Het schrijven en beheren van een request for proposal (RFP) kan een uitdaging zijn. Er zijn uitgebreide bedrijfsprocessen bij betrokken, of je nu met een nieuwe leverancier wilt samenwerken en ervoor moet zorgen dat je het juiste concurrerende bod vindt, of als je een potentiële bieder bent die zijn winnende voorstel wil omzetten in een contract waar je bedrijf van profiteert.
Gelukkig hoeft het proces niet handmatig te zijn. De juiste RFP-software kan een wereld van verschil maken.
Natuurlijk moet je eerst de juiste software vinden. Er zijn tal van opties die je beloven te helpen bij het optimaliseren van je proposal workflows. Maar niet alle automatiseringstools zijn gelijk, en dat geldt zeker voor software voor voorstelautomatisering. Daarom richten we ons in deze gids op de beste RFP beheersoftware voor uw zakelijke behoeften.
Wat is Software voor Offerteaanvragen?
RFP-software beschrijft elke tool die u helpt bij het ontwikkelen, categoriseren en verzenden van voorstellen naar potentiële klanten, terwijl het ook helpt bij het evaluatie-, presentatie- en antwoordproces voor die documenten aan de verkoperskant.
Met andere woorden, RFP-software helpt u en uw offerteteams bij het aanvragen en beheren van reacties op RFP's.
De details die verder gaan dan deze basisprincipes kunnen verschillen afhankelijk van het platform in kwestie. Je kunt een alles-in-één tool vinden die inkoopteams helpt met elk onderdeel van de RFP-reactie. Een andere mogelijkheid is een managementoplossing die vooral gericht is op het maken en aanpassen van offertesjablonen.
Natuurlijk kun je ook kiezen voor documentanalysesoftware die specifiek bedoeld is om voorstellen te analyseren en bij te houden, zodat je gemakkelijker een leverancier kunt kiezen.
De ideale oplossing hangt dus af van je huidige en toekomstige behoeften om het proces te stroomlijnen en te automatiseren. Ongeacht deze nuances kan RFP-software een cruciaal onderdeel worden van
voor elke organisatie.
Wat moet je zoeken in RFP-software?
De juiste RFP-software kan u helpen bij het aanvragen, verzamelen en opvolgen van betrouwbaar gepolijste en conforme voorstellen. Om dit te bereiken, hebben de beste tools een paar gemeenschappelijke kenmerken:
- Gebruiksgemak: Het RFP-proces is complex en alle software moet helpen het proces te vereenvoudigen en te stroomlijnen zodat u snel gepolijste voorstellen krijgt
- Template bibliotheek: Hoe meer je kunt vertrouwen op bestaande RFP-sjablonen hoe beter. Hetzelfde geldt voor eerdere stadia in het verkoopproces, zoals het gebruik van Verzoek om informatie (RFI) en projectvoorstel sjablonen
- Automatiseringsmogelijkheden: Uw voorstelsoftware is ook software voor documentautomatisering een krachtige automatiseringsoplossing die u uren werk aan het proces kan besparen
- Toegang voor meerdere gebruikers: Het beheer van RFP-reacties gebeurt niet automatisch. Toegang voor meerdere gebruikers stelt grotere biedingsteams in staat om moeiteloos samen te werken aan het sluiten van betere en meer talrijke deals
- Aansluiting op grotere processen: Het RFP-proces bereikt alle delen van een bedrijf. Op zijn best bereikt uw software dat ook, door biedingen met elkaar te verbinden, projectvoorstellen en het contractbeoordelingsproces
- **Geïntegreerde due diligence-vragenlijsten of kunstmatige intelligentie (AI) kunnen het proces verbeteren, zoals AI-schrijftools die verkoop- en marketingteams helpen betere offertes op te stellen en de kwaliteit van de respons te verbeteren
De 10 beste RFP-tools voor gebruik in 2024
Laten we erin duiken. Dit zijn onze top proposal software-opties voor 2024, die bedoeld zijn om iedereen, inclusief kleine bedrijven, overheidsaannemers en multi-subidiary organisaties, te helpen de efficiëntie te verbeteren en betere voorstellen voor hun projecten te krijgen.
1.
ClickUp
Bekijk de 15+ weergaven in ClickUp om uw workflow aan te passen aan uw behoeften
Voor marketing en
verkoopteams
is er geen beter platform dan ClickUp om de voortgang van uw voorstellen bij te houden en ze te integreren in uw grotere werkmanagementtool. Met ClickUp krijgt u alles wat u nodig hebt voor uitgebreide
en optimalisatie.
Begin met een uitgebreide bibliotheek van sjablonen, waaronder de
ClickUp RFP-proces sjabloon
. Het helpt u om elk onderdeel van het proces bij te houden, inclusief het opstellen van de oorspronkelijke offerteaanvraag en het beheren van elke RFP-respons en het contractherzieningsproces. Tijdens het proces zullen uw verkoop- en offerteteams altijd op de hoogte zijn van taken, deadlines en andere kritieke informatie.
En dat is nog maar het begin.
ClickUp Documenten
is niet alleen een krachtige oplossing voor documentbeheer, maar bevat ook een groot aantal sjablonen voor RFP's en Offerteaanvragen (RFQ's), zodat u nooit vanaf nul hoeft te beginnen met uw goedgekeurde inhoud. U kunt nog steeds persoonlijke pitches aanvragen, maar op een consistentieniveau dat u zonder de sjablonen gewoonweg niet zou kunnen bereiken.
ClickUp beste eigenschappen
- Uitgebreide lijst met sjablonen om het opstellen van voorstellen en het beheren van het hele proces te vergemakkelijken
- Projectmanagementintegratie om ervoor te zorgen dat u niet alleen verkoopdocumenten opslaat, maar ook taken toewijst en workflows opbouwt om telkens het beste voorstel te selecteren
- ClickUp AI , een reeks geavanceerde functies om het platform te veranderen in een geautomatiseerde schrijftool, documentanalysesoftware en meer
- Geavanceerde Microsoft Word-integratie om documenten snel van MS Word naar ClickUp te verplaatsen
ClickUp beperkingen
- Niet alle weergaven zijn beschikbaar op de mobiele app
- ClickUp is geen specifieke software voor offertebeheer, wat een steile leercurve kan betekenen voor gebruikers die alleen die specifieke functies nodig hebben
ClickUp prijzen
- Voor altijd gratis
- Onbeperkt: $7/maand per gebruiker
- Zakelijk: $12/maand per gebruiker
- Zakelijk: Neem contact op met verkoop voor prijzen
- ClickUp AI is beschikbaar voor aankoop op alle betaalde plannen voor de prijs van $5 per Workspace-lid en interne gast per maand
ClickUp beoordelingen en recensies
- G2: 4,7/5 (8.900+ beoordelingen)
- Capterra: 4,6/5 (3.800+ beoordelingen)
2. Loopio
Via
Speciaal voor verkoopteams die regelmatig voorstellen indienen, gebruikt Loopio een gecentraliseerde inhoudsbibliotheek. Voor elk voorstel haalt de tool inhoud uit die bibliotheek om gepersonaliseerde en relevante RFQ-, RFP- en RFI-voorstellen te maken die de aandacht van potentiële partners moeten trekken.
Loopio beste eigenschappen
- Gecentraliseerd systeem dat het indienen van individuele voorstellen eenvoudiger maakt
- Inhoudsblokken koppelen aan een materiedeskundige die verantwoordelijk is voor het bijwerken en aanpassen ervan in individuele documenten
- Geavanceerde integraties met tools zoals Salesforce, Slack en MS Word voor een snel documentontwerp en meer efficiëntie
- Eenvoudige gebruikersinterface die het indienen van voorstellen aanzienlijk vergemakkelijkt
Loopio beperkingen
- Deze relatief eenvoudige tool voor gebruikersbeheer is misschien niet ideaal voor complexere teams
- Sommige gebruikers melden terugkerende bugs in de software, zoals het onvermogen om wijzigingen in inhoudsblokken op te slaan
Loopio prijzen
- Essentiële onderdelen: Neem contact op met verkoop voor prijzen
- Plus: Neem contact op met verkoop voor prijzen
- Geavanceerd: Neem contact op met verkoop voor prijzen
- Enterprise: Neem contact op met verkoop voor prijzen
Loopio beoordelingen en recensies
- G2: 4.7/5 (490+ beoordelingen)
- Capterra: 4.6/5 (70+ beoordelingen)
3. Responsief
Via
Voorheen bekend als RFPIO, is Responsive een leider in responsmanagementsoftware, dankzij een AI-gestuurd proces dat gericht is op het automatiseren van uw voorstellen. Dezelfde software maakt niet alleen RFP's, maar ook RFI-antwoorden, veiligheidsvragenlijsten en alle andere documenten om uw bedrijfsontwikkeling te helpen.
Responsive beste eigenschappen
- Intuïtieve en geautomatiseerde LookUp-functie om eerdere inhoud te vinden en je voorstelsoftware te veranderen in een uitgebreide inhoudsdatabase
- AI-gestuurde aanbevelingsmotor om inhoud uit je database voor te stellen die het beste past bij de RFP die je wilt indienen
- Geavanceerde gebruikersrechten om ervoor te zorgen dat uw teams de juiste toegang hebben tot de juiste projecten en inhoud, zonder mogelijke problemen met beveiliging of privacy
- Import- en exportopties om uw voorstellen te verplaatsen van en naar uw Customer Relationship Management-systeem, Microsoft Word en andere tools die u al gebruikt
Responsieve beperkingen
- Navigatie tussen projecten is niet altijd intuïtief, vooral wanneer u ook toegang hebt tot de centrale bibliotheek voor veelgebruikte inhoud
- Beperkingen op het aantal actieve projecten kan lastig zijn voor grotere organisaties of organisaties met meerdere dochterondernemingen
Responsieve prijzen
- Neem contact op met verkoop voor prijzen
Responsive beoordelingen en recensies
- G2: 4,6/5 (600+ beoordelingen)
- Capterra: 4.7/5 (70+ beoordelingen)
4. Qvidian
Via
Qvidian valt op door zijn eenvoudig aanpasbare sjablonen en geautomatiseerde workflows. Maar deze cloudgebaseerde RFP-software kan ook meer, met zijn virtuele samenwerkingsfuncties die specifiek bedoeld zijn om gedistribueerde bied- en voorstelteams te helpen samenwerken om elke keer het best mogelijke voorstel te maken.
Qvidian beste functies
- Gebrande sjabloonbouwer om ervoor te zorgen dat elk voorstel uw bedrijf positief vertegenwoordigt
- Geavanceerde analyses om de tijd te analyseren die u besteedt aan elk voorstel, winstpercentages en andere relevante statistieken
- Geïntegreerde samenwerkingstools, zoals direct messaging, voor teams om hun responsmanagement te optimaliseren
- Gerenommeerde servicemedewerkers die uitgebreide, gratis ondersteuning bieden aan alle klanten
Qvidian beperkingen
- Er is geen geavanceerde zoekoptie, waardoor u trefwoorden direct moet matchen om relevante inhoud te vinden
- U kunt maar één record tegelijk bewerken, wat u vertraagt als u aan meerdere voorstellen werkt
Qvidian prijzen
- Neem contact op met verkoop voor prijzen
Qvidian beoordelingen en recensies
- G2: 4,3/5 (60+ beoordelingen)
- Capterra: 4,5/5 (40+ beoordelingen)
5. RFP360
Via
RFP360 is in veel opzichten de directe tegenhanger van Responsive, en het is van hetzelfde bedrijf. Het is responsmanagementsoftware waarmee je team alles kan afhandelen, inclusief aanvraagbeheer en contractonderhandelingen en -beoordelingen.
RFP360 beste eigenschappen
- Dynamische dashboards waarmee je een continu overzicht hebt van individuele RFP-processen
- Gecentraliseerde berichtgeving en real-time samenwerking tools om uw RFP-evaluatieproces te verbeteren
- AI-gebaseerd antwoordbeheer dat snelle antwoorden schrijft op vragen van verkopers op basis van uw bestaande kennisbank
- Een breed scala aan geïntegreerde uitbreidingen, waaronder de mogelijkheid om uw RFP kennisbank in MS Word of digitale handtekeningen verzamelen voor uw contracten zonder het platform te verlaten
RFP360 beperkingen
- Onboarding kan frustrerend zijn voor teams die niet bekend zijn met RFP-software
- Het is niet mogelijk om vragen te downloaden van het cloudgebaseerde platform en reacties offline te beheren
RFP360 prijzen
- Neem contact op met sales voor prijzen
RFP360 beoordelingen en recensies
- G2: 4,4/5 (280+ beoordelingen)
- Capterra: 4.5/5 (270+ beoordelingen)
6. QorusDocs
Via
QorusDocs is er trots op dat het gebruikers helpt om sneller betere voorstellen te maken als een cloudgebaseerde
software voor offertebeheer
met efficiëntieoptimalisatie. De gestroomlijnde interface en workflow stellen je in staat om binnen enkele minuten gepersonaliseerde pitches te maken, waardoor je de snelheid van deals versnelt en repetitief werk vermindert.
QorusDocs beste functies
- Aanpak voor massale aanpassing, met een brede hub voor sjablonen die je snel kunt aanpassen aan je bedrijf en elk project
- AI-optie voor het schrijven van voorstellen om vroege, verfijnbare concepten te maken op basis van de RFP
- Uitgebreide functies voor bedrijfsontwikkeling, inclusief sjablonen voor presentaties en werkverklaringen die de RFP volgen
- Geavanceerde zoekfunctie, waar gebruikers dol op zijn, omdat ze bestaande inhoud uit de bibliotheek en eerdere voorstellen kunnen doorzoeken
QorusDocs beperkingen
- Je kunt campagnes en documenten niet sorteren door automatische sortering op aanmaakdatum
- Sommige gebruikers melden vertragingen bij het laden van proposals en contentblokken
QorusDocs prijzen
- Neem contact op met sales voor prijzen
QorusDocs beoordelingen en recensies
- G2: 4.4/5 (140+ beoordelingen)
- Capterra: 4.7/5 (80+ beoordelingen)
7. PandaDoc
Via
Meer dan alleen een RFP-software, belooft PandaDoc bedrijven te helpen met voorstellen, offertes en contractbeheer, wat betekent dat het aantrekken van nieuwe zaken door het maken van voorstellen een eenvoudig, gestroomlijnd proces is, net als het maken en ondertekenen van het uiteindelijke contract om die nieuwe zaken thuis te brengen.
PandaDoc beste eigenschappen
- Drag-and-drop documentcreator, waarmee je sjablonen kunt gebruiken of vanaf nul kunt beginnen om gestroomlijnde, ondertekenbare documenten te maken
- Real-time samenwerking, commentaar en goedkeuringsproces om iedereen in het team erbij te betrekken
- Ingebouwde CRM-integraties om uw e-inkoopproces voor nieuwe opdrachten te stroomlijnen
- Ingebouwde tool voor digitale handtekeningen, waardoor het eenvoudig is om documenten te e-handtekenen en juridisch bindend te maken
PandaDoc beperkingen
- Contra-intuïtieve documentstructuur binnen het cloudgebaseerde archiveringssysteem
- Beperkte of geen bewerkingsmogelijkheden voor afbeeldingen in documenten
PandaDoc prijzen
- Essentials: $19/maand per gebruiker
- Zakelijk: $49/maand per gebruiker
- Zakelijk: Neem contact op met verkoop voor prijzen
PandaDoc beoordelingen en recensies
- G2: 4,7/5 (2.000+ beoordelingen)
- Capterra: 4,5/5 (1.000+ beoordelingen)
8. Voorstelbaar
Via
Met Proposable kunnen bedrijven van elke grootte hun verkoopdocumenten op een gestroomlijnde, geautomatiseerde manier creëren, bijhouden en ondertekenen. De tool heeft als doel het hele offerteproces te automatiseren, zodat er weinig handmatige of repetitieve taken overblijven die de voorbereiding en het sluiten van deals kunnen vertragen.
Proposable beste eigenschappen
- E-mail- en sms-notificaties voor je team telkens wanneer een potentiële klant een voorstel bekijkt
- Geavanceerde analyses om uw verkoopdocumenten in de grotere trechter te plaatsen en inzicht te krijgen in uw verkooppijplijn
- Geavanceerde documentsjablonen voor bijna elke branche en use case
- Drag-and-drop editor waarmee je ook rechtstreeks HTML en Cascading Style Sheets kunt bewerken voor geavanceerde lay-outs en stijlen
Voorstelbare beperkingen
- Documenten buiten de software bekijken kan problematisch zijn door een gebrek aan MS Word-integratie en opmaakproblemen in de PDF-exporttool
- Veel van de geavanceerde functies die Proposable tot een van de beste RFP-softwareopties maken, zijn alleen beschikbaar in de hoogste prijsklasse
Proposable prijzen
- Solo: $19/maand per gebruiker
- Team: $39/maand per gebruiker
- Onderneming: $500+/maand
Proposable beoordelingen en recensies
- G2: 4.3/5 (70+ beoordelingen)
- Capterra: 4.4/5 (100+ beoordelingen)
9. Voorstellen
Via
Proposify is speciaal voor creatieve bedrijven en elke ontwerper zal onmiddellijk vertrouwd zijn met de Adobe InDesign-achtige interface. Anderen zullen de verbeterde analytics waarderen, inclusief gegevens over welke secties van je documenten het meest zijn bekeken en de meeste interactie hebben gehad.
Proposify beste eigenschappen
- Verbeterd content- en merkbeheer dat ervoor zorgt dat al uw documenten onmiddellijk overeenkomen met uw beoogde boodschap en visuals
- Opties voor gegevensbeveiliging die verbeterde privacyfuncties en gebruikersmachtigingen bieden
- Analytics die ingaan op individuele voorstelsecties en de prestaties van voorstellen in de loop van de tijd bijhouden om inzicht te krijgen in nieuwe zakelijke trends en prognoses
- Klantbewerkingsfuncties die het heen en weer van een verkoopproces stroomlijnen en ervoor zorgen dat u meer tijd hebt om winnende voorstellen af te sluiten
Beperkingen van Proposify
- Sommige gebruikers hebben onregelmatige prestaties gerapporteerd, met verschillende gevallen van softwarestilstand in een bepaalde maand
- Kleine bedrijven doen mogelijk niet genoeg zaken om de kosten te rechtvaardigen of de meest nuttige functies te benutten
Prijzen van Proposify
- Team Plan: $49/maand per gebruiker
- Zakelijk plan: Neem contact op met verkoop voor prijzen
Beoordelingen en recensies
- G2: 4.7/5 (2.000+ beoordelingen)
- Capterra: 4.7/5 (2.000+ beoordelingen)
10. Betere voorstellen
Via
De kern van de waardepropositie zit in de bedrijfsnaam. De software probeert het maken van voorstellen eenvoudig te maken, zelfs voor kleine bedrijven. Als je de interface eenmaal onder de knie hebt, kun je binnen enkele minuten prachtige documenten maken om naar potentiële klanten te sturen - om nog maar te zwijgen over het sluiten van een deal met contractbeheer.
Betere voorstellen beste eigenschappen
- Creatieve marktplaats die een schijnbaar onbeperkte bibliotheek aan afbeeldingen, visuals en sjablonen biedt
- Intuïtieve editor die het maken van verkoopdocumenten eenvoudig maakt, zelfs voor nieuwe gebruikers
- Geïntegreerde handtekening- en betalingsfuncties die uw e-procurementprocessen optimaliseren
- Uitgebreide integraties met CRM- en klantenservicetools, taakbeheer platforms en meer
Beperkingen van betere voorstellen
- Het installatie- en inwerkproces kan soms verwarrend zijn
- Er zijn geen geautomatiseerde opties voor opslaan of herstellen tijdens het online bewerken van documenten
Prijzen van Better Proposals
- Starter: $19/maand per gebruiker
- Premium: $29/maand per gebruiker
- Enterprise: $49/maand per gebruiker
Betere Voorstellen beoordelingen en recensies
- G2: 4.4/5 (40+ beoordelingen)
- Capterra: 4.8/5 (140+ beoordelingen)
Verbeter uw inkoopproces met de juiste software voor offertebeheer
Hoe vindt u de tool om het werk en de efficiëntie van uw offerteteams te optimaliseren?
ClickUp is meer dan alleen maar proposal management; het is een cloud-gebaseerde tool die u kan helpen met uw volledige business development proces. Dit omvat RFP- en RFI-sjablonen waarmee uw verkoop- en offerteteams snel een gestandaardiseerd formulier kunnen samenstellen, maar het gaat ook veel verder.
Via het geïntegreerde inhoudsbeheerproces van ClickUp kunnen uw contractteams naadloos samenwerken bij het categoriseren van reacties en het overgaan naar de volgende belangrijke fase van het omzetten van goedgekeurde inhoud in een contract. Ondertussen maken geavanceerde hoofdfuncties, zoals AI, het eenvoudig om aanvragen te creëren voor foutloze voorstellen die gemakkelijker te evalueren zullen zijn.
Het beste van alles is dat je ClickUp vrijblijvend kunt uitproberen via het gratis Forever Plan. CFO's en contractteams van kleine bedrijven kunnen bijvoorbeeld alles wat deze beheeroplossing te bieden heeft uitproberen voordat ze zich volledig vastleggen op maandelijkse kosten.
Dus waar wacht je nog op?
Maak vandaag nog uw gratis ClickUp account aan
en begin met het optimaliseren van uw voorstelbeheer over de hele linie.