Wanneer u een nieuw project met een client start, is een van de eerste dingen waar u zich op moet richten het winnen van hun vertrouwen. Stel uw klanten gerust met een sterk projectvoorstel: een verklaring waarin u duidelijk maakt wat uw bureau gaat doen om de client te helpen zijn doelen te bereiken.
Dit voorstel is in feite een 'diagnose' en een 'behandelplan'. Het laat de client zien dat u hun situatie begrijpt en schetst welke projectresultaten uw bureau zal leveren om de klant te helpen zijn doel te bereiken.
Vergroot het vertrouwen van uw klanten in uw voorgestelde project met deze gids. Deze staat boordevol best practices voor het schrijven van voorstellen, voorbeelden van projectvoorstellen en een gratis sjabloon voor projectvoorstellen om u te helpen uw pitches te versterken.
samenvatting in 60 seconden
Wat is een projectvoorstel?
Een projectvoorstel is een document waarin wordt uiteengezet welke resultaten uw bureau zal leveren en welke doelstellingen u met het werk wilt bereiken. Het is een essentieel projectdocument, dat in de eerste plaats bedoeld is om de betrokkenen mee te krijgen.
Het projectvoorstel vat de details van uw project samen en wekt de interesse van interne en externe stakeholders. Het moet uw diagnostische en prescriptieve aanpak beschrijven om hen te brengen waar ze willen zijn.
Voordat we dieper op het onderwerp ingaan, willen we eerst wat verwarring wegnemen rond een aantal veelvoorkomende soorten projectdocumentatie die op een projectvoorstel kunnen lijken.
Projectvoorstel versus projectcharter
Een projectvoorstel is als een pitch; het wordt opgesteld voordat een project wordt goedgekeurd en heeft als doel belanghebbenden of besluitvormers te overtuigen om het project groen licht te geven.
Voorbeeld van een projectvoorstel: Een voorstel voor de ontwikkeling van een mobiele app om de productiviteit van werknemers te verbeteren, kan het probleem van inefficiënte werkstromen, de voorgestelde oplossing (een mobiele app) en de verwachte voordelen benadrukken.
Zodra het project is goedgekeurd, wordt de beslissing geformaliseerd in het projectcharter. Dit is als het ware het contract of de intentieverklaring voor het project, waarmee de projectmanager de bevoegdheid krijgt om verder te gaan.
Voorbeeld van een projectcharter: Nadat het app-project is goedgekeurd, kan in de projectcharter de omvang van de app worden gedefinieerd (bijvoorbeeld functies zoals taakbeheer en tijdsregistratie), de projectmanager worden aangewezen en mijlpalen op hoog niveau worden vastgesteld, zoals 'Prototype voltooid binnen 2 maanden'
Projectvoorstel versus project plan
Het projectplan en het projectvoorstel hebben een aantal gemeenschappelijke elementen, wat tot verwarring kan leiden. Het projectplan komt echter pas in beeld nadat het projectvoorstel is goedgekeurd.
Het abonnement is als een blauwdruk; het beschrijft hoe het project zal worden uitgevoerd, gecontroleerd en afgesloten.
Voorbeeld van een project plan: Het project plan voor de app kan specifieke taken bevatten zoals 'Ontwerp gebruikersinterface', toegewezen middelen, een gedetailleerde tijdlijn en strategieën voor risicobeperking (bijv. training van gebruikers om de acceptatie te bevorderen).
Projectvoorstel versus business case
Een business case wordt in organisaties gebruikt om de noodzaak van een project te rechtvaardigen of om het ene project voorrang te geven boven het andere. Hoewel het dus verband houdt met het projectvoorstel, komt het vóór het voorstel (of ernaast) en richt het zich op het waarom van het project.
Beschouw de business case als een gedetailleerde onderbouwing die laat zien hoe het project aansluit bij de strategische doelstellingen en waarom het de moeite waard is om door te zetten.
Voorbeeld van een businesscase: De businesscase voor de app kan gegevens bevatten over hoeveel tijd werknemers verspillen aan handmatige processen, de verwachte ROI van de app en risico's zoals lage acceptatiegraad.
Laten we deze vergelijkingen van projectdocumenten eens in een tabel bekijken voor meer duidelijkheid. We blijven bij ons voorbeeld van een project voor een app voor productiviteit.
| Document | Doel | Wanneer aangemaakt | Voorbeeld content | Doelgroep |
|---|---|---|---|---|
| Voorafgaand aan of samen met het voorstel | Om het project te pitchen en goedkeuring te krijgen. | Voor de goedkeuring van het project | Probleem: Handmatige processen verminderen de productiviteit. Voorgestelde oplossing: Een mobiele app. | Leidinggevenden, sponsors |
| Business Case | Om de haalbaarheid en ROI van het project te rechtvaardigen. | Voor of samen met het voorstel | Kosten-batenanalyse met een ROI van 120% binnen 2 jaar. | Beslissers, financiële teams |
| Project Charter | Om het project formeel goed te keuren. | Na goedkeuring van het project | Doelstellingen: Maak een app met taakbeheer en tijdsregistratie. Toegewezen PM: Alec. | Projectteam, sponsors |
| Project abonnement | Om in detail te beschrijven hoe het project zal worden uitgevoerd. | Na goedkeuring van het charter | Taakverdeling, tijdlijnen, toewijzing van middelen, risicobeheer. | Projectteam, belanghebbenden |
Onderdelen van een projectvoorstel
Een goed projectvoorstel moet de volgende informatie bevatten: wie, wat, waar, wanneer en hoe van de oplossing die u biedt. Hier volgt een overzicht van wat uw projectvoorstel moet bevatten:
- Inhoudsopgave: Een index van wat er in het projectvoorstel komt en de paginanummers
- Samenvatting : Een verklaring waarin de achtergrond van het project wordt beschreven en een kort overzicht wordt gegeven van wat er in het voorstel aan bod komt
- Doelen: Het langetermijnresultaat of de projectdoelstellingen die de client wil bereiken
- Probleemstelling : Een samenvatting van de obstakels die de client belemmeren om zijn doel te bereiken
- Waardeverklaring: Een samenvatting van hoe de diensten en expertise van uw bureau het probleem zullen oplossen en de client ten goede zullen komen
- Strategie: De voorgestelde oplossing op hoog niveau voor hoe u de doelen van de client gaat bereiken
- Projectomvang: De diensten die in de projectaanpak van uw bureau zullen worden opgenomen
- Project Deliverables : Individuele taken binnen de diensten die u levert en die bijdragen aan de doelstelling(en) van het project
- Benodigde middelen: Een overzicht van de middelen, zoals materialen, apparatuur en personeel, die u nodig hebt om het project uit te voeren
- Maatstaven voor succes: statistieken die worden gebruikt om het succes van het project te meten (KPI's)
- Project tijdlijnen : Een routekaart van wanneer de client project deliverables en sleutel mijlpalen kan verwachten
- Potentiële risico's: Details van mogelijke risico's voor het project als gevolg van verschillende oorzaken en de risicobeperkende strategieën die u zult toepassen
- Casestudy's: Succesverhalen en getuigenissen van clients met wie u aan vergelijkbare projecten hebt gewerkt
- Projectkosten en budget: De financiële middelen die nodig zijn om het projectvoorstel te voltooien. Neem meer dan één pakket op met een bereik van prijzen die passen bij verschillende projectbudgetten en doelen.
- Project samenvatting : Een concrete samenvatting van de sleutel details van het project voorstel.
- Volgende stappen: Vergeet uw call-to-action niet! Vertel de client hoe hij met u aan de slag kan gaan. !
Weet u niet zeker hoe u dit allemaal moet combineren? Maak u geen zorgen, dat komen we later wel!
Soorten projectvoorstellen
Er zijn verschillende situaties waarin u een projectvoorstel bij een client indient:
- Aangevraagd projectvoorstel: Een potentiële klant benadert u met een offerteaanvraag (RFP) en u dient een voorstel in als reactie daarop
- Ongevraagd projectvoorstel: u identificeert een prospect in uw CRM die past bij uw ideale klantprofiel (ICP) en dient een ongevraagd projectvoorstel in om een gesprek over een contract te starten zonder dat de prospect eerst contact opneemt
- Informele projectvoorstellen: een meer conversatiegerichte benadering van een voorstel of een voorstel dat niet specifiek via een offerteaanvraag is aangevraagd
- Voorstel voor verlenging van een project: Een bestaande client wil zijn contract verlengen. U stuurt dit voorstel als voorwaarde voor de verlenging, zodat u de huidige relatie kunt evalueren en nieuwe doelen kunt stellen. Het bevat hoogtepunten en resultaten van het werk dat tot nu toe is geleverd
- Voortzetting projectvoorstel: Herinner of overtuig huidige clients om het project voort te zetten of geef details over eventuele openstaande of nieuwe taken die nodig zijn om het project te voltooien
- Aanvullend projectvoorstel: u constateert dat de omvang van een bestaand project moet worden uitgebreid en dat de relatie met de client opnieuw moet worden gedefinieerd
Lees ook: Sjablonen voor zakelijke voorstellen
De voordelen van het schrijven van voorstellen voor projecten
Een goed geschreven projectvoorstel is een krachtig hulpmiddel om clients te laten zien waarom het inhuren van uw bureau hun beste kans op succes is.
Projectvoorstellen hebben met name een aantal sleutelvoordelen:
- Geloofwaardigheid: Biedt u een platform om uw expertise bij de potentiële klant te vestigen
- Differentiatie: Geef de potentiële klant iets concreets dat hij kan voorleggen aan interne stakeholders om uw diensten te vergelijken met die van andere concurrenten voor het project en zo de steun van hun besluitvormers te verkrijgen.
- Afstemming: Stem interne en externe teams vanaf het begin af op de doelen en visie voor het projectvoorstel.
Bonus: tools voor projectplanning
Een projectvoorstel schrijven in 8 stappen (inclusief voorbeelden)
Een projectvoorstel kan een groot verkoopargument zijn of een gemiste kans; het verschil zit hem in het proces waarmee u het opstelt. Voordat u begint met het schrijven van een projectvoorstel, moet u de communicatie binnen uw team centraliseren. Vervolgens kunt u een duidelijk planningsproces opstellen, zodat er niets door de mazen van het net glipt.
Stap 1: Begin met het begrijpen van het publiek en de doelstellingen van het voorstel
Vraag uzelf voordat u begint met schrijven af wie het projectvoorstel gaat lezen en wat zij belangrijk vinden: is dat de haalbaarheid, het rendement of iets anders?
Bedenk wat het doel van het voorstel is: wilt u goedkeuring voor het project krijgen of een sponsor aan boord halen? Bent u op zoek naar financiering?
Pas uw toon, focus en detailniveau aan de verwachtingen van uw klant aan. Leidinggevenden willen bijvoorbeeld graag een overzicht van de voordelen en risico's, terwijl sponsors meer geïnteresseerd zijn in details over het budget en de tijdlijn.
Stap 2: Schrijf een boeiende samenvatting
Een executive summary is een kort overzicht van uw projectvoorstel in slechts een paar alinea's. Het doel ervan is om de aandacht te trekken.
Stel de samenvatting op rond het te lösen probleem, uw voorgestelde oplossing en de verwachte voordelen ervan. Maak het boeiend – uw samenvatting is misschien wel het enige dat sommige belanghebbenden lezen!
Laten we eens kijken naar een voorbeeld van een samenvatting van een projectvoorstel met hetzelfde concept als een app voor productiviteit.
Voorbeeld:
"Handmatige inefficiënties in de werkstroom kosten onze organisatie naar schatting 500 uur per maand. Dit voorstel bevat een abonnement voor de ontwikkeling van een mobiele app voor productiviteit waarmee het bijhouden van taken kan worden geautomatiseerd en de efficiëntie kan worden verbeterd. Met een investering van $ 50.000 verwachten we binnen twee jaar een ROI van 120% te behalen door een hogere productiviteit van onze medewerkers. "
💡Pro Tip: Gebruik ClickUp Docs, de tool voor gezamenlijke documentatie, om een boeiende en foutloze samenvatting te maken met rijke tekstopmaak en met één klik te delen met uw team.
Stap 3: Stel de achtergrond voor het project in
Leg uit wat het probleem of de kans is die aanleiding geeft tot het project. Bespreek het volgende:
- Wat is het probleem?
- Waarom dit belangrijk is voor de organisatie
- De kans, d.w.z. hoe het oplossen van het probleem de organisatie ten goede zou komen
Als er al eerder een oplossing is geprobeerd, geef dan een achtergrond van wat er is gedaan en wat daaruit is geleerd.
Voorbeeld: Laten we opnieuw het voorbeeld van de app voor productiviteit nemen en de achtergrond beschrijven.
"Het huidige taakbeheer is sterk afhankelijk van handmatige processen, wat leidt tot inefficiëntie en fouten. Studies tonen aan dat 70% van de werknemers gemiddeld 3 uur per week verspilt aan overbodige taken. Het automatiseren van deze werkstromen biedt een aanzienlijke kans om de productiviteit te verhogen. "
Stap 4: Stel uw oplossing voor
Geef duidelijk aan wat u voorstelt en waarom dit de beste oplossing is. In deze stap kunt u uw aanpak van het project in detail beschrijven.
Vermeld het volgende:
- Een kort overzicht van het project
- Hoe de oplossing het probleem aanpakt
- Sleutel deliverables
Voorbeeld:"Wij stellen voor om een mobiele app voor productiviteit te ontwikkelen met functies voor taakbeheer en tijdregistratie. De app vermindert handmatige inspanningen, verbetert de nauwkeurigheid van het bijhouden en biedt bruikbare inzichten door middel van analyses. "
Stap 5: Benadruk de potentiële voordelen
Maak een lijst met redenen waarom uw doelgroep het project zou moeten goedkeuren. Concentreer u op meetbare voordelen en resultaten, en gebruik waar mogelijk statistieken en prognoses.
Als dit gedeelte lang is, zorg er dan voor dat u ook een korte lijst met opsommingstekens toevoegt om het leesbaarder te maken.
Voorbeeld:
- Productiviteit: "Verminder handmatige werkstromen met 40% en bespaar 200 uur per maand."
- Kostenbesparing: "Bespaar € 10.000 aan jaarlijkse kosten als gevolg van inefficiëntie."
- Strategische afstemming: "Ondersteunt ons doel om de efficiëntie met 20% te verbeteren. "
Stap 6: Geef een globaal tijdschema of abonnement
Geef een overzicht van hoe u het project gaat uitvoeren. Beschouw dit als een mini-routekaart met de belangrijkste mijlpalen, een ruwe tijdlijn en een geschatte projectbegroting.
U kunt een tijdlijn of een Gantt-grafiek gebruiken om deze informatie visueel weer te geven.
Voorbeeld:
- Fase 1: Onderzoek en ontwerp (maand 1)
- Fase 2: Ontwikkeling en testen (maanden 2-3)
- Fase 3: Lancering en training (maand 4)
- Geschat budget: $ 50.000 (uitsplitsing in bijlage A)
Stap 7: Beoordeel risico's en zorg voor risicobeperkende strategieën
Elk project heeft risico's; u wilt in uw voorstel laten zien dat u over mogelijke uitdagingen hebt nagedacht en een abonnement hebt om deze aan te pakken.
Voorbeeld:
"Om mogelijke uitdagingen bij de implementatie aan te pakken, zullen we vóór de volledige lancering trainingssessies en een proefprogramma met 10 medewerkers organiseren. "
Stap 8: Sluit sterk af met een call-to-action
Nadat u uw argumenten hebt uiteengezet, sluit u af met een duidelijk en overtuigend verzoek.
Herhaal uw observaties over de verwachte waarde van het project, geef aan wat u zoekt (goedkeuring, financiering, enz. ) en stel een tijdlijn voor.
Voorbeeld:
"Wij zijn van mening dat dit project een unieke kans biedt om de productiviteit te verhogen en onze strategische doelen te realiseren. Wij vragen uw goedkeuring voor een budget van $ 50.000 om fase 1 op 1 februari van volgend jaar te starten. "
Tips voor het schrijven van een winnend projectvoorstel
Hier zijn enkele tips en suggesties van experts die u kunt volgen om het perfecte projectvoorstel te maken:
a. Onderzoek het product en de branche van uw potentiële klant
Uw potentiële klant wil een verklaring waarin u laat zien dat u zijn geschiedenis, merk, branche en klanten begrijpt. Laat de client zien dat u hem begrijpt en wat voor hem belangrijk is door onderzoek te doen voor uw projectvoorstel.
Houd tijdens uw onderzoek rekening met het volgende:
- Onderzoeksachtergrond: Wat zijn de doelstellingen van uw klant die aanleiding geven tot dit project? Welke lacunes in de branchekennis van uw bureau moet u tijdens het marktonderzoek opsporen?
- Wat zijn de doelstellingen van uw klant die aan de basis liggen van dit project?
- Welke lacunes in de brancheken nis van uw bureau moet u tijdens marktonderzoek opsporen?
- Methodologie: Hoeveel tijd heb je nodig voor je onderzoek? Welke vorm van gegevensverzameling ga je gebruiken? Ga je een concurrentieanalyse uitvoeren, enquêtes onder klanten houden of een analyse van de tekortkomingen binnen de organisatie maken? Hoe ga je de verzamelde gegevens analyseren? Zijn er beperkingen van je onderzoek waarmee je rekening moet houden bij het opstellen van je abonnement?
- Hoe lang heb je nodig om je onderzoek uit te voeren?
- Welke vorm van gegevensverzameling gaat u gebruiken?
- Gaat u een concurrentieanalyse uitvoeren, enquêtes onder clients houden of een analyse van de tekortkomingen binnen uw organisatie maken?
- Hoe gaat u de verzamelde gegevens analyseren?
- Zijn er beperkingen aan uw onderzoek waarmee u rekening moet houden tijdens het opstellen van uw abonnement?
- Sleutelbevindingen: Zijn er thema's die naar voren komen tijdens uw onderzoek?
- Zijn er thema's die naar voren komen tijdens je onderzoek?
- Referenties: Welke bronnen hebt u gebruikt bij het ontwikkelen van uw onderzoek? Zijn de bronnen betrouwbaar? Zijn de bronnen divers genoeg om een goed beeld van de branche te geven?
- Welke bronnen hebt u gebruikt bij het ontwikkelen van uw onderzoek?
- Zijn de bronnen betrouwbaar?
- Zijn de bronnen divers genoeg om een accurate weergave van de sector te geven?
- Wat zijn de doelstellingen van uw klant die aan de basis liggen van dit project?
- Welke lacunes in de brancheken nis van uw bureau moet u tijdens marktonderzoek opsporen?
- Hoe lang heb je nodig om je onderzoek uit te voeren?
- Welke vorm van gegevensverzameling gaat u gebruiken?
- Gaat u een concurrentieanalyse uitvoeren, enquêtes onder clients houden of een analyse van de lacunes in uw organisatie maken?
- Hoe gaat u de verzamelde gegevens analyseren?
- Zijn er beperkingen aan uw onderzoek waarmee u rekening moet houden tijdens het opstellen van uw abonnement?
- Zijn er thema's die naar voren komen tijdens je onderzoek?
- Welke bronnen hebt u gebruikt bij het ontwikkelen van uw onderzoek?
- Zijn de bronnen betrouwbaar?
- Zijn de bronnen divers genoeg om een accuraat beeld van de sector te geven?
Vergeet niet al uw bevindingen te documenteren in het sjabloon voor gebruikersonderzoek van ClickUp, zodat u uw analyse gemakkelijk kunt raadplegen in uw projectvoorstel!
b. Brainstorm met uw interne team
Gewapend met je onderzoek, verzamel je de troepen! Het is tijd om samen met je interne team te bedenken hoe je aan de behoeften van de client kunt voldoen, voordat je dit op papier zet.
Brainstorm samen met behulp van tools waarmee teams ideeën kunnen delen en elk hun unieke perspectief op het project kunnen bespreken, om uiteindelijk tot de beste ideeën te komen.
De mindmaps en virtuele whiteboards van ClickUp zijn hiervoor ideaal.
c. Gebruik projectmanagement tools
Met een tool voor projectmanagement kunt u uw projectvoorstel efficiënter opstellen. Hier zijn een paar tools voor projectmanagement van ClickUp die u kunnen helpen:
- Aangepaste velden: Met de aangepaste velden van ClickUp kunt u unieke waarden toekennen aan taken, zoals budgetten, eigenaren van taken, deadlines en nog veel meer.
- Gantt-grafiek: Het is eenvoudig om tijdlijnen te definiëren wanneer u taken bekijkt in de Gantt-grafiekweergave van ClickUp, waar u afhankelijkheid tussen taken kunt definiëren en projectresultaten in chronologische volgorde kunt indelen.
- Checklists: Soms heb je gewoon een eenvoudige takenlijst nodig om ervoor te zorgen dat je elk onderdeel van het project hebt toegewezen; dan zijn checklists erg handig! Tag eenvoudig de eigenaren van taken, stel deadlines in en breng het projectteam met één klik op de hoogte wanneer een taak is voltooid.
d. Houd het helder, beknopt en visueel
Projectsponsors en belanghebbenden hebben het druk en stellen beknoptheid op prijs.
Beperk uw voorstel tot een paar pagina's en houd uw tekst eenvoudig en beknopt. Geef uw interne projectteam ook de kans om het projectvoorstel te controleren en eventuele wijzigingen aan te brengen voordat u het verstuurt.
Gebruik grafieken, diagrammen of infographics om tekst visueel op te splitsen en gegevens begrijpelijker te maken.
💡Pro-tip: Gebruik de AI-schrijver van ClickUp Brain om uw voorstel in enkele minuten te perfectioneren
e. Gebruik sjablonen voor projectvoorstellen
Bespaar tijd en zorg dat uw projectvoorstellen in lijn zijn met uw huisstijl met gestandaardiseerde sjablonen. U kunt uw eigen sjabloon maken of gewoon de sjabloon voor projectvoorstellen van ClickUp gebruiken. Hiermee kunt u uw voorstellen voor clients op één plek organiseren, prioriteren en beheren.
💡Pro-tip: Verzendt u veel e-mails met voorstellen? Maak deze stap snel, eenvoudig en consistent voor alle teams door een gestandaardiseerde e-mailsjabloon te ontwikkelen in ClickUp.
f. Opvolging
Laat geen potentiële klanten door de mazen van het net glippen. Houd elke fase van uw projectvoorstellen bij, zodat u weet wie verantwoordelijk is voor het contact met de potentiële klant en wanneer uw team voor het laatst contact met hen heeft gehad.
Het bijhouden van de levenscyclus van een client in realtime is eenvoudig in ClickUp met aangepaste velden. Je kunt de fasen van je projectvoorstellen definiëren via aangepaste velden, rollen toewijzen, deadlines instellen voor routine follow-ups en teamleden taggen.
U kunt ook e-mails en opmerkingen naar clients sturen vanuit het taakvenster, zodat u een duidelijk overzicht hebt van alle communicatie met klanten.
Sjablonen voor projectvoorstellen en andere bronnen
- Sjablonen voor projectvoorstellen
- Sjabloon voor professionele diensten
- Sjabloon voor creatief project abonnement
- Sjabloon voor het plannen van een voorstel voor een creatief bureau
- Sjabloon voor abonnement voor adviesproject
- Sjabloon voor subsidieaanvraag
- Sjablonen voor consultancy
- Sjablonen voor offerteaanvragen
Gebruik ClickUp voor uw volgende projectvoorstel
We hopen dat deze voorbeelden, sjablonen en tips voor projectvoorstellen u meer vertrouwen geven bij het opstellen van een succesvol document.
De kern van succesvolle projectvoorstellen wordt gevormd door een team dat effectief samenwerkt. En dat is precies wat ClickUp u biedt.
We brengen al uw tools, documenten, teams, dashboards, budgetten en werkstromen samen in één projectmanagementsoftware. Dit alles om een einde te maken aan contextwisselingen en gescheiden werkstromen door het werken met meerdere tools.
Wat is beter?
We hebben meer dan 1000 app-integraties en een volledige bibliotheek met gratis sjablonen die zijn gemaakt door experts op het gebied van projectmanagement, waarmee u eenvoudig een werkstroom kunt opzetten. U hoeft niet langer kostbare tijd te besteden aan het vanaf nul opzetten van elk proces en elke procedure.
Het is al beschikbaar en wacht op u in ClickUp. Ga vandaag nog aan de slag — volledig gratis — en ontdek waarom zoveel bedrijven overstappen naar ClickUp.