Herinnert u zich uw eerste werkdag nog? Het ongemakkelijke geklets, de twijfel of u vragen moest stellen of doen alsof u alles al wist?
Uw nieuwe medewerkers voelen zich net zo. Ze komen het kantoor binnen, hopen op een warm welkom, maar vragen zich stilletjes af: 'Zal ik hier wel passen?'
Dit artikel geeft u een stap-voor-stap plan voor het verwelkomen van een nieuwe medewerker en ervoor zorgen dat hij of zij denkt: 'Ik heb de juiste keuze gemaakt!'
Bovendien delen we meer dan 20 voorbeelden van welkomstberichten (van vriendelijk tot professioneel) om nieuwe medewerkers het gevoel te geven dat ze worden ondersteund en enthousiast zijn om deel uit te maken van uw team.
Waarom is het belangrijk om een nieuwe medewerker goed te verwelkomen?
Een warm welkom is essentieel voor een goede start van uw onboardingdoelen. Hier is waarom:
🌼 Mensen onthouden hoe je ze hebt laten voelen: Lang nadat ze het wifi-wachtwoord of de locatie van het HR-beleidspunt zijn vergeten, zullen nieuwe medewerkers zich een attente introductie, een klein cadeautje of zelfs een warm welkomstbericht "we zijn zo blij dat je er bent" herinneren.
🌼 Veilige ruimtes moedigen vragen aan: Met een goed geschreven welkomstbericht zullen werknemers eerder geneigd zijn om zich uit te spreken, vragen te stellen, nieuwe ideeën aan te dragen en toe te geven wanneer ze vastlopen. Die openheid is goud waard in de beginperiode.
🌼 Uw cultuur zegt meer dan uw carrièrepagina: wanneer het hele team de tijd neemt om de nieuwe medewerker te verwelkomen of samen te lunchen, laat dat zien dat dit een groep mensen is die voor elkaar zorgt; kortom, het weerspiegelt uw bedrijfscultuur.
🌼 Momentum is belangrijk: nieuwkomers die zorgvuldig worden verwelkomd, voelen zich meteen onderdeel van iets moois. En die energie zie je terug in hun werk, hun zelfvertrouwen en hun bijdrage.
🌼 Ghosting begint met stilte: Soms accepteren nieuwe medewerkers het aanbod en verdwijnen ze vervolgens, wat erop wijst dat er een gebrek aan verbinding is tussen het aanbod en de startdatum. Een kort bericht voor nieuwe medewerkers vóór de start kan die kloof overbruggen en verwachtingen wekken in plaats van twijfel.
👀 Wist je dat? Volgens SHRM verbetert een gestructureerde onboarding het behoud van nieuwe medewerkers en is de kans 69% groter dat werknemers drie jaar blijven. Het bevordert duidelijkheid, vertrouwen, toewijzing en productiviteit.
Een warm en persoonlijk welkomstbericht zet de toon, bevestigt dat ze de juiste beslissing hebben genomen om bij het bedrijf te komen werken en toont oprechte waardering.
⭐ Functioneel sjabloon
De ClickUp Onboarding Checklist Template biedt een complete takenlijst die je kunt hergebruiken en aanpassen voor verschillende rollen en afdelingen wanneer je nieuwe teamleden aanneemt. Waarom zou je dit gebruiken? Omdat het standaardiseren van HR-processen de kans verkleint dat cruciale stappen worden overgeslagen en het de wervingsmanagers tijd bespaart.
Stel dat je twee nieuwe medewerkers aanneemt: één voor marketing en één voor engineering. Met behulp van aangepaste velden kun je hun functietitel (bijvoorbeeld 'contentspecialist' of 'backendontwikkelaar'), afdeling, zakelijk e-mail en officiële startdatum vastleggen. Of voeg een voorkeurstagnaam toe, zoals 'Jess' in plaats van 'Jessica', zodat de communicatie persoonlijker aanvoelt.
Hoe verwelkom je een nieuwe medewerker in het team?
Bij het verwelkomen van een nieuwe medewerker gaat het om de kleine dingen. Laten we dat eens nader bekijken.
Stuur een e-mail vóór de start
Beschouw de e-mail vóór de start als het eerste welkomstbericht dat je een paar dagen (of een week) voordat het nieuwe teamlid officieel aan zijn of haar spannende reis begint, verstuurt. Deze e-mail heeft meerdere doelen: hij laat zien dat je enthousiast bent over hun komst, helpt hen zich voor te bereiden op de succesvolle reis die voor hen ligt en verlicht de spanning van de eerste dag.
📩 Wat moet er in een welkomst-e-mail vóór de start staan:
- Datum en tijdstip van indiensttreding
- Kantooradres, parkeer-/vervoersinformatie, kledingvoorschriften en instructies voor de eerste dag
- Onboardingdocumenten die ze moeten meenemen (ID, formulieren), inloggegevens en tools/software die ze zullen gebruiken
- Agenda voor de eerste dag of oriëntatieschema voor nieuwe medewerkers
- Overzicht van rol, verantwoordelijkheden en leidinggevende rapportage
- Teamintroductie en samenvatting van de bedrijfscultuur, handboek, beleid en waarden
💭 Onthoud dit: Een attent bericht na het accepteren van het baanaanbod kan het engagement van de werknemer al lang voor de eerste werkdag op gang brengen.
2. Bereid hun werkruimte en tools voor
Uw nieuwe medewerker komt binnen, klaar om aan de slag te gaan, maar moet uiteindelijk wachten op IT, zoeken naar wachtwoorden of weet niet zeker waar hij moet zitten. Daarom helpt het om hun werkruimte van tevoren in te richten, zodat ze zich snel kunnen settelen en zich kunnen concentreren op het leggen van verbinding met het team.
💼 Dit moet je van tevoren voorbereiden:
- Kantoor- of thuiswerkplek installatie gereed (netjes, georganiseerd en voorzien van een label indien op kantoor)
- Laptop of desktop geconfigureerd met alle essentiële tools en trainingssoftware
- Toegang tot e-mail, communicatiesoftware, kalenders en sleutel interne tools
- Bouwen van VPN-toegang en toestemming voor interne systemen
- Bedrijfsartikelen (welkomstpakket, notitieboekjes, T-shirts, waterflessen)
- Toegang tot gedeelde schijven, mappen en documentatielinks
- Een welkomstkaart ondertekend door het team of een banner op hun werkplek met de tekst 'Welkom, [naam]!'
Een sleuteluitdaging bij de introductie die je in deze fase moet vermijden, is een overdaad aan informatie in de eerste paar dagen.
Natuurlijk wilt u hen de informatie geven die ze nodig hebben om nog te doen, maar u wilt hen zeker niet overweldigen met een overdaad aan informatie. Een oplossing hiervoor is om inspiratie te halen bij Nordstorm. Zij delen een pdf-bestand van 30 pagina's waarin alle informatie gedetailleerd wordt uitgelegd.
3. Stel ze voor aan het team
Laat introducties niet aan het toeval over. Neem het voortouw en stel uw nieuwe medewerker voor aan sleutelteamleden, zoals directe teamleden, cross-functionele partners, hun manager en de CEO (indien van toepassing).
Dit geeft hen duidelijkheid over wie wat doet en met wie ze contact moeten opnemen, en bouwt al vroeg een band op met de mensen met wie ze het meest zullen samenwerken.
🤝 Tips voor zinvolle introducties:
- Plan een korte vergadering met het team of een ochtendvergadering op de eerste dag.
- Houd een rondje introducties waarbij elke teamgenoot zijn of haar rol en een leuk weetje deelt.
- Deel een korte biografie over de nieuwe medewerker in de chatthread of e-mail, inclusief een leuk weetje. Dit kunnen goede startpunten voor gesprek zijn waar collega's over kunnen praten.
- Leid ze rond op kantoor of koppel ze aan een buddy die ze tijdens de lunch of een chat op een ongedwongen manier kan voorstellen.
🎨 Creatieve vonk: Probeer creatieve ideeën zoals aangepaste welkomst-GIF's, handgeschreven aantekeningen of onboarding-afspeellijsten om een positieve indruk te maken die ze niet snel zullen vergeten.
Hier is een sjabloon om je te helpen het leuk en attent te maken! 👇🏼
4. Wijs een buddy of mentor toe
Een buddy is een vrijwillige medewerker die de nieuwe medewerker tijdens zijn of haar eerste weken ondersteunt.
Ze komen meestal uit hetzelfde team of hebben dezelfde rol, of uit een andere afdeling, als je cross-functionele blootstelling wilt bieden. Bovendien kennen ze de werkstroom van het team, de interne tools en de informele knowhow die de nieuwe medewerker helpen om sneller in te werken.
🫂 Tips voor het opzetten van een effectief buddy-systeem:
- Plan regelmatig check-ins: Organiseer korte dagelijkse chatten in de eerste week, daarna tweewekelijks of naar behoefte om problemen vroegtijdig op te sporen.
- Moedig meelopen aan: Laat de nieuwe medewerker vergaderingen of taken van de buddy observeren. Als de rollen verschillen, kan de buddy hem of haar toch door een typische dag leiden om te laten zien hoe het bedrijf werkt.
- Sociale integratie: Buddies moeten hen uitnodigen om deel te nemen aan groepsgesprekken en ervoor zorgen dat ze niet alleen eten, tenzij ze dat zelf willen.
- Mentorschap (indien van toepassing): Als u als mentor optreedt, help dan medewerkers bij het stellen van professionele doelen, geef vroegtijdig feedback en breng hen in verbinding met belangrijke stakeholders buiten hun team.
🧠 Leuk weetje: Netflix is hier een goed voorbeeld van. Cecili Reid, die bij Netflix in dienst trad als software-engineer, deelt zijn onboardingproces bij het bedrijf in een persoonlijke Medium-post:
Toen ik op mijn eerste dag mijn e-mail opende, ontving ik een onboardingplan van mijn onboardingbuddy. Een onboardingbuddy is een toegewijd persoon in mijn team die nieuwe medewerkers wegwijs maakt tijdens hun onboarding. Het onboardingplan was aangepast voor mijn team en mij en bestond uit materiaal dat ik moest lezen, dingen die ik nog te doen had om mijn inloggegevens en omgeving in te stellen, en suggesties om mijn onboarding soepeler te laten verlopen. Ik werkte het plan in mijn eigen tijd tussen teamvergaderingen of onboarding-sessies door en had dagelijks een vergadering met mijn onboarding-buddy. Mijn buddy en het plan waren essentieel om me te helpen beslissen waar ik me tijdens mijn onboarding echt op moest concentreren. ”*
🎯 Productiviteitstip: stroomlijn het trainingsproces door vooraf een buddy-systeem en welkomstpakket voor te bereiden. Dit zorgt voor een soepele overgang en stelt het team in staat zich te concentreren op het bereiken van geweldige resultaten.
Maar de buddy hoeft niet per se een mens te zijn. 😉 Je kunt ook een Autopilot-antwoordagent voor de nieuwe medewerkers instellen, die specifiek kan worden geconfigureerd om hen te helpen met vragen over de onboarding.
5. Deel een plan voor 30-60-90 dagen
Een 30-60-90-dagenplan is een document dat de onboarding van een nieuwe medewerker in drie fasen verdeelt: de eerste 30, 60 en 90 dagen.
Dit abonnement wordt opgesteld door de hiring manager en helpt bij het:
- Stel duidelijke verwachtingen voor elke fase
- Geef meetbare mijlpalen om de voortgang bij te houden.
- Stem de inspanningen van de werknemer af op de doelen van het team en het bedrijf.
| tijdlijn | Focus | Doelen |
| Dag 1-30 | Leer en observeer | – Voltooi trainingsmodules en compliancecursussen – Lees en bevestig het bedrijfsbeleid – Stel accounts, tools en systeemonboarding in – Plan 1-op-1-gesprekken met manager en teamgenoten – Volg teamgesprekken en documenteer belangrijke processen – Voltooi een taak met laag risico (bijv. interne documentupdate, follow-up-e-mail) |
| Dag 31-60 | Begin met bijdragen | Zelfstandig basistaken of clientcontacten afhandelen – Eigendom nemen van een klein project of een onderdeel van een groter project – 50-70% van de target KPI's halen (bijv. nummer opgeloste supporttickets) – Deelnemen aan teamvergaderingen met input of updates |
| Dag 61-90 | Neem eigenheid | – Beheer een heel project van begin tot eind – Behaal 100% van de prestatieverwachtingen – Documenteer en deel lessen of verbeteringen met het team – Leid een vergadering, presentatie of interne training |
Om dit plan op te stellen, kunt u de 30-60-90 dagenplansjabloon van ClickUp gebruiken om de doelen, resultaten en mijlpalen voor elke fase te schetsen. Het koppelt planning aan uitvoering: wijs taken toe aan een specifiek teamlid met behulp van het aangepaste veld 'Wie heeft de leiding' en categoriseer elke taak op basis van de tijdlijn met behulp van 'Onboardingfase'.
De sjabloon heeft een bordweergave, die alle onboarding-taken omzet in een werkstroom in Kanban-stijl.
Sla alle onboardingdocumenten op in de Referentieweergave, zodat u ze gemakkelijk kunt terugvinden. Er zijn steekproefdocumenten, zoals contracten, nuttige links, bedrijfsvakanties, enz. , om u op weg te helpen, en u kunt naar behoefte meer toevoegen, zoals trainingsmateriaal en bedrijfsbeleid.
⚡ Sjabloonarchief: Gratis sjablonen voor het oriëntatieprogramma voor nieuwe medewerkers
6. Organiseer een welkomstlunch of -koffie
Plan een teamlunch of koffie op de eerste dag van de nieuwe medewerker, of op de eerste vrijdag in een favoriet restaurant in de buurt. Betaal ook hun maaltijd of ga voor een 'betaal-zelf'-installatie, afhankelijk van uw werkcultuur.
🍕 Tips om het gemakkelijk en leuk te maken:
- Blokkeer tijd in ieders kalender tijdens de eerste week van de nieuwe medewerker.
- Kies een plek waar mensen kunnen praten (vermijd erg luidruchtige of krappe plekken). Als je hun voedselvoorkeuren kent, houd daar dan account.
- Kunt u niet naar buiten? Bestelling pizza of neem lunch mee naar kantoor.
- Als lunchen niet mogelijk is, haal dan wat gebak en koffie en verzamel iedereen in een lounge of vergaderruimte voor een half uurtje informeel gesprek.
- Voor teams op afstand kunt u een virtuele koffie chatten organiseren op Zoom of Teams. Iedereen neemt een drankje mee en neemt deel aan het chatten. U kunt extra punten verdienen door hen een snackbox of een Uber Eats-cadeaubon te sturen.
⚡ Sjabloonarchief: Als je herhaalbare HR-processen wilt creëren, raden we je aan om hiervoor kant-en-klare HR-sjablonen en -formulieren te gebruiken. Zorg er wel voor dat ze aanpasbaar zijn voor jouw gebruikssituatie, processen en documenten.
7. Voeg ze toe aan een speciale onboarding-werkruimte
Begin met de instelling van een centrale onboarding-werkruimte met daarin:
Een nieuwe baan beginnen is al verwarrend genoeg. Laat nieuwe medewerkers niet zoeken naar informatie over onboarding in e-mails en willekeurige Google Drive-mappen om aan de slag te kunnen.
- Belangrijke documenten: Maak en bewaar sleuteldocumenten zoals het werknemershandboek, trainingsgidsen, instructies voor IT-installatie, projectoverzichten, bedrijfsbeleid, veelgestelde vragen en een woordenlijst met interne tools en afkortingen.
- Opleidingstaken: Wijs opleidingsmodules zoals compliance-training, rolgebaseerde e-learning of veiligheid-sessies toe als individuele taken met duidelijke instructies en deadlines.
- Checklists voor nieuwe medewerkers : voeg een checklist toe voor essentiële zaken zoals het invullen van HR-formulieren, het instellen van automatische overschrijvingen, het voltooien van veiligheidstrainingen of het bijwonen van een vergadering met de CEO. Nieuwe medewerkers kunnen elk item afvinken naarmate ze vorderen.
- Kalender: Markeer belangrijke data, zoals introductiesessies, deadlines voor trainingen, welkomstlunches en check-ins na 30, 60 en 90 dagen. Voeg ook terugkerende gebeurtenissen toe, zoals wekelijkse onboardinggesprekken of maandelijkse meet-and-greets.
Zo doen we dat bij ClickUp:
Als Engineering Leader bij ClickUp is een van de grootste uitdagingen waar ik voor sta het onboardingproces sneller, intuïtiever en waardevoller te maken (zowel voor managers als voor nieuwe medewerkers). Jarenlang verliep de onboarding van nieuwe engineers traag en vaak inefficiënt, maar ClickUp AI heeft daar volledig verandering in gebracht. Zo hebben we de onboarding bij ClickUp radicaal veranderd:
𝟭. 𝗔𝗴𝗴𝗿𝗲𝗴𝗮𝘁𝗲𝗱 𝗞𝗻𝗼𝘄𝗹𝗲𝗱𝗴𝗲 𝗶𝗻 𝗢𝗻𝗲 𝗣𝗹𝗮𝗰𝗲: ClickUp AI verzamelt alle relevante onboardingdocumentatie, chats en retrospectieven, zodat nieuwe medewerkers alles wat ze nodig hebben binnen handbereik hebben.
𝟮. 𝗜𝗻𝘁𝗲𝗿𝗮𝗰𝘁𝗶𝘃𝗲 𝗤&𝗔 𝗳𝗼𝗿 𝗥𝗲𝗮𝗹-𝗧𝗶𝗺𝗲 𝗟𝗲𝗮𝗿𝗻𝗶𝗻𝗴: In plaats van zich door verouderde documenten te worstelen, kunnen nieuwe ingenieurs vragen stellen binnen ClickUp en direct AI-gestuurde, contextbewuste antwoorden krijgen.
𝟯. 𝗖𝗼𝗱𝗲𝗯𝗮𝘀𝗲 𝗙𝗮𝗺𝗶𝗹𝗶𝗮𝗿𝗶𝘇𝗮𝘁𝗶𝗼𝗻: AI biedt samenvattingen van sleutel-codeonderdelen en architecturale overzichten, waardoor ingenieurs minder tijd kwijt zijn aan het begrijpen van de structuur van de codebase.
𝟰. 𝗣𝗲𝗿𝘀𝗼𝗻𝗮𝗹𝗶𝘇𝗲𝗱 𝗟𝗲𝗮𝗿𝗻𝗶𝗻𝗴 𝗣𝗮𝘁𝗵𝘀: Met ClickUp AI creëren we op maat gemaakte onboarding-ervaringen op basis van de rol van elke engineer, zodat ze al in hun eerste week een bijdrage kunnen leveren.
Als Engineering Leader bij ClickUp is een van de grootste uitdagingen waar ik voor sta het onboardingproces sneller, intuïtiever en waardevoller te maken (zowel voor managers als voor nieuwe medewerkers). Jarenlang verliep de onboarding van nieuwe engineers traag en vaak inefficiënt, maar ClickUp AI heeft daar volledig verandering in gebracht. Zo hebben we de onboarding bij ClickUp radicaal veranderd:
𝟭. 𝗔𝗴𝗴𝗿𝗲𝗴𝗮𝘁𝗲𝗱 𝗞𝗻𝗼𝘄𝗹𝗲𝗱𝗴𝗲 𝗶𝗻 𝗢𝗻𝗲 𝗣𝗹𝗮𝗰𝗲: ClickUp AI verzamelt alle relevante onboardingdocumentatie, chats en retrospectieven, zodat nieuwe medewerkers alles wat ze nodig hebben binnen handbereik hebben.
𝟮. 𝗜𝗻𝘁𝗲𝗿𝗮𝗰𝘁𝗶𝘃𝗲 𝗤&𝗔 𝗳𝗼𝗿 𝗥𝗲𝗮𝗹-𝗧𝗶𝗺𝗲 𝗟𝗲𝗮𝗿𝗻𝗶𝗻𝗴: In plaats van zich door verouderde documenten te worstelen, kunnen nieuwe ingenieurs vragen stellen binnen ClickUp en direct AI-gestuurde, contextbewuste antwoorden krijgen.
𝟯. 𝗖𝗼𝗱𝗲𝗯𝗮𝘀𝗲 𝗙𝗮𝗺𝗶𝗹𝗶𝗮𝗿𝗶𝘇𝗮𝘁𝗶𝗼𝗻: AI biedt samenvattingen van sleutel-code-componenten en architecturale overzichten, waardoor ingenieurs minder tijd kwijt zijn aan het begrijpen van de structuur van de codebase.
𝟰. 𝗣𝗲𝗿𝘀𝗼𝗻𝗮𝗹𝗶𝘇𝗲𝗱 𝗟𝗲𝗮𝗿𝗻𝗶𝗻𝗴 𝗣𝗮𝘁𝗵𝘀: Met ClickUp AI creëren we op maat gemaakte onboarding-ervaringen op basis van de rol van elke engineer, zodat ze al in hun eerste week een bijdrage kunnen leveren.
❗️Klaar om de chaos van onboarding met een miljoen verschillende apps achter je te laten?
Met ClickUp Brain MAX kunt u nieuwe teamleden als een professional verwelkomen, allemaal vanuit één krachtige desktop-app. U hoeft ze niet langer op een vergeefse zoektocht te sturen door eindeloze mappen, Slack-threads of verspreide documenten.
Brain MAX brengt alles samen: trainingsmateriaal, teamchatten, projectinformatie en onboarding-checklists zijn slechts een spraakopdracht of een snelle zoekopdracht verwijderd. Nieuwe medewerkers kunnen hardop vragen stellen, krijgen direct antwoord en kunnen zelfs hun eigen onboarding-rapportage genereren – zonder technische problemen of verwarring.
Het is onboarding, maar dan slimmer, sneller en veel menselijker. Geef uw nieuwe teamgenoten het vertrouwen om meteen aan de slag te gaan en geef uw bedrijf een voorsprong met Brain MAX, de enige tool die u nodig hebt om onboarding naadloos en indrukwekkend te maken.
📚 Lees meer: Hoe ons onboardingteam ClickUp gebruikt
Meer dan 20 welkomstberichten voor nieuwe medewerkers
Perfecte welkomstberichten kalmeren de zenuwen op de eerste dag, stimuleren de betrokkenheid van medewerkers en vormen een herinnering voor uw nieuwe medewerker dat hij of zij de juiste keuze heeft gemaakt. Om u te helpen, hebben we voorbeelden van 'welkom bij het team'-berichten samengesteld die u kunt personaliseren met de toon en details van uw bedrijf.
Het beste deel? Deze berichten kunnen via meerdere kanalen worden verstuurd: plaats ze in chatten, verstuur ze via e-mail, schrijf ze op een welkomstkaart of zeg ze persoonlijk.
Vriendelijk en informeel
Hallo [naam]! Welkom bij het team! 🎉 We zijn erg blij dat je erbij bent. Laat het me weten als je iets nodig hebt terwijl je je weg vindt; we zijn allemaal wel eens 'de nieuwe' geweest, dus we staan klaar om je te helpen. Ik kan niet wachten om met je te werk te gaan!
💡 Pro-tip: Als je op zoek bent naar inspiratie, kun je ClickUp Brain gebruiken om een goed welkomstbericht te schrijven. Brain is de ingebouwde AI-schrijfassistent van ClickUp die rechtstreeks in je ClickUp-werkruimte kan worden geïntegreerd.
2. Welkom aan boord, [naam]! Ik ben ontzettend blij dat je bij ons komt werken. We hebben de traditie om op de eerste dag koffie te halen, dus kom rond 10 uur langs bij mijn bureau en we trakteren je op een drankje naar keuze. Op je nieuwe avontuur bij [bedrijf]! ☕️
3. Hallo, [naam], het is je eerste dag! 😁 Welkom bij [bedrijf]. We kijken ernaar uit om je unieke vaardigheden in actie te zien en hopen dat je het hier naar je zin zult hebben. Je werkplek is helemaal klaar en we hebben zelfs een kleine verrassing voor je klaargezet. Veel plezier en aarzel niet om contact op te nemen als je iets nodig hebt!
4. “Hoera, [naam] is er! 🎉 Welkom bij ons gekke, leuke team. We zijn een praatgrage groep en zullen je de eerste week waarschijnlijk overweldigen met informatie en slechte grappen, maar ik beloof je dat het allemaal uit liefde is. We zijn zo blij dat je erbij bent; laten we er samen voor gaan!”
5. "Nieuwe baan, nieuw bureau, nieuwe teamgenoten en een warm welkom! [Naam], we zijn verheugd dat je ons team komt versterken. We hebben geweldige dingen over je gehoord en we zijn vereerd dat je ervoor hebt gekozen om je talenten in te zetten bij [Bedrijf]. Duik erin, stel vragen en laten we samen geweldig werk leveren. Welkom!"
6. "Hallo en welkom, [naam]! Ik wil je persoonlijk laten weten hoe blij ik ben dat je ons team komt versterken. Ik herinner me mijn eerste dag hier nog goed en hoeveel afkortingen ik niet begreep – maar maak je geen zorgen, je hebt het snel onder de knie. 😅 Als je een decoder of iets anders nodig hebt, ben ik er voor je. Welkom bij het team!"
7. "Welkom, [naam]. We hebben de dagen afgeteld tot je bij ons kwam werken! Je rol is zo belangrijk voor onze missie en we zijn erg blij dat iemand van jouw kaliber ons team komt versterken. Maar eerst even dit: haal diep adem, geniet van het onboardingproces en maak een vergadering met iedereen. We kijken er allemaal naar uit om je te leren kennen!"
🌸 Vriendelijke herinnering: Gebruik een goed opgesteld bericht met een positieve toon om de fase in te stellen voor het traject van een nieuwe medewerker – het is een kleine moeite die een groot verschil maakt.
Hartelijk en professioneel
9. Welkom bij [Bedrijf], [Naam]! We zijn verheugd je te mogen verwelkomen als onze nieuwe [Functietitel]. Je vaardigheden en visie zullen een waardevolle aanwinst zijn en we kijken ernaar uit om je te zien groeien in je rol.
10. Hallo [naam], welkom bij het team! Een nieuwe positie beginnen kan overweldigend zijn, maar wij staan klaar om je bij elke stap te ondersteunen. Aarzel niet om contact op te nemen – we zijn blij dat je er bent.
11. We zijn verheugd dat je bij ons komt werken, [naam]. Je maakt deze week een vergadering met het dynamische team en begint aan je onboardingtraject. We zijn ervan overtuigd dat je meteen aan de slag kunt en een waardevolle bijdrage zult leveren.
12. Welkom, [naam]! Je bent lid geworden van een team dat samenwerking, groei en open communicatie waarde hecht. We zijn verheugd om met je te werk te gaan en kijken uit naar wat we samen zullen bereiken.
13. Welkom bij het team, [naam]. We hebben een lange en succesvolle reis voor de boeg en we zijn blij dat je erbij bent. Stel gerust vragen, deel innovatieve ideeën en wen in je eigen tempo aan je nieuwe omgeving.
14. Het is een genoegen je te mogen verwelkomen, [Naam]! We zijn verheugd je aan boord te hebben en kunnen niet wachten om te zien hoe jouw frisse ideeën en bijdragen de toekomst van ons team zullen vormgeven.
15. Welkom aan boord, [Naam]! Je komst markeert het begin van een nieuw hoofdstuk voor zowel jou als ons team. We kijken ernaar uit om te leren van je frisse blik en samen te werken aan wat ons te wachten staat. Laten we samen geweldige dingen bereiken.
🌸 Vriendelijke herinnering: Neem een shoutout op in uw teamchat of nieuwsbrief om uw beste wensen over te brengen en te benadrukken dat dit een spannende tijd is voor zowel het bedrijf als de nieuwe medewerker.
Berichten voor het hele team
16. Welkom [naam] bij [bedrijf]! 👏 [Naam] treedt aan als [functietitel] en brengt veel ervaring mee op het gebied van [specifiek gebied]. Leuk weetje: [hij/zij/zij] houdt van [hobby]! Laten we er allemaal voor zorgen dat hij/zij zich thuis voelt.
17. Hartelijk welkom aan [naam]! Ze zijn nieuw bij [bedrijf], maar brengen waardevolle ervaring mee op het gebied van [branche/tool/rol]. Als je de kans krijgt, deel dan je beste onboarding-tips of favoriete teamtraditie – ze zullen je ondersteuning zeker waarderen.
18. Team, maak kennis met [naam]! Vanaf vandaag begint [naam] als [functietitel] en brengt hij/zij een sterke achtergrond mee in [veld of project]. Zeg hem/haar gedag en help hem/haar zich thuis te voelen!
19. Verwelkom samen met mij [Naam] in het team! 🎉 [Hij/zij/zij] is gevestigd in [Locatie] en gaat werken aan [Project of Team]. Neem gerust contact op, zeg hallo of nodig hem/haar uit voor een kort chatten!
20. Welkom, [naam]! Zij komt vandaag bij ons werken als onze nieuwe [functietitel] en zal deze week een paar vergaderingen bijwonen. Als je haar ziet binnenkomen, vergeet dan niet even te zwaaien en hallo te zeggen. We zijn blij dat ze bij ons komt werken!
21. Maak kennis met [Naam], onze nieuwste [Titel], die deze week bij ons komt werken! De eerste paar dagen zullen in het teken staan van het leren kennen van het reilen en zeilen, dus als je hem/haar tegenkomt, stel je dan even voor en beantwoord eventuele vragen. Laten we ervoor zorgen dat zijn/haar start soepel en gastvrij verloopt.
🌸 Vriendelijke herinnering: Zorg ervoor dat het hele kantoor het nieuwe teamlid met hetzelfde enthousiasme verwelkomt. Groepsberichten, korte kennismakingsvergaderingen of een teamlunch kunnen ervoor zorgen dat nieuwe teamleden zich meteen met waarde voelen.
Hoe kan ClickUp uw onboardingproces stroomlijnen?
Moderne HR-platforms hebben ingebouwde onboardingfuncties, zoals checklists, formulieren voor elektronische handtekening en trainingsmodules. Maar ze kunnen onhandig zijn, moeilijk aangepast en los staan van de tools die uw team al gebruikt.
Met ClickUp kunt u speciale onboardingruimtes en werkstroom bouwen die duidelijk, eenvoudig te beheren en klaar voor gebruik zijn telkens wanneer u iemand nieuw verwelkomt. Dit heeft twee voordelen: nieuwe medewerkers weten precies waar ze moeten beginnen en wat nog te doen is, en HR-managers kunnen papierwerk, trainingsschema's en welkomst-e-mails automatiseren, zodat nieuwe medewerkers met minder wrijving aan de slag kunnen.
Het Human Resources Management Platform van ClickUp helpt HR-managers bij het creëren van gestructureerde onboarding-werkstroom. U kunt een werkruimte bouwen die herhaalbaar is: zodra u deze voor één nieuwe medewerker hebt ingesteld, kunt u deze gebruiken voor de volgende nieuwe medewerker, enzovoort.
Zo is het werk:
Bouw een gecentraliseerde opslagplaats
Vermijd het versturen van tientallen PDF-bijlagen (via e-mail of Slack) en gebruik ClickUp Docs om relevante onboarding-bronnen te creëren, op te slaan en te beheren – gemakkelijk toegankelijk op één plek.
Houd bijvoorbeeld een 'Handboek voor nieuwe medewerkers' bij met een introductie van uw bedrijf, kernwaarden, een samenvatting van het beleid, links naar volledige beleidsdocumenten, enz., of een document met veelgestelde vragen voor nieuwe medewerkers, waarin veelvoorkomende vragen worden beantwoord.
Je kunt ook teamgenoten taggen om de nieuwe medewerker rechtstreeks in het document te helpen. Als ze, als voorbeeld, een vraag hebben over VPN-toegang in het document 'IT-installatiehandleiding', kunnen ze de IT-manager taggen en op dezelfde plek een antwoord krijgen.
Weet u niet zeker wat u in uw onboardingdocumenten moet opnemen? ClickUp Brain kan u op weg helpen. Het kan bijvoorbeeld een gedetailleerde checklist voor dag 1 genereren met alles wat een nieuwe medewerker op zijn eerste dag moet voltooien. Of als u een culturele gids nodig hebt, vraag dan AI om secties op te stellen over uw bedrijfswaarden, hoe beslissingen worden genomen en hoe feedback wordt gedeeld.
Wilt u het maximale uit ClickUp Brain halen? Bekijk dan deze video!
💡 Pro-tip: gebruik sjablonen voor werknemershandboeken om een kant-en-klare structuur te krijgen voor belangrijke onderdelen zoals werktijden, verlofbeleid, communicatienormen en teamverwachtingen. Pas de details aan voor uw bedrijf en deel ze in de onboarding-werkruimte.
Onboarding-taken toewijzen
Onboarding is geen taak voor één persoon, maar een gezamenlijke inspanning van HR, IT, de hiring manager, de buddy en de nieuwe medewerker.
Met ClickUp-taak kunt u taken toewijzen aan de juiste personen en indien nodig meerdere teamgenoten erbij betrekken. U kunt ook volgenden toevoegen, zodat zij de taak kunnen volgen zonder dat zij de toegewezen persoon zijn. En stel voor elke taak een deadline in, zodat iedereen op schema blijft.
En voor taken met meerdere stappen kunt u een checklist toevoegen aan de taak zelf. Zo krijgt de nieuwe medewerker duidelijke, overzichtelijke stappen van verschillende grootte die hij of zij tijdens het onboardingtraject kan afvinken.
Stel dat de taak 'Apparaat en systeemtoegang instellen' is. Hier is hoe de checklist eruitziet:
⚒️ Snelle tip: Als een taak te laat is, gebruik dan ClickUp Reminders om de toegewezen persoon een herinnering te sturen. Zo hoef je geen follow-ups te sturen of je af te vragen of de taak over het hoofd is gezien.
Blijf de voortgang van de onboarding bijhouden
Het is gemakkelijk om het overzicht bij te houden wanneer meerdere mensen tegelijkertijd worden ingewerkt. ClickUp Dashboard biedt een weergave van uw onboardingprogramma door gegevens uit uw taken te halen. U kunt het volgende zien:
- Wie zit er in week 1, week 2 of 30-60-90 check-ins?
- Welke taken zijn achterstallig, voltooid of lopen risico?
- Wat staat er nog op de agenda van HR, IT of managers?
- Hoe onboarding-tijdlijnen zich verhouden tussen verschillende rollen
📚 Lees meer: De beste sjablonen voor prestatiebeoordelingen om de groei van werknemers te stimuleren
Plan naadloze communicatie
Onboarding zonder een duidelijk schema leidt tot verwarring en vertragingen. ClickUp Kalender lost dit op door alle onboarding-gerelateerde gebeurtenissen en deadlines in een gedeelde weergave te organiseren. Als plannen veranderen, kunt u ze eenvoudig verslepen om ze opnieuw in te plannen, waarna ClickUp alles direct bijwerkt – zonder handmatige follow-up.
Bovendien is ClickUp Chat de ideale ruimte waar teams snel en gericht kunnen chatten, rechtstreeks binnen onboarding-taken, documenten en tijdlijnen.
Je kunt ook teamgenoten taggen om vragen van medewerkers te beantwoorden, rechtstreeks naar taken of documenten linken en zelfs berichten (zoals "Kun je Jane's 30-dagencheck-in inplannen?") met één klik omzetten in een taak. En als een chat uitmondt in een langer gesprek, kun je vanuit dezelfde thread direct een Zoom-gesprek starten.
📮 ClickUp Insight: 92% van de kenniswerkers loopt het risico belangrijke beslissingen kwijt te raken die verspreid zijn over chat, e-mail en spreadsheets.
Zonder een uniform systeem voor het vastleggen en bijhouden van beslissingen gaan cruciale zakelijke inzichten verloren in de digitale ruis. Met de taakbeheermogelijkheden van ClickUp hoeft u zich hier nooit zorgen over te maken. Maak met één klik taken aan vanuit chatten, taakopmerkingen, documenten en e-mails!
Automatiseer en personaliseer met kant-en-klare sjablonen
ClickUp biedt ook onboarding-sjablonen waarmee je je onboardingproces kunt starten zonder helemaal vanaf nul te beginnen.
De ClickUp-sjabloon voor het onboarden van nieuwe medewerkers geeft een overzicht van de onboarding-werkstroom op de eerste dag, de eerste week en de eerste 90 dagen. Je krijgt een gestructureerde lijstweergave om taken bij te houden en een collaboratieve documentweergave om onboarding-bronnen zoals beleid, checklist en warme welkomstberichten te delen.
De sjabloon bevat acht taakstatussen, zoals 'Te doen', 'In uitvoering', 'Hulp nodig' en 'Klaar voor beoordeling'. Je kunt eenvoudig bijhouden of een nieuwe medewerker is begonnen met het instellen van zijn of haar IT-installatie, vastzit bij het indienen van HR-formulieren of wacht op feedback over een voltooide training.
En dankzij het aangepaste veld 'Onboardingweek' weet u of ze hun taak voor week 1, namelijk het instellen van tools, moeten voltooien voordat ze verder kunnen gaan met de trainingsmodules van week 2.
Creëer een herhaalbare manier om nieuwe medewerkers in te werken met ClickUp
Een ongeorganiseerde onboarding-ervaring kan ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers zich verloren en niet betrokken voelen nog voordat ze zijn begonnen. ClickUp helpt het proces te vereenvoudigen door alles op één georganiseerde ruimte samen te brengen.
Je kunt onboardingmateriaal delen via Docs, verantwoordelijkheden toewijzen en de voortgang controleren met Tasks, snel gesprekken voeren met teamleden in Chat en alles consistent houden met vooraf ontworpen onboarding-sjablonen. Je kunt ook dashboard gebruiken om in realtime te zien welke onboarding-taken zijn voltooid, wat er achterloopt en waar iemand mogelijk vastloopt.
Wilt u consistente, georganiseerde onboarding-ervaringen creëren? Meld u vandaag nog aan voor ClickUp! 🙌