Waarom verandermanagement nu meer dan ooit de doorslaggevende factor is
Als u vandaag de dag leiding geeft aan een team of een organisatie, weet u dat de grond onder uw voeten verschuift.
Het tempo van veranderingen op de werkplek is meedogenloos, vooral als het gaat om het navigeren door AI-transformatie. Ik heb mijn carrière gewijd aan het helpen van organisaties bij het aanpassen aan veranderingen, en ik kan met zekerheid zeggen: het echte verschil tussen teams die floreren en teams die stagneren, is niet de toolset, maar hoe effectief ze veranderingen beheren.
En de urgentie om dit goed aan te pakken is nog nooit zo groot geweest.
Zonder het juiste verandermanagement zal investeren in nieuwe technologie niet de gewenste resultaten opleveren. Leiders moeten goed nadenken over hoe het werk wordt gedaan, hoe teams samenwerken en hoe nieuwe tools waarde creëren.
De inzet is hoger dan ooit en de urgentie om AI-verandermanagement goed aan te pakken is nog nooit zo groot geweest.
Werkverspreiding: de verborgen kosten van fragmentatie
Voordat ik bij ClickUp kwam werken, beheerde ik bedrijfssystemen bij een groot bedrijf in de gezondheidszorg. We hadden alle denkbare SaaS-tools, waaronder platforms voor accountancy, HR, engineering, marketing en investeringen.
Elk team had zijn eigen favorieten en ze communiceerden niet met elkaar. Het resultaat? Aanhoudende knelpunten, verloren uren en voortdurende IT-onderbrekingen alleen maar om een statusupdate te krijgen.
Dit is Work Sprawl: de wildgroei aan losstaande tools, gefragmenteerde werkstroom en verloren context – een obstakel voor effectief verandermanagement. Het als een IT-probleem beschouwen, is niet terecht. Het is gewoonweg een zakelijk probleem.
Wanneer informatie versnipperd is en teams tussen systemen moeten schakelen, daalt de productiviteit, stagneert innovatie en neemt de betrokkenheid af.
Het eist ook een zware financiële tol: 2,5 biljoen dollar verloren aan wereldwijde productiviteit.
Zelfs wanneer bedrijven proberen dit te verhelpen, schieten implementaties vaak tekort.
Toen we bij mijn vorige bedrijf Jira wilden implementeren voor marketing, volgde het team braaf de training, maar ging daarna meteen weer terug naar hun whiteboards. Waarom? Omdat we niet hadden uitgelegd waarom de verandering belangrijk was, hoe deze hen zou helpen en welke ondersteuning ze zouden krijgen.
De invoering mislukt niet omdat de tools niet werken, maar omdat mensen niet zien hoe de verandering de verbinding vormt met hun dagelijks werk.
De race naar convergentie: waarom context alles is
Harvard Business Review ontdekte dat werknemers 61% van hun tijd besteden aan het doorgeven, zoeken of bijwerken van informatie in verschillende tools.
Elke dag beloven nieuwe tools en technologieën het werk gemakkelijker te maken, maar de meeste organisaties eindigen alleen maar met meer silo's en meer complexiteit. De echte doorbraak komt wanneer u uw werk, kennis en context op één plek samenbrengt – een kernprincipe van succesvol verandermanagement en AI-transformatie.
Want de waarheid is dat AI, automatisering en digitale transformatie slechts zo krachtig zijn als de context waartoe ze toegang hebben. Als u uw AI-tool elke keer handmatig moet voeden, doet u nog steeds dubbel werk. De toekomst is aan organisaties die context verenigen – waar werk, kennis en data samenkomen en intelligentie naadloos kan opereren binnen de daadwerkelijke werkstroom. En deze toekomst komt eraan, of u er nu klaar voor bent of niet.
Om de werkelijke impact van gefragmenteerde werkstroom te begrijpen, hebben we onlangs kenniswerkers ondervraagd over hoe zij gesprekken omzetten in actiepunten. De resultaten laten een kritieke kloof zien: de meeste teams vertrouwen nog steeds op handmatige of inconsistente methoden om volgende stappen bij te houden, en slechts weinigen gebruiken speciale projectmanagementtools. Dit gebrek aan structuur betekent dat belangrijke taken vaak door de mazen van het net glippen, waardoor het voor teams moeilijker wordt om op één lijn te blijven en om hun productiviteit te behouden.
Bij ClickUp is dit ons uitgangspunt. We zijn opgericht om de productiviteit van mensen te verhogen, en om dat te bereiken gaan we verder dan het ontwikkelen van functies. We creëren een basis waar context is verenigd, werkstroom is verbonden en teams sneller kunnen werken met minder wrijving. De organisaties die nu actie ondernemen – die silo's doorbreken en hun werk convergeren – zullen het komende decennium bepalen.
Maar eerst moet u weten waar u vandaag de dag staat. Daar komt de AI-transformatiematrix om de hoek kijken.
De AI-transformatiematrix: diagnosticeren waar u staat
Om organisaties te helpen zien waar ze staan en waar ze naartoe moeten, gebruik ik de AI-transformatiematrix: een praktisch hulpmiddel om uw huidige situatie te diagnosticeren en een grafiek voor de toekomst uit te stippelen.
hier is een visuele weergave van de AI-transformatiematrijs: *
De vier kwadranten van de AI-transformatie matrix
- Lage context, lage convergentie: Dit is waar de meeste organisaties beginnen. Tools zijn gefragmenteerd, gegevens zijn verspreid en intelligentie heeft een limiet tot geïsoleerde pilots. Handmatige workarounds zijn de norm en elk nieuw initiatief voelt als het opnieuw uitvinden van het wiel
- Hoge context, lage convergentie: Sommige teams beschikken over rijke gegevens en diepgaande expertise, maar deze blijven opgesloten in silo's. Projecten kunnen veelbelovend zijn, maar schaalvergroting is onmogelijk omdat de context niet door de hele organisatie heen stroomt
- Lage context, hoge convergentie: Hier hebt u uw tools gestandaardiseerd, maar de gegevens en kennis die intelligentie mogelijk maken, zijn nog steeds schaars of verouderd. Automatisering is mogelijk, maar de resultaten zijn generiek en hebben weinig impact omdat de context nog steeds ontbreekt
- Hoge context, hoge convergentie: Dit is het doel. Werk, kennis en context worden verenigd. Intelligentie werkt binnen live werkstroom en levert op maat gemaakte inzichten en automatisering die echt het verschil maken. Teams besteden minder tijd aan zoeken en meer tijd aan het creëren van waarde
Begin dus met een eerlijk antwoord op de vraag: Waar bevind ik me in deze matrix? Mijn ervaring is dat de meeste bedrijven denken dat ze verder zijn dan ze in werkelijkheid zijn.
De volgende vraag is: Hoe ga ik verder? Dat is waar verandermanagement de brug vormt.
Van diagnose tot actie: waarom verandermanagement de brug is
Inzicht in uw plaats in de matrix is slechts het begin.
De echte uitdaging – en kans – is om naar het kwadrant rechtsboven te gaan, een zone die wordt gekenmerkt door een hoge context en hoge convergentie.
Het kan geen kwaad om te herhalen dat technologie alleen u niet naar uw doel brengt. Maar mensen wel.
De reis van fragmentatie naar convergentie, van geïsoleerde gegevens naar een uniforme context, is in wezen een menselijke reis – en de ruggengraat van elke effectieve digitale transformatiestrategie.
Dit vereist een mentaliteitsverandering, het aanleren van nieuwe gewoontes en het creëren van de voorwaarden voor duurzame verandering. Zelfs de meest geavanceerde tools ter wereld leveren geen resultaten op als uw teams niet achter het idee staan en zich er niet voor toewijzen. U hebt ook leiders nodig die het goede voorbeeld geven, en flexibele processen die continue verbetering ondersteunen.
Ik zal dit beschrijven aan de hand van de vier pijlers van verandermanagement: de hefbomen die organisaties helpen om van het besef dat er iets moet veranderen naar de daadwerkelijke uitvoering daarvan te gaan.
De vier pijlers van verandermanagement en hoe we deze bij ClickUp in de praktijk brengen
Hieronder leest u hoe de vier pijlers van verandermanagement in de praktijk worden toegepast.
1. Steun van het management: de basis
Verandering begint aan de top. De beste leiders keuren de verandering niet alleen goed, ze storten zich er ook volledig in. Ze gebruiken het platform, leren de eigenaardigheden en waarde ervan kennen, communiceren vervolgens de visie en zorgen ervoor dat teams beschikken over wat ze nodig hebben. De steun van het management is zichtbaar, uitgesproken en continu.
Hoe dit er bij ClickUp uitziet:
- Onze CEO en COO nemen regelmatig deel aan AI-initiatieven, delen hun eigen werkstroom en vieren successen in bedrijfsbrede kanalen
- Het management geeft het goede voorbeeld door ClickUp en AI-tools te gebruiken in hun eigen dagelijks werk en de resultaten te delen
- Wanneer leidinggevenden hun steun betuigen, wordt daarmee een norm gesteld voor alle anderen
stappen om uitvoerende sponsoring te stimuleren:*
- Bied zichtbare ondersteuning van het senior management met veiligheid
- Ontwikkel een duidelijke communicatiestrategie voor leidinggevenden om de redenen voor verandering en de verwachte voordelen duidelijk te maken
- Wijs de nodige tijd, budget en personeel toe voor een succesvolle implementatie
- Maak het voor leiders mogelijk om de nieuwe tools te gebruiken en hun ervaringen actief te delen
2. Team buy-in: betrek het team vroeg en vaak
Veranderingen die van bovenaf worden opgelegd, worden zelden geaccepteerd. De beste resultaten worden behaald wanneer teams zich vanaf het begin als eigenaar voelen. Betrek teamleden in een vroeg stadium, nodig hen uit om de nieuwe verandering uit te proberen en creëer feedbackloops wanneer zij suggesties voor verbetering aandragen. Nodig hen vervolgens uit om te laten zien hoe de verandering hun werk op een zinvolle manier beïnvloedt.
Hoe dit er bij ClickUp uitziet:
- We organiseren bedrijfsbrede AI-wedstrijden waarbij iedereen, uit elke afdeling, zijn eigen AI-aangedreven werkstroom kan indienen
- Winnende verzenden worden getoond in onze belangrijkste chatkanalen om anderen te inspireren en ideeën te verspreiden
- Deelname omvat niet alleen product en engineering, maar ook verkoop, financiën, personeelszaken en marketing
stappen om het team mee te krijgen:*
- Betrek teamleden in een vroeg stadium bij de implementatie en besluitvorming
- Creëer open kanalen voor medewerkers om input, zorgen en suggesties te delen
- Gebruik feedback om werkstroom te verfijnen en responsiviteit te demonstreren
- Leg duidelijk uit hoe veranderingen het dagelijkse werk beïnvloeden en beantwoord de vraag "wat levert het mij op?"
- Erken bijdragen publiekelijk, zelfs als niet alle suggesties worden overgenomen
3. Identificeer uw kampioenen: overbrug de kloof
Champions zijn change agents in uw organisatie die het leiderschap en de bredere organisatie met elkaar verbinden. Ze worden alom gerespecteerd, zijn innovatief en weten precies hoe het werk in de praktijk wordt gedaan. Champions zijn niet alleen evangelisten, ze bouwen, lossen problemen op en wekken vertrouwen in het veranderingsproces.
Hoe dit er bij ClickUp uitziet:
- Kampioenen lopen voorop en stropen hun mouwen op om teamgenoten te helpen nieuwe tools te adopteren
- Ons team en ik organiseren wekelijks workshops en webinars waar zowel ervaren gebruikers als nieuwkomers kunnen leren, vragen kunnen stellen en worden ondersteund
- Wanneer teams obstakels tegenkomen, komen kampioenen en mijn teamleden in actie om problemen op te lossen, gezamenlijk werkstroom te creëren en best practices te delen
stappen om kampioenen te empoweren:*
- Selecteer gerespecteerde, innovatieve kampioenen met een sterke kennis van werkstroom
- Betrek hen als consultants, bouwers en promotors van verandering
- Betrek voorvechters vroeg bij trainingssessies en houd ze betrokken tijdens de uitrol
- Geef voorvechters de middelen om de boodschap te versterken, zorgen weg te nemen en acceptatie te stimuleren
- Zorg ervoor dat voorvechters actief optreden als ambassadeurs voor verandering binnen de hele organisatie
4. Omarm incrementele verandering: bouw momentum op
Proberen om alles in één keer te veranderen, leidt tot weerstand. Er ontstaat momentum wanneer teams veilig kunnen experimenteren, hun ervaring kunnen personaliseren en onderweg voortgang kunnen vieren.
Hoe dit er bij ClickUp uitziet:
- Elke AI-wedstrijd richt zich op één werkstroom of bedrijfsprobleem, met iteratieve verbeteringen in de loop van de tijd
- Teams worden aangemoedigd om hun ervaring te personaliseren, met duidelijke grenzen voor wat wel en niet kan worden gewijzigd
- Gebruikers creëren privéweergaven die aan hun behoeften voldoen en tegelijkertijd aansluiten bij de normen van de organisatie
- Kleine overwinningen worden gevierd in bedrijfsbrede kanalen, waardoor voortgang wordt versterkt als een continu proces
stappen om incrementele verandering te omarmen:*
- Voer veranderingen in beheersbare fasen door om momentum op te bouwen
- Laat teams nieuwe functies testen en verbeteringen voorstellen
- Stel grenzen voor flexibele versus vaste werkstroom
- Maak personalisatie mogelijk met privéweergaven en veilig experimenteren
- Werk samen met voorlopers om de acceptatie te vergroten en verandering te normaliseren als een gedeelde praktijk
De rol van de manager: visie omzetten in actie
Grote leiders geven het goede voorbeeld en managers zijn de spil van elke transformatie. Bij ClickUp wordt van managers verwacht dat ze het 'waarom' en 'hoe' communiceren, feedback faciliteren en het gedrag vertonen dat ze van hun teamleden verwachten.
Hoe dit er bij ClickUp uitziet:
- Managers zijn geen toeschouwers. Ze nemen deel aan workshops, delen hun eigen werkstroom-successen en moedigen hun teams aan om wedstrijdinzendingen in te sturen
- Ze ondersteunen kampioenen, creëren veilige ruimtes voor experimenten en gebruiken zelf nieuwe tools
Stappen voor managers:
- Leg het doel en het proces van verandering duidelijk uit
- Faciliteer open feedback en pak zorgen aan
- Gebruik nieuwe tools en processen samen met hun teams
- Ondersteun en werk samen met kampioenen
De rol van de Customer Success Manager
Wanneer we onze klanten helpen bij de implementatie van ClickUp, is het proces dat we aanmoedigen hetzelfde. En hier zijn onze Customer Success Managers (CSM's) een sleutelpartner in de transformatie.
Hoe dit er bij ClickUp uitziet:
- Onze CSM's bieden adviesdiensten, helpen bij de planning en delen best practices
- Ze stimuleren bedrijfsresultaten, vergemakkelijken evaluaties door leidinggevenden en zorgen ervoor dat teams toegang hebben tot trainingen en middelen
- Ze helpen ons bij het bijhouden van KPI's, het uitvoeren van 'train de trainer'-programma's en brengen ons in verbinding met nieuwe functies en webinars
stappen om uw CSM optimaal te benutten:*
- Maak gebruik van adviesdiensten voor governance en best practices
- Ontwikkel aangepaste succesplannen en train interne trainers
- Gebruik KPI-betrokkenheid en rapportage om de voortgang bij te houden
- Maak gebruik van beschikbare middelen, zoals trainingen en webinars
Plannen voor succes: waar moet u op letten?
Implementaties die succesvol zijn, gebeuren niet toevallig of op basis van goede bedoelingen. Ze moeten worden ontworpen en strategisch worden gepland.
Hoe dit er bij ClickUp uitziet:
- We plannen de livegang in fasen, met duidelijke mijlpalen en communicatie
- We identificeren beperkingen in een vroeg stadium, zoals beperkte middelen, technische uitdagingen of concurrerende prioriteiten, en pakken deze direct aan
- We definiëren MVP's voor elk initiatief, stellen meetbare doelen vast en bouwen multifunctionele projectteams
stappen om succes te plannen:*
- Kies tussen een eenmalige livegang of een gefaseerde uitrol op basis van de gereedheid van de organisatie
- Stel realistische mijlpalen vast en communiceer deze duidelijk
- Identificeer potentiële obstakels in een vroeg stadium
- Verduidelijk wat 'minimaal levensvatbaar product' betekent voor uw transformatie
- Stel meetbare doelstellingen vast voor het nieuwe systeem of proces
- Stel een multifunctioneel team samen met een sponsor, champions, implementatieverantwoordelijken, trainingsondersteunen en testers
Intelligentie integreren in verandering
Een van de grootste belemmeringen voor verandering is niet direct weerstand, maar wrijving. Mensen willen graag nieuwe manieren van werk omarmen, maar als dat meer stappen, meer tools of meer overhead betekent, vallen ze vaak terug op oude, vertrouwde gewoontes.
Dit is waar ClickUp Brain en ClickUp Brain Max het verschil maken. In plaats van teams te vragen nieuwe processen te onthouden, integreert Brain intelligentie rechtstreeks in dagelijkse werkstroom.
- clickUp Brain * maakt kennis universeel doorzoekbaar in taken, documenten en opmerkingen. In plaats van te vragen "Waar is die update?", vragen teams het gewoon aan Brain en krijgen ze direct antwoord
- clickUp Brain MAX gaat nog verder: het legt updates vast via spraakinvoer, zet aantekeningen om in actie-items* en brengt zelfs automatisch urgente werk naar voren
Door de cognitieve belasting te verlagen en de juiste acties gemakkelijk te maken, ontstaan er op natuurlijke en duurzame wijze nieuwe gewoontes.
Lessen uit de praktijk
Verandermanagement is geen checklist; het is een continu proces van luisteren, herhalen en successen vieren. Bij ClickUp hebben we AI-wedstrijden georganiseerd, incentives aangeboden en successen verspreid via bedrijfsbrede kanalen. Maar de grootste impact komt voort uit het aanleren van gewoontes en het laten zien aan teams hoe de tool hun specifiek werkprobleem oplost. Niets is zo overtuigend als het zien hoe je probleem voor je ogen wordt opgelost.
Een van mijn favoriete momenten was tijdens een Secret Supper-gebeurtenis in Mexico-Stad. Ik demonstreerde een geautomatiseerde werkstroom voor het scoren van verkoopgesprekken en het genereren van campagnen content. Het was een keerpunt om te zien hoe mensen zich realiseerden: "Dit lost mijn probleem echt op."
Die 'aha'-momenten zijn wat echte acceptatie stimuleert.
De urgentie van nu
De versnelde ontwikkeling naar contextconvergentie – het samenvoegen van werkstroom, context en AI – betekent dat de kans op concurrentievoordeel kleiner wordt. Organisaties die verandermanagement als strategie beschouwen – en niet als bijzaak – zullen de rest achter zich laten.
Als u aan uw eigen transformatie begint, wacht dan niet. Begin klein, vier successen, geef uw kampioenen meer verantwoordelijkheid en verlies nooit de mensen uit het oog die centraal staan in de verandering. De organisaties die nu in actie komen – die de werkcontext verenigen, de wildgroei aan werk verminderen en AI-transformatie stimuleren – zullen de toekomst van werk bepalen.
Laten we samen iets beters bouwen.