Een employee journey map maken

Elke medewerker wil het beste van zichzelf geven op het werk. Toch voelt slechts 41% van de medewerkers vandaag dat ze optimaal presteren.

Het is de verantwoordelijkheid van de organisatie om deze kloof tussen prestaties en vaardigheden te dichten en de groei van medewerkers te stimuleren. Een effectieve manier om dit te doen is door de reis van het team in kaart te brengen met behulp van een employee journey map. Als dit goed wordt gedaan, verhoogt het de retentie van medewerkers, vergroot het de betrokkenheid van medewerkers en verbetert het de algehele ervaring.

In deze gids gaan we dieper in op het in kaart brengen van de werknemerservaring, inclusief de definitie ervan, de voordelen voor uw organisatie en hoe u dit in zes eenvoudige stappen kunt doen.

Wat is het in kaart brengen van de werknemerservaring?

De employee journey omvat alles wat een persoon doet, voelt en internaliseert vanaf het moment dat hij of zij uw vacature op een vacatureportaal ziet tot het moment dat hij of zij uw organisatie verlaat.

Dit raamwerk, een favoriet van HR-professionals, stelt managers in staat om alle facetten van de ervaringen van een medewerker tijdens zijn of haar dienstverband bij de organisatie te beoordelen.

Voordelen van het in kaart brengen van de werknemerservaring voor werknemers en managers

Gemotiveerde, betrokken medewerkers zijn de motor achter het succes van uw organisatie. U kunt echter geen waarde creëren voor medewerkers als u niet weet hoe u er momenteel voor staat en wat zij belangrijk vinden. Maak daarom gebruik van employee journey maps.

Het in kaart brengen van de werknemerservaring biedt tal van voordelen voor zowel werknemers als managers.

Hoe het in kaart brengen van de werknemerservaring werknemers helpt

Inzichten uit een employee journey map helpen organisaties manieren te vinden om de tevredenheid van hun medewerkers te verhogen.

Naarmate het bedrijf maatregelen neemt om de hiaten in de werknemerservaring aan te pakken, zullen de werknemers zich gelukkiger gaan voelen op hun werk.

Ze zullen gemotiveerder zijn om werk van hoge kwaliteit te leveren.

Hoe het in kaart brengen van de werknemerservaring managers helpt

Een employee journey map is een toegangspoort tot hoe uw medewerkers presteren en wat hen in de weg staat om succes te behalen. Zie het als een optelsom van de ervaringen van uw medewerkers, uitgedrukt op een zeer visuele en gemakkelijk te begrijpen manier.

Een visuele kaart, zoals een employee journey map, stelt belanghebbenden en leidinggevenden in staat om de ervaring van de medewerker met de organisatie veel beter te begrijpen. Het laat hen zien wat er werkt in hun huidige employee experience en wat niet.

Managers gebruiken het in kaart brengen van de werknemerservaring om de ervaring van elke werknemer binnen het bedrijf te verbeteren en een concurrentievoordeel op het gebied van talent te behalen.

Wanneer werknemers vrijwillig kiezen om te blijven, kunnen managers hun tijd gebruiken om een talentpijplijn van goed presterende talenten op te bouwen in plaats van te moeten omgaan met een hoog personeelsverloop. Het helpt hen ook om prioriteiten te stellen voor middelen, budgetten enz. en de rollen van werknemers te verduidelijken.

Bovendien kunnen leidinggevenden en managers met de inzichten uit de employee journey map manieren vinden om functies en secundaire arbeidsvoorwaarden zo in te richten dat ze hoogwaardig talent aantrekken en een pool van geïnteresseerde kandidaten hebben voor hun wervingsbehoeften.

5 fasen van het werknemersproces die u moet kennen

Elke medewerker doorloopt een reeks fasen, vanaf het moment dat hij solliciteert tot het moment dat hij het bedrijf verlaat. Deze reis verloopt in vijf fasen van de levenscyclus van een medewerker:

Fase 1: Werving

De wervingsfase omvat alle stappen die komen kijken bij het aannemen van een medewerker, inclusief belangrijke overwegingen zoals:

Wervende teams gebruiken vaak HR-sjablonen om deze fase van het wervingsproces te verbeteren.

Download deze sjabloon

Met de sjabloon voor personeelsplanning van ClickUp kan uw HR-team bijvoorbeeld een uitgebreid personeelsplan opstellen dat:

Wervingsmanagers kunnen het abonnement gebruiken als basis om medewerkers aan te nemen op basis van vaardigheden, expertise en beschikbare middelen.

Fase 2: Onboarding

De onboardingfase verwijst naar de eerste weken op het werk, waarin nieuwe medewerkers vertrouwd raken met de processen en mensen van het bedrijf.

HR-teams stellen meestal werknemershandboeken op om nieuwe medewerkers sneller in te werken en hun rol en verantwoordelijkheden te verduidelijken. Dit kan ook worden gedaan met behulp van onboardingsoftware.

Een goed ontworpen en geïmplementeerd onboardingproces voor werknemers helpt werknemers productiever te worden in hun rol en langdurige verbindingen met de organisatie op te bouwen.

Fase 3: Ontwikkeling

De ontwikkelingsfase is erop gericht medewerkers te helpen hun vaardigheden en expertise in verschillende tempo's te ontwikkelen.

Dit houdt in dat de prestaties van medewerkers worden geëvalueerd om de productiviteit en resultaten te meten, soft skills zoals teamwork te beoordelen en carrièreambities te begrijpen. Dit helpt managers om mogelijkheden te bieden voor het uitbreiden van hun vaardigheden. Het creëert ook kansen voor stapsgewijze verbeteringen, zoals rolveranderingen, promoties, enz.

HR-teams kunnen verschillende soorten talentmanagementsoftware gebruiken om initiatieven te stimuleren. Sommige bedrijven helpen werknemers ook bij het verbeteren van hun vaardigheden of werkprestaties door middel van trainingsprogramma's met behulp van gespecialiseerde trainingssoftware.

Fase 4: Retentie

De fase van behoud omvat het op peil houden van de prestaties van medewerkers, het stimuleren van hun ontwikkeling en het aanmoedigen van hun voortdurende bijdrage aan het succes van het bedrijf.

In deze fase moet het bedrijf ervoor zorgen dat medewerkers zich verbonden voelen met de missie en gemotiveerd zijn om het beste van zichzelf te geven.

Organisaties zetten strategieën in om talent te behouden, zoals:

Fase 5: Vertrek

De exit-fase verwijst naar werknemers die het bedrijf verlaten (vanwege pensionering, veranderingen in hun leven, enz. of kansen bij andere organisaties). Hier voert het HR-team exitgesprekken om te begrijpen wat er mis is gegaan met de ervaring van de werknemer en om verbeteringen door te voeren.

6 stappen voor het maken van een employee journey map

Luisteren naar uw medewerkers in elke fase van hun reis binnen de organisatie vormt de basis van een robuuste employee experience journey map. Maar waar begint u?

Laten we de stappen doorlopen om een employee journey map te maken, zodat u de persoonlijke behoeften van uw medewerkers beter begrijpt.

Gebruik deze checklist in zes stappen om een uitgebreid overzicht in kaart te brengen met belangrijke mijlpalen, cruciale momenten en factoren die belangrijk zijn voor uw werknemers.

Stap 1: Definieer uw medewerkerprofiel

De eerste stap in het in kaart brengen van de werknemerservaring is het segmenteren van uw werknemers en het creëren van een werknemerspersona. Baseer uw werknemerspersona niet op details zoals demografische gegevens. Segmenteer werknemers in plaats daarvan op basis van functierollen (zoals individuele bijdrager, teamleider, enz. ), groepen (zoals externe of interne werknemers, nieuwe werknemers of ervaren managers, enz. ), functies (zoals financiën, marketing, enz. ) en niveaus.

De employee experience journey map van een beginnende ontwerper zal bijvoorbeeld verschillen van die van een marketingmanager op middenkaderniveau.

Nadat u uw werknemersprofielen hebt gedefinieerd, bepaalt u welke profielen u als eerste in kaart wilt brengen.

Stap 2: Identificeer contactpunten

Vervolgens moet u de interacties gedurende de hele loopbaan van de medewerker binnen uw organisatie documenteren, van werving tot vertrek. Vraag input van cross-functionele teams en afdelingen voor meer evenwichtige feedback.

Om de juiste touchpoints te identificeren, bekijkt u de ervaring van uw persona in vijf sleutelfasen en de activiteiten en interventies die u voor de betreffende fase hebt ingesteld:

Als uw organisatie een vast systeem voor rolontwikkeling heeft, kunt u ook tijd gebruiken als maatstaf voor het in kaart brengen van de ervaring van uw persona. Gebruik dit voorbeeld en pas het naar eigen inzicht aan:

Stap 3: Begrijp de behoeften van medewerkers

De derde stap vereist dat u de feedback van werknemers in kaart brengt en de impact van elke interactie op elke fase van de levenscyclus van de werknemer.

Neem hiervoor alle mogelijke factoren op die van invloed zijn op de ervaring van uw medewerkers. Maak een lijst van processen voor elke fase om ervoor te zorgen dat u alle sleutelfactoren voor de ervaring van medewerkers in kaart brengt.

Laten we bijvoorbeeld aannemen dat uw medewerker zich in de wervingsfase bevindt. Kritieke processen die moeten worden beoordeeld en in kaart gebracht om de werknemerservaring te verbeteren, zijn onder meer:

U kunt de employee journey in verschillende formats in kaart brengen, bijvoorbeeld in een lijst of een tijdlijn.

Gebruik een aangepaste, kant-en-klare sjabloon zoals de sjabloon voor carrièrepaden van ClickUp wanneer u met werknemers brainstormt om inzicht te krijgen in hun professionele doelen op het werk .

Download deze sjabloon

Dit sjabloon is ideaal voor:

Stap 4: Breng de huidige werknemerservaring in kaart

Het in kaart brengen van de werknemerservaring omvat het integreren van alle sleutelmomenten die belangrijk zijn voor uw werknemers. Hier helpt een sjabloon voor een empathiemap om het denken van uw werknemers te begrijpen.

U moet de employee journey map zo gedetailleerd mogelijk maken, inclusief kritieke middelen die werknemers nodig hebben en alle processen die werknemers in elke fase moeten voltooien.

Aangezien er zoveel verschillende aspecten zijn waarmee u rekening moet houden, hebt u een zeer visuele tool zoals de mindmaps van ClickUp nodig om de employee journey map eenvoudig in kaart te brengen:

Werk samen met medewerkers om de reis in kaart te brengen en de content bij te werken met de knooppunten die u met de tool kunt verslepen. Maak taakgebaseerde of knooppuntgebaseerde mindmaps, afhankelijk van het type medewerkersreis dat u in kaart wilt brengen.

Stap 5: Identificeer hiaten met realtime feedback van medewerkers

De beste manier om hiaten en mogelijkheden voor waardecreatie binnen uw huidige werknemerservaring te identificeren, is door actuele informatie te verkrijgen over de doelen van uw werknemers.

U moet de professionele ambities van uw medewerkers kennen om ervoor te zorgen dat hun ervaring soepel verloopt en relevant is.

Het in kaart brengen van de doelen van medewerkers is heel eenvoudig met ClickUp Goals:

Gebruik deze functie om traceerbare doelen te stellen voor het hele traject van de medewerker. Of u nu OKR's, wekelijkse medewerker-scorecards of iets anders hanteert, al uw doelstellingen kunnen worden gedefinieerd met duidelijke tijdlijnen en meetbare targets. Bovendien besparen managers tijd dankzij een geautomatiseerd proces voor het bijhouden van de voortgang.

Zodra u de doelen hebt geschetst, is het tijd om een mechanisme op te zetten voor het verzamelen van feedback van werknemers op basis van fasen of tijd. Ontmoet werknemers waar ze zich bevinden en krijg eerlijke, nieuwe feedback over hun werknemersreis.

Gebruik de volgende vragen om een patroon binnen elke fase te ontdekken:

Als een medewerker bijvoorbeeld klaagt over onjuiste functieomschrijvingen in vergelijking met zijn dagelijkse verantwoordelijkheden, kunt u de functieomschrijvingen in de wervingsfase aanpassen.

Hier is een checklist met tools om op de meest effectieve manier feedback van medewerkers te verzamelen:

Stap 6: Implementeer veranderingen en meet het succes

Op basis van de feedback die u hebt verzameld, is het tijd om de feedback in daden om te zetten. Maar waar en hoe begint u?

Zodra u de feedback begrijpt en weet hoe deze van invloed is op de werknemerservaring, moet u prioriteiten stellen voor de feedback waarop u als eerste actie moet ondernemen. U moet ook rekening houden met het budget en de benodigde middelen voor deze veranderingen.

Nadat u de veranderingen hebt doorgevoerd, herziet u de employee journeys en evalueert u deze periodiek om ervoor te zorgen dat ze aansluiten bij de huidige behoeften van uw medewerkers. Het meten van het succes van uw employee journeys is net zo belangrijk als het creëren ervan.

Gebruik ClickUp Brain om uw informatieverzamelingsproces te versnellen. Het beschikt over drie AI-gestuurde tools waarmee u uw werknemersgerelateerde informatie kunt beheren, taken kunt automatiseren, antwoorden op werknemersgerichte vragen kunt krijgen en gepersonaliseerde content voor uw team kunt creëren, met een AI-assistent als sidekick.

Hier volgt een overzicht van de drie AI-tools die u ter beschikking staan:

Maak gebruik van AI en implementeer veranderingen slimmer en efficiënter.

Wat moet er in een employee journey map worden opgenomen?

Een effectieve employee journey map bevat een aantal must-haves en benchmarks die u moet volgen. Gebruik deze tips om de kwaliteit van uw journey mapping te verbeteren:

Verzamel en analyseer feedback van medewerkers

Verwerk feedback van medewerkers met behulp van de sjabloon voor feedback van medewerkers van ClickUp om de ervaring van uw medewerkers inclusiever en rechtvaardiger te maken en tegelijkertijd de kloof tussen de verwachtingen van medewerkers te dichten.

Download deze sjabloon

Gebruik dit sjabloon om inzicht te krijgen in wat uw werknemers vinden van het bedrijf, de bedrijfscultuur, het management, enz. Het helpt u ook om zinvolle feedback van werknemers te verzamelen en hun sentimenten in de loop van de tijd bij te houden.

Het idee is om de huidige gemoedstoestand van uw werknemers te beoordelen en hun emotionele toestand bij elke stap te evalueren – een taak voor een alles-in-één tool zoals het ClickUp HR-managementplatform:

Gebruik deze software om kwalitatieve en kwantitatieve feedback te verzamelen en de beste onboarding-ervaring te creëren. De tool biedt aanpasbare weergaven om het team op één lijn te brengen en een centrale hub voor belangrijke werknemersinformatie op te bouwen.

Gebruik agile software om het in kaart brengen van de werknemerservaring te verbeteren

Het is van sleutel belang om op het juiste moment feedback van medewerkers vast te leggen. En verwachten dat het team dit handmatig doet, is een verspilling van kostbare middelen en tijd. Dit is waar het gebruik van agile software zoals ClickUp voor het implementeren van agile methodologieën zijn vruchten afwerpt. U kunt dan:

Analyseer elke fase vanuit meerdere invalshoeken

Elke fase van het werknemersproces is uniek, waardoor een grondige analyse van de verschillende onderdelen noodzakelijk is.

Bijvoorbeeld: als een fase uitsluitend vanuit het perspectief van een medewerker wordt bekeken, kunnen cruciale factoren met betrekking tot de huidige zakelijke uitdagingen over het hoofd worden gezien.

Stel u het volgende scenario voor: u analyseert de fase 'ontwikkeling' van het employee journey. Als u zich uitsluitend op de ervaring van de medewerker concentreert, komt u wellicht tot de conclusie dat er behoefte is aan meer trainingsmogelijkheden.

Als u echter rekening houdt met aanvullende factoren, zoals recente veranderingen in technologie en industrienormen, realiseert u zich wellicht dat het gebrek aan trainingsmiddelen te wijten is aan budgetbeperkingen en verouderd trainingsmateriaal – een meer inzichtelijk en breder perspectief om mee te werken voor uw team.

Evalueer uw einddoelen en houd rekening met de mensen die u erbij betrekt

Door een mix van relevante rollen in de beoordeling op te nemen, kunt u uw employee journey map duidelijk definiëren. Voorbeelden zijn het HR-team, een vertegenwoordiger van L&D, cross-functionele werknemersvertegenwoordigers, het corporate communicatieteam en eerstelijnsmanagers.

Hierdoor krijgt u inzicht in:

Wat moet u vermijden in een employee journey map?

Laten we nu eens kijken wat u moet vermijden in een employee journey map.

Kies niet voor een uniforme aanpak

Geen twee medewerkers zijn hetzelfde, en dat geldt ook voor hun employee journey binnen de organisatie. Elke medewerker brengt unieke ervaringen, vaardigheden en ambities mee. Als u de employee journey niet aanpast aan hun individuele behoeften en doelen, kunt u geen hogere betrokkenheid, tevredenheid en productiviteit realiseren.

Gebruik tools zoals mindmaps, plaknotities of ClickUp Whiteboards om een aangepaste employee journey map te maken die werkt:

Met ClickUp Whiteboards kunt u de ideeën van uw team vanaf één centrale plek omzetten in gecoördineerde acties.

Een sjabloon is handig, maar wees niet bang om deze aan te passen en een gepersonaliseerde employee journey map voor verschillende medewerkerprofielen te maken.

Vergeet niet om uw employee journey map in de loop van de tijd te blijven herzien

Natuurlijk ziet elke employee journey map er anders uit voor verschillende segmenten. Het is echter een voortdurend evoluerend geheel dat zal veranderen naarmate uw organisatie groeit en de behoeften van uw werknemers evolueren. Bekijk uw kaart regelmatig opnieuw en breng wijzigingen aan die de huidige realiteit weerspiegelen.

Drievoudige impact van goede employee journey mapping

Het in kaart brengen van het employee journey heeft op drie onderling verbonden manieren invloed op de organisatie:

Bouwt een werknemersgerichte werkcultuur op

Aangezien u feedback van medewerkers verzamelt en weloverwogen maatregelen neemt, begrijpt u welke momenten het belangrijkst zijn en hoe deze de werknemerservaring beïnvloeden.

Met strategische inzichten en gegevens over sleutelcijfers zoals verloop, betrokkenheid en productiviteit worden uw werkcultuur en denkproces meer op werknemers gericht.

Verbetert de klanttevredenheid

Als uw medewerkers met een nieuw gevonden doel werken, zullen uw klanten tevredener zijn over de hogere kwaliteit van de dienstverlening. Naarmate de klanttevredenheid stijgt, zullen meer klanten waarschijnlijk loyaal worden aan uw merk en merkambassadeurs worden voor de lange termijn.

Verhoogt de motivatie van het personeel

Door de reis van medewerkers in kaart te brengen, komen verborgen aspecten van hun ervaring aan het licht. Deze onzichtbare ervaringen bieden een kans om aan de behoeften van medewerkers te voldoen en deze zelfs te overtreffen. Naarmate de ervaring van medewerkers verbetert, zullen uw medewerkers gelukkiger en gemotiveerder zijn.

Bouw vanaf dag één een positieve werknemerservaring op met ClickUp

Het optimaliseren van de werknemerservaring begint met het in kaart brengen van het traject van elke individuele werknemer en het luisteren naar uw werknemers in elke fase. Het gebruik van flexibele software zoals ClickUp helpt u inzicht te krijgen in de emotionele, mentale en carrièredoelen van uw werknemers. U kunt op cruciale momenten contact leggen met werknemers en hun feedback krijgen over wat voor hen werkt en wat niet.

De inzichten die u uit het in kaart brengen van het traject van medewerkers haalt, helpen u de werknemerservaring te verbeteren en onder de knie te krijgen. Door tijdig actie te ondernemen, kan uw organisatie een solide positie in de hoofden van medewerkers verwerven en op lange termijn hun loyaliteit winnen.

Haal het meeste uit deze impactvolle visualisatietechniek met ClickUp en bouw een zinvolle employee journey map vol met alle momenten die ertoe doen. Meld u nu aan!

Veelgestelde vragen (FAQ)

1. Hoe tekent u een ervaringskaart?

Volg deze stappen om een employee experience map op te stellen: