Functioneringsgesprekken zijn een van de meest stressvolle taken van HR-professionals en het midden- en hoger management. Het probleem met prestatiebeoordelingssysteem is dat het gebaseerd is op subjectieve meningen en vatbaar kan zijn voor vooringenomenheid. De meeste managers voelen druk om dezelfde normen aan te houden wanneer ze beoordelingen van werknemers bespreken of toppresteerders uitkiezen.
Volgens een McKinsey onderzoek vond meer dan de helft van de respondenten het huidige beoordelingsproces van hun bedrijf gebrekkig. Dit gevoel kan op lange termijn schadelijk zijn voor elk bedrijf, omdat het de professionele ontwikkeling blokkeert en leidt tot het vertrek van getalenteerde werknemers.
Gelukkig is een prestatie kalibratie vergadering hier een veelbelovende oplossing. Steeds meer bedrijven zien de waarde in van het organiseren van sessies om de scores van werknemers te kalibreren om eerlijke en transparante beoordelingen te garanderen.
Wat zijn deze sessies en hoe verbeteren ze de betrouwbaarheid en nauwkeurigheid van beoordelingen? Dat is wat we gaan onderzoeken in deze blog. We behandelen:
- Hoe een kalibratie van een functioneringsgesprek eruitziet
- Hoe je je eigen beoordelingsproces kunt optimaliseren
Bonus: We introduceren ook een alles-in-één platform voor werknemers- en prestatiebeheer om je te helpen met functioneringsgesprekken. 🍀
Vergadering over prestatiekalibratie en de rol ervan in prestatiemanagement
"Oneerlijke" beoordelingen komen vaak voor in teams met meerdere afdelingen en managers. Hun prestatiebeoordelingsproces is vaak bevooroordeeld, niet door kwade opzet, maar door de verschillende parameters van managers voor het beoordelen van productiviteit, werkethiek en vaardigheden.
Een vergadering om de prestaties te ijken stelt managers en supervisors in staat om elke vooringenomenheid te verwijderen door te bespreken en te vergelijken hoe ze hun teams beoordeeld hebben. Het doel is om:
- Ervoor te zorgen dat alle medewerkers dezelfde prestatiecriteria genieten
- Prestatiebeoordelingen te kalibreren als de evaluaties bevooroordeeld lijken
Kritische factoren die managers in deze vergaderingen proberen te identificeren zijn onder andere:
- Sleutel prestatie-indicatoren(KPI's) en statistieken gebruikt
- Redenering achter te genereuze of te harde beoordelingen (om er zeker van te zijn dat ze gerechtvaardigd zijn)
- Fouten in het scoresysteem door problemen zoals:
- Incoherente beoordelingsschalen
- Beperkte training of ervaring in managementbeoordeling met
HR-software
- Gemiste criteria voor werknemersevaluaties
Het idee achter kalibratiesessies is om beoordelingen te bespreken en op consensus gebaseerde scores te behalen. Het is meestal de laatste stap in de cyclus van prestatiebeoordelingen, die wordt uitgevoerd voordat de individuele prestatiebeoordelingen met de werknemers worden gedeeld.
Kalibratie van functioneringsgesprekken: Voorbeeld
Peter en Mark leiden twee verschillende teams voor afzonderlijke projecten voor de ontwikkeling van apps binnen een bedrijf. Tijdens de beoordelingsperiode beoordeelt Mark de bugtester van zijn team met 9/10, terwijl Peter zijn bugtester met 7/10 beoordeelt.
Tijdens de vergadering voor het afstemmen van de prestaties gaan Mark en Peter zitten om hun beoordelingen te bespreken en realiseren ze zich dat beide bugtesters:
- Zonder mankeren hun deadlines hebben gehaald
- Aan vergelijkbare projecten werken
- Evenveel uren werk verzetten
- Proactief communiceren
Over het geheel genomen is er geen wezenlijk verschil in hun werk dat de verschillende beoordelingen rechtvaardigt, dus dit is een duidelijk voorbeeld van verschillende prestatienormen. In dit geval moeten Mark en Peter afspreken welke score werkt voor beide bugtesters.
Verschil tussen prestatiekalibratie en talentkalibratie
Sessies voor het kalibreren van prestaties moeten niet verward worden met vergaderingen voor het kalibreren van talent. Hoewel beide betrekking hebben op de evaluatie van de prestaties van werknemers door hun leidinggevenden, de HR doelen van elk proces zijn anders.
Een kalibratiesessie voor talent heeft als doel de huidige capaciteiten van een bedrijf te beoordelen op basis van de vaardigheden en prestatieniveaus van de werknemers. Deze informatie wordt gebruikt om de toekomstige aanwervingsbehoeften van het bedrijf te bepalen.
Bij prestatiekalibraties daarentegen worden goed presterende en slecht presterende werknemers nauwkeurig geïdentificeerd om biasvrije beoordelingen en een eerlijke beloning te garanderen. Het stelt managers ook in staat om tijdens vergaderingen over functioneringsgesprekken gesprekken te voeren over leermogelijkheden en bijscholing.
Voordelen van het prestatiekalibratieproces
Naast het verwijderen van de invloed van vooroordelen en vriendjespolitiek uit beoordelingen, biedt een kalibratieproces voor prestatiebeoordelingen de volgende voordelen:
Verminderd personeelsverloop
Volgens 2019 onderzoek oneerlijke beoordelingen van prestatiebeoordelingen kunnen maar liefst 85% van de werknemers wegjagen bij een bedrijf. Prestatiekalibraties helpen u om werknemers te behouden door te zorgen voor een eerlijk beoordelingsproces.
Gezondere werkcultuur
Gestandaardiseerde prestatiebeoordelingen voorkomen machtsmisbruik door managers, houden de werkcultuur positief en zorgen ervoor dat managers een goedbedoeld gevoel van werknemersgroei behouden.
Hogere netto productiviteit
A 2020-studie van Harvard Business Review ontdekte dat misbruik van managers de productiviteit kan verlagen. Het spreekt voor zich dat werknemers die werken in een installatie zonder vooroordelen en met een eerlijke vergoeding, productiever zijn.
Beter ondernemingsbestuur
Prestatiekalibraties stimuleren best practices op het gebied van corporate governance door de transparantie en verantwoordingsplicht bij prestatiebeoordelingen te vergroten, wat het imago van het bedrijf verbetert.
Verbeterde beoordelingsvaardigheden van managers
Prestatiekalibratie helpt managers hun beoordelingsvaardigheden te verfijnen, hun blinde vlekken te herkennen en in de loop van de tijd nauwkeurigere beoordelingen te geven.
Kalibratie van prestatiebeoordelingen uitvoeren: Vergaderingen en belanghebbenden
Bij het kalibreren van functioneringsgesprekken zijn meerdere belanghebbenden en fases betrokken. Laten we beide bespreken. 👇
Sleutelfactoren in het prestatiebeoordelingsproces
Hoewel het interne kalibratieproces voor elke organisatie anders is, is de norm om een kalibratiecommissie in te stellen voor de hele oefening. De belanghebbenden van deze commissie zijn onder andere:
- Supervisors, managers en teamleiders
- Leidinggevenden van relevante business divisies
- Een HR-medewerker die de vergadering bijeenroept en faciliteert
Sommige bedrijven stellen ook bias interrupters aan om te zoeken naar tekenen van vooringenomenheid in gesprekken tijdens vergaderingen.
De grootte van uw kalibratiecommissie moet in overeenstemming zijn met de grootte van uw organisatie. Volgens een Studie van de Harvard Business School is een commissie van 3-5 leden ideaal voor organisaties met minder dan 100 werknemers.
Hoe voer je een kalibratievergadering voor functioneringsgesprekken? 7 stappen
Het volledige proces van het houden van kalibratievergaderingen kan verdeeld worden in zeven stappen in drie fasen: voorbereiding, de vergadering zelf en activiteiten na de vergadering. Laten we ze elk in detail bekijken.💡
Voorbereiding vergadering
De voorbereiding van de vergadering omvat het opstellen en analyseren van conceptbeoordelingen, het bepalen van de beoordelingsschaal en het plannen van het werk.
Bovendien moet je, vanwege de complexe aard van een kalibratiesessie, je team instellen met HR, employee engagement, of vergelijkbare software voor het bijhouden van beoordelingsscores en aanpassingen, en het bijhouden van aantekeningen voor toekomstig gebruik.
Wij hebben de oplossing voor je- ClickUp ! Het is een project en prestatiebeheerplatform waarmee u vergaderingen over prestatie-ijking gemakkelijk kunt afhandelen.
In de volgende secties bespreken we enkele functies binnen De HR-suite van ClickUp die ideaal zijn voor het plannen van vergaderingen, het uitvoeren van werknemersevaluaties en het delen van prestatiebeoordelingen.
Stap 1: Stel beoordelingsschalen op vóór het kalibratieproces van de prestaties
U kunt deze stap waarschijnlijk overslaan als u een betrouwbaar beoordelingssysteem voor werknemers hebt. Maar als dat niet het geval is, moet u eerst een beoordelingsschaal opstellen om de prestatiecriteria te standaardiseren. De schaal moet alle HR KPI's voor het evalueren van de prestaties van werknemers. Gebruikelijke parameters zijn onder andere:
- Behaalde targets
- Gemiste deadlines
- Communicatieve vaardigheden
- Productiviteit
Je moet ook het volgende definiëren standaard werkprocedures (SOP's) leggen uit hoe de prestatiescore voor elke KPI wordt berekend en geven de algemene beoordeling.
Op zoek naar een georganiseerde manier om beoordelingen bij te houden? Gebruik de ClickUp functie voor het bijhouden van doelen om de targets, KPI's en de verwachte verdeling van de prestaties voor elke rol te definiëren.
Met ClickUp Doelen kunt u op taken gebaseerde of numerieke prestatiedoelen instellen en automatisch de prestaties van werknemers in realtime bijhouden. Dit kan het bijhouden van prestaties versnellen en tegelijkertijd objectief houden.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/07/targets-in-clickup-goals.png targets in ClickUp doelen /$$$img/
Selecteer uit verschillende soorten doelen om te meten op valuta, percentages, nummers en op waar of onwaar
Gebruik vervolgens de ClickUp sjabloon voor het bijhouden van KPI's voor werknemersprestaties om uw beoordelingssysteem voor elke KPI te definiëren. De kant-en-klare structuur helpt bij het bijhouden van de voortgang naar individuele doelen van werknemers en het sneller identificeren van top performers.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/02/image-236.png ClickUp sjabloon voor het bijhouden van KPI's voor werknemersprestaties /%img/
Selecteer uit verschillende soorten doelen om te meten met valuta, percentages, nummers en met waar of onwaar
Stap 2: Verzamel conceptbeoordelingen vóór de sessies voor het kalibreren van de prestaties
Laat uw managers en supervisors van alle afdelingen de conceptbeoordelingen van hun directe rapportage voltooien. Zorg ervoor dat ze de beoordelingsschaal en SOP's van tevoren hebben. Zodra de conceptbeoordelingen Voltooid zijn, moeten de beoordelaars ze indienen bij de HR-afdeling of het kalibratiecomité.
De beste manier om dit proces te stroomlijnen is door ClickUp formulieren om reacties van managers vast te leggen en te organiseren. Met het platform kunt u formulieren op maat en met een eigen merk maken om op een gestructureerde en objectieve manier input van managers te verzamelen over de prestaties van individuele teamleden. U kunt zelfs voorwaardelijke logica gebruiken om dynamische formulieren te maken met op reacties gebaseerde vragenreeksen.
Het mooiste is dat alle reacties kunnen worden omgezet in traceerbare Taken en op één plaats kunnen worden weergegeven met behulp van de ClickUp Tabel weergave . U kunt ze zelfs opnemen in uw werkstromen voor functioneringsgesprekken via Automatiseringen .
U kunt meteen beginnen met het aanpassen van de Sjabloon voor evaluatieformulier door ClickUp die alle standaard antwoordvelden voor prestatie-evaluatie bevat. Maak je geen zorgen - je kunt er een paar verwijderen of je eigen toevoegen!
Verzamel eenvoudig informatie en antwoorden in dit eenvoudige sjabloon voor formulieren
Stap 3: Analyseer geaggregeerde prestatiegegevens
Vervolgens moet een HR-vertegenwoordiger of lid van het comité de conceptbeoordelingen analyseren en de beoordelingen van verschillende divisies en groepen met elkaar vergelijken. Deze analyse wordt gedaan om de volgende elementen te identificeren:
- Verschillen in de beoordelingen van relatieve groepen (e.g., Project Team 1 vs. Project Team 2)
- Vergelijkende beoordelingen op basis van doelstellingen en werk van elke groep
- Afwijkingen binnen een consistente verdeling, zoals een instroom vannieuwe rekruten in één team U kunt ook gegevens uit het verleden over de prestatiebeoordelingen van deze groepen gebruiken. Vergelijk de historische beoordelingen om mogelijke patronen te ontdekken, zoals een plotselinge stijging of daling in de beoordelingen van één groep. Deze bevindingen zullen de belangrijkste discussiepunten zijn tijdens de vergadering over het kalibreren van de prestatiebeoordeling.
ClickUp kan u bij deze analyse helpen met zijn visuele dashboards . Gebruik ze om de voortschrijdende prestatiegegevens van verschillende groepen te visualiseren via cirkeldiagrammen, staafdiagrammen, lijndiagrammen en tientallen andere visualisaties. Voeg kaarten met zowel historische als actuele prestatiegegevens toe aan uw werkruimte en ontdek patronen in een oogopslag. 👀
Houd de prestaties en werklast van werknemers bij met aanpasbare dashboards in ClickUp
Stap 4: Plan en abonneer de vergadering
Idealiter plant een HR-medewerker de vergadering voor het kalibreren van de prestaties op een tijdstip dat voor alle belanghebbenden werkt. Hij/zij moet de potentiële deelnemers op de hoogte brengen via een e-mail met een overzicht:
- Deagenda van de vergadering,gedetailleerde resultatenen vooraf te lezen documenten
- Deplatform en hulpmiddelen voor vergaderingen die gebruikt worden (bijv. een whiteboard voor brainstormen)
- Regelingen voor het notuleren van de vergadering U kunt nu de ClickUp Kalender weergave om de agenda's van managers op verschillende afdelingen te controleren en een geschikte vergadertijd te selecteren. Zodra u het tijdstip hebt bepaald, gebruikt u ClickUp-taak om uw vergadering te plannen. Maak gewoon een Taak aan, voeg een bijlage toe aan de agenda van uw vergadering en wijs de taak toe aan alle deelnemende managers. De software stuurt automatisch een notificatie naar de deelnemers.
Maak een lijst met taken om al uw vergaderingen en agile Sprint ceremonies in ClickUp te organiseren
Weet u niet zeker wie u moet uitnodigen? Gebruik de ClickUp organigram sjabloon om uw organisatorische hiërarchie te visualiseren en alle managers en supervisors te identificeren die moeten bijdragen aan vergaderingen over kalibratie.
Visualiseer eenvoudig de structuur en layout van uw teams met dit eenvoudige organigram sjabloon voor op het whiteboard
U kunt ook de ClickUp sjabloon voor notulen van vergaderingen aan de notulist. Het sjabloon bevat ruimte voor een lijst van genodigden, toegewezen personen, en items voor taken, waardoor het een belangrijk referentiedocument is voor toekomstige cycli van beoordelingen.
Efficiënt de prestaties van werknemers bijhouden en beoordelen met ClickUp's sjabloon voor functioneringsgesprekken
Stap 6: Beoordelingen en compensatiebesluiten aanpassen
Identificeer conflictpunten en laat managers brainstormen om tot een consensusbeoordeling te komen voor de relevante beoordelingen. In deze stap is het cruciaal om de beweegredenen achter elke beslissing vast te leggen.
Bijvoorbeeld, als de managers het gevoel hebben dat de prestatie van een bepaalde medewerker niet goed is, dan kunnen ze de beoordeling aanpassen productiviteit van een bepaalde werknemer uitzonderlijk hoog is kunnen ze de kwaliteit van hun werk bekijken om te zien of de productiviteit ten koste gaat van de eindbeoordeling.
Vergeet niet dat sessies voor het kalibreren van prestaties worden gehouden om zowel top- als zwakke presteerders aan te wijzen, dus je moet ook een lijst aantekenen van werknemers die verdere training nodig hebben.
U kunt de resultaten van elke beoordeling vastleggen in ClickUp Documenten -een gecentraliseerde oplossing voor documentbeheer. Gebruik deze ruimte om alle beoordelingsinformatie op te slaan, zoals de beoordelingsgeschiedenis, de schaal, de oorspronkelijke en aangepaste scores en de van toepassing zijnde motivering.
Gebruik het ClickUp correctief actieplan sjabloon om conflicten tussen verschillende teams op te lossen
Zodra de cyclus van beoordelingen is afgelopen, kunt u de beoordelingsdocumenten op elk gewenst moment opnieuw bekijken in ClickUp Docs. Bovendien kunt u gebruikmaken van ClickUp AI om eerdere functioneringsgesprekken en aantekeningen van kalibratievergaderingen samen te vatten voor uw volgende cyclus van functioneringsgesprekken.
Verbeter de kwaliteit van uw functioneringsgesprekken met ClickUp
Als u prestatiebeoordelingen eerlijk wilt houden en uw beste werknemers wilt behouden, is het cruciaal om beoordelingen goed te kalibreren. Gelukkig vereenvoudigen platforms als ClickUp het proces met KPI's en beoordelingsmethoden sjablonen voor functioneringsgesprekken dashboards en andere nuttige functies. Aanmelden voor ClickUp en zet uw eerste stap naar effectieve kalibraties van prestatiebeoordelingen. 🤠