SaaS tools zijn de drijvende kracht achter uw business. 73% van de organisaties vindt SaaS essentieel voor het bereiken van hun doelen, waarbij 38% het "zeer belangrijk" vindt en 35% "tamelijk belangrijk".
Maar hoe doe je het beheer van SaaS-verkopers? Welke tools moet je gebruiken? Wat zijn de beste werkwijzen?
Dit en nog veel meer komt aan bod in deze blogpost. Laten we beginnen!
samenvatting in 60 seconden
- SaaS-leverancierbeheer omvat het selecteren, in dienst nemen, monitoren en beheren van software-as-a-service (SaaS) providers
- Het helpt kosten te beheren, veiligheid en compliance van SaaS te garanderen en de efficiëntie van de business te verbeteren
- De sleutel stappen voor het beheren van SaaS-verkopers zijn het identificeren en selecteren van SaaS-verkopers, het onderhandelen over contracten en het monitoren van de prestaties van SaaS-tools
- Enkele van de beste tips voor succesvol SaaS-leverancierbeheer zijn het centraliseren van SaaS-inkoop, het instellen van herinneringen voor automatische verlenging en het identificeren van dubbele SaaS-tools
- ClickUp maakt het beheer van SaaS-verkopers efficiënter door geautomatiseerde herinneringen in te stellen voor het beoordelen van SaaS-contracten en de prestaties en het gebruik van tools te visualiseren
Wat is SaaS-leverancierbeheer?
SaaS vendor management is het proces van selectie, onboarding, monitoring en beheer van software-as-a-service (SaaS) providers om ervoor te zorgen dat ze op één lijn liggen met de doelen van het bedrijf. Het omvat:
- SaaS abonnementen centraal bijhouden
- Leveranciers doorlichten op veiligheid (zoals SOC 2 of ISO 27001) en naleving van regelgeving (GDPR, HIPAA, CCPA)
- Uptime, responstijden en servicekwaliteit bewaken
- De beste deal sluiten, duidelijke SLA's (Service Level Agreements)
- Controleren op integraties met bestaande systemen om technologiesilo's te voorkomen
Nu er steeds meer SaaS-apps worden gebruikt, zorgt een sterk leveranciersbeheer ervoor dat SaaS-activiteiten efficiënt blijven en verspilling van middelen, veiligheidsrisico's en redundantie van tools worden voorkomen.
Waarom effectief SaaS-leverancierbeheer belangrijk is
Voordat we verder ingaan op het SaaS-leverancierbeheerproces, moeten we eerst begrijpen waarom effectief SaaS-leverancierbeheer belangrijk is:
Kostenbeheersing en budgetoptimalisatie
Effectief SaaS-leverancierbeheer levert een besparing op van 16,49% op voltooide deals door onderhandelingen, wat neerkomt op een totale besparing van $349 miljoen. En dat is niet verrassend. De gebieden waar je denkt dat kostenbesparing niet mogelijk is, zijn vaak de gebieden waar de grootste besparingen liggen. Uw SaaS-stapel is een goed voorbeeld.
Met een goed beheer van SaaS-softwareleveranciers kun je altijd de ROI en efficiëntie van je tools controleren.
🌟 Regelmatige controles met behulp van een SaaS-leverancierbeheeroplossing helpen je om software te schrappen die:
- Doet niet meer waar het voor bedoeld is
- Vreet de verborgen kosten aan uw budget?
- Wordt niet gebruikt omdat je team is overgestapt op iets beters
Wat de reden ook is, een SaaS-leveranciermanager bekijkt je abonnementen en bepaalt welke je kunt annuleren, zodat er budget vrijkomt voor waardevollere SaaS-aankopen.
💡Pro Tip: Organiseer elk kwartaal een prestatie-evaluatie van SaaS met de afdelingshoofden om knelpunten te identificeren, ongebruikte tools te elimineren en ervoor te zorgen dat alle software in lijn is met de doelen van het bedrijf.
Veiligheid, compliance en risicobeperking
Omdat SaaS-applicaties gevoelige bedrijfsgegevens verwerken, zijn veiligheid en compliance niet optioneel, maar essentieel. Een gebrek aan toezicht kan leiden tot grote risico's, van datalekken tot boetes. SaaS-leverancierbeheer ziet erop toe dat elke tool voldoet aan de noodzakelijke normen voor veiligheid en compliance.
🌟 Door uw SaaS-stack voortdurend te bewaken, kunt u risico's identificeren en beperken, zoals:
- Verkopers zonder de juiste veiligheidscertificeringen (SOC 2, ISO 27001, GDPR-naleving)
- Onbevoegde tools slaan gevoelige gegevens op zonder toestemming van IT
- Schaduw-IT die uw organisatie kwetsbaar maakt voor cyberaanvallen
Een sterke strategie voor het beheer van SaaS-verkopers zorgt ervoor dat elke tool in uw ecosysteem voldoet aan de vereisten voor veiligheid, compliance en risico's, zodat uw bedrijf altijd beschermd is.
Wist je dat? Uit een recent rapport blijkt dat 31% van de organisaties het afgelopen jaar te maken heeft gehad met een inbreuk op SaaS-gegevens, wat de noodzaak van zorgvuldige veiligheid benadrukt.
Verbeterde prestaties en operationele efficiëntie
Uw business draait eigenlijk op SaaS. Klantenservice heeft SaaS nodig; inkoop heeft SaaS nodig; marketing heeft SaaS nodig - bijna elke afdeling is ervan afhankelijk. Hoe kun je verwachten operationele efficiëntie te bereiken als je deze tools niet goed beheert?
Met SaaS-leverancierbeheer zorg je ervoor dat elke tool in je stack de werkstromen verbetert in plaats van ze te vertragen.
🌟 Door uw SaaS-ecosysteem regelmatig te optimaliseren, kunt u het volgende elimineren:
- Overlappende tools die hetzelfde doen, maar voor verwarring en inefficiëntie zorgen
- Trage of onbetrouwbare software die de dagelijkse werkzaamheden verstoort
- Gecompliceerde werkstromen veroorzaakt door tools die niet goed integreren
Voorbeeld: Metropolitan Memorial Parks (MMP) in New South Wales had te kampen met verouderde en geïsoleerde financiële systemen na het samenvoegen van meerdere entiteiten. Door over te stappen op een uniform SaaS-beheerplatform stroomlijnden ze processen, verbeterden ze de efficiëntie en realiseerden ze aanzienlijke kostenbesparingen.
Eliminatie van overbodige tools
De meeste bedrijven realiseren zich niet eens voor hoeveel dubbele SaaS tools ze betalen. Uit een recent rapport van Zylo blijkt dat gemiddeld 44% van de SaaS-licenties van bedrijven wordt verspild of onderbenut, wat leidt tot aanzienlijke onnodige kosten.
Marketing heeft één tool voor automatisering, verkoop heeft een andere en klantenservice gebruikt misschien iets heel anders, maar ze doen allemaal hetzelfde.
🌟 Met een SaaS-leverancierbeheerplatform kunt u:
- Stop met overlappende tools die hetzelfde doen
- Heralloceer licenties van inactieve gebruikers in plaats van er meer te kopen
- Zorg ervoor dat teams de tools waarvoor je betaalt ook echt gebruiken
Controleer inlogactiviteit op SaaS apps: als mensen een tool niet regelmatig gebruiken, is het tijd om de licentie te schrappen of opnieuw toe te wijzen.
Lees meer: SaaS voorbeelden en toepassingen
De belangrijkste stappen in het beheren van SaaS-verkopers
Een gestructureerde aanpak helpt je onnodige stappen en obstakels te vermijden bij de selectie en het beheer van SaaS-verkopers. Hier is een stap-voor-stap gids voor effectief leveranciersbeheer.
Stap 1: Bedrijfsbehoeften en vereisten voor leveranciers identificeren
Het begint allemaal met weten welke tools je nodig hebt en welk abonnement het meest zinvol is. Zonder een duidelijk beeld eindig je met te veel tools, overlappende functies of betaal je voor dure abonnementen met onnodige add-on's.
🌟 Denk aan:
- Welke tools zijn essentieel? Heb je een CRM, een platform voor projectmanagement of een tool voor automatisering nodig?
- Hoeveel licenties of zetels heb je nodig? Betaal je voor 100 gebruikers terwijl slechts 50 de tool daadwerkelijk gebruiken?
- Welk prijsplan is verstandig? Zit je vast aan een Enterprise-abonnement terwijl een lager abonnement prima zou werken?
- Welke integraties zijn een must? Kan de tool verbinding maken met uw bestaande software om verstoringen van de werkstroom te voorkomen?
Elk van deze factoren helpt je uit te zoeken welke leverancier het beste bij je past. Marketing heeft misschien automatisering nodig, terwijl IT meer geeft om veiligheid en compliance. De uitdaging? Een oplossing vinden die aan alle eisen voldoet zonder het budget op te blazen.
ClickUp, de alles app voor werk, helpt je dit proces te stroomlijnen. Het is een revolutie in de manier waarop je projecten, documenten en communicatie beheert - allemaal in één systeem voor leveranciersmanagement.
U kunt ClickUp-taaken gebruiken om de vereisten in kaart te brengen. Maak een checklist met must-have SaaS-functies, wijs onderzoekstaken toe aan relevante teamleden en stel deadlines in om de zaken in beweging te houden. Als compliance moet worden beoordeeld door IT of budgetgoedkeuring nodig heeft van financiën, wijs ze dan direct toe zodat alles op één plek georganiseerd blijft.
Stap 2: Onderzoek en maak een shortlist van leveranciers
Als je eenmaal weet wat je nodig hebt, is de volgende stap het vinden van de juiste leveranciers. Maar met eindeloze SaaS-opties kan het overweldigend zijn om ze te beperken. In plaats van er blindelings in te springen, moet je je richten op de leveranciers die echt voldoen aan jouw behoeften.
🌟 Hier lees je hoe je SaaS-verkopers kunt filteren met behulp van software voor leveranciersbeheer:
- Vergelijk prijsabonnementen: Biedt de leverancier flexibele prijzen of zit je vast aan langetermijncontracten?
- Controleer veiligheid en compliance: Voldoet de tool aan normen zoals SOC 2, ISO 27001 of GDPR?
- Kijk naar integraties: Werkt het naadloos samen met uw bestaande tools?
- Lees beoordelingen en aanbevelingen: Wat zeggen andere bedrijven over de betrouwbaarheid en ondersteuning?
En wat is er beter dan de input van uw team over een tool te krijgen voordat u een beslissing neemt? Om verschillende leveranciers te bespreken, gebruikt u ClickUp Chat om in realtime samen te werken, de selectiecriteria voor leveranciers af te ronden en aanbevelingen te krijgen - zonder eindeloze threads van e-mails.
📮ClickUp Insight: 42% van de leden van teams vertrouwt nog steeds sterk op e-mail voor communicatie, ondanks het silo karakter ervan.
Volgens onderzoek van ClickUp is communicatie vaak in silo's verdeeld en gescheiden van de eigenlijke werkstromen. Om verbroken communicatie te voorkomen, integreer je messaging in je workflows met een gecentraliseerd platform dat projectmanagement, samenwerking en communicatie verenigt. Probeer ClickUp, de alles-in-één app voor werk.
Stap 3: Onderhandelen over contractvoorwaarden en SLA's
Een geweldige SaaS-tool krijgen is één ding - er een goede deal voor krijgen is iets anders. Leveranciers stellen hun prijzen vast, maar dat betekent niet dat ze definitief zijn. Onderhandelen is de sleutel tot het verkrijgen van betere voorwaarden, flexibele leverancierscontracten en servicegaranties waar je echt iets aan hebt.
🌟 Hier is waar je je op moet richten tijdens onderhandelingen met SaaS-verkopers:
- Prijsflexibiliteit: Kun je korting krijgen voor jaarlijkse facturering of meerjarige contracten?
- Gebruikers schaalbaarheid: Kunt u zetels omhoog of omlaag schalen zonder boetes?
- Service Level Agreements (SLA's): Wat is de gegarandeerde uptime? Wat gebeurt er als ze die niet halen?
- Ondersteuningsvoorwaarden: Is ondersteuning met prioriteit inbegrepen, of kost het extra?
Onderhandelen over dit soort dingen lijkt misschien triviaal, maar op de lange termijn dienen ze een groot doel.
U kunt ClickUp Automatiseringen gebruiken om bovenop de contractonderhandelingen te blijven zitten. Stel herinneringen in voor verlengingsdata, automatiseer follow-ups met leveranciers en houd SLA's en sleutelprestatie-indicatoren bij in de tijd. Zo mist u nooit een kans om opnieuw te onderhandelen en uw SaaS KPI bijhouden te optimaliseren.
Stap 4: Neem de leverancier in dienst en integreer de SaaS-tool
Zodra het contract is ondertekend, begint het echte werk: de tool in gebruik nemen en soepel laten werken. Een slecht uitgevoerd onboardingproces leidt tot weinig acceptatie, verspilde licenties en gefrustreerde teams. Als gebruikers niet weten hoe ze de tool moeten gebruiken of als ze de tool niet kunnen integreren in hun dagelijkse werkstromen, wordt het al snel de zoveelste kostenpost in plaats van een toegevoegde waarde.
🌟Zorg voor een naadloze uitrol van SaaS-tools:
- Definieer rollen en toestemmingen voor gebruikers: Wijs de juiste toegangsniveaus toe om veiligheidsrisico's te voorkomen en gegevens overzichtelijk te houden
- Zorg voor training en documentatie: Zorg ervoor dat teams weten hoe ze de tool efficiënt kunnen gebruiken door middel van gestructureerde onboarding sessies
- Monitor adoptie en gebruik: Houd betrokkenheid bij en verzamel feedback om eventuele knelpunten vroegtijdig aan te pakken
Een goed gepland inwerkproces zorgt ervoor dat de tool een integraal onderdeel wordt van de werkstroom van je team - niet weer een vergeten abonnement.
Lees meer: IaaS vs PaaS vs SaaS: Welk model moet ik kiezen?
Stap 5: Prestaties en relaties met leveranciers bewaken
Door de prestaties van leveranciers regelmatig bij te houden, krijg je de waarde waarvoor je hebt betaald en kun je problemen identificeren voordat ze invloed hebben op de activiteiten.
Voor B2B SaaS-software voor ondernemingen is het van cruciaal belang om leveranciers verantwoordelijk te houden. Met ClickUp Dashboards kunt u de naleving van SLA's bijhouden, uptime bewaken en trends in gebruikersadoptie in de gaten houden - alles op één plek. Als een leverancier regelmatig prestatiegaranties mist of niet tijdig ondersteunt, is het misschien tijd om opnieuw te onderhandelen of op zoek te gaan naar alternatieven.
Met aangepaste dashboards kun je gebruiksrapporten bijhouden om te zien of teams de tool actief gebruiken of dat licenties verloren gaan. Veiligheidsupdates en wijzigingen in de compliance moeten ook worden bekeken om er zeker van te zijn dat de leverancier up-to-date blijft met de industrienormen.
Bonus: Gebruik ClickUp's sjabloon voor een checklist voor leveranciersbeheer
Als u meteen aan de slag wilt, heeft ClickUp het juiste sjabloon voor u. Met de ClickUp Vendor Management Checklist Template kunt u een lijst maken van leveranciers, contractdetails bijhouden, herinneringen voor verlenging instellen en de naleving controleren - alles op één plek.
In plaats van te jongleren met spreadsheets of verspreide aantekeningen, krijg je een duidelijke, gestructureerde manier om elk aspect van je relaties met leveranciers te beheren. Met de ingebouwde Taken kun je ervoor zorgen dat goedkeuringen, onderhandelingen en prestatiebeoordelingen niet tussen wal en schip vallen.
Lees meer: Hoe ons Quality Excellence Team ClickUp gebruikt
Beste praktijken voor het beheer van SaaS-verkopers
Hier zijn de best practices die je kunt volgen voor effectief SaaS-leverancierbeheer:
SaaS-inkoop centraliseren
Verspreide SaaS-aankopen leiden tot budgetverspilling, veiligheidsrisico's en dubbele tools. Een gecentraliseerd inkoopproces zorgt voor bestelling en controle.
❌ U elimineert:
- Overlappende software die hetzelfde werk doet
- Niet-traceerbare uitgaven in verschillende teams
- Veiligheidsrisico's van niet-goedgekeurde tools
✅ U wint:
- Betere prijzen door onderhandelingen met leveranciers
- Duidelijk overzicht van verlengingen en annuleringen
- Een gestroomlijnd, veilig SaaS-ecosysteem
In plaats van dat elk team koopt wat het wil, zorgt een gestructureerd proces ervoor dat elke tool wordt doorgelicht, kosteneffectief en noodzakelijk is.
Instellingen voor waarschuwingen voor automatische verlenging
SaaS-contracten hebben een stiekeme manier om automatisch te vernieuwen, waardoor je vastzit aan een nieuwe cyclus van betalingen, zelfs voor tools die je niet meer gebruikt.
Als je het niet bijhoudt, verspil je waarschijnlijk geld aan software waar je team al vanaf is.
Blijf op de hoogte door instellingen voor vernieuwingswaarschuwingen. Dit geeft u de tijd om:
- Bekijk of de tool nog steeds nodig is
- Onderhandel over betere voorwaarden voordat het contract wordt verlengd
- Abonnementen opzeggen die geen waarde meer hebben
IT-leverancierbeheer zorgt ervoor dat u controle houdt over uw SaaS-uitgaven.
wist u dat? Uit onderzoek blijkt dat tot 30% van de SaaS-uitgaven wordt verspild door gemiste en automatische verlengingen.
Consolideer leveranciers waar mogelijk
Voer een eenvoudige controle uit: gebruikt je marketingteam een soortgelijke tool voor automatisering als de tool die voor automatisering wordt gebruikt? Als de use case hetzelfde is, moet de SaaS-tool wel anders zijn.
Wanneer verschillende teams onafhankelijk van elkaar SaaS-tools aanschaffen, sluipen ze erin. Consolidatie van leveranciers bespaart kosten, vereenvoudigt werkstromen en versterkt de onderhandelingspositie.
🌟 Een eenvoudige controle kan u helpen:
- Identificeer overlappende tools tussen afdelingen
- Standaardiseer software om de samenwerking te verbeteren
- Verminder de overheadkosten voor leveranciersbeheer
Minder dubbel werk betekent minder complexiteit en meer waarde uit de tools die u behoudt.
Hiervoor kunt u ClickUp Brain gebruiken, de krachtige ClickUp AI assistent. Deze kan u helpen een lijst te maken van alle SaaS-tools die op verschillende afdelingen in uw organisatie worden gebruikt, zodat u overlappende tools kunt identificeren.
Een SaaS goedkeuringsworkflow afdwingen
Teams kopen vaak SaaS-tools zonder goedkeuring van IT of inkoop, wat leidt tot veiligheidsrisico's, compliance problemen en onnodige uitgaven. Zonder proces neemt schaduw-IT het over.
🌟 Een goedkeuringsworkstroom zorgt voor:
- Elke tool is doorgelicht op veiligheid en compliance
- Overbodige of overlappende tools worden niet toegevoegd aan de stack
- Procurement kan onderhandelen over betere prijzen en contractvoorwaarden
Nu 65% van de bedrijven te maken heeft met gegevensverlies door schaduw-IT, is het controleren van SaaS-aankopen niet optioneel, maar noodzakelijk. Een gestructureerd goedkeuringsproces houdt uw stack veilig, kosteneffectief en efficiënt.
Lees meer: Hoe je het succes van SaaS-klanten optimaliseert
Stroomlijn het beheer van SaaS-verkopers met ClickUp
SaaS-verkopers beheren hoeft niet chaotisch te zijn. ClickUp biedt u een gecentraliseerde ruimte om contracten bij te houden, prestaties van leveranciers te controleren, waarschuwingen voor verlenging te automatiseren en samen te werken met uw team - alles in realtime.
Met functies als dashboards, Taakbeheer, Automatisering en Integratie kun je elke fase van de levenscyclus van leveranciers stroomlijnen, van inkoop tot vernieuwing. Klaar om controle te krijgen over uw SaaS-verkopers? Meld je aan voor ClickUp en begin vandaag nog met slimmer beheren.