Een organisatie met duidelijke beleidslijnen en procedures bevordert een positieve cultuur. Iedereen kent de visie en waarden van het bedrijf, die vorm geven aan het gedrag van de werknemers.
Gedocumenteerde procedures bevatten een lijst van wat mag en wat niet mag. Een goed geschreven beleids- en procedurehandboek helpt uw organisatie te voldoen aan wettelijke en reglementaire vereisten. Het biedt werkinstructies voor werknemers en managers om de beste resultaten te behalen voor alle belanghebbenden.
Het schrijven van procedures en beleid is echter complex. Als het schrijven van een procedurehandboek nieuw voor je is, is het niet meer dan logisch dat je hulp nodig hebt bij het communiceren van je ideeën en het verduidelijken van je ideeën operationele strategie .
In deze uitgebreide gids delen we stap-voor-stap instructies voor het schrijven van procedures, sjablonen om het proces te versnellen en tips en best practices voor het schrijven van procedures.
Wat betekent Procedures Schrijven?
Procedures zijn een combinatie van stappen, richtlijnen en online bronnen die je helpen een Taak uit te voeren. Goed geschreven procedures zijn een reeks routinematige stappen, met de bestelling waarin ze moeten worden uitgevoerd.
Ze omvatten de visie van de leiderschapsgroep en stellen je personeel in staat om hun strategische doelen te bereiken, prestatienormen op te stellen en verbeterpunten te identificeren.
Inzicht in het belang van het schrijven van procedures
Beleidsregels nemen onzekerheden weg over het voltooien van routinetaken en zorgen ervoor dat mensen de juiste taken correct uitvoeren. Dit helpt de Business om efficiënter te werken en te voldoen aan de regelgeving.
Hoewel geen enkele procedure optimale prestaties kan garanderen, standaardiseren ze best practices in al je teams en verbeteren ze de kwaliteit van de resultaten.
Efficiëntie en productiviteit
Is dit u wel eens overkomen? U bent uren bezig geweest om een taak tot in de puntjes te voltooien, om er vervolgens achter te komen dat uw teamgenoot het in het verleden al eens had gedaan en dat er een eenvoudigere manier was.
Dit is waar procedures van pas komen. Niet alleen voorkomen ze dubbel werk en regelen ze gezamenlijk taakbeheer, maar efficiënt geschreven procedures stroomlijnen workflows en stellen je team in staat om productiever te zijn.
Duidelijkheid en consistentie
Geschreven procedures verduidelijken de verwachtingen van werknemers en minimaliseren fouten. Uw doel bij het schrijven van procedures moet zijn om op een eenvoudige en consistente manier aan te geven hoe specifieke Taken in de hele organisatie worden uitgevoerd processen standaardiseren .
Opleiding en inwerken
Uw nieuwe werknemers of leden van uw team kunnen al uw procedures met betrekking tot een proces of product raadplegen. Dit verkort hun leercurve en vermindert hun afhankelijkheid van teamgenoten. Procedures fungeren ook als een waardevolle bron voor kennisoverdracht, die gemakkelijk toegankelijk is wanneer iemand niet zeker weet hoe hij een Taak moet voltooien.
Risicobeperking en naleving
Procedures kunnen u helpen bij het identificeren en beheren van potentiële risico's door best practices en veiligheidsmaatregelen te beschrijven. Alle industrieën zijn onderworpen aan landspecifieke wetten en regels; procedures zorgen ervoor dat organisaties deze regels en lokale wetten naleven.
Instance, een fabrikant van chips kan te maken krijgen met juridische en wettelijke repercussies als de ingrediënten van de content niet in de lijst staan, met vermelding van eventuele allergenen. Het implementeren van een waterdichte procedure die voldoet aan de voorschriften kan ervoor zorgen dat er geen fouten worden gemaakt bij het verpakken en labelen van de producten.
Voortdurende verbetering
Werk schriftelijke procedures regelmatig bij om ervoor te zorgen dat organisatorische processen evolueren en gelijke tred houden met de veranderende behoeften van de business.
Tijdens de pandemie bijvoorbeeld moesten bedrijven wereldwijd zich aanpassen aan de nieuwe norm van werken op afstand, waardoor ze hun beleid en procedures moesten bijwerken om het werk van hun werknemers in een digitale en hybride instelling te ondersteunen.
Accountability en verantwoordelijkheid
Procedures definiëren de rollen en verantwoordelijkheden van werknemers en leggen verantwoording en eigendom vast.
Als u bijvoorbeeld een vergoeding aanvraagt, dient u uw aanvraag samen met ondersteunende documenten in via een portaal, laat u de aanvraag goedkeuren door de manager en laat u uiteindelijk het bedrag terugbetalen door de boekhoudafdeling.
Dit zorgt ervoor dat dergelijke processen naadloos worden geïmplementeerd door discrepanties te identificeren en ze terug te leiden naar de juiste medewerker, zodat ze effectief kunnen worden aangepakt.
Klanttevredenheid
Stelt u zich eens voor dat u leiding geeft aan een klantenserviceteam dat dagelijks talloze problemen en query's van klanten afhandelt. Als uw team toegang zou hebben tot een procedurehandleiding die het proces voor het snel en effectief oplossen van problemen en query's van klanten standaardiseert, zou dat de snelheid waarmee uw team veelvoorkomende problemen en ondersteuning oplost, verhogen.
Eenvoudige toegang
Te veel handleidingen en losse memo's in uw organisatie zou resulteren in een overdaad aan informatie. Gebruikers verliezen relevante bronnen uit het oog of verspillen tijd met het vinden ervan wanneer ze weloverwogen beslissingen moeten nemen.
Een bijgewerkt online systeem dat gebruikers toegang geeft en hen in staat stelt om de stappen in de procedure bij te werken, is een geweldige optie voor snelgroeiende organisaties waar beleid en procedures voortdurend veranderen.
Procedures schrijven
Definieer de reikwijdte en doelen van de procedure
De eerste stap bij het schrijven van een procedure is het definiëren van doelen - op welk specifiek proces of welke specifieke taak wilt u zich richten? Wie zal dit proceduredocument gebruiken?
Maak een lijst van deliverables, blockers, context en beperkingen bij het opstellen van de procedure.
Afstemmen op bedrijfsprocessen
Elke procedure die u schrijft, moet in lijn zijn met de waarden van uw bedrijf en moet helpen om naadloos te integreren in het organisatorische kader. Betrek de belangrijkste belanghebbenden bij de procedure en stel de stap-voor-stap handleiding voor het proces op om ervoor te zorgen dat het document effectief aansluit bij de algemene bedrijfsprocessen.
Het juiste bedrijfsproces selecteren
Als u meerdere procedures moet schrijven, begin dan klein. Door prioriteit te geven aan kleinere taken kunt u de nuances van verschillende interne processen beter begrijpen en kunt u gemakkelijker effectieve procedures schrijven.
Procedurele structuren en versiebeheerstandaarden creëren
Bouw een standaardstructuur die het schrijven van procedures vereenvoudigt. U kunt een sjabloon voor procedures aanpassen of algemeen beschikbare sjablonen gebruiken om consistentie te behouden, zodat gebruikers snel door verschillende documenten kunnen navigeren.
Wanneer je procedures maakt, zorg er dan voor dat je documentatieportaal versiebeheer heeft. Hierdoor kunnen alle belanghebbenden wijzigingen systematisch bijhouden en blijven uw procedures up-to-date.
Een SOP-checklist maken
Voeg bij het opstellen van een procedure altijd een steekproefsgewijze SOP (Standard Operating Procedure) checklist toe. U kunt SOP-software en sjablonen om een SOP checklist te maken als visuele gids voor een goed gestructureerde procedure.
Uw HR-afdeling kan bijvoorbeeld een SOP checklist gebruiken die de kwalificatievereisten standaardiseert bij het interviewen van kandidaten voor een nieuwe rol.
De vijf W's gebruiken bij het schrijven van procedures
Het opnemen van de vijf W's - wie, wat, waar, wanneer en waarom - in uw proces voor het schrijven van procedures verbetert de duidelijkheid en zorgt ervoor dat er geen kritieke informatie over het hoofd wordt gezien.
1. Wie: Stel je voor dat je een nieuwe webpagina lanceert en dat je op individueel niveau verantwoording moet afleggen voor specifieke Taken. Een gestructureerd proces kan je helpen om duidelijk de "Wie" te definiëren, verantwoordelijkheid vast te stellen voor elke bijdrager en ervoor te zorgen dat het project op tijd wordt voltooid
2. **Wat: Het 'Wat' helpt je bij het beantwoorden van de vraag - welke Taak of welk proces moet Voltooid worden? Als je een procedure schrijft, definieer dan duidelijk de doelstellingen en detailleer de stappen om de Taak te voltooien. Een fabrieksarbeider moet bijvoorbeeld weten welke stappen hij moet volgen om zijn rol uit te voeren en tegelijkertijd aan de veiligheidsvoorschriften te voldoen
3. Waar: Het is essentieel om te begrijpen waar een procedure wordt uitgevoerd, of dit nu een fysieke locatie of software is. Als je aan een nieuw project werkt, maak dan een map aan waar je team gemakkelijk bij kan. Dit kan je helpen om de prestaties van je team bij te houden en de verantwoordelijkheid te vergroten
- Wanneer: Stel tijdens het schrijven van een procedure deadlines in voor elke mijlpaal om SLA's (Service Level Agreements) vast te leggen en tijdige voltooiing te garanderen. Bij salarisadministratieprocedures gaat het bijvoorbeeld om een vooraf bepaald aantal stappen of taken die binnen vooraf bepaalde tijdlijnen moeten worden voltooid.
5. **Waarom? Begrijp tot slot waarom de procedure wordt gedocumenteerd. Wat zijn je doelen? Als je het 'Waarom' begrijpt, verandert een droog document in een essentiële organisatorische noodzaak
Procedure Documentatie en Verdeling
Procedure aanmaken
Zorg ervoor dat de volgende elementen deel uitmaken van uw procedure wanneer u deze voor uw organisatie schrijft.
| Procedure aanmaken: Elementen en best practices | |
|---|---|
| Pagina titel Titel van de procedure Identificatienummer Datum van publicatie Naam, rol en afdeling waarop de procedure van toepassing is Namen en handtekeningen van belanghebbenden die de procedure hebben opgesteld en goedgekeurd | |
| Inhoudstafel (als het een groot document is) | |
| Stap-voor-stap procedures Beschrijf de reikwijdte en het doel van de procedure en de limieten ervan Vermeld regels, standaarden, rollen, verantwoordelijkheden, output en input Behandel de mogelijke blokkades, veiligheidsinformatie en what-if scenario's Verduidelijk de gebruikte acroniemen en synoniemen Voeg de waarschuwingen voor gezondheid en veiligheid toe Een sectie over het oplossen van problemen waarin gedetailleerd wordt beschreven wat er mis kan gaan en wat het eindresultaat in de weg kan staan | |
| Best Practices Schrijf met actieve stem Gebruik duidelijke taal zodat lezers kunnen vinden wat ze nodig hebben, begrijpen wat ze vinden en gebruiken wat ze vinden Verwijder overbodige en onnodige informatie Wees beknopt in de beleidstaal |
Een sjabloon om procedures te maken
Procedures documenteren, goedkeuren en herzien
Na het opstellen van de procedure zijn de volgende stappen:
- Documentatie van het beleid: Documenteer het doel, de reikwijdte, de doelstellingen, de personen en de afdelingen die verantwoordelijk zijn voor het aanmaken en implementeren van het beleid
- Goedkeuring: Vermeld de personen die verantwoordelijk zijn voor het goedkeuren van het beleid/de procedure met hun contactgegevens
- Herziening en bijwerking van het beleid: Herzie het beleid regelmatig (eens per kwartaal), werk het bij om het aan te passen aan de veranderende eisen en behoeften van de organisatie, en deel de wijzigingen mee aan de betrokken afdelingen en belanghebbenden
Gebruik ClickUp om procedures te schrijven en te implementeren
Als u moeite hebt om een efficiënt geschreven procedure op te stellen, is dit wat u kunt doen: verzamel alle relevante informatie, inclusief instructies, ondersteunende documenten en online bronnen.
Gebruik tools voor het in kaart brengen van processen zoals ClickUp als enige bron van waarheid om het beleid op te stellen, processen en werkstromen te implementeren en ze voor iedereen toegankelijk te maken.
Maak gebruik van de intuïtieve interface ClickUp Documenten biedt de mogelijkheid om alle verzamelde informatie te organiseren en een gestructureerd document te maken. Werk het document bij wanneer dat nodig is, voeg zoveel pagina's toe als nodig is, neem extra elementen op zoals presentaties en tabellen en sluit weblinks in.
Gebruik ClickUp Docs om prachtige documenten, wiki's en meer te maken en verbind ze met workflows om ideeën uit te voeren met uw team
Deel dit document met belanghebbenden en leden van het team om de procedure te bekijken en te implementeren. ClickUp-taak hiermee kunt u taken toewijzen aan teamleden, collega's taggen voor feedback of beoordeling en tijdlijnen instellen voor het voltooien van taken. ClickUp Brein is uw AI-schrijfassistent die u helpt bij het nauwkeurig schrijven van complexe beleidsregels en procedures.
Zodra u het eerste ontwerp hebt gemaakt, nodigt u belanghebbenden uit om de procedure te beoordelen, te verfijnen en af te ronden op ClickUp Dashboards centraliseer uw samenwerkingsinspanningen.
Training en feedbackverzameling
Maak je teamleden vertrouwd met een procedure om ervoor te zorgen dat deze effectief wordt geïmplementeerd. Gebruik indien nodig gamification om ervoor te zorgen dat ze de procedure begrijpen.
Moedig je team aan om feedback te geven en verbeter- en verfijningsgebieden te identificeren. Gebruik deze feedback om procedures te verfijnen en werkstromen voortdurend te verbeteren.
Sjablonen voor het schrijven van procedures en beleid
Toegang tot kant-en-klare sjablonen versnelt het proces van het schrijven van procedures en beleid. ClickUp biedt een bereik van sjablonen voor verschillende procedurele vereisten:
1. Sjabloon voor processen en procedures
Dit sjabloon voor processen en procedures benadrukt de Taken die je moet doen om een levend procesdocument te maken
SOP's zijn van vitaal belang voor bedrijven - u kunt gedetailleerde instructies geven, zorgen voor afstemming op gemeenschappelijke doelen, fouten verminderen en een georganiseerde werkomgeving bevorderen. ClickUp's sjabloon voor standaard werkprocedures (SOP) biedt een uitgebreid kader om u te helpen uw personeel effectief te beheren. SOP-sjablonen vereenvoudigen dit proces en bieden een uniform dashboard met een lijst van best practices, beleidsregels, workflows en checklists voor taken.
Aangepaste statussen, velden en weergaven gebruiken, projectvoorstel functies voor beheer en ClickUp Brein met het sjabloon van ClickUp kunt u geloofwaardige SOP's maken die dienen als holistische kennisbron voor uw hele organisatie.
Om deze sjabloon operationeel plan begin effectief met het brainstormen over Taken en het beschrijven van de verschillende processen. Betrek de belangrijkste belanghebbenden bij het terugkoppelen, testen en verfijnen van de processen om ervoor te zorgen dat dit SOP-document regelmatig wordt bijgewerkt. ClickUp's platform vergemakkelijkt de samenwerking, het aanmaken van procedures en het bijhouden van de voortgang om de productiviteit te analyseren.
Gebruik ClickUp's SOP-sjabloon om efficiënte processen op te zetten en te onderhouden en de operationele prestaties van uw organisatie te verbeteren.
3. Procedure sjabloon
Gebruik ClickUp's Procedure Template om de processtroom te schetsen en het doel van het werk te definiëren
ClickUp's proceduresjabloon biedt een gestroomlijnde aanpak voor het maken en beheren van goed gedefinieerde procedures voor elke projectrapportage of taak. Het sjabloon schetst duidelijk de werkstromen, definieert doelstellingen en geeft stapsgewijze instructies, waardoor giswerk tot het verleden behoort en consistentie tussen alle activiteiten en personeel wordt gegarandeerd.
Het sjabloon bevat aanpasbare statussen, velden, weergaven en andere functies voor projectmanagement die u helpen bij het identificeren van taken, het bepalen van de reikwijdte, het verzamelen van informatie en het maken, beoordelen en herzien van een proceduredocument.
Definieer doelen, zet stappen uit, wijs taken toe, werk samen met belanghebbenden, stel notificaties in, houd vergaderingen en bewaak de voortgang met deze sjabloon.
Procedures schrijven is eenvoudig met de juiste processen, hulpmiddelen en sjablonen
Als u worstelt met inefficiëntie in uw organisatie, begin dan met het bekijken van uw beleidsprocedures.
Zijn ze aanwezig en worden ze gevolgd door het team? Zo niet, implementeer dan de juiste hulpmiddelen en sjablonen om effectieve procedures in de hele organisatie te creëren.
ClickUp is een beginnersvriendelijke tool voor het opstellen en beheren van procedures. Gratis aanmelden op ClickUp om procedures te creëren, samen te werken met uw belanghebbenden en ervoor te zorgen dat iedereen efficiënt functioneert.
Veelgestelde vragen
1. Wat is een voorbeeld van een procedure?
Een procedure is een reeks stapsgewijze instructies die personen door een specifieke Taak of proces leiden.
Een 'Procedure voor de verwerking van inkooporders' bevat bijvoorbeeld stappen voor het aanmaken, goedkeuren en verwerken van bestellingen die door een bedrijf worden verwerkt. Deze procedure specificeert idealiter wie inkooporders initieert binnen uw organisatie en beschrijft de algemene goedkeuringsworkflow als onderdeel van een gestandaardiseerd proces.
2. Hoe maak je een procedure: een stap-voor-stap aanpak?
Hier is een gids voor het stap voor stap aanmaken van procedures:
- Stap 1: Definieer de reikwijdte van de procedure door duidelijk aan te geven wat je ermee wilt bereiken
- Stap 2: Identificeer de sleutel belanghebbenden en specificeer hun rollen om verantwoording af te leggen
- Stap 3: Geef gedetailleerde instructies over welke stappen en acties Voltooid moeten worden om de procedure uit te voeren
- Stap 4: De fysieke of digitale locatie specificeren waar de procedure wordt opgeslagen en uitgevoerd
- Stap 5: Definieer specifieke tijdlijnen voor elke stap vermeld in de procedure
- Stap 6: Communiceer waarom en hoe de procedure essentieel is voor het bereiken van de doelen van de organisatie
- Stap 7: Maak een uitgebreid proceduredocument en herzie en update het regelmatig
3. Wat is een stapsgewijze procedure?
Een stapsgewijze procedure is een gedetailleerde, sequentiële reeks instructies die individuen door een specifieke Taak of proces leidt. Het verdeelt een complexe activiteit in hanteerbare en begrijpelijke componenten en elke stap wordt zorgvuldig uitgewerkt om duidelijkheid en consistentie te garanderen.
Het bevat wie verantwoordelijk is voor elke stap, welke acties ondernomen moeten worden, waar de stappen plaatsvinden, wanneer ze voltooid moeten zijn en waarom ze essentieel zijn. Wanneer deze stappen gedocumenteerd zijn, vormen ze een gestandaardiseerde procedure die de efficiëntie van de organisatie bevordert.