Een nieuwe medewerker in een externe instelling begint interne documenten te delen met externe leveranciers, zonder zich bewust te zijn van het vertrouwelijkheidsbeleid van het bedrijf. Zonder een duidelijke gedragscode overtreden ze onbedoeld protocollen, wat leidt tot potentiële veiligheidsrisico's en gespannen professionele relaties.
Dit scenario onderstreept het belang van een gedragscode voor werknemers: het schept duidelijke verwachtingen, minimaliseert risico's en zorgt ervoor dat gedrag in overeenstemming is met de waarden van het bedrijf.
In deze blog onderzoeken we waarom een sterke gedragscode belangrijk is en hoe deze kan worden afgestemd op de waarden van uw bedrijf om een respectvolle, verantwoordelijke werkomgeving te ondersteunen. 👥
60-seconden samenvatting
Volg de onderstaande stappen om een gedragscode voor werknemers op te stellen:
1: Stel de content vast
- Schets de sleutelonderwerpen zoals functietaken, waarden van het bedrijf, communicatienormen en het gebruik van middelen
- Neem belangrijke beleidsregels op met betrekking tot werktijden, omgang met bedrijfseigendommen, kledingcode en meer
2: De gedragscode voor werknemers opstellen
- Schrijf een duidelijk, beknopt ontwerp met voorbeelden uit de praktijk
- Gebruik duidelijke taal om verwachtingen begrijpelijk te maken
3: Samenwerken met belanghebbenden
- Gebruik ClickUp Docs om het document te maken en te bewerken met de input van teamleden
- Wijs opmerkingen toe aan specifieke mensen voor gerichte feedback
4: Het document verfijnen
- Gebruik ClickUp Brain om taal, grammatica en stijl te verfijnen voor duidelijkheid en professionalisme
5: Sjablonen gebruiken voor efficiëntie en nauwkeurigheid
- Begin met HR sjablonen van ClickUp voor een sterke basis
- Pas de sjabloon aan om het unieke beleid van uw bedrijf weer te geven
##6: Voer eindbeoordelingen uit en vraag om feedback
- Deel het concept in ClickUp Docs voor feedback van belanghebbenden
- Herzieningen direct in het document aanbrengen voor transparante samenwerking
7: Het document afronden en periodiek bijwerken
Stel een schema in om het document indien nodig te herzien en bij te werken met ClickUp-taaken
Verdeel de definitieve gedragscode onder de werknemers met behulp van ClickUp Docs
Inzicht in de gedragscode voor werknemers
Een gedragscode voor werknemers is een reeks richtlijnen waarin het verwachte gedrag, de waarden en de ethische normen voor werknemers binnen een bedrijf worden uiteengezet.
Zie het als uw bron van informatie voor het handhaven van professionaliteit, het oplossen van conflicten en het beschermen van bedrijfsactiva. Een degelijke gedragscode biedt duidelijkheid, vermindert risico's en bevordert een cultuur van respect en verantwoordelijkheid.
Gewoonlijk stelt de afdeling Personeelszaken, in samenwerking met het senior management, de gedragscode voor werknemers op. HR-professionals zorgen ervoor dat het juridische document in lijn is met de waarden en wettelijke vereisten van het bedrijf, terwijl leiders inzicht geven in de bedrijfscultuur en gedragsnormen.
Afhankelijk van de grootte van het bedrijf kan een cross-functioneel team worden betrokken om ervoor te zorgen dat de gedragscode alle perspectieven weerspiegelt.
**Wat moet er in een gedragscode staan?
Een goed afgeronde gedragscode voor werknemers moet verschillende sleutelgebieden omvatten:
- Verwachtingen ten aanzien van gedrag: Schetst de handelingen die van werknemers worden verwacht op het gebied van professionaliteit, respect en integriteit
- Waarden en cultuur van het bedrijf: Bepaalt hoe werknemers de kernprincipes moeten belichamen die de organisatie vormen
- Conflictoplossing: Biedt werknemers constructieve methoden om meningsverschillen en geschillen op te lossen
- Vertrouwelijkheid: Stelt richtlijnen op voor het beschermen van gevoelige informatie, intellectueel eigendom en bedrijfsmiddelen
- Naleving en wettelijke verplichtingen: Stelt duidelijke verwachtingen op voor het naleven van wetten, regels en bedrijfsbeleid
🧠 Leuk weetje: IBM's 'Business Conduct Guidelines' is een van de oudste gedragscodes in de bedrijfswereld, voor het eerst opgesteld in 1960.
Wat zijn de belangrijkste voordelen van het implementeren van een gedragscode?
Een uitgebreide gedragscode heeft verschillende voordelen voor zowel de werknemers als het bedrijf:
- Bevordert een positieve werkomgeving: Helpt werknemers de waarden op de werkvloer te begrijpen en te respecteren, wat leidt tot sterker teamwork en een hoger moreel
- Vermindert risico's: Voorkomt onethisch gedrag en vermindert juridische risico's door naleving van wet- en regelgeving te waarborgen
- Verduidelijkt verwachtingen: Verschaft duidelijke richtlijnen die werknemers helpen te begrijpen wat er van hen wordt verwacht, waardoor verwarring en ambiguïteit worden verminderd
Stappen om een effectieve gedragscode voor werknemers te schrijven
Een goede gedragscode voor werknemers weerspiegelt de waarden van uw bedrijf en stelt duidelijke richtlijnen op voor gedrag.
Als u zich afvraagt hoe u moet beginnen, de ClickUp Software voor personeelszaken kan het hele proces soepeler laten verlopen. Met ClickUp kunt u uw ideeën gemakkelijk organiseren, feedback krijgen van teamleiders en ervoor zorgen dat uw definitieve ontwerp voor iedereen toegankelijk is.
Hier leest u hoe u een gedragscode schrijft die effectief is en echt bij je team past. 👇
Bepaal welke content u wilt opnemen
Maak eerst een lijst van de sleutelelementen van uw gedragscode. Denk na over de waarden en gedragingen die de cultuur van uw bedrijf bepalen.
Onderwerpen kunnen zijn respectvolle communicatie, conflictbeheer, vertrouwelijkheid, bescherming en juist gebruik van bedrijfsmiddelen.
U kunt het volgende gebruiken ClickUp Documenten om input te verzamelen van verschillende teamleden en een gezamenlijk ontwerp van dit overzicht te maken.
De gedragscode gezamenlijk opstellen met ClickUp Docs
Aangezien Docs levende documenten zijn, kunt u ze gemakkelijk bijwerken naarmate het concept evolueert.
🔍 Wist u dat? Amgen integreert de waarden van de organisatie in de gedragscode, waarbij de nadruk ligt op transparantie en ethische besluitvorming. De code bevat ook vragen en antwoorden op basis van scenario's om werknemers te helpen ethische principes toe te passen in echte situaties.
Maak een ruwe schets
Met de belangrijkste onderwerpen op een rijtje begint u met het opstellen van de gedragscode.
Gebruik duidelijke, heldere taal om ervoor te zorgen dat iedereen de verwachtingen begrijpt. Probeer beknopt maar volledig te zijn en geef specifieke voorbeelden van aanvaardbaar gedrag.
Gebruik ClickUp Brain om taal en duidelijkheid in uw concept te verfijnen ClickUp Brein kan hier een waardevol hulpmiddel zijn. Het is een AI-assistent die in uw werkruimte is ingebouwd en die uw schrijfwerk analyseert en suggesties doet om de duidelijkheid, grammatica en stijl te verbeteren.
Dit hulpmiddel polijst je concept zodat het professioneel maar toch toegankelijk is, zodat het document gemakkelijk te lezen en te begrijpen is voor werknemers.
👀 Bonus: Meer informatie over aI gebruiken voor documentatie om het aanmaken van content te stroomlijnen, de nauwkeurigheid te verbeteren en tijd te besparen.
Gebruik een sjabloon voor structuur
Als u op zoek bent naar een vliegende start, overweeg dan het gebruik van HR sjablonen . Deze sjablonen bieden u een sterke basis, met essentiële beleidsregels en richtlijnen, terwijl u elke sectie kunt aanpassen aan de unieke cultuur van uw bedrijf.
Beginnen met een sjabloon voor werknemershandboek bespaart tijd en zorgt ervoor dat je geen belangrijke details over het hoofd ziet.
De ClickUp sjabloon voor het werknemershandboek maakt het inwerken van nieuwe werknemers eenvoudiger terwijl het essentiële bedrijfsbeleid wordt uiteengezet. Het is gestructureerd om u te helpen een uitgebreid document te maken dat voldoet aan de behoeften van uw bedrijf.
Het sjabloon omvat alle essentiële zaken, zoals gedragsnormen, teambeleid en kledingvoorschriften, samen met vaak over het hoofd geziene onderwerpen zoals werktijden en communicatiebeleid. Je kunt je bestaande beleid direct kopiëren en plakken of aanpassen door secties toe te voegen of te verwijderen.
Een opvallende functie is de mogelijkheid om de betrokkenheid te vergroten met visuals. Voeg GIF's, grafieken of afbeeldingen toe om het handboek aantrekkelijker en makkelijker navigeerbaar te maken.
Je kunt ook een inhoudsopgave maken waarmee lezers naar specifieke secties kunnen springen - perfect voor nieuwe werknemers die op zoek zijn naar snelle antwoorden.
👀 Bonus: Verkennen voorbeelden van personeelshandboeken om beter te begrijpen hoe je je eigen handboek moet opstellen.
Bekijk en verfijn het concept
Zodra u een ontwerp hebt, gebruikt u Documenten om het te delen met relevante belanghebbenden voor feedback.
De deelmogelijkheden van ClickUp Docs gebruiken om de samenwerking tussen teams te verbeteren
Omdat documenten kunnen worden gedeeld, kunt u snel input verzamelen en de nodige aanpassingen maken. Op deze manier kunt u iedereen op één lijn houden en ervoor zorgen dat de gedragscode de normen van uw bedrijf nauwkeurig weergeeft.
Je kunt direct in het document revisies aanbrengen; alle wijzigingen worden automatisch bijgehouden. Zo blijft iedereen op dezelfde pagina en is een efficiënte, transparante samenwerking mogelijk.
Probeer ClickUp Commentaar toewijzen voor gerichte feedback in Documenten
Om feedback verder te stroomlijnen, kunt u het volgende proberen ClickUp Commentaar Toewijzen . Hiermee kunt u specifieke opmerkingen of taken rechtstreeks aan collega's in het document toewijzen.
Als een sectie extra input of revisie nodig heeft, kun je het relevante team lid taggen, en zij zullen direct een notificatie ontvangen om het te herzien of aan te pakken. Zo blijft iedereen verantwoordelijk en voorkom je miscommunicatie of vertragingen, vooral als je samenwerkt met meerdere afdelingen.
💡 Pro Tip: Om consistentie te behouden,
standaard werkprocedures maken
(SOP's) die op één lijn liggen met de gedragscode voor uw werknemers. Als uw code bijvoorbeeld respectvolle communicatie benadrukt, neem dan stappen op in uw SOP's om conflicten professioneel aan te pakken.
Verstrek de definitieve versie aan de werknemers
Zodra de gedragscode klaar is, is het tijd om hem te verspreiden.
Deel eenvoudig de definitieve versie van de gedragscode met uw team met ClickUp Docs
Met Docs kunt u het document in slechts een paar klikken met uw team delen. U kunt ook bijhouden wie de code heeft weergegeven of bevestigd, zodat elke werknemer op de hoogte is van de verwachtingen.
💡 Pro Tip: HR Teams moeten een
werknemersstem
sectie bij de gedragscode. Dit geeft werknemers een duidelijke manier om hun zorgen te delen, feedback te geven en bij te dragen aan de vorm van de werkcultuur.
Herzie en actualiseer het document regelmatig
Uw gedragscode mag nooit statisch zijn.
Naarmate uw bedrijf evolueert, moeten ook de richtlijnen die u voor gedrag instelt evolueren. Herzie het document regelmatig om ervoor te zorgen dat het in lijn is met de bedrijfscultuur en eventuele wettelijke of brancheveranderingen.
Om updates bij te houden en ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn blijft, gebruikt u ClickUp-taak .
ClickUp-taken instellen om het evaluatie- en updateproces te organiseren en bij te houden
Taken aanmaken om de gedragscode regelmatig te herzien en aan te passen. Wijs leden van het team specifieke Taken toe, stel deadlines in en houd de voortgang bij om het evaluatieproces georganiseerd en op tijd te laten verlopen.
U kunt de meest recente versie van de gedragscode direct aan de Taak toevoegen voor gemakkelijke toegang.
Medewerkers kunnen bedenkingen of verwarring hebben over bepaalde richtlijnen in de code. Deze proactief aanpakken bevordert het vertrouwen.
Voorbeeld: Neem een FAQ op in het document waarin veelgestelde vragen worden beantwoord, zoals:
- "Wat gebeurt er als ik de code onbewust overtreed?"
- "Hoe kan ik een incident anoniem rapporteren?
Checklist voor het opstellen van je gedragscode
- Bepaal kernwaarden en gedragingen die aansluiten bij uw bedrijfscultuur
- Werk samen met het leiderschap en de sleutelafdelingen voor uitgebreide input
- Gebruik duidelijke, jargonvrije taal die gemakkelijk te begrijpen is
- Neem voorbeelden uit de praktijk op voor een betere relateerbaarheid
- Voeg specifieke beleidsregels toe voor moderne uitdagingen (bijv. werk op afstand, cyberbeveiliging)
- ClickUp sjablonen en AI-tools gebruiken om het ontwerp te structureren en te verfijnen
- Verzamel feedback van belanghebbenden voordat u de definitieve versie opstelt
- Maak het document toegankelijk en gemakkelijk deelbaar met werknemers
Voorbeelden van gedragscodes voor werknemers
Een sterke gedragscode voor werknemers stelt duidelijke verwachtingen op verschillende sleutelgebieden en helpt bedrijven om een positieve en productieve werkplek te behouden.
Hier volgen enkele voorbeelden van beleidsregels die echt een verschil kunnen maken. 🙌🏼
Belangenverstrengeling
Een gedragscode voor belangenverstrengeling stelt duidelijke grenzen om te voorkomen dat werknemers beslissingen nemen die hun persoonlijke belangen ten koste gaan van die van het bedrijf. Dit zorgt ervoor dat zakelijke beslissingen gebaseerd zijn op de belangen van het bedrijf en niet op invloeden van buitenaf.
📌 Voorbeeld: Een financiële dienstverlener kan een bedrijfsbeleid opstellen dat vereist dat werknemers eventuele financiële belangen bekendmaken in bedrijven waarmee ze zaken doen, zoals het bezitten van aandelen of het in dienst hebben van een familielid bij een partnerorganisatie.
Professionaliteit
Een professioneel beleid gaat verder dan op tijd komen. Het gaat om het creëren van een respectvolle en productieve werkomgeving.
Een gedragscode kan gaan over het respecteren van collega's, het vermijden van storend gedrag en het behouden van een positieve houding, zelfs in stressvolle situaties.
Voorbeeld: Een bedrijfskantoor kan richtlijnen hebben over passende communicatiestijlen, stiptheidsverwachtingen en kledingvoorschriften, waarin staat dat werknemers binnen 24 uur op e-mails moeten reageren en zakelijke kleding moeten dragen tenzij ze formele vergaderingen bijwonen.
Anti-intimidatie
Een goed anti-intimidatiebeleid beschermt werknemers tegen discriminatie of ongepast gedrag. De gedragscode kan een duidelijk nultolerantiestandpunt bevatten over intimidatie op basis van geslacht, ras, seksuele geaardheid of andere factoren.
Voorbeeld: Een technisch bedrijf kan een strikt anti-pestbeleid implementeren, waarin staat dat elke vorm van verbale, fysieke of digitale intimidatie onmiddellijk disciplinaire maatregelen tot gevolg heeft. Het beleid biedt werknemers ook middelen om incidenten anoniem te melden en te ondersteunen.
🔍 Wist u dat? De gedragscode van Starbucks benadrukt een cultuur van respect, integriteit en verantwoordelijkheid. De code schetst verwachtingen voor werkethiek waaronder eerlijkheid, respect voor diversiteit en naleving van wetten.
Vertrouwelijkheid
Vertrouwelijkheidsbeleid beschermt gevoelige bedrijfs- en clientinformatie. In een degelijke gedragscode staat dat werknemers eigendomsgegevens vertrouwelijk moeten houden en niet mogen doorgeven aan onbevoegden. Denk hierbij aan klantinformatie, interne documenten en bedrijfsgeheimen.
Werknemers kunnen ook gevraagd worden om specifieke protocollen te volgen bij het omgaan met digitale of papieren documenten om privacy en veiligheid te waarborgen.
Voorbeeld: Een adviesbureau kan een vertrouwelijkheidsclausule opnemen in zijn gedragscode, waarbij alle werknemers een geheimhoudingsverklaring (NDA) moeten ondertekenen en strikte straffen worden opgelegd als informatie van de client wordt geschonden.
Gemeenschappelijke valkuilen bij het opstellen van een gedragscode
Bij het opstellen van een gedragscode voor werknemers kunnen gemakkelijk fouten worden gemaakt die de effectiviteit ervan kunnen ondermijnen.
Hier zijn enkele veelvoorkomende valkuilen die je moet vermijden. ⚠️
De verkeerde toon instellen
De toon van uw gedragscode is belangrijk. Een harde of te formele toon kan werknemers ontmoedigen om zich in het document te verdiepen.
✅ Oplossing: Streef naar een vriendelijke maar professionele toon die de waarden van uw bedrijf weerspiegelt.
Voorbeeldscenario's voor moderne uitdagingen op de werkplek
Breid het gedeelte met voorbeelden uit met levensechte, herkenbare scenario's, met name voor hybride instellingen of instellingen voor werk op afstand:
- Voorbeeld voor vertrouwelijkheid: "Vermijd tijdens een vergadering van een team in Zoom het delen van gevoelige gegevens op het scherm, tenzij dit noodzakelijk en goedgekeurd is voor de discussie."
- Voorbeeld van communicatie: "Blijf in de Slack-kanalen van het team professioneel door persoonlijke argumenten of ongepaste humor te vermijden die je collega's zouden kunnen beledigen."
Onrealistische verwachtingen hebben
Instelling van te strikte of onrealistische verwachtingen kan werknemers het gevoel geven dat de richtlijnen onmogelijk op te volgen zijn.
✅ Oplossing: Zorg ervoor dat uw code van gedrag haalbaar is en weerspiegelt wat redelijk is voor de werkplek.
Niet genoeg richting geven
De vage taal laat te veel ruimte voor interpretatie. Werknemers moeten gemakkelijk kunnen begrijpen wat er van hen wordt verwacht.
✅ Oplossing: Geef specifieke voorbeelden van zowel aanvaardbaar als onaanvaardbaar gedrag.
Een voorbeeld: 'Werknemers moeten gepaste kleding dragen op het werk' is vaag. Hier is hoe je duidelijker kunt zijn:
Van werknemers wordt verwacht dat ze zich tijdens werktijd kleden in business casual kleding. Voorbeelden zijn onder andere:
- Aanvaardbaar: Overhemden met kraag, blouses, pantalons, knielange rokken, schoenen met gesloten teen
- Onacceptabel: T-shirts met logo's of slogans, gescheurde jeans, korte broeken, slippers
Niet in lijn met bedrijfscultuur en doelstellingen
Uw code moet de cultuur en missie van uw bedrijf weerspiegelen. Als de gedragscode niet overeenkomt met de dagelijkse realiteit op uw werkplek, nemen werknemers hem misschien niet serieus.
✅ Oplossing: Gebruik taal en voorbeelden die aansluiten bij de dagelijkse ervaringen van werknemers en bij uw bedrijfscultuur en doelstellingen HR doelen .
Richt je bijvoorbeeld, in plaats van een algemeen verbod op internetgebruik, op verantwoord gebruik dat werknemers aanmoedigt om toegang te krijgen tot waardevolle online bronnen met behoud van productiviteit en respect voor bedrijfstijd.
Het over het hoofd zien van sleutelactiviteiten
Een goede gedragscode richt zich op alle gebieden van het bedrijf. Als kritieke activiteiten, zoals het omgaan met vertrouwelijke informatie of het beheren van belangenconflicten, niet worden behandeld, kunnen er hiaten ontstaan en kan dit later tot verwarring leiden.
✅ Oplossing: Werk samen met de relevante afdelingen om de kritieke gebieden te identificeren en stel vervolgens duidelijke richtlijnen op met voorbeelden uit de praktijk die alle noodzakelijke aspecten van het bedrijf omvatten.
📖 Lees ook: 10 Beste software voor personeelshandboeken voor HR Teams
Gedragscode communiceren en handhaven
Het hebben van een duidelijke gedragscode is slechts de eerste stap. De echte uitdaging? Ervoor zorgen dat iedereen hem begrijpt en consequent volgt.
Laten we eens kijken hoe we de gedragscode onderdeel kunnen maken van de dagelijkse cultuur van uw organisatie. 🤝
Effectieve communicatie
Begin met het introduceren van de code tijdens het inwerken en maak hem gemakkelijk toegankelijk. Moedig voortdurende gesprekken aan tijdens vergaderingen van het team en zorg voor regelmatige herinneringen via e-mails of interne communicatie.
De sleutel is duidelijkheid en ervoor zorgen dat iedereen de verwachtingen begrijpt.
Handhavingsstrategieën
Consistentie is essentieel bij het handhaven van de code. Duidelijke procedures opstellen voor het rapporteren van overtredingen en zorg ervoor dat disciplinaire maatregelen consequent en eerlijk zijn.
Creëer een proces dat ervoor zorgt dat werknemers weten wat ze kunnen verwachten als zich een overtreding voordoet.
🧠 Leuk weetje: Het concept van een gedragscode gaat terug tot de oude beschavingen. De vroegst bekende code is de Code van Ur-Nammu uit Mesopotamië, die rond 2100 voor Christus normen instelde voor eerlijk gedrag onder burgers.
Handelen bij overtredingen
Als er een overtreding plaatsvindt, handel deze dan onmiddellijk en transparant af. Onderzoek het grondig en richt u op corrigerende maatregelen.
U moet ervoor zorgen dat werknemers weten dat het proces eerlijk en onbevooroordeeld is om het vertrouwen binnen de organisatie te behouden.
📖 Lees ook: Hoe schrijf ik een personeelshandboek?
Uw volgende stappen voor een sterke gedragscode met ClickUp
Het opstellen van een gedragscode voor werknemers helpt de basis te leggen voor een respectvolle, verbonden werkplek. Wanneer iedereen de verwachtingen begrijpt en ziet hoe deze in lijn liggen met de kernwaarden van het bedrijf, voelen ze zich zelfverzekerder en gemotiveerder om het beste van zichzelf te geven.
Met ClickUp wordt het opstellen, verfijnen en delen van dit document een soepeler en meer gezamenlijk proces. Met de bewerkingstools voor documenten kunnen HR-teams richtlijnen opstellen en bijwerken, in realtime input verzamelen en de definitieve versie eenvoudig delen met de rest van de organisatie. Aanmelden vandaag nog gratis! 🚀