Het is het einde van de maand en je staart naar een berg inventarisatiegegevens die moeten worden georganiseerd, bijgehouden en gerapporteerd. Je Microsoft Excel-sheet staat open, de cellen wachten om gevuld te worden.
Hoe vereenvoudig je dit proces met slechts een paar klikken?
In deze gids laten we je zien hoe je je inventaris beheert in Excel. We bespreken ook hoe een Excel-spreadsheet voor het bijhouden van de inventaris het kan opnemen tegen speciale voorraadbeheersoftware zodat je kunt beslissen welke tool het beste bij je behoeften past.
Inzicht in Excel-spreadsheets voor inventarisatie
Of je nu een klein bedrijf runt of toezicht houdt op een grote operatie, je moet weten wat je op voorraad hebt en wat bijna op is.
Effectief voorraadbeheer is cruciaal voor elk bedrijf analyse van de waardeketen . En wereldwijd beginnen veel ondernemingen met het bijhouden van voorraden op de eenvoudigst mogelijke manier, via Excel-spreadsheets.
Waarom Excel gebruiken voor inventarisbeheer
Inventaris verwijst naar de goederen en materialen die een bedrijf bewaart voor wederverkoop of productie. Het zijn goederen die uw bedrijf bezit en die wachten om te worden verkocht of om te worden verwerkt tot iets verbazingwekkends.
Hoewel grotere organisaties gespecialiseerde software voor voorraadbeheer voor e-commerce kleinere bedrijven kunnen de eenvoud en flexibiliteit van Excel benutten. Excel-spreadsheets zijn veelzijdige hulpmiddelen waarmee je de waarde van je inventaris kunt bijhouden, beheren en analyseren.
Hier volgt een kort overzicht van specifieke functies in Excel die het ideaal maken voor een voorraadbeheersysteem:
Lijsten met voorraden
Met Excel kun je duidelijke en toegankelijke records bijhouden, zodat je voorraden en inventariswijzigingen kunt bijhouden
Zie dit als uw digitale archiefkast. Organiseer producten, hoeveelheden en details op een gestructureerde manier. Pas handmatig hoeveelheden en productdetails aan met relatief gemak. Gebruik formules, keuzelijsten en voorwaardelijke opmaak om sneller te werken.
Geautomatiseerde berekeningen
Met Excel formules besteed je minder tijd aan het dubbelchecken van nummers en meer tijd aan het runnen van je business. U hebt geen rekenmachine nodig. Pas een functie (formule) toe, selecteer cellen (waarden) en druk op enter - zo eenvoudig is het.
AI voor analyse
De functie Gegevens analyseren van Excel herkent patronen, voorspelt trends en stelt acties voor op basis van je gegevens. Het is alsof je een mini datawetenschapper op de loonlijst hebt staan!
via Excel
Excel Technieken voor voorraadbeheer
Hoewel Excel geen specifieke oplossing voor voorraadbeheer is, biedt het krachtige functies die je kunnen helpen georganiseerd en efficiënt te blijven. Laten we stap voor stap bekijken hoe je een inventarisspreadsheet in Excel kunt maken:
Stap 1: Maak een Excel-spreadsheet voor inventarisatie
Open Excel en begin met een lege werkmap. Een werkmap is een bestand dat een of meer spreadsheets bevat. Start Excel, klik op Bestand, selecteer Nieuw en kies Blanco werkmap.
Je hebt nu een nieuw canvas om je inventaris bij te houden.
via Excel
Stap 2: noodzakelijke productcategorieën als kolommen toevoegen
Stel duidelijke, gemakkelijk te navigeren kolommen in voor uw inventaris. Label de eerste kolom als Productnaam of Itemomschrijving. Maak vervolgens andere essentiële kolommen zoals SKU (Stock Keeping Unit), Voorraadniveaus en Nabestelpunten.
💡Pro Tip: U kunt tijd besparen door een van de ingebouwde sjablonen te gebruiken .
Zo ziet een typische inventaris in Excel eruit:
via Excel Maak je spreadsheet zo informatief en functioneel mogelijk om je gegevens snel te sorteren en filteren.
Stap 3: Pas de hoeveelheden aan naarmate u meer verkoopt
Nauwkeurig voorraadbeheer is van vitaal belang voor een capaciteit plannen . U moet nauwkeurig bepalen welke middelen, zoals voorraad en opslagruimte, nodig zijn om aan de huidige en toekomstige vraag te voldoen zonder uw activiteiten te overweldigen.
Houd uw voorraadniveaus up-to-date terwijl u verkoopt. Dit voorkomt voorraden en overbelaste middelen.
Om je voorraad bij te werken, zoek je het item op in je spreadsheet en pas je de hoeveelheid aan in de juiste kolom. Je kunt eenvoudige Excel formules gebruiken om automatisch totalen te berekenen en voorwaardelijke opmaak toe te passen om items die bijna op zijn te markeren, zodat je op de hoogte blijft van je voorraad en stockouts voorkomt.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-256.png Excel formules: Inventaris beheren in Excel /$$$img/
via Excel tip: Als u op zoek bent naar meer geavanceerde functies voor inkoop, bieden tools zoals SAP Ariba en Coupa een naadloze integratie met Excel. Deze software voor inkoopbeheer hiermee kunt u inkoopprocessen beheren, zoals het bijhouden van bestellingen en bulkupdates.
Stap 4: Gegevens beoordelen en controleren
Regelmatige controles en audits van uw voorraadgegevens zijn essentieel om de nauwkeurigheid ervan te garanderen
Neem regelmatig de tijd om uw fysieke inventaris te vergelijken met de nummers in uw Excel-spreadsheet. Zoek naar discrepanties, verouderde informatie of ontbrekende gegevens over uw inkomende en uitgaande voorraad.
Integreren logistieke software zoals Oracle Transportation Management en Zoho Inventory kunnen dit proces stroomlijnen door voorraadgegevens af te stemmen op real-time bijhouden.
Deze controles helpen de nauwkeurigheid van gegevens te handhaven en geven je inzicht in je voorraadtrends, zoals schommelingen in voorraadniveaus of seizoensgebonden vraagverschuivingen. Deze trends kunnen toekomstige behoeften voorspellen, wat uiteindelijk de operationele efficiëntie verbetert en de kosten verlaagt.
Veelvoorkomende valkuilen en fouten vermijden
Handmatig voorraadbeheer in Excel is gevoelig voor fouten. Veelvoorkomende fouten zijn inconsistente invoer van gegevens, het verkeerd labelen van producten en het niet bijwerken van de voorraadniveaus. Deze fouten zijn belangrijk omdat ze kunnen resulteren in te grote voorraden, stockouts en onnauwkeurige financiële rapportage.
Denk aan de beruchte JP Morgan walvisincident in Londen ? In 2012 leed JP Morgan Chase een duizelingwekkend verlies van $6 miljard omdat een werknemer onjuiste gegevens van de ene spreadsheet naar de andere kopieerde zonder formules aan te passen. Incidenten zoals deze benadrukken het belang van nauwkeurigheid in financieel en voorraadbeheer.
Volg deze best practices om deze valkuilen te vermijden:
- Stel duidelijke richtlijnen op voor de invoer van gegevens, inclusief naamgevingsconventies en updates
- Train alle gebruikers in het consistent invoeren van gegevens
- Houd regelmatig opfris-sessies om mogelijke nieuwe fouten als gevolg van updates aan te pakken
- Zorg voor een noodplan voor onopzettelijke fouten. Dit kan inhouden dat de fout onmiddellijk wordt geïdentificeerd en het team op de hoogte wordt gebracht om afwijkingen binnen een bepaalde tijd aan te pakken
Voer vervolgens een grondige controle van de gegevens uit om de voorraadniveaus te corrigeren en een oorzakenanalyse uit om herhaling te voorkomen.
Voordelen en nadelen van Excel voor voorraadbeheer
Als het op voorraadbeheer aankomt, is Excel als die oude vertrouwde auto in je garage. Het is misschien niet het nieuwste model, maar het klaart de klus - meestal.
Laten we eens kijken naar de voordelen van het gebruik van Excel voor al je voorraadbeheerprocessen.
- Kostenefficiëntie: Excel is veel kosteneffectiever dan de meeste speciale voorraadbeheersoftware
- Zichtbaarheid van de voorraad: Het is eenvoudig om een Excel-spreadsheet in te stellen waarmee je in vogelvlucht kunt zien wat er op voorraad is, wat er uit de schappen vliegt en wat er al ligt sinds de uitverkoop van vorig jaar
- Coördinatie via meerdere kanalen: Excel kan fungeren als een one-stop shop voor je inventaris, zodat je voorraadniveaus kunt coördineren of je nu online verkoopt, in de winkel, of beide
Laten we nu eens een paar redenen bekijken waarom deze vertrouwde oude voorraadbeheeroplossing niet altijd de held is die we willen zijn.
- Geen automatisering: Het ontbreken van ingebouwde functies voor automatisering in Excel is een groot probleem voor hedendaagse gebruikers
- Gevoeligheid voor fouten: Eén verkeerde toetsaanslag en je inventaris kan sneller uit de hand lopen dan je "ongedaan maken" kunt zeggen
Inventarisbeheersoftware vs. Excel Inventarisbeheer
U kunt kiezen voor gespecialiseerde alternatieven voor Excel voor voorraadbeheer. Sommige, zoals Google Spreadsheets, zijn vrij bekend; andere zijn meer gespecialiseerd, zoals Oracle NetSuite.
Voorraadbeheersoftware is speciaal bedoeld om bedrijven te helpen bij het bijhouden en beheren van hun voorraadniveaus, bestellingen, verkopen en leveringen. Het automatiseert veel handmatige processen die traditioneel geassocieerd worden met voorraadbeheer, waardoor de operationele efficiëntie verbetert.
De belangrijkste verschillen tussen gespecialiseerde voorraadbeheersoftware en voorraadbeheer in Excel worden in deze tabel samengevat:
| Software voor voorraadbeheer | Server voor voorraadbeheer in Excel | |
|---|---|---|
| Gebruiksvriendelijkheid | Speciaal ontworpen voor inventarisatietaken, vaak met intuïtieve interfaces | Bekend bij veel gebruikers, maar niet geoptimaliseerd voor inventarisbeheer |
| Hoge mate van automatisering voor invoer, updates en rapportage van gegevens Sterk afhankelijk van handmatige invoer | ||
| Realtime gegevenstoegang biedt real-time bijhouden en updates van voorraadniveaus, waardoor gegevens snel kunnen verouderen | ||
| Schaalbaarheid | Schaalt gemakkelijk mee met bedrijfsgroei en grotere voorraden | Beperkte schaalbaarheid; inefficiënt voor grote datasets |
| Gegevensintegriteit: sterkere beveiliging tegen gegevenscorruptie en -fouten: vatbaar voor menselijke fouten door handmatige invoer van gegevens | ||
| Ondersteunt meerdere gebruikers met gecontroleerde toegang en het bijhouden van wijzigingen. Beperkte functies voor samenwerking; gevoelig voor fouten wanneer meerdere gebruikers tegelijkertijd bewerkingen uitvoeren | ||
| Integreert naadloos met andere bedrijfssystemen (bijv. ERP, e-commerce). Beperkte integratiemogelijkheden; vereist vaak handmatige gegevensoverdracht | ||
| Over het algemeen zijn er abonnements- of licentiekosten aan verbonden | Low-cost of gratis | |
| Geavanceerde rapportagetools voor voorspellende analyses en inzichten Eenvoudige rapportagemogelijkheden; geavanceerde analysetools ontbreken | ||
| In hoge mate aanpasbaar om te voldoen aan specifieke bedrijfsbehoeften en workflows. Beperkte aanpassingsmogelijkheden; vertrouwt voornamelijk op vooraf gemaakte sjablonen |
Zoals je kunt zien, biedt gespecialiseerde software voor inventarisbeheer aanzienlijke functionele voordelen ten opzichte van Excel. Dit maakt het een meer geschikte keuze voor bedrijven met complexe inventarisatiebehoeften. Een punt van zorg zijn echter de kosten.
Wat als je het beste van twee werelden zou kunnen krijgen? Robuuste functies tegen een redelijke prijs?
ClickUp kiezen voor voorraadbeheer ClickUp is een aanpasbaar platform voor werkbeheer dat uitstekende functies biedt voor het beheren van spreadsheets en nog veel meer.
Aanpasbare dashboards, geautomatiseerde taken en realtime notificaties helpen om uw inventaris georganiseerd te houden. Bovendien biedt het verschillende functies voor inventarisbeheer, zoals het veilig opslaan van essentiële documenten zoals de Aantekening goederenontvangst (GRN) binnen Taken.
Blijf in realtime op de hoogte van uw inventarisatiegegevens met de Dashboards van ClickUp
Het integreert met andere tools die u vaak gebruikt, vergemakkelijkt tijdsregistratie en biedt geavanceerde rapportageopties. En de uitgebreide bibliotheek met sjablonen maakt het instellen van uw werkstroom een stuk eenvoudiger.
Bekijk enkele van ClickUp's oplossingen voor inventarisbeheer van dichtbij.
Automatisering en efficiëntie
ClickUp is een moderne, gebruiksvriendelijke oplossing om uw voorraadbeheerproces te stroomlijnen.
Het sjablonen voor leveranciersbeheer vereenvoudigen het bijhouden van informatie over en prestaties van leveranciers. Ingebouwde automatisering, zoals terugkerende taken en triggers voor taken, versnellen de coördinatie van leveranciers en zorgen ervoor dat ze sneller kunnen werken vereenvoudigt het beheer van bestellingen .
Met functies zoals het automatisch bijhouden van de voorraad, realtime updates en notificaties als de voorraad laag is, is ClickUp als een persoonlijke assistent die uw voorraad onder controle houdt.
Kosten en flexibiliteit
Excel is een zeer budgetvriendelijke en handige optie. Deze voordelen hebben echter een prijs: het beheren van complexe Excel spreadsheets kost meer tijd en moeite naarmate uw bedrijf groeit.
Ondertussen biedt ClickUp geavanceerde opties voor een klein abonnement. (Natuurlijk heeft ClickUp ook een levenslang gratis versie.
Voeg essentiële details toe met ClickUp Aangepaste velden
Met Aangepaste velden en meerdere ClickUp weergaven hebt u de flexibiliteit om uw informatie weer te geven op de manier die u wilt.
Het is belangrijk om aan te tonen dat u ClickUp ook voor uw andere behoeften kunt gebruiken. Bijvoorbeeld, ClickUp's software voor operationeel beheer kan uw groeiende bedrijf helpen.
Schaalbaarheid
ClickUp is gebouwd met schaalbaarheid in gedachten. Of u nu de inventaris beheert voor een klein bedrijf of voor een grote onderneming, ClickUp kan met u meegroeien.
Het verwerkt efficiënt grote hoeveelheden gegevens en biedt geavanceerde rapportage en analyses via aanpasbare ClickUp Dashboards helpen u geïnformeerde beslissingen te nemen terwijl uw business zich ontwikkelt. ClickUp's sjabloon voor voorraadbeheer kan worden aangepast aan uw behoeften, waardoor het gemakkelijk is om uw inventaris op te zetten en te beheren met minimale inspanning. Het is ook gemakkelijk schaalbaar.
ClickUp's sjabloon voor voorraadbeheer
Hier zijn enkele van de belangrijkste functies:
- Vooraf aangepaste velden voor het bijhouden van voorraaddetails zoals itembeschrijvingen, voorraadniveaus en herbestelpunten
- Gebruiksvriendelijke weergaven, waaronder lijsten, kalenders en borden voor het beheren van inventarisatietaken en -schema's
- Taak afhankelijkheid en herinneringen om tijdige herbevoorrading en voorraadcontroles te garanderen
- Aanpasbare dashboards om de voorraadstatistieken en prestaties te controleren
- Integratie met andere tools zoals Slack en e-mail voor gestroomlijnde communicatie en notificaties
- Functies voor samenwerking in realtime waarmee de leden van het team de voorraadinformatie gelijktijdig kunnen bijwerken
- Vereenvoudigde automatisering van de werkstroom om handmatige taken te verminderen en de efficiëntie te verbeteren
Overgang van Excel naar ClickUp voor voorraadbeheer
wist u dat: Volgens een onderzoek van Acuity Training gebruikt ongeveer 54% van de bedrijven wereldwijd Microsoft Excel, wat neerkomt op meer dan 2 miljard gebruikers wereldwijd. Excel doet dus duidelijk iets goed. De kans is groot dat ook jij het hebt gebruikt.
Maar als uw bedrijf groeit, moet u misschien een robuustere oplossing voor voorraadbeheer overwegen, zoals ClickUp.
Bent u klaar om te upgraden?
Als u merkt dat uw inventaris uw spreadsheet ontgroeit, is het misschien tijd om een upgrade te overwegen. Hier zijn enkele tekenen:
- Als u meer tijd besteedt aan het corrigeren van fouten dan aan het beheren van uw inventaris, kan het gebrek aan geavanceerde automatisering in Excel u tegenhouden
- Als je voorraad groeit, kan het overweldigend worden om alles in Excel bij te houden
- Als je real-time updates en automatisering nodig hebt, kunnen de handmatige processen in Excel je vertragen
- Als meerdere mensen betrokken zijn bij het beheren van de inventaris, kan het coördineren via één spreadsheet chaotisch worden
Overgang van Excel voorraadbeheer naar ClickUp
De overstap van Excel naar ClickUp hoeft niet moeilijk te zijn.
Begin met het migreren van uw bestaande gegevens naar de aanpasbare dashboards van ClickUp. Met deze dashboards kunt u dynamische lijsten maken, voorraadniveaus bijhouden en bestellingen van meerdere verkoopkanalen op één plaats beheren.
Hier volgt een stap-voor-stap aanpak:
Exporteer uw Excel-gegevens
Begin met het exporteren van uw inventarisgegevens vanuit Excel (in XLSX, XLS of CSV format) en importeer deze in ClickUp.
Verhoog je productiviteit met automatiseringen in ClickUp
Met de realtime rapportage van ClickUp kunt u actuele inzichten genereren met één klik op de knop, zodat u snel weloverwogen beslissingen kunt nemen.
En we hebben het beste voor het laatst bewaard: ClickUp Brein .
ClickUp Brain is ClickUp's ingebouwde, volledig geïntegreerde AI-assistent. U hebt er overal binnen het ClickUp platform toegang toe. Dit is hoe u het kunt gebruiken:
- Stel het vragen ("Wat is de huidige omloopsnelheid van onze inventaris en hoe verhoudt zich dat tot vorig jaar?")
- Tabellen en weergaven genereren ("Toon me een tabel met alle items die tijdens het kerstseizoen van vorig jaar uit voorraad gingen en de huidige vraag ernaar")
- Rapporten maken ("Schrijf een korte samenvatting van de maandelijkse variaties in de voorraad schoenen van dit jaar")
Rapporten en samenvattingen maken met ClickUp Brain
leuk weetje: De 80-jarige Japanse kunstenaar Tatsuo Horiuchi maakt prachtige schilderijen van het Japanse leven, kunstvormen en landschappen... met behulp van Microsoft Excel!
Uw voorraadbeheer automatiseren met ClickUp
Een wijs persoon zei ooit: "De wereldeconomie is gebouwd op twee dingen: de verbrandingsmotor en Microsoft Excel." Inderdaad, Excel heeft zijn strepen verdiend.
Excel kan kleine bedrijven helpen hun voorraadbeheer te verbeteren. Maar als je bedrijf groeit, weet je dat het tijd is om je Excel-inventarisbeheersysteem te upgraden.
ClickUp biedt moderne, schaalbare inventarisatieoplossingen met automatisering, realtime inzichten en handige functies waar een Excel-spreadsheet niet aan kan tippen. Het wordt ook geleverd met vele andere oplossingen, zoals collaboratieve documentatie en real-time chatten, die het een geschikte alles-in-één app maken voor alle afdelingen. Voor de vooruitdenkende zakelijke professional zijn de schaalbaarheid en flexibiliteit niet te versmaden. Begin vandaag nog met ClickUp!