Een organisatie met duidelijke beleidslijnen en procedures bevordert een positieve cultuur. Iedereen kent de visie en waarden van het bedrijf, die vorm geven aan het gedrag van werknemers.
Gedocumenteerde procedures bevatten een lijst van wat mag en wat niet mag. Een goed geschreven beleids- en procedurehandboek helpt uw organisatie te voldoen aan wettelijke en reglementaire vereisten. Het biedt werkinstructies voor werknemers en managers om de beste resultaten te behalen voor alle belanghebbenden.
Het schrijven van procedures en beleid is echter complex. Als het schrijven van een procedurehandboek nieuw voor je is, is het niet meer dan logisch dat je hulp nodig hebt bij het overbrengen van je ideeën en het verduidelijken van je ideeën operationele strategie .
In deze uitgebreide gids delen we stapsgewijze instructies voor het schrijven van procedures, sjablonen om het proces te versnellen en tips en best practices voor het schrijven van procedures.
Wat betekent Procedures Schrijven?
Procedures zijn een combinatie van stappen, richtlijnen en online bronnen die je helpen een taak uit te voeren. Goed geschreven procedures zijn een reeks routinematige stappen, met de volgorde waarin ze moeten worden uitgevoerd.
Ze omvatten de visie van de leiderschapsgroep en stellen je personeel in staat om hun strategische doelen te bereiken, prestatienormen op te stellen en verbeterpunten te identificeren.
Inzicht in het belang van het schrijven van procedures
Beleidsregels nemen onzekerheden weg over het uitvoeren van routinetaken en zorgen ervoor dat mensen de juiste taken correct uitvoeren. Dit helpt op zijn beurt het bedrijf om efficiënter te werken en te blijven voldoen aan de voorschriften.
Hoewel geen enkele procedure optimale prestaties kan garanderen, standaardiseren ze best practices in al je teams en verbeteren ze de kwaliteit van de resultaten.
Efficiëntie en productiviteit
Is dit u wel eens overkomen? U bent uren bezig geweest om een taak tot in de puntjes uit te voeren, tot u ontdekte dat uw teamgenoot het in het verleden al eens had gedaan en dat er een eenvoudigere manier was.
Dit is waar procedures van pas komen. Niet alleen voorkomen ze dubbel werk en regelen ze gezamenlijk taakbeheer, maar efficiënt geschreven procedures stroomlijnen workflows en stellen je team in staat productiever te zijn.
Duidelijkheid en consistentie
Geschreven procedures verduidelijken de verwachtingen van werknemers en minimaliseren fouten. Uw doel bij het schrijven van procedures moet zijn om op een eenvoudige en consistente manier aan te geven hoe specifieke taken in de hele organisatie worden uitgevoerd processen te standaardiseren .
Opleiding en inwerken
Uw nieuwe medewerkers of teamleden kunnen al uw procedures met betrekking tot een proces of product raadplegen. Dit verkort hun leercurve en vermindert hun afhankelijkheid van teamgenoten. Procedures fungeren ook als een waardevolle bron voor kennisoverdracht, die gemakkelijk toegankelijk is wanneer iemand niet zeker weet hoe een taak moet worden uitgevoerd.
Risicobeperking en naleving
Procedures kunnen u helpen bij het identificeren en beheren van potentiële risico's door best practices en veiligheidsmaatregelen te beschrijven. Alle industrieën zijn onderworpen aan landspecifieke wetten en voorschriften; procedures zorgen ervoor dat organisaties deze voorschriften en lokale wetten naleven.
Een fabrikant van chips kan bijvoorbeeld te maken krijgen met juridische en wettelijke repercussies als de ingrediënten van de inhoud niet worden vermeld en eventuele allergenen niet worden genoemd. Het implementeren van een waterdichte procedure die voldoet aan de regelgeving kan ervoor zorgen dat er geen fouten worden gemaakt bij het verpakken en etiketteren van de producten.
Voortdurende verbetering
Werk schriftelijke procedures regelmatig bij om ervoor te zorgen dat organisatorische processen evolueren en gelijke tred houden met veranderende bedrijfsbehoeften.
Tijdens de pandemie moesten bedrijven wereldwijd zich bijvoorbeeld aanpassen aan de nieuwe norm van werken op afstand, waardoor ze hun beleid en procedures moesten bijwerken om het werk van hun werknemers in een digitale en hybride omgeving te ondersteunen.
Verantwoordelijkheid en verantwoordelijkheid
Procedures definiëren de rollen en verantwoordelijkheden van werknemers, waarbij verantwoordelijkheid en eigenaarschap worden vastgelegd.
Als u bijvoorbeeld een vergoeding aanvraagt, dient u uw aanvraag samen met bewijsstukken in via een portaal, laat u de aanvraag goedkeuren door de manager en laat u ten slotte het bedrag terugbetalen door de boekhoudafdeling.
Dit zorgt ervoor dat dergelijke processen naadloos worden geïmplementeerd door discrepanties te identificeren en ze terug te leiden naar de juiste medewerker, zodat ze effectief kunnen worden aangepakt.
Klanttevredenheid
Stelt u zich eens voor dat u leiding geeft aan een klantenserviceteam dat dagelijks talloze problemen en vragen van klanten afhandelt. Als uw team toegang zou hebben tot een procedurehandleiding die het proces voor het snel en effectief oplossen van problemen en vragen van klanten standaardiseert, zou dat de snelheid waarmee uw team veelvoorkomende vragen en ondersteuningsproblemen oplost, verhogen.
Eenvoudige toegang
Te veel handleidingen en losse memo's in uw organisatie leiden tot een overdaad aan informatie. Gebruikers verliezen relevante bronnen uit het oog of verspillen tijd om ze te vinden wanneer ze weloverwogen beslissingen moeten nemen.
Een bijgewerkt online systeem dat gebruikers toegang geeft en hen in staat stelt om de procedurestappen bij te werken, is een geweldige optie voor snelgroeiende organisaties waar beleid en procedures blijven evolueren.
Procedures schrijven
Bepaal de reikwijdte en doelen van de procedure
De eerste stap bij het schrijven van een procedure is het definiëren van doelen - op welk specifiek proces of taak wilt u zich richten? Wie zal dit proceduredocument gebruiken?
Maak een lijst van deliverables, blockers, context en beperkingen bij het opstellen van de procedure.
Afstemmen op bedrijfsprocessen
Elke procedure die u schrijft, moet in lijn zijn met de waarden van uw bedrijf en moet helpen om naadloos te integreren in het organisatorische kader. Betrek de belangrijkste belanghebbenden bij de procedure en stel de stapsgewijze handleiding voor het proces op om ervoor te zorgen dat het document goed aansluit op de algemene bedrijfsprocessen.
Het juiste bedrijfsproces selecteren
Als u meerdere procedures moet schrijven, begin dan klein. Door prioriteit te geven aan kleinere taken kunt u de nuances van verschillende interne processen beter begrijpen en wordt het schrijven van effectieve procedures eenvoudiger.
Het creëren van procedurele structuren en versiebeheerstandaarden
Bouw een standaardstructuur die het schrijven van procedures vereenvoudigt. U kunt een proceduresjabloon op maat maken of algemeen beschikbare sjablonen gebruiken om consistentie te behouden, waardoor gebruikers snel door verschillende documenten kunnen navigeren.
Wanneer je procedures maakt, zorg er dan voor dat je documentatieportaal versiebeheer heeft. Hierdoor kunnen alle belanghebbenden wijzigingen systematisch bijhouden en blijven je procedures up-to-date.
Een SOP-checklist maken
Neem bij het opstellen van een procedure altijd een voorbeeldchecklist voor een SOP (Standard Operating Procedure) op. U kunt SOP-software en sjablonen om een SOP-checklist te maken als visuele gids voor een goed gestructureerde procedure.
Je HR-afdeling kan bijvoorbeeld een SOP-checklist gebruiken die de kwalificatievereisten standaardiseert bij het interviewen van kandidaten voor een nieuwe functie.
De vijf W's gebruiken bij het schrijven van procedures
Het opnemen van de vijf W's - wie, wat, waar, wanneer en waarom - in het schrijfproces van uw procedures verbetert de duidelijkheid en zorgt ervoor dat er geen kritieke informatie over het hoofd wordt gezien.
1. Wie: Stel je voor dat je een nieuwe webpagina lanceert en dat je op individueel niveau verantwoordelijkheid moet afleggen voor specifieke taken. Een gestructureerd proces kan je helpen om duidelijk de "Wie" te definiëren, verantwoordelijkheid vast te stellen voor elke medewerker en ervoor te zorgen dat het project op tijd wordt afgerond
2. **Wat: Het 'Wat' helpt je bij het beantwoorden van de vraag - welke taak of welk proces moet worden voltooid? Als je een procedure schrijft, definieer dan duidelijk de doelstellingen en detailleer de stappen om de taak uit te voeren. Een fabrieksarbeider moet bijvoorbeeld weten welke stappen hij moet volgen om zijn taak uit te voeren en tegelijkertijd aan de veiligheidsvoorschriften te voldoen
3. Waar: Het is essentieel om te begrijpen waar een procedure wordt uitgevoerd, of dit nu een fysieke locatie of software is. Als je aan een nieuw project werkt, maak dan een speciale map aan waar je team gemakkelijk bij kan. Dit kan je helpen om de prestaties van je team te volgen en de verantwoordelijkheid te vergroten
- Wanneer: Stel tijdens het schrijven van een procedure deadlines vast voor elke mijlpaal om SLA's (Service Level Agreements) op te stellen en een tijdige voltooiing te garanderen. Bij salarisadministratieprocedures gaat het bijvoorbeeld om een vooraf bepaald aantal stappen of taken die moeten worden uitgevoerd binnen vooraf bepaalde tijdlijnen.
5. **Waarom? Begrijp tot slot waarom de procedure wordt gedocumenteerd. Wat zijn je doelen? Als je het 'Waarom' begrijpt, verandert een droog document in een essentiële organisatorische noodzaak
Procedure Documentatie en Distributie
Procedure maken
Zorg ervoor dat de volgende elementen deel uitmaken van uw procedure wanneer u deze voor uw organisatie opstelt.
| Procedurecreaties: Elementen en best practices | |
|---|---|
| Pagina titel Titel van de procedure Identificatienummer Datum van publicatie Naam, rol en afdeling waarop de procedure van toepassing is Namen en handtekeningen van belanghebbenden die de procedure hebben opgesteld en goedgekeurd | |
| Inhoudsopgave (als het een groot document is) | |
| Stap-voor-stap procedures Beschrijf de reikwijdte en het doel van de procedure en de beperkingen ervan Vermeld voorschriften, normen, rollen, verantwoordelijkheden, output en input Vermeld de mogelijke blokkades, veiligheidsinformatie en what-if scenario's Verduidelijk de gebruikte acroniemen en synoniemen Voeg de gezondheids- en veiligheidswaarschuwingen toe Een sectie over het oplossen van problemen waarin gedetailleerd wordt beschreven wat er fout kan gaan en wat het eindresultaat kan verstoren | |
| Best Practices Schrijf met actieve stem Gebruik gewone taal zodat lezers kunnen vinden wat ze nodig hebben, begrijpen wat ze vinden en gebruiken wat ze vinden Verwijder overbodige en onnodige informatie Wees beknopt in de beleidstaal |
Een sjabloon om procedures te maken
Procedures documenteren, goedkeuren en herzien
Na het opstellen van de procedure zijn de volgende stappen:
- Documentatie van het beleid: Documenteer het doel, de reikwijdte, de doelstellingen, de personen en de afdelingen die verantwoordelijk zijn voor het opstellen en implementeren van het beleid
- Goedkeuring: Vermeld de personen die verantwoordelijk zijn voor het goedkeuren van het beleid/de procedure met hun contactgegevens
- Herziening en bijwerking van het beleid: Herzie het beleid regelmatig (eens per kwartaal), werk het bij om het aan te passen aan de veranderende eisen en behoeften van de organisatie, en deel de wijzigingen mee aan de betrokken afdelingen en belanghebbenden
Gebruik ClickUp om procedures te schrijven en te implementeren
Als u worstelt met het opstellen van een efficiënt geschreven procedure, kunt u het volgende doen: verzamel alle relevante informatie, inclusief instructies, ondersteunende documenten en online bronnen.
Gebruik hulpmiddelen voor het in kaart brengen van processen zoals ClickUp als enige bron van waarheid om het beleid op te stellen, processen en workflow te implementeren en voor iedereen toegankelijk te maken.
Maak gebruik van de intuïtieve interface ClickUp Documenten biedt de mogelijkheid om alle verzamelde informatie te organiseren en een gestructureerd document te maken. Werk het document bij wanneer dat nodig is, voeg zoveel pagina's toe als nodig is, voeg extra elementen toe zoals presentaties en tabellen en sluit weblinks in.
Gebruik ClickUp Docs om prachtige documenten, wiki's en nog veel meer te maken. Verbind ze met workflows om ideeën met uw team uit te voeren
Deel dit document met belanghebbenden en teamleden voor de beoordeling en implementatie van procedures.
kunt u taken toewijzen aan teamleden, collega's taggen voor feedback of beoordeling en tijdlijnen instellen voor het voltooien van taken.
is uw AI-schrijfassistent die u helpt om complexe beleidsregels en procedures op een nauwkeurige manier op te stellen.
Zodra u het eerste ontwerp hebt gemaakt, nodigt u belanghebbenden uit om de procedure te beoordelen, te verfijnen en af te ronden op
centraliseer uw samenwerkingsinspanningen.
Training en feedbackverzameling
Maak je teamleden vertrouwd met een procedure om ervoor te zorgen dat deze effectief wordt geïmplementeerd. Gebruik indien nodig gamification om ervoor te zorgen dat ze de procedure begrijpen.
Moedig je team aan om feedback te geven en verbeter- en verfijningsgebieden te identificeren. Gebruik deze feedback om procedures te verfijnen en workflows voortdurend te verbeteren.
Sjablonen voor het schrijven van procedures en beleid
Toegang tot kant-en-klare sjablonen versnelt het proces van het schrijven van procedures en beleidsregels. ClickUp biedt een reeks sjablonen voor verschillende procedurele vereisten:
1. Sjabloon voor processen en procedures
Dit proces- en proceduresjabloon laat zien welke taken u moet uitvoeren om een levend procesdocument te maken
ClickUp's proces- en proceduresjabloon
biedt een gestructureerd kader voor het documenteren en beheren van processen, waardoor het de tool bij uitstek wordt voor het schrijven van procedures en beleid.
Deze kant-en-klare
sjabloon voor procesdocumentatie
bevat stapsgewijze instructies voor het definiëren van rollen en verantwoordelijkheden, het opstellen van richtlijnen en het documenteren van kritieke prestatiemetingen.
Met de aangepaste velden van ClickUp kunt u aangepaste attributen toevoegen, zoals velden op issue-niveau, voltooiingspercentages en details van goedkeurders om vitale informatie over procedures op te slaan.
Met behulp van de proces- en proceduresjabloon van ClickUp kunnen meerdere teams duidelijke protocollen opstellen, de samenwerking vergemakkelijken en de productiviteit verhogen.
2. Sjabloon voor standaard operationele procedures
Maak en implementeer eenvoudig nieuwe standaard operationele procedures in uw bedrijf met deze SOP-sjabloon
SOP's zijn van vitaal belang voor bedrijven-je kunt gedetailleerde instructies geven, zorgen voor afstemming op gemeenschappelijke doelen, fouten verminderen en een georganiseerde werkomgeving bevorderen.
ClickUp's sjabloon voor standaard werkprocedures (SOP)
biedt een uitgebreid kader om u te helpen uw personeel effectief te beheren.
vereenvoudigen dit proces en bieden een uniform dashboard met best practices, beleidsregels, workflows en taakchecklists.
Aangepaste statussen, velden en weergaven gebruiken,
beheerfuncties en
met de sjabloon van ClickUp kunt u geloofwaardige SOP's maken die dienen als holistische kennisbron voor uw hele organisatie.
Om deze
sjabloon voor operationeel plan
begin met het brainstormen over taken en het beschrijven van de verschillende processen. Betrek de belangrijkste belanghebbenden bij het terugkoppelen, testen en verfijnen van processen om ervoor te zorgen dat dit SOP-document regelmatig wordt bijgewerkt. ClickUp's platform vergemakkelijkt samenwerking, het creëren van procedures en het bijhouden van de voortgang om productiviteitsanalyses te bieden.
Gebruik ClickUp's SOP-sjabloon om efficiënte processen op te zetten en te onderhouden en de operationele prestaties van uw organisatie te verbeteren.
3. Procedure-sjabloon
Gebruik ClickUp's Procedure Template om de processtroom te schetsen en het doel van het werk te definiëren
ClickUp's Procedure Sjabloon biedt een gestroomlijnde aanpak voor het maken en beheren van goed gedefinieerde procedures voor elke
of taak. De sjabloon schetst duidelijk de processtromen, definieert doelstellingen en geeft stapsgewijze instructies, waardoor giswerk wordt voorkomen en consistentie tussen alle activiteiten en personeel wordt gegarandeerd.
De sjabloon bevat aanpasbare statussen, velden, weergaven en andere projectmanagementfuncties die u helpen bij het identificeren van taken, het bepalen van de reikwijdte, het verzamelen van informatie en het maken, beoordelen en herzien van een proceduredocument.
Definieer doelen, zet stappen uit, wijs taken toe, werk samen met belanghebbenden, stel meldingen in, houd vergaderingen en bewaak de voortgang met deze sjabloon.
Procedures schrijven is eenvoudig met de juiste processen, hulpmiddelen en sjablonen
Als u worstelt met inefficiëntie in uw organisatie, begin dan met het bekijken van uw beleidsprocedures.
Zijn ze aanwezig en worden ze gevolgd door het team? Zo niet, implementeer dan de juiste tools en sjablonen om effectieve procedures te creëren voor de hele organisatie.
ClickUp is een beginnersvriendelijke tool voor het opstellen en beheren van procedures.
Registreer u gratis op ClickUp
om procedures op te stellen, samen te werken met uw belanghebbenden en ervoor te zorgen dat iedereen efficiënt functioneert.
Veelgestelde vragen
1. Wat is een voorbeeld van een procedure?
Een procedure is een reeks stapsgewijze instructies die individuen door een specifieke taak of proces leiden.
Een 'Procedure voor de verwerking van inkooporders' bevat bijvoorbeeld stappen voor het aanmaken, goedkeuren en verwerken van inkooporders die door een bedrijf worden verwerkt. Deze procedure specificeert idealiter wie inkooporders initieert binnen uw organisatie en beschrijft de algemene goedkeuringsworkflow als onderdeel van een gestandaardiseerd proces.
2. Hoe maak je een procedure: een stapsgewijze aanpak
Hier is een handleiding voor het stap voor stap maken van procedures:
- Stap 1: Definieer de reikwijdte van de procedure door duidelijk aan te geven wat ermee wordt beoogd
- Stap 2: Identificeer de belangrijkste belanghebbenden en specificeer hun rollen om de verantwoordingsplicht vast te leggen
- Stap 3: Geef gedetailleerde instructies over welke stappen en acties moeten worden uitgevoerd bij het uitvoeren van de procedure
- Stap 4: De fysieke of digitale locatie specificeren waar de procedure wordt opgeslagen en uitgevoerd
- Stap 5: Bepaal specifieke tijdlijnen voor elke stap die in de procedure wordt genoemd
- Stap 6: Communiceer waarom en hoe de procedure essentieel is voor het bereiken van de organisatiedoelen
- Stap 7: Maak een uitgebreid proceduredocument en herzie en update het regelmatig
3. Wat is een stapsgewijze procedure?
Een stapsgewijze procedure is een gedetailleerde, opeenvolgende reeks instructies die individuen door een specifieke taak of proces leidt. Het verdeelt een complexe activiteit in hanteerbare en begrijpelijke componenten, en elke stap is zorgvuldig uitgewerkt om duidelijkheid en consistentie te garanderen.
Het bevat wie verantwoordelijk is voor elke stap, welke acties moeten worden ondernomen, waar de taken plaatsvinden, wanneer ze moeten worden voltooid en waarom ze essentieel zijn. Wanneer deze stappen gedocumenteerd zijn, vormen ze een gestandaardiseerde procedure die de efficiëntie van de organisatie bevordert.