Een personeelshandboek is een uitgebreide naslaggids waarin het beleid, de procedures en de verwachtingen van de werknemers van je bedrijf staan beschreven. Het zorgt ervoor dat alle medewerkers, ongeacht waar ze werken, de regels begrijpen over zaken als intellectueel eigendom en veiligheidsprotocollen.
Het is een overeenkomst waarmee je HR team processen vastlegt of 'basisregels' voor een productieve en positieve werkomgeving. Zowel nieuwe als bestaande werknemers kunnen deze handleiding gebruiken als een centrale bron.
Het handboek legt het doel achter hun werk uit en geeft hen de nodige informatie over hoe ze zich moeten gedragen en hoe ze hun dagelijkse werk moeten aanpakken. Veel handboeken bevatten ook standaard werkprocedures (SOP's) die specifieke instructies geven over hoe dingen effectief gedaan moeten worden.
Hoewel ze misschien niet het meest meeslepende leesmateriaal zijn, spelen ze een cruciale rol in de instelling en cultuur van een werkplek.
Bovendien kan een goed opgesteld handboek misverstanden en mogelijke juridische problemen helpen voorkomen. Een duidelijke uiteenzetting van het bedrijfsbeleid kan verwarring over de rechten van werknemers en de verwachtingen van het bedrijf voorkomen en een harmonieuze werkomgeving bevorderen.
Dit artikel is bedoeld als leidraad bij het opstellen van een goed medewerkershandboek dat duidelijke richtlijnen geeft met een beetje teken en warmte in de mix. We zullen creatieve voorbeelden van personeelshandboeken bekijken die je kunt aanpassen aan jouw organisatie.
Laten we beginnen!
Wat maakt een goed personeelshandboek?
Het is gemakkelijk om een werknemershandboek te zien als een saai reglement. Maar het is zoveel meer. Het is een basisdocument dat de toon zet voor de bedrijfscultuur en werknemers informeert over hun rechten en plichten rollen en verantwoordelijkheden dit zorgt voor minder chaos en meer samenhang in de organisatie.
Sleutelfuncties van een ideaal werknemershandboek
Een goed handboek voor werknemers begint met het introduceren van de missie, visie en waarden van het bedrijf, zodat werknemers het doel achter hun werk begrijpen.
Het handboek van uw bedrijf moet alle noodzakelijke beleidsregels op de werkplek duidelijk en beknopt behandelen, inclusief onderwerpen zoals werktijden, vergoedingen en voordelen, verlofbeleid, gedragscode en antidiscriminatiebeleid.
Het bedrijf moet ook transparant zijn over verwachtingen en procedures en ervoor zorgen dat de relevante arbeidswet- en regelgeving wordt nageleefd.
Kwaliteiten van een goed handboek
Een uitgebreid handboek zorgt ervoor dat uw werknemers alle informatie die ze nodig hebben op één plek hebben, zodat er minder verwarring ontstaat en de communicatie gestroomlijnd verloopt.
De volgende functies zijn onmisbaar voor een werknemershandboek:
- Alomvattendheid: Zorg ervoor dat het handboek alle belangrijke onderwerpen behandelt en geen informatie onbesproken laat
- Duidelijkheid: Vermijd jargon en gebruik duidelijke, beknopte taal die voor iedereen gemakkelijk te begrijpen is
- Transparantie: Creëer open communicatie om vertrouwen op te bouwen bij uw werknemers
- Toegankelijkheid: Organiseer informatie logisch, zorg voor een tabel met inhoud en index voor eenvoudige navigatie en stel digitale kopieën direct beschikbaar
- Voortdurende updates: Herzie en actualiseer het handboek regelmatig om wijzigingen in het bedrijfsbeleid, de arbeidsvoorwaarden of wettelijke vereisten weer te geven
- Activeerbare content: Richt u op het opnemen van praktische, dagelijkse informatie die werknemers kunnen gebruiken in hun werk en bij het nemen van beslissingen
Deze functies maken uw personeelshandboek waardevol en helpen werknemers hun rollen te begrijpen en bij te dragen aan het succes van uw bedrijf.
Laten we nu eens kijken naar de essentiële onderdelen zonder welke een werknemershandboek onvolledig blijft.
Belangrijkste onderdelen van een werknemershandboek
Heb je er ook zo'n hekel aan als je een goede thriller aan het lezen bent om er vervolgens achter te komen dat de laatste pagina's zijn afgescheurd? Onvolledige, onopgeloste mysteries laten je achter met frustrerende, onbeantwoorde vragen.
Uw personeelshandboek zou niet zo'n mysterie moeten zijn. U hebt een uitgebreid document nodig dat het personeel van uw bedrijf op de juiste manier begeleidt. Hiervoor moet u de sleutelelementen van een goed handboek begrijpen.
Hier zijn de aspecten die je niet over het hoofd mag zien bij het opstellen van een werknemershandboek.
Inwerkproces
Het maken van een goede eerste indruk op nieuwe medewerkers hangt af van hoe goed u het inwerkproces in uw werknemershandboek.
Door het inwerkproces op te splitsen in eenvoudige, uitvoerbare stappen kunnen nieuwe werknemers hun dagelijkse of wekelijkse taken beter begrijpen. Het inwerken van werknemers kan bestaan uit het ontmoeten van collega's, het bijwonen van werknemersopleiding sessies, leren over de hulpmiddelen en procedures van het bedrijf en hun rollen begrijpen.
Een snelle tip: Maak niet alleen een lijst met taken; leg het doel achter de verschillende activiteiten uit en koppel deze aan het algemene begrip van de missie en doelen van het bedrijf.
Benadruk ook de hulpbronnen van het bedrijf, stel buddysystemen in en bied HR-ondersteuning om ervoor te zorgen dat nieuwe werknemers weten waar ze terecht kunnen met vragen of problemen. Hierdoor voelen nieuwe werknemers zich vanaf de eerste dag ondersteund.
Details dienstverband
Het werknemershandboek moet alle aspecten van het dienstverband communiceren. De details van het werknemershandboek bevatten normaal gesproken informatie zoals prestatie- en beëindigingsprocedures.
U kunt ook het proces van prestatiebeoordelingen en leggen de cyclus van beoordelingsgesprekken uit, zodat uw werknemers het belang van betrokkenheid en carrièregroei begrijpen.
Een snelle tip: Als je bedrijf gebruik maakt van werknemers op contractbasis, beschrijf dan de specifieke voorwaarden van hun tewerkstelling, inclusief de duur van het contract en eventuele verlengingsprocedures.
Je kunt een uitleg toevoegen over het concept van at-will employment (indien van toepassing op jouw locatie) en de rechten van zowel de werkgever als de werknemer om het dienstverband op elk moment te beëindigen.
Deze sleutelgegevens zorgen ervoor dat je werknemers hun rechten en verantwoordelijkheden ondubbelzinnig begrijpen.
Gezondheid en veiligheid
Een belangrijke functie van uw werknemershandboek is het creëren van een veilige werkomgeving voor uw personeel. Nog te doen door uw toewijding aan het welzijn van uw werknemers te tonen en de sleutel tot gezondheid en veiligheid te beschrijven.
Leg alle aspecten van de voorschriften van de Occupational Safety and Health Administration vast in je handboek. Vermeld specifieke veiligheidsprocedures die relevant zijn voor uw bedrijfstak en benadruk de toewijding van uw bedrijf om deze te volgen.
Daarnaast helpt het geven van duidelijke richtlijnen over het voorkomen en rapporteren van bedrijfsongevallen uw werknemers om de noodprocedures te begrijpen.
In dit deel van uw handboek kunt u ook een nultolerantiebeleid voor geweld en intimidatie op de werkplek opnemen. Beschrijf de procedures voor rapportage en de beschikbare middelen om de gebeurtenis tot een minimum te beperken.
Voordelen en compensatie
Welke beloningen kunnen werknemers verwachten in ruil voor hun harde werk? Uw personeelshandboek moet een duidelijk overzicht geven van de vergoedingen en secundaire arbeidsvoorwaarden van uw bedrijf.
Dit helpt je uit te leggen hoe je bedrijf omgaat met beloning. Dit kan de relevante wetten omvatten die van toepassing zijn op salarissen en lonen, inclusief de structuur van eventuele bonussen of commissies die beschikbaar zijn in uw organisatie.
Je kunt ook beleid toevoegen met betrekking tot het uitbetalen van overuren, inclusief de voorwaarden om hiervoor in aanmerking te komen, berekeningsmethoden en goedkeuringsprocedures.
Als je bovendien een gedetailleerd overzicht geeft van de secundaire arbeidsvoorwaarden die je bedrijf aanbiedt, schep je verwarring en voel je je werknemers gewaardeerd. Deze details omvatten meestal informatie over de soorten verlof (zoals ouderschaps-, vakantie- en ziekteverlof), ziektekostenverzekering, tandartsverzekering, pensioenplannen en extra voordelen. Vergeet niet te vermelden welke bronnen je werknemers kunnen gebruiken voor meer informatie.
Voltooi de details voor elk extraatje, zoals de criteria om in aanmerking te komen en de opbouwmethoden voor elk type verlof dat je aanbiedt.
Werkplekbeleid
Je moet duidelijke verwachtingen opstellen voor professioneel gedrag binnen je bedrijf. Begin met het uiteenzetten van de verschillende beleidsregels die de dagelijkse gang van zaken bepalen. Bevestig vervolgens opnieuw de toewijzing van uw bedrijf aan een diverse, inclusieve werkcultuur en een non-discriminatiebeleid.
Als uw bedrijf werknemers op afstand heeft, wijdt dan een hoofdstuk aan de verwachtingen en richtlijnen voor werken op afstand. Deze omvatten over het algemeen communicatieprotocollen, IT-protocollen en de naleving van dagelijkse werktijden.
Om belangenverstrengeling te beperken, moet je je werknemers duidelijke instructies geven met betrekking tot situaties die hun professionele oordeel in gevaar kunnen brengen.
Een goed werknemershandboek benadrukt ook het belang van veiligheid van gegevens en naleving. Stel goede regels op om inbreuken op de veiligheid of misbruik van bedrijfsapparatuur te voorkomen.
Naast deze overkoepelende paragrafen kun je ook aandacht besteden aan het opleidings- en ontwikkelingsbeleid, kledingvoorschriften, beleid voor het gebruik van internet en sociale media, en regels rond privacy van werknemers, bescherming van persoonsgegevens en klachtenbehandeling.
Vergeet niet dat uw handboek moet worden afgestemd op de specifieke behoeften en cultuur van uw organisatie en regelmatig moet worden herzien en bijgewerkt om naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving te waarborgen.
Voorbeelden van personeelshandboeken om inspiratie uit op te doen
Nu we weten wat er allemaal komt kijken bij het samenstellen van een goed werknemershandboek, laten we eens kijken naar enkele creatieve voorbeelden van werknemershandboeken.
1. Nordstrom
via Opstaan met Drew Dit is niet een typisch regelboek. Het personeelshandboek van Nordstrom is een bedrijfsfilosofie die in één krachtige zin is samengevat: "Gebruik je gezond verstand in alle situaties. Er zijn geen extra regels."
Klinkt dat te mooi om waar te zijn? Natuurlijk zijn er aanvullende regels, maar de regel van gezond verstand heeft prioriteit. Dit kernprincipe stelt werknemers in staat om problemen op te lossen en een positieve klantervaring te creëren.
Medewerkers worden bijvoorbeeld aangemoedigd om hun gezond verstand te gebruiken in plaats van een star protocol te volgen als ze een uniek verzoek van een klant tegenkomen. Deze flexibiliteit heeft geleid tot verhalen over uitzonderlijke klantenservice bij Nordstrom.
Hoewel het voltooide handboek zo'n 7500 woorden lang is, laat Nordstrom's benadering van werk zien dat effectieve communicatie niet ingewikkeld hoeft te zijn of onder details bedolven hoeft te worden - zolang je maar op de juiste manier overbrengt wat het belangrijkst is.
2. Meta (voorheen bekend als Facebook)
via Airows Meta biedt een schoolvoorbeeld van hoe een culture-first handboek eruit zou moeten zien; daarom kan het een geweldige inspiratiebron zijn voor uw handleiding.
Het begint allemaal met een warm welkom van CEO Mark Zuckerberg zelf. Dit zet een vriendelijke toon voor het handboek en zorgt ervoor dat werknemers zich gewaardeerd voelen.
Het handboek definieert vervolgens beknopt de missie, kernprincipes en verwachtingen. Er is hier geen overdaad aan informatie!
Het behandelt ook alle belangrijke onderwerpen, zoals het volgen van veiligheidsprotocollen, het beschermen van vertrouwelijke informatie, het omarmen van diversiteit en inclusie, en de juiste houding en mentaliteit naar het werk brengen.
Wat Meta's handboek echt doet uitblinken, is dat het niet alleen een blauwdruk is voor beleid, maar voor het opbouwen van een hele gemeenschap.
3. Klep
via Klep Het werknemershandboek van Valve lijkt meer op een revolutie in het handboek! Het gooit de regels overboord en vervangt ze door een recept voor autonomie en innovatie van werknemers.
Het handboek biedt richtlijnen over hoe werknemers projecten moeten selecteren en moedigt hen aan om na te denken over waar ze waarde kunnen bieden en hun passies op elkaar kunnen afstemmen.
Vergeet starre hiërarchieën. Voltooid werkt met een volledig vlakke structuur. Dit betekent dat er geen managers en titels zijn en dat werknemers zelf kunnen kiezen aan welke projecten ze willen werken.
Een illustratief voorbeeld is het hoofdstuk over besluitvorming, waar het handboek uitlegt hoe beslissingen worden genomen door op zoek te gaan naar de best geïnformeerde collega's in plaats van te vertrouwen op managers of supervisors.
Het werknemershandboek van Valve biedt een fascinerend inzicht in een bedrijfscultuur die veel traditionele bedrijfsnormen doorbreekt en de nadruk legt op autonomie, feedback van collega's en flexibiliteit.
4. HubSpot
via HubSpot Het handboek 'Culture Code' van HubSpot is een sterk gepersonaliseerde versie van de cultuur en waarden van het bedrijf. Het schetst niet alleen het beleid, maar vertelt het verhaal van wie ze zijn. In tegenstelling tot traditionele handboeken is het handboek voor werknemers van HubSpot visueel aantrekkelijk en geschreven op een conversationele toon.
Het handboek verwoordt duidelijk de waarden van het bedrijf en helpt werknemers om hun acties af te stemmen op de algemene doelen van het bedrijf. Deze kernwaarden worden samengevat als HEART, wat staat voor 'Humble, Empathetic, Adaptable, Remarkable en Transparent'. Deze waarden geven richting aan het gedrag en de besluitvorming van werknemers.
Ontworpen als een serie van 152 dia's, brengt het op een leuke en boeiende manier sleutel feiten over HubSpot's missie, visie, doelen en principes.
5. Netflix
via AirMason Op zoek naar een handboek dat kort en krachtig is? Kijk dan niet verder dan het werknemershandboek van Netflix.
Het wordt vaak het 'Netflix Culture Deck' genoemd en staat bekend om zijn nadruk op vrijheid, verantwoordelijkheid en een cultuur waarin topprestaties worden geleverd.
Vertrouwen is belangrijk bij Netflix. Hun handboek moedigt dit aan door werknemers veel autonomie te geven. Er zijn minimale regels voor onkosten, vakantiedagen en werkuren.
Het handboek gaat niet in op hoe je je werk moet doen, maar op het behalen van geweldige resultaten. Dit geeft werknemers de vrijheid om creatief te zijn en de beste manier te vinden om uitdagingen aan te gaan.
Het handboek van Netflix is een goed voorbeeld van het creëren van een sterke en positieve bedrijfscultuur.
Lees verder als je inspiratie wilt putten uit deze handboeken en een vergelijkbaar handboek voor je werknemers wilt maken.
Laat je personeelshandboek er professioneel uitzien
Een werknemershandboek moet er professioneel uitzien en tegelijkertijd de boodschap van transparantie en ondersteuning effectief overbrengen.
Hier zijn enkele tips om ervoor te zorgen dat je handboek er net zo goed uitziet als de cultuur van je bedrijf:
- Schone en overzichtelijke layout: Kies voor een duidelijke en gemakkelijk te navigeren layout en gebruik koppen, subkoppen en opsommingstekens om tekst op te splitsen zodat deze gemakkelijk leesbaar is
- Professioneel taalgebruik:Houd een professionele toon aan in het hele handboek. Vermijd jargon en gebruik duidelijke zinnen voor een goed begrip
- Geschikte afbeeldingen: Gebruik eenvoudige pictogrammen, grafieken of infografieken om tekst op te splitsen en sleutelinformatie visueel weer te geven
U kunt een professioneel handboek maken met ClickUp. Wij laten u zien hoe!
ClickUp: Uw alles-in-één handboek-toolkit
Gebruik ClickUp Docs met geneste pagina's en stylingopties om effectieve handboeken te maken
Gebruik ClickUp Documenten om het beste werknemershandboek te maken!
In combinatie met sterke software voor werknemershandboeken kunt u het hele proces voor het aanmaken van handboeken in ClickUp ideëren, van het opstellen tot de verdeling.
De tool stelt u en uw team in staat om samen te werken aan het schrijven van het handboek. Teams kunnen secties opstellen, bewerkingen voorstellen en opmerkingen achterlaten, rechtstreeks in hetzelfde document. U kunt widgets toevoegen om workflows bij te werken, statussen van projecten te wijzigen en taken toe te wijzen - allemaal binnen uw editor Docs.
ClickUp Docs biedt een gecentraliseerde locatie voor het maken, bewerken en opslaan van het werknemershandboek. Dit zorgt ervoor dat iedereen toegang heeft tot de meest up-to-date versie van het handboek. Met geavanceerd versiebeheer kunt u bepalen wie toegang heeft tot weergave, bewerking of commentaar op het werknemershandboek, zodat gevoelige informatie alleen beschikbaar is voor bevoegd personeel.
Meerdere weergaven in ClickUp Docs geven u meer controle over uw content. U kunt kiezen uit de lijstweergave voor een eenvoudig overzicht, de bordweergave voor een visuele weergave van de voortgang of de werklastweergave om individuele en teambijdragen aan het aanmaken van het handboek bij te houden.
Het beste deel? U hoeft het niet allemaal zelf te doen. Gebruik ClickUp Brein om meerdere schema's voor je handboek te genereren voordat je de beste kiest.
Vraag ClickUp Brain om onderwerpen of secties voor te stellen die in het werknemershandboek moeten worden opgenomen. De natuurlijke taalverwerking zorgt ervoor dat het de context begrijpt en relevante ideeën geeft op basis van best practices en industrienormen.
Voor specifieke secties of onderwerpen kunt u ClickUp Brain vragen om de eerste concepten of hoofdlijnen van de content te genereren. Dit kan tijd besparen en een solide basis bieden om op voort te bouwen, in plaats van vanaf nul te beginnen.
Verbind taken, documenten, mensen en alle kennis van uw bedrijf met ClickUp Brain
Door gebruik te maken van de mogelijkheden van ClickUp Brain kunt u het proces voor het aanmaken van content voor uw werknemershandboek stroomlijnen en ervoor zorgen dat deze uitgebreid en nauwkeurig is en aansluit bij de behoeften en cultuur van uw organisatie. Het is echter belangrijk om de gegenereerde content te herzien en te verfijnen om ervoor te zorgen dat deze voldoet aan uw specifieke vereisten en toon.
ClickUp Brain kan zelfs worden geïntegreerd met ClickUp Docs, zodat u een doorzoekbare kennisbank voor uw werknemershandboek kunt maken. Dit maakt het makkelijker voor werknemers om snel relevante informatie te vinden.
Bovendien kunt u ClickUp's hiërarchie functie om de content van uw handboek logisch te organiseren, zodat uw werknemers de informatie die ze nodig hebben gemakkelijker kunnen vinden.
We zijn nog niet Klaar! Probeer Sjabloon voor het werknemershandboek van ClickUp om een vliegende start te maken met het maken van een gepolijst en professioneel handboek.
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/04/image-50.png Organiseer alle noodzakelijke secties voor uw werknemershandboek met ClickUp's sjabloon voor het werknemershandboek https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-15061 Download deze sjabloon /$$$cta/
Deze gedetailleerde sjabloon voor bedrijfsbeleid is een kant-en-klaar ClickUp document. Het is ontworpen om HR-teams in staat te stellen belangrijke bedrijfsinformatie in te voeren in een professionele bron om met hun werknemers te delen.
Dit sjabloon bevat de secties Gedragsnormen, Teambeleid en Dress Code. Verder bevat het secties zoals Werktijden, ADA (Americans with Disabilities Act) Accommodaties en Communicatiebeleid, die vaak over het hoofd worden gezien in de meeste werknemershandboeken.
Geef uw werknemers meer macht met een werknemershandboek
Om ervoor te zorgen dat uw werknemershandboek relevant en effectief blijft, moet het duidelijk het bedrijfsbeleid, de verwachtingen en de voordelen uitleggen voor zowel nieuwe als ervaren werknemers.
Werk uw handboek regelmatig bij. Wijzig of voeg nieuwe informatie toe om veranderingen in het bedrijfsbeleid, het arbeidsvoorwaardenaanbod of wettelijke voorschriften weer te geven.
U kunt op ClickUp Docs vertrouwen om uw revisies en updates bij te houden, waardoor het eenvoudiger wordt om een dynamisch handboek voor de missie en visie van uw bedrijf bij te houden. Maak gebruik van ClickUp Brain om authentieke content voor uw handboek te creëren. Aanmelden bij ClickUp en begin met het samenstellen van het handboek dat uw werknemers verdienen!
Veelgestelde vragen
1. Hoe maak je een werknemershandboek?
Een goed werknemershandboek moet de volgende onderdelen bevatten:
- De missie, visie en waarden van het bedrijf
- Beleid met betrekking tot werktijden, secundaire arbeidsvoorwaarden, dress code en meer
- Duidelijke uitleg en procedures
- Beknopte taal met de juiste koppen, subkoppen en opsommingstekens
2. Hoe schrijf je een goed handboek?
Tijdens het schrijven van je personeelshandboek:
- Gebruik duidelijke, beknopte en professionele taal
- Zorg voor een consistente en georganiseerde layout
- Zet visuals strategisch neer, zoals pictogrammen en grafieken
- Focus op het verstrekken van essentiële informatie voor werknemers
3. Wat moet er in een werknemershandboek staan?
Een werknemershandboek moet het volgende bevatten:
- Bedrijfsbeleid (zoals werktijden, vakantie en verlof)
- Beleid voor secundaire arbeidsvoorwaarden en vergoedingen
- Gedragscode en richtlijnen tegen intimidatie
- Prestatiemanagement en disciplinaire procedures
- Veiligheidsprotocollen en noodprocedures