Dagelijkse chaos, constante pinggeluiden en communicatie-overload. Als dat klinkt als de realiteit van uw team vandaag de dag, geloof me, u bent niet de enige (vooral als u op afstand werkt!).
83% van de kenniswerkers vertrouwt voornamelijk op e-mail en chat voor teamcommunicatie. Bijna 60% van hun werkdag gaat echter verloren met het schakelen tussen deze tools en het zoeken naar informatie.
De uitdaging: communicatie-overload beteugelen
Een paar maanden geleden kwam een client op afstand naar mijn team bij IPM Software met wat zij omschreven als "communicatief vuurwerk".
Ik ben Uriel Asamoa, projectmanager bij IPM Software, waar we gespecialiseerd zijn in ClickUp-implementaties voor gedistribueerde teams. Toen deze client voor het eerst contact opnam, zag hun dagelijkse communicatie er als volgt uit:
- Slack-threads vol met bugrapporten
- WhatsApp-berichten waarin op alle uren van de dag (ook 's nachts om 23 uur) om SOP's wordt gevraagd.
- Eindeloze e-mailketens die zo lang zijn dat ze "boeken met hoofdstukken hadden kunnen zijn".
Belangrijke beslissingen, updates en verzoeken raakten verspreid over verschillende tools. Managers hadden geen volledig overzicht. Teamleden voelden zich overspoeld door notificaties. Als projectmanager merkte ik hoe moeilijk het voor hun eigen PM's was om te begrijpen wat er werkelijk gebeurde.
De oplossing: interne communicatie centraliseren en automatiseren
In plaats van nog een tool toe te voegen, adviseerde ik het tegenovergestelde: al die communicatie verplaatsen naar de plek waar hun werk al plaatsvond: ClickUp.
In een webinar van de ClickUp Community heb ik uitgelegd hoe ik ClickUp Chat en Super Agents heb gebruikt om het communicatiesysteem van dit team volledig opnieuw op te bouwen.
Het resultaat? Minder vergaderingen, minder vragen als "Waar is die link ook alweer?" en geen verloren ondersteuningsverzoeken meer.
Ik zal u delen hoe we dat hebben aangepakt!
De werkstroom: drie ClickUp AI Super Agents die 90% van de interne communicatie verzorgen
Tegenwoordig begint en eindigt dit team zijn dag in ClickUp Chat.
Ik heb hen geholpen bij het creëren van drie eenvoudige maar krachtige Super Agents in ClickUp, die nu het grootste deel van de interne communicatie afhandelen:
- Een Daily Ops herinnering-agent die versnipperde stand-up updates vervangt
- Een Internal Answers-agent die SOP's en beleidsregels rechtstreeks uit hun ClickUp-wiki haalt.
- Een supportticketagent die chatberichten omzet in volledig uitgewerkte supporttaken
Elke agent is gebaseerd op een eenvoudig idee: als het werk al in ClickUp staat – projecten, documenten, SOP's, taken – dan moet de communicatie over dat werk daar ook plaatsvinden.
Dit weerspiegelt mijn visie op Work Sprawl: het wisselen tussen verschillende tools kost niet alleen tijd en leidt tot een overdaad aan notificaties, maar zorgt ook voor contextverlies en tragere besluitvorming.
📮 ClickUp Insight: Stel je voor dat je elke week tot wel 3 uur verliest met wachten op beslissingen. Dat is de realiteit voor 38% van de werknemers. 👀Met ClickUp kun je werkstroomen ontwerpen die ervoor zorgen dat alles blijft lopen: automatische goedkeuringen, op rollen gebaseerde taakroutering en realtime voortgangsregistratie. Geen verspilde uren meer met je afvragen wat er nu weer gaat gebeuren, maar gewoon gestage voortgang, elke stap van het proces.
Agent 1: Een dagelijks afstemmingsritueel dat plaatsvindt in ClickUp Chat
Uit de resultaten van ClickUp's enquête over de effectiviteit van vergaderingen blijkt dat kenniswerkers in een organisatie met 100 medewerkers bijna 308 uur per week aan vergaderingen kunnen besteden!
Het eerste waar ik me op richtte, was dagelijkse afstemming. En ik wilde dat doen zonder meer vergaderingen toe te voegen, terwijl ik tegelijkertijd het aantal tools dat het team gebruikte wilde verminderen.
Want als je updates deels in Slack, deels in WhatsApp en af en toe in een e-mail staan, is er geen sprake van duidelijkheid. Wat nog erger is? Je slaat updates uiteindelijk helemaal over omdat alles zo ongeorganiseerd aanvoelt.
Dus werkte ik met hen samen om die chaos te vervangen door één enkel ritueel binnen ClickUp Chat: een Daily Ops herinnering.
Elke ochtend plaatst deze AI-agent automatisch een kort, vriendelijk bericht in een speciaal ClickUp-chatkanaal, waarin iedereen wordt gevraagd om het volgende te delen:
- Waar ze gisteren aan hebben gewerkt
- Wat ze vandaag nog te doen hebben
- Alle obstakels die hen in de weg staan
Omdat alles in één ClickUp-chatthread staat, krijgen managers direct zichtbaarheid in de voortgang en knelpunten zonder dat ze verschillende tools hoeven te doorzoeken.
💡 Pro-tip: De snelste manier om communicatie-overload te verminderen, is door te stoppen met het herhalen van context. Omdat elk ClickUp Chat-kanaal rechtstreeks gekoppeld is aan uw projecten, lijsten en taken, hebt u Slack niet nodig om 'over het werk te praten' – omdat u al binnen het werk praat. Elke update blijft gekoppeld aan datgene waarop deze van invloed is.
Je kunt ook elk bericht rechtstreeks vanuit Chat omzetten in een ClickUp-taak (met de juiste lijst + eigenaar), zodat het team niet naar Slack hoeft te gaan, Jira hoeft te openen of context hoeft te kopiëren en plakken in nog een andere projecttool.
Samenvattingen van stand-ups in enkele seconden, geen vergaderingen
Hier maakt ClickUp Brain, de contextuele AI-assistent van ClickUp, echt het verschil.
Nadat de reacties binnen zijn gekomen, kan ClickUp Brain de hele thread samenvatten in een overzichtelijk dagelijks overzicht dat managers in slechts een paar minuten kunnen lezen. In plaats van een vaste vergadering van twintig minuten, scannen ze een gestructureerde samenvatting van:
- Wat is er gedaan?
- Wat staat er op het programma?
- Waar het vastloopt
⚡️ Echte impact: Nadat we deze werkstroom hadden geïmplementeerd, duurde de afstemmingsvergadering van het management niet langer dan ongeveer drie minuten in plaats van twintig, simpelweg omdat alles wat ze nodig hadden al in ClickUp stond.
Nooit meer achter mensen aan zitten, nooit meer achter updates aan zitten en geen twintig minuten durende stand-up meer nodig.
Nooit meer achter mensen aan zitten, nooit meer achter updates aan zitten en geen twintig minuten durende stand-up meer nodig.
Voor een team op afstand dat al worstelde met notificatievermoeidheid, maakte dit alleen al het dagelijkse werk een stuk lichter.
Agent 2: Een interne antwoordagent die rechtstreeks uit uw ClickUp-wiki leest
De tweede agent pakt een universeel probleem aan dat ik bij bijna elke implementatie zie: herhaalde vragen als "Waar is ...?".
Net als veel andere groeiende teams zat dit bedrijf vast in het steeds opnieuw beantwoorden van dezelfde interne vragen:
- "Waar is de onboardinggids?"
- "Wat is het verlofbeleid?"
- "Hoe dien ik mijn urenregistratie in?"
De antwoorden waren technisch gezien wel aanwezig, in interne documenten en SOP's, maar niemand wilde ernaar zoeken terwijl ze hun dagelijkse werk moesten doen.
Daarom heb ik een Internal Answers Agent ingesteld in ClickUp Chat, die rechtstreeks uit de ClickUp-wiki van het bedrijf leest.
Nu hoeft niemand meer een manager te pingen, maar kan iedereen ClickUp Chat openen en een vraag stellen, zoals: "Wat is ons verlofbeleid?" Achter de schermen zoekt de agent de relevante SOP's en beleidsregels op in ClickUp Docs en antwoordt met een duidelijke, beknopte samenvatting van het beleid, samen met de belangrijkste details.
⚡️ Daadwerkelijke impact: Uit gesprekken met het team blijkt dat deze agent alleen al het aantal herhaalde interne vragen met meer dan de helft heeft verminderd. Dat betekent minder onderbrekingen voor managers en veel minder 'snelle vragen' die diepgaand werk verstoren.
🔑 Als u al een ClickUp-wiki of SOP-hub hebt, is dit patroon eenvoudig te repliceren:
- Centraliseer beleid, handleidingen en HR-informatie in ClickUp Documenten
- Gebruik ClickUp Brain en Super Agents om de informatie rechtstreeks in Chat weer te geven.
- Moedig uw team aan om "eerst de agent te vragen" voordat ze een probleem escaleren naar een persoon.
Het is een schoolvoorbeeld van het gebruik van contextuele AI om bestaande kennis daadwerkelijk bruikbaar te maken.
📮 ClickUp Insight: We hebben onlangs ontdekt dat ongeveer 33% van de kenniswerkers dagelijks 1 tot 3 mensen een bericht stuurt om de context te krijgen die ze nodig hebben. Maar wat als u alle informatie gedocumenteerd en direct beschikbaar had? Met ClickUp Brain aan uw zijde behoort contextwisseling tot het verleden. Stel gewoon de vraag rechtstreeks vanuit uw werkruimte en ClickUp Brain haalt de informatie uit uw werkruimte en/of aangesloten apps van derden!
Agent 3: Berichten over 'de site is offline' omzetten in echte supporttickets
De derde agent sluit de cirkel tussen communicatie en actie.
Voordat we veranderingen doorvoerden, kwamen er overal supportverzoeken binnen:
- Een urgente bug zou in een Slack-kanaal terechtkomen
- Een WhatsApp-bericht zou naar de verkeerde persoon worden gestuurd
- Een e-mail werd drie keer doorgestuurd voordat deze bij de juiste eigenaar terechtkwam.
Het is niet verwonderlijk dat ongeveer één op de tien verzoeken gewoon verdween in de chaos.
Om dit op te lossen, heb ik het team geholpen met het maken van een Support Ticket Agent binnen ClickUp Chat.
🔑 Zo werkt het:
- Een teamlid plaatst een bericht in ClickUp Chat, bijvoorbeeld: "De interne website ligt plat, kan iemand hiernaar kijken?" en voegt een schermafbeelding toe als bijlage.
- De AI-agent 'leest' het bericht zoals een mens dat zou doen, begrijpt dat het een probleem beschrijft – en niet alleen een vraag – en maakt automatisch een supportticket aan in ClickUp.
- De agent schrijft een duidelijke beschrijving, voegt een link naar het oorspronkelijke chatbericht toe en plaatst een korte bevestiging in de thread, zodat de melder weet dat het bericht is geregistreerd.
Vanuit het oogpunt van het team beschrijven ze alleen maar het probleem in de chat. ClickUp AI doet het zware werk door dat bericht te vertalen naar gestructureerd werk.
⚡️ Reële impact: Na de implementatie van deze agent ging het bedrijf van ongeveer één op de tien verloren ondersteuningsverzoeken naar nul. Alles bevindt zich nu waar het werk plaatsvindt: in ClickUp.
Als u al bugs of verzoeken bijhoudt in ClickUp-taaken, maakt dit patroon van Chat de voordeur voor gestructureerd werk in plaats van weer een doodlopend communicatiekanaal.
Waarom deze aanpak werkt: communicatie vindt plaats op de plek waar het werk gebeurt
De magie zit niet alleen in AI, maar ook in de keuze voor ClickUp als enige platform voor zowel werk als communicatie.
Door gesprekken naar ClickUp Chat te verplaatsen en deze te ondersteunen met agents, hebben we dit team geholpen:
- Elimineer Slack-berichten waarin om documenten wordt gevraagd
- Geen late WhatsApp-threads meer over urgente problemen
- Vervang versnipperde dagelijkse updates door één enkele, doorzoekbare chatthread.
- Leg elke ondersteuningsaanvraag vast als een echte Taak
Na verloop van tijd begon ik een eenvoudig motto te gebruiken om te beschrijven wat we hadden opgebouwd:
Wanneer communicatie plaatsvindt waar het werk plaatsvindt, werken teams sneller zonder dat ze daar moeite voor hoeven te doen.
Wanneer communicatie plaatsvindt waar het werk plaatsvindt, werken teams sneller zonder dat ze daar moeite voor hoeven te doen.
Dit is precies het soort transformatie dat ik graag doorvoer wanneer teams ClickUp niet als 'nog een app' beschouwen, maar als een geïntegreerd commandocentrum voor hun werk. Functies zoals ClickUp Chat, Docs en AI-ondersteunde agents koppelen interne communicatie rechtstreeks aan taken, automatiseringen en rapportages.
Als u benieuwd bent hoe andere teams ClickUp AI en agents gebruiken om werkverspreiding tegen te gaan, lees dan verhalen over hoe AI-convergentie werkverspreiding oplost of hoe leiders AI-verandermanagement aanpakken met ClickUp.
Zeg vaarwel tegen communicatie-overload: probeer dit in uw eigen werkruimte
Mijn belangrijkste conclusie? Je hebt geen extra tools nodig om communicatieproblemen op te lossen. Het enige wat je nodig hebt, is een betere plek om te communiceren.
Met behulp van de patronen uit deze implementatie kunt u klein beginnen en vervolgens uitbreiden:
- Begin met één afstemmingsritueel in ClickUp Chat Maak een dagelijks stand-up- of ops-kanaal Voeg een eenvoudige AI-agent toe die een dagelijkse herinnering plaatst en reacties samenvat
- Maak een dagelijks stand-up- of ops-kanaal
- Voeg een eenvoudige AI-agent toe die dagelijks een herinnering plaatst en reacties samenvat.
- Maak van uw bestaande documenten een interne zoekmachine voor antwoorden Centraliseer SOP's, beleidsregels en handleidingen in ClickUp Docs Maak een verbinding tussen een agent die antwoorden naar Chat haalt, in plaats van mensen te dwingen handmatig te zoeken
- Centraliseer SOP's, beleidsregels en handleidingen in ClickUp Documenten
- Koppel een agent die antwoorden naar Chat haalt, in plaats van mensen te dwingen handmatig te zoeken.
- Problemen rechtstreeks vanuit Chat door naar ClickUp-taken Bepaal welke soorten berichten tickets moeten worden (bugs, incidenten, dringende verzoeken) Laat een AI-agent automatisch taken aanmaken, context toevoegen en ontvangst bevestigen
- Bepaal welke soorten berichten tickets moeten worden (bugs, incidenten, dringende verzoeken)
- Laat een AI-agent automatisch taken aanmaken, bijlagen toevoegen en ontvangst bevestigen.
- Maak een dagelijks stand-up- of ops-kanaal
- Voeg een eenvoudige AI-agent toe die dagelijks een herinnering plaatst en reacties samenvat.
- Centraliseer SOP's, beleidsregels en handleidingen in ClickUp Docs
- Koppel een agent die antwoorden naar Chat haalt, in plaats van mensen te dwingen handmatig te zoeken.
- Bepaal welke soorten berichten tickets moeten worden (bugs, incidenten, dringende verzoeken)
- Laat een AI-agent automatisch taken aanmaken, bijlagen toevoegen en ontvangst bevestigen.
Naarmate u deze werkstroomen verfijnt, zult u dezelfde verandering zien als onze client: minder tools, minder chaos en meer tijd om daadwerkelijk dingen gedaan te krijgen.
Wat heb je nodig om aan de slag te gaan? Meld je aan voor een gratis ClickUp-account! ✨
Uriel Asamoa is projectmanager bij IPM Software, een implementatiepartner van ClickUp die teams helpt om duidelijkheid, afstemming en automatisering te realiseren. Hij is gespecialiseerd in het bouwen van ClickUp-oplossingen die communicatiechaos elimineren, dagelijkse werkzaamheden stroomlijnen en de productiviteit verhogen – zonder extra tools toe te voegen.