Anthony Bourdain, sterrenkok en auteur, runde zijn keukens met behulp van het brigadesysteem. Hij verdeelde de keuken in stations die onderdelen van de maaltijd maakten. Elk station had souschefs, koks en assistenten met hun eigen ingrediënten, gereedschap en werkruimtes.
Met deze structuur, zegt hij, "konden de vele, vele Taken van een grote, drukke keuken, zelfs in het heetst van de strijd, worden beheerd en gecoördineerd door één persoon - de chef-kok."
In de zakenwereld zou zo'n hiërarchie een resource breakdown structure genoemd worden. Wat is dat, vraag je je af? Dat gaan we uitzoeken.
De Resource Breakdown Structure begrijpen
Een Resource Breakdown Structure (RBS) is een lijst van alle middelen die nodig zijn om een project te voltooien, georganiseerd in een hiërarchie. Deze middelen kunnen menselijk, materieel, financieel, informatief en zelfs tijd zijn.
Het is een hulpmiddel voor projectmanagement, meestal georganiseerd op meerdere niveaus, met het doel van het project bovenaan en verschillende categorieën middelen die zich in elke fase vertakken. Het omvat alle middelen die geld kosten, behalve het geld zelf.
Het belangrijkste is dat een RBS geen eiland is. Het werkt nauw samen met verschillende projectplanningsactiviteiten, zoals work breakdown structure, risk breakdown structure, enz. Dit is hoe.
De work breakdown structure (WBS) is het document dat het werk in kleine, beheersbare Taken verdeelt. Een goede RBS zal overeenkomen met dit document, waarin wordt geschetst welke middelen nodig zullen zijn in elke fase.
Instance, als een softwareontwikkelingsproject is opgedeeld in de minimum viable product (MVP) fase, fases 1, 2, enzovoort, dan zal het RBS een lijst geven van de middelen die in elke fase nodig zijn. In de MVP fase heb je misschien nodig:
- Ontwikkelaars
- Kwaliteit analisten
- Projectmanager
- Software voor projectmanagement
Zodra de MVP is Voltooid en het product live is, heb je mogelijk extra middelen nodig, zoals:
- Tools voor testautomatisering
- Datapijplijnen
- Infrastructuur voor de cloud
- Productmanager
- Onderzoeker gebruikerservaring
Een ander aspect waar de RBS zich op richt is de risk breakdown structure. In elke fase van het werk zijn er risico's aan verbonden. Verschillende ERP-softwaretools verbinden RBS, WBS en de risico-afbraakstructuur voor een volledige weergave.
In de fase van MVP kunnen er bijvoorbeeld problemen zijn met de prestaties. Als er meerdere leden van het team aan de MVP werken, kan dat veiligheidsrisico's met zich meebrengen. Als je informatie over gebruikers verzamelt, kun je te maken krijgen met privacy risico's.
De resource breakdown structure bevat de componenten die nodig zijn om deze risico's in elke fase te beperken. Tijdens de MVP fase zal de RBS waarschijnlijk extra middelen voor cloud infra bevatten. Als er veel vooruitgang wordt geboekt, kan de RBS veiligheidsingenieurs of consultants aan de lijst toevoegen.
Nu we de basisprincipes van de resource breakdown structure hebben geschetst, laten we eens kijken hoe deze wordt gebruikt in projectmanagement.
De rol en het belang van RBS in projectmanagement
De resource breakdown structure is een van de vele raamwerken die projectmanagers gebruiken voor het plannen en uitvoeren van projecten. Het speelt een cruciale rol tijdens de hele levenscyclus van een project. Dit is hoe.
Toewijzing van middelen
Als u weet welke middelen u nodig hebt om een project te voltooien, kunt u de juiste middelen op het juiste moment inhuren, trainen en toewijzen. Het RBS fungeert als een stappenplan voor toewijzing van middelen gedurende het hele project.
Als in het RBS bijvoorbeeld staat dat de derde Sprint extra ontwikkelaars nodig heeft, kan de projectmanager ruim van tevoren manieren vinden om resources in te huren/in te huren.
Planning
Hoewel planning meer beïnvloed wordt door de work breakdown structure dan door de RBS, speelt deze laatste nog steeds een sleutel rol. Door de WBS en de RBS samen te bekijken, kunnen projectmanagers werk inplannen op basis van de beschikbaarheid van resources.
Als je bijvoorbeeld maar één Scala-ontwikkelaar hebt, die met een ander project bezig is op het moment dat je hem nodig hebt, kun je RBS gebruiken om het werk te herschikken op basis van hun beschikbaarheid in plaats van extra mensen in te huren.
Werklast verdeling
Resource breakdown structure identificeert vooraf wat het project nodig heeft: Hoeveel mensen, voor hoe lang, gedurende welke periode, enz. Als voor de ontwikkelingsfase maximale middelen nodig zijn, kunt u extra talent inhuren/onthalen en de werklast gelijk verdelen.
Risicobeheer
In essentie is een resource breakdown structure een projectie. Het vermeldt toekomstige behoeften op basis van de huidige vereisten. Dit beperkt verschillende risico's van projectmanagement, zoals:
- Niet beschikken over de juiste resources
- Geen back-up abonnementen hebben voor het geval iemand van het team met verlof gaat of op een andere manier niet beschikbaar is
- Onder ogen zienbeperkte middelen en knelpunten op ongelegen momenten
- Afhankelijkheid te laat in het project ontdekken
Een goed RBS voorspelt deze eventualiteiten en helpt bij het maken van abonnementen voor het geval ze zich voordoen.
Kritieke pad analyse
De kritieke pad methode is een techniek voor projectmanagement die de langste opeenvolging van afhankelijke taken identificeert om de minimale duur van een project te berekenen. Een RBS doet hetzelfde om de minimaal benodigde middelen te bepalen.
Om de planning van je project, de verdeling van de werklast, het risicobeheer en nog veel meer te optimaliseren, heb je een robuuste resource breakdown structure nodig. Dit is uw stap-voor-stap handleiding om er een te maken.
Aanmaken van Resource Breakdown Structure
Een RBS is een lijst van middelen die nodig zijn om een project te voltooien. Klinkt eenvoudig, nietwaar? Nou, het kan zeer complex zijn, afhankelijk van de aard van je project. Probeer om grondig te zijn de volgende stappen, die handig worden ondersteund door ClickUp's software voor middelenbeheer .
1. Projectresultaten identificeren
Begin met het duidelijk definiëren van de doelen van het project en de bijbehorende deliverables. Als het je doel is om een MVP op te leveren met x functies voor een bepaalde deadline, breng dan in kaart welke taken en subtaken je moet voltooien. Als er al een WBS bestaat, gebruik die dan.
Zo niet, definieer dan de projectbereik . Breng alle sleutelbetrokkenen van het project samen om verwachtingen en te leveren prestaties te bespreken.
Probeer voor een snelle start ClickUp's Project Scope Whiteboard Sjabloon . Gebruik het om informatie te verzamelen over de activiteiten, taken en deadlines van verschillende belanghebbenden. Vat de informatie samen en organiseer het visueel voor latere referentie.
ClickUp's Project Scope Whiteboard Sjabloon
2. Hulpbroncategorieën identificeren
Begin met het bepalen van de primaire categorieën bronnen die de vertakkingen op het hoogste niveau van je RBS zullen vormen. Dit kunnen zijn:
- Menselijke hulpbronnen (projectmanagers, ontwikkelaars, ontwerpers)
- Materiële of fysieke middelen (computers, kantoorruimte, apparatuur, benodigdheden)
- Informatieve middelen (gegevens, documentatie, overzicht van projecten)
- Tijdsmiddelen (duur, mijlpalen, deadlines)
- Software (projectmanagement tools, automatiseringstools)
Onthoud dat RBS een hiërarchie is. Verdeel hulpbronnen dus in specifieke componenten onder elke primaire hulpbroncategorie. Instance, personele middelen kunnen verder worden onderverdeeld in:
- Projectmanagement: Projectmanager, bedrijfsanalist
- Softwareontwikkeling: Front-end ontwikkelaar, back-end ontwikkelaar, tester
- Gebruikerservaring ontwerp: UX-onderzoeker, UI-ontwerper
Als het project groot genoeg is, kun je het verder uitdiepen. Zo kun je bijvoorbeeld een UX lead hebben die een UX team aanstuurt dat bestaat uit een UI designer, animatieontwerper, brand designer, etc.
ClickUp sjabloon voor middelenplanning
Deel nu het RBS en de installatie van het project met belanghebbenden, waaronder de client, sponsors, teamleiders en leden van het team. Nodig hen uit om te wijzen op eventuele afwijkingen in de prognoses.
Gebruik de lijstweergave ClickUp-taak om alle betrokken taken en middelen te zien. De ClickUp Board weergave is geweldig voor het organiseren van werk in verschillende fasen. En de weergave ClickUp Gantt Chart helpt bij het visualiseren van afhankelijkheid en tijdlijnen.
weergave van ClickUp Gantt grafiek voor projectmanagement tijdlijnen_
Als dat eenvoudig klinkt, dan is dat ook zo. Onthoud echter dat eenvoudig niet altijd gemakkelijk betekent. Tijdens het maken van een resource breakdown structure kun je voor uitdagingen komen te staan.
Hier zijn enkele uitdagingen die projectmanagers regelmatig tegenkomen en stappen om ze te overwinnen.
Uitdagingen en oplossingen bij het implementeren van RBS
Projecten kunnen complex worden, scope creep kan optreden en de doelstellingen waarrond je het project hebt opgezet kunnen verschuiven. Laten we eens kijken wat je in zulke gevallen Nog te doen staat.
1. Ontoereikende identificatie van middelen
Een van de grootste uitdagingen voor projectmanagers is het niet nauwkeurig identificeren van de benodigde middelen. Dit kan komen door een gebrek aan zichtbaarheid in het project, een verkeerde scope van het werk of onderschatting van wat er nodig is.
Hoe dan ook, als je RBS niet alle middelen bevat die je nodig hebt, loop je het risico op budgetoverschrijdingen en vertragingen. Om dit te voorkomen:
- Doe grondig onderzoek
- Kijk naar hoe je eerdere projecten hebt georganiseerd en welke fouten je hebt gemaakt
- Maak gebruik vansjablonen voor kloofanalyse om te weten wat u mist
- Laat alle belanghebbenden hun deel van het werk evalueren en er verantwoordelijkheid voor nemen
- Zorg voor buffermiddelen
2. Evoluerende projectvereisten
Agile projecten zijn van nature aanpasbaar aan veranderingen. De RBS die je aan het begin van het project maakt, kan na een paar Sprints ontoereikend worden. Hoewel dit ongemakkelijk is voor middelenbeheer het is ook onvermijdelijk.
Om je hieraan aan te passen:
- Herzie het RBS regelmatig
- Bevestig dat je geen extra middelen nodig hebt of dat je meer middelen vasthoudt dan je nodig hebt
- Gebruiksjablonen voor personeelsplanning om je basis te dekken
- Werk de wijzigingen in het RBS bij en laat het alle belanghebbenden weten
Als u een hulpmiddel gebruikt zoals ClickUp Documenten hiervoor kunt u de wijzigingen markeren en delen met belanghebbenden, zodat ze samen kunnen bewerken of feedback kunnen geven in de vorm van opmerkingen. Zo kunt u bijvoorbeeld de wijzigingen in de projectkosten laten zien, zodat de projectsponsor of het hoofd financiën ze kan goedkeuren.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUp-Docs-gif-1.gif ClickUp Documenten /$$$img/
clickUp Docs gebruiken voor gezamenlijke documenten_
3. Gebrek aan betrokkenheid van belanghebbenden
Projectmanagers in een vroege fase kunnen de fout maken om de resource breakdown structure te maken zonder anderen te raadplegen. Ondanks hun beste bedoelingen kan het werken in een silo later leiden tot resourcebeperkingen .
Een projectmanager kan er bijvoorbeeld van uitgaan dat één UI-ontwerper voldoende is. Maar de UX-leidinggevende heeft misschien geen UI-ontwerper die ook bedreven is in micro-animaties, wat betekent dat ze nu twee mensen nodig hebben.
Om dit te voorkomen, moet je op elk niveau zorgen dat de belanghebbenden meewerken. Moedig alle belanghebbenden aan om de RBS te bekijken en hun goedkeuring te geven om ervoor te zorgen dat de middelen optimaal worden gebruikt.
4. Verwarde teamleden
De resource breakdown structure speelt ook de rol van het definiëren van de managementstructuur van het project. Dit omvat wie aan wie rapporteert, wie wiens werk beoordeelt, enz.
Zonder een duidelijke hiërarchie en actieve erkenning, teambeheer kan chaotisch worden. Instance, je hebt misschien de front-end ontwikkelaar toegevoegd aan de UX hiërarchie, terwijl de resource misschien denkt dat hij rapporteert aan het hoofd ontwikkeling.
Voorkom deze situaties met transparantie. Publiceer structuren voor de uitsplitsing van resources en nodig elk lid van het team uit om er een kijkje in te nemen. Houd ze helder en visueel, zodat iedereen ze gemakkelijk kan begrijpen. Open communicatiekanalen voor het geval iemand zich zorgen maakt of feedback heeft.
Structureer uw projecten en stijg op met ClickUp
Agile softwareprojecten geven tegenwoordig de voorkeur aan autonomie en zelfbeheer, wat betekent dat Bourdains brigadesysteem voor het organiseren van uw werk contraproductief kan zijn. Toch is er een diepere, meer fundamentele les te leren.
De keuken van Bourdain laat zien dat je om een project effectief, consistent en in situaties onder hoge druk op te leveren, een duidelijke opsplitsing nodig hebt van wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe het werk van de ene stap naar de andere gaat - oftewel de resource breakdown structure.
Een robuuste tool voor projectmanagement zoals ClickUp kan de structuur voor de uitsplitsing van resources integreren in je planningsproces. Zonder nog een Google-document of spreadsheet aan te maken, kunt u ClickUp gebruiken om al uw projectgerelateerde documentatie op één plek te bewaren.
En wat is er nog meer? U kunt delen, bewerken en samenwerken met verschillende belanghebbenden binnen het platform. Je kunt ook je eigen aangepaste sjabloon voor de structuur van de uitsplitsing van hulpmiddelen maken voor toekomstig gebruik.
Consolideer je werkruimte voor projecten. Probeer ClickUp vandaag nog gratis uit .