia i techniki wykorzystywane przez menedżerów ds. zakupów
Proces zakupowy jest długi i szczegółowy, a zarządzanie tak wieloma oczekiwaniami, budżetami, terminami i wymaganiami może być czasami stresujące. Ale nie jest to coś, przez co trzeba przejść samemu. Istnieje wiele narzędzi i technik zakupowych, które mogą przyspieszyć procesy, uprościć zadania i wprowadzić łatwiejsze sposoby zarządzania cyklem pracy od początku do końca.
Oto niektóre z najbardziej popularnych
narzędzia do zarządzania zamówieniami
i techniki, których menedżerowie ds. zaopatrzenia używają do bardziej efektywnej pracy. 🤖
Ramy zarządzania zakupami
Prowadzenie długiego procesu zakupowego dla każdego pojedynczego projektu lub zapotrzebowania na dostawy nie jest realistyczne i zabiera czas na inne cenne zadania. Sposobem na obejście tego problemu jest ustawienie lub dołączenie do istniejącej struktury zarządzania zakupami.
Ramy te działają jako gotowa droga do wysokiej jakości dostawców i usług, bez konieczności przeprowadzania pełnego procesu przetargowego lub zakupowego. Aby ramy te miały sens dla wszystkich zaangażowanych stron, potrzebne są duże zamówienia lub ilości, więc są one zwykle używane przez duże organizacje i agencje rządowe.
Narzędzia do zarządzania projektami
Chociaż kierownicy ds. zaopatrzenia nie są odpowiedzialni za bezpośrednie prowadzenie projektów, solidne zrozumienie zarządzania projektami i korzystanie z narzędzi swojego zespołu może dać im przewagę i ułatwić proces.
Wyszukaj, ustaw lub posortuj statusy zadań w widoku listy ClickUp, aby zobaczyć postęp we wszystkich pracach
Narzędzia takie jak
usprawnia zarządzanie projektami i sprawia, że wszystko jest bardziej dostępne dla całej organizacji. Z
Hierarchia projektów w ClickUp
szybko zobaczyć postęp projektu na pierwszy rzut oka, zidentyfikować przeszkody, komunikować się z zarządzającymi projektami na temat ich potrzeb w zakresie dostaw i zbudować wewnętrzny system, który pomoże wszystkim zachować lepszą organizację, jeśli chodzi o zaopatrzenie.
W przeciwieństwie do wielu ogólnych narzędzi do zarządzania projektami, ClickUp posiada dedykowane funkcje, które ułatwiają dostosowanie go do zarządzania zaopatrzeniem. Na przykład
pozwala przeprowadzić cały proces od początku do końca, ze wszystkimi projektami, zadaniami i informacjami w jednej lokalizacji.
Narzędzia do angażowania dostawców
Duża część codziennej pracy polega na rozmowach z dostawcami i utrzymywaniu z nimi dobrych relacji. Właściwe zaangażowanie i
narzędzia do zarządzania dostawcami
mogą tu zrobić ogromną różnicę, zamieniając to, co może być czasochłonnym zadaniem, w coś, co staje się częścią znacznie szybszego procesu.
Wątki komentarzy utrzymują konwersacje zorganizowane w ramach zadania, dzięki czemu użytkownicy nie muszą przewijać każdego komentarza
ClickUp upraszcza proces angażowania dostawców, przechowując wszystko w jednym miejscu. Możesz nie tylko komunikować się z członkami Teams poprzez zadania, komentarze i edycję w czasie rzeczywistym, ale także zarządzać zewnętrznymi e-mailami - wszystko to bez opuszczania platformy do zarządzania projektami.
Znajdź potrzebne informacje, korzystając z jednej z wielu opcji
, a następnie sprawdzaj swoich dostawców w bardziej efektywny sposób.
Narzędzia do zarządzania ryzykiem
Zarządzanie ryzykiem jest integralną częścią roli kierownika ds. zaopatrzenia. Począwszy od upewnienia się, że dostawcy są w stanie nadążyć za Twoimi
do zarządzania budżetami, aby móc płacić dostawcom na czas, istnieje wiele możliwości, aby coś poszło nie tak.
Uprość cały proces, korzystając z narzędzi i funkcji do tworzenia własnego systemu zarządzania ryzykiem. Użyj
Szablon Rejestru Ryzyka Zarządzania Ryzykiem przez ClickUp
aby rozpocząć tworzenie własnej wewnętrznej bazy danych, która ułatwi identyfikację, ograniczanie i refleksję nad ryzykiem, a także wypróbować szablon
narzędzie do mapowania procesów
aby stworzyć cykl pracy dotyczący zarządzania ryzykiem.
Połącz to z narzędziem ClickUp
i funkcje zarządzania projektami, dzięki którym cała codzienna praca znajduje się w jednym miejscu.
Narzędzia do planowania zasobów w przedsiębiorstwie
Efektywne zarządzanie zaopatrzeniem jest prawie niemożliwe, jeśli nie wiesz, jak wyglądają twoje zapasy, jak porównują się one z danymi z systemu POS (Point of Sale), ilu członków zespołu masz do dyspozycji i z jakimi ograniczeniami budżetowymi pracujesz. Właśnie dlatego planowanie zasobów w przedsiębiorstwie i
jest tak korzystne.
Najlepsi menedżerowie ds. zaopatrzenia rozumieją, w jaki sposób
jak działają i jak wykorzystać je na swoją korzyść. Narzędzia ERP obejmują wszystko, od planowania pracowników po zakup zapasów, a to, za które obszary jesteś odpowiedzialny, zależy od wielkości Twojej organizacji.
Niestandardowy cykl pracy, widok wszystkich szczegółów projektu z przypisanymi członkami zespołu na jednej platformie i udostępnianie zasobów dzięki Zarządzaniu projektami w ClickUp
Zachęć swoją organizację do rozpoczęcia korzystania z narzędzia takiego jak ClickUp, aby usprawnić swoje
dzięki czemu można nadzorować nie tylko materiały i zapasy, ale także dostępność członków zespołu.
Dzięki wszystkim
planowanie i zarządzanie zasobami odbywa się w jednym systemie, łatwiej jest szybko sprawdzić, czy masz wszystko, czego potrzebujesz - lub podejmować decyzje w oparciu o to, czego będziesz potrzebować w przyszłości.
Kluczowe lekcje i wskazówki od doświadczonych specjalistów ds. zakupów
Bycie odnoszącym powodzenia specjalistą ds. zaopatrzenia to nie tylko analizowanie danych i negocjowanie umów z potencjalnymi dostawcami. Jeśli chcesz odnieść sukces w branży, weź pod uwagę porady ekspertów, którzy już zrobili karierę w tej przestrzeni.
Bierz udział w wydarzeniach branżowych
Poświęcenie się poznaniu swojej organizacji od podszewki jest warte zachodu, ale warto też wyjść na krok poza biuro i zanurzyć się w szerszej branży.
Uczestnictwo w wydarzeniach branżowych przynosi wiele korzyści. Daje możliwość spotkania innych osób na tej samej pozycji co ty lub na dalszym etapie kariery i uczenia się od nich. Możesz spotkać się z potencjalnymi kontaktami, dostawcami, a nawet rekruterami do przyszłej roli. Możesz uczestniczyć w seminariach i warsztatach, aby odświeżyć swoje umiejętności lub nauczyć się nowych.
Udział w wydarzeniach branżowych jest koniecznością, jeśli chcesz zrobić coś więcej niż tylko być dobrym w swojej pracy. 💻
Rozwijaj swoją sieć kontaktów
Jedną z kluczowych umiejętności, których będziesz potrzebować jako specjalista ds. zakupów, jest umiejętność dobrej komunikacji. Świetnym sposobem na ćwiczenie tego jest tworzenie sieci kontaktów i rozwijanie własnej społeczności.
Zacznij budować swoją obecność na platformie takiej jak LinkedIn i powiększaj swoją listę obserwujących, stając się liderem myśli lub wspierającym członkiem społeczności. Połącz się z potencjalnymi dostawcami lub interesariuszami cyfrowo lub osobiście, wykorzystując spotkania i wydarzenia branżowe jako idealny pomost do budowania silnych, trwałych relacji. 📣
Poszukaj mentora
Innym sposobem na skorzystanie z doświadczenia i wiedzy innych jest znalezienie mentora. Jest wiele osób, które już przetarły szlaki w branży zakupowej i chętnie pomogą innym odnieść sukces.
Zapytaj najpierw w swojej organizacji, czy nie mają kogoś takiego na myśli, lub sięgnij do swojej sieci kontaktów. Jeśli w Twojej sieci nie ma nikogo takiego, spróbuj ją poszerzyć - lub skontaktuj się z osobami, które podziwiasz i zapytaj, czy oferują coś takiego. 🏆
Rozpocznij lub rozwijaj swoją karierę jako Procurement Manager
Bycie kierownikiem ds. zakupów wymaga umiejętności i wiedzy, ale wiąże się również z wiedzą, kiedy oddelegować zadania lub procesy do narzędzi i oprogramowania. Wybór odpowiedniego oprogramowania może pomóc w usprawnieniu cyklu pracy, automatyzacji prostych zadań i uzyskaniu jaśniejszego obrazu, dzięki czemu można podejmować bardziej strategiczne decyzje.
Jeśli szukasz jednego narzędzia, które przebije je wszystkie,
wypróbuj ClickUp za darmo już dziś
i poznaj lepszy sposób zarządzania wszystkimi sprawami związanymi z zaopatrzeniem. ✨