Je nieuwe medewerker begint maandag. HR heeft de papieren al verstuurd, maar de laptop is nog onderweg. De manager heeft een welkomstgesprek gepland en de collega die is aangewezen om te helpen met de installatie, is afwezig. Voordat de nieuwe medewerker aan de slag kan, moet iemand deze problemen oplossen.
Voorbereiding is niet alleen belangrijk op de eerste ochtend. Uit een enquête van BambooHR en TalentLMS uit 2025 onder 1.156 Amerikaanse werknemers die het voorgaande jaar aan een nieuwe baan waren begonnen, bleek dat 52% vond dat de introductie te veel gericht was op administratieve zaken in plaats van op training voor de rol.
Een goed onboardingplan moet twee dingen omvatten: mensen voorbereiden op hun start en hen helpen het werk onder de knie te krijgen. Dat betekent dat je moet bepalen wie de apparatuur klaarmaakt, wie de nieuwe medewerker ondersteunt, welke training ze nodig hebben en wanneer je hun voortgang moet controleren.
Hieronder vind je 10 voorbeelden van onboarding van medewerkers bij bedrijven zoals Epiq, HCLTech en Salesforce, vastgelegd in bedrijfsaccounts en klantverhalen die in 2024 en 2025 zijn gepubliceerd. Ze gaan over geïntegreerde werkstroomprocessen, AI-ondersteunde begeleiding en functiespecifieke trainingen, met praktische ideeën die je kunt aanpassen. Je vindt er ook een voorbeeldwerkstroom met verantwoordelijkheden en deadlines.
TL;DR: Deze voorbeelden van onboarding laten zien hoe teams omgaan met voorbereidingen vóór de start, begeleiding door een buddy, functiespecifieke training en feedback. Kies werkwijzen die tekortkomingen in je proces aanpakken en pas ze vervolgens aan aan de capaciteit van je team en de behoeften van de nieuwe medewerker. Gebruik de steekproefwerkstroom om verantwoordelijkheden en deadlines toe te wijzen, en beoordeel de voortgang aan de hand van aangetoonde vaardigheden en feedback van medewerkers, naast de voltooiing van taken.
Wat maakt een voorbeeld van een onboarding-traject voor werknemers het overnemen waard?
Een voorbeeld van een onboardingtraject is het overnemen waard als je kunt aangeven wie verantwoordelijk is voor elke stap en wat de trigger is voor die stap. Onboarding is het volledige proces waarbij een nieuwe medewerker van het ondertekenen van het aanbod tot zelfstandig en productief werk wordt begeleid. De introductie is daar een onderdeel van, meestal op de eerste dag of in de eerste week.
Zoek naar een methode die inspeelt op een specifieke behoefte: het product leren kennen, relaties opbouwen of beoordelen of iemand klaar is om zelfstandig te werken. Bepaal, voordat je de methode toepast, welk onderdeel van de onboarding hiermee wordt ondersteund.
| Term | Wat komt er aan bod? | Hoe beoordeel je of het proces is voltooid? |
| Preboarding | Voorbereiding tussen het aanvaarden van het aanbod en de startdatum | De vereiste voorbereidingen voor de start zijn getroffen; onopgeloste problemen zijn toegewezen voor verdere afhandeling |
| Introductieprogramma | Inleiding tot het bedrijfsbeleid, de tools en de werkwijzen | De nieuwe medewerker kent de basisprincipes en weet waar hij of zij meer informatie kan vinden |
| Onboarding | Het bredere proces van het leren kennen van de rol, het opbouwen van relaties en het krijgen van ondersteuning | De nieuwe medewerker kan aan de afgesproken eisen voor de rol voldoen en weet wanneer hij of zij hulp moet zoeken |
| Rol in de functie | Oefening en training gericht op het verwachte prestatieniveau voor de rol | De nieuwe medewerker toont aan over de vaardigheden en het inzicht te beschikken die voor het werk vereist zijn |
Deze activiteiten kunnen elkaar overlappen. Een nieuwe medewerker kan bijvoorbeeld deelnemen aan een bedrijfsintroductie terwijl hij of zij meeloopt met een collega, en na afloop van de introductiesessies doorgaan met de training voor de rol.
Om te controleren of je abonnement meer omvat dan alleen de installatie, kun je de vijf gebieden gebruiken die worden beschreven in het vijf-C's-raamwerk van Talya Bauer:
- Naleving: vereiste documentatie, beleidsregels en regels op de werkplek
- Toelichting: verantwoordelijkheden, prioriteiten en verwachtingen voor de rol
- Zelfvertrouwen: mogelijkheden om te oefenen, feedback te krijgen en zelfvertrouwen op te bouwen in het werk
- Verbinding: relaties met collega’s die hulp en context kunnen bieden
- Cultuur: inzicht in hoe mensen communiceren, beslissingen nemen en samenwerken bij het werk
Het is niet nodig dat één voorbeeld van een bedrijf alle vijf de punten omvat. Een buddyprogramma kan de verbinding versterken, terwijl een begeleide opdracht zelfvertrouwen kan opbouwen en opleidingsbehoeften aan het licht kan brengen. Gebruik de voorbeelden om hiaten in je onboarding-sjablonen op te vullen en pas elke methode aan het werk aan dat je nieuwe medewerkers daadwerkelijk gaan doen.
Voorbeelden van onboarding voor medewerkers: preboarding en installatie
Met de juiste apparatuur, toegang en een duidelijk startplan kunnen nieuwe medewerkers meteen aan het werk gaan, zonder dat ze hun eerste week kwijt zijn aan het regelen van allerlei zaken. Deze bedrijven pakken die voorbereiding op verschillende manieren aan.
1. De gekoppelde apparatuur en installatie van de accountconfiguratie van Epiq
Bij Epiq omvat de onboarding verschillende systemen, van personeelsdossiers in Workday tot serviceverzoeken in ServiceNow. Het Launchpad-systeem koppelt deze werkstroomverbindingen aan elkaar, zodat de bestelling van laptops, het aanmaken van accounts en het regelen van documentatie gelijktijdig kunnen plaatsvinden.
In een Microsoft-klantverhaal uit 2025 wordt uitgelegd hoe Epiq ook AI Builder in combinatie met Azure OpenAI gebruikt om inconsistente werknemers-ID's in formulieren voor massale aanwervingen te verwerken. De AI normaliseert het format, waardoor er minder handmatig opschoningswerk nodig is voordat de informatie verder door het proces gaat.
Hierdoor krijgt elke technologie een specifieke taak. Werkstroomautomatisering coördineert de verzoeken, terwijl AI de invoer verwerkt die anders door iemand zou moeten worden geïnterpreteerd en gecorrigeerd.
Tekst: Maak verbinding tussen verzoeken voor apparatuur, accounts en documentatie met één onboardingdossier, zodat managers kunnen zien wat er al gereed is en wat nog aandacht nodig heeft.
Pas het toe: Begin met een terugkerende overdracht die handmatig werk met zich meebrengt. Controleer door AI verwerkte informatie voordat je deze gebruikt om personeelsdossiers bij te werken of toegang aan te vragen.
2. Het gepersonaliseerde onboardingdocument van Tremendous
Een paar dagen voordat ze bij Tremendous in dienst trad, ontving een medewerkster een Notion-document dat door haar manager was opgesteld. Daarin stonden haar functieomschrijving, belangrijke contactpersonen, lopende projecten en links naar de interne bronnen die ze nodig zou hebben.
In haar account over de onboarding in 2024 beschreef ze hoe ze meer te weten kwam over de achtergrond van het bedrijf via opgenomen afdelingspresentaties en een gedeelde bibliotheek met informatiebronnen. Ongeveer twee weken na hun indiensttreding vond er een vergadering plaats met de afdelingshoofden voor korte vraag-en-antwoord-sessies.
Dat gaf haar de tijd om de stof te verwerken en alvast aan een opdracht te beginnen vóór de live-discussies. In haar eerste week schreef ze een whitepaper, waarbij het onboardingdocument de context voor het werk vormde.
Tekst: Stel een startdocument op waarin de verantwoordelijkheden van de nieuwe medewerker worden verbonden aan concrete personen, projecten en middelen.
Aanpassen: Leg informatie vast die voor alle rollen geldt, en gebruik live sessies voor vragen. Richt de communicatie vóór de start op voorbereiding, in plaats van van medewerkers te verwachten dat ze de training al hebben voltooid voordat hun dienstverband begint.
3. Guidewire’s AI-ondersteunde toolontdekking
Een nieuwe medewerker weet misschien wel wat hij of zij nog moet doen, maar weet niet welke interne tool hij of zij moet gebruiken of hoe hij of zij daar toegang toe krijgt. GWiz, de interne AI-assistent van Guidewire, hielp een pas aangestelde technisch productmanager met beide zaken.
In zijn account uit 2024 beschreef hij hoe hij GWiz gebruikte om de tools te vinden die hij nodig had en via ServiceNow toegang aanvroeg. De IT-afdeling zorgde voor de installatie van de apparaten, terwijl een BizTech Slack-helpdesk een extra mogelijkheid voor ondersteuning bood.
Zijn onboardingplan was ook gekoppeld aan de teamdocumentatie en omvatte een vroege opdracht: het voltooien van een complete use case voor het product. De installatie van de tools ondersteunde dus een welomschreven taak.
Tekst: Geef nieuwe medewerkers een duidelijk startpunt voor het vinden van tools en het aanvragen van toegang, met menselijke ondersteuning beschikbaar als ze ergens tegenaan lopen.
Aanpassen: Laat de assistent het verzoek begeleiden terwijl de bevoegde eigenaren de toegang goedkeuren. Vermeld voldoende informatie in het verzoek zodat die eigenaren actie kunnen ondernemen.
Voorbeelden van onboarding van medewerkers voor begeleiding op maat
Buddyprogramma’s zorgen ervoor dat nieuwe medewerkers iemand hebben bij wie ze terechtkunnen met vragen en voor achtergrondinformatie. In de enquête van BambooHR uit 2025 gaf 31% van de respondenten aan dat hun onboarding te weinig zinvolle interacties bevatte. Zich welkom voelen bij het team was de belangrijkste factor voor het gevoel erbij te horen, genoemd door 53%.
4. De regionale introductievideo’s en AI-chatbot van HCLTech
De introductiesessies van HCLTech in de VAE, Oman en Turkije gingen over regionaal beleid, culturele normen en werkstroom. Voor medewerkers die vanuit India werden overgeplaatst, was een deel van de bedrijfsbrede informatie al bekend.
Om herhaling te voorkomen, introduceerde het bedrijf een inleidende video in hoofdstukken op Microsoft Stream, in combinatie met een Copilot-chatbot die was gebaseerd op het transcript. Medewerkers konden relevante onderdelen selecteren en vervolgvragen stellen zonder te hoeven wachten op een nieuwe HR-sessie.
In zijn account over 2025 meldde HCLTech dat de introductiesessie was teruggebracht van drie uur naar 30 minuten. HR kon ook het gebruik van de content analyseren om te bepalen welke onderwerpen verbetering behoefden.
Tekst: Verdeel het introductiemateriaal in duidelijk gelabelde onderwerpen en bied medewerkers de mogelijkheid om vragen te stellen aan de hand van goedgekeurde content.
Aanpassen: Bepaal welke onderdelen verplicht zijn en welke ter referentie dienen. Verwijs vragen over individuele omstandigheden door naar HR.
5. De op de rol afgestemde inwerkprogramma’s van Tüpraş
Tüpraş gebruikt Microsoft 365 Copilot om HR te helpen bij het opstellen van onboardingplannen voor verschillende rollen. In plaats van elk plan helemaal zelf op te stellen, gebruikt het team AI om relevante activiteiten en begeleiding rond de rol te organiseren.
Het hoofd van de afdeling HR-technologieën en -analyse beschreef ook hoe nieuwe medewerkers Copilot gebruiken om vragen te stellen over het bedrijfsbeleid, de processen en de projecten.
Deze aanpak ondersteunt beide kanten van het inwerkproces: HR stelt een relevanter plan op en medewerkers kunnen tijdens het doorlopen van het proces informatie vinden.
Tekst: Geef de AI-tool de goedgekeurde eisen voor de rol en opleidingsmiddelen om te helpen bij het opstellen van het eerste ontwerp van een onboardingplan.
Aanpassen: Laat de manager de werklast, de volgorde en de doelen controleren. Betrek de mensen die verantwoordelijk zijn voor de training erbij, zodat het plan rekening houdt met hun beschikbaarheid.
6. De AI-tool van Ultralytics voor de eerste week
Ultralytics neemt goedgekeurde AI-tools op in zijn onboardingplan. Het handboek voor nieuwe teamleden, opgesteld in 2025, beschrijft een stappenplan vanaf de voorbereiding vóór de start tot en met de eerste 90 dagen.
De installatie van een account begint met een uitnodiging voor Rippling, gevolgd door de Slack-groep van het bedrijf en het Ultralytics-portaal. Doelstellingen voor de eerste week zijn onder meer het integreren van goedgekeurde AI-assistenten en automatiseringen in het dagelijkse werk, naast een training voor veiligheid, kennismakingen met andere teams en een vroege bijdrage. De checklist op het portaal omvat, indien van toepassing, het inschakelen van AI-agenten.
Hierdoor wordt de voorbereiding met AI-tools een vast onderdeel van de onboarding, in plaats van dat elke medewerker zelf tools moet kiezen en de regels zelfstandig moet uitwerken.
Tekst: Neem goedgekeurde AI-tools op in de checklist voor de installatie van de rol en de training.
Pas aan: Leg uit waarvoor elke tool dient, welke informatie medewerkers ermee kunnen gebruiken en wanneer de resultaten moeten worden gecontroleerd. Stem die instructies af op de taken die de nieuwe medewerker gaat uitvoeren.
Voorbeelden van onboarding voor training over de rol en de verbinding
Zodra de installatie is voltooid, hebben medewerkers behoefte aan oefening, feedback en werkrelaties. Deze bedrijven geven die ondersteuning een vaste plek in het onboardingprogramma.
7. De rolspecifieke onboardingcoaches van TD Bank
TD Bank koppelt deelnemers aan de Advice Academy gedurende zeven tot negen weken aan een coach. Het Retail Onboarding Coach Program werd in februari 2024 na een proefperiode op volle schaal gelanceerd.
Volgens TD volgen deelnemers een gestructureerd programma dat is afgestemd op hun rol en waar nodig wordt gepersonaliseerd. Individuele en groepssessies combineren scenario-gebaseerd leren, rollenspellen en vragen.
De coach heeft een duidelijk omschreven trainingsverantwoordelijkheid en een vast tijdstip met de medewerker. Dat ondersteunt deelnemers voortdurend bij het toepassen van wat ze hebben geleerd.
Tekst: Geef onboardingcoaches een programma, geplande sessies en een duidelijk vastgestelde periode van verantwoordelijkheid.
Aanpassen: Ontwikkel oefeningen die aansluiten bij de beslissingen die medewerkers in hun functie zullen nemen. Gebruik die oefeningen om te bepalen waar meer uitleg of begeleiding nodig is bij het werk.
8. De bedrijfsintroductie van Salesforce, gevolgd door training voor de rol
Salesforce begint de onboarding met een vijfdaags programma ‘Discovering Salesforce’, waarna medewerkers doorgaan naar functiespecifieke trainingen. De gezamenlijke introductie schetst de context van het bedrijf; de volgende fase richt zich op het werk.
Op de bedrijfsblog wordt een vierdaags algemeen programma voor nieuwe medewerkers in de tech- en productafdelingen beschreven, waarin interactieve activiteiten worden gecombineerd met activiteiten die in eigen tempo kunnen worden gevolgd. Daarna volgt functiespecifieke training, met workshops over tools en processen, waaronder het opzetten van werkstroomen en bots in Slack.
Nieuwe medewerkers maken ook gebruik van Trailhead en krijgen een Trail Guide toegewezen, een informele mentor die hen kan helpen zich thuis te voelen.
Tekst: Geef in het schema van de nieuwe medewerker de overgang weer van de bedrijfsintroductie naar de training voor de rol, met een duidelijke eigenaar voor elke fase.
Aanpassen: Zorg ervoor dat essentiële bedrijfsinformatie consistent blijft, maar stem de praktische training af op de rol en eerdere ervaring van de medewerker.
9. Canonical’s onboarding op afstand en introductie van nieuwe groepen medewerkers
Canonical combineert een door de manager opgesteld onboardingplan met een latere gelegenheid om collega’s persoonlijk te ontmoeten. Het oorspronkelijke plan behandelt de zakelijke context, belanghebbenden, tools en asynchrone werkwijzen.
In een account uit 2024 over een nieuwe medewerker van de afdeling Customer Success beschreef Canonical hoe het nieuwe medewerkers uit verschillende rollen en niveaus uitnodigde voor een door het bedrijf gefinancierde driedaagse introductiesprint tijdens hun eerste paar maanden. De gebeurtenis omvat lezingen door senior leidinggevenden en tijd om met andere nieuwe medewerkers door te brengen.
Medewerkers worden dus eerst ondersteund bij hun directe werk en bouwen vervolgens bredere relaties op zodra ze enige ervaring met de organisatie hebben opgedaan.
Tekst: Leg duidelijk uit hoe het werk op afstand in zijn werk gaat, bijvoorbeeld waar beslissingen worden vastgelegd en hoe medewerkers om hulp kunnen vragen.
Aanpassen: Gebruik een gebeurtenis voor een latere groep nieuwe medewerkers voor een bredere kennismaking. Zorg ervoor dat essentiële trainingen en ondersteuning op de eerste werkdag niet afhankelijk zijn van reizen of aanwezigheid bij dat evenement.
10. De leertrajecten die zijn gebaseerd op de rollen van Hirsh Precision
Hirsh Precision heeft zijn interne opleidingsprogramma ondergebracht in een leerbeheersysteem, waarbij de content is ingedeeld in loopbaantrajecten en onboardingtrajecten. Nieuwe medewerkers hebben op één plek toegang tot functiegerelateerde kennis, met bronnen die beschikbaar zijn voor latere cross-training.
In zijn personeelsupdate voor 2024 beschreef het productiebedrijf ook hoe het zijn CRM- en marketingplatform gebruikt om onboarding-e-mails, interne notificaties over nieuwe medewerkers en taaktoewijzingen te triggeren.
Deze installatie maakt de verbinding tussen voorbereiding en voortdurend leren: de overdracht bij indiensttreding zet het werk in gang, terwijl het leersysteem de kennis organiseert die medewerkers nodig hebben om zich verder te ontwikkelen.
Tekst: Organiseer groepstrainingen over de vaardigheden en verantwoordelijkheden van elke rol, en wijs iemand aan om het materiaal bij te houden.
Pas aan: Combineer online leren waar nodig met begeleide praktijkervaring. Blijf aangetoonde competenties apart bijhouden van het voltooien van de cursus.
Voorbeeld van een werkstroom voor het onboardingproces voor medewerkers
Een onboardingproces voor medewerkers brengt elke stap in kaart met een trigger, eigenaar, resultaat en deadline. Deze illustratieve werkstroom biedt je een basisstructuur die je kunt aanpassen met behulp van deze werkstroom-sjablonen of het gratis sjabloon voor de onboarding van medewerkers.
Een op triggers gebaseerde onboarding-werkstroom
| Stap | Trigger | Verantwoordelijke eigenaar | Resultaat | Voorgestelde deadline |
| Open onboarding-dossier | Aanbod geaccepteerd | People Ops | Eén gedeeld document met taken voor HR, IT, de manager en de buddy | Nog dezelfde dag |
| Zorg voor apparatuur en accounts | Bestand geopend | IT | Bestelling voor apparatuur geplaatst en toegangsverzoeken ingediend, met vermelding van leverings- en installatiedata | 10 werkdagen voor de start |
| Wijs een buddy toe en stel een 30-60-90-abonnement op | Bestand geopend | Wervingsmanager | Een buddy en back-up aangewezen, met doelen voor de eerste 30, 60 en 90 dagen | Vijf werkdagen voor de start |
| Stuur informatie over de logistiek voor de eerste dag | Twee dagen voor de start | Wervingsmanager | Planning, eerste contacten en instructies voor een veilige installatie met aandacht voor veiligheid | Twee dagen voor de start |
| Controleer de apparatuur en toegang | Apparatuur geleverd en accounts beschikbaar | IT | Ontvangst van apparatuur bevestigd, benodigde toegang getest en onopgeloste problemen toegewezen voor opvolging | Voordat het werk begint waarvoor die tools nodig zijn |
| Voltooi een eerste praktische taak | Vereiste installatie en eerste training voltooid | Wervingsmanager; buddy-ondersteuning | Een klein stuk werk onder begeleiding of een oefening die aansluit bij de rol | Einde van week één, indien van toepassing |
| Eerste check-in-enquête | Dag 30 | People Ops | Feedback over hulpmiddelen, duidelijkheid over de rol en verbinding, met toegewezen vervolgacties | Dag 30 |
| Tussentijdse evaluatie | Dag 60 | Wervingsmanager | Feedback en bijgestelde doelen | Dag 60 |
| Evalueer de voortgang vóór dag 90 | Dag 80 | Wervingsmanager | Vastgestelde behoeften aan verdere ondersteuning en training | Dag 80 |
| Evalueer en plan vervolgstappen | Dag 90 | People Ops | Enquête, opvolging van resterende taken met toewijzingsdata en verbeterpunten vastgelegd voor de volgende nieuwe medewerker | Dag 90 |
Als een aanbod na de streefdatum wordt geaccepteerd, wijs de taak dan onmiddellijk toe en spreek een tussentijds plan af. Wanneer de startdatum verandert, pas dan de bijbehorende deadlines aan en breng de verantwoordelijken op de hoogte. Houd onafgemaakt werk na dag 90 zichtbaar in plaats van het als voltooid te markeren om het plan af te sluiten.
In een bedrijf zonder HR-afdeling kan de oprichter of teamleider de People Ops-stappen op zich nemen. Als er geen IT-team is, wijs dan iemand aan die verantwoordelijk is voor het regelen van apparatuur en het verlenen van toegang. Voor functies in ploegendienst of in de frontlinie kan een mentor of ploegleider de rollen ondersteunen, met trainingen en check-ins die tijdens de werkuren worden ingepland.
Welk voorbeeld van een introductieprogramma zou je als eerste moeten overnemen?
Begin met een specifieke tekortkoming in je huidige proces. Gebruik de onderstaande tabel om een relevante werkwijze te kiezen en bekijk vervolgens welke mensen, hulpmiddelen en voorbereiding daarvoor nodig zijn.
Als je helemaal vanaf nul begint, bieden deze driedaagse onboarding-Sprints ideeën voor het organiseren van de eerste stappen bij de installatie. Bespreek het plan met HR, IT en de wervingsmanager voordat de nieuwe medewerker begint.
| Als je probleem is | Begin met |
| Verzoeken om apparatuur en accounts raken zoek tussen systemen | De geïntegreerde werkstroom voor de installatie en het gedeelde onboardingdossier van Epiq |
| Nieuwe medewerkers missen de context voor hun eerste opdrachten | Het door de manager van Tremendous opgestelde onboardingdocument |
| Medewerkers hebben moeite om tools te vinden of toegang aan te vragen | Guidewire’s AI-ondersteunde toolzoekfunctie en begeleiding bij het aanvragen van toegang |
| Bij regionale introducties wordt informatie herhaald die medewerkers al kennen | De in hoofdstukken ingedeelde video's en de op transcripties gebaseerde chatbot van HCLTech |
| Onboardingplannen moeten rekening houden met verschillende rollen | De AI-ondersteunde planning van Tüpraş, met beoordeling door de manager |
| Nieuwe medewerkers hebben onvoldoende begeleiding bij het gebruik van goedgekeurde AI-tools | Ultralytics’ AI-tool voor de eerste werkweek |
| Medewerkers moeten worden ondersteund bij het toepassen van hun opleiding | De geplande, rolspecifieke coaching van TD Bank |
| De bedrijfsintroductie sluit niet duidelijk aan op de training voor de rol | De gezamenlijke introductie van Salesforce, gevolgd door training gericht op de functies |
| Medewerkers die op afstand werken, hebben behoefte aan relaties buiten hun directe team | De introductie van een latere groep bij Canonical in combinatie met een door managers geleide onboarding |
| Functiespecifiek trainingsmateriaal is versnipperd | Het gecentraliseerde opleidingsprogramma en de leertrajecten van Hirsh Precision |
Hoe je een onboarding-werkstroom voor medewerkers opzet in ClickUp
ClickUp is geschikt voor teams die de hierboven beschreven, op triggers gebaseerde werkstroom op één plek willen hebben, samen met de rest van hun werk. Gebruik het om de samenwerking tussen HR, IT, de wervingsmanager en de nieuwe medewerker te coördineren. Houd de onboarding-taken, deadlines en ondersteunende middelen van elke persoon bij elkaar, met toegang beperkt tot de mensen die ze nodig hebben.
Stel het onboardingplan op en wijs verantwoordelijkheden toe
In het account van het onboardingteam uit 2021 beschreef ClickUp een werkstroom waarbij het verplaatsen van een kandidaat naar NIEUWE MEDEWERKER een taak voor het onboardingteam triggerde. Je kunt een soortgelijke overdracht instellen en vervolgens een herbruikbare lijst of sjabloon gebruiken om de voorbereidings- en trainingsstappen voor elke rol toe te voegen.
Gebruik de aangepaste velden van ClickUp om de startdatum, afdeling, wervingsmanager, trainer en buddy vast te leggen. Wijs elke uitvoerbare taak toe aan de persoon die verantwoordelijk is voor de uitvoering ervan. Controleer, voordat je een sjabloon hergebruikt, of de toegewezen personen en data aansluiten bij de planning van de nieuwe medewerker.
Zorg voor de juiste apparatuur, toegang en welkomstberichten
Stel ClickUp-automatiseringen in die aansluiten bij je onboardingfasen. Zo kan de status AANBOD ONDERTEKEND bijvoorbeeld een welkomstmail triggeren via een gekoppeld e-mailaccount. De status UITRUSTING kan een checklist triggeren voor de bestelling van benodigdheden, het bevestigen van de levering en het testen van de toegang.
Een aparte automatisering kan de taak naar REVIEW verplaatsen zodra alle checklists zijn afgehandeld. Maak de checklistitems zo specifiek dat ‘Voltooid’ betekent dat de apparatuur en accounts daadwerkelijk gereed zijn, in plaats van dat er alleen maar een aanvraag is ingediend. Wijs onopgeloste installatieproblemen toe aan iemand die deze kan oplossen voordat de nieuwe medewerker die tools nodig heeft.
Gebruik een Super Agent om onboarding-taken te coördineren
Stel een ‘Super Agent’ voor de onboarding in met je goedgekeurde instructies, eisen voor de rol en de tools die nodig zijn om Taaken aan te maken of bij te werken. Deze kan helpen om die instructies om te zetten in toegewezen werk, openstaande voorbereidingen samen te vatten en ontbrekende details onder de aandacht van de coördinator te brengen.
De Onboarding Task List Checker van ClickUp, beschikbaar via het Accelerator-pakket, stelt bijvoorbeeld een takenlijst voor een nieuwe medewerker samen op basis van aangeleverde onboardinginstructies en voegt indien van toepassing deadlines toe. Voor een aangepaste, teamoverschrijdende agent kun je aangeven welke taken onder de verantwoordelijkheid vallen van HR, IT, de manager en de nieuwe medewerker. Laat beslissingen over het voltooien van trainingen en de gereedheid over aan de verantwoordelijke persoon.
Personaliseer de onboarding-materialen voor de nieuwe medewerker
Met ClickUp Brain² kunnen medewerkers vervolgvragen stellen op basis van de relevante werkruimte-context. Koppel gepersonaliseerde samenvattingen aan officiële richtlijnen, stuur onduidelijke vragen over geschiktheid door naar HR en controleer de toegangs- en deelinstellingen voordat je werknemersspecifieke informatie toevoegt.
Gebruik de geregistreerde rol, regio en startdatum van de nieuwe medewerker om een persoonlijke onboardingpagina samen te stellen met relevante trainingen, contactpersonen, informatie over secundaire arbeidsvoorwaarden en het vakantiebeleid. Een geconfigureerde Super Agent kan helpen bij het verzamelen van informatie uit goedgekeurde bronnen, terwijl een Artifact een interactieve pagina biedt waar de medewerker steeds naar terug kan keren.
ClickUp maakt intern gebruik van een gepersonaliseerd informatieplatform via Crew HQ. Dit platform is opgebouwd met informatie uit Artifacts en Crew Directory en stemt arbeidsvoorwaarden, salaris, verlof, beleid en andere informatie af op de regio, rol en het team van de medewerker. Crew Central blijft de officiële bron voor het onderliggende beleid.
Verzamel feedback en pas het plan aan
Gebruik ClickUp Forms om feedback te verzamelen op de door jou gekozen mijlpalen. Formulieren die worden verzonden, worden omgezet in taken, waardoor het team een plek heeft om aandachtspunten te bespreken en vervolgwerkzaamheden toe te wijzen. Stel ClickUp Dashboards in om de geregistreerde reacties en de voortgang van de taken samen te vatten.
Bekijk de feedback samen met de beoordeling van de manager over de gereedheid voor de rol. Neem onafgeronde trainingen op in een vervolgplan en werk het herbruikbare sjabloon bij wanneer hetzelfde probleem zich opnieuw voordoet.
Bewaar salarisgegevens, arbeidsvoorwaarden en andere personeelsgegevens in de systemen die je organisatie daarvoor gebruikt, terwijl ClickUp het teamoverschrijdende onboarding-werk coördineert.
Veelgemaakte fouten bij de inwerking van nieuwe medewerkers
Gebruik deze punten om hiaten in je onboardingplan op te sporen.
- De overdracht van HR naar IT niet toewijzen. De nieuwe medewerker komt aan, maar verzoeken om apparatuur of accounts zijn nog in behandeling. Wijs de werkzaamheden voor de installatie toe zodra het aanbod is geaccepteerd, met een deadline en een persoon die verantwoordelijk is voor het bevestigen dat alles klaar is.
- Alle training in één dag proppen. Het programma zit vol met beleidsregels en presentaties, maar voor week twee is er geen duidelijk plan. Verdeel de training over de eerste weken en introduceer elk onderwerp voordat de nieuwe medewerker het nodig heeft
- De buddy geen instructies of tijd geven. Er volgt één welkomstgesprek, waarna het contact sporadisch wordt. Spreek af wat de buddy doet, hoe vaak hij of zij contact opneemt en wie de back-up levert als de buddy niet beschikbaar is.
- Het voltooien van taken meten zonder te controleren of het begrip er is. Alle vakjes zijn aangevinkt, maar de nieuwe medewerker heeft nog steeds hulp nodig bij het uitvoeren van kerntaken. Koppel het voltooien van taken aan praktijkwerk, feedback en gesprekken over wat nog onduidelijk is. Als je onboardingsoftware vergelijkt, zoek dan naar manieren om naast voltooide taken ook vervolgacties bij te houden.
- Ondersteuning beëindigen bij een vaste mijlpaal. Het inwerkplan wordt afgesloten terwijl er nog opleidingsbehoeften onopgelost blijven. Gebruik de eindevaluatie om afspraken te maken over verdere ondersteuning, met een eigenaar en een datum voor elke vervolgstap.
Bereid je team voor op de volgende nieuwe medewerker
Zorg ervoor dat HR, IT en de wervingsmanager het plan vóór de startdatum gezamenlijk doornemen. Controleer of de mensen die de training en ondersteuning verzorgen voldoende tijd hebben gereserveerd, en zorg dat eventuele tekorten aan apparatuur, toegang of instructies worden opgelost. Als er iets vertraging oploopt, vertel de nieuwe medewerker dan wat hij of zij kan verwachten en zorg voor een alternatief.
Je kunt nuttige werkwijzen van deze bedrijven overnemen zonder hun volledige programma's te hoeven invoeren. Kies wat past bij de rol en wat je team betrouwbaar kan uitvoeren.
Ga gratis aan de slag met ClickUp om die voorbereiding te coördineren in één gedeeld onboardingplan.
Veelgestelde vragen over voorbeelden van onboarding van medewerkers
Wat zijn de 5 C's van de onboarding van medewerkers?
De vijf C's zijn compliance, verduidelijking, zelfvertrouwen, verbinding en cultuur. Ze hebben betrekking op de vereiste administratie en het beleid, duidelijke verwachtingen ten aanzien van de rol, zelfvertrouwen bij het uitvoeren van het werk, relaties met collega's en inzicht in hoe de organisatie functioneert. Gebruik ze om te controleren of je onboardingplan zowel de praktische voorbereiding als de ondersteuning omvat die een nieuwe medewerker nodig heeft.
Wat is de 30-60-90-regel voor onboarding?
Een 30-60-90-onboardingplan verdeelt de eerste drie maanden in periodes met duidelijk omschreven doelen en evaluatiemomenten. De eerste 30 dagen staan doorgaans in het teken van leren, de volgende 30 dagen worden er meer verantwoordelijkheden toegekend en de laatste 30 dagen richten zich op meer zelfstandigheid. Beschouw dit als een planningskader, niet als een vaste regel: de verantwoordelijkheden moeten voortgang vertonen op basis van de rol, de benodigde training en de mate waarin de nieuwe medewerker er klaar voor is.
Wat hoort er bij de introductie van nieuwe medewerkers te horen?
De introductie van nieuwe medewerkers moet het volgende omvatten: het vereiste papierwerk, de installatie van apparatuur en accounts, kennismaking met het team, duidelijke verwachtingen ten aanzien van de rol, praktische training en geplande feedbackgesprekken. Geef de nieuwe medewerker een schriftelijk schema en de namen van contactpersonen voor vragen. Wijs verantwoordelijkheden en deadlines toe voor de voorbereiding en pas de training en ondersteuning vervolgens aan naarmate de voortgang toeneemt.
Hoe meet je het succes van onboarding, afgezien van voltooide taken?
Beoordeel of de nieuwe medewerker het afgesproken functiespecifieke werk kan uitvoeren, weet waar hij of zij hulp kan krijgen en begrijpt wat er van hem of haar wordt verwacht. Combineer observaties van de leidinggevende en begeleide opdrachten met feedback over tools, training en ondersteuning. Houd bij hoe lang het duurt om de afgesproken mijlpalen voor vaardigheid te bereiken binnen vergelijkbare rollen, en stel vervolgacties vast wanneer het resultaat laat zien dat er een achterstand is.
Hoe lang moet de inwerkperiode van een medewerker duren?
De inwerkperiode kan enkele weken duren of zich over vele maanden uitstrekken, afhankelijk van de complexiteit van de rol, de ervaring van de nieuwe medewerker en de vereiste opleiding. De introductie kan al binnen de eerste paar dagen zijn afgerond, terwijl het functiespecifieke leren en de ondersteuning doorgaan. Stel evaluatiemijlpalen vast en gebruik vervolgens de aangetoonde gereedheid en de resterende opleidingsbehoeften om te bepalen welke ondersteuning moet worden voortgezet.