Hoe je de werklast in je team beter kunt verdelen

De sleutel tot een productieve en gemotiveerde werklast is een gelijkmatig verdeelde werklast.

Als je werkplekken tegenkomt waar werknemers gefrustreerd zijn of een burn-out hebben, kan dat komen door een slecht verdeelde werklast. Een onevenwichtige verdeling van de werklast heeft niet alleen invloed op het moreel, maar vermindert ook de productiviteit en werktevredenheid van teams.

Er is echter een oplossing. Je kunt dit voorkomen door een paar eenvoudige strategieën en de juiste tool voor werklastbeheer te gebruiken.

Lees verder om te leren hoe je de verdeling van werklast in je team kunt verbeteren en ontdek hoe dit proces de efficiëntie van je werknemers kan verhogen.

Werklastverdeling begrijpen

Wat is werklastverdeling nu precies?

Werklastverdeling verwijst naar de verdeling van taken en activiteiten onder verschillende leden van een team op basis van hun vaardigheden, expertise en capaciteit om werk aan te nemen.

Het doel van werklastverdeling is om een productieve werkomgeving te creëren waarin elk lid van het team voldoende werk krijgt toegewezen zonder dat hij of zij oververmoeid raakt. Taken verdelen op basis van de vaardigheden en capaciteiten van je team zal je helpen om kwaliteitsresultaten te leveren binnen de vooropgestelde deadlines.

Het verschil tussen een zware werklast en een onevenwichtige werklast

Hoewel deze termen op elkaar lijken en soms door elkaar worden gebruikt, verschilt een zware werklast van een onevenwichtige werklast. Hier volgt een kort overzicht van de verschillen.

zware werklast vs. onevenwichtige werklast: Belangrijke verschillen

Tekenen van onevenwichtige werklast

Ongelijk verdeelde werklasten kunnen het welzijn en het moreel van je team aanzienlijk beïnvloeden. Hier zijn enkele tekenen dat de werklast van je team onevenwichtig is:

• Inconsistente voltooiing van taken: Taken worden mogelijk niet op tijd voltooid en de kwaliteit van de output kan slecht of inconsistent zijn
• Afgenomen productiviteit: Overwerkte werknemers presteren vaak ondermaats en worden minder efficiënt in hun werk. Ze vertonen tekenen van vermoeidheid en raken niet meer betrokken
• Meer klachten: U zult een hoger aantal klachten en grieven opmerken over oneerlijkheid in de verdeling van werklast
• Verhoogd verloop: Werknemers kunnen ontslag nemen als ze het gevoel hebben dat ze overwerkt of onderbenut worden op basis van hun vaardigheden

💡Pro Tip: Stroomlijn het proces van het identificeren en beheren van de taken en activiteiten van uw team met behulp van tools voor werklastbeheer . Ze kunnen je helpen om middelen automatisch toe te wijzen en de verdeling van werk in balans te brengen.

Onevenwichtigheden in de werklast identificeren

Als je een of meer van de bovenstaande tekenen hebt opgemerkt, is het misschien tijd om je abonnement voor werklastverdeling grondig te analyseren. Hier zijn enkele stappen die je kunt gebruiken om onevenwichtigheden in de werklast te identificeren.

• Bekijk gegevens over werklast: Evalueer de lijst met de verdeling van je taken en zoek naar patronen die erop kunnen wijzen dat sommige werknemers aanzienlijk meer werk hebben dan anderen
• Verricht enquêtes: Gebruik vragenlijsten en enquêtes om feedback van werknemers over werklasten vast te leggen. Analyseer de antwoorden om inzicht te krijgen in de ervaren stressniveaus
• Beoordeel tijdlijnen van projecten: Vergelijk deadlines van projecten om te zien of ze consequent worden gehaald. Zoek naar inconsistenties en vertragingen en kijk of deze Instances overeenkomen met een onevenwichtige werklast onder de leden van het team
• Voer regelmatig check-ins uit: Praat af en toe bij met individuele werknemers om hun ervaring te peilen. Moedig leden van het team aan om eerlijk en open te zijn over hun werklast en werk met hen samen om eerlijke aanpassingen te maken

Lees meer: Hoe de belasting van hulpbronnen berekenen in projectmanagement

Strategieën voor effectieve verdeling van werklast

Stel dat je tekenen hebt opgemerkt van een onevenwichtige verdeling van de werklast in je team. Hier volgen enkele stappen om het werk effectief te verdelen onder de leden van je team.

1. Taken van tevoren plannen

Wanneer je een nieuw project aanneemt, bespreek dan met de belanghebbenden wat het project omvat en wat er buiten valt. Plan taken, deliverables en tijdlijnen zorgvuldig om de verwachtingen vanaf het begin te managen.

Een duidelijke scope kan je helpen om complexe activiteiten op te splitsen in beheersbare subtaken. Dit helpt bij het begrijpen van de hoeveelheid inspanning die nodig is voor elke Taak. Gebruik deze inzichten om het werk te verdelen op basis van de capaciteit van je team, zodat iedereen optimaal kan werken.

Om een projectscope voor te bereiden, stel je duidelijke doelen en doelstellingen op met behulp van ClickUp Doelen en stel targets in (numerieke, monetaire of op taken gebaseerde targets) voor elk doel. Hier is een snel voorbeeld.

Doel: Verhoog de klanttevredenheidsscores voor een online winkel

Targets:

• De huidige gemiddelde reactietijd is vier uur. Binnen de komende vijf maanden terugbrengen naar twee uur
• De huidige NPS is 25. Verhoog dit naar 50 binnen de komende zeven maanden

Taakdoelen instellen en doelen effectief bijhouden met ClickUp Goals

Zodra u de doelen hebt vastgesteld, gebruikt u de optie ClickUp sjabloon voor werkverdeling om werk in fasen te verdelen en Taken onder elke fase te groeperen. Met dit sjabloon op een whiteboard kunt u prioriteitsniveaus toekennen aan elke taak, zodat uw team precies weet waar het zich het eerst op moet concentreren.

/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/05/image-154.png Verdeel complexe taken in kleinere, beheersbare brokken met het sjabloon ClickUp-taakverdeling https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-6319570&department=operations Dit sjabloon downloaden /cta/

Het sjabloon kan u helpen:

• Een duidelijk stappenplan bieden met projecttaken, deadlines en eindresultaten
• Een nauwkeurige schatting te maken van de projectkosten en de benodigde middelen
• Proactieve risico-identificatie en ontwikkeling van risicobeperkende abonnementen mogelijk maken
• Een platform bieden om de voortgang te bewaken en verbeterpunten aan te geven

2. Evalueer individuele vaardigheden en capaciteiten

Bepaal vervolgens de individuele vaardigheden en capaciteiten van elk lid van het team.

Als je een hulpmiddel nodig hebt om de vaardigheidsniveaus van je team in kaart te brengen, is het ClickUp sjabloon voor het in kaart brengen van vaardigheden is de perfecte oplossing.

/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/06/image-39.gif Breng leden van een team in contact met taken op basis van hun vaardigheden met behulp van het sjabloon ClickUp-taaken in kaart https://app.clickup.com/signup?template=t-205355895&department=hr-recruiting Dit sjabloon downloaden /$$$cta/

Het sjabloon biedt aangepaste velden en weergaven om de sleutelvaardigheden van uw werknemers te identificeren en ze te beoordelen op basis van hun sterke punten.

Organiseer deze informatie met behulp van de ClickUp Tabel Weergave om de gegevens in één oogopslag weer te geven en te beoordelen welke vaardigheden nodig zijn voor het project.

Belangrijke gegevens in een gestructureerde weergave weergeven met de tabelweergave van ClickUp

Nadat u de individuele vaardigheden in kaart hebt gebracht, moet u inzicht krijgen in de capaciteit van uw team voordat u ze taken toewijst.

Visualiseer de werklast van je team met behulp van de ClickUp Werklastweergave. Bekijk hoeveel tijd elke persoon beschikbaar heeft en hoeveel werk ze Nog te doen hebben op een dag. Bekijk deze informatie per week of maand om te beslissen hoe je de werklast verdeelt zonder een teamlid over te belasten.

Bekijk de werklast van teams in één oogopslag om taken beter te delegeren of herverdelen en snel te begrijpen wie onder- of overcapaciteit heeft

💡Pro Tip: Leren delegeren tijdrovende taken met weinig impact, zodat je je kunt concentreren op activiteiten die er het meeste toe doen. Onthoud dat effectief delegeren een kunst is. Zoek uit wat je precies wilt overdragen aan andere leden van je team en creëer een gestructureerd kader om je verwachtingen te communiceren

3. Gebruik een abonnement op capaciteit

De Werklastweergave geeft je een duidelijk idee van hoeveel tijd je team heeft om in een week of maand aan projecten te werken. Maar als het project extra uren vergt om Voltooid te worden, zul je extra krachten moeten inhuren, zoals freelancers of aannemers.

Je kunt een schatting maken van de benodigde resources met nauwkeurige capaciteit abonnement -Het evalueren van de vaardigheden en beschikbaarheid van uw huidige middelen om er zeker van te zijn dat ze huidige en toekomstige werklasten aankunnen.

Er zijn drie strategieën voor capaciteitsplanning.

• Lag strategie: Nieuwe middelen worden pas toegevoegd nadat de capaciteit van uw huidige team is uitgeput
• Lead strategie: Projectmanagers evalueren de toekomstige vraag en voegen middelen toe in afwachting van deze vraag
• Match strategie: Resources worden in stappen toegevoegd door veranderingen in de vraag nauwlettend in de gaten te houden

U kunt ook de ClickUp sjabloon voor resourceplanning om uw resources en taken op één plaats weer te geven.

/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-430.png Wijs efficiënt middelen toe voor elke Taak met het ClickUp Resource Planning-sjabloon https://app.clickup.com/signup?template=t-200533044&department=operations Dit sjabloon downloaden /$$$cta/

Deze lijst sjabloon helpt u bij het maken van een takenlijst voor elk team lid, zodat u weet welk type taken zijn toegewezen aan individuen en hun duur. Dit helpt bij het bijhouden van het gebruik van middelen gedurende de hele levenscyclus van het project.

Visualiseer hoeveel werk je team momenteel afhandelt en identificeer potentiële conflicten in middelentoewijzing . Dit helpt je bij het maken van effectieve abonnementen die specifiek zijn afgestemd op de behoeften van elk project.

Lees meer: 10 beste hulpmiddelen voor middelenbeheer voor 2024

4. Controleer regelmatig de verdeling van werklast

Na het opstellen van een plan voor de verdeling van de werklast, moet je een vergadering beleggen met de werknemers om hen een duidelijk beeld te geven van waar ze aan moeten werken en wanneer ze dat moeten voltooien. Houd rekening met hun feedback om het werkschema aan te passen zodat iedereen op dezelfde pagina zit.

Ga nog een stapje verder met de hulp van de ClickUp Werklast sjabloon .

/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/06/image-150.png Zorg ervoor dat uw werknemers optimaal werken met het sjabloon voor werklast van ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-216058901&department=marketing Dit sjabloon downloaden /$$$cta/

Combineer de visualisatiemogelijkheden van deze sjabloon met ClickUp-mijlpalen om de deadlines voor verschillende taken aan te geven en bij te houden of ze op tijd zijn voltooid. Krijg zichtbaarheid in individuele capaciteiten met de Individuele Werklastweergave en zorg ervoor dat niemand overwerkt of onderbezet raakt.

Bekijk deze informatie regelmatig, minstens elke maand, om het abonnement voor de verdeling van de werklast aan te passen en een maximale productiviteit te garanderen zonder uw werknemers te overbelasten.

5. Gebruik een tool om werklastbeheer te stroomlijnen

Het werken met eindeloze spreadsheets en documenten voor het plannen en beheren van de verdeling van werklast kan hoofdpijn veroorzaken.

In plaats daarvan raden we aan om een tool voor projectmanagement te gebruiken zoals de ClickUp Hulpmiddelenbeheer Platform om uw efficiëntie te verhogen. Deze tool biedt krachtige functies om het beheer van werklast te stroomlijnen.

Lees hier hoe u de functies van ClickUp voor het beheer van werklast kunt gebruiken om de prestaties van teams en de verdeling van werklast te optimaliseren.

Tijd effectief beheren

Verbeter de efficiëntie van uw team door bij te houden hoeveel tijd ze aan taken besteden met behulp van ClickUp tijdsregistratie .

Houd de tijd bij die aan taken wordt besteed en optimaliseer de bandbreedte van uw team met ClickUp Tijdregistratie

Registreer de bestede uren in een Urenregistratie en geef deze weer per dag, week of maand om inzicht te krijgen in hoe lang verschillende groepen taken kunnen duren. Als bepaalde taken te lang duren, analyseer dan waarom dit gebeurt en neem proactieve maatregelen om de werkstroom van uw team te optimaliseren.

Op deze manier kun je je team helpen hun tijd effectief te beheren en taken binnen redelijke tijd te voltooien.

💡Pro Tip: Gebruik hulpmiddelen voor capaciteitsplanning om het giswerk bij het plannen van resources te elimineren en ervoor te zorgen dat u over optimale resources beschikt voor de vergadering van uw project._

Taken eenvoudig toewijzen

Identificeer de verschillende Taken in een project en groepeer ze in verschillende fasen met behulp van de methode ClickUp Kanban-bord .

Verdeel projecten in fasen en geef Taken onder elke fase weer met behulp van ClickUp Kanban-borden

Maak een kolom om elke fase van uw project weer te geven. Instances zoals "Nog te doen", "In uitvoering" en "In beoordeling" kunnen mogelijke fases zijn, afhankelijk van uw werkstroom. Groepeer de bijbehorende taken onder elke kolom en wijs ze toe aan de leden van het team op basis van hun beschikbaarheid en capaciteit.

Gebruik aangepaste velden om prioriteitsniveaus in te stellen voor elke taak, zodat je teams altijd op de hoogte zijn van aankomende deadlines en hun planningen hierop kunnen aanpassen.

Gezamenlijke probleemoplossing mogelijk maken

Stimuleer medewerkers om samen te werken aan Taken, zodat de leden van het team met creatieve oplossingen kunnen komen. Samenwerking helpt teams ook om hun middelen te bundelen, updates te delen, prioriteiten te stellen voor projecten en dubbel werk te voorkomen om het werk zo goed mogelijk te doen.

Met ClickUp is samenwerken gemakkelijker dan ooit. Start een gesprek met een teamlid rechtstreeks vanuit uw ClickUp-werkruimte met de knop ClickUp Weergave chatten . Gebruik @mentions om mensen te taggen en ze actiepunten toe te wijzen, waardoor het toewijzen van Taken veel sneller gaat.

Breng teamcommunicatie samen in één ruimte met ClickUp Chat en deel updates, koppel bronnen en werk moeiteloos samen

Een andere nuttige functie is ClickUp Whiteboards biedt het perfecte digitale canvas voor uw teamleden om ideeën te bespreken en te delen.

Brainstorm, strategiseer of breng werkstromen in kaart met de visueel samenwerkende ClickUp Whiteboards

U kunt zelfs met uw team samenwerken om taken visueel weer te geven en workflows te creëren die iedereen kunnen helpen de processen van een project te begrijpen. Door te analyseren hoe taken moeten worden uitgevoerd, kunt u snel een abonnement op de verdeling van workflows opstellen voor maximale productiviteit.

💡Pro Tip: Maak het plannen van hulpmiddelen eenvoudiger door te gebruiken sjablonen voor capaciteitsplanning om realistische abonnementen voor de verdeling van werklast voor uw leden van uw team te maken.

Beperkingen van middelen documenteren

Maak een rapport over de beperkingen van hulpbronnen door de soorten en het volume van de hulpbronnen die nodig zijn voor Taken te analyseren.

Consolideer ze in goed gestructureerde documenten met behulp van ClickUp Documenten . Deel ze met belanghebbenden om te bespreken hoe beperkte middelen projecten waarschijnlijk zullen beïnvloeden en bedenk de beste strategieën om het werk gedaan te krijgen zonder budgetten, tijdlijnen en capaciteiten te overschrijden.

Krijg een snelle weergave van al uw verbonden Subpagina's en relaties op ClickUp Docs om georganiseerd te blijven en werk verbonden te houden

Voorbeeld: Het marketingteam zit midden in een project met een hoge snelheid waarbij ze binnen vier maanden 250 blogposts willen publiceren. Ze stellen een resource constraint document op met een lijst van het aantal beschikbare content schrijvers in het team en de projecten waar ze momenteel aan werken.

Stakeholders en managers beslissen vervolgens samen welke taken voorlopig in de wacht kunnen worden gezet om het publicatiedoel te halen, hoeveel content elke schrijver in een maand kan schrijven en hoeveel artikelen moeten worden uitbesteed.

💡Pro Tip: Houd rekening met het toewijzen van taken en activiteiten aan individuele leden van een team. Verdeel de taken gelijkmatig om een burn-out te voorkomen en werklastverlamming .

Bijhouden van voortgang

Als je eenmaal de taken onder de leden van het team hebt verdeeld, moet je goed in de gaten houden of ze zich aan de deadlines houden.

Je kunt de huidige werklast van je team weergeven per toegewezen persoon en taken bekijken op basis van of ze zijn Voltooid, In uitvoering of worden beoordeeld met behulp van ClickUp Dashboards . Dit is een geweldige manier om een gedetailleerd beeld te krijgen van de capaciteit van uw team en de werklast waar nodig aan te passen.

Verdeel doelen, taken, agile-punten en projectstatussen in het zeer aanpasbare ClickUp 3.0 Dashboard

Om het nog gemakkelijker te maken, heeft ClickUp's AI.. ClickUp Brein kan inzichten uit uw dashboards naar boven halen en sleutelbevindingen samenvatten in rapporten. U hoeft alleen maar een query te doen en het AI-algoritme sorteert dashboards, lijsten met taken en documenten in uw werkruimte om de relevante informatie te vinden. ClickUp Brain consolideert vervolgens de resulterende gegevens als sleutelgegevens, zodat u uw antwoorden in één oogopslag kunt zien.

/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/07/Thread_Samenvatting_GIF.gif Thread samenvatten GIF in ClickUp AI /$$img/

Samenvatten van lange threads met een klik op de knop met ClickUp Brain

💡Pro Tip: Gebruik tools voor werklast automatisering om terugkerende taken zoals planning, bijhouden van taken en het genereren van rapporten af te handelen_.

Creëer gestandaardiseerde processen met behulp van sjablonen

ClickUp biedt een bibliotheek met meer dan 1000 sjablonen die zijn ontworpen om u te helpen uw werkstromen met gemak te stroomlijnen. Deze aanpasbare sjablonen bieden vooraf gedefinieerde kaders zodat u geen tijd hoeft te besteden aan het creëren van SOP's vanaf nul. Het maakt niet uit wat uw toepassing is, u vindt altijd een sjabloon dat aan uw specifieke behoeften voldoet.

Hebt u een sjabloon nodig om uw mankracht te beheren? De ClickUp sjabloon voor personeelsbeheer is uw go-to. Met vijf aangepaste weergaven kunt u uw resources netjes organiseren, hun vaardigheden afstemmen op de job en de juiste mensen vinden voor elke job.

/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/08/Resource-Management-People-Template.jpg Consolideer alle informatie die u nodig hebt voor een effectieve toewijzing van middelen met het sjabloon voor middelenbeheer ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-182171487&department=pmo Dit sjabloon downloaden /$$$cta/

Binnen dit sjabloon helpt de Tijdlijnweergave bij het plannen van de voltooiing van taken, terwijl de Weergave Status de goedkeuringen van taken bijhoudt. Om de werklast in evenwicht te brengen en overbelasting te voorkomen, gebruikt u de Team Werklastweergave en centraliseert en organiseert u essentiële projectmaterialen met de Hulpmiddelenweergave.

Verhoog de efficiëntie van je team met effectieve verdeling van werklast

Werklastbeheer is een kernvaardigheid voor projectmanagers. Zonder een effectieve verdeling van werklast en projectmanagement is de kans groot dat je te maken krijgt met gemiste deadlines, extra kosten en slechte resultaten. Net zo belangrijk is dat je te maken krijgt met ontevreden leden van je team en het risico op personeelsverloop.

Maar als je je zorgen maakt over de urenlange abonnementen en de enorme hoeveelheid handmatig werk die komen kijken bij effectief beheer en verdeling van werklast, weet dan dat er een betere manier is.

Maak gebruik van tools voor projectmanagement en werklastverdeling zoals ClickUp om het zware werk te doen.

De betaalbare prijsabonnementen van ClickUp bieden onbeperkte functies om u te helpen de werklast van uw team effectief te beheren zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over onevenredige werklasten en ongelukkige werknemers.

Als u wilt zien hoe ClickUp voor uw team werkt, meld u vandaag gratis aan en ontdek hoe je de productiviteit van je team kunt maximaliseren.