Hoe werkversnippering er echt uitziet
Ik heb mijn carrière gewijd aan het helpen van organisaties om de chaos van werkversnippering te ontwarren. Dit is geen theoretisch probleem, maar de dagelijkse realiteit voor teams die verdrinken in handmatige processen, verouderde systemen en een lappendeken van losstaande tools. Ik zie de pijn in hun ogen wanneer ze vertellen over weer een dag die verloren is gegaan aan statusupdates, weer een project dat is mislukt door miscommunicatie, weer een gemiste kans omdat informatie vastzat in een silo.
de kosten van werkversnippering*
Laten we er een nummer op plakken: 2,5 biljoen dollar aan verloren productiviteit per jaar. Maar achter dat nummer gaan echte mensen schuil: teams die zinvol werk willen doen, maar vastzitten in het managen van chaos.
Mijn zetel op de eerste rij: verhalen uit het veld
Het 'aha'-moment van VaynerMedia
Een verhaal dat ik steeds weer terugkom, is een demo die ik heb gegeven bij VaynerMedia. Zij waren ClickUp aan het evalueren en ik was daar om te praten over resourcebeheer – eerlijk gezegd een lastig onderwerp, omdat we nog bezig zijn met het ontwikkelen van een aantal functies. Maar toen ik hen uitlegde hoe hun team daadwerkelijk het werk binnen ClickUp kon doen – niet alleen uren registreren of statussen bijwerken, maar ook samenwerken, creëren en uitvoeren – viel het kwartje.
Hun kampioen, Mika, hield me tegen:
"Wacht even, doen mensen hier echt hun werk?"
Die pauze, dat besef, is wat mij drijft. Het is het moment waarop iemand ziet dat convergentie niet alleen mogelijk is, maar ook daadwerkelijk plaatsvindt.
Klanten verdeeld: overweldigd of overbouwd
Ik spreek elke dag met twee soorten klanten.
De eerste groep wordt overweldigd door handmatige processen. Ze weten dat er iets niet klopt, maar weten niet waar ze moeten beginnen. Ze zitten vast in de oude manier van werken en houden vast aan functies van verouderde PMO-tools omdat "we het altijd zo hebben gedaan"
De tweede groep bevindt zich aan de andere kant van het spectrum: zij willen hun eigen AI-oplossingen helemaal zelf ontwikkelen. Ze hebben ingenieurs, ambitie en een echte drang om te innoveren, maar wat begint als voortgang, verandert al snel in een wirwar van tools die niet met elkaar communiceren. Het is niet langer alleen maar werkversnippering, maar AI-versnippering. Verschillende modellen, losstaande outputs en geen gedeelde context. Ik heb gezien hoe dit het momentum tot stilstand bracht.
Beide groepen missen hetzelfde: convergentie.
De kracht van het samenbrengen van alles – context, communicatie, uitvoering – in één uniforme werkruimte en platform.
De kunst van het mogelijke: waarom AI-convergentie draait om onderwijzen, niet om verkopen
Wanneer ik leiders voor het eerst in vergadering ben, vertel ik hen dat het niet mijn taak is om software te verkopen. Het is mijn taak om hen te leren wat er mogelijk is. Ik wil dat ze inzien dat een productiviteitplatform niet alleen een projectmanagementtool is met AI. Het is een nieuwe manier van werk: een verschuiving van jongleren met taken naar het bouwen van iets dat blijft.
Convergentie: het tegengif voor werkversnippering
Waarom meer tools de situatie alleen maar erger maken
Ik heb gezien hoe organisaties werkversnippering probeerden op te lossen door meer tools aan te schaffen. Ze denken dat de volgende app of AI-functie de oplossing is. Maar elke nieuwe puntoplossing is gewoon weer een extra taak – nog een voorbeeld van toolversnippering die leidt tot contextverlies en gefragmenteerde uitvoering.
Convergentie betekent iets anders: het gaat om het doorbreken van die silo's, de verbinding van de punten en teams op één plek laten leven en werk. Wanneer u convergentie bereikt, krijgt u niet alleen efficiëntie, maar ook duidelijkheid, momentum en ruimte voor echte innovatie.
Convergentie gaat niet over het toevoegen van meer tools. Het gaat erom dat uw werk, uw gegevens en uw gesprekken eindelijk samenleven.
Convergentie gaat niet over het toevoegen van meer tools. Het gaat erom dat uw werk, uw gegevens en uw gesprekken eindelijk samen komen.
Hoe echte AI-integratie eruitziet
Ik zal u een concreet voorbeeld geven. Ik heb onlangs gewerkt met een klant die drie verschillende tools gebruikte om verkoopgesprekken te beheren, feedback van klanten bij te houden en follow-ups toe te wijzen. Ze kopieerden handmatig aantekeningen uit Gong, werkten Gainsight bij en verstuurden vervolgens taken via e-mail.
Toen we alles in ClickUp onderbrachten, begon de AI-aangedreven automatisering met het transcriberen van gesprekken, het taggen van actiepunten en het toewijzen van follow-ups – allemaal op één plek.
Geen kopieer- en plakken meer. Geen contextverlies meer tussen systemen. ✅
Het team kon het hele klanttraject overzien, in realtime samenwerken en zich daadwerkelijk richten op het opbouwen van relaties in plaats van het beheren van logistieke zaken.
Hoe door AI aangestuurde geconvergeerde werkruimten werkversnippering oplossen
Ik heb geleerd dat je werkversnippering niet kunt oplossen door meer tools toe te voegen. Je lost het op door minder plekken te creëren waar werk zich kan verstoppen.
Dat is wat we met ClickUp aan het bouwen zijn – en wat ik elke dag gebruik. Met ClickUp Brain hoef ik niet meer heen en weer te schakelen tussen een app voor aantekeningen, een taakbeheerder en een document editor. Ik kan een vergadering samenvatten, deze omzetten in actiepunten en daadwerkelijk vooruitgang boeken, zonder ooit mijn werkplek te verlaten. Omdat de AI de context begrijpt waarin ik werk, voelt het minder als een tool en meer als een teamgenoot. Dat is het verschil dat contextuele AI maakt: het genereert niet alleen, het werkt ook samen.
Een van de dingen die ik verrassend waardevol vind, is de mogelijkheid om te schakelen tussen grote taalmodellen binnen ClickUp Brain. Op sommige dagen heb ik snelheid nodig. Op andere dagen zijn toon of diepgang belangrijker. Door die flexibiliteit – zonder te hoeven schakelen tussen platforms – voelt AI minder als een toevoeging en meer als een echte medewerker.
En dan is er nog Talk to Text . Dit heeft me verrast. Vroeger raakte ik tussen vergaderingen door ideeën kwijt – geweldige gedachten waar ik nooit meer op terugkwam. Nu zeg ik ze gewoon hardop en worden ze direct in ClickUp omgezet in taken of documenten. Zonder typen. Zonder achterna te hoeven jagen. Gewoon... daar. Met ClickUp Brain Max op desktop wordt die ervaring nog scherper: elk uitgesproken idee komt direct op de juiste plek terecht, klaar om verder te worden uitgewerkt.
Dit is het deel dat het meest weerklank vindt wanneer ik met andere leiders spreek. Iedereen worstelt met te veel tools en te weinig tijd. Maar wanneer ze zien wat er mogelijk is met convergentie – wanneer werk, context en AI allemaal op één plek samenkomen – verandert er iets. Ze vragen niet langer: "Hoe lossen we de chaos op?", maar beginnen zich af te vragen: "Wat zouden we kunnen bouwen als dit ons niet in de weg stond?"
Dan weet ik dat ze het hebben gezien.
De uitdaging van verandermanagement achter werkversnippering
Waarom verouderde systemen zo moeilijk achter te laten zijn
Verandermanagement is het moeilijkste onderdeel van mijn werk. Ik begrijp waarom organisaties vasthouden aan verouderde systemen: ze zijn vertrouwd en zelfs geruststellend. Maar comfort is de vijand van voortgang.
Ik heb teams zien transformeren toen ze eindelijk loslieten. Ze winnen uren terug, verminderen wrijving en ontsluiten creativiteit, waardoor een belangrijke rem op productiviteit voor teams wordt weggenomen. Maar er is moed voor nodig om de status quo in twijfel te trekken, om toe te geven dat wat je hier gebracht heeft, je niet zal brengen waar je heen wilt.
Een praktische checklist voor het leiden van verandering
Luister en pas je aan: Vraag om feedback en wees bereid om je aanpak aan te passenBegin met één proces: Probeer niet alles in één keer te veranderen. Kies een pijnpunt en los dat opLaat zien, vertel niet: Demonstreer de impact van convergentie met echte voorbeelden uit je eigen teamVier kleine overwinningen: Verandering is moeilijk – erken voortgang en deel succesverhalen
Gefaseerde invoering: mensen ontmoeten waar ze zich bevinden
Een ding dat ik heb geleerd, is dat je verandering niet kunt afdwingen.
Je moet mensen ontmoeten waar ze zich bevinden. Soms betekent dat klein beginnen: één verouderde tool vervangen, één proces automatiseren, één team laten zien wat er mogelijk is.
Maar elke stap in de richting van convergentie is een stap weg van werkversnippering. En zodra mensen het verschil zien, willen ze niet meer terug.
📮 ClickUp Insight: 1 op de 4 werknemers gebruikt vier of meer tools om context te creëren op het werk. Een belangrijk detail kan verborgen zitten in een e-mail, uitgebreid worden in een Slack-thread en gedocumenteerd worden in een aparte tool, waardoor teams tijd verspillen met het zoeken naar informatie in plaats van hun werk te doen.
ClickUp brengt uw volledige werkstroom samen op één uniform platform. Met functies zoals ClickUp E-mail Projectmanagement, ClickUp Chatten, ClickUp Documenten en ClickUp Brain blijft alles in verbinding, synchroniseerd en direct toegankelijk. Zeg vaarwel tegen 'werk over werk' en win uw productieve tijd terug.
echte resultaten: *Teams kunnen met ClickUp meer dan 5 uur per week terugwinnen – dat is meer dan 250 uur per jaar per persoon – door verouderde kennisbeheerprocessen te elimineren. Stel je eens voor wat je team zou kunnen creëren met een extra week productiviteit per kwartaal!
Advies voor leiders: neem geen genoegen met minder
De kosten van niets doen
Als u een leidinggevende bent, dan is dit mijn uitdaging voor u: neem geen genoegen met minder. Laat inertie uw toekomst niet bepalen. Werkversnippering is niet onvermijdelijk. Convergentie ligt binnen handbereik, maar u moet het wel willen.
Stel uzelf de vraag: bouwt u aan de toekomst of houdt u alleen het verleden in stand? Geeft u uw teams meer mogelijkheden of laat u ze werk rond uw systemen?
Een cultuur van voortdurende verbetering opbouwen
De beste leiders die ik ken, bevorderen een cultuur van voortdurende verbetering. Ze moedigen experimenteren aan, belonen nieuwsgierigheid en zijn niet bang om het comfortabele los te laten.
AI en convergentie gaan niet alleen over technologie, maar ook over mentaliteit. Het gaat erom te geloven dat werk beter kan, en vervolgens hard te werken om dat te realiseren.
Vooruitblik: de toekomst van werk is geconvergeerd
Hoe rolen en teams zich zullen ontwikkelen
Naarmate werkversnippering afneemt, zie ik rollen evolueren. We zullen meer 'agent managers' nodig hebben: mensen die AI en menselijke samenwerking kunnen coördineren. Prompt engineering wordt een kernvaardigheid. Teams worden kleiner, wendbaarder en richten zich op resultaten, niet alleen op output.
👉 Mijn oproep tot actie
Als u dit leest, bent u al aan het nadenken over wat de volgende stap is. Mijn advies: zet de eerste stap. Daag uw aannames uit. Probeer iets nieuws.
Werkversnippering is een probleem dat we samen kunnen oplossen. Convergentie is de manier waarop we dat doen.