Co to jest żądanie zmiany i jak zespół może nim zarządzać?

W idealnym świecie wszystkie projekty przebiegałyby zgodnie z planem, ale w rzeczywistości nawet najlepiej zaplanowane projekty czasami wymagają zmian. Jako kierownik projektu, Twoim zadaniem jest zarządzanie wszelkimi wnioskami o zmiany, aby Twój zespół mógł kontynuować płynną pracę w celu spotkania się z Tobą celów projektu . 🎯

Mając to na uwadze, zbadajmy, dlaczego tak ważne jest, aby być na bieżąco z procesem zarządzania zmianami. Dowiemy się również, jak tworzyć i zarządzać formularzami wniosków o zmianę, aby zapewnić powodzenie realizacji projektu, na czas i w ramach budżetu.

**Co to jest wniosek o zmianę?

Żądanie zmiany to propozycja modyfikacji systemu, produktu lub - na czym skupimy się dzisiaj - planu projektu, który już istnieje. Zazwyczaj jest on inicjowany przez interesariuszy projektu, na przykład klienta lub członka zespołu.

Zmiana może dotyczyć dowolnego aspektu projektu, od poważnych zmian, takich jak przesunięcie w uzgodnionym terminie rezultaty lub zaangażowanych procesów biznesowych do bardziej drobnych korekt, takich jak sam harmonogram projektu.

Żądanie zmiany jest często konieczne, gdy potrzeby klienta zmieniają się ze względu na wewnętrzne lub zewnętrzne zmiany wpływające na jego biznes, zasoby stają się niedostępne lub fazy projektu trwają dłużej niż oczekiwano. 🐌

Znaczenie prośby o zmianę w zarządzaniu projektami

Podczas gdy małe zmiany często można wprowadzić dość łatwo, duże zmiany, które wpływają na zakres projektu, to inna sprawa. Jeśli nie są one zarządzane ostrożnie - a czasami nawet jeśli są - żądanie zmiany projektu może spowodować poważne zakłócenia. 🚧

W zależności od zakresu zmiany, mogą one:

• Wymagać dodatkowych zasobów w postaci personelu lub sprzętu, co może mieć wpływ na dostępność tych zasobów dla innych projektów
• Znacznie zwiększyć planowany budżet, co trzeba będzie uzasadnić klientom lub kierownictwu wyższego szczebla
• Przesunięcie osi czasu znacznie poza pierwotny termin, co może mieć wpływ na uruchomienie projektu lub inne projekty, do których zaangażowane są zasoby
• Rozpoczęcie ciągłego rozszerzania zakresu projektu, co może wkrótce wymknąć się spod kontroli
• Wpływ na cykl pracy i morale zespołu projektowego, zwłaszcza jeśli zmiana nie zostanie dobrze zakomunikowana

Wizualnie porównuj obciążenia pracą zespołu i śledź postępy dzięki widokowi osi czasu ClickUp

To tylko niektóre z powodów, dla których tak ważne jest posiadanie formalnego procesu zarządzania i monitorowania wniosków o zmianę.

Korzyści z formalnego procesu wniosków o zmianę

Proces żądania zmiany formalnie dokumentuje żądania zmiany i zapewnia, że za każdym razem przestrzegana jest właściwa procedura. Ułatwia ocenę potencjalnego wpływu zmiany na firmę rezultaty projektu jak również zasoby, budżet i oś czasu.

Następnie można zdecydować, czy zatwierdzić wniosek o zmianę, czy nie. A jeśli ktoś inny jest odpowiedzialny za zatwierdzenie, daje mu informacje, które musi zobaczyć i pomaga śledzić proces zatwierdzania. ✅

Ale to nie koniec. Gdy nadejdzie czas na wdrożenie zatwierdzonej zmiany, formularze wniosków o zmianę dostarczają informacji potrzebnych do dostosowania plan zarządzania projektami .

Uzyskaj całościowy widok statusów projektów i pozostałych zadań w całym zespole lub dziale dzięki Pulpitom w ClickUp 3.0

Wreszcie, dobry proces wnioskowania o zmianę utrzymuje wszystkich interesariuszy w pętli, dzięki czemu każdy rozumie, czym jest zmiana, dlaczego ma miejsce i jak na nich wpłynie.

Przykłady prośby o zmianę

kierownicy projektów muszą radzić sobie z kilkoma różnymi rodzajami wniosków o zmianę. Proponowane zmiany mogą obejmować:

• Poprawki do pierwotnych wyników lub zakresu projektu, aby nadążyć za zmianami na rynku, dostępnością produktu lub poprosić o dodatkowe zasoby
• Ulepszenia lub aktualizacje w celu poprawy doświadczenia użytkownika w miarę udostępniania nowych technologii
• Przeróbki systemów lub elementów projektu w miarę ewolucji marki lub oferty produktowej firmy
• Ulepszenia, które usprawniają wewnętrzne procesy i oszczędzają czas lub pieniądze
• Korekty wykrytych błędów lub usterek systemowych
• Środki zapobiegawcze mające na celu zmniejszenie wpływu ryzyka, które zostało zidentyfikowane na późnym etapie procesu
• Korekty systemów w celu dostosowania ich do najnowszych trendówBiblioteka infrastruktury informatycznej (ITIL) najlepsze praktyki

Jak utworzyć Żądanie zmiany

Jeśli chodzi o tworzenie wniosku o zmianę, istnieją dwa główne kroki: burza mózgów i przesłanie wniosku o zmianę. Przyjrzyjmy się każdemu z nich.

1. Burza mózgów dotycząca zakresu zmiany

Rozpocznij od burzy mózgów, w której weźmiesz pod uwagę wszystko, co musisz wziąć pod uwagę w związku z nową funkcją i zakresem zmiany. Po pierwszej burzy mózgów będziesz mieć wszystkie szczegóły potrzebne do przesłania zakończonego wniosku o zmianę. 🤔

Wykorzystaj ten czas na przygotowanie, aby upewnić się, że dokładnie wiesz, czym jest nowa funkcja i jak działa. Następnie należy szczegółowo omówić wartość dodaną i jej znaczenie.

Współpraca jest kluczem w ClickUp 3.0 Docs, dzięki czemu możesz szybko udostępniać, ustawiać uprawnienia lub eksportować do użytkowników wewnętrznych lub zewnętrznych

Aby zmaksymalizować swoje szanse na zatwierdzenie wniosku o zmianę, pomocne może być postawienie się w sytuacji osoby zatwierdzającej zmianę na tym kroku. Zastanów się, co zmotywowałoby ich do powiedzenia "tak" na twoją propozycję. Na przykład, czy ta zmiana poprawi funkcję, przyciągnie nowych klientów, usprawni wewnętrzne procesy lub pozwoli zaoszczędzić lub zarobić pieniądze?

Stwórz przegląd procesu wdrażania i harmonogramu zmiany, a także dodatkowych zasobów, których będziesz potrzebować i ile ta zmiana będzie kosztować. Zastanów się również, jak może to wpłynąć na inne elementy Twojej witryny.

Być może będziesz musiał skonsultować się ze współpracownikami posiadającymi specjalistyczną wiedzę - na przykład z działem IT - aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje.

Pomocne narzędzia na etapie burzy mózgów

Możesz zrobić burzę mózgów w starym stylu z kartką papieru i długopisem lub pracować elektronicznie na dokumencie Word. Możesz też zaoszczędzić sobie mnóstwo czasu i wysiłku i skorzystać z ClickUp .

Wizualna współpraca z innymi członkami zespołu w ramach Tablic ClickUp w celu przeprowadzenia burzy mózgów i przekształcenia pomysłów w elementy, które można wykorzystać w praktyce

Ta internetowa platforma do zarządzania projektami i zwiększania wydajności oferuje kilka przydatnych narzędzi na tym kroku:

• Docs:Dokumenty ClickUp zapewniają przestrzeń do zbierania myśli i układania ich w sensowną strukturę
• Tablice: Jeśli lepiej myślisz za pomocą narzędzi wizualnych, wypróbuj TablicęTablica ClickUp aby generować pomysły i łączyć je, aby zobaczyć szerszy obraz
• Współpraca: ClickUp ułatwia współpracę z członkami zespołu. Możesz wspólnie pracować nad dokumentami w czasie rzeczywistym, nawet jeśli nie jesteś w tym samym pokoju (lub kraju). Etykieta pozwala współpracownikom dodawać swoje przemyślenia, gdy zalogują się później
• Zadania: Aby zaoszczędzić jeszcze więcej czasu, ClickUp pozwala na pobranie tekstu z dowolnego z tych narzędzi, przekształcając go bezpośrednio w śledzenieZadanie ClickUpi przypisanie go do członka zespołu
• Połączenie: Wszystkie dokumenty, tablice i zadania są połączone z projektem, dzięki czemu zawsze można je znaleźć

2. Utwórz i prześlij formularz wniosku o zmianę

Teraz możesz utworzyć faktyczne żądanie zmiany. 📝

Użyj wszystkich zebranych informacji, aby wypełnić formalny formularz wniosku o zmianę. Najprawdopodobniej będziesz musiał podać takie informacje:

• Nazwa projektu
• Lokalizacja projektu
• Imiona i nazwiska członków zespołu (w tym role takie jak kierownik projektu, wykonawca lub inżynier)
• Wyczerpujący opis wnioskowanej zmiany (w tym wszelkie funkcje i funkcjonalność)
• Powody zmiany zakresu, z podaniem wystarczającej ilości szczegółów, aby zachęcić osobę zatwierdzającą wniosek do złożenia podpisu
• Poziom priorytetu zmiany (jak pilna i ważna jest zmiana - lub czy po prostu fajnie byłoby ją mieć)
• Wpływ na zakres prac i sposób, w jaki wpłynie to na szerszy projekt
• Koszt zmiany i jej wpływ na budżet projektu
• Wpływ na oś czasu projektu, np. czy zmiana wpłynie na zależności i/lub datę zakończenia projektu
• Wpływ na zasoby projektu, np. czy wymagane są dodatkowe zasoby i co dokładnie będzie potrzebne
• Wpływ na członków Teams, którzy są interesariuszami projektu
• Wszelkie inne skutki lub ważne informacje

Gdy będziesz gotowy, prześlij wniosek o zmianę.

Pomocne narzędzia do tworzenia i przesyłania wniosków o zmianę

Po raz kolejny ClickUp może tu pomóc, oferując dwa sposoby tworzenia wniosku o zmianę:

• Generator żądań zmian:Generator wniosku o zmianę w projekcie ClickUp wykorzystuje zaawansowane funkcje AI, aby pomóc w generowaniu i zarządzaniu wnioskami o zmianę. Gotowe szablony i konfigurowalne pola zapewniają przechwytywanie wszystkich potrzebnych informacji
• Szablon wniosku o zmianę: Alternatywnie można przejść bezpośrednio do stronySzablon wniosku o zmianę ClickUpi dodać go do swojego obszaru roboczego. Ten gotowy formularz wniosku o zmianę jest Free i łatwy w użyciu. Wystarczy go wypełnić i przesłać

Szablon wniosku o zmianę ClickUp został zaprojektowany, aby pomóc w śledzeniu wniosków o zmianę w projektach.

Gdy wniosek o zmianę jest przesyłany na platformie ClickUp przy użyciu jednej z tych metod, wniosek jest dodawany do obszaru roboczego i archiwizowany zgodnie z określonym projektem. Każda sekcja formularza żądania zmiany tworzy niestandardowe pole zawierające odpowiednie informacje, dzięki czemu zawsze można wyświetlić szczegóły żądania. 🔎

3 wskazówki dotyczące tworzenia wniosku o zmianę

Teraz, gdy masz już podstawy, przyjrzyjmy się kilku sposobom na przeniesienie procesu żądania zmiany na wyższy poziom.

1. Pisz jak profesjonalista

ClickUp AI może generować nieskończoną liczbę typów dokumentów, takich jak briefy projektów, plany lekcji i inne dokumenty, aby przyspieszyć cykl pracy

The ClickUp - asystent pisania AI pomaga pisać jaśniej i zwięźlej, więc śmiało skorzystaj z niego, aby dopracować zawartość przesłanego tekstu.

2. Niestandardowy i udostępniany formularz zgłoszenia zmiany

Szablon wniosku o zmianę ClickUp jest w pełni konfigurowalny. 🪄

Możesz edytować pola, usuwać je z formularza, jeśli ich nie potrzebujesz, lub dodawać dodatkowe pola, które chcesz zobaczyć. Możesz na przykład dodać pola dotyczące działu, roli lub numeru telefonu osoby składającej wniosek.

Gdy będziesz zadowolony z formularza, możesz udostępniać go swojemu teamowi lub przesłać na swoją stronę internetową, aby każdy miał do niego dostęp.

3. Nieustannie udoskonalaj swój proces

Za każdym razem, gdy zakończone zostanie żądanie zmiany, szukaj sposobów, aby ulepszyć proces jeszcze bardziej. Twoim celem jest stworzenie standardowego formatu i procesu, który Ty i Twój zespół będziecie mogli śledzić za każdym razem, gdy rozważacie wprowadzenie zmiany.

Jak zarządzać prośbami o zmianę

Bycie na bieżąco z formularzami wniosków o zmianę wymaga pewnego wysiłku - a jeśli żonglujesz wieloma wnioskami o zmianę, może to stać się przytłaczające. 👀

Możesz spróbować zarządzać nimi za pomocą dokumentu Word lub Excel. Jeśli jednak projekt lub proponowana zmiana są znaczące, metody ręczne szybko stają się niewykonalne.

Na szczęście oprogramowanie do zarządzania projektami i narzędzia do automatyzacji procesów usprawniają każdy aspekt procesu wnioskowania o zmianę, niezależnie od wielkości projektu.

Po raz kolejny ClickUp przychodzi tu z pomocą, zapewniając przejrzysty widok wszystkich wniosków o zmianę. Pomaga również śledzić, gdzie każdy z nich znajduje się w procesie i komunikować to swojemu zespołowi.

Wybór formatów widoku

Dzięki ClickUp możesz przeglądać i zarządzać wszystkimi wnioskami o zmianę przesłanymi przez Ciebie lub Twój zespół. Możesz nawet wybrać format, w jakim je zobaczysz.

Przeglądaj zadania i projekty jednym rzutem oka i bez wysiłku przeciągaj i upuszczaj zadania, sortuj i filtruj za pomocą w pełni konfigurowalnego widoku Tablicy Kanban

Na przykład:

• Widok Formularza Wniosku o Zmianę umożliwia przesyłanie nowych wniosków
• Widok listy wniosków pokazuje wszystkie wnioski o zmianę w toku, uporządkowane według projektów
• Widok Tablica statusów przedstawia postęp każdego wniosku w czasie rzeczywistym, uporządkowany według statusu
• Widok tabeli wniosków wyświetla wszystkie wnioski o zmianę według priorytetów i zapewnia dostęp do szczegółowych informacji o wnioskach
• Widok Lokalizacja projektu wskazuje lokalizacje projektów dla każdego wniosku 🌎

Statusy do śledzenia postępu

Po przesłaniu wniosku o zmianę ważne jest, aby śledzić jego postęp w miarę przechodzenia przez kolejne sceny procesu zatwierdzania. Można to zrobić poprzez aktualizację jego statusu w wybranym formacie widoku.

Opcje statusu w ClickUp obejmują:

• Nowe zgłoszenie
• Przypisany recenzent
• Przegląd w toku
• Odrzucone
• Do wdrożenia
• Wdrożony

Możesz również tworzyć niestandardowe statusy, aby dopasować je do swojego procesu.

Tworzenie niestandardowych statusów w ClickUp

Gdy żądanie zmiany zostanie ostatecznie zatwierdzone, wystarczy użyć informacji znajdujących się już w systemie, aby utworzyć zadania ClickUp do wdrożenia. Następnie śledzić ich postępy zakończone.

Wyczyszczona komunikacja

ClickUp upraszcza komunikację w projekcie, eliminując e-maile i inne łatwo gubiące się dokumenty, dzięki czemu Twój zespół może pozostać na tej samej stronie.

Opcje widoku i statusu, które omówiliśmy powyżej, mogą na bieżąco informować zespół i innych interesariuszy o żądaniach zmian. Można również ustawić automatyzację powiadomień które wyzwalają się po zmianie statusów.

I z Role i uprawnienia użytkowników można wybrać, kto co widzi. Na przykład, możesz dać członkom swojego zespołu dostęp do wszystkich wniosków o zmianę, nad którymi pracujesz, podczas gdy klienci otrzymają dostęp tylko do projektów, w które są zaangażowani.

Co jeszcze może zrobić ClickUp?

Możliwości ClickUp na tym się nie kończą. Jako najwyżej oceniane narzędzie do zarządzania wydajnością i projektami, usprawnia każdy aspekt działalności, oszczędzając energię, czas i pieniądze. 💸

Ustanawiaj mierzalne cele dla zadań i projektów z automatycznym postępem, aby skuteczniej osiągać cele ze zdefiniowanymi ośmioma czasu i wymiernymi celami

Na przykład:

• UstawCele ClickUp i wykorzystaj je do opracowania strategii i planu projektu, a następnie śledź postępy w ich realizacji
• Skorzystaj z rozszerzonej biblioteki szablonów, aby napisać swojezakres projektu,plan komunikacji lub budżet, lubaktualizuj swoich interesariuszy o postępach w realizacji projektu
• Korzystaj z asystenta pisania ClickUp AI do redagowania i tworzenia projektówzarządzać swoimi propozycjami lub tworzyć celową zawartość mediów społecznościowych
• Automatyzacja wszystkich projektów dziękiszablony do zarządzania projektami które pomagają planować, ustalać priorytety, wdrażać i śledzić postępy
• Czatuj ze swoim zespołem w czasie rzeczywistym lub asynchronicznie, bez względu na to, gdzie się znajdują
• Bądź na bieżąco ze wszystkimiprojektów i zadań dzięki konfigurowalnemuPulpit ClickUp* Połącz ClickUp z innymi elementami stosu technologicznego dzięki szerokiemu zakresowi integracji, w tym Asana, Google Drive, Slack, Teams, HubSpot lub Microsoft Outlook

Usprawnij prośby o zmianę z odpowiednimi narzędziami

Wnioski o zmianę to propozycje modyfikacji planu projektu, produktu lub systemu. Są one prawie nieuniknione w każdym projekcie lub biznesie i mogą mieć wpływ na zakres projektu, budżet i ramy czasowe.

Aby mieć pewność, że wpływ ten będzie pozytywny, a nie destrukcyjny, potrzebny jest dobrze zarządzany system zgłaszania zmian. Systemu, który ułatwia składanie wniosków, śledzenie ich postępów oraz utrzymywanie jasnej odpowiedzialności i przejrzystości przez cały czas.

ClickUp ma to wszystko do zrobienia, a nawet więcej. Od konfigurowalnego formularza wniosku o zmianę po zatwierdzenie i wdrożenie, ClickUp usprawnia przepływ pracy związany z zarządzaniem zmianami, oszczędzając czas, pieniądze i kłopoty. 🤩 Zarejestruj się w ClickUp za darmo .