Personeelsverloop is nooit goed nieuws. Afgezien van de negatieve impact op uw bedrijf, is het een groot verlies vanwege de enorme hoeveelheid tijd en moeite die uw HR-afdeling en u besteden aan het werven van nieuwe medewerkers, het opleiden ervan en het verbeteren van hun productiviteit.
Hoewel een beetje verloop normaal is, kan een hoog verloopcijfer wijzen op een dieper liggend probleem. Een goede manier om het 'waarom' achter het toenemende aantal ontslagen aan te pakken, is door effectieve exitgesprekken te voeren.
Exitgesprekken zijn een waardevol hulpmiddel om inzicht te krijgen in de werkelijke redenen waarom een werknemer heeft besloten te vertrekken. Vaak leveren exitgesprekken ook een 'onverbloemde' beoordeling van uw bedrijfscultuur, eventuele verborgen problemen en een uniek perspectief op de ervaringen van de werknemer op.
Ze worden echter vaak onderbenut en sommige organisaties slaan exitgesprekken zelfs helemaal over.
Om een effectief exitgesprekproces te implementeren, leest u hieronder 20 van de beste vragen voor exitgesprekken en best practices voor het instellen van deze gesprekken.
Wat is een exitgesprek?
Een exitgesprek is een formele vergadering die doorgaans plaatsvindt tussen de HR-manager of HR-vertegenwoordiger van een organisatie en een werknemer die ontslag heeft genomen. De vragen in het gesprek zijn bedoeld om te begrijpen waarom de werknemer is vertrokken, wat zijn ervaringen met de organisatie zijn en of hij feedback heeft voor het verbeteren van de bedrijfscultuur of werkomgeving.
Exitgesprekken worden meestal gepland kort nadat een werknemer zijn officiële ontslagbrief heeft ingediend, maar ze kunnen op elk moment tijdens de opzegtermijn worden gevoerd. Exitgesprekken zijn een belangrijk onderdeel van een gezond personeelsbeleid.
Lees meer: 10 talentmanagementsoftware voor HR-teams in 2024
Waarom zijn exitgesprekken belangrijk?
Exitgesprekken zijn om verschillende redenen een essentieel onderdeel van het offboardingproces van werknemers:
- Inzicht in de ervaringen van werknemers: Ontdek de echte redenen waarom een werknemer vertrekt, vooral als hij of zij daar tijdens het dienstverband niet over wilde praten
- Patronen herkennen: Door gedetailleerde feedback van meerdere werknemers te verzamelen, kan een organisatie patronen of problemen ontdekken die een negatieve invloed kunnen hebben op de organisatie
- Verhoog het personeelsbehoud: Inzichten uit exitgesprekken kunnen leidinggevenden helpen begrijpen hoe ze onder andere processen, de werkplek en de teamcultuur en managementpraktijken kunnen verbeteren om het moreel en het behoud van werknemers te stimuleren
Wanneer u exitgesprekken overslaat of afraffelt, mist u de kans om kritische feedback te krijgen die verborgen problemen aan het licht kan brengen. Als deze problemen blijven bestaan en niet worden aangepakt, loopt u het risico meer ervaren werknemers te verliezen.
Het is belangrijk om exitgesprekken met geduld, openheid en empathie te voeren. Iedereen heeft andere ervaringen met het werk in een bedrijf en een vertrekkende medewerker heeft niet altijd positieve dingen te zeggen over uw organisatie of zelfs over u.
U moet er ook op voorbereid zijn dat vertrekkende werknemers terughoudend zijn en geen duidelijke antwoorden willen geven. Luister in ieder geval rustig en onthoud dat het doel hier is om openhartige antwoorden te krijgen en de werknemer aan te moedigen om zich vrijuit te uiten, niet om uzelf te verdedigen of de geïnterviewde in verlegenheid te brengen.
Lees meer: 10 sjablonen voor sollicitatiegesprekken: vragen en richtlijnen voor managers die personeel aannemen
20 vragen voor een exitgesprek met werknemers
Nu we de basis hebben behandeld, volgt hier een lijst met vragen voor exitgesprekken die u aan vertrekkende werknemers kunt stellen om inzicht te krijgen in de factoren achter hun beslissing om uw organisatie te verlaten. Beschouw de onderstaande lijst als een sjabloon die u kunt aanpassen op basis van de rol, prestaties en eerdere gesprekken met de werknemer.
Redenen om te vertrekken
- Wat was de belangrijkste reden waarom u ontslag hebt genomen? Was het een betere kans, carrière stagnatie, werk-privébalans, enz. ?
- Zijn er specifieke incidenten geweest die uw besluit om te vertrekken hebben beïnvloed? Kunt u deze beschrijven?
- Vond u het beleid of de werkwijze van het bedrijf op een of andere manier problematisch?
Werktevredenheid
- Welke aspecten van uw werk vond u het meest bevredigend en voldoening gevend?
- Welke aspecten van je werk vond je het minst leuk?
Relationships met managers en collega's
- Beschrijf uw algemene relatie met uw collega's. Kunt u voorbeelden geven van positieve/negatieve ervaringen?
- Beschrijf uw relatie met uw directe leidinggevende. Kunt u voorbeelden geven van positieve/negatieve ervaringen?
- Kunt u goed samenwerken en moeiteloos met uw collega's werken?
Bedrijfscultuur
- Beschrijf uw mening over de bedrijfscultuur en de secundaire arbeidsvoorwaarden
- Hoe hebben de missie en waarden van het bedrijf uw professionele leven beïnvloed?
- Speelde de bedrijfscultuur een rol bij uw beslissing om te vertrekken?
- Kunt u een gezonde balans vinden tussen uw privéleven en uw professionele verantwoordelijkheden?
Onboarding en training van werknemers
- Vond u het onboardingproces grondig en goed georganiseerd?
- Vond u de initiële training die u hebt gekregen effectief in het voorbereiden op uw takenpakket?
- Hoe lang duurde het om te integreren in het bedrijf met de hulp van de HR-vertegenwoordiger en uw team leden? Was het een soepel proces?
Salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden
- Hoe tevreden was u over uw salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden?
- Was u tevreden met de frequentie van loonsverhogingen?
Groei- en ontwikkelingsmogelijkheden
- Heb je tijdens je dienstverband kansen gekregen om je carrière en vaardigheden te ontwikkelen?
- Hoe beoordeelt u de programma's voor vaardigheidsontwikkeling van het bedrijf?
- Heb je duidelijke richtlijnen en een pad gekregen om je doelen voor je loopbaanontwikkeling te bereiken?
U kunt de werknemer aan het einde van een exitgesprek ook om suggesties of ideeën voor verbetering vragen. Soms delen werknemers originele, doordachte ideeën die u in de toekomst kunt implementeren.
Deze vragen voor het exitgesprek zijn bedoeld om u te helpen gedetailleerde feedback te krijgen over de ervaringen van de werknemer met de organisatie en of de inspanningen van uw bedrijf om een prettige, gezonde en productieve werkplek te creëren effectief zijn.
Vragen over de bedrijfscultuur en relaties met huidige werknemers, collega's en managers kunnen u helpen onderliggende problemen met de dynamiek op de werkplek, managementpraktijken en teamcohesie aan het licht te brengen.
Pro Tip💡 : Gebruik ClickUp's ingebouwde AI-assistent, ClickUp Brain , als uw brainstormpartner om vragen voor exitgesprekken te genereren met behulp van eenvoudige prompts. Dit bespaart u tijd en helpt u een uitgebreide opslagplaats van vragen op te bouwen voor een grondig exitgesprekproces.
Hoe voer je een succesvol exitgesprek?
Uit een onderzoeksrapport van Aberdeen blijkt dat slechts ongeveer 29% van de bedrijven een gestructureerde offboardingstrategie heeft.
Door het exitgesprek achterwege te laten, loopt een groot percentage van de organisaties waardevolle kansen mis om inzicht te krijgen in de perceptie van werknemers en om meer te weten te komen over de teamdynamiek en leiderschapsstijlen.
Een effectieve offboardingstrategie omvat een goed gestructureerd exitgesprek. Hier volgen enkele richtlijnen:
1. Kies het juiste interview format
Bepaal welk format u wilt gebruiken voor exitgesprekken. Houd het flexibel, comfortabel en toegankelijk voor werknemers. U kunt kiezen uit meerdere interviewformats, afhankelijk van de beste manier om werknemers aan te moedigen om onbevooroordeelde feedback te geven.
- Persoonlijke interviews: Deze interviews zijn een uitstekende manier om diepgaande gesprekken te voeren en geven u de mogelijkheid om subtiele lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen op te vangen. U kunt ook snel antwoord krijgen op vervolgvragen
- Telefonische interviews: In dit flexibele format nemen vertrekkende werknemers deel aan het interview in een comfortabele omgeving naar keuze, wat hen kan aanmoedigen om eerlijker te zijn in hun feedback
- Video vergaderingen: Videogesprekken combineren de voordelen van face-to-face en communicatie op afstand
- Online enquêtes: Dit is een efficiënte manier om feedback te krijgen en kan naar veel werknemers worden gestuurd. De anonimiteit kan leiden tot eerlijkere antwoorden, maar het nadeel is dat er weinig details worden gegeven en dat veel ex-werknemers de enquête misschien negeren
Pro Tip💡: Gebruik ClickUp Exit Interview om feedback van werknemers te verzamelen.
2. Kies het juiste moment
Wilt u constructieve feedback van werknemers verzamelen? Het is het beste om exitgesprekken niet direct na het indienen van hun ontslag of te kort voor hun laatste werkdag in te plannen.
Medewerkers zijn na hun ontslag nog bezig met het verwerken van hun beslissing en het omgaan met complexe emoties. Als u het exitgesprek op hun laatste werkdag plant, kunnen ze zich te gehaast voelen om constructieve en eerlijke feedback te geven.
Volgens Havard Business Review is het beste moment om exitgesprekken te plannen halverwege tussen de datum van ontslag en de laatste werkdag van een werknemer. Op dat moment hebben werknemers hun besluit om te vertrekken al verwerkt en zitten ze nog in hun opzegtermijn.
3. Bereid de juiste vragen voor
Bereid zinvolle vragen voor die u tijdens het gesprek kunt stellen. Bedenk hoe u ze kunt structureren zonder opdringerig of ongepast over te komen.
Gebruik de bovenstaande lijst en voeg vervolgens contextuele kennis toe op basis van de rol, functieomschrijving, prestaties en eerdere feedback van de werknemer voor een zinvol exitgesprek.
Er zijn echter ook vragen die u beter kunt vermijden. Hier volgen enkele voorbeelden van wat u niet moet vragen tijdens een exitgesprek:
| Wat je niet moet vragen | Waarom | Wat u in plaats daarvan kunt vragen |
|---|---|---|
| Vertrek je vanwege persoonlijke problemen? | Het is opdringerig en biedt de werknemer minder ruimte om een comfortabel antwoord te geven | Zijn er specifieke redenen die uw besluit om te vertrekken hebben beïnvloed? Werkgerelateerd of anderszins? |
| Was de werklast te zwaar voor je? | Impliceert dat de werknemer mogelijk vertrekt vanwege incompetentie | Hoe vond u de werklast en hoe kan deze worden verbeterd? |
| Welk salaris heeft het nieuwe bedrijf je aangeboden? | Deze vraag is niet relevant en indringend | Was uw beloningspakket concurrerend volgens de normen van de sector? |
Pro Tip💡: Gebruik sjablonen voor exitgesprekken om goed gestructureerde, zinvolle interviewvragen op te stellen en een eerlijk gesprek te voeren dat inzichten biedt voor degenen die blijven.
4. Creëer een werkstroom voor uw exitgesprekken
Door een exitgesprek in te voeren, kunnen HR-managers het vertrekproces van werknemers stroomlijnen en systematisch gegevens verzamelen.
Gebruik gewoon ClickUp-taken om een lijst te maken voor elke stap van het exitgesprekproces. Fasen in de taak kunnen bijvoorbeeld 'Voorbereiding', 'Planning' en 'Vragenbank maken' zijn. Maak onder elke lijst subtaken om de taken voor elke fase weer te geven. Wijs deze taken samen met deadlines toe aan de betreffende leden van het HR-team.
Pro-tip 💡: Het kan lastig zijn om voor elke kandidaat een exitgesprek op te zetten. Gebruik de sjabloon voor het interviewproces van ClickUp om taken te organiseren, tijdlijnen vast te stellen en de verschillende fasen van het exitgesprek bij te houden.
De voordelen van het gebruik van dit sjabloon voor exit- en stay-interviews zijn:
- Zorgt voor structuur en consistentie in het interviewproces
- Zorgt ervoor dat alle kandidaten dezelfde ervaring krijgen
- Helpt bij het ontwerpen, testen en optimaliseren van de ervaring met de juiste vragen voor exitgesprekken
5. Gebruik HR-software om het proces voor vertrekkende werknemers te stroomlijnen
Gebruik ClickUp HR, een alles-in-één tool voor productiviteit om de verschillende aspecten van uw exitproces te beheren.
Maak bijvoorbeeld een gedetailleerd proces voor het vastleggen van feedback van werknemers, het analyseren van reacties en het implementeren van actieplannen met ClickUp Documenten.
Nodig de leden van je team uit om suggesties te doen en samen te werken aan documenten om een uitgebreide procesgids te maken.
Maak een lijst van alles wat een vertrekkende werknemer moet doen om zijn of haar vertrekproces te voltooien met de takenchecklist van ClickUp.
Geef deze vragenlijst aan werknemers die hun ontslag hebben ingediend, zodat ze elk item kunnen afvinken wanneer ze het hebben voltooid. Op deze manier kunt u bijhouden en ervoor zorgen dat alle vertrekformaliteiten zijn voltooid.
6. Feedback analyseren
Nadat het exitgesprek is afgerond, analyseert u de antwoorden van de werknemer en haalt u er inzichten uit. Zo krijgt u een beter begrip van wat uw organisatie drijft. Het geeft werknemers ook het signaal dat hun mening ertoe doet.
Als u dit goed doet, krijgt u inzicht in:
- Wat werkt wel en wat werkt niet binnen de organisatie?
- Verborgen uitdagingen en kansen
- Hoe ziet het concurrentielandschap eruit? Naar welke bedrijven zullen uw werknemers waarschijnlijk vertrekken?
Een succesvol exitgesprek helpt u om de samenwerking op een positieve manier te beëindigen. Een goed exitgesprek kan vertrekkende werknemers ook tot ambassadeurs maken.
ClickUp Brain kan feedback van werknemers analyseren en samenvatten in bruikbare items. Leidinggevenden kunnen deze items prioriteren om kritieke problemen op de werkplek aan te pakken en een betere cultuur op te bouwen.
Inzicht uit exitgesprekken omzetten in actie
In de huidige kenniseconomie zijn hoogopgeleide, gemotiveerde werknemers de drijvende kracht achter het succes van een organisatie. Het personeelsbeleid en de bedrijfsleiding moeten begrijpen waarom deze gewilde werknemers blijven, waarom ze vertrekken en hoe de organisatie moet veranderen om voor hen aantrekkelijker te worden. Een goed doordacht exitgesprek geeft feedback op alle drie de fronten.
1. Verzamel en organiseer feedback
Consolideer uw bevindingen uit meerdere exitgesprekken op één plek. Gebruik een gestandaardiseerd format om uw gegevens te ordenen en aan belanghebbenden te presenteren.
Gebruik het sjabloon voor gegevensanalyse van ClickUp om gegevens uit meerdere bronnen vast te leggen en te ordenen. Het biedt een consistent format waarmee u gegevens eenvoudig visueel kunt presenteren en trends of patronen kunt identificeren.
Het sjabloon voor exitgesprekken zorgt voor consistentie van gegevens door een consistent format voor analyse te bieden.
2. Analyseer gegevens
De antwoorden op het exitgesprek in thema's indelen. Deze omvatten onder meer de balans tussen werk en privéleven, problemen rond loon/vergoeding, werktevredenheid, gebruik van vaardigheden en werkomgeving.
Het is nog beter als u de antwoorden kunt analyseren en de gegevens waar mogelijk kunt kwantificeren om terugkerende patronen of trends te identificeren, bijvoorbeeld de frequentie waarmee een bepaald probleem naar voren is gekomen.
Pro Tip💡: Gebruik personeelsbeheersoftware met geavanceerde rapportage- en analysemogelijkheden om gegevens uit exitgesprekken vast te leggen. Zoek naar software met interactieve dashboards om successtatistieken en KPI's in verschillende formats te presenteren, zodat HR-teams snel belangrijke informatie kunnen begrijpen.
3. Identificeer sleutel probleemgebieden
Door problemen te categoriseren, kunt u prioriteiten stellen voor verbeteringen op basis van hun impact op de ervaring en tevredenheid van werknemers. Sleutelproblemen kunnen onder meer zijn: stressvolle werkomgevingen, burn-out, micromanagement en giftige werkomgevingen.
Pro Tip💡: Gebruik prestatiebeoordelingssoftware om gemeenschappelijke thema's in de antwoorden van werknemers te identificeren. Dit kan een waardevolle bron van informatie zijn voor het identificeren van probleemgebieden.
4. Werk samen met belanghebbenden om een actieplan op te stellen
Deel de bevindingen van uw exitgesprekken met de belangrijkste belanghebbenden, zodat zij op de hoogte zijn van de diepgewortelde problemen binnen de organisatie. Als er problemen zijn die meestal onder de radar blijven, werk dan samen om een uitgebreid actieplan op te stellen om deze aan te pakken met behulp van ClickUp Documenten.
Met gezamenlijke live bewerking kunnen uw team en belanghebbenden in realtime wijzigingen aanbrengen, versiebeheer toevoegen en opmerkingen op dezelfde pagina toewijzen en oplossen.
Maak op basis van de bevindingen uit de exit-enquêtes steekproefvragen voor exit-interviews, test ze op een kleine groep en optimaliseer het proces.
Identificeer problemen met hoge en lage prioriteit en stel een gestructureerd abonnement op om ze stap voor stap aan te pakken. Definieer rollen, verantwoordelijkheden en tijdlijnen voor elk actie-item.
Het team van Human Resources en de afdelingsmanagers kunnen bijvoorbeeld een abonnement opstellen om klachten over de balans tussen werk en privé aan te pakken door een flexibel werkbeleid in te voeren en binnen drie maanden een acceptatiegraad van 50% te behalen.
Lees meer: 11 gratis HR-sjablonen om HR-processen te verbeteren in 2024
5. Stel doelen en houd de voortgang bij
Gebruik ClickUp Goals om traceerbare doelen voor elk actie-item te creëren. Je kunt het voortgangsrapportage-format gebruiken om de voortgang in procenten van meerdere gerelateerde doelen te visualiseren. Doelen in de categorie stressvolle omgevingen kunnen bijvoorbeeld zijn:
- Doel 1: Het stressniveau van werknemers met 25% verminderen
- Doel 2: Implementeer drie welzijnsdoelen tegen het einde van het volgende kwartaal
- Doel 3: Het aantal burn-outs met 30% verminderen tegen het begin van volgend jaar
6. Implementeer actiepunten, monitor en evalueer
Implementeer elk item in het actieplan volgens planning. Controleer bij de verantwoordelijke teams of ze over voldoende middelen beschikken om hun taken te voltooien.
Houd voortdurend de voortgang van elke verandering in de gaten en meet de effectiviteit ervan met behulp van continue feedback van medewerkers. Gebruik de informatie uit de feedback om uw actieplan aan te passen en de juiste vragen voor het exitgesprek te optimaliseren.
Pro Tip 💡: Door opvolgingsmanagementprogramma's te integreren in uw bedrijfscultuur, creëert u kansen voor veelbelovende werknemers om senior leidinggevende rollen op zich te nemen. Dergelijke doorgroeimogelijkheden helpen werknemers een impactvolle toekomst binnen de organisatie voor ogen te houden, waardoor het personeelsverloop afneemt.
Transformeer uw exitgesprekken in krachtige motoren voor organisatorische verandering
Exitgesprekken zijn niet alleen een laatste gesprek tussen vertrekkende werknemers en een organisatie. Doordachte vragen voor exitgesprekken kunnen u helpen een zinvolle en meegaande werkplek te creëren voor huidige en toekomstige werknemers.
De beste manier om te beginnen met het ontwerpen van een effectief exitgesprekproces is door gebruik te maken van tools zoals ClickUp, die u helpen bij het organiseren, centraliseren, beheren en stroomlijnen van elk aspect.
Het platform biedt verschillende functies voor taakbeheer, feedback verzamelen en documentatie. Met ClickUp kunt u ervoor zorgen dat elk proces goed wordt gedocumenteerd en dat u en uw team actie ondernemen op basis van feedback van medewerkers.
Meld u gratis aan bij ClickUp en ontdek hoe u uw exitgesprekken kunt verbeteren.