Hoe productiviteit op de werkplek meten?
Productiviteit

Hoe productiviteit op de werkplek meten?

Wist je dat werknemers die niet betrokken zijn de Amerikaanse economie maar liefst $$$a kosten? 1,9 biljoen dollar kost aan verloren productiviteit per jaar?

Productieve werknemers zijn een aanwinst voor elk bedrijf. Ze doen meer in minder tijd, waardoor de omzet stijgt zonder dat het personeelsbestand hoeft te worden uitgebreid.

Organisaties investeren veel tijd, hulpmiddelen en middelen in het meten van productiviteit van werknemers . Deze inspanning helpt niet alleen bij het identificeren van goed presterende werknemers en het abonneren op bonussen en incentives. Het stelt bedrijven ook in staat om knelpunten en inefficiënte processen op te sporen die van invloed zijn op de collectieve productiviteit van werknemers.

Maar eerst, wat is productiviteit? Is dat het aantal voltooide taken, gewerkte uren of behaalde targets? Voor de meeste bedrijven is het een mix van al deze elementen en meer.

In deze blogpost verkennen we diverse productiviteit die bedrijven kunnen gebruiken om de individuele en collectieve productiviteit van werknemers te meten.

Productiviteit begrijpen

Productiviteit gaat over het verkrijgen van de meest waardevolle output uit de middelen die je investeert. Daarom zijn productiviteit en economische groei nauw gekoppeld. Business cycli, recessies en inflatiepercentages hebben een grote invloed op de productiviteit. Zo kunnen recessies leiden tot ontslagen, waardoor de productiviteit van werknemers daalt.

Op dezelfde manier verbetert een stabiel macro-economisch klimaat het vertrouwen en de veiligheid van werknemers. Uw werknemers zullen zich waarschijnlijk met meer toewijding en betrokkenheid op hun Taken concentreren. Omdat een 'stabiele macro-economische omgeving' meestal ook 'stabiele zakelijke voorwaarden' betekent, kunnen bedrijven hun activiteiten consistent houden en kostenbesparende maatregelen vermijden.

Een kader dat de invloed van economische voorwaarden op de productiviteit van werknemers analyseert, is de Solow Residual, ook wel Total Factor Productivity (TFP) genoemd.

In het Solow Residual raamwerk verwijst 'productiviteit' naar de onverklaarde factor in de vergelijking tussen output en input. Deze onverklaarde productiegroei wordt toegeschreven aan efficiëntiewinsten als gevolg van technologische vooruitgang en productiviteit van werknemers.

Welke factoren beïnvloeden productiviteit?

Hier zijn enkele veel voorkomende factoren die de productiviteit van werknemers beïnvloeden:

  • Teamdynamiek: Gespannen relaties tussen teamleden en managers kunnen leiden tot conflicten en een verminderd moreel, wat uiteindelijk de productiviteit binnen het team belemmert
  • Organisatieprocessen: Inefficiënte werkstromen en omslachtige processen kunnen ook resulteren in fouten en vertragingen, waardoor werknemers gefrustreerd raken en hun productiviteit afneemt
  • Communicatie: Een andere factor die productiviteitsniveaus kan belemmeren, zijn slechte communicatiepraktijken zoals onduidelijke richtlijnen, micromanaging of frequente vergaderingen die de werkdag opslokken
  • Technologische infrastructuur: Het niet hebben van de juiste apparatuur en software kan ook een groot verschil maken. Verouderde computers, traag internet of ontoereikende software kunnen de efficiëntie negatief beïnvloeden
  • Werklast: Onrealistische deadlines en onvoldoende middelen zijn andere belangrijke elementen die niet alleen van invloed zijn op de productiviteit van een werknemer, maar ook op zijn algehele welzijn

Productiviteit is een functie van vele onderling verbonden factoren. Daarom is het meten van de juiste productiviteit belangrijk voor een organisatie die haar processen wil verbeteren en haar personeel gezond en gelukkig wil houden.

Hoe productiviteit meten

Er zijn verschillende methoden en kaders om productiviteit te kwantificeren. Deze productiviteitsmetingen houden rekening met meerdere elementen, metrics en fundamentele formules om tot een meting te komen van hoe productief elke medewerker, afdeling en functie in de organisatie is (en of er ruimte is voor verbetering in de nummers).

De verschillende niveaus van productiviteitsmeting

Om productiviteit in een bedrijf te meten, moet u rekening houden met verschillende lagen - van individuele werknemers tot de hele organisatie. Elke laag geeft u een andere weergave van de bedrijfsactiviteiten, zoals de output van één persoon, de resultaten van het team of de algemene bedrijfsprestaties.

Individuen

Rapporten over persoonlijke productiviteit zijn een geweldige manier om de individuele efficiëntie te analyseren. Gelukkig zijn de meeste projectmanagement- of productiviteitstools bieden ingebouwde rapportages over de prestaties en productiviteit van een persoon.

Voorbeeld ClickUp sjabloon voor persoonlijk productiviteitsrapport hiermee kunnen werknemers hun tijd bijhouden voor verschillende wekelijkse en maandelijkse taken.

/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-24.png Stel werknemers in staat om hun prestatieniveau te meten met het ClickUp Persoonlijk Productiviteitsrapport sjabloon https://app.clickup.com/signup?template=t-900200039654 Dit sjabloon downloaden /$$$cta/

Het sjabloon toont gegevens zoals:

  • Hoeveel tijd besteedt een werknemer aan taken van verschillende prioriteitsniveaus?
  • Hoe ze hun prestatieniveaus kunnen verbeteren ensneller werken* De algemene voortgang die ze hebben geboekt ten opzichte van hun doelen of targets

Individuen kunnen ook aangepaste attributen zoals Factuur, Taak Type, Voortgang en Lead Tijd gebruiken om belangrijke details van Taken op te slaan en hun productiviteitsgegevens meer gedetailleerd te visualiseren.

Teams

Productiviteitsmeting voor Teams begint met het afstemmen van individuele inspanningen op gezamenlijke doelen. Dit omvat de instelling van duidelijke en meetbare targets voor het team en het bijhouden van de voortgang om ze te bereiken. Dit zorgt ervoor dat de leden van het team werken aan gemeenschappelijke doelen en maakt prestatie-evaluatie op basis van het bereiken van collectieve doelen mogelijk.

Dit kan zich vertalen naar doelen als het aantal gekwalificeerde leads voor marketingteams en inkomsten per gebruiker voor verkoopteams. Ook hier kun je gebruik maken van de functies voor het bijhouden van doelen van je tool voor projectmanagement.

ClickUp Doelen

Stel specifieke, tijdgebonden doelen voor elk team of elke afdeling en bewaak uw voortgang met ClickUp Goals

Met ClickUp Doelen instance kunt u verschillende soorten targets instellen om voortgang en productiviteit te meten, zoals:

  • Aantal targets: Om bij te houden hoeveel gekwalificeerde leads er in een maand zijn gegenereerd
  • Ja/nee targets: Om te controleren of een functie of bugfix volgens abonnement live is gegaan
  • Taak targets: Om te tellen hoeveel support tickets een klantenservice agent elke week afsluit

Door SMART (Specifieke, Meetbare, Bereikbare, Relevante, Tijdgebonden) doelen in te stellen en de voortgang regelmatig bij te houden, kun je de collectieve productiviteit van je team effectief meten en ervoor zorgen dat je je doelen elke week, maand en kwartaal haalt.

Organisaties

De meeste organisaties bepalen hun index voor productiviteit door nummers te onderzoeken zoals groeipercentages van inkomsten, winstmarges en rendement op investering (ROI)

In dit geval werken verschillende afdelingen, zoals marketing, verkoop en succes bij de klant, samen aan een paar strategische doelen, zoals leadgeneratie, klantbetrokkenheid en jaarlijks terugkerende inkomsten (ARR).

Hier zijn twee manieren om de productiviteit van uw organisatie te meten:

  • Omzet per medewerker: Deel gewoon je totale omzet door het totale aantal werknemers om je omzet per werknemer te vinden. Dus als je 20 werknemers hebt en je omzet is $100.000 voor een week, dan genereert elke werknemer gemiddeld $5000
  • Effectiviteitsratio van het team: Bereken eerst je brutowinst (inkomsten min alle uitgaven). Deel vervolgens de winst door de loonkosten van uw werknemers. Als je brutowinst $50.000 is en de totale investering in je werknemers $5000, dan is de effectiviteitsratio van je team 10:1

Het goede aan de effectiviteitsratio van teams is dat je het niet alleen bij omzet of winst hoeft te houden. Je kunt ook andere prestatiecijfers gebruiken, zoals Net Promoter Score (NPS) en voltooiingspercentage van de Sprint.

De drie formules om productiviteit te meten

Hier zijn enkele veelgebruikte formules die de productiviteitsindex voor verschillende bedrijfstakken kunnen meten.

1. Arbeidsproductiviteit

Dit is de eenvoudigste van alle formules-het enige wat je hoeft te doen is de output te delen door de input.

Als een productiebedrijf 1000 eenheden van een product in een week produceert, kost het 100 uur arbeid om ze te produceren. Dan is de productiviteit 1.000/100, wat neerkomt op 10 eenheden per uur.

2. Berekening op basis van doelen

Deze benadering richt zich op het evalueren van prestaties ten opzichte van vooraf gedefinieerde doelen of targets. Hier wordt duidelijk aangegeven of een bepaald doel is gehaald, overtroffen of mislukt. Je kunt dan je strategie opnieuw evalueren en een abonnement nemen voor toekomstig succes.

Als je doel bijvoorbeeld is om je maandelijkse omzet met 20% te verhogen, wordt je productiviteit gemeten aan de hand van of je:

  • Dat doel hebt bereikt en je omzet met 20% hebt verhoogd (100% productiviteit)
  • Het doel hebt overtroffen en je omzet met 25% hebt verhoogd (125% productiviteit)
  • Te kort bent geschoten en je omzet met 15% hebt verhoogd (75% productiviteit)

3. 360-feedback

Bij deze methode verzamelt u feedback van verschillende bronnen, zoals collega's, supervisors, clients en werknemers, om de prestaties van een individu of team uitgebreid te beoordelen.

Je kunt feedback verzamelen door middel van enquêtes en interviews, of door een individu of team een score te geven op basis van vooraf gedefinieerde criteria. In tegenstelling tot de andere twee methoden, 360 graden feedback is meer kwalitatief dan kwantitatief en kan je meer genuanceerde input geven over hoe een individu of team presteert.

Productiviteit en efficiëntie berekenen

Productiviteit wordt vaak door elkaar gebruikt met efficiëntie, maar de twee verschillen wanneer ze in specifieke contexten worden gebruikt.

  • Productiviteit analyseert de relatie tussen output en input - de hoeveelheid of kwaliteit van de output die per eenheid input wordt gegenereerd. De formule is dus een maat voor output / input
  • Efficiëntie daarentegen beoordeelt hoe goed middelen worden gebruikt om de gewenste resultaten te bereiken. De formule zou dus een maat zijn van (Output / Input) x 100%

Hoewel beide maatstaven belangrijk zijn voor de prestaties van de organisatie, bieden ze verschillende perspectieven op operationele effectiviteit.

Productiviteit meten: Voorbeelden uit de echte wereld

Hier ziet u hoe u productiviteit in verschillende bedrijfstakken kunt meten:

  • Productie: Bijhouden van geproduceerde eenheden per uur aan een lopende band
  • Service: Het tellen van afgehandelde klantgesprekken per agent per dag in een callcenter
  • Detailhandel: Het berekenen van de verkoopopbrengst per werknemer in een winkel
  • Technologie: Meten van nieuwe functies die in elke cyclus van de Sprint worden verzonden
  • Horeca: Het meten van de bezettingsgraad van kamers of de inkomsten per beschikbare kamer in een hotel

Hier zijn enkele KPI's die je kunt gebruiken voor verschillende teams of rollen:

  • Marketing: Inkomende leads, websitebezoeken, advertentieconversies
  • Verkoop: Nieuwe accounts, gegenereerde omzet, conversiepercentage
  • Product en engineering: Nieuwe functies, hotfixes, time to market
  • Klantensucces: NPS-score, aantal reacties, klantbeoordelingen

Tot slot, wanneer je productiviteit meet, zorg er dan voor dat je niet te veel nadruk legt op één factor, of het nu gaat om individuen in plaats van teams of kwantiteit in plaats van kwaliteit. Het gaat niet alleen om de nummers; je moet ook rekening houden met kwaliteit, context en andere nuances.

Om productiviteit te meten moet je een mix van kwantitatieve en kwalitatieve meetgegevens gebruiken, realistische doelen instellen en een cultuur van voortdurende verbetering stimuleren.

Het is net zo belangrijk om de productiviteit van je teams op afstand te meten.

Productiviteit meten bij werk op afstand

De Vierde Industriële Revolutie, gekenmerkt door technologische vooruitgang - Kunstmatige Intelligentie (AI), Blockchain, Virtual Reality (VR) en automatisering - heeft onze manier van werken fundamenteel veranderd.

Bedrijven springen niet alleen op de kar van hybride en extern werken, maar werken ook voortdurend samen met aannemers, bureaus en freelancers. Dit wereldwijd verspreide personeelsbestand maakt het een heel gedoe om de juiste productiviteitsmaatregelen te nemen.

Hier komen tools voor werkruimtebeheer en het bijhouden van productiviteit zoals ClickUp om de hoek kijken. Met een uitgebreid pakket tools voor projectmanagement, interne communicatie, documenten en zelfs automatisering kan ClickUp organisaties helpen bij het bijhouden van de productiviteit van zowel individuen als teams.

Bovendien kunnen de async en realtime communicatietools, automatiseringsmogelijkheden en meer helpen om de communicatie te stroomlijnen en het drukke werk te verminderen. Dit is hoe:

Projecten bijhouden

Met ClickUp kunt u afzonderlijke projecten opzetten (met taken, subtaak en actie-items), deze toewijzen aan leden van het team en statusupdates op één plek bespreken. Bovendien kunt u de ClickUp Board Weergave taken organiseren (en verslepen) om hun status snel bij te werken.

ClickUp Board Weergave

Organiseer je taken in een Kanban-bord en krijg een overzicht van je taken en hun voortgang

Meet productiviteit door taken toe te wijzen Sprintpunten en prioriteitsniveaus dit kan u helpen bij het kwantificeren van het werk dat elke werknemer (en team) voltooit in elke cyclus van Sprints.

ClickUp-taak weergave

Vergelijk prognoses met de werkelijk benodigde tijd met behulp van snelheidsgrafieken in ClickUp om de prestaties van uw team over meerdere Sprints te begrijpen

Bereken productiviteit met tijdsregistratie

We hebben gezien dat de eenvoudigste manier om productiviteit bij te houden input vs. output is. Voor kenniswerkers is dit de tijd besteed aan een taak versus de voltooide taken.

Als u freelancers of parttime werknemers hebt die per uur worden betaald, kunt u software voor tijdsregistratie gebruiken om een idee te krijgen van hun factureerbare uren

ClickUp, bijvoorbeeld, biedt een ingebouwde functie voor tijdsregistratie waarmee individuele werknemers tijd kunnen invoeren voor elke Taak, samen met een aantekening die beschrijft wat ze hebben gedaan.

ClickUp functie voor tijdsregistratie

Urenregistraties genereren voor elke werknemer en inzicht krijgen in hoe ze hun tijd besteden gedurende de week of de cyclus van een sprint

Managers hebben toegang tot de urenstaten van individuele werknemers en kunnen hun productiviteit en prestatieniveaus evalueren. Ze kunnen ook cumulatieve tijdsregistratie gebruiken om te begrijpen hoeveel tijd elk teamlid nodig heeft voor verschillende groepen taken.

Lees ook:_ 8 Productiviteitsdoelen om de productiviteit te verhogen in 2024

Meet de productiviteit van uw team met ClickUp

De productiviteit van uw team verhogen is belangrijk om uw targets te halen en de omzet en winstgevendheid van uw bedrijf te verhogen. Prioriteit geven aan het meten van productiviteit is essentieel voor het stimuleren van groei, innovatie en succes.

Als u deel uitmaakt van de Vierde Industriële Revolutie, raden wij u aan ClickUp uit te proberen. ClickUp helpt u niet alleen bij het bijhouden van de individuele en collectieve productiviteitsniveaus in uw organisatie, maar bevat ook een aantal tools waarmee u het volgende kunt doen de productiviteit van je team kunnen verbeteren .

Gelooft u ons niet? Dit is wat een ClickUp klant te zeggen heeft:

Uw agentschap mist zoveel productiviteit als u ClickUp niet gebruikt! Zonder ClickUp zou ik nog 3 mensen moeten inhuren om dezelfde dingen Klaar te krijgen._

Ravi Tharuma, CEO & Oprichter, LAVA

Uw team kan repetitief werk verminderen met ClickUp's automatiseringen van de werkstroom informatie snel vinden met ClickUp Brein (zijn genAI-assistent) en stroomlijn communicatie met video clips, chats en whiteboards.

Simpel gezegd krijg je een alles-in-één tool die zowel productiviteit verhoogt en meet het zodat je voortdurend kunt verbeteren. Meld u vandaag nog gratis aan voor ClickUp en ontdek hoe het u kan helpen de productiviteitstrends van uw bedrijf te volgen.

Veelgestelde vragen (FAQ)

1. Wat is de beste meting van productiviteit?

Hoewel er niet één beste manier is om productiviteit te meten, kunnen projectspecifieke KPI's nuttig zijn. Ze bieden duidelijke gegevenspunten die de voortgang naar specifieke doelen bijhouden. Bovendien kunnen ze worden aangepast voor verschillende afdelingen, zoals ontwikkeling, marketing en verkoop.

2. Hoe bereken je productiviteit?

De eenvoudigste manier om productiviteit te berekenen is de geproduceerde output te delen door de totale gebruikte input.

Bijvoorbeeld, als een vertegenwoordiger 20 klanten belt in 5 uur, dan is zijn productiviteit:

20 gesprekken / 5 uur = 2 gesprekken per uur

3. Wat zijn de drie maatstaven voor productiviteit?

De drie gebruikelijke maatstaven voor productiviteit zijn:

  1. Opbrengst per input: Bereken de totale output (geproduceerde goederen of diensten) gedeeld door de totale input (gebruikte middelen, zoals arbeidsuren of geïnvesteerd kapitaal)
  2. Doelen: Bijhouden van de voortgang naar specifieke doelen voor productiviteit om te zien of middelen effectief worden gebruikt
  3. Tijd: Meten hoe lang taken duren (bijv. cyclustijd) om knelpunten in de werkstroom te identificeren