Je stuurt een factuur. Stilte.
Je hebt een vergadering gepland. Iemand vergeet het.
Je volgt een deadline op. Geen antwoord.
Frustrerend, toch? Het is niet zo dat mensen er niet om geven, ze jongleren gewoon met talloze prioriteiten. Dat is precies waarom je een herinneringse-mail nodig hebt!
Een goed getimede herinneringse-mail kan radiostilte omzetten in een bevestigde betaling, een gepland gesprek of een voltooide Taak.
En het beste deel? Je hoeft er geen helemaal nieuwe te schrijven. Deze blogpost bevat 12 voorbeelden van herinneringsmails die je gemakkelijk kunt bewerken en aanpassen voor professioneel gebruik.
We laten je ook kennismaken met een tool waarmee je herinneringse-mails kunt maken en automatiseren. Laten we beginnen!
Waarom herinnering e-mails belangrijk zijn
Een goed getimede herinneringse-mail herinnert werknemers aan uitstaande taken, opkomende gebeurtenissen en cruciale deadlines en helpt chaos en operationele onderbrekingen zoveel mogelijk te voorkomen.
Hier lees je waarom herinnering e-mails nodig zijn:
- Houdt planningen gestructureerd: Vergaderingen, gebeurtenissen en tijdlijnen van projecten blijven georganiseerd als mensen er van tevoren aan worden herinnerd
- Verhoogt conversies: Een goed getimede herinnering voorkomt dat potentiële deals koud blijven
- Beperkt last-minute annuleringen: Tijdige herinneringse-mails helpen mensen om zich hun vergaderingen te herinneren en geven ze de kans om indien nodig van tevoren een nieuwe afspraak te maken, waardoor het aantal no-shows afneemt
- Voorkomt operationele verstoringen: Interne taken zoals het verzenden van timesheets, goedkeuringen en rapporten kunnen op schema blijven met een herinneringse-mail
🧠 Wist u dat? 80% van de verkopen minstens vijf vervolgpogingen nodig heeft na het eerste contact voordat het tot een verkoop komt.
Lees meer: AI gebruiken om e-mails te schrijven (met aanwijzingen)
Hoe schrijf je een herinneringse-mail?
Bij het schrijven van een herinneringse-mail gaat het niet alleen om het opvolgen, maar ook om de timing, toon en structuur, zodat je de e-mail onmogelijk kunt negeren.
1. Begin met een duidelijke onderwerpregel
Hou je onderwerpregel duidelijk en direct, zodat het doel van je e-mail meteen duidelijk is.
Houd je onderwerpregel kort (denk aan zes tot acht woorden) en voeg een actiewerkwoord toe (denk aan: actie vereist, herinnering of opvolging) om onmiddellijke aandacht te vragen.
✅ Goede herinnering e-mail onderwerpregel: Herinnering: Betaling verschuldigd voor factuur #[Nummer]
❌ Slechte onderwerpregel voor herinneringse-mail: Herinnering factuur
2. Maak de begroeting persoonlijk
Het maakt niet uit of het je eerste of honderdste herinnering e-mail naar dezelfde client is - begin altijd met een persoonlijke begroeting. Dat maakt het verschil!
Door de ontvanger bij de naam te noemen, wordt de e-mail boeiender en relevanter. Het creëert zelfs een professionelere en attentere toon, waardoor de kans op een reactie toeneemt.
✅ Goede begroeting: Hey/Hi [naam]
❌ Slechte begroeting: Geachte waardevolle klant
3. Een e-mail schrijven
Kom meteen ter zake na de begroeting.
Je eerste regel moet genoeg context geven zodat de lezer niet door e-mails uit het verleden hoeft te spitten. Vermeld in drie korte alinea's (maximaal twee regels per alinea) duidelijk het doel, de sleutelgegevens en de volgende stappen.
voorbeeld: Een snelle herinnering dat we een Zoom vergadering hebben gepland op 27 januari, vrijdag, om 3:00 EST
❌ Slecht voorbeeld: Hoop dat het goed met je gaat. Even een herinnering aan de vergadering over content die ik vorige week vermeldde. Laat het me weten als je wijzigingen nodig hebt
4. Voeg een duidelijke CTA toe
Als je oproep tot actie (CTA) niet in de eerste drie alinea's staat, is dit het moment om hem toe te voegen.
Als je een antwoord nodig hebt, vraag er dan om. Vermeld een directe link naar het betalingsportaal, het uploaden van documenten of een planningstool als actie vereist is.
✅ Goed voorbeeld: Klik hier om uw afspraak te verzetten: [Kalender Link]
Slecht voorbeeld: Neem een kijkje als u de kans krijgt
5. Eindig met beleefde afsluitende opmerkingen
Eindig met een beleefde, professionele aantekening die uitnodigt tot een reactie - maar sla de onnodige excuses over. Houd het zelfverzekerd en duidelijk.
voorbeeld: Laat het me weten als je hulp nodig hebt
Slecht voorbeeld: Wacht op uw antwoord
En ziehier: de sleutel tot het schrijven van perfecte herinneringse-mails.
💡 Pro Tip: Spendeer geen uren aan het schrijven van de perfecte herinneringse-mail. Met ClickUp Brain voert u gewoon een prompt in en het genereert onmiddellijk een goed gestructureerde, duidelijke en actiegerichte e-mail die aan al uw eisen voldoet.
📮ClickUp Insight: 83% van de kenniswerkers vertrouwt voornamelijk op e-mail en chatten voor teamcommunicatie.
Bijna 60% van hun werkdag gaat echter verloren aan het schakelen tussen deze tools en het zoeken naar informatie. Met een alles-in-één app voor werk zoals ClickUp komen projectmanagement, messaging, e-mails en chats allemaal samen op één plek! Het is tijd om te centraliseren en energie te geven!
12 voorbeelden van herinneringsmails voor verschillende situaties
Verschillende situaties vragen om verschillende soorten herinneringen. Bekijk deze 12 effectieve sjablonen voor e-mails met herinneringen, klaar om te bewerken, aan te passen en af te stemmen op uw unieke behoeften!
1. Vriendelijke herinnering e-mail voor een komende vergadering
Heb je volgende week een grote vergadering met een client? Of een maandelijkse vergadering over verschillende afdelingen met 50 deelnemers? Een herinnering e-mail, ruim op tijd, zal iedereen genoeg tijd geven om hun agenda te beheren en op tijd te komen.
Hier is een sjabloon voor een vriendelijke herinnering dat je kunt gebruiken:
Onderwerp: Maandelijkse content team roundup: Vrijdag 15.00 uurHey [Voornaam],
Even een herinnering: onze maandelijkse vergadering over content staat gepland voor [Datum] om [Tijdzone] ([Time]). We zullen [Agenda Highlights] behandelen, dus neem even de tijd om relevant materiaal van tevoren door te nemen.
Om georganiseerd te blijven, moet je je tijd markeren in Google Agenda als je dat nog niet hebt gedaan. Laat het me weten als je iets nodig hebt om je voor te bereiden op de vergadering. Ik kijk ernaar uit!
Met vriendelijke groet,[Jouw naam][Jouw positie][Bedrijfsnaam]
💡 Pro Tip: Overweeg om herinneringen voor vergaderingen minstens 48 uur van tevoren te sturen, zodat de deelnemers tijd hebben om zich voor te bereiden.
2. Een beleefde herinneringse-mail voor de factuur die binnenkort moet worden betaald
Zelfs bedrijven die regelmatig betalen, kunnen een factuur over het hoofd zien door overvolle inboxen en dagelijkse Taken. Een snel, beleefd duwtje in de rug zal hun aandacht onmiddellijk op je factuur vestigen en een tijdige betaling aanmoedigen.
Hier is een sjabloon voor een e-mail ter herinnering van een betaling dat je kunt gebruiken:
Onderwerp: Betalingsherinnering voor #factuurnummer
Hallo [naam client],
Deze e-mail is een snelle herinnering dat de betaling voor uw factuur #[Factuurnummer] voor [Bedrag] verschuldigd is op [Vervaldatum]. U vindt de factuur als bijlage ter referentie.
Als de betaling al is verwerkt, kunt u dit bericht negeren. Anders kunt u de betaling voltooien via een van onze beschikbare opties: [betaallink], bankoverschrijving of een andere voorkeursmethode.
Neem contact met me op als je hier vragen over hebt.
Met vriendelijke groet,[Jouw naam][Jouw positie][Bedrijfsnaam]
Pro Tip: stuur de eerste betalingsherinnering drie tot vijf dagen voor de deadline zodat uw clients genoeg tijd hebben om de betaling te verwerken
3. Herinneringsmail voor te late betaling
Ondanks herhaalde herinneringen blijven facturen soms onbetaald, zelfs bij de beste clients. In deze fase moet de herinneringse-mail streng maar professioneel zijn. Benadruk dat er snel actie moet worden ondernomen en benadruk de mogelijke juridische gevolgen als de betaling niet wordt voldaan.
Hier is een laatste herinneringse-mail die je kunt sturen:
Onderwerp: Dringend: Achterstallige factuur #[factuurnummer] - onmiddellijke actie vereist
Hallo [Voornaam],
Dit is een laatste herinnering met betrekking tot factuur #[factuurnummer] voor [bedrag], die op [vervaldatum] betaald moest worden. Ondanks eerdere herinneringen hebben we de betaling nog niet ontvangen.
Volgens ons contract kunnen juridische stappen worden ondernomen als een factuur een week te laat is.
Om betalingsachterstand of verdere actie te voorkomen, verzoeken wij u het openstaande bedrag vóór [datum] te betalen met een van de beschikbare betalingsopties:[Betalingslink] | Details bankoverschrijving | Andere geaccepteerde methoden
Als de betaling al is verwerkt, kunt u dit bericht negeren. Neem contact met me op als je twijfels of query's hebt over hetzelfde onderwerp.
Best,[Your Name][Your Position][Company Name]
Pro tip: stuur herinneringen voor achterstallige betalingen tussen 9 en 11 uur 's ochtends, wanneer ontvangers eerder geneigd zijn hun e-mails te controleren. Stuur zulke e-mails niet in het weekend, want dan komt je bericht misschien in hun inbox terecht.
4. Sjablonen voor e-mails met herinneringen voor last-minute gebeurtenissen
Organiseer je een conferentie of beurs? Een last-minute herinnering helpt de deelnemers hun dag te plannen, op tijd te komen en zich voor te bereiden op de sleutel sessies en netwerkmogelijkheden.
Hier is een sjabloon voor herinneringsmails die je kunt gebruiken voor je komende gebeurtenis:
Onderwerp: Laatste herinnering: [De jaarlijkse SEO-conferentie begint vandaag]
Hallo [Voornaam],
We heten u van harte welkom op [naam gebeurtenis] vandaag om [Tijdzone])!
Het evenement begint om [Starttijd], en we hebben de event line-up bijgevoegd zodat je je favoriete sessie niet mist.
Om uw aankomst soepeler te laten verlopen, is [Inchecken] beschikbaar en kunt u de kaart van de locatie [Link] vinden voor een routebeschrijving. Als je met de auto bent, zijn hier de parkeergegevens [Link].
Ik kijk ernaar uit om je daar te zien. Neem contact met me op via [contact details] als je problemen hebt om hier te komen.
Met vriendelijke groet,[Jouw naam][Jouw positie][Bedrijfsnaam]
💡 Pro Tip: Maak het je bezoekers gemakkelijker door een snelle check-in link, een kaart van de locatie of parkeerinformatie toe te voegen, zodat ze zonder problemen kunnen arriveren.
5. Herinnering voor een vergadering/evenement
Een afspraak maken is één ding, maar ervoor zorgen dat de client komt opdagen is iets anders. Een herinnering voor een afspraak (of een paar in de aanloop naar de datum) helpt ze bij het plannen, voorkomt last-minute annuleringen en geeft ze de tijd om een afspraak te verzetten als dat nodig is.
Hier is een snelle herinnering e-mail die je kunt gebruiken zodra de klant de vergadering heeft bevestigd:
Onderwerp: Bevestigd: Uw afspraak op [datum & tijd]
Hallo [Voornaam],
Gewoon een vriendelijke herinnering dat uw [Naam dienst/vergadering] afspraak is bevestigd voor [Datum] om [Tijdzone] ([Time]).
📍 Locatie: [Adres/Zoom Link]⏳ Duur: [Lengte vergadering]
Als u een nieuwe afspraak moet maken, kunt u dat 24 uur van tevoren doen via deze koppeling: [Google Agenda Reschedule Link]. We kijken uit naar onze vergadering!
Met vriendelijke groet,[Jouw naam][Jouw positie][Bedrijfsnaam]
💡 Pro Tip: Een koppeling voor het verzetten van afspraken maakt het makkelijk voor clients om hun afspraken aan te passen in plaats van ze onaangekondigd over te slaan. Gebruik ClickUp AI om vergaderingen in te stellen zodat ze niets missen en u geen kostbare tijd verliest.
Lees meer: Hoe schrijf je een bevestigingsmail? Soorten en voorbeelden
6. Herinneringsmail na een no-show
No-shows komen vaak voor bij dienstverlenende bedrijven. Een beleefde follow-up houdt het gesprek open en biedt de client de mogelijkheid om een nieuwe afspraak te maken. Het is ook een beleefde herinnering dat de client de geboekte afspraken moet nakomen.
Hier is een beleefde herinnering e-mail die je kunt gebruiken voor de eerste keer no-shows.
Onderwerp: Vergadering gemist? Laten we een nieuwe afspraak maken
Hey [voornaam]
Ik zag dat u vandaag niet kon komen naar onze [Naam vergadering]. Ik begrijp dat er dingen tussen kunnen komen, dus ik zoek graag een ander tijdstip dat voor u werkt. U kunt hier herplannen: [Link herschikken].
Uit beleefdheid heb ik deze keer afgezien van de no-show kosten. Volgens ons beleid kunnen er echter kosten in rekening worden gebracht voor toekomstige gemiste afspraken. Laat me weten hoe je verder wilt gaan.
Met vriendelijke groet,[Jouw naam][Jouw positie][Bedrijfsnaam]
💡 Pro Tip: Overweeg om een dag en een uur voor de vergadering automatische herinneringen te sturen om het aantal no-shows in uw bedrijf te verminderen.
7. Herinneringsmail voor een follow-up van het voorstel
Heb je een voorstel gestuurd maar nog niets gehoord? Het is gemakkelijk om aan te nemen dat de client geen interesse heeft, maar dat is misschien niet het geval. Een snelle opvolgmail herinnert hen aan je aanbod en brengt het opnieuw onder hun aandacht zonder opdringerig over te komen.
Hier is een sjabloon voor herinneringsmails dat je kunt gebruiken:
Onderwerp: Opvolging: Voorstel voor [Naam project/dienst]
Hallo [Voornaam],
Ik wilde even weten of je het voorstel hebt bekeken dat ik op [Datum] heb verstuurd over [Naam project/dienst].
Als je het nog steeds overweegt, bel ik je graag snel om te bespreken welke aanpassingen beter voor je werken. Feel free to reply here or reach out anytime if you have any questions or need further details.
We kijken uit naar je gedachten.
Beste,[Uw naam][Uw positie][Bedrijfsnaam][Uw naam][Uw positie][Uw bedrijfsnaam][Uw naam][Uw positie][Uw bedrijfsnaam][Uw bedrijfsnaam][Uw bedrijfsnaam][Uw bedrijfsnaam
Pro Tip: Veelvuldige herinneringse-mails kunnen opdringerig overkomen. Maak een strategische ruimte voor uw follow-ups: stuur de eerste 3-5 dagen na het voorstel en volg de follow-up een week later op als er geen reactie is gekomen. Houd het beleefd en professioneel.
8. Herinneringsmail om abonnement te verlengen
Een herinnering voor het verlengen van een abonnement laat klanten weten dat hun abonnement binnenkort afloopt en biedt hen een gemakkelijke manier om te verlengen. Dergelijke e-mails zijn meestal nuttig voor SaaS-bedrijven die hun diensten verkopen op basis van maandelijkse en jaarlijkse abonnementen.
Hier is een snelle herinnering e-mail die je kunt volgen:
Onderwerp: Nu verlengen: [bedrijfsnaam] abonnement eindigt in [XX] dagen
Hallo [Voornaam],
Ter herinnering: uw abonnement op het [Plan] van [Bedrijfsnaam] loopt af op [Afloopdatum]. Om onderbrekingen van de service te voorkomen, kunt u uw abonnement nu verlengen door hier te klikken [Verlengingslink].
Neem gerust contact met ons op als je vragen hebt of hulp nodig hebt. We kijken ernaar uit om u van dienst te zijn met onze uitzonderlijke services.
Beste,[Uw naam][Uw positie][Bedrijfsnaam][Uw naam][Uw positie][Uw bedrijfsnaam][Uw naam][Uw positie][Uw bedrijfsnaam][Uw bedrijfsnaam][Uw bedrijfsnaam][Uw bedrijfsnaam
💡 Pro Tip: Bied een korting voor een beperkte tijd of een exclusieve verlengingsaanbieding om het aantal verlengingen te verhogen en meer klanten te behouden.
Lees meer: Beste sjablonen voor druppelcampagnes voor effectieve e-mailmarketing
9. Herinneringsmail om klantenenquête te voltooien
Feedback van klanten is waardevol, maar reacties krijgen is niet altijd gemakkelijk. Een herinneringsbericht fungeert als een beleefde follow-up, waarbij klanten zachtjes worden aangemoedigd om hun mening te delen zonder dat ze zich onder druk gezet voelen.
Onderwerp: We horen graag je feedback - Het duurt maar een minuutje
Hallo [Voornaam],
We hopen dat u veel plezier beleeft aan onze [naam product]. We zouden het erg op prijs stellen als u uw gedachten en ervaringen met ons deelt. Uw feedback helpt ons te verbeteren en producten te blijven leveren waar u van houdt.
Doe hier mee aan de snelle enquête: [Enquêtelink]
We beloven dat het maar een minuutje duurt.
Best,[Your Name][Your Position][Company Name]
💡 Pro Tip: Stel een mobiel-responsieve enquête op en houd deze kort en eenvoudig om meer reacties te krijgen. Een kleine korting of incentive zou meer klanten aanmoedigen om deel te nemen.
10. Herinneringsmail voor een gemiste deadline
Het managen van een groot team kan een uitdaging zijn, vooral bij het bijhouden van deadlines. Er kunnen om verschillende redenen vertragingen optreden, maar een duidelijke, krachtige herinnering kan de aandacht weer op scherp zetten en ervoor zorgen dat de Taak prioriteit krijgt.
Hier is een voorbeeld van een herinneringse-mail die je in zulke situaties kunt gebruiken:
Onderwerp: Actie nodig: Deadline gemist voor [Taak/Project]
Hallo [Voornaam],
Ik kom terug op de deadline voor [Taak/Projectnaam] die op [Datum] moest zijn afgerond. We begrijpen dat er een geldige reden kan zijn voor de vertraging, maar we willen een update over de status.
Dit project is van cruciaal belang en op schema blijven is essentieel om alles soepel te laten verlopen. Indien mogelijk willen we het voltooien voor [Nieuwe deadline] om verdere tegenslagen te voorkomen.
Laat het ons weten als je ergens tegenaan loopt of ondersteuning nodig hebt om verder te komen. We kijken uit naar je update.
Best,[Your Name][Your Position][Company Name]
💡 Pro Tip: Als je een gemiste deadline opvolgt, geef dan een realistische nieuwe deadline in plaats van die open te laten. Dit helpt verdere vertragingen te voorkomen en maakt het prioriteren van de Taak makkelijker voor de ontvanger.
Lees meer: E-mail vs. chatten op het werk: Wat is het beste voor jouw team?
11. Herinnering per e-mail om hangende documenten in te dienen
Of het nu gaat om naleving, onboarding of het verwerken van een verzoek, ontbrekende papieren kunnen de zaken vertragen. Een duidelijke, beleefde follow-up kan ervoor zorgen dat de ontvanger prioriteit geeft aan je verzoek en snel actie onderneemt.
Hier is een perfecte vriendelijke herinnering e-mail die je kunt sturen in dergelijke situaties:
Onderwerp: Actie vereist: In afwachting van document verzenden voor [Doel]
Hallo [Voornaam],
Even een herinnering dat we nog steeds wachten op [Documentnaam] van u. De deadline voor indiening is [Uiterste datum] en we hebben het nodig om onze contractdocumenten te verwerken. De deadline voor verzenden is [Due Date] en we hebben het nodig om onze contractdocumenten te verwerken.
Negeer deze e-mail als je ze al hebt verzonden. Als je de documenten echter nog moet indienen, upload ze dan via deze link hier: [Upload Link].
Neem gerust contact met me op als je een query of probleem hebt waarmee ik je kan helpen.
Best,[Your Name][Your Position][Company Name]
💡 Pro Tip: Stel automatische e-mails in om op te volgen als de documenten de komende 24 uur niet zijn ontvangen.
12. Herinneringsmail voor een snelle actie
Als een project vastloopt omdat je wacht op de input van een teamlid, helpt een beleefde maar krachtige herinnering om de zaken in beweging te houden.
Hier lees je hoe je het doet:
Onderwerp: Wachten op je input voor [Projectnaam]
Hallo [Voornaam],
Even een herinnering: ik wacht nog steeds op je input voor [specifieke Taak] in [Projectnaam]. Jouw expertise is essentieel om de zaken in beweging te houden en op schema te blijven.
Laat het me weten als je ondersteuning nodig hebt of als er problemen zijn die vertraging veroorzaken. Als het mogelijk is, zou het geweldig zijn om je update voor [Nieuwe deadline] te ontvangen, zodat we verder kunnen.
We kijken uit naar je gedachten.
Best,[Your Name][Your Position][Company Name]
💡 Pro Tip:Houd je toon politiek en waarderend-een vriendelijke herinnering toont respect voor hun tijd en maakt de kans groter dat ze positief reageren.
Ondanks deze steekproeven is het schrijven van herinneringse-mails niet de meest opwindende Taak. Zeker niet als je er honderden per dag moet versturen.
Het automatiseren van e-mails met behulp van tools voor e-mail productiviteit is de enige manier om tijd te besparen en toch een beleefde en professionele toon te behouden.
Hoe ClickUp herinneringen per e-mail kan stroomlijnen
Je inbox is geen lijst met taken, maar voelt wel zo aan. Een follow-up e-mail staat nog in de ontwerpfase, de deadline van een client nadert en een achterstallige factuur zorgt voor vertraging. Alles bijhouden is gewoon onrealistisch.
Je hebt een tool nodig die je e-mail workflow automatiseert en organiseert. ClickUp, de alles app voor werk, biedt een gestructureerd systeem om verspreide e-mails om te zetten in traceerbare taken, waardoor de chaos van handmatige follow-ups en gemiste deadlines verdwijnt. Met ClickUp kunt u uw to-do lijst omzetten in een 'ta-da' lijst! Laten we eens kijken hoe.
ClickUp E-mail Hulpmiddel voor projectmanagement
En het hart van dit platform is de ClickUp Email Projectmanagement Tool. In plaats van e-mails los van uw werkstroom te behandelen, integreert het ze rechtstreeks in uw taken en projecten.
Of het nu gaat om follow-ups voor clients, projectupdates of goedkeuringsverzoeken, alles blijft op één plek verbonden, zonder overvolle inbox.
Integreer nu uw e-mails met ClickUp en volg deze stappen om uw e-mail workflows te automatiseren:
Bouw een opslagplaats van herinneringse-mails met ClickUp Brain
Het is vervelend en inefficiënt om elke keer opnieuw herinneringse-mails te schrijven. ClickUp Brain haalt het giswerk uit het aanmaken van e-mails door onmiddellijk professionele e-mails te genereren voor elke situatie.
Zo werkt het:
✅ Genereer direct e-mails: In het Opmerkingen gedeelte van een Taak voer je gewoon het schuine streep commando "/E-mail schrijven" in om Brain te openen. U kunt een nieuwe e-mail samenstellen of een bestaande e-mail beantwoorden zonder uw werkstroom te verlaten
✅ Opslaan en hergebruiken van e-mailsjablonen: Sla veelgebruikte e-mails op in ClickUp Docs om een gestructureerde opslagplaats van e-mailsjablonen voor herinneringen te maken
ClickUp e-mail sjabloon voor opvolging
Nog beter, bespaar tijd met het ClickUp Follow Up Email sjabloon met 10+ veelvoorkomende voorbeelden die werken in verschillende sectoren.
In een notendop,
- Centraliseer alle sjablonen voor opvolgmails: Houd gestructureerde antwoorden bij voor verschillende scenario's - betalingsherinneringen, check-ins voor vergaderingen of contact met clients
- Gemakkelijk opvolgingen bijhouden: Weet precies wanneer en bij wie u moet opvolgen en voorkom gemiste kansen
- Stel herinneringen in voor tijdige antwoorden: Verlies nooit het overzicht over antwoorden of achterstallige berichten
- Creëer een project voor elk doel van de opvolgmail: Structureer en organiseer opvolgingstaken op basis van verschillende zakelijke behoeften
In plaats van steeds dezelfde e-mails te herschrijven, kun je een relevant sjabloon ophalen, de details aanpassen en de e-mail versturen.
Automatiseringen instellen en aanpassen om e-mail werkstroom te stroomlijnen
Met ClickUp Automatiseringen kunt u aangepaste velden, triggers en acties instellen, zodat u de follow-ups niet handmatig hoeft bij te houden en te verzenden. Wat er ook op uw bordje ligt, automatisering zorgt ervoor dat uw e-mails moeiteloos op tijd worden verzonden.
Zo stel je een automatisering van e-mails in:
- Navigeer naar de gewenste locatie: Ga naar de ruimte, map of lijst waar je de automatisering wilt toepassen
- Toegang tot 'Automatiseringen': Klik rechtsboven op 'Automatiseringsbeheer'
- Bekijk 'E-mail automatiseringen': Klik bovenaan op 'Bladeren' en selecteer vervolgens 'E-mail' in de linker zijbalk
- Kies of maak een automatisering: Selecteer een reeds bestaande e-mail automatisering of maak een aangepaste door triggers en acties in te stellen
- Configureer e-mail details: Kies de e-mail account van waaruit u wilt verzenden en pas het onderwerp en de inhoud aan. U kunt dynamische velden invoegen zoals de naam van de taak, de deadline of toegewezen personen om elke e-mail te personaliseren
- Opslaan en activeren: Sla de automatisering op zodra deze is geconfigureerd. De automatisering wordt nu automatisch uitgevoerd op basis van de gedefinieerde triggers
ClickUp sjabloon voor automatisering van e-mails
De sjabloon voor e-mail automatisering van ClickUp maakt automatiseringen nog eenvoudiger, omdat u deze eenvoudig in uw ClickUp-werkruimte kunt integreren. Deze sjabloon bevat vooraf ingebouwde triggers, acties en checklists voor naadloze follow-ups en herinneringen.
Zo helpt het:
- Taken maken voor geautomatiseerde e-mails: Organiseer en beheer follow-up e-mails door ze om te zetten in bruikbare ClickUp-taaken
- Regels instellen voor e-mail triggers: Definieer wanneer e-mails moeten worden verzonden op basis van de status van taken, deadlines of aangepaste voorwaarden
- Samenwerken aan de content van e-mails: Werk samen met je team om geautomatiseerde e-mails op te stellen, te verfijnen en te personaliseren voordat ze de deur uitgaan
- Prestaties bewaken en bijhouden: Blijf op de hoogte van verzonden e-mails, follow-ups en reacties om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt
Lees meer: Sjablonen voor e-mails maken in Outlook
E-mailprestaties bijhouden en optimaliseren
Zodra u uw e-mail workflows automatiseert, moet u de efficiëntie ervan bijhouden om ervoor te zorgen dat ze resultaat opleveren. Gebruik ClickUp Dashboards om follow-ups te controleren, betrokkenheid te analyseren en automatiseringsregels te verfijnen. Als de respons laag is, kunt u overwegen de timing, onderwerpregels of de content van uw e-mails aan te passen voor een betere impact.
Beste praktijken voor herinneringse-mails
Voordat we deze blog afronden, volgen hier enkele best practices om ervoor te zorgen dat je e-mail herinneringen maximale betrokkenheid oplevert:
- Personaliseren met AI: Ga verder dan het personaliseren van de naam van de ontvanger. Gebruik AI om herinneringen per e-mail te schrijven op basis van gedrag in het verleden, voorkeuren en betrokkenheid ✅
- Vermijd spam triggers: Woorden zoals Urgent, Beperkte aanbieding en overdreven tekens zoals !, $, of emoji's kunnen uw e-mail als spam markeren ✅
- Gebruik threads om de context te behouden: In plaats van telkens een nieuwe e-mail te sturen, antwoordt u in dezelfde thread om eerdere interacties zichtbaar te houden ✅
- Maak uw e-mail leesbaar: Deel de e-mail op in opsommingstekens en gebruik vetgedrukte tekst waar nodig ✅
- Time it right: Stuur herinneringen op optimale tijdstippen, zoals 24 uur voor een gebeurtenis of een paar dagen voor een deadline ✅
Automatiseer zakelijke herinnering e-mails met ClickUp
De juiste herinneringse-mail zet de ontvanger aan tot actie.
En hoewel het versturen van herinneringen kan aanvoelen als een eindeloze klus, hoeft dat niet zo te zijn.
Met ClickUp kunt u het hele proces automatiseren: integreer uw e-mail, stel triggers in voor verschillende scenario's en laat ClickUp AI in luttele seconden duidelijke en professionele herinneringen opstellen.
Geen handmatige follow-ups meer. Geen gemiste kansen meer. Gewoon moeiteloze automatisering die alles bijhoudt.