Je moet geld uitgeven om geld te verdienen.
Elk bedrijf geeft elk jaar geld uit aan mensen, kantoorruimte, onderzoek, verkoop, marketing en IT tijdens de natuurlijke gang van zaken. Maar hoeveel moet je uitgeven in welke emmer?
IT is een van de grootste uitgavenposten in elke organisatie. Gartner voorspelt dat de wereldwijde IT-uitgaven zullen groeien tot 5 biljoen dollar in 2024 . Deze gestage groei brengt de noodzaak met zich mee om dergelijke investeringen efficiënt te beheren - een Taak waar een goede IT-budgettering klaar voor is.
In deze blogpost bespreken we hoe u best practices voor IT-budgettering kunt gebruiken voor een beter financieel beheer in uw organisatie.
Wat is IT-budgettering?
IT-budgettering is het proces van strategische toewijzing van middelen aan IT-projecten, tools, systemen, infrastructuur en operationele kosten. Dit omvat het analyseren, interpreteren, voorspellen, toewijzen, goedkeuren en overzien van IT-uitgaven.
Sleutelonderdelen van een IT-budget
Een IT-budget omvat alles wat de IT-afdeling nodig heeft en gebruikt. Dit omvat het volgende.
Hardware: Uitgaven gerelateerd aan fysieke technologische activa zoals servers, computers, netwerkapparatuur en randapparatuur.
Software en diensten: Softwarelicenties, applicaties en platforms. Dit kan variëren van kant-en-klare software tot gespecialiseerde oplossingen voor ondernemingen en abonnementen op cloud-gebaseerde diensten.
IT-personeelskosten: Terwijl de personeelskosten meestal uit het HR-budget komen, maken uitgaven voor consultants, leveranciers, training, enz. deel uit van het IT-budget.
Kosten voor technische ondersteuning: Lopende kosten voor onderhoud en ondersteuning, waaronder software-updates, hardwarereparaties, technische ondersteuningsdiensten en garanties.
Informatie veiligheid: Beveiliging van IT-systemen, waaronder firewall- en antivirussoftware, inbraakdetectiesystemen en veiligheidsaudits.
Cloud computing: Clouddiensten en abonnementskosten voor cloudopslag, computerbronnen, SaaS-toepassingen en platform-as-a-service (PaaS)-aanbiedingen.
De basis van IT-budgettering
IT-budgettering is een belangrijk onderdeel van IT Financial Management (ITFM), een populaire benadering om de behoeften van een organisatie financieel mogelijk te maken.
ITFM richt zich op het minimaliseren van verspilling, het besparen van kosten, het voorspellen van kapitaal- en bedrijfskosten en het aanmoedigen van gewenst financieel gedrag.
Waarom is IT-budgettering belangrijk?
Op het meest basale niveau is IT-budgettering nodig om te voorkomen dat u geld krijgt dat u niet hebt, d.w.z. te veel uitgeeft. Daarnaast heeft IT-budgettering nog veel meer voordelen.
Rendement op investering
Een goed IT-budget zorgt ervoor dat elke cent die de organisatie uitgeeft, rendeert. Het helpt projectmanagers en leiders ook om zich te concentreren op initiatieven die meer kans hebben om resultaat op te leveren.
Instance, als u bijvoorbeeld investeert in ticketing software een goed IT-budget zal precies het rendement aantonen dat u verwacht, in de vorm van een stijging van de TAT- of CSAT-scores.
Strategische afstemming
IT-budgetten helpen afdelingsleiders om op één lijn te blijven met de strategie van de organisatie. Instance, als de bedrijfsstrategie groei is, zou je meer budget toewijzen aan tools voor klantenwerving, zoals CRM, e-mailmarketing, verkoopanalyse, enz.
Gezonde weergave
Wanneer IT-budgetten aan het begin van het jaar worden ingesteld, wordt een goede weergave gegeven van de behoeften en doelen van de hele afdeling. Hierdoor kunnen IT koppen en projectmanagers hun jaar effectief inplannen.
Experimenteren
Een goede budgettering zorgt ervoor dat je genoeg geld opzij zet voor experimentele projecten, die je innovatie kunnen helpen opschalen. Je zou bijvoorbeeld 5% van je IT-budget opzij kunnen zetten om iets radicaals te bouwen zonder dat dit de rest van je werk beïnvloedt.
Om al deze voordelen te behalen, heb je de juiste mensen aan tafel nodig.
Wie is betrokken bij IT-budgettering?
Een goede IT-budgettering moet een gezamenlijk abonnement zijn tussen financiën en IT. Tot de sleutelbetrokkenen behoren de Chief Financial Officer (CFO), Chief Technology Officer (CTO) of Chief Information Officer (CIO).
Meestal is een CTO/CIO verantwoordelijk voor het abonnement en de aanvraag van een IT-budget, dat de CFO analyseert en goedkeurt. De CIO is dus verantwoordelijk voor:
- Het creëren van de IT-strategie met projecten die zijn afgestemd op de doelstellingen van de business
- Behoeften identificeren, kosten voorspellen en uitgaven prioriteren
- Samenwerken met andere afdelingen om de IT-behoeften van de organisatie te begrijpen
- IT-kosten beheren, kostenbesparende maatregelen ontwerpen en onderhandelen met leveranciers
- Agile capaciteit plannen ennivellering van middelen* Beoordelen en beperken van risico's met betrekking tot IT-investeringen, waaronder veiligheid/compliance risico's en projectoverschrijdingen
Bij delen van dit proces kunnen ook andere afdelingen betrokken zijn. HR kan bijvoorbeeld iets te zeggen hebben over het inhuren van aannemers of consultants. Inkoop KPI's kunnen het onderhandelen over de beste prijs met leveranciers omvatten.
Hoe is het IT-budget gerelateerd aan inkomsten?
IT-budgettering heeft betrekking op de uitstroom van middelen, d.w.z. uitgaven. IT-inkomsten zijn de inkomsten, die bijhouden hoeveel geld IT-diensten of -producten opleveren. U hebt een goed evenwicht nodig tussen IT-inkomsten en budgetten om winstgevend te blijven.
Gemiddelde IT-budgetten als percentage van de inkomsten is een sleutel tot succes in organisaties. Het kan bereik hebben van 2-8% afhankelijk van de bedrijfstak. De bouwsector besteedt bijvoorbeeld ongeveer 1,68% van de omzet aan IT, terwijl het bankwezen bijna 8% uitgeeft.
Om die norm te handhaven en rendement op investering te garanderen, heb je een proces nodig. Laten we er eens naar kijken.
Het IT-begrotingsproces verkennen: Een gedetailleerde stap-voor-stap gids
Budgettering is een proces waarbij meerdere bewegende delen beheerd moeten worden. U hebt een goed proces en robuuste IT projectmanagement software zoals ClickUp om effectief te kunnen abonneren. In dit gedeelte bespreken we beide.
1. Huidige staat beoordelen
Voordat u een toekomstige staat visualiseert en er een abonnement op neemt, moet u begrijpen waar u staat. Beoordeel uw huidige IT-landschap, inclusief:
- Bestaande IT-infrastructuur, waaronder hardware, software, netwerksystemen en veiligheidsmaatregelen
- Prestatiecijfers, zoals de uptime van het systeem, responstijden bij incidenten en tevredenheid onder gebruikers
Het doel is om sterke en zwakke punten te identificeren en gebieden die verbetering of investering behoeven. Instance, als uw servers vaak over capaciteit draaien, geeft dit aan dat er geïnvesteerd moet worden in extra of krachtigere servers.
Gebruik ClickUp Dashboards om inzicht te krijgen in uw huidige status. Pas het aan met de rapportages die u nodig hebt en evalueer hiaten.
realtime rapportage met ClickUp Dashboards_
2. IT-strategie en -doelstellingen definiëren
Begrijp de doelen van het bedrijf voor de komende jaren en bepaal hoe IT deze kan ondersteunen. Stel op basis van de bedrijfsstrategie een ondersteunende marketingstrategie op.
Als een bedrijf bijvoorbeeld zijn marktaandeel wil vergroten door een online platform te lanceren, omvat de IT-strategie het bouwen van e-commercemogelijkheden. Maak daar dus een abonnement op. Een IT sjabloon of een sjabloon voor een technologisch stappenplan kan uw reis versnellen.
Of begin met een schone lei en brainstorm samen met je team over je behoeften met behulp van de ClickUp Whiteboard . Nodig feedback uit en zet items direct vanaf het whiteboard om in Taken.
verbonden initiatieven en projecten visualiseren op ClickUp Whiteboard_
3. Eisen voorspellen
Voer op basis van uw IT-strategie een grondige behoeftenanalyse . Omvat technologie-upgrades, nieuwe systeemimplementaties, personeelsbehoeften en andere vereiste IT-middelen.
Als u bijvoorbeeld softwareontwikkeling snel wilt schalen, hebt u misschien het volgende nodig IT-documentatiesoftware om herhaalbaarheid in uw proces op te nemen.
ClickUp Forms is een geweldige manier om vereisten te verzamelen van project- of functionele leiders. Stel een formulier in en stuur het naar hoofden van producten, veiligheid, infrastructuur, gegevens, enz. om hun behoeften vast te leggen.
Budgetbewaking op ClickUp
9. Beoordelen en aanpassen
Het IT-budgetteringsproces moet iteratief zijn. Stel een budgetkalender op en evalueer regelmatig de uitgaven. Vergelijk de werkelijke uitgaven met de geplande budgetten om ze aan te passen aan veranderende bedrijfsbehoeften, technologische vooruitgang of afwijkingen. Zorg ervoor dat uw IT-beheer initiatieven in lijn zijn met uw budgetgebruik.
Terwijl je het bovenstaande budgetteringsproces volgt, zijn hier enkele best practices om in gedachten te houden.
Beste werkwijzen en tips voor IT-budgettering
Het doorlichten van de huidige infrastructuur, het verzamelen van vereisten, het schatten van kosten, het in evenwicht brengen van tegenstrijdige eisen en het maken van overtuigende budgetvoorstellen kan veel werk zijn. Om dat wat gemakkelijker te maken, volgt hier wat advies van leiders in deze ruimte.
Stem het IT-budget af op de doelen van het bedrijf
De beste manier om uw budget goedgekeurd te krijgen is om het nauw af te stemmen op de doelen van het bedrijf. Als de verbinding niet voor de hand lijkt te liggen, neem dan de tijd om dit duidelijk te maken.
Een voorbeeld: misschien wil je investeren in machine learning, terwijl de bedrijfsstrategie prioriteit geeft aan customer experience (CX). Maak als IT-leider duidelijk hoe je initiatieven op het gebied van machinaal leren CX kunnen verbeteren en welke zakelijke doelen je ermee kunt bereiken.
Gebruik gegevens en analyses
Kijk tijdens uw audit of u een paar jaar terug in de tijd kunt gaan. Verzamel de gegevens om patronen en potentiële besparingen te identificeren en weloverwogen beslissingen te nemen.
Als u de informatie niet hebt, stel dan ClickUp's IT-beheer software om datapunten voor de toekomst vast te leggen.
Met ClickUp kunt u informatie verzamelen over de efficiëntie van uw projecten, zoals de geschatte tijd, de benodigde tijd, de duur van de projectlevenscyclus, uitgaven, betalingen, retouren, enz.
Transparant communiceren
Voor een goede IT-budgettering is de inbreng van uw teamleden, projectmanagers, zakelijke tegenhangers en financiële teams nodig. Communiceer regelmatig met hen om transparantie en vertrouwen op te bouwen.
Taken in ClickUp-taak bevatten geneste opmerkingen om in context te chatten. Gebruik de ClickUp weergave chatten om al uw berichten op één plaats te zien en te antwoorden wanneer u klaar bent.
communiceer moeiteloos met ClickUp chat_
Aanpasbaarheid opbouwen
Hoewel budgettering jaarlijks Klaar is, wordt het gebudgetteerde geld niet in één keer uitgegeven. Pas uw budget dus het hele jaar door aan.
- Voer regelmatig evaluaties uit om te weten hoe uw uitstroom presteert
- Houd driemaandelijkse sessies om te zien hoe je projectbudget en -prestaties zich het afgelopen kwartaal hebben ontwikkeld en wat je nodig hebt voor het komende kwartaal
- Praat met business teams om te begrijpen hoe de IT-programma's hen helpen
- Herschik budgetten op basis van wat je leert en wat je nodig hebt
- Account voor IT-risico's. Dit is hoe
Risico's en risicobeperkende factoren beheren in IT-budgettering
Met cyberaanvallen, serveruitval, datalekken, striktere compliance en menselijke fouten zit IT vol risico's. Het IT-budget moet de risico's erkennen en er rekening mee houden. Het IT-budget moet risico's erkennen en er rekening mee houden.
Hier zijn enkele potentiële risico's en hoe je ze kunt beperken.
Gebruik scenarioplanning om risico's te beheren
Overweeg de verschillende scenario's wanneer u de vereisten voorspelt. Als u bijvoorbeeld een nieuw CRM nodig hebt, kunt u dit bouwen, een SaaS-tool kopen of bestaande spreadsheets voor dit doel aanpassen.
Onderzoek elk van deze scenario's op kosten, baten en risico's. Maak een abonnement om de risico's van de gemaakte keuzes te beperken.
Als je voor de spreadsheet-manier kiest, moet je misschien meer mensen inhuren of meer tijd besteden aan het handmatig beheren ervan. Zet budgetten opzij voor extra mensen.
Bereid u voor op uitbestedingsrisico's
IT Teams maken gebruik van uitbestede teams om kosten te besparen op salarissen en overhead. Vertrouwen op externe serviceproviders kan echter risico's met zich meebrengen met betrekking tot de stabiliteit van de leverancier, de kwaliteit van de service en de kans op onderbrekingen van de service, wat van invloed kan zijn op de bedrijfsvoering.
- Evalueer uw leverancier op betrouwbaarheid
- Installeer een sterk contract met duidelijke afspraken over te leveren prestaties en boetes
- Probeer je risico's te spreiden door meerdere leveranciers in te schakelen
- Ontwerp een strategie voor kostenbeheer voor het geval u met het risico wordt geconfronteerd
- Bouw back-up mechanismen
Versterk het risico- en nalevingsbeheer
IT-risico's kunnen duur zijn. IBM vindt dat de gemiddelde kosten van een datalek 4,45 miljoen dollar bedragen. Toen British Airways de General Data Protection Regulation (GDPR) bleek te schenden, legde de EU de luchtvaartmaatschappij een boete op van 20 miljoen pond!
De enige manier om deze risico's voor te blijven is door actief je veiligheid te verbeteren. Projectbudgetten beheren om voortdurende optimalisatie van initiatieven op het gebied van veiligheid en risicobeheer te ondersteunen.
Snij uw IT-budgetten in plakjes met ClickUp
Teams zien budgetten vaak als limieten voor hun uitgaven. Integendeel, een goed gepland budget kan de vrijheid bieden om de projecten uit te voeren die u wilt.
Gebruik ClickUp om duidelijkheid en transparantie te creëren in het budgetteringsproces. Verzamel gegevens en voer uw projecten uit op ClickUp voor meer efficiëntie en gedetailleerde monitoring. Beoordeel de prestaties regelmatig en pas ze gaandeweg aan. Bespaar onderweg geld.
Laat IT-budgetten u vrijmaken om uw doelen na te streven. Probeer ClickUp vandaag gratis uit !