Hoe maak je een opstartproces voor werknemers (+ checklist)?

Anne, een senior softwareontwikkelaar bij een productbedrijf, heeft besloten na vijf jaar ontslag te nemen. Zonder een formeel offboardingproces heeft ze na haar vertrek nog steeds toegang tot cruciale bedrijfssystemen.

Een paar weken later zijn gevoelige gegevens van clients in gevaar en niemand weet of het een ongeluk was of een gat in de veiligheid. Het is onduidelijk wie haar verantwoordelijkheden overneemt, het team is in de war en kritieke deadlines lopen gevaar. Zonder een goede kennisoverdracht en overdrachtsprocedure heeft haar vervanger moeite om op snelheid te komen.

Dit gebeurt vaker dan je denkt. 71% van de bedrijven heeft geen een formeel offboardingproces. Zonder zo'n proces riskeer je problemen met de veiligheid, verwarring bij teams en schade aan de reputatie van je bedrijf.

In dit artikel bespreken we de ins en outs van het offboarden van werknemers, het belang van een checklist voor het offboarden en hoe je het proces effectief kunt implementeren.

Werknemer offboarden begrijpen

Het offboarden van werknemers is het formele proces van het managen van de scheiding van een werknemer van het bedrijf door ontslag, beëindiging van het dienstverband of pensionering. Terwijl onboarding zich richt op het assimileren van werknemers in het bedrijf, zorgt offboarding voor een soepele en respectvolle exit.

Een succesvol offboardingproces is om verschillende redenen cruciaal:

• Bescherming van de belangen van het bedrijf: Offboarding zorgt ervoor dat je bedrijfsmiddelen kunt terughalen en dat gevoelige informatie veilig blijft
• Business continuïteit: Een goede offboarding vergemakkelijkt de kennisoverdracht en zorgt ervoor dat kritieke taken niet in het ongewisse blijven
• Werknemerservaring: Een respectvolle en professionele offboarding-ervaring benadrukt de reputatie van uw organisatie en laat voormalige werknemers achter met een blijvende positieve indruk, zelfs in de laatste fase

Het verschil tussen onboarding en offboarding

Zowel onboarding als offboarding zijn een essentieel onderdeel van het personeelsbeleid medewerkerreis in kaart brengen maar ze dienen totaal verschillende doelen:

• Onboarding gaat over het helpen van een nieuwe werknemer om te wennen aan hun rol en de bedrijfscultuur, vaak ondersteund door effectieveonboarding software* Daarentegen richt offboarding zich op een soepele overgang van werknemers uit het bedrijf, het waarborgen van de bedrijfscontinuïteit en het veiligstellen van bedrijfsmiddelen

Dit is het verschil:

Een HRMS is cruciaal bij het inwerken en uitwerken. HRMS-tools helpen bij het bijhouden van taken, automatiseren papierwerk en beheren toegangsrechten, waardoor het proces wordt gestroomlijnd en menselijke fouten worden verminderd.

Ze verbeteren de efficiëntie en effectiviteit van onboarding- en offboardingprocessen door:

• Het automatiseren van administratieve Taken
• Stroomlijnen van communicatie en documentatie
• Het bijhouden van training en prestaties
• Het beheren van activarendementen en eindafrekeningen
• Feedback verzamelen en zorgen voor naleving

Een gids voor het correct opstarten van werknemers

Wanneer een werknemer een organisatie verlaat, uit vrije keuze of door omstandigheden, wordt het offboardingproces een cruciaal onderdeel van de overgang; er komt meer bij kijken dan een afscheidsmail.

Hoe kun je een werknemer op de juiste manier van boord doen? En welke stappen moet je nemen om ervoor te zorgen dat dit op de juiste manier gebeurt?

Stroomlijn de offboarding van werknemers met ClickUp's alles-in-één HR-beheerplatform ClickUp is een uitgebreid hulpprogramma voor projectmanagement dat ook dienst doet als software voor talentbeheer . Het helpt je om elk aspect van het offboardingproces te stroomlijnen en te automatiseren.

Laten we met dat in gedachten een stap-voor-stap gids doorlopen voor een soepele overgang.

1. Communicatie over het vertrek

Het is altijd het beste om het vertrek van een werknemer eerder aan te kondigen dan later. Zo blijft het team op de hoogte en voorkom je onnodige roddels. Zorg ervoor dat u en de vertrekkende werknemer het eens zijn over wanneer en hoe u het nieuws deelt.

Managers moeten hun team, afdeling en HR snel op de hoogte brengen. Open en eerlijke communicatie is de sleutel tot een soepele overgang en het behouden van een positieve sfeer op de werkvloer toptalent te behouden . Het helpt ook iedereen te weten wat ze kunnen verwachten en hoe de werklast zal verschuiven.

Om het makkelijker te maken, is het misschien handig om een standaard sjabloon voor bedrijfsbeleid . Dit houdt de communicatie consistent en maakt toekomstig vertrek veel gemakkelijker.

2. Vergemakkelijking van kennisoverdracht

Wanneer werknemers vertrekken, is het vastleggen van hun expertise en inzichten essentieel om lopende projecten of processen niet te verstoren. Uit een onderzoek van het American Productivity & Quality Center bleek dat bedrijven met een effectieve kennisoverdracht 30% meer kennis, zelfs nadat een werknemer vertrekt.

Lees hier hoe u het proces van kennisoverdracht kunt implementeren:

• Identificeer de belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de vertrekkende medewerker
• Werk met hen samen om procedures, sleutelcontacten en andere kritieke details te documenteren
• Zorg ervoor dat deze informatie georganiseerd en toegankelijk is voor hun opvolger
• Stel een overgangsperiode in waarin de vertrekkende medewerker zijn/haar vervanger kan opleiden of verantwoordelijkheden kan overdragen

Dit helpt ervoor te zorgen dat de nieuwe persoon meteen aan de slag kan en de productiviteit op peil kan houden zonder een slag te missen.

U kunt gebruik maken van ClickUp Brein , een AI-schrijfprogramma, om een uitgebreid werknemershandboek dat essentiële informatie en hulpmiddelen bevat.

Laat ClickUp Brain in een paar klikken werknemershandboeken schrijven en teksten oppoetsen

Hier zijn drie AI-gestuurde componenten die u kunt gebruiken om kennisoverdracht te vereenvoudigen:

• AI Knowledge Manager: Krijg onmiddellijk nauwkeurige antwoorden over de vertrekkende werknemer, inclusief zijn verantwoordelijkheden en lopende projecten, zodat er geen kritieke informatie verloren gaat
• AI Project Manager: Automatiseer offboarding taken zoals voortgangsupdates en statusrapportages, verminder handmatig werk en zorg voor een efficiënte afhandeling van alle activiteiten
• AI Writer for Work: Gebruik deze schrijfassistent om offboarding documenten en communicatie te verfijnen, zodat ze duidelijk en professioneel zijn

3. Herstellen en bijwerken van bedrijfsmiddelen en systeemtoegang

Fact Check: A onderzoek door Oomnitza toonde aan dat 27% van de organisaties verliezen van meer dan 10% van hun technologische activa heeft geleden als gevolg van onvolledige offboarding.

Om dit verlies van bedrijfsmiddelen te voorkomen, is het cruciaal om vertrekkende werknemers te vragen alle bedrijfsmiddelen op hun laatste dag in te leveren. Hieronder vallen badges of lanyards, krediet kaarten, uniformen, telefoons, laptops en bedrijfswagens.

4. Exitgesprek

Exitinterviews zijn een kans om inzichten te verzamelen van vertrekkende werknemers over hun ervaring, wat kan helpen bij het verbeteren van personeelsbehoud.

Hier zijn enkele doordachte exit-interview-vragen om te overwegen tijdens uw vergadering:

• Wat heeft geleid tot uw beslissing om te vertrekken?
• Welke verbeteringen zou u voorstellen voor onze werkplek?
• Wat hadden we anders kunnen doen om u aan te moedigen te blijven?
• Hoe zou u uw relatie met uw manager omschrijven?
• Aan welke kwaliteiten moeten we prioriteit geven bij het zoeken naar je vervanger?
• Wat missen we momenteel dat onze organisatiecultuur zou kunnen verbeteren?
• Zou je ons bedrijf aanbevelen aan anderen in je netwerk?

Door te begrijpen waarom werknemers vertrekken, kunnen bedrijven actie ondernemen om te voorkomen dat anderen om soortgelijke redenen vertrekken.

U kunt gebruik maken van ClickUp formulieren om cruciale gegevens van exitinterviews te verzamelen. U kunt voorwaardelijke logica gebruiken om de vragen dynamisch aan te passen op basis van de gegeven antwoorden. Uw enquête is nu eenvoudiger in te vullen en effectiever in het verzamelen van relevante informatie.

Verzamel gestructureerde feedback van exit-interviews met behulp van ClickUp Forms

Deze formulieren zetten de input van werknemers om in gestructureerde en bruikbare inzichten, zodat u trends kunt analyseren en aanvullen.

Ook lezen: Top 10 Free Exit Interview Templates & Vragen voor HR Teams

5. Eindloon

Salarisadministratie is vaak een van de meest gevoelige onderdelen van offboarding. Naast de wettelijke en financiële verplichtingen heeft het eindloonproces ook een grote invloed op de salarisadministratie en de bedrijfsvoering.

Hier is een checklist om ervoor te zorgen dat je aan alle voorwaarden voldoet:

• Bereken het eindloon: Neem het laatste loonstrookje, ongebruikte vakantiedagen en eventuele bonussen of provisies mee
• Onkosten vergoeden: Zorg ervoor dat alle openstaande vergoedingen voor zakelijke uitgaven zijn verwerkt
• Salarissystemen bijwerken: Pas de salarisadministratie aan om het vertrek van de werknemer weer te geven en zorg ervoor dat alle verdere betalingen worden stopgezet
• Verifieer voordelen: Bevestig de status van voordelen, zoals ziektekostenverzekering en pensioenbijdragen, en informeer de werknemer over eventuele wijzigingen
• Alles documenteren: Houd gedetailleerde gegevens bij van alle transacties en communicaties met betrekking tot het laatste salarisproces voor naleving en toekomstige referentie

6. Ontslagpakket en secundaire arbeidsvoorwaarden

Ontslagvergoedingen maken vaak deel uit van het ontslagproces, vooral bij ontslagen. Het aanbieden van een eerlijk en concurrerend ontslagpakket is essentieel voor het beschermen van de rente van de vertrekkende werknemer en het behouden van een positief werkgeversimago.

Een goed gestructureerd ontslagpakket toont empathie en toewijding aan uw werknemers, wat de reputatie kan verbeteren en de goodwill kan behouden, zelfs in moeilijke omstandigheden.

Ook lezen: Hoe schrijf je een checklist voor het inwerken van nieuwe medewerkers?

7. Geheimhoudingsovereenkomsten

Vertrekkende werknemers ondertekenen vaak geheimhoudingsovereenkomsten tijdens het vertrekproces om vertrouwelijke bedrijfsinformatie te beschermen. Dit juridische kader stelt duidelijke verwachtingen vast over welke informatie vertrouwelijk is en wat de verplichtingen van de vertrekkende werknemer zijn, zodat elke schending van de vertrouwelijkheid juridisch kan worden aangepakt.

Bovendien helpen NDA's het vertrouwen te behouden in het vermogen van het bedrijf om bedrijfsinformatie te beschermen, zelfs na het vertrek van een werknemer.

U kunt het volgende gebruiken ClickUp Documenten , een documentbeheersysteem, om deze documenten op te slaan en te beheren en ervoor te zorgen dat alle NDA's worden ondertekend voor het vertrek van de werknemer.

8. Afhaken van technische hulpmiddelen

U moet ervoor zorgen dat werknemers geen toegang meer hebben tot technische hulpmiddelen van het bedrijf, zoals tools voor projectmanagement of interne communicatieplatforms.

Dit is waarom:

• Veiligheid: Het intrekken van de toegang tot technische hulpmiddelen zorgt ervoor dat de gevoelige gegevens, intellectuele eigendommen en informatie over clients van het bedrijf veilig blijven
• Naleving: Het niet naleven van de regelgeving op het gebied van privacy kan resulteren in hoge boetes of juridische gevolgen
• Operationele continuïteit: Door accounts, gegevens en bestanden op de juiste manier over te dragen, zorgt het bedrijf ervoor dat de dagelijkse activiteiten niet worden verstoord
• Kostenefficiëntie: Het terugvorderen van softwarelicenties en andere technische middelen voorkomt onnodige uitgaven en zorgt ervoor dat deze middelen beschikbaar zijn voor toekomstig gebruik

Ook lezen: Hoe verblijfsinterviews voeren om werknemers te behouden?

Best Practices voor opstarten verkennen

Wanneer u werknemers uit dienst neemt, moet u best practices implementeren om een soepele overgang te garanderen. Door vertrekkende werknemers met hetzelfde respect te behandelen als nieuwe werknemers, zorg je ervoor dat het proces de waarden van je bedrijf weerspiegelt voor toekomstige werknemers.

Hier volgen enkele sleutelpraktijken om te overwegen:

• Volg alle wettelijke en reglementaire richtlijnen om mogelijke geschillen te voorkomen en een ethisch verantwoorde uitdiensttreding te garanderen
• Stel clients en externe partners op de hoogte van wijzigingen en introduceer nieuwe contactpunten om relaties in stand te houden
• Hanteer vertrekkende medewerkers met professionaliteit, zodat ze een goede indruk achterlaten voor mogelijke toekomstige samenwerking of indiensttreding
• Identificeer opvolgers of tijdelijke vervangers in een vroeg stadium om operationele verstoringen te voorkomen. Gebruik deze gelegenheid om verantwoordelijkheden te delegeren of teams te herstructureren indien nodig
• Respecteer de privacy van werknemers door hen toe te staan persoonlijke bestanden op te halen en niet-bedrijfsgerelateerde informatie te verwijderen van apparaten of platforms voordat ze worden teruggestuurd
• Voer, naast het intrekken van de toegang tot bedrijfssystemen, een grondige controle uit van de recente systeemactiviteiten van de vertrekkende werknemer om er zeker van te zijn dat er geen gevoelige gegevens zijn gekopieerd of overgedragen
• Bied toegang tot een alumninetwerk van het bedrijf om langdurige professionele relaties en naamsbekendheid te stimuleren
• Erken en prijs de bijdragen van de vertrekkende medewerker, versterk het positieve moreel binnen het team en laat de deur open voor mogelijke herintreding in de toekomst

Geen enkel ontslagproces is perfect, maar het vermijden van veelgemaakte fouten kan een aanzienlijk verschil maken.

Software voor een effectief ontslagproces

Het offboarden van een werknemer bestaat uit verschillende bewegende delen en het beheer ervan kan een uitdaging zijn. Er zijn verschillende softwareprogramma's ontworpen voor verschillende aspecten van het proces ClickUp HR-beheerplatform kan het allemaal aan.

Dit is hoe het alles vereenvoudigt voor een soepele offboarding-ervaring:

1. Taken en follow-ups gemakkelijk beheren

Bij het offboarden komen meerdere taken kijken die moeten worden bijgehouden en op tijd voltooid. Met ClickUp-taak kunt u gemakkelijk specifieke taken toewijzen aan HR-medewerkers en de vertrekkende werknemer, zodat iedereen op de hoogte is van zijn verantwoordelijkheden.

Gebruik Taakbeheer om het offboardingproces te vereenvoudigen

U kunt bijvoorbeeld taken aanmaken voor het herstellen van bedrijfsmiddelen, zoals het teruggeven van bedrijfslaptops en het intrekken van softwaretoegang. Deze duidelijkheid voorkomt miscommunicatie en onoplettendheid, wat kan leiden tot verlies van bedrijfsmiddelen of veiligheidsrisico's. ClickUp Herinneringen en notificaties verbeteren dit proces nog verder.

Blijf altijd op de hoogte van wat je nog te doen staat met Herinneringen

Zodra de taken zijn toegewezen, kunt u deadlines en herinneringen instellen om iedereen verantwoordelijk te houden. De vertrekkende werknemer kan herinneringen ontvangen over het inleveren van apparatuur, terwijl HR kan worden gewaarschuwd voor exitgesprekken of het voltooien van papierwerk.

Bovendien biedt ClickUp zichtbaarheid in de status van elke taak, zodat teamleden de voortgang gemakkelijk kunnen bijhouden. Gebruik ClickUp Automatisering om de status van taken te wijzigen (bijv. van 'in uitvoering' naar 'voltooid') naarmate taken worden afgerond, waardoor het team in realtime op de hoogte wordt gehouden.

U kunt ook de ClickUp aangepaste velden functie om bij te houden welke activa (zoals laptops, telefoons, enz.) moeten worden geretourneerd.

Deze georganiseerde aanpak beschermt de bedrijfsmiddelen van uw organisatie en bevordert een respectvolle en efficiënte offboarding-ervaring voor alle betrokkenen.

2. Maak een offboarding checklist

Begin met het opstellen van een gedetailleerde checklist voor het opstarten van het team, met alle stappen die nodig zijn, van het informeren van de leden tot het verzamelen van bedrijfsmiddelen.

Taakspecifieke lijsten ontwikkelen voor het offboardingproces

Met ClickUp-taak checklist kunnen HR Teams lijsten maken met taken die zijn afgestemd op het offboardingproces. Zo kunt u bijvoorbeeld taken toewijzen zoals het voeren van exitgesprekken, het bijwerken van documentatie en het beheren van de teruggave van bedrijfseigendommen. Elke taak kan worden toegewezen aan verschillende leden van het team, zodat de verantwoordelijkheid en het eigendom duidelijk zijn.

Deze structuur zorgt voor duidelijkheid: elk lid van het team kent zijn verantwoordelijkheden en deadlines, waardoor het risico op het missen van belangrijke stappen afneemt. Je kunt ook deadlines instellen voor elke taak om het offboardingproces op schema te houden.

Zodra u alles hebt georganiseerd, slaat u het op als een sjabloon voor checklist zo kunt u de checklist gemakkelijk kopiëren telkens wanneer een werknemer vertrekt, wat zorgt voor consistentie en efficiëntie in uw offboardingproces.

Ook lezen: Free HR Templates & Forms om HR-processen te verbeteren in 2024

3. Houd de voortgang bij met dashboards

Met een duidelijk overzicht kunt u mogelijke knelpunten identificeren en het hele team op één lijn brengen tijdens de overgang. ClickUp Dashboards is een krachtig hulpmiddel voor het bijhouden van de voortgang in verschillende teams. Met aanpasbare widgets kunt u eenvoudig de voltooiing van taken controleren, vertragingen opsporen en de volgende stappen schetsen, waardoor u een uitgebreide weergave krijgt van het offboardingproces.

/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image-637.png ClickUp Dashboard /%img/

Bewaak de voortgang van het offboardingproces in verschillende Teams met behulp van Dashboards

Deze zichtbaarheid helpt ervoor te zorgen dat alle Taken worden Voltooid en dat iedereen zijn verantwoordelijkheden kent.

Je kunt gedetailleerde rapportages genereren die de efficiëntie van het offboardingproces beoordelen, verbeterpunten aangeven en de naleving van het bedrijfsbeleid garanderen. Met deze gegevensgestuurde aanpak kunt u uw proces in de loop van de tijd verfijnen.

Om een voorsprong te nemen, kunt u gebruikmaken van de kant-en-klare ClickUp Project Checklist Sjabloon ontworpen om de standaardvereisten van offboarding aan te pakken.

Met dit beginnersvriendelijke sjabloon kunt u het offboardingproces effectiever beheren, zodat de overgang voor vertrekkende werknemers soepel verloopt en uw bedrijfsactiviteiten zo min mogelijk worden verstoord.

/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image-638.png Beheer uw offboardingproces effectiever met de ClickUp Project Checklist Template https://app.clickup.com/signup?sjabloon=t-2x1w5kn&\_gl=1*irf743*\_gcl_aw*R0NMLjE3MjYwNDY4NzYuQ2owS0NRancwT3EyQmhDQ0FSSXNBQTVodWJVMDlZcXpYOU5fNlI0eklCbDlDWl80YnQ3eG9mTVBtMGhCSFcyc2k0azRkazlfZzNEb0x5c2FBbGkzRUFMd193Y0I.\*\_gcl\_au\*MTU1OTg2NTEzOC4xNzIxNTk1OTE1 Dit sjabloon downloaden /$$cta/

Het gebruik van een sjabloon voor een checklist voor projecten biedt verschillende waardevolle voordelen. Hiermee kunt u:

• Taken organiseren in beheersbare, haalbare stappen, waardoor het offboardingproces minder overweldigend wordt en gemakkelijker te volgen is
• Ervoor zorgen dat alle Taken in de juiste volgorde worden Voltooid, waardoor het risico op het missen van kritieke stappen afneemt
• Mogelijke problemen of risico's in verband met het offboardingproces identificeren, zodat proactieve oplossingen mogelijk zijn
• Een duidelijke tijdlijn voor het project opstellen, zodat teams op schema blijven en deadlines effectief kunnen bijhouden

Verbeter uw offboardingproces met ClickUp

Het maken van een checklist voor het vertrek van werknemers helpt de bedrijfscontinuïteit te handhaven, bedrijfsactiva te beschermen en de reputatie van uw organisatie hoog te houden.

Door een gestructureerd, respectvol en grondig proces te volgen - vooral met tools zoals ClickUp - kunt u zowel de ervaring van werknemers als de efficiëntie van de organisatie verbeteren.

Een goed geïmplementeerd offboardingproces is geen formaliteit; het is een essentieel onderdeel van de levenscyclus van een werknemer dat een blijvende indruk achterlaat. Zorg voor een positieve indruk.

Klaar om uw offboarding-ervaring te stroomlijnen? Aanmelden bij ClickUp vandaag nog!