Wanneer je bedrijf de etalageshoppers eindelijk verandert in trouwe klanten, stijgt de vraag naar je producten. Als voorraadbeheerder is het jouw taak om alles soepel te laten verlopen en ervoor te zorgen dat je de voorraad bijhoudt, registreert en bewaakt om aan die stijgende vraag te voldoen.
Maar de echte vraag is: hoe houdt u uw voorraad nauwkeurig bij? Hoe weet je wat er bijna op is of wat je meer opslagruimte kost?
In deze gids leggen we uit wat lijsten met voorraden zijn, waarom ze essentieel zijn en welke verschillende soorten je kunt gebruiken.
We delen ook het perfecte hulpmiddel en een sjabloon voor een inventarisatiechecklist om het proces te versnellen, zodat voorraadbeheer een fluitje van een cent wordt. Aan de slag! 🚀
Samenvatting in 60 seconden
🏁 Lijsten met voorraden houden uw voorraad bij, inclusief items, hoeveelheden en SKU's
🏁 Inventarislijsten helpen voorraadniveaus te beheren en voorkomen te grote voorraden of tekorten
🏁 Om een inventarislijst te maken, begint u met het beoordelen van uw behoeften, het kiezen van het juiste hulpmiddel en het gebruiken van sjablonen zoals deze om uw lijst efficiënt te organiseren en rollen toe te wijzen voor sneller beheer
🏁 Volg voor sneller bijhouden onze tips en best practices voor het aanpassen van sjablonen en het gebruik van specifieke rollen
🏁 Gebruik ClickUp om het voorraadbeheerproces van begin tot eind te stroomlijnen. Met functies zoals sjablonen, aangepaste statussen, dashboards en weergave in tabellen kunt u de huidige voorraadniveaus controleren, trends identificeren en de toewijzing van middelen optimaliseren
Wat is een lijst met voorraden?
Een inventarislijst is een momentopname van alles wat uw bedrijf in voorraad heeft. Het is een gespecificeerde lijst van al uw producten of materialen, van ruwe voorraden tot afgewerkte goederen. Het helpt je om alles wat je hebt bij te houden zodat je niet te veel voorraad hebt of zonder iets belangrijks komt te zitten.
Elke invoer bevat meestal de beschrijving van het item, de hoeveelheid die je op voorraad hebt, het SKU-nummer van het item en soms extra details zoals de locatie of de naam van de leverancier.
Deze lijst is de sleutel tot het beheren van voorraadniveaus en zorgt ervoor dat je aan de vraag van klanten kunt voldoen zonder geld te verliezen aan overtollige voorraad.
Voordelen van een inventarislijst
Laten we eens kijken naar de vele manieren waarop een inventarislijst je bedrijf efficiënter maakt:
👩💼 Op tijd aan de vraag van de klant voldoen
Als je materialen op het laatste moment moet bijbestellen, loop je deals, kortingen en winst mis. Met een inventarislijst weet je altijd wat er op voorraad is om bestellingen van klanten op tijd en zonder stress uit te voeren. Zo blijf je de vraag voor en haal je het meeste uit je voorraad zonder haperingen.
📈 Datagestuurde inzichten
Met moderne software voor voorraadbeheer kun je trends in koopgedrag van klanten herkennen, zien welke producten uit de schappen vliegen en waarom, en de seizoensvraag voorspellen. Deze realtime gegevensanalyse helpt je te beslissen wat je bestelt en wanneer.
💸 Verbeterde budgettering en financiële planning
Het bijhouden van lijsten met voorraden maakt budgetteren en financieel plannen een stuk eenvoudiger. Je kunt je budget aanpassen om de winstgevendheid te verbeteren (terwijl je voorraden of te grote voorraden voorkomt) door gewoon vast te stellen welke producten het goed doen en welke niet.
Soorten lijsten met voorraden
Er zijn verschillende soorten lijsten voor verschillende behoeften. Laten we eens kijken naar drie van de meest voorkomende die voorraadbeheerders gebruiken 👇
1. Grondstoffen
Lijsten met voorraden van grondstoffen helpen je bijhouden welke materialen je bij de hand hebt om eindproducten te maken. Met de voltooide zichtbaarheid in de behoeften en beschikbaarheid van grondstoffen kunt u de productielijnen vlot laten draaien.
2. Werk in uitvoering
Lijsten met werk-in-processen houden bij aan welke items momenteel wordt gewerkt of die in de productie worden gebruikt. Deze gedetailleerde registratie is handig als je snel materialen moet controleren of bijbestellen als dingen op het laatste moment niet gaan zoals je had gepland.
3. Afgewerkte goederen
Dit is de eenvoudigste soort inventarislijst - gewoon een lijst van alle afgewerkte goederen die klaar zijn voor de verkoop. Door deze lijst regelmatig bij te werken, heb je een duidelijk beeld van wat er klaar is om te verzenden, wat helpt bij het abonnement op marketingstrategieën en het creëren van vraag naar je producten.
Onderdelen van een effectieve voorraadlijst
Maak een grondige en effectieve inventarislijst om je voorraad bij te houden.
Dit zijn de sleutelcomponenten die de inventarislijst van een bedrijf moet bevatten:
- Productnamen: Lijst elk product bij naam, maar voel je vrij om kortere of bekendere versies te gebruiken zolang iedereen de producten zonder verwarring kan identificeren
- Unieke beschrijvingen: Voeg voor producten uit dezelfde categorie (zoals jassen) een kenmerk toe, zoals kleur, grootte of model, zodat ze gemakkelijk uit elkaar te houden zijn. Bijvoorbeeld, 'Maat 10 bruin gekleurde jas'
- **SKU's zijn unieke alfanumerieke codes voor elk product, zoals 'AKSNA01' Ze maken het gemakkelijker om items bij te houden en te identificeren, dus zorg ervoor dat elk product zijn eigen SKU krijgt
- Hoeveelheden: Dit is de sleutel! Houd bij hoeveel eenheden je van elk item in voorraad hebt. Nauwkeurige nummers helpen voorkomen dat je te veel voorraad hebt of dat je zonder voorraad komt te zitten
- Locaties: Als je producten verspreid zijn over verschillende magazijnen, aanteken dan waar elk item is opgeslagen, of dat nu een specifiek magazijn, schap of opslagruimte is. Dit maakt het vinden en terugvinden van producten een stuk sneller
- Besteldrempels: Stel een minimum voorraadniveau in voor elk item; op deze manier krijg je een waarschuwing wanneer het tijd is om bij te bestellen voordat het op is
- Leveranciersgegevens: Houd de contactgegevens van uw leverancier bij de hand, zoals naam, telefoonnummer en e-mail, zodat u snel contact kunt opnemen als het tijd is om een bestelling te plaatsen
- Vervaldatum: Als de items een vervaldatum hebben (zoals voedingsmiddelen of schoonheidsproducten), voeg die informatie dan toe aan je inventarislijst
Dit zijn de onderdelen die je moet hebben, maar je kunt er meer toevoegen of ze aanpassen aan je bedrijfstak.
Ook lezen: Wat is een Goederenontvangst Nota (GRN)?
Een inventarislijst maken: Een stap-voor-stap handleiding
Stap 1: Evalueer uw behoeften
Voordat u begint met het maken van een inventarislijst, voert u een eerste beoordeling uit van de items die moeten worden geïnventariseerd. Gebruik de ABC-methode om items te classificeren op basis van hun waarde, vraag, verkoopwaarde, gebruiksfrequentie, enz.
Hier beslis je ook hoe gedetailleerd je lijst met geïnventariseerde items zal zijn. Je kunt primaire details opnemen, zoals SKU, categorie, voorraadniveau en opslagruimte, of details toevoegen zoals speciale opslagbehoeften, leveranciersdetails en lead time voor herbevoorrading.
Op basis van deze eerste beoordeling kun je de tool kiezen die helpt om de kosten en efficiëntie van voorraadbeheer te optimaliseren.
Stap 2: Selecteer de juiste tools
Er zijn een paar manieren om een inventarislijst te maken, afhankelijk van uw behoeften:
- Handmatige processen: Als je eenvoudig begint, kun je vertrouwen op een handmatige inventarislijst. Het is voordelig, maar tijdrovend en vatbaar voor fouten, vooral bij het bijhouden van verschillende inventarisniveaus
- Microsoft Excel of Google Spreadsheets: Microsoft Excel of Google Spreadsheets organiseert je inventarislijst in rijen en kolommen waar je automatische formules kunt instellen om nummers bij te werken als je je voorraadhoeveelheid wijzigt. Dit helpt fouten te verminderen en het bijhouden te stroomlijnen, maar dit vereist nog steeds handmatige invoer van gegevens
- Software voor voorraadbeheer: Metvoorraadbeheersoftwarekunt u de voorraadomzet beheren, herbestelpunten instellen en zelfs gegevensanalyses uitvoeren om de voorraadhoeveelheid bij te houden en te optimaliseren
Stap 3: Gebruik kant-en-klare sjablonen
Een geavanceerde voorraadbeheersoftware biedt gratis sjablonen voor inventarisatie die alles georganiseerd houden, de voorraad in realtime bijhouden en het hele proces automatiseren.
Deze vooraf ontworpen kaders kunnen worden aangepast voor unieke bedrijfsbehoeften en geïntegreerd met verkoop-, boekhoud- en supply chain managementsystemen.
Tijdsbesparing: Gebruik ClickUp's inventaris sjabloon om uw inventaris bij te houden. Voeg alle componenten toe, zoals SKU's, drempels voor nabestellingen en de totale waarde van de inventaris, en pas het aan voor uw branche.
Bonus: 10 Gratis sjablonen voor lijsten met leveranciers om contracten te beheren
Voorraadbeheer met ClickUp ClickUp is een alles-in-één platform dat het beheer van uw inventaris een stuk eenvoudiger maakt.
In plaats van te jongleren met meerdere tools voor verschillende behoeften, kunt u met ClickUp alles doen, van het maken van lijsten met voorraden tot het bijhouden van uw voorraadniveaus op één plaats.
ClickUp Tabel Weergave
Om te beginnen, Tabel weergave van ClickUp maakt het bijhouden van de inventaris veel intuïtiever. Zie het als een inventarisspreadsheet, maar met veel meer kracht.
Je kunt gemakkelijk lijsten met voorraden maken, bijwerken en organiseren, terwijl alles met elkaar verbonden blijft.
Organiseer inventarisgegevens in spreadsheets met ClickUp Tabelweergave
Met ClickUp-taak aangepaste statussen en labels, kunt u een uitgebreid overzicht van uw inventaris krijgen en relaties leggen om inventarisbeheer te stroomlijnen.
Om uw inventarislijst verder te verbeteren, kunt u:
- De spreadsheet aanpassen met robuuste filter- en groeperingsopties
- Kolommen vastmaken om de inventarisinformatie gemakkelijk te sorteren en terug te vinden
- Kolommen slepen en neerzetten om inventarisgegevens naar wens te organiseren
ClickUp Dashboard
Pas uw inventaris aan en organiseer deze met filters, vastgemaakte kolommen en de functie voor slepen en neerzetten met behulp van de tabelweergave van ClickUp ClickUp Dashboards bieden een 360° weergave van uw inventaris en stellen u in staat om inzichten te delen met de belangrijkste besluitvormers.
Dashboards zijn ook super aanpasbaar. Of je nu de voorraadomzet, teamprestaties of verkoop bijhoudt, je kunt grafieken, kaarten en kaarten toevoegen om de gegevens gemakkelijk te kunnen verwerken. En dat is nog niet alles! Met ClickUp Automatiseringen, kunt u routinetaken automatiseren, zoals waarschuwingen voor lage voorraden en het aanvullen van voorraden.
Visualiseer inventarisgegevens en krijg krachtige inzichten met ClickUp Dashboards
Bovendien is ClickUp's bibliotheek van gratis inventarisatie- en sjablonen voor het bijhouden van bestellingen biedt kant-en-klare frameworks om voorraadniveaus, statussen van bestellingen, leveranciers, kosten en meer bij te houden.
ClickUp sjabloon voor voorraadbeheer
Bijvoorbeeld, ClickUp's sjabloon voor voorraadbeheer maakt het gemakkelijk om grote of complexe voorraden op meerdere locaties en verkoopkanalen te beheren.
ClickUp's sjabloon voor voorraadbeheer
Zo werkt dit gratis sjabloon voor u →
- Organiseer inventarisatiegegevens en bijhoud inzichten zoals voorraadniveaus, voorraadbeschikbaarheid, voorraadbewegingen en kostenwijzigingen
- Taken maken met aangepaste statussen zoals 'Op voorraad', 'Niet meer in gebruik' en 'Niet op voorraad' om voorraaditems bij te houden
- Terugkerende taken instellen metClickUp Automatiseringen om uw voorraadstroom te herzien, dagelijkse activiteiten te stroomlijnen en processen te controleren
Bonus: 10 Free sjablonen voor bestelformulieren in Excel & ClickUp
Beste werkwijzen voor het beheer van inventarislijsten
Om het meeste uit uw inventarislijst te halen, zijn hier enkele best practices die u kunt volgen:
1. Regelmatige controle en afstemming van inventaris
Een inventarislijst is geen eenmalige taak; het is een levend document. Regelmatige audits en nalevingscontroles zorgen ervoor dat elk inventarisatiebeheerproces in overeenstemming is met branchespecifieke regels en voorschriften.
✅ Controleer uw inventaris regelmatig en stem deze af met fysieke tellingen
documenteer afwijkingen, analyseer de oorzaken en neem corrigerende maatregelen
✅ Maak standaard werkprocedures (SOP's) voor best practices op het gebied van voorraadbeheer
2. Strategieën voor het handhaven van nauwkeurigheid en het verminderen van fouten
Nauwkeurigheid is alles als het gaat om voorraadbeheer. Een snelle manier om te meten hoe goed je het doet is door je nauwkeurigheidspercentage te berekenen:
Nauwkeurigheidsgraad inventaris = Getelde eenheden / Eenheden in record × 100
gebruik voorraadbeheersoftware om processen te automatiseren en fouten te minimaliseren
✅ Analyseer historische gegevens en vraagvoorspellingstools om behoeften nauwkeurig te voorspellen
✅ Standaardiseer labels, item beschrijvingen, maateenheden, etc. om verwarring te voorkomen
3. Technologie gebruiken voor real-time voorraadbeheer
Software voor voorraadbeheer kan het uw voorraadplanning verbeteren . Met behulp van AI en automatisering bieden deze tools realtime zichtbaarheid in voorraadniveaus en zorgen ze voor een naadloze orderverwerking zonder dat er te veel voorraad wordt aangehouden.
✅ Bijhouden van voorraadbewegingen en verminderen van handlingfouten met systemen voor barcodescanning en radiofrequentie-identificatie (RFID)
✅ Gebruik een oplossing voor projectmanagement om voorraadgegevens te centraliseren en de samenwerking te verbeteren
✅ Zendingen in realtime bijhouden tijdens transport met GPS en geo-tagging
Veelvoorkomende uitdagingen bij het aanmaken van lijsten met voorraden
Elk bedrijf heeft zijn eigen obstakels bij het maken van een inventarislijst, maar sommige uitdagingen lijken universeel in alle sectoren.
Laten we ze eens op een rijtje zetten:
1. Problemen met gegevensverwerking
Een inventarislijst beheren met verouderde software kan werken als je te maken hebt met een kleine voorraad of een enkel magazijn.
Maar als je bedrijf groeit, wordt het beheren van tonnen inventaris op meerdere opslagruimtes ontmoedigend. Het proces wordt vaak tijdrovend en vereist extra werk om gegevens te verzamelen en in te voeren.
2. Onnauwkeurigheden en redundanties
Vertrouwen op handmatige methoden of meerdere spreadsheets om lijsten met voorraden te beheren leidt vaak tot fouten, redundanties en discrepanties. Deze fouten kunnen resulteren in te grote voorraden, financiële druk of verkeerde productleveringen - problemen die geen enkel bedrijf zich kan veroorloven.
👀 Wist u dat? Een onderzoek door Netstock onthulde dat bijna 80% van de KMO's worstelt met te grote voorraden, waarbij overtollige voorraad goed is voor 38% van hun inventaris. Dit laat zien hoe slecht voorraad bijhouden en inefficiënte processen bedrijven wereldwijd beïnvloeden.
3. Grootschalige voorraden
Verouderde systemen en spreadsheets voor het aanmaken van lijsten met voorraden moeten vaak worden geïntegreerd met bestaande zakelijke hulpmiddelen zoals ERP-systemen, software voor voorraadbeheer voor e-commerce of software voor inkoopbeheer .
Dit creëert silo's, waardoor het moeilijker wordt om werkstromen te beheren.
Voordelen van het gebruik van technologie in voorraadbeheer
Technologie vereenvoudigt het voorraadbeheerproces en maakt het sneller, slimmer en naadloos. Dit is hoe:
1. Automatisering en efficiëntie in inventarisatieprocessen
Met geavanceerde voorraadbeheertools kunt u repetitieve taken automatiseren, zoals het bijhouden van de voorraad, het genereren van rapportages en het aanmaken van bestellingen. Hierdoor kan je team zich richten op meer strategische Business activiteiten.
2. Real-time gegevens en analyses voor geïnformeerde besluitvorming
Met bijhouden in realtime kunt u de voorraadniveaus in de gaten houden en lead Time berekenen gemakkelijk. Zo kunnen bedrijven snel inspelen op schommelingen in de vraag en ervoor zorgen dat klanten altijd vinden wat ze willen.
👀 Wist u dat? Volgens een onderzoek, helpt het gebruik van AI-technologieën voor het beheren van voorraadniveaus de effecten van extreme fouten met 60% en veiligheidsvoorraden met 40-50% te verminderen.
3. Kostenbesparingen en optimalisatie van middelen
Kostenbesparingen komen vanzelf wanneer u workflows automatiseert met behulp van voorraadbeheertools en logistieke software . Het resultaat is dat u fouten kunt elimineren en de kosten voor overtollige voorraden of verkoopverliezen kunt verlagen. Het resultaat? Een slanker, winstgevender voorraadbeheerproces voor uw bedrijf.
4. Meer flexibiliteit en schaalbaarheid
Cloud-gebaseerd voorraadbeheersystemen met deze systemen kunt u uw installatie direct aanpassen, of het nu gaat om het toevoegen van nieuwe modules of het beheren van de voorraad op verschillende locaties. Ze zijn gemaakt om uw business te laten groeien, zodat u concurrerend kunt blijven zonder dat het u moeite kost.
Stroomlijn uw voorraadbeheerprocessen met ClickUp
Het maken van nauwkeurige voorraadlijsten is van vitaal belang voor het voorkomen van stockouts en onderbevoorrading, het voldoen aan de vraag van klanten en het verbeteren van uw cashstroom.
Een goede inventarislijst biedt een 360-graden weergave van uw voorraad, wat leidt tot nauwkeurige zakelijke beslissingen en het stroomlijnen van voorraadaanvulprocessen.
ClickUp biedt een uitgebreide oplossing om voorraadbeheer te vereenvoudigen. Met een breed bereik aan functies en gratis voorraad sjablonen, kunt u de huidige voorraadniveaus controleren, trends identificeren, betere beslissingen nemen en de toewijzing van middelen optimaliseren. Gratis aanmelden bij ClickUp en neem vandaag nog de controle over uw inventarisatiesysteem.