Als je je bedrijf wilt laten groeien, moeten alle afdelingen bijdragen aan dezelfde einddoelen. In het geval van uw afdeling Informatietechnologie (IT) kan het hebben van de juiste governancedocumenten ervoor zorgen dat u voldoet aan uw business doelen te bereiken . 🤩
Een IT-afdeling is een van de duurste afdelingen van een bedrijf en financiert datacenters, software apparaten en andere diensten. Volgens Gartner wordt verwacht dat de wereldwijde IT-uitgaven in 2023 $4,6 biljoen zullen bedragen, een stijging van 5,5% ten opzichte van 2022. Toch is een goed geoliede IT-afdeling essentieel voor de bedrijfswinst.
Om ervoor te zorgen dat alle IT-activiteiten uw algemene bedrijfsdoelen ondersteunen, hebt u een IT bestuurskader . Hieronder leggen we uit wat een IT-governancekader is, wat de voordelen van een IT-governanceprogramma zijn en welke rol het speelt in corporate governance.
**Wat is IT-governance?
IT-governance is een essentieel onderdeel van elk bedrijf en zorgt ervoor dat uw IT-strategie op één lijn ligt met uw zakelijke doelen. Net als andere gebieden van corporate governance helpt het het hoger management om snelle beslissingen te nemen en het bedrijf effectief te leiden.
IT-governance zorgt ervoor dat uw IT-afdeling begrijpt hoe haar beslissingen de bedrijfsvisie beïnvloeden. Daarnaast helpt IT-governance ervoor te zorgen dat uw bedrijf blijft voldoen aan bedrijfsregelgeving, houdt het de leiding van de IT-afdeling op één lijn en zorgt ervoor dat alle IT-beslissingen de waarde van uw bedrijf helpen verhogen.
Wat is een IT-governancekader ?
Een IT-governance framework is een blauwdruk om IT-professionals te helpen beslissingen te nemen. Simpel gezegd brengt het in kaart hoe elke beslissing of investering in technologie de waarde van het bedrijf verhoogt, risico's vermindert en op één lijn ligt met uw bedrijfsinitiatieven. 🔍
In lekentaal: een IT-governance framework voorkomt dat collega's "het wiel opnieuw uitvinden" binnen uw IT-afdeling. Net als veel gewone bedrijfsdocumenten-SOP's (standaard operationele procedures), trainingshandleidingen en bedrijfsstatuten stroomlijnt het herhaalde werk en besluitvormingsprocessen.
Een kader voor IT-governance biedt een formele structuur voor afdelingsleiders om processen te creëren, prestaties te evalueren en een abonnement op noodherstel. Na verloop van tijd zal dit kader zorgen voor minder vergaderingen, e-mails en inefficiënte afdelingen.
Krijg snel inzicht in de Sprints van uw teams met de weergave ClickUp Sprint Lijst
IT-bestuur vs. bedrijfsbestuur
IT-governance is een vorm van corporate governance.
Corporate governance is een systeem van regels, processen en richtlijnen om het bestuur van een bedrijf te stroomlijnen. Het is een stappenplan om te definiëren rollen voor belanghebbenden en werknemers, stroomlijnen strategische abonnementen en zorgen ervoor dat alle afdelingen aan de wettelijke voorschriften voldoen.
Corporate governance wordt door elk team binnen het bedrijf gebruikt. Daarom zal een IT-afdeling zich baseren op de al bestaande richtlijnen binnen corporate governance om een kader voor IT-governance op te stellen.
Rol en verantwoordelijkheden van IT-governance
Het hebben van een raamwerk voor IT-governance is cruciaal voor het succes van IT-projecten en de organisatie als geheel. Onderdeel van dat raamwerk is het schetsen van rollen en verantwoordelijkheden voor elk lid van uw afdeling.
Er zijn typisch vier niveaus van rollen in IT-governance, waaronder:
- Strategisch: Het hoogste niveau van IT-governance stemt de strategie van de afdeling af op de algemene bedrijfsstrategie. Dit niveau omvat doorgaans leden van de raad van bestuur en de CIO
- Uitvoerend: De op één na hoogste instelling bepaalt het budget en wijst IT-middelen toe voor elk project. Dit niveau omvat meestal het hoger management (inclusief vice-presidenten en afdelingshoofden) die rechtstreeks rapporteren aan de CIO
- Programmagovernance: Dit niveau beheert risicomanagement, IT-investeringen, projectmanagement en cyberveiligheid voor specifieke IT-projecten. Dit niveau wordt meestal uitgevoerd door managers en projectmanagers
- Operations: Het laagste niveau van IT-governance optimaliseert de dagelijkse operaties van de hele afdeling. Dit niveau bestaat uit meer junior collega's binnen de afdeling
De betekenis van een IT Governance-proces in moderne Businesses
Het belangrijkste doel van IT-governance is ervoor te zorgen dat alle IT-investeringen waarde genereren voor het bedrijf.
Daarom kan ineffectieve IT-governance blijvende negatieve gevolgen hebben voor moderne bedrijven. Het niet invoeren van de juiste regels, processen en strategische doelstellingen kan de communicatie tussen afdelingen verzwakken of het budget van het bedrijf onder druk zetten.
Bovendien kunnen slechte IT-governancepraktijken leiden tot het volgende:
- Misbruik van gevoelige gegevens: Als gevoelige gegevens in de verkeerde handen vallen, kan dit leiden tot identiteitsdiefstal of fraude bij uw werknemers of clients. Dit is niet alleen een technologische nachtmerrie voor uw personeel, maar kan ook juridische gevolgen hebben
- Datalekken en cyberaanvallen: In de Verenigde Staten is het aantal datalekken nog nooit zo hoog geweest. Volgens een rapport van Appleis het aantal datalekken in de eerste negen maanden van 2023 met maar liefst 20% gestegen ten opzichte van heel 2022. Naarmate bedrijven steeds meer persoonlijke gegevens van clients en werknemers verzamelen, neemt de kans toe dat die gegevens worden misbruikt door cybercriminelen
- Slechte toewijzing van IT-budget en -middelen: Op technologisch gebied leven we in exponentiële tijden, waarin de nieuwste technologie steeds sneller veroudert. IT-governance zorgt ervoor dat bedrijven de juiste hoeveelheid tijd, geld en middelen besteden aan onderzoek naar de beste technologiebusiness tools *Onbegrip van IT-risico's : Datalekken, cyberaanvallen en falende IT-systemen ontstaan omdat werknemers niet weten waar ze tegenaan lopen. Risicobeheer is een essentieel onderdeel van IT-governance, omdat het potentiële bedreigingen voor het bedrijf voorspelt
- Niet rekening houden met veranderingsbeheer : Corporate governance bestaat zodat bedrijven soepel kunnen draaien, ongeacht wie er op een bepaald moment de leiding heeft. Helaas vertrouwen veel bedrijven sterk op leiders met een lange staat van dienst en verzuimen ze regels, processen en werkstromen te documenteren. Het implementeren van effectieve IT-governance houdt in dat er een abonnement moet worden genomen op grote veranderingen in het personeelsbestand, zoals het aannemen van een nieuwe CIO
Visualiseer en beheer uw productroadmap in de weergave ClickUp Tijdlijn
Voordelen van het toepassen van IT Governance
Het juiste kader voor IT-governance helpt de strategische afstemming van uw bedrijf te verbeteren, uw IT-initiatieven binnen budget te houden en inbreuken op de veiligheid te beperken of te voorkomen. Hoewel de voordelen van IT-governance eindeloos zijn, zijn hier een paar voordelen die u moet weten:
- Het stemt uw IT-initiatieven af op de doelstellingen van de business: Dit zorgt ervoor dat alle IT-projecten bijdragen aan de doelen van de organisatie en zorgt ervoor dat de middelen op de juiste manier worden gebruikt voor de afdeling
- Het verwijdert overtolligheden binnen de organisatie: Een van de grootste voordelen van corporate governance - niet alleen IT-governance - is dat het terugkerende taken elimineert. Dit kan vergaderingen in de kalender overbodig maken, tijdlijnen van projecten verkorten en de aanschaf van dubbele oplossingen voorkomen
- Het bevordert transparantie en communicatie: Het implementeren van IT-governanceprocessen zorgt ervoor dat rollen en verantwoordelijkheden duidelijk zijn gearticuleerd. Dit helpt bij het stroomlijnen van de communicatie binnen de afdeling, omdat junior collega's precies weten naar welke manager ze moeten gaan met vragen of zorgen over een bepaald project
- Cyberaanvallen worden snel geëscaleerd: Met de toenemende dreiging van cyberveiligheid moeten IT Teams voorbereid zijn op wanneer (niet als) een aanval toeslaat. Door het hele team op de hoogte te brengen van de gedetailleerde protocollen van wat te doen in het geval van een inbreuk op de veiligheid, kan de klap voor de organisatie worden beperkt
- Het zorgt voor naleving van de regelgeving: Er zijn talloze wetten en regels met betrekking tot het omgaan met beveiligde gegevens. Het juiste IT-governance framework zorgt ervoor dat alle IT-bedrijfsactiviteiten blijven voldoen aan de Federal Information Security Management Act van 2002 (FISM), de Fair and Accurate Credit Transaction Act van 2003 (FACTA), de Gramm Leach Bliley Act (GLBA) en andere voorschriften
- Het verbetert de klantenservice: Iedereen weet hoe frustrerend het kan zijn om in de wacht te staan bij een IT-afdeling. Het creëren van een IT-governance framework zorgt ervoor dat de lijnen voor technische ondersteuning goed bemand zijn, dat je team de juiste training heeft voor het oplossen van problemen en dat de leden van het team weten hoe ze bijzonder moeilijke verzoeken moeten escaleren. Bovendien kan de implementatie van automatisering van de werkstroom voor veelgestelde vragen of verzoeken de wachttijd verkorten of klanten helpen problemen zelf op te lossen
- Het verhoogt de productiviteit van werknemers: De juiste IT-governanceprotocollen stellen werknemers in staat om beter te presteren op het werk. Uw kader moet de juiste training en inwerkprocessen voor werknemers bevatten om IT-professionals op de hoogte te brengen van de rollen, workflows en richtlijnen van de afdeling
- Verlaag de technologiekosten: De overheadkosten van uw IT-afdeling zijn waarschijnlijk enorm, zowel wat betreft werknemers als infrastructuur. IT-professionals krijgen vaak een goed salaris, maar door te zorgen voor de juiste training, onboarding en interne processen kunt u voorkomen dat u te veel mensen aanneemt. Daarnaast kunt u ervoor zorgen dat u investeert in de juistesystemen en software uw IT-infrastructuurkosten verlagen
- Controle over sociale media en andere communicatiekanalen: Een groot deel van de bedrijfscommunicatie vindt plaats buiten de firewall van het bedrijf, met name binnen sociale media en instant messaging-platforms. De juiste IT-functies zorgen ervoor dat informatie en gegevens veilig blijven, ongeacht de locatie
- Het onderwijst het hele bedrijf over het gebruik van IT: In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, is een IT-governance framework niet alleen bedoeld voor de IT-afdeling. In plaats daarvan leren de juiste IT-governanceprotocollen alle afdelingen hoe ze gegevens veilig kunnen houden en bedreigingen voor de cyberveiligheid kunnen voorkomen
Hoe implementeert u een IT Governance abonnement?
Wilt u een raamwerk voor IT-governance maken, maar weet u niet waar u moet beginnen? Hieronder duiken we in een stap-voor-stap gids over hoe u IT-initiatieven kunt afstemmen op uw bedrijfsdoelen.
1. Stel doelen vast voor de korte en lange termijn
Verzamel uw directie en executive team om strategische abonnementen voor het komende jaar op te stellen. Zodra uw bedrijfsbrede doelen zijn vastgesteld, vergadert u met uw CIO en hoger management om jaarlijkse, driemaandelijkse en maandelijkse doelen voor uw IT-team vast te stellen.
Houd de voortgang met betrekking tot doelen bij met het ClickUp Goals Dashboard
2. Historische gegevens bekijken
De beste manier om een abonnement voor de toekomst te nemen is door naar het verleden te kijken.
Bekijk de inbreuken op de veiligheid en cyberdreigingen van de afgelopen jaren, bekijk projecten die over het budget gingen of niet op tijd voltooid waren, bekijk veelvoorkomende klachten van klanten en vergader met managers om te zien welke werknemers ondermaats presteren. Het verbeteren van gebieden die in het verleden problematisch bleken te zijn, kan in de toekomst helpen bij het verbeteren van het middelenbeheer, risicobeperking en besluitvormingsprocessen.
3. Zoek een startpunt
Er zijn veel bestaande methodologieën waaruit u uw IT-governance framework kunt opbouwen.
Aantekening: Sommige certificeringen kunnen gerechtvaardigd zijn om deze modellen te begrijpen. Mogelijk moet u samenwerken met een consultant om erachter te komen welk model het beste werkt voor uw organisatie.
Enkele populaire methodologieën zijn:
- COBIT: Het COBIT-raamwerk (Control Objectives for Information and Related Technologies) is ontwikkeld door de Information Systems Audit and Control Association (ISACA). Het is een van de populairste IT-raamwerken voor ondernemingen en biedt een aantal modellen om de waarde van informatiesystemen te verhogen
- ITIL : De Information Technology Infrastructure Library (ITIL) is opgebouwd uit een lijst van praktijken voor IT-servicemanagement om te helpen IT-projecten af te stemmen op uw algemene bedrijfsbehoeften
- CMMI : Het Capability Maturity Model Integration heeft als doel de bedrijfsprestaties te verbeteren door het softwarerisico te verlagen, de klantenservice te verbeteren en uw algehele product te verbeteren
- COSO : Het Committee of Sponsoring Organizations is een raamwerk voor prestatiemeting dat is ontwikkeld om ervoor te zorgen dat uw bedrijf ethisch en transparant opereert en in overeenstemming met industriële en internationale normen
4. Tools inzetten om repetitieve taken te automatiseren
Om de levenscyclus van elk IT-initiatief te verbeteren, moet u dubbel werk automatiseren.
Automatiseringen triggeren automatisch resultaten wanneer een actie plaatsvindt in ClickUp
Met ClickUp behoren herhaalde Taken tot het verleden. ClickUp helpt softwareteams samen te werken aan roadmaps, workflows te automatiseren, IT-verzoeken te beheren en de voortgang van projecten in realtime bij te houden.
Op zoek naar meer tools? ClickUp Automatiseringen biedt 100+ workflows om routinetaken te stroomlijnen en tijdlijnen van projecten te verkorten. Plus, de ClickUp Gantt weergave houdt uw team op dezelfde pagina door een overzicht op hoog niveau te bieden van alle IT-prioriteiten.
5. Voer een piloottest uit voor uw governancestructuur
Een raamwerk voor IT-governance is bedoeld als een levend document. Met andere woorden, gebruik niet de "set it and forget it" methode voor uw raamwerk.
Zorg in plaats daarvan voor kwartaalevaluaties met het executive team om te zien hoe je nieuwe IT-governance framework je einddoelen bereikt. Van daaruit kunt u uw document naar eigen inzicht bewerken.
Ga met uw IT Governance Framework aan de slag met ClickUp*
Het juiste IT Governance Framework zorgt ervoor dat de doelen van de afdeling overeenkomen met de bedrijfsdoelen, dat rollen en verantwoordelijkheden duidelijk zijn vastgelegd en dat repetitief werk wordt verminderd.
Om uw IT Governance framework van de grond te krijgen, kiest u voor ClickUp. ClickUp wordt Voltooid geleverd met IT-sjablonen , een bibliotheek met automatiseringen, meerdere weergaven en duizenden integraties. Om te zien hoe u de waarde van uw bedrijf kunt verbeteren en de productiviteit van uw IT-afdeling kunt verhogen, clickUp vandaag proberen .