"Reageren op verandering in plaats van een plan volgen" is de vierde pijler van de agile manifest . Het vat samen wat het betekent om 'agile' te zijn, waarbij van teams wordt verwacht dat ze verandering omarmen en dynamisch meegroeien met veranderende zakelijke eisen.
Dit betekent dat je teamleden en managers nodig hebt die zich aanpassen aan veranderingen en de vaardigheden en capaciteiten hebben om te pivoteren wanneer de situatie daarom vraagt. Agile capaciteitsplanning helpt daarbij.
Wat is Agile Capaciteitsplanning?
Agile capaciteitsplanning is het proces van het evalueren van de hoeveelheid productieve tijd die beschikbaar is in elke sprint. Projectmanagers gebruiken agile capaciteitsplanning om werk te plannen en de levering van software te beheren.
Een agile capaciteitsplan is een functie van het volgende.
- Duur van de sprint: Meestal twee weken of tien werkdagen
- Grootte van het team: Aantal teamleden beschikbaar voor de sprint
- Beschikbaarheid van het team: Aantal uren dat teamleden beschikbaar zijn, met aftrek van vakantie en feestdagen
- Benuttingsgraad: Tijd waarin het team kan werken aan de doelen van de sprint, meestal 0,6-0,8
Als alle terminologie je overweldigt, is hier een handige woordenlijst van agile scrum termen .
Hoewel agile als methodologie begon als een praktijk voor softwareontwikkeling, is het recentelijk omarmd door teams over het hele spectrum.
Digitale bureaus
, teams die content schrijven, e-commercebedrijven, enz. gebruiken agile methodologieën zoals Kanban of Scrum voor effectieve dienstverlening.
clickUp's sjabloon voor agile projectbeheer_
Als je een niet-software
manager die op zoek is naar agile praktijken,
ClickUp's sjabloon voor agile projectbeheer
is een geweldige plek om te beginnen.
U kunt het bijgeleverde formulier gebruiken om verzoeken te stroomlijnen naar de backlog, de sprints gebruiken om taken uit te voeren en het volgende uit te voeren
zoals standups en retrospectives, allemaal binnen ClickUp.
Teamcapaciteit vs teamsnelheid in agile
Teamcapaciteit en teamsnelheid zijn twee kritieke meeteenheden
teams gebruiken.
Teamcapaciteit verwijst naar het aantal beschikbare ontwikkeluren per sprint. Teamsnelheid verwijst naar het aantal story points dat een team kan ontwikkelen in elke sprint.
Op basis van de teamsnelheid die in het verleden is geleverd, schat een agile projectmanager of scrum master de toekomstige capaciteit in en plant hij user stories voor ontwikkelaars.
Voordelen en belang van agile capaciteitsplanning
Agile softwareontwikkeling vereist duidelijkheid in chaos. Zelfs als de business requirements evolueren, kan een
past zich aan en gaat door zonder momentum te verliezen. Op capaciteit gebaseerd
zorgt hiervoor.
Betrouwbare softwarelevering: Met nauwkeurige capaciteitsplanning kunnen agile teams de engineeringinspanningen beter voorspellen, waardoor er meer voorspelbaarheid ontstaat. Ze doen dus haalbare toezeggingen en leveren wat ze beloofd hebben.
Verbeterd vertrouwen: Wanneer de levering van software betrouwbaar en voorspelbaar is, is er meer vertrouwen tussen business- en engineeringteams. Dit bevordert samenwerking en innovatie.
Betere softwarekwaliteit: Agile capaciteitsplanning stelt een structuur vast voor wat redelijkerwijs kan worden bereikt in elke sprint. Dit zorgt ervoor dat teams geen bochten afsnijden en best practices volgen.
budgettering op ClickUp_
Nauwkeurig budgetbeheer: Wanneer projectmanagers de capaciteit van het team nauwkeurig kunnen voorspellen, kunnen ze ook hun resources en budgetten efficiënter beheren. Als u een
projectmanagementtool gebruikt
zoals ClickUp, kunnen budgetten en onkostendeclaraties ook automatisch worden berekend op basis van capaciteitsgebruiksgegevens.
Verbeterde teammoraal: Capaciteitsplanning wordt uitgevoerd op basis van de beschikbaarheid van teamleden tijdens elke sprint. Teamleden tonen een grotere inzet en betrokkenheid bij het project als ze kiezen hoeveel werk ze kunnen doen.
Verbetering van processen: Inzichten uit capaciteitsplanning dienen ook verschillende
methoden voor procesverbetering
. Ze helpen bij het evalueren van de prestaties, productiviteit en kwaliteit van het werk van het team en bouwen in de loop van de tijd cumulatieve efficiëntieverbeteringen op.
Een goede agile capaciteitsplanning is in het voordeel van elke stakeholder die betrokken is bij het project. Het helpt projectmanagers om de oplevering in de juiste richting te sturen en de betrokkenheid te behouden. Het ondersteunt teamleden om hun volledige potentieel te benutten. En het allerbelangrijkste, het bouwt vertrouwen en betrouwbaarheid op voor het engineeringteam onder zakelijke belanghebbenden.
Een activiteit die zo cruciaal is voor het succes van een softwareontwikkelingsproject is niet zonder uitdagingen. Laten we er eens een paar bekijken en zien hoe u ze kunt overwinnen.
Uitdagingen van Agile Capaciteitsplanning
Hoewel het er op het eerste gezicht eenvoudig uitziet, komt er bij agile capaciteitsplanning een groot aantal factoren kijken die van tevoren nauwkeurig moeten worden ingeschat. Enkele belangrijke variabelen die van invloed kunnen zijn op agile capaciteitsplanning zijn de volgende.
Teamstabiliteit: Om agile capaciteitsplanning effectief te laten zijn, heb je een consistent team nodig. Als je een capaciteit hebt van 40 uur in de ene sprint en 400 uur in de andere, kan geen van de voordelen worden gerealiseerd.
Individuele productiviteit: De vaardigheden en productiviteit van teamleden kunnen sterk variëren. Een stagiair kan 10 uur nodig hebben om een taak uit te voeren die een ervaren teamlid in 10 minuten kan uitvoeren. In wezen zijn niet alle engineeringuren of individuele capaciteiten gelijk.
Benuttingsgraad: De bezettingsgraad, ook wel de focusfactor genoemd, schat welk deel van de werktijd van het team gefocust moet blijven op de sprint. Hoewel dit een redelijke schatting is, kan het variëren. Bijvoorbeeld, de laatste sprint van het kalenderjaar kan een lagere bezettingsgraad hebben gezien de aankomende feestdagen.
Schaalbaarheid: Binnen een klein team is agile capaciteitsplanning eenvoudig. Maar in een grote organisatie die capaciteit moet plannen voor meerdere teams, kan het een uitdaging zijn om de juiste gegevens te verzamelen en voorspellingen te doen.
Relatieve waarden: Capaciteit wordt meestal gemeten in uren, wat een absolute waarde is. Teamsnelheid en toewijzing van taken worden echter vaak gedaan in relatieve waarden, zoals story points. Het verzoenen van de twee stuit op meningsverschillen.
Agile teams hebben de juiste combinatie van tools en processen nodig om deze uitdagingen te overwinnen. Hier zijn enkele raamwerken om te helpen.
Hoe capaciteit te berekenen in Agile
In zijn eenvoudigste vorm is agile capaciteit = Sprint duur x team beschikbaarheid x bezettingsgraad. A gratis projectmanagementsoftware of een spreadsheet kan je helpen om deze berekening te maken.
Het is echter niet altijd eenvoudig. Elk van deze variabelen kan andere bijdragende factoren hebben. We verkennen ze hieronder en laten voorbeelden zien.
Sprintduur: De duur van een sprint is het aantal dagen dat aan elke iteratie wordt toegewezen. Een typische sprint kan twee of vier weken lang zijn, hoewel twee weken populairder is. Vakanties en andere externe factoren niet meegerekend, heeft een typische sprint tien werkdagen.
Een werklast van 8 uur automatisch verdelen over twee dagen in ClickUp
Beschikbaarheid van het team: De beschikbaarheid van het team is een functie van het aantal teamleden, het aantal werkuren per dag, de betrokkenheid bij andere projecten, vergaderingen en andere activiteiten buiten het werk om, en eventuele afwezigheden.
Beschikbaarheid = aantal teamleden x (werkuren - vrije tijd - afwezigheden)
Benuttingsgraad: Het is onredelijk om van teamleden te verwachten dat ze 100% van de tijd werken aan de user stories die aan hen zijn toegewezen. Ze hebben hun creatieve pauzes, samenwerkingsbijeenkomsten, enz. nodig. Projectmanagers schatten een bezettingsgraad van 80% met een ervaren team of 60% met pas afgestudeerden of nieuwe teamleden.
Laten we eens kijken hoe deze formule in de praktijk werkt.
Voorbeeldscenario één
Stel, je hebt een team van 10 mensen die dagen van 8 uur werken aan een sprint van 10 dagen.
Je agile capaciteit voor de volgende sprint zou 10 (sprintduur) x 10 (teamgrootte) x 8 (teambeschikbaarheid) x 80% (bezettingsgraad) zijn, wat 640 uur is.
Voorbeeldscenario twee
Stel dat u een team hebt van vijf fulltime ontwikkelaars die dagen van 8 uur werken en vijf parttime consultants die dagen van 3 uur werken. Van hen is één fulltime ontwikkelaar een week met verlof.
In dit geval zou je agile capaciteit voor een sprint van twee weken er als volgt uitzien.
- Team beschikbaarheid: \4 (fulltime ontwikkelaars) x 8 (uren) + 5 (parttime ontwikkelaars) x 3 (uren) x 10 (werkdagen)] + 1 (fulltime ontwikkelaar) x 8 (uren) x 5 (werkdagen)
- Bezettingsgraad: 80%
Capaciteit = 408 uur
Naarmate het team groter wordt, wordt de beschikbaarheid beïnvloed door andere factoren en kan capaciteitsplanning oneindig complex worden. Hier lees je hoe je ervoor kunt zorgen dat je een effectieve agile capaciteitsplanning uitvoert met de juiste tools.
Hoe een effectieve agile capaciteitsplanning uit te voeren
Effectieve agile capaciteitsplanning omvat verschillende stappen die sterk kunnen variëren op basis van een aantal factoren. Hier is een raamwerk dat je op weg helpt met behulp van een agile projectmanagementtool.
Nieuw in agile projectmanagement? Hier zijn tien
voor uw projecten om u de basis en gegevens te geven voor een effectieve capaciteitsplanning.
Voorbereiden op de volgende sprint
Het beste moment om capaciteit te plannen is tijdens de sprintplanningsvergadering. Voordat u capaciteit plant, identificeert u de backlogitems waaraan u wilt werken en prioriteert u ze. U kunt uw proces greenfield starten of een van de vele
sjablonen voor capaciteitsplanning
om u door het proces te begeleiden.
Backlogweergave op ClickUp voor sprintplanning
Als u een projectbeheertool zoals ClickUp gebruikt, hebt u de volledige productlevenscyclus in kaart gebracht, inclusief alle stories. U kunt uw backlog-items bekijken, hun status evalueren en de juiste items voor uw volgende sprint kiezen. Dit geeft u een idee van de totale capaciteit die u waarschijnlijk nodig zult hebben.
Sjabloon om de werklast van een agile team vast te leggen
Met
kunt u verwachtingen stellen en taken plannen zodat niemand overweldigd of onvoldoende voorbereid is. Efficiënt
werklast en plan komende sprints met deze sjabloon.
Identificeer vaardigheden die u nodig hebt
Bepaal eerst wat u nodig hebt voordat u kijkt welke capaciteit u hebt. Afhankelijk van de verhalen die je hebt gekozen, heb je misschien x aantal ontwikkelaars, y kwaliteitsanalisten en z bedrijfsanalisten nodig.
Maak deze berekeningen en identificeer de exacte profielen van de teamleden die je nodig hebt.
Zet de sprintduur vast
Bepaal op basis van de backlogitems die je hebt geïdentificeerd hoe lang de volgende sprint zal duren. Haal vakantiedagen of andere team-/org-brede vrije dagen uit deze berekening.
De beschikbaarheid van het team begrijpen
Geen enkele sprint is een schone lei. Lopende projecten hebben altijd overdrachten van vorige sprints en teamleden moeten misschien aan andere projecten werken. Bereken nauwkeurig de beschikbaarheid van het team voor de volgende sprint.
ClickUp Werklast bekijken
Wanneer u ClickUp gebruikt om het werk van uw team te beheren, zijn hun productiviteit uit het verleden en hun toekomstige beschikbaarheid direct toegankelijk. Met de Workload-weergave kunt u tijdsinschattingen, voltooide taken, openstaande taken, sprintpunten, enz. bekijken.
Wanneer elk teamlid zijn vakantie/verlofplannen invoert in ClickUp, kunt u ook hun beschikbaarheid nauwkeurig vastleggen voor de projectplanning.
geavanceerde formules in ClickUp aangepaste velden_
U kunt ook automatisch de beschikbaarheid van teams berekenen met geavanceerde formules in ClickUp aangepaste velden.
De sprint instellen op ClickUp
Gebruik ClickUp taken om elk item in te stellen als onderdeel van uw sprint. Gebruik de taakweergave om het gebruikersverhaal te detailleren, opmerkingen achter te laten, prioriteit toe te wijzen, tags toe te voegen of elk ander aangepast veld dat u nodig hebt.
Wekelijkse rapportage op ClickUp
Voeg op basis van de gegevens uit het verleden een geschatte tijd toe voor elke taak om ervoor te zorgen dat deze binnen de sprint kan worden voltooid. Stel vervolgens begin/einddatums en afhankelijkheden in.
Zorg voor teambetrokkenheid
Zelforganiserend
houden van autonomie. Dus, in plaats van taken toe te wijzen aan je teamleden, bel voor een vergadering en moedig hen aan om hun beschikbaarheid toe te zeggen. Laat ze zelf taken toewijzen en eventuele problemen tijdens het proces oplossen.
Bevestig dat u klaar bent
Zodra uw hele sprint is ingesteld op ClickUp en taken zijn toegewezen, is het tijd om ervoor te zorgen dat uw team ze kan voltooien.
team werklastoverzicht op ClickUp_
Rationaliseer werklast: De projectwerklastweergave helpt om te zien
over alle teamleden, van waaruit u taken kunt toevoegen/verwijderen op basis van bezetting. Als iemand in het rood staat, d.w.z. overcapaciteit, verwijder dan taken van zijn lijst en evalueer zijn leveringssnelheid. Voor degenen die te weinig capaciteit hebben, kun je sprinttaken toevoegen.
ClickUp Ganttgrafiekweergave voor sprintcapaciteitsplanning
Stroomlijn tijdlijnen: Gebruik de ClickUp Gantt-diagramweergave om sprints te organiseren en mijlpalen te beheren. Bekijk afhankelijkheden en verbonden taken om er zeker van te zijn dat ze voltooid kunnen worden. Maak eenvoudig updates om blokkades en verschuivende tijdlijnen aan te pakken.
klikUp Automatiseringen_
Verhoog de bezettingsgraad met automatisering: U kunt de capaciteit van uw resources vrijmaken door repetitieve beheertaken uit hun pijplijn te verwijderen. Gebruik ClickUp Automations om taken toe te wijzen, opmerkingen te plaatsen en statussen te verplaatsen. Kies uit een van de meer dan 100 aanpasbare automatiseringen, inclusief integraties met tools zoals GitHub en Sentry.
Blijf altijd wendbaar
Het komt vaak voor dat er nieuwe stories aan een sprint worden toegevoegd of dat een teamlid ziek wordt, wat de capaciteit negatief beïnvloedt. Een echt agile team kan zich aan deze gebeurtenissen aanpassen en nog steeds op tijd en binnen het budget kwaliteitssoftware leveren.
Om dit te bereiken moeten projectmanagers
- Elke dag het voltooide werk beoordelen
- Ervoor zorgen dat er capaciteit beschikbaar is volgens plan of de werklast dienovereenkomstig aanpassen
- Communicatie tussen teamleden vergemakkelijken om naadloze overdrachten te garanderen
- Teamleden aanmoedigen om alle gegevens bij te werken om de rapportage up-to-date te houden
- Meer taken/activiteiten identificeren die geautomatiseerd kunnen worden om de efficiëntie te verbeteren
- Ideeën verzamelen voor procesoptimalisatie voor de volgende sprint
Bouw een echt flexibele capaciteitsplanning met ClickUp
Agile projecten verlopen niet altijd zoals gepland. Agile methodologieën geven er per definitie de voorkeur aan zich aan te passen aan veranderingen in plaats van een plan te volgen. Dit geldt ook voor capaciteitsplanning. Als projectmanager van een agile team moet je klaar zijn om je strategie voor capaciteitsplanning te veranderen, te evolueren of om te gooien.
Of het nu gaat om een persoonlijk noodgeval van een individueel teamlid of de totale onbeschikbaarheid van een team dat vastzit in een ander project in crisis, je moet altijd voorbereid zijn met alternatieven.
De uitgebreide projectmanagementsoftware van ClickUp geeft u de flexibiliteit en zichtbaarheid om wendbaar te blijven. Met ClickUp kunt u altijd de beschikbaarheid, prestaties, productiviteit, voortgang en nog veel meer van uw team in de gaten houden. Plan en voer uw agile projecten moeiteloos uit.
Probeer ClickUp vandaag nog gratis uit
.