8 najlepszych narzędzi BPM – porównanie według kategorii 2026

Większość zestawień narzędzi BPM ma problem z podziałem na kategorie. Porównują one narzędzia do rysowania procesów, kierowania zatwierdzeń, automatyzacji współpracy między aplikacjami oraz koordynowania złożonych operacji, jakby wszystkie one służyły do wykonywania tego samego zadania.

Kiedy proces wykracza poza schemat, staje się to kosztowne. Raport Camundy „State of Agentic Orchestration and Automatyzacja” wykazał, że organizacje zarządzają obecnie średnio 50 punktami końcowymi w ramach swoich procesów biznesowych, a liczba ta rośnie o 14% rok do roku. W miarę jak do cyklu pracy dołącza coraz więcej aplikacji, osób, interfejsów API i agentów AI, wybór niewłaściwego oprogramowania do zarządzania procesami biznesowymi (BPM) powoduje powstanie luk, które trudno jest później uzupełnić.

Zespół, który musi jedynie odwzorować przepływ zatwierdzania, nie potrzebuje takiej samej platformy jak bank koordynujący długotrwałe procesy w dziesiątkach systemów. Z kolei firmie próbującej zautomatyzować wnioski pracowników lepiej przysłuży się kreator przepływów pracy typu „no-code” niż korporacyjny silnik koordynacji procesów.

W tym przewodniku pogrupowaliśmy osiem najlepszych narzędzi BPM według obszarów, w których najlepiej się sprawdzają: modelowanie procesów, zarządzanie przepływem pracy i zatwierdzaniem, koordynacja procesów oraz automatyzacja międzyaplikacyjna. Znajdziesz tu również aktualne ceny, oceny użytkowników, wyróżniające się funkcje oraz ograniczenia, o których warto wiedzieć przed zakupem.

Porównanie narzędzi BPM w skrócie

Czym są narzędzia BPM?

Narzędzia do zarządzania procesami biznesowymi (BPM) to platformy programowe, które pomagają zespołom projektować, uruchamiać, śledzić i usprawniać powtarzalne procesy biznesowe. Proces to zdefiniowana sekwencja czynności obejmująca zasady, właścicieli, decyzje i przekazywanie zadań, takie jak wdrażanie dostawców, zatwierdzanie faktur, obsługa pracowników czy rozpatrywanie roszczeń.

Rynek BPM obejmuje kilka nakładających się na siebie typów produktów, ale podczas tworzenia listy finalistów warto skupić się na czterech głównych kategoriach:

Kategorie te częściowo się pokrywają, ale przy zakupie rozróżnienie to nadal ma znaczenie. Zespół finansowy, który chce zastąpić zatwierdzanie wniosków za pośrednictwem e-maila, może potrzebować jedynie konfigurowalnej platformy procesowej. Natomiast bank koordynujący wniosek kredytowy w kilku podstawowych systemach może potrzebować niezawodnej orkiestracji w celu utrzymania stanu procesu, obsługi awarii i śledzenia każdego kroku.

Aby zorientować się, jak te procesy wyglądają w praktyce, w naszym zestawieniu przykładów zarządzania procesami biznesowymi omówiono kilka procesów od początku do końca.

Oto krótki przegląd tego, jak BPM sprawdza się w praktyce w prawdziwych zespołach:

Na co należy zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania do zarządzania procesami biznesowymi (BPM)?

Gdy już wiesz, do której kategorii BPM pasujesz, porównaj narzędzia pod kątem tego, co ma znaczenie po wdrożeniu. Przy tworzeniu tej listy kierowaliśmy się sześcioma kryteriami: jak szczegółowo modeluje proces, jak elastycznie kieruje i eskaluje zadania, ile ustrukturyzowanych danych gromadzi w ramach przepływu, jak wyraźnie wskazuje wąskie gardła i czasy cyklu, jak bezpiecznie łączy się z otaczającymi systemami oraz czy sztuczna inteligencja faktycznie działa w ramach procesu, czy tylko go opisuje.

Ceny zasługują na osobną analizę, ponieważ w tej kategorii dominują podejścia zorientowane na sprzedaż.

Krótko mówiąc, cena katalogowa mówi mniej niż model licencjonowania. Podczas prezentacji zapytaj, kto jest uznawany za płatnego użytkownika i czy uczestnicy z zewnątrz potrzebują licencji. Zapytaj również, w jaki sposób mierzy się poziom automatyzacji lub wolumen procesów oraz jakie funkcje zarządzania kryją się za niestandardowymi cenami.

8 najlepszych narzędzi BPM

Osiem najsilniejszych opcji to Kissflow, Pipefy, ClickUp, Camunda, Appian, Bizagi, Microsoft Power Automate oraz Process Street. Każde z nich sprawdza się w innym zadaniu – od bezkodowego kierowania zatwierdzeń, przez wykonalną orkiestrację BPMN, po listy kontrolne wymagające interwencji człowieka, w których pominięcie kroku stwarza realne ryzyko. Poniższe wpisy obejmują wyróżniające się funkcje, ceny, prawdziwe recenzje użytkowników oraz ograniczenia każdego z narzędzi.

1. Kissflow (najlepsze rozwiązanie dla zespołów biznesowych standaryzujących cykle pracy zatwierdzania)

Kissflow to platforma do zarządzania cyklami pracy typu „no-code” przeznaczona dla zespołów biznesowych, które samodzielnie zarządzają swoimi cyklami pracy, ale nie chcą zgłaszać każdej zmiany do działu IT. Przykładem mogą być działy operacyjne, finansowe lub zaopatrzeniowe. Zgłoszenie zakupu może rozpocząć się od wypełnienia formularza, zostać przekazane do przełożonego w zależności od wartości, eskalowane w przypadku zbyt długiego oczekiwania na zatwierdzenie oraz zamknięte wraz z zapisem tego, kto co zatwierdził.

Ta orientacja na użytkowników biznesowych jest widoczna w całej platformie. Zespoły wizualnie tworzą cykle pracy, dodają trasy warunkowe i zatwierdzenia oparte na rolach oraz prowadzą śledzenie wniosków w miarę ich przepływu między osobami. Te same ustawienia sprawdzą się w przypadku wdrażania dostawców, wniosków o zwrot kosztów, dostępu pracowników, zamówień i innych procesów, które mają jasną ścieżkę, ale wystarczająco dużo wyjątków, by korzystanie z e-maila było zawodne.

AI pomaga również na etapie tworzenia. Wystarczy opisać proces prostym językiem, a Kissflow przygotuje wstępny cykl pracy. Następnie można dostosować pola, reguły i trasowanie, zanim ktokolwiek uruchomi ten cykl pracy. Pierwsza wersja powstaje szybciej, a właściciel procesu zachowuje kontrolę.

Najważniejsze funkcje

Ceny

Oceny

Jeden z użytkowników serwisu G2 napisał:

Kreator cykli pracy typu „przeciągnij i upuść”, przejrzysty układ interfejsu oraz intuicyjne kreatory formularzy sprawiają, że konfiguracja i obsługa są łatwe nawet dla użytkowników bez wiedzy technicznej. Użytkownicy doceniają możliwość automatyzacji procesów, tworzenia formularzy i cykli pracy bez konieczności pisania kodu. Przyspiesza to wdrożenie i zmniejsza zależność od działu IT lub programistów.

Gdzie pojawiają się ograniczenia: Kissflow nie sprawdza się najlepiej, gdy większość logiki procesów jest zakodowana w kodzie lub ma zależności od niestandardowych integracji między podstawowymi systemami.

2. Pipefy (najlepsze rozwiązanie do obsługi kolejek zgłoszeń w działach finansowym i kadrowym)

Pipefy to oparta na zgłoszeniach platforma do zarządzania cyklem pracy, zbudowana w oparciu o kolejki: zadania rozpoczynają się od wypełnienia formularza i przechodzą przez określone etapy, aż do zrobienia. Pracownik składa wniosek o wdrożenie, a dział finansowy otrzymuje wniosek o zwrot kosztów. Pipefy przekształca każde zgłoszenie w kartę zawierającą dane z formularza, nazwisko właściciela, status, dokumenty i historię, a następnie przenosi tę kartę z etapu na etap, aż do rozpatrzenia zgłoszenia.

Taka struktura sprawdza się, gdy zespół obsługuje wiele zgłoszeń jednocześnie. Wszyscy widzą pełną kolejkę na jednej tablicy, zwanej potokiem. Reguły automatyzacji uruchamiają się, gdy karta osiąga określony etap, dzięki czemu następny krok następuje automatycznie. Zgłaszający mogą w dowolnym momencie sprawdzić status swojego zgłoszenia, co oszczędza właścicielowi procesu ciągłych pytań typu „jakieś nowości?”.

Mniejsze zespoły również mają praktyczny punkt wyjścia. Pipefy nadal oferuje Free Plan, dzięki czemu można przetestować proces obsługi zgłoszeń w małej grupie przed szerszym wdrożeniem. Platforma obejmuje teraz również agentów AI. Mogą oni reagować na zdarzenia w procesie, odczytywać informacje, analizować dokumenty, aktualizować dane oraz wykonywać zdefiniowane działania w ramach cyklu pracy.

Najważniejsze funkcje

Ceny

Oceny

Jeden z użytkowników serwisu G2 powiedział:

Bardzo podoba mi się to, jak Pipefy upraszcza proces tworzenia i automatyzacji uporządkowanych cykli pracy bez konieczności posiadania wiedzy technicznej. Zatwierdzanie wniosków, wdrażanie nowych pracowników i zgłoszenia serwisowe to tylko niektóre z powtarzających się zadań, które stały się łatwiejsze dzięki wizualnemu interfejsowi, logice warunkowej i regułom automatyzacji.

Gdzie pojawiają się ograniczenia: Pipefy staje się coraz bardziej rozbudowane w miarę dodawania połączonych procesów, współdzielonych baz danych, automatyzacji i logiki integracji. Jego struktura oparta na żądaniach jest również mniej naturalna w przypadku procesów technicznych, które muszą zachowywać stan w systemach zaplecza.

3. ClickUp (najlepsze rozwiązanie dla procesów, które przekształcają się w projekty)

ClickUp to platforma do zarządzania pracą z funkcją automatyzacji procesów, która doskonale sprawdza się w kontekście BPM, gdy zatwierdzone zlecenie musi jeszcze zostać zrealizowane w postaci konkretnych zadań. Zatwierdzone zlecenie marketingowe staje się kampanią z zadaniami, właścicielami i terminami realizacji. Zgłoszenie klienta staje się projektem z konkretnymi wynikami. Podczas gdy wiele narzędzi BPM przekazuje tę pracę do oddzielnego narzędzia do zarządzania projektami, ClickUp przechowuje zarówno proces, jak i wynikającą z niego pracę w jednym miejscu.

Proces rozpoczyna się od zgłoszenia. Formularze ClickUp zbierają zgłoszenia z polami warunkowymi, a każde przesłane zgłoszenie staje się zadaniem, które przenosi dane z formularza do cyklu pracy. Od tego momentu kontrolę przejmują automatyzacje ClickUp. Monitorują one wyzwalacze i warunki, a następnie przydzielają zadania, zmieniają statusy, aktualizują pola, wysyłają e-maile lub przekazują zgłoszenie do kolejnego etapu. Zacznij od ponad 100 gotowych szablonów lub opisz regułę prostym językiem, a kreator sam ją skonfiguruje.

Panele kontrolne ClickUp zajmują się monitorowaniem. Śledzą one czasy cyklu, obciążenia pracą oraz pola niestandardowe w ramach bieżącego cyklu pracy, dzięki czemu kierownik operacyjny może wykrywać wąskie gardła i zablokowane zgłoszenia bez konieczności eksportowania danych do innego narzędzia.

Najważniejsze funkcje

Ceny

Oceny

Jeden z użytkowników serwisu G2 napisał:

Najbardziej wyróżnia się elastyczność. Mogę zarządzać zadaniami, cyklicznymi cyklami pracy, projektami klientów, notatkami, terminami i standardowymi procedurami operacyjnymi (SOP) w jednym miejscu, a jednocześnie dostosowywać każdy obszar roboczy do rzeczywistego sposobu działania firmy. Różne widoki, szablony, automatyzacje i opcje przydzielania zadań są szczególnie pomocne w utrzymaniu porządku w wieloetapowych projektach i zapewnieniu, że nic nie umknie uwadze.

Gdzie pojawiają się ograniczenia: ClickUp może obsługiwać złożone cykle pracy operacyjnej, ale nie jest formalnym silnikiem BPMN. Nie otrzymasz w nim modeli procesów, które można uruchomić, symulacji tokenowej ani takiej samej kontroli nad długotrwałymi procesami zaplecza.

4. Camunda (Najlepsze rozwiązanie do koordynacji procesów w systemach podstawowych pod kierownictwem programistów)

Niektóre procesy przekształcają się w systemy techniczne i właśnie wtedy do akcji wkracza Camunda. Jest to platforma do koordynacji procesów dla cykli pracy, która stała się częścią architektury oprogramowania. Wyobraź sobie wniosek kredytowy. Wykorzystuje on kilka usług, czeka na weryfikację ryzyka przez człowieka, jest wyzwalaczem kolejnej kontroli, radzi sobie z nieudanym wywołaniem API i wznawia działanie kilka dni później, nie tracąc przy tym bieżącego etapu. To zupełnie coś innego niż przekazywanie zlecenia zakupu między dwoma menedżerami.

Camunda radzi sobie z tym dzięki BPMN, które można uruchomić. Teams modelują przepływ wizualnie, a następnie uruchamiają ten model na silniku Zeebe. Diagram staje się częścią samego oprogramowania. Zespoły techniczne i biznesowe mają wspólny widok na przepływ, a silnik prowadzi śledzenie każdego uruchomionego przypadku.

Zespoły zyskują również widoczność w procesach po ich uruchomieniu. Operate pozwala im monitorować przebieg procesów w czasie rzeczywistym i rozwiązywać problemy związane z awariami. Optimize przekształca dane procesowe w raporty, pulpity nawigacyjne, wskaźniki KPI i alerty. Camunda wprowadziła również agenty AI do tego samego modelu. Agenci, ludzie, systemy i stałe reguły funkcjonują w ramach jednego, regulowanego procesu.

Najważniejsze funkcje

Ceny

Oceny

Jeden z użytkowników serwisu G2 napisał:

W Camundzie podoba mi się nowoczesna architektura, wysoka skalowalność oraz możliwość projektowania przy użyciu narzędzi graficznych, a także nauczania i testowania cykli pracy. Możliwość monitorowania ich w trakcie realizacji pomaga mi zrozumieć, gdzie występują wąskie gardła i ograniczenia w realizacji. Podoba mi się łatwość, z jaką mogę dostosowywać cykle pracy do potrzeb biznesowych dzięki dużej liczbie dostępnych wtyczek oraz możliwości wywoływania typowych procedur biznesowych.

Gdzie pojawiają się ograniczenia: Camunda oczekuje, że zespoły będą traktować procesy jako część swojej architektury oprogramowania. Inżynierowie nadal muszą tworzyć moduły wykonawcze, integracje, mechanizmy obsługi błędów oraz monitorowanie operacyjne w oparciu o model procesu.

5. Appian (Najlepsze rozwiązanie do zarządzania sprawami w przedsiębiorstwach podlegających regulacjom)

Appian to platforma do zarządzania procesami i sprawami typu „low-code”, służąca do tworzenia aplikacji opartych na złożonych, zmiennych procesach. Sprawdza się najlepiej wtedy, gdy każda instancja procesu może przebiegać według własnego scenariusza. Roszczenie ubezpieczeniowe może wymagać weryfikacji pod kątem oszustwa. Sprawa administracyjna może wymagać dostarczenia nowego dokumentu w połowie procedury. Dochodzenie bankowe może rozgałęziać się w zależności od klienta, regionu lub poziomu ryzyka. Proces ma swoją strukturę, ale nie ma jednej, stałej ścieżki, która pasowałaby do każdego przypadku.

Appian to moduły działające w ramach aplikacji opartych na procesach. Osoby zajmujące się sprawami mają do dyspozycji jeden ekran, na którym widzą sprawę, jej dane, dokumenty, historię, zadania i kolejne kroki, podczas gdy platforma w tle zarządza cyklem pracy. Case Management Studio zapewnia użytkownikom biznesowym narzędzia do konfiguracji typów spraw, formularzy, pól i cykli pracy bez konieczności pisania kodu.

Kolejną zaletą są dane. Rozwiązanie Data Fabric firmy Appian pobiera informacje z kilku systemów źródłowych do aplikacji, a Teams mogą pozostawić te systemy tam, gdzie są. Następnie Process HQ łączy dane dotyczące procesów z technikami eksploracji procesów, uczeniem maszynowym i generatywną AI, aby pomóc użytkownikom biznesowym w identyfikowaniu wzorców i obszarów wymagających usprawnienia.

Najważniejsze funkcje

Ceny

Oceny

Użytkownik serwisu G2 udostępnił:

Oferuję wsparcie dla zarządzania i automatyzacji procesów biznesowych za pomocą Appian. Uważam, że początkowe ustawienia są niezwykle łatwe, gdy korzysta się z ich usługi w chmurze.

Gdzie pojawiają się ograniczenia: Warstwa „low-code” firmy Appian nadal wymaga wiedzy specjalistycznej dotyczącej konkretnej platformy, ponieważ aplikacje korporacyjne stają się coraz bardziej złożone. Kwestia licencjonowania również zasługuje na dokładną analizę, gdy dany proces jest wykorzystywany przez dużą grupę sporadycznych użytkowników.

6. Bizagi (najlepsze do modelowania procesu przed jego automatyzacją)

Bizagi działa w obszarze modelowania i automatyzacji procesów i sprawdza się, gdy problem pojawia się jeszcze przed wdrożeniem automatyzacji. Załóżmy, że zespół wie, że proces zatwierdzania przebiega zbyt wolno lub że zbyt wiele pracy gubi się w komunikacji między działami. Nikt nie sporządził wystarczająco dokładnej mapy obecnego przepływu, aby uzgodnić, co należy zmienić.

Bizagi Modeler zapewnia formalną strukturę dla tych zadań. Analitycy biznesowi mapują proces w języku BPMN 2.0, dodają notatki, weryfikują diagram i udostępniają model osobom wykonującym zadania. Notacja ta precyzyjnie określa role, przekazywanie zadań, decyzje, zdarzenia i podprocesy. Dzięki temu ujawnia się to, co w prostym schemacie blokowym może pozostać ukryte.

Symulacja pozwala pójść o krok dalej w wykorzystaniu modelu. Bizagi przeprowadza symulacje scenariuszy na modelach procesów, aby pokazać, jak zmiany w wielkości, harmonogramie i obsadzie kadrowej wpływają na wyniki, zanim zespół przystąpi do przeprojektowania rzeczywistego procesu. Jeśli firma zechce później zautomatyzować to, co zostało zmapowane, rozbudowana platforma Bizagi oferuje aplikacje procesowe oraz funkcje koordynacji biznesowej.

Najważniejsze funkcje

Ceny

Oceny

Jeden z użytkowników serwisu G2 napisał:

Bizagi pomaga wypełnić lukę między zarządzaniem biznesowym a rozwojem IT. Dzięki wykorzystaniu standardu BPMN 2.0 analitycy bez wiedzy technicznej mogą wizualnie odwzorowywać złożone cykle pracy, a zespoły techniczne mogą przekształcać te modele w funkcjonalne aplikacje przy minimalnym nakładzie kodowania. Jedną z największych zalet tego rozwiązania jest Bizagi Modeler – bezpłatna aplikacja komputerowa, która pozwala zespołom projektować, dokumentować i publikować cykle pracy, a wbudowana funkcja sprawdzania błędów zapewnia zgodność diagramów ze standardami BPMN 2.0.

Gdzie pojawiają się ograniczenia: Bizagi Modeler dobrze radzi sobie z projektowaniem, dokumentacją i symulacją procesów, ale wdrożenie tego modelu do produkcji wymaga korzystania z szerszej platformy Bizagi oraz bardziej skomplikowanego wdrożenia.

7. Microsoft Power Automate (najlepsze rozwiązanie do automatyzacji procesów w ramach pakietu Microsoft 365)

Jeśli większość Twoich procesów już działa w środowisku Microsoft, Power Automate to oczywisty wybór. Typowy przepływ może rozpoczynać się od przesłanego formularza w Microsoft Forms, który jest zapisywany w SharePoint, a następnie przechodzi przez powiadomienie w Outlooku i zatwierdzenie w Teams, zanim wynik trafi do Excela lub Dynamics. Power Automate łączy te kroki, a dział nie musi rezygnować z dotychczasowych narzędzi.

Przepływy w chmurze zajmują się komunikacją między aplikacjami. Przepływ uruchamia się na podstawie wyzwalacza, warunki decydują o tym, co dzieje się dalej, a łączniki przekazują dane między usługami. Jest to przydatne w przypadku drobnych, ale powtarzających się zadań związanych z pakietem Microsoft 365: zatwierdzania dokumentów, powiadomień, wniosków pracowników, aktualizacji danych oraz zaplanowanych zadań administracyjnych.

Przepływy na komputerach stacjonarnych rozszerzają tę samą platformę na obszar RPA. Automatyzują one pracę za pośrednictwem ekranu systemu Windows, gdy starsza aplikacja nie posiada potrzebnego interfejsu API lub łącznika. Firmy w dużym stopniu oparte na rozwiązaniach Microsoftu zyskują jedną ścieżkę dla przepływów w chmurze oraz niektórych starszych wersji aplikacji komputerowych, które stanowią ich podstawę.

Najważniejsze funkcje

Ceny

Oceny

Jeden z użytkowników serwisu G2 napisał:

Najbardziej podoba mi się to, że pozwala mi zautomatyzować powtarzalne zadania bez konieczności pisania dużej ilości kodu. Dostępnych jest mnóstwo gotowych łączników, więc tworzenie cykli pracy między aplikacjami Microsoftu a innymi usługami jest bardzo proste. Automatyzacje, takie jak wysyłanie powiadomień, aktualizowanie plików, przenoszenie danych czy wyzwalacze działań, pozwalają zaoszczędzić sporo wysiłku ręcznego. Doceniam również to, jak dobrze narzędzie to wpisuje się w ekosystem Microsoftu. Ponieważ korzystam już z narzędzi takich jak Outlook, Teams, SharePoint, Excel i innych usług Microsoftu, tworzenie cykli pracy między nimi wydaje się naturalne. Interfejs jest przejrzysty, a po zbudowaniu kilku cykli pracy tworzenie nowych przebiega znacznie szybciej.

Gdzie pojawiają się ograniczenia: Zarządzanie Power Automate staje się coraz trudniejsze w miarę rozbudowywania przepływów obejmujących wiele gałęzi, łączników premium, ponownych prób oraz kroków RPA. System licencjonowania również staje się bardziej złożony, gdy wykracza się poza podstawową automatyzację opartą na użytkownikach.

8. Process Street (najlepsze rozwiązanie do powtarzających się procedur operacyjnych i list kontrolnych wymagających interwencji człowieka)

Wszyscy znają proces, ale nie zawsze go przestrzegają. Właśnie ten problem związany z BPM rozwiązuje Process Street. Mówiąc prościej, jest to zorientowana na człowieka platforma do zarządzania cyklem pracy i standardowymi procedurami operacyjnymi (SOP), przeznaczona do powtarzalnych procesów, w których użytkownicy muszą za każdym razem postępować zgodnie z tą samą procedurą. Wdrażanie nowych klientów, zwolnienia pracowników, przeglądy bezpieczeństwa, inspekcje i przydzielanie laptopów mogą zakończyć się niepowodzeniem, gdy pominięty zostanie jakiś krok lub gdy nikt nie wie, kto jest odpowiedzialny za kolejne zadanie.

Process Street przekształca samą procedurę operacyjną (SOP) w cykl pracy. Procedura przestaje być tylko dokumentem, którego ludzie mogą przestrzegać lub nie. Zespół uruchamia nową instancję z wbudowanymi zadaniami, instrukcjami, przydziałami, terminami, polami formularzy, zatwierdzeniami i ścieżkami warunkowymi.

Rozwiązanie to sprawdza się szczególnie dobrze w przypadku procedur wymagających dużego nakładu pracy ludzkiej. Lista kontrolna dla nowego klienta może zmieniać się w zależności od udzielonych przez niego odpowiedzi, wymagać zatwierdzenia przez menedżera przed otwarciem konta, przypisywać zadania do różnych ról oraz rejestrować, co każda osoba zakończyła. Wynik jest znacznie łatwiejszy do skontrolowania niż statyczna lista kontrolna przesyłana za pośrednictwem e-maila.

Najważniejsze funkcje

Ceny

Oceny

Jeden z użytkowników serwisu G2 napisał:

Process Street jest dobrze zaprojektowany i prosty w obsłudze. Jeśli chcesz ujednolicić swoje procesy biznesowe w ramach standardowych procedur operacyjnych (SOP), a następnie uruchamiać je jako cykle pracy, to właśnie to oprogramowanie poleciłbym. Korzystaliśmy z Process Street przez wiele lat do takich zadań, jak wdrażanie nowych klientów oraz wdrażanie i wyrejestrowywanie użytkowników z naszych klientów zarządzanych. Możesz tworzyć pola formularzy, dodawać logikę warunkową i zatwierdzenia na kluczowych krokach – możliwości są niemal nieograniczone! Dostępne są integracje za pośrednictwem Zapier oraz natywnych webhooków; w tamtym czasie eksperymentowaliśmy z integracją Process Street z naszym systemem PSA.

Gdzie pojawiają się ograniczenia: Process Street koncentruje się na osobach wykonujących powtarzalne procedury. Posiada interfejsy API, webhooki i integracje, ale nie został stworzony z myślą o pełnieniu roli głównej warstwy koordynującej dziesiątki usług zaplecza. Konfiguracja złożonych cykli pracy może również zająć sporo czasu, gdy zawierają one wiele rozgałęzień i reguł.

Jak wybrać odpowiednie narzędzie BPM?

Wybór odpowiedniego narzędzia BPM zależy od tego, kto jest właścicielem procesu, gdzie odbywa się praca oraz jak zaawansowane technicznie muszą być rozwiązania. W przypadku przepływów zatwierdzania prowadzonych przez dział biznesowy warto rozważyć Kissflow, Pipefy, ClickUp lub Process Street; natomiast w przypadku procesów inżynieryjnych, wymagających rozbudowanych systemów, warto rozważyć Camunda lub Appian. Zacznij od procesu, który chcesz usprawnić.

Produkty te można również podzielić według jednej przydatnej kryterium. Kissflow, Pipefy, ClickUp i Process Street sprawdzają się lepiej, gdy większość procesu realizowana jest przez ludzi. Camunda i Appian lepiej sprawdzają się w miarę wzrostu złożoności technicznej i danych. Bizagi ma największe zalety na etapie poprzedzającym realizację, a Power Automate plasuje się pomiędzy cyklem pracy biznesowej a automatyzacją między aplikacjami.

Jeśli dwa narzędzia nadal wydają się równie dobre, sprawdź, co dzieje się na końcu procesu. Co się dzieje po zatwierdzeniu, w przypadku wyjątku lub awarii systemu? To właśnie ten etap często pokazuje, która platforma najlepiej pasuje do danego cyklu pracy.

Dlaczego większość projektów BPM utyka na etapie tworzenia diagramu

Projekt BPM może wyglądać solidnie na papierze, a mimo to zawieść w praktyce. Zespoły mogą mapować każde przekazanie zadań, uzgodnić idealny przepływ procesu i udokumentować, kto jest odpowiedzialny za każdy krok, by w końcu stwierdzić, że rzeczywista praca nadal odbywa się za pośrednictwem e-maili, arkuszy kalkulacyjnych i nieoficjalnych rozmów.

Ma to znaczenie, ponieważ mapa procesu ma ograniczoną wartość, jeśli zespół nie dysponuje spójnym sposobem na wdrażanie, weryfikację i usprawnianie procesu po jego uruchomieniu. Z biegiem czasu pracownicy stosują obejścia, procedury zatwierdzania ulegają rozbieżności, a udokumentowany przepływ procesu przestaje odpowiadać rzeczywistości.

AI i automatyzacja mogą zwiększyć widoczność tych odchylenia, ale nie naprawiają samego procesu. Jeśli nie jest jasna własność, brakuje zasad lub przekazywanie zadań jest słabe, problemy te przenoszą się bezpośrednio do zautomatyzowanego cyklu pracy.

Na tej podstawie wybierz rozwiązanie dostosowane do konkretnych luk w Twoich procesach. Jeśli proces nadal jest niejasny, zacznij od modelowania. Jeśli pracownicy ciągle omijają uzgodniony cykl pracy, skup się na realizacji i zatwierdzaniu. A jeśli proces ulega zakłóceniu na styku systemów, potrzebujesz lepszej koordynacji.

Zanim dokonasz zakupu, przeanalizuj kilka przykładów automatyzacji procesów biznesowych i sporządź mapę jednego ze swoich procesów od momentu jego rozpoczęcia do zakończenia. Zwróć uwagę na to, gdzie praca utyka, kto podejmuje poszczególne decyzje, jakie dane są przekazywane oraz co się dzieje, gdy któryś z kroków kończy się niepowodzeniem. Te szczegóły powiedzą Ci więcej o narzędziu BPM, którego potrzebujesz, niż długa lista kontrolna funkcji.

Twoje narzędzie BPM powinno zapewnić płynny przebieg procesów

Narzędzie BPM spełnia swoje zadanie, gdy proces toczy się dalej po tym, jak ktoś złoży wniosek, zatwierdzi krok lub przekaże zadanie kolejnemu zespołowi.

Właśnie tam możesz zapoznać się z ClickUp. Formularze służą do rejestrowania zgłoszeń, automatyzacje kierują pracę przez odpowiednie etapy, pulpity nawigacyjne pokazują, gdzie zgłoszenia ulegają spowolnieniu, a ClickUp Brain może odpowiadać na pytania w całym aktywnym obszarze roboczym. Superagenci mogą również przejmować określone części procesu, podczas gdy wynikające z tego zadania, dokumenty, właściciele i terminy pozostają połączone z tym samym cyklem pracy.

Jeśli więc Twoje procesy biznesowe już teraz przekształcają się w projekty i przydzielone zadania, wypróbuj ClickUp za darmo i zarządzaj cyklem pracy oraz wynikającymi z niego zadaniami w jednym miejscu.

Często zadawane pytania dotyczące narzędzi BPM

Jaka jest różnica między BPM a BPMN?

BPM to szeroko pojęta dziedzina zajmująca się projektowaniem, uruchamianiem, mierzeniem i usprawnianiem procesów biznesowych. BPMN, czyli Business Process Model and Notation (model i notacja procesów biznesowych), to standardowy język wizualny służący do opisywania tych procesów. BPMN 2.0 wykorzystuje wspólne symbole dla zdarzeń, zadań, bramek, pul i ścieżek, co pozwala zespołom biznesowym i technicznym na wspólne odczytywanie tego samego modelu procesu. Niektóre platformy BPM, takie jak Camunda i Bizagi, współpracują bezpośrednio z BPMN. Inne, w tym Kissflow i Pipefy, umożliwiają zespołom uruchamianie procesów biznesowych bez korzystania z formalnej notacji BPMN.

Czym jest system BPMS?

BPMS, czyli system zarządzania procesami biznesowymi (Business Process Management System), to oprogramowanie, które na jednej platformie zapewnia wsparcie dla kilku etapów cyklu życia procesów BPM. Może to obejmować modelowanie procesów, realizację cykli pracy, reguły biznesowe, formularze, monitorowanie oraz analizę procesów. Termin ten w znacznym stopniu pokrywa się z pojęciem „oprogramowania BPM”. W praktyce BPMS często odnosi się do szerszych platform, które umożliwiają zarówno projektowanie, jak i uruchamianie procesów, podczas gdy węższe narzędzia BPM mogą skupiać się głównie na modelowaniu, automatyzacji cykli pracy lub koordynacji.

Czy Microsoft Power Automate jest narzędziem do zarządzania procesami biznesowymi (BPM)?

Microsoft Power Automate to przede wszystkim platforma do automatyzacji cyklu pracy i RPA, ale może obsługiwać wiele zastosowań związanych z BPM. Zespoły mogą ją wykorzystywać do kierowania procesami zatwierdzania, przenoszenia danych między aplikacjami, automatyzacji powtarzających się zadań, zarządzania kolejkami zadań oraz analizowania procesów za pomocą eksploracji procesów (process mining). Nie oferuje ona jednak takich samych możliwości modelowania i wykonywania procesów opartych na BPMN, jak Camunda czy Bizagi. Dzięki temu lepiej sprawdza się w sytuacjach, gdy głównym zadaniem jest automatyzacja pracy w ramach pakietu Microsoft 365 i połączonych systemów, a nie uruchamianie formalnego procesu opartego na BPMN.

Jakie są najlepsze narzędzia BPM typu open source?

Flowable, jBPM, Bonita, Operaton i Activiti to jedne z bardziej znanych rozwiązań open source dla zespołów, które chcą opierać się na BPMN lub silnikach procesowych. Właściwy wybór zależy od tego, czy potrzebujesz platformy obsługującej pełny proces, silnika do wbudowania, czy przede wszystkim narzędzi BPMN. W tym porównaniu należy zachować ostrożność w przypadku Camundy. Obecna wersja Camunda 8 nie jest po prostu darmową, produkcyjną platformą BPM typu open source. Camunda umożliwia bezpłatne korzystanie w trybie Self-Managed do celów programistycznych i nieprodukcyjnych, natomiast wdrożenia produkcyjne wymagają licencji Enterprise.

Jaka jest różnica między BPM a automatyzacją cyklu pracy?

Automatyzacja cyklu pracy obejmuje określoną sekwencję zadań, takich jak przekazywanie wniosku o zwrot kosztów do zatwierdzenia lub aktualizacja systemu CRM po przesłaniu formularza. BPM obejmuje szerszy cykl życia: identyfikację procesu, jego modelowanie, usprawnianie, wdrażanie, mierzenie wyników oraz wprowadzanie zmian w miarę upływu czasu. Oznacza to, że automatyzacja cyklu pracy może stanowić jeden z elementów BPM. Jeśli proces jest już jasno zdefiniowany, a Twoim głównym celem jest wyeliminowanie ręcznych przekazywania zadań, automatyzacja cyklu pracy może okazać się wystarczająca. Jeśli sam proces wymaga przeprojektowania, zarządzania, pomiaru lub kompleksowej koordynacji, BPM ma szerszy zakres działania.

Czy Jira jest narzędziem do zarządzania procesami biznesowymi (BPM)?

Jira to narzędzie do śledzenia zadań z konfigurowalnymi cyklami pracy, a nie dedykowane narzędzie BPM. Zespoły realizują na niej procesy biznesowe, ponieważ cykle pracy w Jira obsługują niestandardowe statusy, przejścia i reguły automatyzacji. Brakuje jej jednak modelowania w standardzie BPMN 2.0, symulacji procesów oraz sprawdzania zgodności. Jira sprawdza się dobrze w przypadku procesów związanych z inżynierią, natomiast jest mniej odpowiednia dla łańcuchów zatwierdzania w działach finansów lub kadr.

Jaka jest różnica między BPM a RPA?

BPM zarządza procesem biznesowym od początku do końca, natomiast automatyzacja procesów robotycznych (RPA) automatyzuje poszczególne, powtarzalne zadania w ramach tego procesu. Te dwie technologie są często stosowane razem. Na przykład oprogramowanie BPM może zarządzać procesem fakturowania od momentu otrzymania faktury, poprzez jej zatwierdzenie, aż po dokonanie płatności. Bot RPA może zająć się jednym krokiem, kopiując dane z faktury do starszej aplikacji, która nie posiada API. Z tego powodu Microsoft Power Automate łączy automatyzację cyklu pracy z RPA na pulpitach.