Spotkanie pracownika z przełożonym jego przełożonego - znane również jako spotkanie pomijające szczebel - jest zwykle postrzegane jako mechanizm eskalacji. Powszechnie uważa się, że angażuje się lidera, gdy pojawia się problem. Jednak nie powinno tak być.
Regularnie przeprowadzane spotkania skip-level pomagają pracownikom i liderom w udostępnianiu wiedzy. Pozwalają im dzielić się spostrzeżeniami, które uzyskują dzięki swojej unikalnej pozycji i perspektywie.
Dla przykładu, pracownik działu obsługi klienta, będąc blisko klienta, może mieć wgląd w jego bolączki. Dyrektor operacyjny, będąc blisko dyrektora generalnego, może wiedzieć więcej o strategii i planie działania na przyszłość. Spotkanie tych dwóch osób pomaga w wymianie kontekstu biznesowego.
W tym wpisie na blogu zbadamy, w jaki sposób można wykorzystać spotkania na poziomie pomijania na korzyść organizacji jako menedżer menedżerów.
Co to jest spotkanie na poziomie pomijania?
Spotkanie pomijające szczebel to rozmowa między pracownikiem a przełożonym jego przełożonego bez obecności kierownika średniego szczebla. Pomija ono jeden poziom w hierarchii organizacyjnej, stąd jego nazwa.
Załóżmy na przykład, że jesteś szefem sprzedaży w mieście, którego bezpośrednimi podwładnymi są menedżerowie klastrów. Każdy menedżer klienta może mieć przedstawicieli ds. rozwoju sprzedaży (SDR), którzy raportują do niego.
Spotkanie na poziomie pomijania odbywa się między tobą a SDR-ami bez obecności menedżera klastra.
Korzyści ze spotkań na poziomie pomijania
W danym tygodniu menedżerowie mogą często spotykać się ze swoimi Teamsami - podczas standupów, przeglądów, spotkań z klientami itp. Za każdym razem, gdy pracownik staje przed wyzwaniem, zwraca się do swojego bezpośredniego przełożonego, utrzymując relacje współpracy.
Jednak w przypadku menedżerów wyższego szczebla tak nie jest. Często są oni oddaleni od teamów swoich bezpośrednich raportujących i ich pracy. Spotkania pomostowe wypełniają tę lukę.
Korzyści ze spotkań pomostowych dla pracowników
Wysłuchanie ich głosu: Pracownicy często stają przed wyzwaniami, których ich bezpośredni przełożeni nie są w stanie rozwiązać. Przykładem może być zakup drogiego nowego narzędzia, którego bezpośredni przełożony może nie być autorem.
W takich przypadkach spotkania pomostowe pozwalają pracownikom zgłosić swoje obawy komuś z większym autorytetem.
Poczucie bycia zauważonym: Pracownicy, zwłaszcza ci pracujący w terenie lub z dala od biura, czują się, jakby pracowali w izolacji. Nawet jeśli współpracują ze swoimi rówieśnikami lub bezpośrednimi przełożonymi, mogą nie czuć się częścią większego celu swojej pracy.
Spotkania na niższych szczeblach - takie jak all-hands lub spotkania firmowe poza biurem - pomagają pracownikom poczuć się zauważonymi, podnosząc ich morale.
Udostępnianie spostrzeżeń: Pracownicy na miejscu mają Puls klienta, który ma ogromną wartość dla organizacji. SDR sprzedający narzędzie do śledzenia czasu pracy może odkryć, że klienci chcą mieć możliwość automatycznego przekształcania tych wpisów w kartę czasu pracy.
Takie spostrzeżenia mogą nie dotrzeć do zespołu produktowego w zgiełku codziennych działań. Spotkanie skip-level oferuje miejsce i czas na udostępnianie spostrzeżeń, które można natychmiast zoperacjonalizować.
Zrozumienie strategii organizacyjnej: Nie każdy pracownik ma widoczność strategii korporacyjnej. Inżynier oprogramowania może wiedzieć wszystko o funkcji, którą opracowuje, ale nie wiedzieć, dlaczego została ona dodana do mapy drogowej produktu.
Spotkania na poziomie pomijania pomagają liderom przedstawić swoją wizję i strategię całej organizacji.
Korzyści ze spotkań pomostowych dla liderów
Identyfikacja niewidocznych możliwości: Liderzy mogą uzyskać bezpośrednie i konkretne informacje zwrotne od osób pracujących w terenie. Pracownik działu finansów, który płaci rachunki, może zauważyć, że organizacja wydaje zbyt dużo na zduplikowane narzędzia.
W zwykły dzień mogą to zignorować. Podczas spotkania na niższym szczeblu może to zgłosić dyrektorowi finansowemu, co może oznaczać tysiące dolarów oszczędności.
Efektywne rozwiązywanie problemów: Kiedy
jest filtrowana przez wiele poziomów menedżerów, główna przyczyna może zostać utracona. Spotkania na poziomie pomijania mogą doprowadzić kierownictwo do sedna krytycznych problemów. Może to pomóc w
z perspektywy użytkownika końcowego.
Dostęp do niestandardowych informacji o klientach: Liderzy rzadko rozmawiają bezpośrednio z klientami, chyba że jest to duże/istotne konto. Spotkanie skip-level to okazja do zebrania szczerych informacji zwrotnych na temat wszystkich klientów bez konieczności spotykania się z każdym z nich z osobna. Jest to świetny sposób na zebranie wiedzy organizacyjnej.
Podnoszenie morale pracowników: Spotkania skip-level zapewniają, że pracownicy są widziani i słyszani przez liderów organizacji. Dzięki temu pracownicy czują się bardziej zaangażowani i docenieni. Pracownicy, którzy czują, że ich praca ma znaczenie, będą zmotywowani do zrobienia czegoś więcej.
Zajmowanie się problemami personalnymi: Ludzie znoszą złych menedżerów, ponieważ nie chcą sprawiać kłopotów. Spotkania na poziomie pomijania ułatwiają menedżerom średniego szczebla ocenę 360 stopni. W ten sposób liderzy mogą zająć się obawami pracowników i szkolić przełożonych do zrobienia czegoś lepiej.
Zasadniczo, spotkania na poziomie pomijania umożliwiają liderom wprowadzanie zmian. Daje im to większą widoczność. Pomaga im szybko i skutecznie wprowadzać ulepszenia. W wyniku tego pracownicy widzą, że ich opinie mają wartość i są szanowane.
Z czasem tworzy to lojalność pracowników, co prowadzi do lepszej retencji i lepszych wyników finansowych organizacji.
Jak przygotować i zaplanować spotkania pomostowe
Jako menadżer menadżerów, odpowiedzialność za planowanie regularnych spotkań skip-level spoczywa na tobie. Oto jak przygotować się i zaplanować spotkania pomijanego szczebla z korzyścią dla siebie.
1. Poinformuj menedżera odpowiedzialnego za raportowanie
Kiedy członek twojego zespołu zobaczy prośbę o spotkanie od przełożonego swojego menedżera, będzie się zastanawiał: "Pozwalają mi odejść?" Kiedy Twoi bezpośredni raportujący usłyszą, że rozmawiałeś z ich zespołem, z pewnością poczują się niepewnie.
Tak więc spotkanie na poziomie pominięcia może być emocjonalnie wyczerpujące dla Teams. Aby uniknąć niepotrzebnego stresu dla Teams, zastanów się, jak chcesz podejść do spotkań skip-level.
Używaj
narzędzie do mapowania procesów
aby zidentyfikować wszystkie zadania, które należy zakończyć przed przystąpieniem do spotkania na poziomie pomijania. Oto kilka kroków do rozważenia.
- Bądź przejrzysty dla wszystkich
- Stwórz harmonogram regularnych spotkań skip-level, aby nikt nie był zaniepokojony, gdy otrzyma prośbę o spotkanie
- Przeprowadzaj kwartalne spotkania "jeden na jeden" z bezpośrednimi raportującymi przed spotkaniami na poziomie pomijania
- Poinformuj swoich bezpośrednich podwładnych o harmonogramie spotkań na poziomie pomijania
- Zachęcaj swoich bezpośrednich podwładnych do informowania swoich teamów, aby spodziewali się zaproszenia na spotkanie od ciebie
2. Wiedz, z kim się spotykasz
Załóżmy, że masz pięciu bezpośrednich podwładnych, a każdy z nich zarządza 5-osobowym zespołem. Wówczas będziesz musiał spotkać się z 25 osobami z ich osobowościami, stylami pracy, priorytetami i umiejętnościami. Zanim przystąpisz do spotkania z nimi, zrozum ich.
Zbierz szczegółowe informacje na ich temat z wyprzedzeniem. Będziesz mógł dowiedzieć się o ich roli, obowiązkach, celach i dotychczasowych wynikach z systemu zarządzania zasobami ludzkimi.
Aby zrozumieć ich jako osoby, możesz użyć czegoś takiego jak
. Poproś ich, aby odpowiedzieli na pytania dotyczące ich wartości, mocnych stron, doświadczeń i nie tylko.
Możliwość dostosowania
dla menedżerów, aby lepiej poznali swoje Teams
Wykorzystaj te dane, aby przewidzieć ich problemy i wcześniej rozważyć swoje reakcje.
3. Zaplanuj spotkania na poziomie pomijania w przemyślany sposób
Najlepsza częstotliwość spotkań na poziomie pomijania to raz na kwartał. Jeśli zostawisz je na dłużej, możesz sprawiać wrażenie nieszczerego, odhaczając tylko jedno pole. Częstsze spotkania mogą być obciążeniem dla harmonogramu.
Spotkania z 25 osobami co kwartał nie są łatwe. Dlatego właściwe zaplanowanie spotkań skip-level ma kluczowe znaczenie. Zalecamy jedną z dwóch poniższych metod.
Planowanie wsadowe: Pięć 20-minutowych spotkań dziennie przez tydzień w każdym kwartale. Chociaż zajmie to cały tydzień, pomoże zebrać wszystkie informacje w sposób holistyczny i kontekstowy. Da ci to również resztę kwartału na podjęcie działań w oparciu o zebrane informacje zwrotne.
Planowanie ciągłe: Alternatywnie, możesz spotykać się z dwiema osobami tygodniowo przez cały kwartał. Pomaga to rozłożyć spotkania w czasie i dokładniej monitorować postępy.
Zależnie od zakresu kontroli, zaplanuj spotkania w sposób, który ci odpowiada. Pamiętaj, aby nie łączyć 2-3 osób w jedną sesję ani nie robić spotkań grupowych. Dobrym rozwiązaniem jest zawsze spotkanie 1 na 1.
4. Podczas planowania spotkań skip-level należy pamiętać o przepustowości
Pamiętaj, że nie jesteś jedyną zajętą osobą w organizacji. Dlatego przed zaplanowaniem spotkania należy pamiętać o obciążeniu pracą zespołu skip-level. Twój
narzędzie do zarządzania projektami
powinno być w stanie określić, jak zajęci są członkowie zespołu.
Widok obciążenia pracą w ClickUp
daje skonsolidowany widok w czasie rzeczywistym na to, co robi każdy członek zespołu i czy może poświęcić 20 minut na rozmowę z Tobą.
ClickUp widok obciążenia pracą do planowania spotkań z członkami zespołu skip-level
Z drugiej strony, przepustowość również wymaga uwagi.
pomaga zobaczyć wszystkie spotkania w jednym miejscu, dzięki czemu możesz mieć pewność, że nie jesteś przytłoczony zbyt dużą liczbą spotkań.
5. Tworzenie agendy spotkań na poziomie pomijania
Nie ma nic bardziej marnotrawnego niż spotkanie bez agendy. Biorąc pod uwagę, że spotkanie skip-level trwa zaledwie dwadzieścia minut, potrzebny jest jasny plan.
Szablon agendy spotkania na poziomie pomijania ClickUp
jest świetnym punktem wyjścia.
Szablon planu działania ClickUp dla spotkań skip-level
Planując agendę, pomyśl również o pytaniach, które możesz zadać podczas spotkania skip-level. Oto kilka przykładów.
Jeśli jesteś dyrektorem finansowym na spotkaniu z pracownikiem działu należności, możesz zapytać:
- Ilu naszych klientów opóźnia płatności poza uzgodniony termin?
- Za ile opóźnień jesteśmy odpowiedzialni i jak możemy je naprawić?
- Jaki kanał płatności jest preferowany przez niestandardowych klientów?
Jeśli jesteś szefem sprzedaży w mieście rozmawiającym z SDR, możesz zapytać:
- Jakie skargi słyszysz od klientów wielokrotnie?
- Jakie funkcje uwielbiają?
- Dlaczego niektórzy potencjalni klienci wolą naszego konkurenta od nas?
Podczas każdego spotkania warto zapytać:
- Czy jesteś zadowolony ze swojej roli, szefa i pracy?
- Czy masz wszystkie narzędzia potrzebne do zrobienia dobrze swojej pracy?
- Gdybyś miał szansę, jaką jedną rzecz zmieniłbyś w swojej pracy?
Udostępnianie
agenda spotkania na poziomie pomijania
z pracownikami z kilkutygodniowym wyprzedzeniem, aby mogli o tym pomyśleć i przyjść przygotowani.
6. Przygotuj się na trudne pytania
Spotkania na szczeblu kierowniczym mogą być trudne także dla ciebie. Członkowie Teams wykorzystają tę okazję, aby omówić swoje obawy (czego ty też chcesz!). Przygotuj się więc, by się do nich odnieść. Zbierz wszystkie fakty i liczby. Zdecyduj, jakimi informacjami chcesz się z nimi podzielić.
Niezależnie od tego, jak bardzo się przygotujesz, skuteczność spotkania skip-level zależy w dużej mierze od tego, jak uczestniczysz w rozmowie. Oto jak możesz to poprawić.
Jak przeprowadzić udane spotkanie skip-level
Zacznij z dużym wyprzedzeniem przed spotkaniem
Kiedy wyślesz agendę spotkania pomijanego poziomu do swojego zespołu, zachęć ich do przejrzenia jej i dodania swoich elementów. Kiedy to zrobią, bądź proaktywny w potwierdzaniu ich wkładu.
Jest to jeden z najprostszych sposobów na zbudowanie zaufania. Twoja reakcja pokazuje im, że naprawdę zależy ci na spotkaniu skip-level i na nich jako osobach.
Zbierz narzędzia potrzebne do powodzenia spotkań skip-level. Może to być
Narzędzie AI do protokołowania spotkań
lub podsumowań, a
aplikacja do śledzenia celów
, oprogramowanie do nagrywania rozmów lub ulubiony papier i długopis.
Przyjdź z wyczyszczonymi celami
Wejdź na spotkanie wiedząc, co ty i twój członek zespołu skip-level chcecie osiągnąć dzięki tej rozmowie. Narzędzie takie jak ClickUp pomaga w tym
i ustawienie struktury spotkania.
Kontynuacja z poprzednich spotkań na poziomie pomijania
Jeśli miałeś już wcześniej spotkania skip-level z tą osobą, kontynuuj od tego miejsca. Potwierdź swoje
i postęp od tego czasu. Jeśli nie udało ci się rozwiązać problemu, wyjaśnij dlaczego.
Jeśli pracownik ma wrażenie, że poprzednie spotkanie nic nie dało, jest mniej prawdopodobne, że tym razem chętnie weźmie w nim udział. Zapewnij o znaczeniu i wpływie spotkania skip-level.
Miej otwarty umysł
Chociaż przygotowałeś się do tego spotkania i dowiedziałeś się czegoś o danej osobie, pamiętaj, że to spotkanie jest bardziej o niej, a mniej o tobie. Dlatego zadawaj pytania i cierpliwie słuchaj, nie przerywając.
Bądź otwarty. Nie noś z góry przyjętych notion lub pomysłów, które usłyszałeś od innych. Podczas spotkania nie oceniaj.
Przekazuj informacje zwrotne
Pracownicy chcą usłyszeć od ciebie informacje na temat ich wyników i tego, co mogliby zrobić lepiej. Dostarcz im informacji zwrotnej na temat ich pracy i ich wkładu w to spotkanie. Udokumentuj i udostępniaj im te informacje, abyś mógł je wykorzystać podczas następnej sesji.
Podsumuj notatki ze spotkań w kilka sekund dzięki ClickUp AI
Tworzenie dokumentu zwrotnego wydaje się żmudne? Sprawdź Asystent ClickUp oparty na AI aby podsumować notatki ze spotkania, zidentyfikować elementy działania i zasugerować oś czasu.
Wyczyszczone elementy działań
Spotkanie na poziomie pominięcia jest tylko tak dobre, jak twoje działania związane z punktami dyskusji. Aby upewnić się, że jesteś zaangażowany i odsetki, należy udokumentować
. Rób odpowiednie notatki. Jeśli nie masz pewności, wypróbuj jedną z następujących opcji
Szablony notatek ze spotkań ClickUp
. Zrób kopię i niestandardowo dostosuj je do celu i struktury swoich spotkań na poziomie pomijania.
Pójście o krok dalej w organizacji spotkań skip-level,
umożliwia robienie notatek, zarządzanie agendą i ustawienie
. Weź odpowiedzialność za elementy akcji i dodaj je do swoich
. Ustawienie osi czasu i innych punktów kontrolnych, jeśli to konieczne.
Utrzymanie otwartej komunikacji po spotkaniu
Nie czekaj na kolejne spotkanie skip-level. Zorganizuj
z pracownikami w celu omówienia i zakończenia elementów działań. Używaj
aby współpracować nad zadaniami w czasie rzeczywistym.
- Przypisuj zadania innym członkom zespołu, jeśli je oddelegowujesz
- Udostępnianie zasobów, połączonych plików i nie tylko
- Komentuj postępy lub wyzwania, przed którymi stoisz
Możesz także utworzyć osobne okno dla czatów związanych ze spotkaniami, aby nie przeszkadzały one w realizacji projektów.
Odnieś sukces na następnym spotkaniu pomijającym poziom z ClickUp
Spotkania na poziomie pomijania zapewniają widoczność tego, co pozostaje niezauważone na co dzień. Pomaga to liderom lepiej zrozumieć problemy. Pomaga pracownikom lepiej uczestniczyć. Odpowiednio zrobione spotkania na poziomie pomijania mogą potencjalnie podnieść morale pracowników, zwiększyć wydajność i stworzyć kulturę otwartości i przejrzystości.
Pomimo ogromnych korzyści, spotkanie skip-level nie jest łatwe do zaplanowania, przygotowania i przeprowadzenia. ClickUp jest tutaj, aby pomóc.
ClickUp's
oprogramowanie do zarządzania projektami
posiada funkcje pomagające w prowadzeniu efektywnych spotkań. Niezależnie od tego, czy chodzi o sprawdzanie obciążenia pracą ludzi, tworzenie agend spotkań, robienie notatek podczas spotkań, czy ich automatyczne podsumowywanie, ClickUp może to wszystko do zrobienia.
Prowadź spotkania skip-level jak profesjonalista dzięki ClickUp.
Zarejestruj się za Free już dziś
!