10 najlepszych programów do zarządzania projektami dla wydarzeń w 2024 roku

O nie, nie ma wystarczająco dużo opcji jedzenia dla gości! Przybyło więcej gości niż zapisało się na RSVP. Więc teraz nie ma wystarczającej przestrzeni dla wszystkich uczestników w obiekcie! Na dodatek mamy za mało pracowników. 🤦

Jako planista wydarzeń, te czkawki muszą być częścią twojej rutyny.

Zrozumiałe jest, że pomiędzy planowaniem a realizacją wydarzenia, bycie na bieżąco ze wszystkim staje się przytłaczające.

A gdybyśmy ci powiedzieli, że istnieje łatwiejszy sposób na zapewnienie, że wszystko przebiega płynnie i bez niespodzianek? Oprogramowanie do zarządzania projektami dla wydarzeń wykona całą ciężką pracę do zrobienia za Ciebie. 🏋️

Niezależnie od tego, czy chodzi o zarządzanie harmonogramami wydarzeń, koordynację z wieloma Teams i dostawcami, czy też zarządzanie budżetami i wszystko pomiędzy.

Niezależnie od tego, czy jesteś pracownikiem planującym wydarzenie w ramach swojej pracy, czy menedżerem wydarzenia, pomożemy Ci zrozumieć, czego szukać w oprogramowaniu do zarządzania projektami oprogramowanie do zarządzania wydarzeniami dostępne opcje i, co ważniejsze, najlepsze oprogramowanie do planowania wydarzeń które spełnia Twoje wymagania.

Czym jest oprogramowanie do zarządzania wydarzeniami?

Oprogramowanie do zarządzania projektami eventowymi umożliwia organizatorom wydarzeń planowanie, realizację i zarządzanie wszystkimi wydarzeniami w jednym miejscu. Mogą one obejmować konferencje, targi, imprezy, wydarzenia sportowe i wiele innych.

Większość programów do zarządzania wydarzeniami można podzielić na dwie kategorie:

1. Kompleksowa platforma do zarządzania projektami dla Teams zajmujących się planowaniem wydarzeń
2. Platforma, która obsługuje poszczególne elementy listy kontrolnej planowania (na przykład rejestrację, organizację wydarzenia, budżetowanie i analizę po wydarzeniu)

Wybór oprogramowania zależy od Twoich wymagań. Zwłaszcza po pandemii technologia stała się niestandardowa dla różnych wydarzeń. Na przykład, niektóre programy są lepsze do organizowania wydarzeń wirtualnych, podczas gdy inne mają szerszy zakres funkcji dla wydarzeń fizycznych i hybrydowych.

Planuj i organizuj niezapomniane wydarzenia za pomocą najlepszego narzędzia do zarządzania wydarzeniami

Załóżmy, że podczas wielodniowej konferencji na temat "Przyszłości handlu detalicznego w 2024 roku" jednocześnie odbywa się wiele wydarzeń - fizycznych i online. W takim przypadku lepiej jest skorzystać z kompleksowego systemu zarządzania wydarzeniami.

Oto kilka funkcji, które należy ocenić, aby zapewnić płynne planowanie wydarzeń na platformie do zarządzania wydarzeniami. 🧐

Czego szukać w oprogramowaniu do planowania wydarzeń?

Czego więc szukać w narzędziu do zarządzania wydarzeniami? Uprośćmy wybór.

• Funkcje: Czy narzędzie posiada funkcje potrzebne do zrobienia planu, promocji i realizacji wydarzenia?
  • Niestandardowy system sprzedaży biletów i rejestracji na wydarzenia z listą oczekujących, rejestracją grupową i biletami early bird
  • Zintegrowane przetwarzanie płatności, dzięki czemu uczestnicy mogą kupować bilety online za pośrednictwem Twojej strony internetowej
  • Dostęp mobilny dla planistów wydarzeń i Teams, którzy są w podróży
  • Automatyzacja śledzenia wydatków, aby być na bieżąco z budżetem
• Reputacja: Zapytaj znajomych planistów wydarzeń o ich narzędzia i sprawdź recenzje w Google, sklepie z aplikacjami i witrynach innych firm.
• Bezpieczeństwo: Zachowanie prywatności danych uczestników ma kluczowe znaczenie. Poszukaj narzędzi zgodnych z przepisami obowiązującymi w twoim kraju, takimi jak RODO.
• Stabilność: Czy oprogramowanie do zarządzania dla organizatorów wydarzeń jest stabilne nawet przy intensywnym użytkowaniu?
• Dostosowywane funkcje: Każde wydarzenie jest wyjątkowe, więc upewnij się, że Twój event narzędzie do planowania odpowiada Twoim potrzebom. Na przykład, czy narzędzie oferuje widok kalendarza dla nadchodzących terminów lub różne widoki do zrobienia nadchodzących zadań?
• Wsparcie i aktualizacje: narzędzie do zarządzania projektami powinno oferować niezawodną obsługę klienta i być regularnie aktualizowane.
• Współpraca: Narzędzie powinno być w stanie zintegrować się z innymi systemami używanymi podczas wydarzenia. Na przykład, jeśli sprzedawca zaktualizuje budżet w innym narzędziu, powinno to zostać odzwierciedlone w twoim narzędziu. Lub jeśli prelegent aktualizuje notatki w Dokumentach Google, powinna istnieć integracja z Google Apps, aby zmiany były zawsze zsynchronizowane.
• Szablony: Czy oprogramowanie do zrobienia planu wydarzenia dostarcza punkty startowe dla różnych wydarzeń z szablony zamiast konieczności tworzenia wszystkiego od podstaw?

10 najlepszych programów do zarządzania wydarzeniami w 2024 roku

1. ClickUp

Planuj i zarządzaj wieloma wydarzeniami ze szczegółowymi niestandardowymi statusami i widokiem z lotu ptaka wszystkich postępów

ClickUp - darmowe narzędzie do zarządzania projektami

obsługuje wydarzenia dowolnej wielkości i pozwala zarządzać całym planem wydarzenia, od pomysłu do dnia realizacji.

Platforma ClickUp jest niezależna od wydarzenia, co oznacza, że można niestandardowo dostosować jej możliwości do wydarzenia dowolnej wielkości. Niezależnie od tego, czy jest to kolacja niespodzianka dla ukochanej osoby, czy wesele z tysiącem uczestników - platforma skaluje się w górę i w dół w zależności od preferencji.

Możesz tworzyć szczegółowe plany dla każdej sceny wydarzenia, organizować kluczowe szczegóły w jednym miejscu i śledzić cele dla powodzenia wydarzenia z

Szablon planu strategicznego wydarzenia ClickUp

.

ClickUp najlepsze funkcje

• Dodawaj niestandardowe statusy (takie jak otwarty, w trakcie i zakończony), kategoryzuj i dodawaj atrybuty (budżet, pozostały budżet, wydany budżet i status płatności) oraz wizualizuj wszystkie informacje w jednym miejscu
• Niezależnie od tego, czy organizujesz wydarzenie w pracy, konferencję biznesową czy wesele, szablony planów miejsc siedzących pozwalają zaplanować i zaprojektować plan miejsc, w których wszyscy będą siedzieć, aby uniknąć przeludnienia
• Jeśli organizujesz dużą konferencję, planowanie obejmuje rezerwację hoteli i wynajem samochodów, planowanie lotów i harmonogramów podróży, a także transport i zakwaterowanie, przy jednoczesnym zapewnieniu, że wszystko to pasuje do twojego budżetu.
  Szablony planów podróży dokumentują szczegóły wydarzenia i są gotowymi do użycia szablonami, które można wykorzystać do każdego rodzaju wydarzenia
• Jeden z asystentów AI dla planistów wydarzeń, ClickUp AI sortuje nawet najtrudniejsze części procesu planowania wydarzeń, w tym pisanie planów wydarzeń, tworzenie zawartości i burze mózgów pomysłów na imprezy firmowe
• Ponad 100 automatyzacja usprawnij cykl pracy związany z planowaniem wydarzeń i zautomatyzuj powtarzalne zadania, abyś mógł skupić się na najważniejszych aspektach procesu planowania
• Twórz cele, które można śledzić, monitoruj je, mierz cele i automatyzuj śledzenie postępów dzięki Cele ClickUp

Limity ClickUp

• Początkowa krzywa uczenia się
• ClickUp AI jest dostępny tylko dla płatnych użytkowników

Cennik ClickUp

• Free Forever
• Unlimited: $7/miesiąc za użytkownika
• Business: $12/miesiąc na użytkownika
• Enterprise: Ceny niestandardowe

ClickUp Brain: Dostępny we wszystkich płatnych planach za $5/członka obszaru roboczego/miesiąc

ClickUp oceny i recenzje

• G2: 4.7/5 (8900+ recenzji)
• Capterra: 4.7/5 (3800+ recenzji)

2. Asana

Via Asana Niezależnie od tego, czy jesteś w dużej organizacji, czy w małym zespole zajmującym się planowaniem wydarzeń, narzędzie do zarządzania projektami Asana pozwala śledzić każdy szczegół związany z wydarzeniem w jednym miejscu. 🗓️

Asana pozwala użytkownikom na burzę mózgów na temat pomysłów na wydarzenia, przypisywanie zadań do interesariuszy, takich jak koordynatorzy miejsc, koordynatorzy programu, koordynatorzy marketingu i zespół merchandisingowy, niestandardowe

szablony do zarządzania projektami

i śledzenie kamieni milowych wydarzenia.

Najlepsze funkcje Asany

• Organizowanie pracy w tablice Kanban na spotkania z dostawcami, wyświetlanie zadań w pionowym formacie listy rzeczy do zrobienia i widok osi czasu w formacie wykresu Gantta
• Różne grupy mogą pracować razem nad projektami i zadaniami przy użyciu obszarów roboczych Asana
• Dodaj pola niestandardowe, aby określić scenę, priorytet i koszt związany z cyklem pracy wydarzenia

Limity Asany

• To wysiłek, aby połączyć hierarchiczne zadania, projekty i ich zależności
• Asana nie ma wbudowanych arkuszy kalkulacyjnych, co oznacza, że nie można ich wyświetlać ani modyfikować bezpośrednio z Asany

Ceny Asany

• Podstawowy: Free forever
• Premium: 10,99 USD za użytkownika miesięcznie
• Business: 24,99 USD za użytkownika miesięcznie

Oceny i recenzje Asana

• G2: 4.3/5 (9400+ recenzji)
• Capterra: 4.5/5 (12 100+ recenzji)

3. Monday.com

przez Monday.com Organizatorzy wydarzeń używają Monday do planowania konferencji na dużą skalę oraz wydarzeń online i hybrydowych, a także innych rodzajów wydarzeń, takich jak imprezy dla dzieci i wydarzenia prywatne.

Oprogramowanie koncentruje się na scentralizowanych cyklach pracy dla rejestracji wydarzeń, współpracy między Teams, zarządzaniu marketingiem wydarzeń i monitorowaniu w czasie rzeczywistym w miarę rozwoju wydarzenia. 💫

Monday.com najlepsze funkcje:

• Szablony osi czasu projektu pozwalają teamom eventowym na uwzględnienie szczegółów dotyczących konkretnych zadań, takich jak liczba zasobów dostępnych dla danego wydarzenia, wraz z szacunkową osią czasu dla każdego zadania
• Zbieranie danych dotyczących wydarzeń w celu uzyskania wglądu w oś czasu, obciążenie pracą i status postępu, a następnie wyświetlanie ich na pulpitach
• Tablice wysokiego poziomu prezentują wszystkie wydarzenia na scentralizowanej platformie, którą można dodatkowo podzielić na grupy, takie jak kategorie wydarzeń

Limity Monday.com

• Pulpity nie są dostępne dla użytkowników Free
• Integracja z kalendarzem mogłaby być lepsza, aby umożliwić prognozę

Ceny Monday.com

• Free: Free Forever
• Podstawowy: 8 USD za licencję miesięcznie
• Standard: 10 USD za licencję miesięcznie
• Pro: 19 USD za licencję miesięcznie
• Enterprise: Ceny niestandardowe

Monday.com oceny i recenzje

• G2: 4.7/5 (8600+ recenzji)
• Capterra: 4.6/5 (4200+ recenzji)

4. Trello

Via Trello Trello jest prostszym narzędziem niż inne programy do zarządzania projektami dla wydarzeń.

Pierwotnie narzędzie do współpracy zespołowej, wiele teamów używa Trello do zadań związanych z planowaniem wydarzeń i

zarządzanie projektami wydarzeń

.

Na przykład, jeśli planujesz przyjęcie urodzinowe dla dziecka, tablice Trello pomagają w zarządzaniu cyklami pracy, udostępnianiu pomysłów, ustawieniu terminów, przypisywaniu projektów i monitorowaniu postępów. Dzięki temu jest to przyjemne doświadczenie.

Najlepsze funkcje Trello

• Obszar roboczy Trello zawiera karty zadań, na których można dodawać załączniki, dokumenty, obrazy i inne dane w celu współpracy z innymi Teams i zewnętrznymi dostawcami
• Bezkodowa automatyzacja cykli pracy sprawia, że jest łatwy w użyciu nawet dla osób nietechnicznych
• Butler Trello umożliwia tworzenie komend w celu automatyzacji zadań związanych z zarządzaniem wydarzeniami, takimi jak zarządzanie terminami

Limity Trello

• Trello nie oferuje czatu w czasie rzeczywistym
• Biorąc pod uwagę brak funkcji takich jak wbudowany e-mail, możliwość przypisywania komentarzy i wsparcie 24/7, nie nadaje się do wydarzeń na dużą skalę

Ceny Trello

• Free
• Standard: 5 USD za użytkownika miesięcznie
• Premium: $10 za użytkownika miesięcznie
• Enterprise: 17,50 USD za użytkownika miesięcznie

Trello oceny i recenzje

• G2: 4.4/5 (13390+ recenzji)
• Capterra: 4.6/5 (22800+ recenzji)

5. Basecamp

przez Basecamp Załóżmy, że planujesz wirtualną konferencję z kilkudniowymi szczytami. Pomocne byłoby posiadanie narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak Basecamp, do zbierania danych, takich jak wskaźniki zaangażowania uczestników, liczby rejestracji i wskaźniki frekwencji.

Basecamp's

zarządzanie zadaniami

oprogramowanie pozwala na współpracę wielu teamów, takich jak planiści wydarzeń, marketerzy eventowi, kadra zarządzająca i sprzedawcy.

Integracja Basecamp z wykresem Gantta sprawia, że jest to świetne oprogramowanie do planowania wydarzeń. Użytkownicy mogą po prostu przeciągać i upuszczać swoje zadania, a menedżerowie mogą zobaczyć, nad czym pracuje każdy członek zespołu.

Na tej scenie możesz ocenić, czy będziesz potrzebować więcej pracowników w miarę zbliżania się wydarzenia.

Basecamp najlepsze funkcje

• Jednostronicowy pulpit dla wszystkich projektów, zadań i harmonogramu
• Wbudowany czat grupowy w czasie rzeczywistym do komunikacji z różnymi Teamsami
• Zorganizowany obszar roboczy do przechowywania dokumentów i plików

Limity Basecamp

• Brak Free Planów, chyba że jesteś studentem
• Basecamp nie posiada funkcji nagrywania wideo w aplikacji

Cennik Basecamp

• Osobisty: 15 USD miesięcznie
• Business: 299 USD miesięcznie

Basecamp oceny i recenzje

• G2: 4.1/5 (5200+ recenzji)
• Capterra: 4.6/5 (14200+ recenzji)

6. Wrike

przez Wrike Jeśli planujesz organizować wydarzenia online, takie jak webinary, które są na mniejszą skalę, polecamy oprogramowanie do zarządzania projektami Wrike.

Posiada ono

szablony do planowania wydarzeń

do zarządzania terminami, organizowania udostępnianych kalendarzy, śledzenia postępów na tablicach wizualnych i monitorowania budżetu.

Najlepsze funkcje Wrike

• Gotowe szablony usprawniają planowanie powtarzających się wydarzeń
• Tablice Kanban z niestandardowymi pulpitami, interaktywnymi wykresami Gantta i dynamicznymi widokami kalendarza
• Niestandardowe cykle pracy do monitorowania postępów w czasie rzeczywistym

Limity Wrike

• Krzywa uczenia się dla początkujących użytkowników
• Widok wykresu Gantta jest dostępny tylko dla płatnych użytkowników

Cennik Wrike

• Free
• Teams: 9,80 USD za użytkownika miesięcznie
• Business: $24.80 za użytkownika miesięcznie
• Enterprise: Ceny niestandardowe
• Pinnacle: Ceny niestandardowe

Oceny i recenzje Wrike

• G2: 4.2/5 (3400+ recenzji)
• Capterra: 4.3/5 (2400+ recenzji)

7. Notion

przez Notion Jeśli chcesz zorganizować przyjęcie urodzinowe-niespodziankę dla swojego partnera, platforma do zarządzania projektami Notion może pomóc ci w organizacji. Możesz stworzyć konspekty projektów z wbudowanymi szablonami, notatkami i centralizacją kosztów i działań w jednym hubie.

Notion najlepsze funkcje

• Notion AI to kreatywny partner do pisania pomysłów podczas burzy mózgów i tworzenia zawartości wydarzenia
• Konfigurowalne szablony do organizacji procesu planowania

Notion ograniczenia

• Niektórzy użytkownicy twierdzą, że brakuje wbudowanego narzędzia do raportowania

Notion ceny

• Free
• Plus: 8 USD za użytkownika miesięcznie
• Business: $15 za użytkownika miesięcznie
• Enterprise: Ceny niestandardowe

Notion oceny i recenzje

• G2: 4.7/5 (4800+ recenzji)
• Capterra: 4.7/5 (1800+ recenzji)

8. Cvent

Via Cvent Jeśli organizujesz targi, technologia wydarzeń Cvent pozwala stworzyć niezapomniane wrażenia dla uczestników.

Platforma do zarządzania wydarzeniami zmniejsza liczbę zadań administracyjnych przed wydarzeniem, dzięki czemu można przechwytywać, kwalifikować i śledzić potencjalnych klientów.

Najlepsze funkcje Cvent

• Upraszcza proces pozyskiwania obiektów na wydarzenia dzięki zarządzaniu obiektami
• Zarządzanie wystawcami usprawnia zadania wystawców i komunikację, aby ograniczyć koordynację między nimi
• Platforma webinarowa umożliwia tworzenie angażujących webinarów na potrzeby wirtualnych wydarzeń

Limity Cvent

• Platforma jest droga w porównaniu do innych narzędzi z tej listy
• Funkcje mogą być przytłaczające dla osób nieobeznanych z technologią i początkujących użytkowników

Ceny Cvent

• Niestandardowy cennik

Oceny i recenzje Cvent

• G2: 4.3/5 (1700+ recenzji)
• Capterra: 4.4/5 (900+ recenzji)

9. Whova

za pośrednictwem Whova Zamiast używać różnych programów do zarządzania biletami, komunikacją z uczestnikami i logistyką, oprogramowanie do planowania wydarzeń Whova służy jako kompleksowe rozwiązanie dla organizatorów wydarzeń.

Ujednolicona hybrydowa platforma Whova do obsługi wydarzeń i oprogramowanie do zarządzania obiektami mają cyfrowe stoiska na wydarzenia takie jak targi kariery, wystawy i targi.

Najlepsze funkcje Whova

• Tworzenie gotowych na urządzenia mobilne broszur z brandingiem firmy
• Wysyłanie powiadomień push z celowymi ogłoszeniami
• Zarządzanie uczestnikami i biletami na wydarzenia z tej samej platformy

Limity Whova

• Limit integracji z platformami innych firm

Cennik Whova

• Niestandardowy cennik

Whova oceny i recenzje

• G2: 4.8/5 (1200+ recenzji)
• Capterra: 4.8/5 (1700+ recenzji)

10. Scoro

przez Scoro Utwórz

budżety projektów

, przydzielać pracę niepodlegającą i podlegającą rozliczeniu oraz zarządzać spotkaniami, zadaniami i fakturami w narzędziach do zarządzania wydarzeniami Scoro.

Scoro's Planner zapewnia przegląd indywidualnego obciążenia pracą, dostępnych slotów, potencjalnych overbookingów i terminów.

Śledzenie rozliczalnych i rzeczywistych godzin przepracowanych nad każdym projektem lub klientem i przenoszenie ich na faktury z niestandardowymi ocenami w wielu walutach. Możesz również automatycznie wysyłać przypomnienia o niezapłaconych fakturach i usprawnić zarządzanie płatnościami.

Najlepsze funkcje Scoro

• Rozbudowane możliwości raportowania do analizy i pomiaru wydajności wydarzenia
• Tworzenie propozycji i szacowanie kosztów dostawy za pomocą gotowych szablonów
• Planowanie zasobów zapewnia przydzielanie zadań w oparciu o obciążenie planistów wydarzeń

Limity Scoro

• Brak Free Planu
• Niektórzy użytkownicy zgłaszają brak reakcji ze strony obsługi klienta

Ceny Scoro

• Essential: 26 USD za użytkownika miesięcznie
• Standard: $37 za użytkownika miesięcznie
• Pro: $63 na użytkownika miesięcznie
• Ultimate: Niestandardowy cennik

Scoro oceny i recenzje

• G2: 4.5/5 (380+ opinii)
• Capterra: 3.7/5 (1700+ recenzji)

Rozpocznij planowanie z kompleksowym i konfigurowalnym oprogramowaniem do organizacji wydarzeń

Dzięki narzędziu do zarządzania projektami eventowymi możesz mieć pewność, że Twoje wydarzenia zapadną w pamięć uczestników i wszystko pójdzie zgodnie z planem. 🎭

Podstawowe funkcje, takie jak szablony do planowania wydarzeń, ClickUp AI, integracje, cele i zarządzanie zadaniami projektów pozwalają na powodzenie wydarzeń, które uczestnicy zapamiętają na długo. 🏆

Jeśli jesteś na dobrej drodze do zorganizowania kolejnego wydarzenia, wypróbuj ClickUp za darmo .