Waar gaat de tijd naartoe tijdens een werkdag? Velen van ons stellen zich deze vraag tijdens het uitvoeren van hun taken. Maar er is een manier om je tijd bij te houden en in te zetten voor maximale productiviteit.
Dit heet Urenregistratie.
Het helpt bijhouden hoeveel tijd jij en je team aan projecten en taken hebben gewerkt. Je kunt onkosten bijhouden, aanwezigheid bijhouden, factureerbare en niet-factureerbare uren definiëren en de productiviteit verhogen.
In deze gids wordt ingegaan op de basisprincipes van Urenregistratie, de voordelen, veelvoorkomende uitdagingen, de beste gebruikssituaties in projectmanagement en strategieën voor implementatie in uw organisatie.
Wat is Urenregistratie?
Urenregistratie is het proces van het bijhouden en beheren van de tijd die besteed wordt aan verschillende Taken, projecten of activiteiten. Urenregistraties zijn documenten of digitale hulpmiddelen die worden gebruikt om de uren van werknemers te registreren.
Afhankelijk van de urenstaten of software voor tijdsregistratie urenregistratie die u gebruikt, registreert naast invoer van tijd ook details zoals project codes, projectbudgetten, taakbeschrijvingen, salarisadministratie van werknemers en andere relevante informatie.
Vroeger werden handmatige urenstaten gebruikt om de tijd bij te houden. Met de vooruitgang van de technologie zijn er echter kant-en-klare sjablonen voor urenregistratie spreadsheets en software voor urenstaten zijn gebruikelijker. Vaak bevat projectmanagement software ook een app voor urenstaten.
Urenregistratie software heeft veel voordelen. Je kunt er timesheets voor je teamleden mee bijhouden en goedkeuren, het salarisproces mee beheren en zelfs inzichten geven om de productiviteit te verbeteren.
Voordelen van het gebruik van Urenregistratie om werknemers te beheren
Zoals eerder vermeld, zijn er veel voordelen verbonden aan het gebruik van timesheets om je werknemers te beheren. Laten we eens kijken.
Nauwkeurige tijdsregistratie
In tegenstelling tot handmatige tijdregistratiemethoden, die zeer gevoelig zijn voor fouten, maken digitale urenstaten nauwkeurige tijdsregistratie mogelijk. Ze bieden een systematische manier om de tijd te registreren die aan verschillende Taken of projecten wordt besteed.
Als je een kleine organisatie of freelancer bent, software voor tijdsregistratie voor kleine bedrijven zorgt ervoor dat de tijd van je team nauwkeurig wordt bijgehouden. Dit helpt ook bij het belonen van hardwerkende werknemers, ondersteunt degenen die hun werkuren niet kunnen voltooien en zorgt ervoor dat bedrijven op schema liggen om hun doelen te bereiken.
Projectmanagement
Dagelijkse urenstaten hebben ook een belangrijk voordeel voor projectmanagement . Ze helpen je om je projecturen bij te houden en de bijbehorende kosten volledig te bepalen. Je kunt de informatie gebruiken om beslissingen te nemen over tijdlijnen van projecten, de toewijzing van middelen en de prioritering van taken.
Bovendien helpen ze om de vaardigheden van medewerkers te bepalen, gebieden te identificeren waar ze begeleiding en training nodig hebben, de algehele efficiëntie van het project te meten en de werklast goed te verdelen tussen teams.
Met de benodigde informatie over de aan projecten bestede tijd in de hand kunt u ook de voortgang bewaken, vertragingen voorspellen, processen verbeteren en de verwachte kosten inschatten.
Lagere kosten
Een van de belangrijkste voordelen van een tool voor projectmanagement is dat u de projectvereisten, inclusief kosten en budget, kunt voorspellen. U kunt manieren identificeren om de productiviteit te verbeteren en overwerkkosten te verminderen.
U kunt ook de arbeidskosten, overuren beheren en de bezettingsgraad optimaliseren op basis van de werkelijke werklast.
Nauwkeurige en geautomatiseerde facturering aan de client
Als u een consultant of een bedrijf bent dat clients factureert op basis van tijd, software voor tijdfacturering kan u helpen om uw factureerbare uren bij te houden en clients nauwkeurig te factureren.
Ze helpen je ook om je project efficiënt te beheren. Software voor tijdsregistratie automatiseert ook de facturering en facturatie aan klanten, zodat je je geen zorgen hoeft te maken over het handmatig bijhouden van onkosten. De software zorgt daarvoor.
Resourcetoewijzing
Het bijhouden van de uren van uzelf en uw team komt ook van pas bij het toewijzen van resources aan nieuwe projecten of taken. U kunt controleren hoe werknemers hun tijd besteden aan verschillende projecten en werknemers identificeren die onderbenut of overwerkt zijn.
U kunt dan het personeelsgebruik optimaliseren door taken te herverdelen, projectopdrachten aan te passen en de werklast in evenwicht te brengen. Verder kunt u ook de behoefte aan personeel voorspellen aan de hand van historische gegevens en trends. Met behulp van deze gegevens kunt u zich abonneren op periodes met een hoge werklast en anticiperen op toekomstige behoeften aan resources.
Verbeterde productiviteit
Het grootste voordeel van werknemerstijdenregistratie is dat het de productiviteit kan helpen verbeteren. Maar hoe doet u dat precies? De meeste software voor tijdsregistratie wordt geleverd met real-time monitoring en bijhouden van werknemers. Zo krijgt u inzicht in hoe uw werknemers hun tijd besteden.
Urenregistratiegegevens kunnen patronen van tijdverspilling aan het licht brengen, zoals buitensporige vergaderingen, niet-essentiële taken of afleidingen. U kunt deze tijdverspilling verminderen, trage en inefficiënte processen stroomlijnen en nog veel meer.
Bovendien zorgt tijdsregistratie er ook voor dat uw werknemers zich meer bewust worden van waar ze het tijdsbeheer kunnen verbeteren en taken effectief kunnen prioriteren.
Gemeenschappelijke uitdagingen op het gebied van Urenregistratie
Met de vele voordelen van urenregistratie lijkt het misschien alsof er geen nadelen aan zitten. Urenregistratie brengt echter ook uitdagingen met zich mee die aangepakt moeten worden. Laten we deze uitdagingen eens onder de loep nemen en kijken hoe u ze het hoofd kunt bieden.
Nauwkeurige invoer van gegevens
De eerste en misschien wel de meest voor de hand liggende uitdaging van urenregistratie is onnauwkeurige invoer van gegevens. Stel je voor dat je naar je werk gaat met een lange lijst met taken in je hoofd, en je bedenkt dat je nu ook nog de extra taak hebt om elke taak, elk project en de bijbehorende uren nauwgezet in te voeren in het timesheetsysteem.
Dit kan al snel een bron van frustratie worden voor werknemers. Van eenvoudige vergeetachtigheid tot onbedoelde fouten bij het registreren van tijd, er zijn veel manieren waarop onnauwkeurigheden in de gegevens van de urenregistratie kunnen sluipen. Dit kan leiden tot onnauwkeurige loonlijsten, verminderde productiviteit, een gebrek aan verantwoording en, in sommige gevallen, zelfs problemen met de naleving van de regels.
**Hoe pakt u deze uitdaging aan?
Gebruik intuïtieve sjablonen voor tijdregistratie of software waarmee u regels kunt instellen, eenvoudig toegankelijke urenstaten kunt aanbieden of uren automatisch kunt bijhouden. Veel tools sturen ook automatische notificaties om werknemers eraan te herinneren hun timesheets in te vullen.
Houd eenvoudig de tijd bij, stel tijdsinschattingen in en voeg aantekeningen toe via ClickUp Project Time Tracking
Weerstand tegen verandering
Veranderingen zijn van nature eng omdat ze ons uit onze comfortzone halen.
Daarom kan de introductie van een systeem voor urenregistratie op weerstand stuiten van werknemers die gewend zijn aan bestaande methoden. De angst voor het onbekende, zorgen over privacy en angst voor micromanagement kunnen de redenen zijn voor deze weerstand.
Bijvoorbeeld, als u overstapt van handmatige urenstaten naar Excel tijdsregistratie of software voor tijdsregistratie, kan er wat weerstand komen van het team.
**Hoe pak je deze uitdaging aan?
Communiceer duidelijk de voordelen van deze verandering met je team en geef ze voldoende tijd om het te accepteren. Zorg voor training en beantwoord eventuele vragen tijdens het proces.
Complexe behoeften op het gebied van tijdsregistratie
Projecten met meerdere taken, fasen of codes voor facturering aan de client maken projectmanagement ook ingewikkelder. Als uw werknemers bovendien aan meerdere taken werken, wordt het bijhouden van hun uren een nog grotere uitdaging. Elke Taak kan verschillende loontarieven of verschillend beleid hebben
Het is een uitdaging voor werknemers en managers hebben ook moeite om elke invoer te controleren. Een ander cruciaal probleem is dat u misschien niet eens een overzicht krijgt van de urenstaten van alle werknemers.
**Hoe pak je deze uitdaging aan?
De beste manier om deze uitdaging het hoofd te bieden is het gebruik van software die zichtbaarheid in realtime biedt en waarmee u meerdere taken en opdrachten aan elke werknemer kunt toewijzen. ClickUp Dashboards is perfect voor u: het biedt realtime zichtbaarheid in de voortgang van projecten, zodat u kunt zien welke taken aan wie zijn toegewezen en wat hun huidige status is. Pas dashboards aan om de informatie weer te geven die het meest relevant is voor uw behoeften, zodat iedereen op dezelfde pagina blijft.
krijg real-time zichtbaarheid en huidige status van al uw toegewezen taken_
Bovendien kunt u gebruik maken van functies voor automatische tijdsindeling, berekening en rapportage om uw werklast te verminderen en nauwkeurige rapporten te genereren.
Flexibel en op afstand werken
Als u een wereldwijd personeelsbestand hebt met verschillende werktijden en beleidsregels, externe werknemers en flexibele roosters, wordt het bijhouden van tijd lastig. Het beheren van meerdere ploegendiensten, locaties en beleidsregels kan uw systemen voor tijdsregistratie ingewikkeld maken.
**Hoe pakt u deze uitdaging aan?
Gebruik cloud-gebaseerde software voor tijdsregistratie die in hoge mate aangepast en flexibel is. Zoek naar software die aanpasbare werkschema's, geautomatiseerde herinneringen, geofencing en GPS bijhouden biedt.
Wanneer Urenregistratie gebruiken
Urenregistratie is het nuttigst als het in de juiste omstandigheden en situaties wordt gebruikt. Hier zijn enkele scenario's waarin urenregistratie nuttig is.
Projectmanagement
Urenregistraties zijn vooral nuttig voor bedrijven die op tijdbasis factureren. Omdat u uw klanten factureert op basis van de tijd die uw werknemers erin hebben gestoken, kunt u timesheets gebruiken om de tijdsregistratie nauwkeurig bij te houden.
Als u denkt, waarom vereenvoudigt u de zaken niet en gebruikt u een spreadsheet voor projectmanagement in plaats daarvan? Dat is een goede gedachte. Er zijn echter meerdere nadelen aan het gebruik van spreadsheets.
Het grootste nadeel is dat je vastzit aan handmatige tijdsregistratie. Natuurlijk kunt u een aantal formules implementeren, maar deze zullen nog steeds niet kunnen tippen aan wat een tool voor tijdsregistratie zoals ClickUp u kan bieden.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Time-tracking-simplified-1400x934.png ClickUp 3.0 Tijdregistratie vereenvoudigd /%img/
volg je tijd op basis van projecten en Taken met ClickUp_
ClickUp is een software voor projectmanagement met een bereik aan functies die u kunt gebruiken voor efficiënte tijdsregistratie. ClickUp's tijdsregistratie voor projecten functies zorgen ervoor dat u het volgende kunt doen:
- Tijd bijhouden vanaf elk apparaat, inclusief uw desktop, mobiele telefoon en browser
- De bijgehouden tijd koppelen aan de Taken waaraan u werkt
- Tussen taken springen met de globale timer van ClickUp-taak
- Aantekeningen toevoegen aan uw invoer om context toe te voegen over waar u aan werkt
- Tijd markeren als factureerbare uren om te bepalen welke invoer moet worden opgenomen in de factuur
- Filter de bijgehouden tijd op datum, prioriteit, status, enz.
- De bijgehouden tijd handmatig aanpassen in geval van fouten
- Labels toevoegen om de bestede tijd beter te categoriseren
- Knelpunten identificeren door je taken te sorteren op bestede tijd
- De totale tijd zien die je aan Taken hebt besteed
Verdeel het werk over uw teams door tijdlijnen in te stellen en tijdsinschattingen op te splitsen met ClickUp Time Estimates
- Voeg tijdsinschattingen toe voor elke Taak
- Een overzicht krijgen van de tijdsinschattingen van uw team om te controleren of u uw geschatte doelen hebt bereikt
- Urenregistraties maken en aanpassen aan uw behoeften
- Maak gebruik van gratis vooraf gebouwdesjablonen voor projectschema's om alle aspecten van uw projecten te plannen
Voorspellen en toewijzen van middelen
Als u de behoefte aan middelen wilt voorspellen, wat kunt u dan beter doen dan historische gegevens? U kunt gegevens uit Urenregistratie analyseren om patronen, trends en schommelingen in het tijdsgebruik van resources in de loop van de tijd te identificeren.
Analyseer gegevens van vergelijkbare projecten uit het verleden om pieken in de werklast periodes, seizoensgebonden variaties, en welke vaardigheden of expertise veelgevraagd zijn te identificeren. Op basis hiervan kun je voorspellen welke resources nodig zijn voor komende projecten en de personeelsniveaus en vaardigheidseisen bepalen.
Urenregistratiegegevens helpen ook bij het identificeren van taken die specifieke expertise vereisen en of u het nodige talent beschikbaar hebt om aan die behoeften te voldoen. U kunt dus werken aan het opvullen van het tekort aan vaardigheden door mensen aan te nemen of op te leiden.
Pro Tip: Krijg een voorsprong op het toewijzen van resources met de volledig aanpasbare ClickUp sjabloon voor toewijzing van middelen .
/cta/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2020/05/ClickUp-resource-allocation-template.png
Gebruik het sjabloon voor toewijzing van middelen van ClickUp om de materialen, mankracht en dergelijke van de organisatie voor elk project bij te houden.
https://app.clickup.com/signup?template=t-176168678&\_gl=1*13vxt6x*\_gcl_aw\*R0NMLjE3MTI1Nzk3MDkuQ2owS0NRandxODZ3QmhEaUFSSXNBSmh1cGhrb0dDekwxZ0dGaGFKSlQ2cWlZOXZVR3I5TG1LNVM2T2tHUHpGN2djWHdLS2JCdF90ZlNiSWFBcjl2RUFMd193Y0I.\*\_gcl\_au\*MTk3MzM4MTc5Ny4xNzEyMTI1MTc1
Dit sjabloon downloaden
/$$cta/
Met dit sjabloon kunt u:
- De beschikbaarheid van resources in real-time visualiseren
- Het gebruik van mensen en materialen optimaliseren
- Efficiënt middelen toewijzen aan projecten en Taken
Het sjabloon helpt bij het verbeteren van beslissingen over de toewijzing van middelen en verhoogt de snelheid van besluitvorming. U kunt verschillende weergaven gebruiken om de informatie op te splitsen per project, client, enz.
Verbetering van productiviteit en besparingen
Heeft u problemen met productiviteit in uw organisatie? Urenregistratie zou wel eens de oplossing kunnen zijn.
Urenregistratie gaat niet alleen over het bijhouden van uren; het gaat over het optimaliseren van elke minuut van de tijd van uw team. Zo werkt het:
- Urenregistraties bieden zichtbaarheid in de tijd van werknemers en helpen te bepalen waar verbeteringen kunnen worden gedaan
- Ingevoerde tijd met tags helpt je te analyseren hoeveel van de tijd van je team opgaat aan niet-factureerbaar werk en activiteiten
- U kunt identificeren welke activiteiten langer duren dan verwacht of waar middelen onderbenut worden
Op basis van deze informatie kun je stappen ondernemen om tijd te besparen. Als u bijvoorbeeld merkt dat uw team veel tijd besteedt aan vergaderingen, kan dit erop wijzen dat u uw strategieën voor vergaderingen moet herzien. Controleer welke vergaderingen echt nodig zijn en welke gemakkelijk een e-mail kunnen worden.
Pro Tip: Gebruik ClickUp Brein om lange documenten, aantekeningen van vergaderingen of chats samen te vatten in enkele minuten - bespaar tijd en wees productiever!
Gebruik ClickUp Brain om je aantekeningen binnen enkele seconden samen te vatten
**Hoe implementeer ik een systeem voor het beheren van Urenregistratie?
Overtuigd dat uw organisatie een eigen beheersysteem voor urenregistratie nodig heeft? Dan bent u op de goede weg!
Dit is hoe u een robuuste tool voor timesheetbeheer kunt implementeren en uw productiviteit naar een hoger niveau kunt tillen:
Beoordeel de vereisten
Wat is het eerste dat u controleert wanneer u een nieuw proces of systeem implementeert? Uw vereisten! Hetzelfde geldt voor het beheersysteem voor Urenregistratie. De eerste stap is het beoordelen van uw vereisten.
Denk aan factoren zoals:
- Het aantal werknemers, soorten projecten, factureringsmethoden, nalevingsvereisten en integratie met andere systemen.
- De mate waarin je je tijd wilt bijhouden. Je wilt niet de indruk wekken dat je je werknemers micromanaget, maar je wilt ook niet dat de resultaten te vaag zijn.
Dus als je alleen informatie nodig hebt over hoeveel tijd je besteedt aan specifieke projecten, overweeg dan tijdsregistratie op projectniveau. Als je echter wilt weten hoeveel tijd je aan elke deliverable of taak hebt besteed, kun je tijdsregistratie op taakniveau overwegen.
Selecteer een systeem
Nu u uw vereisten kent, is het tijd om een systeem te selecteren. Onderzoek en evalueer opties voor Urenregistratie software die passen bij uw budget en behoeften. Er zijn echter een aantal functies die uw software moet hebben. Deze omvatten aanpasbare urenstaten, mogelijkheden voor rapportage, mobiele toegankelijkheid en integratie met andere noodzakelijke systemen. ClickUp Urenregistratie hebben al deze functies en meer. U kunt er tijdsregistraties mee weergeven, bijhouden en controleren.
tijd bekijken, bijhouden en controleren met ClickUp Timesheets_
ClickUp biedt ook een aantal coole functies voor individuele teamleden. U kunt uw urenstaten vastmaken in de zijbalk zodat u er snel bij kunt. U kunt uw dagelijkse en wekelijkse capaciteit voor werk toevoegen.
Verder kunt u de urenregistratie filteren op basis van tags, facturering en bijgehouden tijd. Je kunt zelfs de tijdsregistratie over je capaciteit voor een bepaalde dag bekijken.
Managers kunnen het tabblad Alle Urenregistraties gebruiken om de tijd voor al hun teamleden weer te geven en te filteren op basis van facturering en tags. Je kunt ook de urenstaten van specifieke teamleden bekijken.
Pro Tip: Als je net begint met Urenregistratie, raden we je aan gebruik te maken van de Services sjabloon voor urenregistratie .
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/04/ClickUp-Services-Urenregistratie-Template.png Gebruik het sjabloon Services Urenregistratie om werkuren bij te houden https://app.clickup.com/signup?template=t-182245986&\_gl=1\*jy0epn\*\_gcl_aw\*R0NMLjE3MTI1Nzk3MDkuQ2owS0NRandxODZ3QmhEaUFSSXNBSmh1cGhrb0dDekwxZ0dGaGFKSlQ2cWlZOXZVR3I5TG1LNVM2T2tHUHpGN2djWHdLS2JCdF90ZlNiSWFBcjl2RUFMd193Y0I.\*\_gcl\_au\*MTk3MzM4MTc5Ny4xNzEyMTI1MTc1 Dit sjabloon downloaden /$$cta/
Met dit sjabloon kun je de werkuren wekelijks bijhouden. U kunt het gebruik van middelen over verschillende projecten meten en grafieken gebruiken om uw voortgang te visualiseren. Je kunt het zelfs gebruiken om kosten bij te houden en betalingen te innen!
Het sjabloon wordt geleverd met aangepaste velden en statussen, zodat je het kunt aanpassen aan jouw behoeften. Wil je nog meer? Gebruik de sjabloon om automatisch facturen te genereren voor clients met ClickUp Automatisering.
Communiceer met medewerkers
Uw teamleden op de hoogte houden is essentieel voor het succes van het nieuwe systeem voor tijdregistratie. Bij tijdsregistratie kan het snel lijken alsof u uw werknemers probeert te controleren. Communiceer daarom duidelijk het doel van de implementatie van urenregistratie. Het is cruciaal om twijfels en zorgen weg te nemen voordat het misverstanden worden.
Vertel ze de vele voordelen van urenregistratie. Leg uit hoe het kan helpen om kosten bij te houden, behoeften in te schatten, werklasten in balans te brengen en een betere salarisverwerking mogelijk te maken.
Train verder je werknemers om het systeem effectief te gebruiken. Definieer een duidelijk beleid voor verzenden, goedkeuringsworkflows, richtlijnen voor tijdsregistratie en naleving van de arbeidswetgeving.
Monitor en evalueer
Als uw systeem eenmaal is geïnstalleerd en werkt, controleer dan voortdurend het gebruik en de effectiviteit ervan. U kunt statistieken bijhouden zoals het aantal verzonden urenregistraties, de nauwkeurigheid van tijdsregistratie, de naleving van beleidsregels en de algemene tevredenheid van gebruikers.
Deze gegevens helpen u om gebieden voor optimalisatie en verbetering te identificeren. U kunt ook feedback krijgen van medewerkers en uw veranderende eisen en behoeften bekijken om het systeem te stroomlijnen.
Gebruik de kracht van Urenregistratie voor succes
Van het bijhouden van uren tot het optimaliseren van werkstromen, urenregistraties spelen een cruciale rol in het verbeteren van productiviteit en het besparen van tijd. De juiste sjablonen voor urenregistratie en tools voor tijdsregistratie zijn meer dan alleen een middel voor tijdsinschatting; ze helpen kosten en benodigde middelen in te schatten, factureringsprocessen te automatiseren en projectmanagement soepeler te laten verlopen.
Met zichtbaarheid in de toewijzing van tijd, verantwoording voor productiviteit en inzichten voor voortdurende verbetering, stellen urenregistraties u in staat om slimmer te werken in plaats van harder.
ClickUp is een tool voor projectmanagement met uitstekende mogelijkheden voor tijdsregistratie die u de volledige controle over uw tijd geeft en u en uw team in staat stelt productiever en efficiënter te worden. Gratis aanmelden vandaag nog!