Een goede inkoopstrategie staat voor meer dan alleen kostenbesparingen.
Inkoopmanagers zijn voortdurend op zoek naar tools en statistieken om hun strategie te optimaliseren en de prestaties van leveranciers te meten. Zit u vast in een soortgelijke lus? Wij hebben voor u deze gids voor het volgen van inkoop KPI-metingen. Volgens het marktonderzoeksrapport zal de Procurement as a Service (PaaS) markt een groei doormaken van CAGR van 6,4% tussen de jaren 2020 en 2027. Omdat inkoopactiviteiten steeds complexer worden, worden gegevens een belangrijke drijfveer voor efficiëntie.
Daarom houden bedrijven actief inkoopgegevens bij (ook wel inkoop-KPI's genoemd).
We hebben enkele van de top KPI's op een rijtje gezet die inkoopmanagers gebruiken om de effectiviteit van de inkoopafdeling te meten. Doorbreek de lus en verbeter uw inkoopprestaties met deze gids.
Inkoop KPI's begrijpen
Het inkoopproces omvat alles wat je inkoopafdeling doet om goederen en diensten te verkrijgen en in te kopen.
Inkoop Key Performance Indicators (KPI's) zijn meetgegevens die helpen inzicht te krijgen in uw inkoopbeheer efficiëntie. Deze KPI's analyseren hoe het bedrijf tijd, kosten en kwaliteit regelt.
Bij het vaststellen van deze inkoop-KPI's moet je rekening houden met een aantal zaken zoals:
- Je bedrijfsmodel
- De grootte van je organisatie,
- De locatie van de organisatie
- Nalevingsvereisten
- Je budget
Je keuze voor inkoop-KPI's kan variëren afhankelijk van waar je staat met deze vijf parameters.
Onthoud dat er geen perfecte set inkoopmaatstaven bestaat. Het is geen one-size-fits-all oplossing; er is een persoonlijke aanpak nodig.
Waarom je inkoopcijfers nodig hebt
De drie belangrijkste factoren die inkoopcijfers belangrijk maken zijn:
- Prestatiemeting: Om prestaties te verbeteren, moet je beginnen met meten. Prestatiemetingen zijn cruciale gegevens die je kunnen helpen om te ontdekken wat er moet worden verbeterd in je inkoopproces
- Objectieve gegevensdeling: Inkoopmetriek helpt je bij het objectief bepalen en delen van inkoopinzichten met belanghebbenden. Houd deze doelen bij voor een vaste periode en bepaal de strategie in samenspraak met uw bedrijfsbehoeften
- Vind antwoorden op vragen: Gebruik inkoop-KPI's om erachter te komen wat er ontbreekt, hoe je het doet ten opzichte van concurrenten en of je prestaties omhoog of omlaag gaan
Ook lezen:_ 20 Marketing KPI's die je moet bijhouden
Het belang van het meten van inkoopefficiëntie
Het meten van inkoopefficiëntie heeft veel voordelen voor uw bedrijf:
Identificeer mogelijkheden voor besparingen: Door het bijhouden van statistieken zoals uitgaven onder beheer, ROI op inkoop en kosten per factuur kunnen inkoopteams manieren vinden om kosten te besparen en de algehele winstgevendheid van de organisatie te verbeteren.
Leveranciersrisico's beheren: Leveranciersrisico's zijn een echte zorg voor inkoopmanagers overal ter wereld. Leveranciersrisico's kunnen financieel, juridisch, operationeel of zelfs reputatierisico's zijn. Metrieken zoals het percentage defecten bij leveranciers, de nauwkeurigheid van inkooporders en de beschikbaarheidsgraad van leveranciers kunnen u helpen de nadelen van het werken met een ondermaatse leverancier te voorkomen.
Stroomlijn inkoopactiviteiten: Inkoop kan gedecentraliseerd raken in grote organisaties met meerdere bedrijfseenheden. In dergelijke gevallen kan het bijhouden van inkoopgegevens zoals prijsconcurrentievermogen, het aantal inkooporders en nalevingspercentages u helpen ervoor te zorgen dat inkoopactiviteiten in de hele organisatie specifieke processen en best practices volgen.
Op één lijn brengen met de organisatiedoelen: Leiders moeten ook de inkoop-KPI's bijhouden om ervoor te zorgen dat de inspanningen van het team op één lijn liggen met de algemene strategische richting van de organisatie. Als het doel van de organisatie bijvoorbeeld is om producten van de hoogste kwaliteit te hebben, moeten de KPI's van de inkoopteams de nadruk op kwaliteit weerspiegelen, zelfs als dat lagere kostenbesparingen betekent.
Essentiële inkoop-KPI's die elk team zou moeten meten
Hoewel de ideale inkoopstrategie subjectief is, hebben we er een aantal op een rijtje gezet essentiële KPI's waar elk inkoopteam zijn voordeel mee kan doen.
1. Aantal leveranciers
Meet met deze metriek hoeveel leveranciers je hebt en van welke je het meest afhankelijk bent. Bedrijven hebben soms meerdere verkooppunten voor verschillende producten of zelfs meerdere leveranciers voor één product.
ClickUp's Sales KPI Template is ontworpen om u te helpen de prestaties van uw verkoopteam te volgen en te meten.
Hoewel het hebben van beperkte leveranciers voordelig is in de vorm van kortingen en betere offertebeheer kunnen ze de afhankelijkheid vergroten. Aan de andere kant kan het hebben van meerdere leveranciers uw afhankelijkheid verminderen, maar de kosten verhogen.
Een groter aantal leveranciers, vooral voor kritieke producten, kan helpen om risico's te verminderen en te voldoen aan nieuwe eisen van de markt.
2. Kwaliteitsbeoordeling van leveranciers
Beschouw deze KPI als uw beoordelingsschaal voor leveranciers. De kwaliteitsbeoordeling van leveranciers helpt je om risico's of problemen te identificeren en de kwaliteit van leveranciers in de loop van de tijd te verbeteren. Er wordt gekeken naar de leveringssnelheid, de reactiesnelheid van de leverancier, de kosten en de kwaliteit van de service. Naast kwantitatieve maatregelen kunnen organisaties ook kwalitatieve maatregelen gebruiken, zoals leveranciersaudits en managementbeoordelingen.
Het stellen van duidelijke doelen voor de leverancierskwaliteit en het monitoren van de leveranciersgegevens kan inkoopteams helpen om de leverancierskwaliteit en de inkoopefficiëntie in de loop der tijd te verbeteren.
3. Nalevingspercentage
Nalevingspercentage is een belangrijke inkoopmeter die is afgestemd op de prestaties van leveranciers. Het helpt u te weten of leveranciers zich aan de compliancevereisten houden en voldoen aan de bedrijfsbehoeften.
Compliance rate KPI is cruciaal om te beheren omdat een daling hier automatisch leidt tot meer indirecte inkoop. Contractuele en wettelijke naleving is ook cruciaal voor juridische zekerheid. Om deze metriek te berekenen, identificeer je het aandeel betwiste facturen in het totale aantal facturen en houd je het verschil bij tussen de opgegeven prijs en de betaalde prijs.
Om te beginnen is een compliance KPI van 50% een redelijk doel voor een middelgroot bedrijf.
4. Beschikbaarheid van leveranciers
Zelfs met de meest gedetailleerde planning zullen er af en toe noodgevallen zijn waarbij je dringend voorraden nodig hebt. Deze KPI geeft aan hoe betrouwbaar een bepaalde leverancier is, zodat je met een gerust hart een beroep op hem kunt doen in noodgevallen. Leveranciersbeschikbaarheid KPI wordt berekend als een verhouding van het aantal keren dat de leverancier met spoed heeft geleverd ten opzichte van het totale aantal keren dat er een dringende vraag werd gesteld.
Een beschikbaarheid van 90% of meer duidt op een betrouwbare leverancier en een efficiënt werkende toeleveringsketen.
5. Leveranciersdefectenpercentage
Het percentage defecte leveranciers is een maatstaf om de kwaliteit van een individuele leverancier te evalueren. Deze metriek wordt een cruciale factor voor de inkoopafdeling in het evalueren van de algemene kwaliteit van het product. Bereken het defectpercentage van leveranciers door het totale aantal producten dat niet aan de normen voldoet te delen door het totale aantal geïnspecteerde eenheden, vaak uitgedrukt als het defectpercentage per miljoen eenheden. Deze maatstaf beoordeelt actief de productkwaliteit en houdt leveranciers verantwoordelijk. Om meer inzicht te krijgen, kun je het defectpercentage van leveranciers uitsplitsen naar defecttype, zodat je meer inzicht krijgt in de kwaliteit van individuele leveranciers.
Uiteraard zijn de defectpercentages van toeleveranciers kritieke meetwaarden in sectoren zoals de lucht- en ruimtevaart of de auto-industrie, waar defecten levens kunnen kosten. Vertrouw op deze belangrijke metriek om uw verkopers te rangschikken en de hoogste kwaliteit in uw productlevering te garanderen.
6. Inkoopordercyclus
De inkooporder cyclustijd is een KPI die je gewoon niet kunt negeren. Het bepaalt welke leverancier ideaal is als je haast hebt.
Deze metriek omvat het inkooptraject vanaf het plaatsen en goedkeuren van de bestelling tot aan de levering, factuur en betaling. De cyclustijd van inkooporders kan variëren van uren tot dagen.
Deel je leveranciers in op basis van hun bestelcyclus en plaats op basis daarvan bestellingen bij hen.
Wijs spoedorders toe aan leveranciers die een kortere inkoopordercyclus garanderen en geef comfortabele orders aan leveranciers met een relatief langere cyclus. Het bijhouden van deze metriek houdt je inkoopproces robuust en nauwkeurig.
7. Doorlooptijd
Doorlooptijd verwijst naar de tijd die een bepaalde leverancier nodig heeft om een bestelling uit te voeren. Je meet dit door te kijken hoeveel tijd er verstrijkt tussen het moment dat een bestelling bij het bedrijf wordt geplaatst en het moment dat het product wordt geleverd.
De wiskunde erachter is vrij eenvoudig: trek de tijd die nodig is om een inkooporder te accepteren af van de totale levertijd en je hebt het! Dat is de doorlooptijd van je leverancier in een notendop.
Doorlooptijd leverancier = levertijd - besteltijd (acceptatie inkooporder)
Doorlooptijden verkorten zonder aan kwaliteit in te boeten, kan helpen om klanten tevreden te houden.
8. Aankopen gedaan binnen budget en tijd
Deze KPI registreert het aantal tijdige aankopen binnen vastgestelde budgetten. Een datagestuurd rapport over deze KPI geeft het inkoopteam inzicht of de middelen van de organisatie optimaal worden gebruikt. Het is een operationele KPI die direct de efficiëntie van de inkoopafdeling weergeeft.
Als de meeste van je aankopen overeenkomen met de beoogde kosten en tijd, is je inkoopefficiëntie goed. Omgekeerd zou het regelmatig overschrijden van de gebudgetteerde tijd en kosten alarmbellen doen rinkelen bij inkoopteams.
Door deze metriek zorgvuldig bij te houden en waar nodig te optimaliseren, kunt u het inkoopbudget en de beoogde tijd halen.
9. Kosten van inkooporder
Naast het analyseren van de kosten en kwaliteit van leveranciers, moeten inkoopmanagers ook verschillende kostengerelateerde statistieken bijhouden, zoals de interne kosten van de inkooporder. Dit zijn de totale kosten van de inkoop van een order, van inkoop en aanmaak tot het sluiten van de factuur.
De factoren waaruit de inkoopkosten bestaan, verschillen van bedrijf tot bedrijf. Terwijl sommige bedrijven rekening houden met zowel directe als indirecte kosten, nemen andere bedrijven alleen de directe kosten in aanmerking.
Als je één algemene formule voor deze KPI wilt, kan deze worden berekend als de som van inkoop-, bestel- en houdkosten.
Het administreren van deze KPI helpt de efficiëntie van de inkoop-tot-betaal levenscyclus te verbeteren en zorgt ervoor dat de kosten en fouten geminimaliseerd worden.
10. Uitgaven onder beheer
Uitgaven onder beheer verwijst naar het percentage van de inkoopuitgaven dat door het management wordt geregeld. Een stijging van de uitgaven van een bedrijf onder beheer verbetert het vermogen om kosten te optimaliseren en uitgaven te voorspellen. Deze metriek is vooral van invloed op het aanboren van ongerealiseerde kostenbesparingen.
Evalueer de uitgaven voortdurend en houd leverancierscontracten in de gaten om ruimte voor verbetering te identificeren. Geconsolideerde inkoop en volumekortingen dragen uiteindelijk bij aan het bedrijfsresultaat.
11. Inkoop ROI
Dit is een kritieke inkoopmeter die de winstgevendheid van investeringen bijhoudt - het uiteindelijke doel van alle bedrijven. Het geeft je inzicht in de winstgevendheid en kosteneffectiviteit van de inkoopstrategie. Bereken de inkoop-ROI door de jaarlijkse kostenbesparingen te delen door de jaarlijkse inkoopkosten.
Onthoud dat, ondanks het feit dat het een belangrijke factor is om rekening mee te houden, de ROI van inkoop alleen je geen correct beeld zal geven. Voor de beste resultaten combineer je deze metriek met andere, zoals het vermijden van inkoopkosten, om een compleet beeld te krijgen.
Stel je inkoop-ROI-doel vast op 10x de interne investeringen om een goede inkoopstrategie te lanceren.
12. Ratio noodaankopen
Wilt u bijhouden hoe vaak uw bedrijf noodaankopen nodig heeft? Dit is de metriek die je nodig hebt.
Een paar noodaanvragen zijn onvermijdelijk voor alle bedrijven. Als je echter keer op keer noodaankopen doet, is dat slecht voor je bedrijfsvoering. Noodaankopen hebben een impact op je bedrijf doordat ze je totale inkoopkosten opdrijven.
Een laag percentage noodaankopen helpt bedrijven om kosten te besparen, inkoopplannen te stroomlijnen, ononderbroken dienstverlening mogelijk te maken en risico's op leveringen te minimaliseren. Deze metriek weerspiegelt de inkoopprestaties en is een basis voor het beheren van toekomstige activiteiten. Effectief beheer elimineert inefficiënt inkoopproces en voorkomt producttekorten. Bereken het percentage noodaankopen door het aantal noodaankopen te delen door het totale aantal aankopen over een vaste periode.
13. Afwijzingspercentages en kosten van leveranciers
Het afkeuringspercentage en de kosten van leveranciers meten het interne kwaliteitsbeheer. Het weerspiegelt de frequentie en de kostenimpact van productafkeur door de verkoper vanwege slechte kwaliteit of andere problemen. Een toename in een van deze twee factoren vraagt om actie van de inkoper.
Het identificeren van afwijkingen en het implementeren van hersteloplossingen helpt knelpunten te voorkomen en een gezonde relatie tussen inkoper en leverancier te onderhouden.
bekijk deze_ *hulpmiddelen voor leveranciersbeheer* _!**_
14. Vermindering van inkoopkosten
Tastbare kostenbesparingen blijven een primaire doelstelling van inkoopteams. Vermindering van inkoopkosten is een effectieve metriek om de efficiëntie van de inkoopfunctie te bestuderen. Het meet het percentage kostenbesparingen op elke bestelling die via prijsonderhandelingen wordt gedaan.
De totale kostenbesparingen die in de loop van het jaar via prijsonderhandelingen en kortingen worden gerealiseerd, benadrukken de efficiëntie van het kostenbeheer.
Een effectieve manier om kostenbesparing te meten is door de oude en de nieuwe prijzen voor hetzelfde product of dezelfde dienst te vergelijken. Deze berekening helpt je om het levenscyclusbeheer van leveranciers te optimaliseren en personeel te trainen in kostenbesparende maatregelen. Uiteindelijk helpt het je bij het ontwikkelen van strategieën voor kostenbeheer.
Het regelmatig bijhouden van inkoop-KPI's is essentieel voor het verbeteren van je inkoopprocessen. Hoewel we de algemeen gekozen inkoop-KPI's hebben genoemd, bepalen de grootte, categorie en werking van je bedrijf welke meetgegevens voor jou het meest relevant zijn.
Het bijhouden van de inkoopfunctionaliteit helpt om kosten te besparen, de bedrijfsvoering te optimaliseren, knelpunten te identificeren en strategieën op te stellen om deze te verhelpen. Kies een combinatie van deze meetgegevens en combineer ze met andere om je bedrijf te versterken en de algehele prestaties te verbeteren.
Hoe inkoop-KPI's volgen
Naast het identificeren van de juiste inkoop-KPI's om bij te houden, moeten organisaties ook een toegewijde software voor inkoopbeheer om de inkoop effectief te beheren.
Ons team bij ClickUp had al uw inkoop-KPI's in gedachten bij het ontwerpen van de ClickUp Inkoop KPI-trackingsjabloon . Het is volledig uitgerust om het bijhouden van KPI-gegevens eenvoudig te maken. Dankzij de robuuste functies zoals Doelen, Whiteboards, Documenten, aanpasbare velden en dashboards kunt u KPI's effectief bijhouden op één plaats.
ClickUp's inkooptemplate is ontworpen om u te helpen uw inkoopprocessen bij te houden en te beheren.
Volg en verpletter uw inkoopdoelstellingen met ClickUp
Met ClickUp Doelen kunt u eenvoudig inkoop-KPI's organiseren, volgen en delen. Bepaal voor elke KPI het doel binnen het doel en specificeer het bereiken ervan binnen het tijdsbestek. Pas nu uw metriek aan om uw doelstellingen te volgen:
Houd de voortgang bij met numerieke, monetaire, waar/onwaar en taakdoelen. Maak sprintdoelen, wekelijkse verkoopdoelen en meer door taken van verschillende teams toe te voegen aan een doel.
- Aantal: Stel een getallenbereik in en controleer de stijging of daling van de waarde
- Waar/Onwaar: Maak een selectievakje om aan te geven wanneer een bepaald doel is voltooid
- Valuta: Stel een monetair doel in en volg de toe- en afname van de waarde
- Taak: Toezicht houden op de voltooiing van een individuele taak of een hele lijst met taken
Met ClickUp kunt u de voltooiing en voortgang van taken ook visueel weergeven via voortgangsbalken, grafieken en diagrammen.
Bovendien kunt u ClickUp Dashboards om verschillende doelen in één overzicht te combineren. ClickUp functies van het dashboard stellen u in staat om:
Bouw het perfecte missiecontrolecentrum voor elk project. Haal diepere inzichten naar boven en krijg overzichten op hoog niveau van uw werk met volledig aanpasbare dashboards in ClickUp.
- Doorloop het overzicht: Gebruik de overzichtsweergave om een overzicht te krijgen van uw inkoop-KPI's en hun voortgang
- Verbeter de afstemming op bedrijfsdoelen: Verken de afdelings OKR-weergave om uw inkoop-KPI's af te stemmen op de algemene doelen
- Volg de voortgang: Gebruik de voortgangsweergave om de voortgang van het team te identificeren en verbeterpunten aan te wijzen
- Beschouw een tijdlijn: Bekijk de tijdlijnweergave om de mogelijke tijdlijn en mijlpalen van inkoop-KPI's te visualiseren
Deze weergaven bieden outputanalyse in één oogopslag om u te helpen de hiaten te identificeren en te overbruggen. De ClickUp Inkoopsjabloon categoriseert KPI's in vijf categorieën: Completed, Off track, On track, Not started en At risk om de voortgang te volgen.
ClickUp's aanpassing van sjablonen is eenvoudig gemaakt.
Niet alleen dit, maar de ClickUp rapportagefunctie voorziet u van waardevolle inzichten om datagestuurde beslissingen te nemen.
Krijg een overzicht op hoog niveau van welke KPI's zijn voltooid, op schema liggen of risico lopen met dit handige sjabloon van ClickUp
Beheer en analyseer uw inkoopmetriek met ClickUp om topefficiëntie te bereiken. Gegevens berekenen, analyseren en de resultaten gebruiken om het inkoopbeheer te verbeteren wordt een peulenschil met ClickUp.
Kies meteen voor ClickUp om van het meten van inkoop KPI-metriek een makkie te maken!