Elke sport heeft een spelregelboek nodig. Is er, met strategie, teamwerk en prestaties als kern, een grotere sport dan business?
Als je een bedrijf runt of personeelszaken beheert, heb je een spelregelboek nodig voor je werknemers.
Het werknemershandboek is dat handboek.
Een werknemershandboek of bedrijfshandboek beschrijft de verwachtingen, richtlijnen en belangrijke details die werknemers moeten weten om succesvol te zijn in uw bedrijf. En tijdens het proces wordt de bedrijfscultuur vastgelegd.
Het belang van een werknemershandboek
Een werknemershandboek is een formeel document dat aan nieuwe werknemers wordt gegeven en dat fungeert als een centrale hub voor essentiële informatie over het bedrijf en de rollen van werknemers.
Het belang ervan kan onmogelijk worden onderschat.
Bedrijven als Costco en Zuidwest Airlines staan bekend om hun sterke bedrijfscultuur; duidelijke communicatie en vaste procedures maken daar een groot deel van uit.
Zowel werkgevers als werknemers hebben baat bij een goed geschreven handboek. Een duidelijk handboek kan misverstanden en verwarring helpen voorkomen en een positieve werkomgeving bevorderen. Het kan werkgevers ook helpen om te voldoen aan de arbeidswet- en regelgeving. Hier zijn nog een paar redenen waarom je een goed werknemershandboek zou moeten opstellen.
Een handboek:
- Communiceert duidelijk bedrijfsbeleid, procedures en verwachtingen
- Geeft werknemers informatie over hun rechten, voordelen en verantwoordelijkheden
- Dient als referentie voor werknemers voor informatie over het bedrijfsbeleid
- Helpt bij geschillen, klachten en klachten, en bij het oplossen van conflicten
- Versterkt de bedrijfscultuur, waarden en normen
- Beperkt risico's op intimidatie en discriminatie en handhaaft de veiligheid van werknemers
- Helpt bij inwerkprocedures en instellingen van verwachtingen
- Bevordert consistentie in besluitvorming en beleid binnen teams en functies
Handboeken voor werknemers dienen verschillende sleutel doelen. Ze verduidelijken wat er van werknemers wordt verwacht, zoals de kledingcode, werktijden, gedragscode , prestatienormen en de regels voor het gebruik van bedrijfseigendommen.
Het handboek is ook een centrale bron van waarheid voor belangrijke informatie, zoals details over secundaire arbeidsvoorwaarden, vakantiebeleid en anti-intimidatieprocedures.
Bovendien zorgt een consistente toepassing van het beleid ervoor dat iedereen op dezelfde pagina staat, bevordert het de eerlijkheid en verkleint het de kans op vriendjespolitiek.
Het belang van het werknemershandboek in Human Resource Management
Een goed opgesteld personeelshandboek kan verschillende onderdelen van uw HR-processen vereenvoudigen.
1. Werving en selectie
In het personeelshandboek worden het beleid, de cultuur en de waarden van het bedrijf duidelijk uiteengezet voor potentiële werknemers, zodat ze begrijpen of ze in de organisatie passen.
Een handboek kan worden gebruikt als wervingsinstrument om talent aan te trekken door de cultuur, voordelen en werkomgeving van uw bedrijf te laten zien. Zie het als de eerste indruk van potentiële werknemers.
Het handboek schetst ook de sollicitatieprocedure en het format van het sollicitatiegesprek, stelt duidelijke verwachtingen en informeert nieuwe werknemers over de opleidingsabonnement die ze kunnen verwachten tijdens de inwerken van werknemers proces.
2. Prestatiebeoordeling
Een goed opgesteld handboek voor werknemers bevat gedetailleerde beleidsregels en procedures voor prestatiebeheer. Meestal verduidelijkt het hoe prestatiebeoordelingen worden uitgevoerd, de criteria en maatstaven en de frequentie van de beoordelingen. Deze transparantie helpt de verwachtingen van werknemers te managen en verbetert de effectiviteit van de beoordelingen.
Het handboek moet de prestatieverwachtingen voor verschillende rollen schetsen, wat helpt bij functioneringsgesprekken. De instelling van duidelijke prestatienormen zorgt ervoor dat iedereen aan dezelfde doelen werkt.
Bovendien zorgt een gedocumenteerd beleid voor prestatiebeoordelingen voor een eerlijk en consistent beoordelingsproces voor alle werknemers.
3. Personeelsbeheer
Het handboek biedt duidelijke richtlijnen voor verschillende aspecten van personeelsbeheer, zoals opkomst, gedrag op de werkplek, verlofbeleid en klachtenprocedures. Dit zorgt voor een consistente behandeling van alle werknemers en vermindert verwarring en conflicten.
Het handboek moet een duidelijk beleid bevatten voor verlofaanvragen, het opnemen van verlof en disciplinaire procedures. Dit helpt HR om deze verzoeken efficiënt en consistent te behandelen.
Delen prestatiebeoordelingen met werknemers om de aandacht te vestigen op gebieden waar ze misschien nieuwe vaardigheden moeten opdoen of bestaande vaardigheden moeten verbeteren.
Een duidelijke uitleg van de rechten en verantwoordelijkheden van werknemers met betrekking tot werktijden, pauzes en privacy van gegevens geeft werknemers meer macht en vermindert de verwarring voor HR.
Belangrijkste onderdelen van een werknemershandboek
Het opstellen van een werknemershandboek kan ontmoedigend lijken, maar het is een cruciaal hulpmiddel om het bedrijfsbeleid en de verwachtingen aan uw personeel te communiceren.
Hier volgt een overzicht van de essentiële onderdelen die in een werknemershandboek moeten worden opgenomen om duidelijkheid en naleving te garanderen:
1. Waarden, missie en geschiedenis van het bedrijf
Begin je handboek met het duidelijk vermelden van de waarden, missie en geschiedenis van je bedrijf. Dit gedeelte zet de toon voor de organisatiecultuur en geeft aan waar uw bedrijf voor staat.
Het helpt werknemers ook om te begrijpen wat de kernidentiteit van het bedrijf is, wat het doel is en hoe hun rol bijdraagt aan het grotere geheel.
Het is bijna alsof je het verhaal en de raison d'etre van het bedrijf deelt
2. Vergoeding en voordelen
Schets wat werknemers kunnen verwachten op het gebied van salaris, voordelen en andere extraatjes. Deze transparantie helpt verwachtingen te managen en misverstanden te voorkomen.
In dit gedeelte moet de beloning van werknemers worden beschreven, inclusief salarisstructuur, betalingsschema, overwerkbeleid en bonussen.
Het moet ook alle voordelen uitleggen, zoals ziektekostenverzekering, betaald verlof en pensioenregelingen.
3. Werktijden en -schema
Vermeld de werktijden van het bedrijf: begin- en eindtijd, pauzes, ploegendiensten en beleid voor werken op afstand.
Leg de werktijden vast, inclusief standaard werktijden, flexibiliteitsopties (indien aangeboden) en pauzebeleid. Deze paragraaf moet ook de procedures verduidelijken voor het aanvragen van vrije tijd en het wijzigen van diensten.
4. Details arbeidscontract en beleid inzake at-will dienstverband
Als uw bedrijf arbeidscontracten gebruikt, vat dan hier de sleutelwoorden samen.
Het concept van 'at-will employment' geeft de werkgever of de werknemer de mogelijkheid om de arbeidsrelatie te verbreken zonder aansprakelijkheid, op voorwaarde dat er geen expliciete overeenkomst is voor een bepaalde duur die de arbeidsrelatie regelt. Definieer en beschrijf waar nodig duidelijk een dergelijk beleid.
5. Beleid van de Equal Employment Opportunity Commission (EEOC)
De EEOC verbiedt discriminatie bij aanwerving, promotie, compensatie en andere arbeidsvoorwaarden op basis van ras, kleur, religie, geslacht (inclusief zwangerschap), nationale afkomst, leeftijd (40 jaar of ouder), neurodiversiteit, handicap of genetische informatie.
Geef een samenvatting van de toewijzing van gelijke kansen door uw bedrijf en beschrijf de klachtenprocedures. Zorg ervoor dat uw handboek een sectie bevat die uw toewijding aan gelijke werkgelegenheidskansen opnieuw bevestigt.
6. Beleid inzake intimidatie en discriminatie in het licht van ADA
De ADA (Americans with Disabilities Act van 1990) verbiedt discriminatie van gekwalificeerde personen met een handicap. Ga in op hoe uw bedrijf de ADA en andere relevante wetten naleeft om werknemers te beschermen tegen intimidatie en discriminatie.
Definieer duidelijk wat intimidatie en discriminatie inhoudt en bepaal het nultolerantiebeleid van het bedrijf voor dergelijk gedrag.
Het is ook belangrijk om uit te leggen hoe je bedrijf voorziet in redelijke aanpassingen voor werknemers met een handicap.
7. Gezondheids- en veiligheidsvoorschriften en brandveiligheidsrichtlijnen
Beschrijf het gezondheids- en veiligheidsbeleid van uw bedrijf, inclusief de voorschriften van de Occupational Safety and Health Act (OSHA) in de Verenigde Staten.
Vat de OSHA-voorschriften samen om een veilige werkomgeving te garanderen. Dit moet ook brandveiligheidsprocedures, noodevacuatieabonnementen en richtlijnen voor rapportage van gevaren op de werkplek omvatten.
8. Privacywetgeving en overwegingen met betrekking tot computerveiligheid
Met het toenemende risico op gegevenslekken is het essentieel om beleidsregels voor privacy van gegevens en IT-veiligheid in uw handboek op te nemen.
Beschrijf het beleid van uw bedrijf inzake privacy van gegevens en computerveiligheid.
Dit kan bestaan uit beperkingen voor het verzamelen en gebruiken van persoonlijke gegevens en richtlijnen voor sterke wachtwoorden en veilig browsen.
9. Informatie over de rechten van werknemers op werkloosheidsuitkeringen
Informeer werknemers over hun rechten onder de werkloosheidsuitkeringswetten van uw staat en lokale wetten om ervoor te zorgen dat ze hun rechten en plichten begrijpen.
Leg uit hoe werknemers in aanmerking kunnen komen voor een werkloosheidsuitkering. Je kunt bronnen toevoegen voor meer informatie.
Best Practices om uw werknemershandboek effectief te maken
Een effectief personeelshandboek dient als hoeksteen voor het bedrijfsbeleid en de bedrijfscultuur.
Hier zijn enkele best practices om ervoor te zorgen dat uw handboek uitgebreid, praktisch en aantrekkelijk is voor uw werknemers.
Pro tip: Het gebruik van software voor het beheer van werknemershandboeken zorgt ervoor dat je alle belangrijke selectievakjes afdekt.
1. Benadruk erkenning en stimulansen
Motiveer werknemers door de erkennings- en stimuleringsprogramma's van uw bedrijf onder de aandacht te brengen.
Dit kunnen bijvoorbeeld werknemer-van-de-maand-prijzen, prestatiebonussen of abonnementen voor winstdeling zijn. Uitleggen hoe deze programma's werken kan de betrokkenheid van werknemers stimuleren.
In dit gedeelte moeten de criteria om in aanmerking te komen, het beloningsproces en voorbeelden van erkende inspanningen uit het verleden worden beschreven.
2. Bedrijfscultuur en werknemersgedrag definiëren
Het handboek moet de essentie van uw bedrijfscultuur communiceren en richtlijnen geven over hoe werknemers kunnen bijdragen aan deze cultuur en hoe ze deze kunnen behouden.
Dit kunnen richtlijnen zijn voor teamwerk, communicatiestijlen of normen voor klantenservice. Door uit te leggen hoe werknemers de cultuur kunnen handhaven, bevorder je de teamgeest.
3. Up-to-date houden
Ontwerp het werknemershandboek als een levend document dat kan evolueren. Geef duidelijk aan dat het handboek regelmatig zal worden bijgewerkt om het meest recente bedrijfsbeleid weer te geven.
Arbeidswetgeving, federale en staatswetten en regelgeving veranderen vaak ook, dus plan regelmatige herzieningen om ervoor te zorgen dat alle informatie actueel en accuraat is. Dit omvat ook het opnemen van eventuele updates van het bedrijfsbeleid of de aangeboden voordelen.
4. Het handboek gebruiken voor de instelling van doelen
Het handboek moet uitleggen hoe individuele doelen overeenkomen met de doelstellingen van het bedrijf . Dit omvat hoe werknemers doelen kunnen stellen en hoe ze bijdragen aan de algemene bedrijfsstrategie.
Het handboek kan een hulpmiddel zijn om duidelijke doelen te stellen voor zowel het bedrijf als de individuele werknemers.
Het handboek kan medewerkers in staat stellen eigendom te nemen van hun succes binnen het bedrijf door het schetsen van prestatieverwachtingen en mogelijkheden voor professionele ontwikkeling.
Hoe schrijf ik een werknemershandboek?
Management tools zoals ClickUp, met uitgebreide HR-software en gebruiksvriendelijke sjablonen voor werknemershandboeken kunnen het opstellen van een werknemershandboek aanzienlijk vereenvoudigen.
Hier volgt een korte handleiding over hoe u de functies en sjablonen van ClickUp kunt gebruiken om een uitgebreid werknemershandboek te maken.
1. ClickUp's sjabloon voor een (geavanceerd) werknemershandboek ClickUp's werknemershandboek (gevorderd) sjabloon kan uw go-to document zijn om een zeer gedetailleerd en effectief werknemershandboek op te stellen.
Leg eenvoudig verwachtingen, beleid en procedures vast en communiceer duidelijke richtlijnen voor in- en uitdiensttreding met dit sjabloon ClickUp Employee Handbook (Advanced)
De ClickUp Werknemershandboeken, Beleid en Procedures sjabloon helpt u bij het maken van een uitgebreid document dat alles omvat, van salarisadministratie tot vakantiebeleid - alles op één plek!
Met dit sjabloon kunt u duidelijke richtlijnen opstellen voor werknemers, verwarring voorkomen, verschillende situaties aanpakken en kostbare fouten en misverstanden tot een minimum beperken.
Met duidelijke beleidsregels en procedures zorgt u ervoor dat alle werknemers de bedrijfsregels consequent begrijpen. Het helpt ook bij het creëren van een veilige en gezonde werkomgeving en zorgt voor consistentie in de handhaving en interpretatie van het beleid.
Of je nu net begint of je bestaande personeelshandboek wilt bijwerken, dit sjabloon heeft alles wat je nodig hebt!
Pro tip: Bekijk deze best practices en voorbeelden van werknemershandboeken ter inspiratie.
Speciale overwegingen voor een werknemershandboek voor kleine bedrijven
Het opstellen van een personeelshandboek voor een klein bedrijf is niet eenvoudig. Je moet een evenwicht vinden tussen uitvoerigheid en praktische uitvoerbaarheid. Je moet er ook voor zorgen dat het beleid zowel de operationele behoeften van de werknemer als die van het bedrijf ondersteunt.
Hoewel de belangrijkste onderdelen van een sterk personeelshandboek voor alle bedrijven gelden, kunnen kleine bedrijven een aantal unieke overwegingen hebben.
Hier zijn enkele dingen om in gedachten te houden:
1. Een balans vinden tussen praktisch en wettelijk
Kleine bedrijven moeten ervoor zorgen dat hun handboeken aan de wettelijke eisen voldoen zonder dat ze zo omslachtig worden dat ze moeilijk te implementeren zijn. Het handboek moet alle juridische aspecten dekken en flexibel genoeg zijn om te worden aangepast naarmate het bedrijf groeit.
Kleine bedrijven hebben misschien niet dezelfde mate van detail nodig als grotere bedrijven. Concentreer je op het opnemen van de meest relevante beleidsregels voor je dagelijkse werkzaamheden en zorg er tegelijkertijd voor dat je alle juridische aspecten afdekt.
Een klein marketingbureau heeft bijvoorbeeld misschien geen uitgebreid hoofdstuk nodig over veiligheidsprocedures bij de productie, maar moet wel een duidelijk beleid voor intellectueel eigendom hebben.
2. Beleid betaald verlof
Een beleid voor betaald verlof is van cruciaal belang, vooral in kleine bedrijven waar de afwezigheid van zelfs maar één werknemer sterk gevoeld wordt.
Kleine bedrijven hebben vaak flexibelere werkregelingen. Overweeg een aanpak voor betaald verlof (PTO) die past bij de grootte en cultuur van je bedrijf.
Het beleid moet duidelijk aangeven hoe PTO wordt verdiend, hoe het kan worden opgenomen en welke limieten van toepassing zijn. Dit systeem kan ziekteverlof, vakantie en persoonlijke dagen combineren in één PTO-bank.
Het schetsen van duidelijke opbouwpercentages en aanvraagprocedures is ook belangrijk, ongeacht de gekozen PTO-structuur.
Maak een werknemershandboek met de perfecte tool
Onthoud dat een goed personeelshandboek meer is dan alleen een document vol met beleidsregels. Het is een dynamisch hulpmiddel dat je team kan helpen om zich een weg te banen door de complexiteit van de moderne werkomgeving, terwijl ze tegelijkertijd op één lijn worden gebracht met de waarden en doelen van je bedrijf.
Door deze best practices te volgen en het handboek af te stemmen op je specifieke bedrijf, kun je een bron creëren die werknemers sterker maakt en je bedrijf klaarstoomt voor succes.
Met ClickUp kunt u het perfecte systeem creëren om het aannemen, inwerken en ontwikkelen van werknemers te vereenvoudigen.
Gebruik de gratis HR formulieren en sjablonen en stel duidelijke beleidsregels en procedures op voor werknemers. Aanmelden voor ClickUp vandaag nog!