Als organisaties geen abonnement hebben om te voorspellen hoeveel middelen ze nodig hebben, lopen ze kansen mis en raken teams overwerkt.
Maar ondanks het duidelijke belang, is de Instituut voor Onderzoeksmanagement ontdekte dat slechts 47% van de bedrijven een geformaliseerd en gedocumenteerd proces heeft voor het voorspellen van middelen.
Een tijdige resourceplanning stelt projectmanagement teams in staat om kwaliteitsresultaten te leveren zonder last-minute scrambles of tekorten.
Met andere woorden, bedrijven moeten in staat zijn om de behoefte aan resources voor verschillende projecten te voorspellen, te anticiperen op uitdagingen en een noodplan op te stellen voor onvoorziene omstandigheden.
In deze blog bespreken we waarom het voorspellen van resources belangrijk is, hoe je dit kunt implementeren en welke uitdagingen zich kunnen voordoen.
Laten we beginnen.
Het proces van resourceprognoses begrijpen
Het voorspellen van middelen is een proces dat uit meerdere stappen bestaat en dat bedrijven kan helpen om te anticiperen op en zich voor te bereiden op toekomstige projecteisen. Als het goed wordt gedaan, verbetert het de efficiëntie en helpt het de uitvoering van projecten soepeler te laten verlopen.
Maar voordat we in detail treden, volgt hier een kort overzicht van de basis, zodat je precies weet wat resource forecasting inhoudt.
Wat is resource forecasting?
Resource forecasting helpt bedrijven ervoor te zorgen dat middelen zoals personeel, budget en apparatuur op het juiste moment voldoende beschikbaar zijn. Hierbij worden historische gegevens, werklasten van teams, operationele patronen, markttrends en komende projecten geanalyseerd om patronen en trends te ontdekken. Hierbij worden historische gegevens, werklasten van teams, operationele patronen, markttrends en komende projecten geanalyseerd om patronen en trends te ontdekken.
Het helpt hen zich voor te bereiden op onverwachte veranderingen die veroorzaakt kunnen worden door externe of interne factoren en zorgt ervoor dat projecten optimaal efficiënt verlopen.
Soorten middelen om te voorspellen
hulpbronnen_ is een brede term die van alles kan omvatten, van personeel tot apparatuur. Hier volgt een kort overzicht van de verschillende soorten middelen die u nodig kunt hebben.
- Personeel: Verwijst naar de personele middelen die nodig zijn om een project te voltooien. Het houdt rekening met de grootte van het team, kerncompetenties, expertise en beschikbaarheid. Uw personeelsbestand kan bestaan uit fulltime werknemers, freelancers en aannemers
- Financiële middelen: Dit omvat de budgettaire vereisten voor een project van begin tot eind. Dit omvat salarissen, uitrustingskosten, materiaalprijzen en alle andere uitgaven. Nauwkeurige financiële prognoses kunnen onnodige kosten en overbesteding voorkomen
- Tijd: Tijdsinschatting betekent dat je moet inschatten hoe lang het kan duren om een project te voltooien. Het houdt in dat de sleutel mijlpalen worden uitgezet, dat je je voorbereidt op onverwachte vertragingen en dat je realistische deadlines instelt voor taken en activiteiten
- Fysieke middelen: Dit zijn alle apparatuur, gereedschappen en materialen die nodig zijn om een project succesvol te voltooien
- Technologie en IT-infrastructuur: Dit omvat software, servers, cloud services en hardware die een bedrijf nodig heeft om projecten te voltooien
Voordelen van resourceprognoses
Als je het goed doet, kan een resourceplanning een aanzienlijke invloed hebben op de resultaten van projecten en strategische doelen op de lange termijn. Enkele van de sleutel voordelen zijn:
Betere budgetcontrole
Een goede voorspelling van de benodigde middelen helpt projectmanagers kostenoverschrijdingen te voorkomen door de kosten voor arbeid, materiaal en apparatuur correct in te schatten.
Vroegtijdige identificatie van de behoefte aan middelen kan ook leiden tot een groter bewustzijn van mogelijke financiële risico's, zoals een stijging van de materiaalkosten.
Efficiëntere toewijzing van middelen
Prognoses maken een snelle herschikking van middelen mogelijk als reactie op verschuivende prioriteiten, zodat taken met een hoge prioriteit de aandacht en middelen krijgen die ze nodig hebben.
Bovendien verbetert het nauwkeurig voorspellen van de beschikbaarheid en behoeften van resources de productiviteit. Projectmanagers kunnen werklasten gelijkmatiger verdelen en voorkomen dat leden van het team overwerkt raken, wat leidt tot een beter moreel en een hogere output.
Verbeterde project planning en scheduling
Door de benodigde middelen te voorspellen, kunnen projectmanagers effectiever tijd toewijzen aan taken en mijlpalen. Dit zorgt ervoor dat teams niet de druk voelen van onrealistische deadlines of werkschema's.
Bovendien maakt het anticiperen op mogelijke tekorten aan middelen het mogelijk om tijdig aanpassingen te doen, zoals het inhuren van meer personeel of het vooraf verkrijgen van materialen. Dit verkleint de kans op vertragingen.
Geïnformeerde besluitvorming
Nauwkeurige en bijgewerkte prognoses van resources helpen projectmanagers om het succes van hun projecten te vergroten. Ze zijn in staat om voorzichtige beslissingen te nemen over de reikwijdte van het project, de tijdlijnen en de toewijzing van middelen.
Prognoses helpen ook om ervoor te zorgen dat de organisatie efficiënt gebruik maakt van resources in meerdere projecten om de langetermijndoelstellingen te bereiken.
Sleuteltechnieken voor Effectieve Hulpbronprognoses
Projectmanagers kunnen verschillende technieken gebruiken voor efficiënt middelenbeheer en voorspellingen. We hebben een lijst gemaakt van enkele van de meest gebruikte technieken en hoe ze kunnen helpen bij het optimaliseren van de toewijzing van middelen.
1. Analyse van historische gegevens
Wat het is: Het analyseren van gegevens over projecten uit het verleden om te begrijpen hoe middelen werden gebruikt, het vergelijken van resultaten en kosten en het beoordelen van tijdlijnen.
Hoe het helpt: Historische gegevens bieden een basislijn voor het identificeren van belangrijke trends en patronen in eerdere projecten. Deze kennis kan helpen bij het schatten van de beschikbaarheid van middelen en het maken van nauwkeurige prognoses voor soortgelijke projecten
2. Werk breakdown structure (WBS)
Wat het is: Met de work breakdown structure wordt een complex project opgedeeld in kleinere, beheersbare Taken, waardoor het gemakkelijker wordt om de benodigde middelen voor elke taak te voorspellen.
Hoe het helpt: Het stapsgewijs plannen van middelen zorgt ervoor dat de juiste middelen beschikbaar zijn voor elke Taak. Dit vermindert resourcebeperkingen en het overbelasten of onderbenutten van je middelen.
via Forbes
3. Scenarioanalyse
Wat het is: De beschikbaarheid van middelen plannen voor optimistische, pessimistische en realistische scenario's.
Hoe helpt het: Teams kunnen wendbaar en responsief blijven zonder tekort aan middelen, zelfs tijdens onzekerheden, vertragingen of projectwijzigingen.
4. Vaardigheden in kaart brengen
Wat het is: Anticiperen op vaardigheidseisen voor toekomstige projecten en deze vergelijken met wat er momenteel beschikbaar is. Dit helpt bij het identificeren van hiaten in vaardigheden.
Hoe helpt het: Nauwkeurig inzicht in lacunes in vaardigheden kan u helpen u voor te bereiden op toekomstige projecten door experts in te huren of bestaande werknemers op te leiden om deze lacunes op te vullen.
Hoe Prognose van Hulpmiddelen implementeren
Nu we de voordelen en technieken voor accurate resource forecasting hebben begrepen, is het tijd om een systeem voor resource forecasting te implementeren. In dit gedeelte behandelen we alle verschillende stappen in het maken van prognoses en laten we zien hoe één tool uw productiviteit kan verhogen en dit alles gemakkelijker kan maken.
We hebben het over ClickUp. ClickUp is een alles-in-één projectmanagementtool die alles biedt wat u nodig hebt voor een effectieve resourceplanning. Het platform biedt functies voor gecentraliseerd gegevensbeheer, het maken en toewijzen van taken, samenwerken en tijd besparen. Je kunt het gebruiken voor capaciteitsplanning, het in kaart brengen van vaardigheden, het toewijzen van middelen en rapportage.
Ik vind ClickUp briljant. Waarom? Het is eenvoudig - ik kan met een paar klikken het abonnement van 4 mensen plannen en iedereen, inclusief onze klanten, hebben een overzicht. Het is efficiënt, logisch en gemakkelijk te begrijpen. Bovendien kan iedereen zijn eigen weergaven, dashboards, enz. ontwerpen. - wat het super individueel maakt.
Daniela, projectmanager bij Peritus Webdesign
Laten we eens kijken hoe je het kunt gebruiken in verschillende fasen van het voorspellen van resources.
Stap 1: Projectvereisten vaststellen
Evalueer uw project om de doelstellingen, tijdlijnen, te leveren prestaties en sleutel mijlpalen te identificeren.
Het definiëren van deze elementen legt de basis voor het abonnement op de benodigde middelen. Het geeft u inzicht in het soort middelen dat u nodig hebt en hun hoeveelheden in verschillende fasen van de levenscyclus van het project. Dit helpt bij het gericht plannen en voorspellen van resources.
Documenteer de reikwijdte van een project en de benodigde resources met ClickUp Docs
Met ClickUp kunt u belangrijke informatie op één plek vastleggen en beheren met behulp van ClickUp Documenten . Het fungeert als een gecentraliseerde informatie hub, perfect voor het opslaan van al uw projectgerelateerde informatie, zoals scope, rollen en verantwoordelijkheden, specificaties en aantekeningen.
Gebruik ClickUp Docs om projectvereisten eenvoudig vast te leggen
Omdat iedereen toegang heeft tot dezelfde informatie, vermindert het risico op miscommunicatie en fouten. Met ClickUp Docs kunt u:
- Netjes geformatteerde documenten en wiki's maken om projectvereisten vast te leggen
- In realtime input krijgen van teamleden, mensen taggen met @mentions en actiepunten toewijzen
- Meerdere documenten voor verschillende projecten maken en ze organiseren in de Docs Hub zodat iedereen toegang heeft tot de laatste informatie
- Afbeeldingen, video's en PDF's toevoegen voor een betere context
💡Pro Tip: Maak na het verzamelen van de projectvereisten een hiërarchische structuur van alle benodigde resources (ook wel genoemd) structuur voor uitsplitsing van middelen ) om verschillende Taken te voltooien. Dit zorgt ervoor dat projectmanagers geen kritische middelen missen die nodig zijn voor het project.
Stap 2: Analyseer historische gegevens
Zodra u genoeg informatie hebt over uw nieuwe project, kunt u het vergelijken met projecten uit het verleden met vergelijkbare doelstellingen. Identificeer patronen in het gebruik van middelen, tijdlijnen en kosten, zodat u nauwkeurig kunt inschatten welke middelen u nodig hebt.
Historische gegevens over prestaties uit het verleden en KPI's kunnen worden gebruikt om gebieden aan te wijzen die voor verbetering vatbaar zijn, knelpunten te verwijderen en de toewijzing van middelen te optimaliseren.
Analyseer projectgegevens uit het verleden met ClickUp Dashboards
Krijg diepgaand inzicht in productiviteit, prestaties van teams en voortgang van projecten met behulp van ClickUp Dashboards . Deze volledig aanpasbare dashboards presenteren gegevens visueel via lijsten, kaarten, grafieken en diagrammen om sleutelgegevens bij te houden en historische gegevens te analyseren.
Historische gegevens bijhouden over werklast, voltooide taken en meer met ClickUp Dashboards
U kunt bijvoorbeeld widgets voor tijdsregistratie gebruiken om een historische analyse te doen van de tijd die aan specifieke projecten of taken is besteed. Dit geeft u inzicht in welke taken in het verleden veel bandbreedte van uw team hebben verbruikt, zodat u terugkerende patronen kunt herkennen en het gebruik van resources kunt optimaliseren.
💡Pro Tip: Dashboards kunnen worden gedeeld met andere afdelingen en belanghebbenden zodat iedereen een holistische weergave krijgt van alle beschikbare middelen, afhankelijkheid en beperkingen, waardoor potentiële conflicten worden vermeden.
Stap 3: Samenwerken met het team
Om nauwkeurige prognoses van resources te kunnen maken, is samenwerking met cross-functionele teams nodig voor realistische schattingen van de duur van het project, de complexiteit van de taken en de benodigde personele bezetting op basis van ervaring.
Samenwerking is ook nodig in situaties waar middelen gedeeld worden door een of meer teams. Soepele communicatie account voor deze afhankelijkheid en zorgt ervoor dat het werk van geen van beide teams wordt verstoord door een tekort aan middelen.
Verzamel input van belanghebbenden met ClickUp-taaken en ClickUp-chatten
ClickUp's resource management software biedt vele functies die ervoor zorgen dat project samenwerking een makkie.
Je kunt complexe projecten opdelen in kleinere taken en elke taak toewijzen aan het juiste teamlid met behulp van ClickUp-taak . Dit zorgt ervoor dat Taken worden toegewezen op basis van individuele sterke punten en expertise, wat resulteert in effectief gebruik van middelen.
Werk samen en deel updates met uw team via ClickUp Chat
Met ClickUp Chat kunt u:
- Communiceer met teamleden rechtstreeks vanuit verbonden Taken binnen de ClickUp-taak app
- ClickUp's AI gebruikenClickUp Brein om gesprekken samen te vatten
- Analyseren van opmerkingen en deze omzetten in uitvoerbare Taken zodat elk actie item voldoende context heeft
- Audio- en videogesprekken met teamleden organiseren met behulp van SyncUps
Een andere interessante functie is de ClickUp Toegewezen opmerkingen . U kunt alle aan u toegewezen opmerkingen op één plaats weergeven, zodat er geen verwarring of overweldiging ontstaat door eindeloze threads met opmerkingen.
Delegeer actie-items aan teamleden vanuit taken met behulp van ClickUp Toegewezen opmerkingen
💡Pro Tip: Toegewezen opmerkingen kunnen dienen als een real-time projectbewaking hulpmiddel. Het kan worden gebruikt als een historisch record om de wijzigingen in een taak, document of project bij te houden zonder een aparte database te onderhouden.
Stap 4: Gebruik prognosetools
Te veel middelen toewijzen kan leiden tot verspilling, terwijl te weinig middelen toewijzen kan leiden tot vertragingen in de eindresultaten. Prognoses en hulpmiddelen voor capaciteitsplanning helpen dit probleem te verminderen door nauwkeurig te anticiperen op de toekomstige behoefte aan middelen. Op deze manier wordt voor elke Taak alleen de juiste hoeveelheid toegewezen.
Deze tools maken gebruik van analyse- en datamodelleringstechnieken om vraagschommelingen in de tijd bij te houden, verschillende scenario's te simuleren en externe factoren te controleren voor nauwkeurige voorspellingen over de toewijzing van middelen.
Visualiseer werklasten van teams met de ClickUp Werklastweergave
U kunt een visuele weergave krijgen van de taken, individuele capaciteiten en planningen van uw team met de ClickUp Workload View ClickUp Werklastweergave .
Houd de werklast van uw team in de gaten met de werklastweergave van ClickUp
Voor elk project geeft de Werklastweergave inzicht in waar uw teamleden aan werken. Dit helpt u bij het optimaliseren van laden van bronnen door ervoor te zorgen dat werklasten in balans zijn en tijdlijnen realistisch zijn. Zo kan dit worden gebruikt voor het voorspellen van resources:
- Stel capaciteitslimieten in (werklast die een teamlid aankan binnen een specifieke tijdsperiode) voor elk lid van je team
- Vergelijk de huidige capaciteiten van het team met het inspanningsniveau voor komende taken of projecten
- Maak eennoodplan om de continuïteit van het project te waarborgen bij schommelingen in de middelen
U kunt zelfs kant-en-klare schema's voor resourceplanning uit de enorme bibliotheek met sjablonen van ClickUp verkennen.
Voorbeeld ClickUp Werklast sjabloon helpt u bij het wekelijks analyseren van de werklast van individuen en teams om maximale productiviteit te garanderen en een burn-out te voorkomen.
De ClickUp sjabloon voor resourceplanning hiermee kunt u de doelstellingen voor elk project definiëren en de middelen categoriseren die nodig zijn om ze te voltooien. U kunt een tijdlijn maken om de vereisten voor resources bij te houden en de vraag naar en beschikbaarheid van resources tijdens verschillende projectfasen te controleren.
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-17.png ClickUp's sjabloon voor resourceplanning https://app.clickup.com/signup?template=t-200533044&department=operations Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
Met het sjabloon voor resourceplanning kunt u:
- Taken voor elk project maken en de toewijzing van middelen op één plaats visualiseren
- De werklast van teams bijhouden en de verdeling van taken optimaliseren om overbelasting van je team te voorkomen
- Potentiële conflicten tussen resources identificeren en strategieën ontwikkelen om deze op te lossen
- Het gebruik van resources bewaken en waar nodig aanpassingen doen
Voor nauwkeurigere prognoses kunt u het sjabloon voor resourceplanning gebruiken met de ClickUp sjabloon voor toewijzing van middelen . Dit vermindert de tijd die gewoonlijk nodig is om beslissingen te nemen over het toewijzen van middelen en helpt bij het toewijzen van middelen om deze goed af te stemmen op de doelen en prioriteiten van het project.
💡Pro Tip: Gebruik de ClickUp sjabloon voor personeelsbeheer om duidelijke doelen voor uw team te stellen en de middelen te identificeren die nodig zijn om ze te bereiken.
Stap 5: Bewaken en aanpassen
In deze fase houdt u het gebruik van de middelen nauwlettend in de gaten en vergelijkt u het met uw prognoses. De voortgang van de taken wordt vergeleken met vooraf gedefinieerde mijlpalen. Dit geeft u een goed idee of het project op schema ligt en of er extra aanpassingen aan de middelen nodig zijn.
Wijzigingen worden doorgevoerd naarmate het project vordert en inzichten worden gedocumenteerd om de nauwkeurigheid van toekomstige prognoses van projectresources te verbeteren.
Bewaak de toewijzing van resources en de voortgang van projecten met ClickUp Dashboards
U kunt de ClickUp Dashboards om bij te houden hoe uw team vordert met hun Taken. Krijg details over de status van projecttaken en werklasten per toegewezen persoon en bewaak deadlines.
Krijg een volledig overzicht van de status van taken, toegewezen personen en tijdlijnen op één plaats met ClickUp Dashboards
Een projectmanager kan deze real-time gegevens gebruiken en vergelijken met prognoses om te zien of er aanpassingen nodig zijn. Als ze zien dat een resource onder- of overbezet is, kan dit worden aangepakt door extra mankracht toe te voegen of door werk te herverdelen.
Uitdagingen in resourceprognoses
Ondanks de vele voordelen van resource forecasting, zijn er ook uitdagingen die het proces kunnen bemoeilijken. Inzicht in deze obstakels is cruciaal voor effectief resourcemanagement en optimale projectprestaties.
1. Onnauwkeurige gegevens
Dit is mogelijk het grootste obstakel voor effectieve voorspellingen. Als historische gegevens onvolledig of onnauwkeurig zijn, leidt dit tot onbetrouwbare voorspellingen en ineffectief gebruik van middelen.
Oplossing:
✅Gebruik robuuste tools voor gegevensverzameling voor meer nauwkeurigheid
✅Stel gestandaardiseerde processen op om gegevens consistent vast te leggen
✅ Betrek meerdere leden van het team bij het vergelijken van gegevens voor uitgebreidere resourceprognoses
2. Moeilijkheden bij capaciteitsplanning
Het kan een uitdaging zijn om de capaciteit van teams goed bij te houden, vooral wanneer leden van een team aan meerdere projecten tegelijk werken.
Oplossing:
maak gebruik van beheer van werklast tools om capaciteiten van teams te visualiseren
gebruik tijdsregistratie om bij te houden hoe uw team hun bandbreedte gebruikt om voorspellingen te verfijnen
bepaal limieten voor de capaciteit zodat de leden van het team optimaal werken zonder burn-out
Meer lezen: Hoe u de verdeling van werklast in uw team kunt verbeteren
3. Externe factoren over het hoofd zien
Prognoses van middelen kunnen onnauwkeurig zijn als je geen rekening houdt met vertragingen of veranderingen door externe factoren.
Oplossing:
houd branche- en markttrends voortdurend in de gaten om fluctuaties bij te houden
✅Samenwerken met partners, leveranciers en andere externe belanghebbenden om mogelijke tekorten aan middelen te voorspellen
voorspellende analyses gebruiken om op scenario's gebaseerde voorspellingsmodellen op te stellen, zodat u voorbereid bent op verschillende situaties of uitkomsten
4. Gebrek aan samenwerking tussen afdelingen
Het voorspellen van middelen kan vooral moeilijk worden als teams in silo's werken. Dit leidt tot verwarring over prioriteiten en tijdlijnen, wat vaak leidt tot ineffectief gebruik van middelen.
Oplossing:
plan regelmatig vergaderingen tussen afdelingen om vast te leggen wat de prioriteiten zijn resource planning vereisten
✅Gebruik een samenwerkings- of werkbeheerprogramma zoals ClickUp zodat iedereen op dezelfde pagina zit als het gaat om taken, prioriteiten en deadlines
✅Creëer multifunctionele teams met leden van verschillende afdelingen. Dit zorgt ervoor dat er rekening wordt gehouden met verschillende perspectieven tijdens het plannen van middelen
Versnel Business Groei Met Effectieve Hulpmiddelenvoorspelling
Het voorspellen van resources in projectmanagement is essentieel voor bedrijven om te gedijen in dynamische markten. Het is een strategische stap om groeikansen volledig te benutten zonder teams te overbelasten of onnodige kosten te maken.
Juist daarom is het belangrijk om een gestructureerde aanpak te implementeren voor uw proces van resourceprognoses. Software voor projectmanagement zoals ClickUp doet het zware werk voor u met geavanceerde functies voor de visualisatie van werklast, Taak-taak en Samenwerking.
ClickUp Docs helpt bij het creëren van een centrale opslagplaats van team- en projectinformatie met bewerking in samenwerkingsverband om iedereen op één lijn te krijgen wat betreft deliverables en tijdlijnen. Met ClickUp Chat kunt u inzicht krijgen in rollen en afhankelijkheid binnen multifunctionele teams om ervoor te zorgen dat alle projecten soepel en op tijd verlopen.
Met ClickUp Dashboards kunnen projectmanagers historische gegevens analyseren om te anticiperen op toekomstige behoeften aan resources en projectresources te optimaliseren. Gratis aanmelden bij ClickUp om het resourcemanagement te verbeteren en succesvolle projectresultaten te behalen.