Aan het begin van dit decennium werd de US Bureau of Labor Statistics dat het cumulatieve productieverlies in het niet-agrarische bedrijfsleven in de VS als gevolg van de vertraging van de arbeidsproductiviteit maar liefst $10,9 miljoen bedroeg. McKinsey noemde deze productiviteitsgroei op zijn best "anemisch"
Jaren later is het scenario veranderd. Voor het eerst in decennia, zien we een groei in productiviteit naarmate organisaties ontdekken hoe ze moderne tools voor werken op afstand, samenwerking, kunstmatige intelligentie en projectmanagement kunnen inzetten om aan hun behoeften te voldoen.
Om dit recente fenomeen in stand te houden en verder uit te bouwen, is een strategische benadering van werkmanagement nodig. In deze blogpost laten we zien hoe je beproefde projectmanagementstrategieën en geavanceerde digitale tools kunt gebruiken om je bedrijfsresultaten te verbeteren.
**Wat zijn projectmanagementstrategieën?
Projectmanagementstrategieën zijn de verzameling doelen, benaderingen, processen, best practices en hulpmiddelen die worden gebruikt om de oplevering van projecten uit te voeren. Een goede strategie voor projectmanagement wordt gekenmerkt door:
- Gig picture denken: Het schetst het grotere geheel, doelen en visie
- Weergave op lange termijn: Het geeft een weergave van projecten over een periode van 3-5 jaar
- Org-brede toepasbaarheid: De strategieën voor projectmanagement worden meestal ingesteld op het niveau van de organisatie of de afdeling om efficiënter te kunnen werken
- Afstemming: Het is afgestemd op de doelen en processen van de organisatie
- Consistentie: Als basis zullen deze strategieën waarschijnlijk niet op korte termijn veranderen
Projectstrategie versus projectmanagementstrategie
Voor alle duidelijkheid, een projectstrategie beschrijft hoe het team van een project zijn werk uitvoert. Het beperkt zich tot het projectniveau en beschrijft wat, waarom en hoe dingen Nog te doen zijn. De projectmanager/leider beslist erover en rondt het af, met input en feedback van sponsors.
In een projectstrategie kan bijvoorbeeld staan hoeveel buffertijd aan elke projectfase moet worden toegevoegd of hoe moet worden gereageerd op scope creep in de loop van het project.
Projectmanagement strategie is de manier waarop de hele organisatie haar projecten beheert. Dit is vaak van toepassing op organisatieniveau, ontworpen door senior leiderschap, met aanzienlijke investeringen in projectmanagementprocessen en -tools.
In een projectmanagementstrategie draaien de beslissingen om de vraag of je kiest voor een gratis software voor projectmanagement hoe je monitoringsystemen instelt, reviewpraktijken instelt, enz.
Of je nu een klein of een enorm project beheert, effectieve strategieën voor projectmanagement kunnen een wereld van verschil maken. Laten we eens kijken hoe.
Het belang van effectief projectmanagement
Agile softwareontwikkeling benadrukt de noodzaak van 'zelfsturende teams'
Je zou je kunnen afvragen, 'Als ik bekwame leden van mijn team heb aangenomen en ze de bevoegdheid heb gegeven om beslissingen te nemen, waarom heb ik dan projectmanagement nodig?'
Hier lees je hoe effectief projectmanagement de basis van elke business ondersteunt.
Veranderingsmanagement
Business heeft verandering nodig. Markten evolueren. Klanten vragen om nieuwe producten en diensten. De methodologie voor projectmanagement die u bij de oprichting van uw bedrijf hebt gekozen, is misschien niet meer relevant. Ze kunnen je zelfs tegenhouden.
Effectieve tools voor projectmanagement helpen bij het bijhouden van het verleden en het voorspellen van de toekomst.
Taakbeheer
Een project kan enkele tientallen tot vele duizenden taken omvatten die Voltooid moeten worden. Nog belangrijker is dat deze taken onderling met elkaar verbonden zijn: het voltooien van de ene heeft invloed op de volgende en versterkt de volgende.
De juiste strategie voor projectmanagement voorkomt dat de kleine details door de mazen van het net vallen.
Mensenbeheer
Werknemers, aannemers, gedeelde bronnen, senior-, deel- en middenmanagers, consultants, sponsors, auditors, klanten - bij elk project zijn veel verschillende mensen betrokken.
Effectief projectmanagement zorgt ervoor dat iedereen bijdraagt aan zijn rol zonder conflicten met elkaar.
Als je nog steeds niet overtuigd bent, zijn hier de dagelijkse voordelen van strategisch projectmanagement.
Belangrijkste voordelen van strategisch projectmanagement
Richting: Goed projectmanagement geeft iedereen in het team richting. Het leidt elk lid van het team naar gemeenschappelijke doelen langs het juiste pad.
Controle: Een project dat effectief gemanaged wordt, zal eerder op tijd en binnen het budget zijn. Projectmanagement voorkomt verspilling en verbetert gebruik van middelen .
Flexibiliteit: Als de projectmanager zichtbaarheid heeft in elk aspect van het project, kan hij risico's voorzien en er beter op reageren. Het stelt het team in staat om zich aan te passen aan veranderende situaties.
Tevredenheid van werknemers: Effectief projectmanagement geeft teams duidelijkheid. Ze weten wat hun werk inhoudt en hoe het bijdraagt aan de organisatie. Dit voorkomt verwarring en verbetert de werknemerservaring.
Tevredenheid van belanghebbenden: Wanneer een project goed gemanaged wordt, is het voorspelbaar. Projectmanagers kunnen vol vertrouwen communiceren met belanghebbenden.
Om dit alles en nog veel meer te bereiken, heb je robuuste strategieën voor projectmanagement nodig. Hier komen ze.
Essentiële strategieën voor projectmanagement
Elke organisatie is uniek. Neem de onderstaande strategie als een brede richtlijn en pas deze aan uw behoeften aan. Gebruik voor meer succes en betere resultaten ClickUp voor projectmanagement teams om deze strategieën te implementeren. In dit hoofdstuk laten we u zien hoe.
1. Duidelijke projectdoelstellingen en reikwijdte definiëren
"Wil je me alsjeblieft vertellen welke kant ik op moet?" Vroeg Alice aan de Cheshire kat. "Dat hangt er vanaf waar je heen wilt," zei de kat.
Lewis Caroll, Alice in Wonderland
De meest elementaire maar cruciale strategie voor projectmanagement is het definiëren van de doelstellingen van het project. Concentreer je hierbij op wat succes van het project voor jou betekent en definieer dit als het resultaat.
Je doelstellingen kunnen zijn: "ontwikkel een mobiele app voor het boeken van afspraken" of "ontwerp een marketingcampagne voor Thanksgiving"
Naar uitdagingen op het gebied van projectmanagement vermijden maak later uw doelstellingen:
- Gebalanceerd: Wees niet te vaag, zoals "levens eenvoudiger maken", wat kan leiden tot analyseverlamming. Of wees te specifiek dat het team van het project geen ruimte heeft voor creativiteit
- Beperkt: Schets deomvang van het werk die nodig is om de genoemde doelstellingen te bereiken. Trek duidelijke grenzen rond de insluitingen en uitsluitingen
- SMART: Stel specifieke, meetbare, haalbare, relevante en tijdgebonden (SMART) doelen.
projectdoelstellingen beheren met ClickUp_
Zodra u uw doelstellingen hebt ingesteld en de reikwijdte van het project hebt gedefinieerd, maakt u ze zichtbaar voor elke belanghebbende. ClickUp Doelen is een eenvoudige en visuele manier om dit te doen. Maak grote doelen, stel targets in, organiseer ze in mappen, wijs ze toe aan mensen, houd de voortgang in realtime bij en pas projecten aan terwijl u bezig bent, allemaal op één plek!
Als je niet zeker bent van de doelen die je instelt, bekijk dan enkele voorbeelden van projectmanagement . Bekijk hoe succesvolle organisaties doelen instellen en laat u door hen inspireren.
2. Een uitgebreid project abonnement ontwikkelen
Nu je weet waar je heen moet, is het tijd om je reisplannen ✈️ te maken. Voor elke projectmanager is dit een van de meest tijdrovende onderdelen van het werk. Je moet met verschillende aspecten van het project jongleren en ze allemaal samenbrengen voor een samenhangende uitvoering.
Maak je nog geen zorgen. Wij hebben hulp.
Begin met een brain dump
Voordat je echt gaat zitten om een abonnement af te sluiten, moet je elk aspect van het project op één plaats verzamelen. Aanteken de doelen, vereisten, middelen, budgetten, succescriteria en al het andere dat je relevant vindt op één centrale locatie. Een goede stakeholderanalyse is hier ook nuttig.
Probeer er nog geen wijs uit te worden. Breng het voor nu gewoon allemaal samen. Als je van een format met een overzicht houdt, ClickUp Documenten is een geweldige manier om dit te documenteren. Als u een visueel persoon bent, ClickUp mindmaps heeft een geweldig canvas om dingen op te gooien.
Samen brainstormen en duidelijk documenteren met ClickUp Docs
Organiseer uw ideeën
De brainstormoefening moet u een duidelijker beeld geven van alles wat u nodig hebt om uw project te abonneren. Nu moet u het gaan organiseren. Het organiseren van je project helpt je beslissingen te nemen over wie waar aan gaat werken, hoe lang iets gaat duren, enz.
Stel het werk in op je software voor taakbeheer . In ClickUp kunt u direct Taken maken vanuit Documenten en Mindmaps, waardoor de overgang van idee naar actie soepeler verloopt. Als u liever met een schone lei werkt, geen probleem. Maak uw projecten en voeg Taken toe wanneer u ze ontvangt.
van idee naar actie met ClickUp Mindmaps_
Voer de details in
Neem voor elke Taak alle benodigde informatie op, zoals:
- Subtaken die in de loop van die Taak Voltooid moeten worden
- Deadline waarop de taak Voltooid moet zijn
- Afhankelijkheid, zowel upstream als downstream
- Gebruikers die verantwoordelijk zijn voor de Taak
- Checklists met acceptatiecriteria
Automatiseringen op ruimteniveau met ClickUp
Gebruik een van de tientallen ClickUp Automatiseringen om dit werk gemakkelijker te maken. U kunt bijvoorbeeld toegewezen personen instellen voor alle nieuwe Taken op een locatie, zoals een Map of Werkruimte.
Kristalliseer het project abonnement
Zodra u de details hebt ingevuld, is het tijd om te kijken of uw abonnement echt praktisch is. Projectmanagers die ClickUp gebruiken, doen dit bij voorkeur met de weergave Kalender.
De gloednieuwe ClickUp chatten
Bronnen: Maak alle projectbronnen beschikbaar voor het hele team. Of het nu gaat om een document met vereisten, een abonnement, een planning of kennis uit eerdere projecten. Voeg alle resources samen in ClickUp Docs voor gemakkelijke toegang.
Dat betekent niet dat u al uw gegevens naar ClickUp moet brengen. Integendeel, u kunt gewoon uw bestaande tools integreren en het volgende mogelijk maken ClickUp verbonden zoeken !
Connected zoeken in tientallen apps binnen ClickUp
Denkwijze: Dit is een sleutel tot het stimuleren van effectieve samenwerking. Je introverte of verlegen teamleden vragen misschien niet actief om hulp. Ze spreken misschien pas als ze worden aangesproken. Zorg ervoor dat je ze controleert. Nodig ze uit om hun mening te delen in een format waar ze zich goed bij voelen en laat zien dat je die waardeert.
4. Risicobeheer en risicobeperking in de praktijk brengen
Elk project loopt tegenwoordig het risico op budgetoverschrijdingen, vertragingen, technologische storingen, onbeschikbaarheid van personeel, onzekerheid op de markt, enz. Wees ze voor door risicobeperkende stappen te nemen of uw reacties voor te bereiden.
Beoordeel
Voer grondige risicobeoordelingen uit. Neem financiële, operationele, organisatorische, regelgevende en externe risicofactoren mee. Wanneer je risico's identificeert, kwantificeer dan ook de potentiële impact.
Mitigeer
Stel systemen in om te voorkomen dat je deze risico's überhaupt loopt. Neem naleving op als onderdeel van je project. Als je verwacht dat je halverwege het project zonder geld komt te zitten, zoek dan een vooruitbetaling, lening of extra investering.
Maak een checklist projectmanagement om risico's consistent te identificeren en te beperken.
Plan
Sommige risico's zijn moeilijk te beperken, zelfs als je weet dat ze kunnen optreden. Een belangrijk lid van het team dat om gezondheidsredenen of persoonlijke redenen niet beschikbaar is, is bijvoorbeeld een veel voorkomend risico. Maar het inhuren van back-up zou wel eens te duur kunnen worden.
Zorg voor een abonnement voor dergelijke situaties. Misschien wil je een rooster van contractanten opstellen om in te werken of het werk herverdelen onder bestaande leden van het team. Denk na over wat je gaat doen.
5. De voortgang van het project bewaken en controleren
Een goede strategie voor projectmanagement omvat de hele levenscyclus van het project - planning, uitvoering en evaluatie. Stel als onderdeel van je strategie maatregelen op om de voortgang te bewaken en te beheersen.
Stel KPI's in: Stel binnen de doelstellingen van het project sleutel prestatie-indicatoren (KPI's) in voor elk individu.
Bewaak de resultaten: Gebruik een rapportagesysteem zoals ClickUp Dashboards om de prestaties van projecten op basis van KPI's in realtime te volgen.
Bewaking projectbeheer met ClickUp Dashboards
Voer beoordelingen uit: Voer periodieke gesprekken met het team over de voortgang van het project. Dit kunnen retrospectives, Sprint reviews of 1-op-1 gesprekken zijn. Gebruik dit om problemen te identificeren en aanpassingen te maken.
6. Evaluatie en leren na het project
Het project eindigt niet bij de oplevering. Een project is succesvol voltooid als je iets zinvols hebt geleerd dat je in de toekomst kunt gebruiken. Maak het proces van evalueren en leren - oftewel continu verbeteren - onderdeel van je projectmanagementstrategie.
Zie de nummers: Voer na afloop van het project een kwantitatieve evaluatie uit. Stel de volgende vragen en maak een aantekening van de nummers.
- Heb je je doelen bereikt?
- Heb je op tijd geleverd?
- Ben je binnen het budget gebleven?
- Ben je een deel van het budget kwijtgeraakt aan onverwachte risico's?
Zoek de betekenis: Zoek daarnaast ook kwalitatieve input. Gebruik de volgende vragen om dat gesprek te begeleiden.
- Zijn de sponsors van het project tevreden over de oplevering?
- Hebben de leden van het team een burn-out?
- Als ze de kans hadden, wat zouden ze dan anders willen doen?
- Wat hebben ze geleerd van dit project dat ze in de toekomst kunnen gebruiken?
Documenteer deze zorgvuldig voor latere referentie. Probeer ClickUp Brein om de krachten van projectmanagement en AI . Gebruik het om je informatie te brengen, het invullen van gegevens te automatiseren, te helpen bij het schrijven, spellingcontrole, transcriberen en nog veel meer.
📖 Lees ook: Ingenieus projectmanagement hacks
Bespaar tijd en wees productiever met ClickUp
Productiviteit in kenniswerk is een vreemd beest. Succesvolle projectmanagers erkennen dat vergaderingen een integraal onderdeel zijn van kenniswerk omdat ze helpen ideeën te creëren en ze vervolgens te verfijnen voor praktische toepassingen.
Fact Check: Sinds de pandemie hebben vergaderingen, e-mails en andere samenwerkingsactiviteiten die gepaard gaan met werken op afstand, geleid tot teams 48 minuten per dag extra werken . Toch zien de meeste mensen vergaderingen als een aanslag op hun productiviteit.
In een HBR-onderzoek zei 71% van de respondenten dat ze vergaderingen "onproductief en inefficiënt" vinden 64% zei dat het hen tijd kost die beter besteed kan worden aan diep nadenken.
Een sleutelreden hiervoor is het gebrek aan een eenvoudige manier om context aan te boren. Het probleem wordt nog groter wanneer het beheren van meerdere projecten .
Instance, een ontwerp-ontwikkeling handoff wordt oneindig veel tijdrovender op afgelegen werkplekken als de documentatie onduidelijk is. De kwaliteitsanalisten kunnen later problemen krijgen als ze geen toegang hebben tot de volledige context van het project.
ClickUp maakt precies dat mogelijk. Als virtuele werkruimte en alles-in-één projectmanagementtool consolideert ClickUp al uw organisatorische kennis op één plek waar elk teamlid met één klik op de knop toegang toe heeft. Het biedt een unieke tool voor projectmanagement, people management, kennismanagement en meer.
Breng uw strategieën voor projectmanagement op grote schaal in de praktijk. Probeer ClickUp vandaag nog gratis uit.