Stel je voor dat je achter je bureau zit met een berg papierwerk boven je hoofd. Frustrerend, nietwaar? Het handmatig beheren van documenten is niet alleen overweldigend, maar ook tijdrovend. Maar wat als je achterover kunt leunen, ontspannen en je essentiële documenten voor je kunt laten maken? Stap in de wereld van software voor documentautomatisering.
Zo werkt het: Een tool voor documentautomatisering gebruikt vooraf gedefinieerde sjablonen en kunstmatige intelligentie (AI) om documenten binnen enkele seconden te automatiseren.
In deze gids bekijken we de 10 beste tools voor documentautomatisering die je in 2024 kunt gebruiken.
Wat is software voor documentautomatisering?
Een documentautomatiseringssysteem gebruikt een combinatie van vooraf gedefinieerde sjablonen en geavanceerde kunstmatige intelligentie (AI) om je handmatige documentgeneratieproces te transformeren.
Zie het als volgt: je voert je gegevens in en het platform voor documentautomatisering neemt het over en genereert je document binnen enkele seconden. Je automatiseert wat anders een vervelende en tijdrovende Taak zou zijn. Het is snel, het is gemakkelijk en het beste van alles is dat het efficiënt is.
Klinkt eenvoudig. Maar laat je niet misleiden. Software voor automatisering van documenten is een krachtig hulpmiddel. Dit is een hulpmiddel voor procesverbetering dat de kans op menselijke fouten drastisch vermindert, de productiviteit verhoogt en u meer tijd geeft om u te concentreren op wat echt belangrijk is - uw bedrijf laten groeien.
Wat moet je zoeken in tools voor documentautomatisering?
Het kiezen van de juiste software voor documentautomatisering kan ontmoedigend lijken. De markt is verzadigd en de kwaliteit varieert. Weten waar je op moet letten bij tools voor documentgeneratie kan het verschil maken. Hier is een checklist met functies waar je op moet letten:
- Gebruiksgemak: Uw software moet een gebruiksvriendelijke interface hebben die uw werkstroom stroomlijnt en geen complexe technische vaardigheden vereist
- Integratie: De software moet gemakkelijk integreren met andere apps en tools die je al gebruikt in je werkstroom
- Veiligheid: Aangezien je met gevoelige gegevens werkt, moet de software robuuste veiligheidsmaatregelen hebben
- AI-mogelijkheden: Zoek naar software die AI gebruikt om de efficiëntie te verbeteren en fouten te verminderen
- Aanpassing: Met de software moet je sjabloondocumenten kunnen aanpassen aan je specifieke behoeften
Het doel is om automatisering van documentprocessen te vinden die aan je behoeften voldoet en je werk gemakkelijker maakt.
De 10 beste software voor documentautomatisering in 2024
Dit zijn onze favoriete documentgeneratietools op de markt. Laten we op zoek gaan naar de software die het beste bij jou past.
1. ClickUp
ClickUp Docs maakt rijke opmaak en slash commando's efficiënter werken
ClickUp is het ultieme hulpje van uw team, of u nu met één team werkt of met 1000 mensen. Het is een krachtig productiviteitsplatform en een van de beste schrijftools op de markt. Het is ontworpen om samenwerking te superchargen en al je werk onder één digitaal dak af te handelen. Heb je een project bijwerken, formatteren of delen? ClickUp Docs is er voor u. En het is niet alleen voor uw ogen. U kunt Docs met iedereen delen.
ClickUp Docs biedt geneste subpagina's binnen een enkel document, waardoor het een koud kunstje wordt om gerelateerde documenten te organiseren. Maakt u zich zorgen over onverwachte wijzigingen? Stel beschermingsniveaus in om uw werk veilig te houden.
Dit is het beste deel: ClickUp's software voor documentbeheer is ideaal voor real-time en asynchroon werk op afstand. Alle relevante documentatie is toegankelijk binnen de context van taken en projecten wat betekent dat je het wisselen tussen apps vaarwel kunt zeggen. Hoe is dat voor gemak?
ClickUp beste functies
- Content exporteren als PDF-documenten
- Gratissjablonen voor documentatie voor elk gebruik
- Werkstromen stroomlijnen met AI slimme voorspellingen doen enalgehele productiviteit verbeteren metClickUp AI* Tabellen, afbeeldingen, video's en meer toevoegen om een rijke multimedia-ervaring te creëren
- ClickUp Documenten real-time, collaboratieve bewerking mogelijk maken
- Toegangscontroles voor juridische documenten om ongewenste wijzigingen te beschermen
ClickUp beperkingen
- De overvloed aan functies kan overweldigend zijn voor nieuwe gebruikers
- Soms langzame laadtijden
ClickUp prijzen
- Free Forever: Gratis voor altijd
- Onbeperkt: $5/maand per gebruiker
- Business: $12/maand per gebruiker
- Business Plus: $19/maand per gebruiker
- Enterprise: Neem contact op voor prijzen
- ClickUp AI is beschikbaar op alle betaalde abonnementen voor $5 per lid van de werkruimte per maand
ClickUp beoordelingen en recensies
- G2: 4.7/5 (8.000+ beoordelingen)
- Capterra: 4./7/5 (3.000+ beoordelingen)
2. PandaDoc
via PandaDoc Zie PandaDoc als een kampioen in documentbeheer die alles op een rijtje houdt: goedkeuringen, opmerkingen, bijhouden van versies, noem maar op. Moet u samenwerken aan een document? Wil je bewerkingen in realtime uitvoeren? Met PandaDoc zit je goed. Iedereen blijft gesynchroniseerd en er wordt geen update gemist.
Maar hier wordt het nog beter. PandaDoc gaat niet alleen over het beheren van documenten; het is alsof je een persoonlijke proeflezer in je team hebt, die je helpt fouten weg te werken en je documentworkflows op te laden.
Met PandaDoc is het maken van foutloze documenten een fluitje van een cent. De werkstroom van je team verloopt soepeler, fouten verdwijnen en de productiviteit gaat omhoog.
PandaDoc beste functies
- Eenvoudige interface voor het maken van documenten via slepen en neerzetten
- Naadloze integratie met de meeste CRM-platforms
- Analytics bieden waardevolle inzichten in hoe uw documenten presteren
PandaDoc beperkingen
- De mobiele app zou functioneler kunnen zijn
- Vereist een leercurve om alle functies van de documentbeheersoftware onder de knie te krijgen
PandaDoc prijzen
- Gratis eSign
- Essentials: $19/maand
- Business: $49/maand
- Enterprise: Neem contact op voor prijzen
PandaDoc beoordelingen en recensies
- G2: 4.7/5 (2.000+ beoordelingen)
- Capterra: 4.5/5 (1.000+ beoordelingen)
3. Docupilot
via Docupilot Hier is geavanceerde software voor documentautomatisering die je leven veel gemakkelijker zal maken. Docupilot neemt het zware werk uit documentbeheer. Met de gebruikersvriendelijke interface kunt u snel documenten maken en organiseren, van verkoopvoorstellen tot facturen. Het draait allemaal om maatwerk, zodat u elk document kunt aanpassen aan uw behoeften.
Deze tool blinkt uit als het gaat om het automatiseren van documentgeneratie. Met Docupilot kun je je bestaande sjabloondocumenten gebruiken of nieuwe ontwerpen en ze vervolgens automatisch invullen met behulp van gegevens uit verschillende databronnen, zoals Google Spreadsheets, CRM-systemen of webformulieren. Deze functie kan het aanmaken van documenten stroomlijnen.
Docupilot komt te hulp voor samenwerking met zijn functies voor delen en toegangsbeheer. Hiermee kun je veilig documenten delen met teamleden, clients of iemand anders die ze nodig heeft. En met toegangscontrole bepaalt u wie uw documenten mag weergeven, bewerken of beheren.
Docupilot beste functies
- Automatisch documenten maken vanuit sjablonen
- Verbindingen met meer dan 1000 apps
- Stelt bedrijven in staat om hun eigen branding te gebruiken in documenten
Docupilot beperkingen
- Beperkte ontwerpopties in de document editor
- Biedt misschien niet zoveel functies als sommige concurrenten
Docupilot prijzen
- Starter: $29/maand
- Plus: $99/maand
- Pro: $149/maand
Docupilot beoordelingen en recensies
- G2: 4.9/5 (4+ beoordelingen)
- Capterra: 5/5 (40+ beoordelingen)
Bonus: Bekijk de 10 Beste software voor documentbewerking voor 2024
4. ExperLogix
via ExperLogix Het belangrijkste doel van ExperLogix is om de eentonigheid uit het genereren van documenten te halen. Of u nu te maken hebt met complexe offertes, bestellingen of materiaallijsten, ExperLogix brengt een geheel nieuw niveau van efficiëntie in uw werkstroom. Maar hoe precies?
De magie zit hem in de intuïtieve configuratie-interface. Met deze software kunt u geavanceerde modellen maken die uw product- of dienstenaanbod nauwkeurig weerspiegelen. En dankzij de intelligente rule engine kunt u fouten elimineren, uw verkoopproces stroomlijnen en de klanttevredenheid verhogen.
De tool blinkt ook uit in naadloze integratie. Het werkt perfect samen met je CRM- en ERP-systemen, zodat je snel gegevens kunt ophalen en het proces voor het aanmaken van documenten kunt starten. Het is alsof je een superheld hebt die gegevens kan verzamelen.
ExperLogix biedt uitgebreide oplossingen voor documentbeheer, waaronder versiebeheer en real-time samenwerking functies. Dus of je nu werkt aan een verkoopvoorstel of een technische specificatie, ExperLogix zorgt ervoor dat je team altijd gesynchroniseerd blijft.
ExperLogix beste functies
- Helpt teams om complexe producten nauwkeurig te offreren
- Integreert naadloos met toonaangevende CRM- en ERP-platforms
- Biedt 2D- en 3D-visualisaties van producten tijdens de configuratie
ExperLogix limieten
- De eerste installatie kan complex zijn door het grote bereik aan functies
- De interface zou gebruikersvriendelijker kunnen zijn
ExperLogix prijzen
- Neem contact op voor prijzen
ExperLogix beoordelingen en recensies
- G2: 4.6/5 (60+ beoordelingen)
- Capterra: 4.5/5 (6+ beoordelingen)
5. Klippa DocHorizon
via Klippa DocHorizon Als u op zoek bent naar geavanceerde software voor documentautomatisering die resultaten oplevert, dan eindigt uw zoektocht hier. Met Klippa is het beheren van documenten niet langer een karwei.
Stel je voor dat de eindeloze stapels papier op je bureau op magische wijze veranderen in doorzoekbare digitale bestanden. Dat is de kracht van Klippa. Met behulp van geavanceerde OCR-technologie wordt informatie uit fysieke documenten herkend, geëxtraheerd en geverifieerd, waardoor ze in een handomdraai worden omgezet in digitale gegevens. En het beste deel? Het kan documenten in elk format aan.
Naast digitalisering gaat Klippa nog een stap verder met automatisering. Of het nu gaat om facturen, contracten of bestellingen, met Klippa kunt u het hele proces automatiseren, van het vastleggen van gegevens tot validatie en goedkeuring.
Klippa DocHorizon beste functies
- Haal automatisch informatie uit documenten met OCR-technologie
- Werkt naadloos samen met uw bestaande softwarestack
- Werkstroom automatisering helpt bij het automatiseren van de gehele levenscyclus van documenten
Klippa DocHorizon beperkingen
- De interface zou intuïtiever kunnen
- Het is misschien te robuust voor kleinere bedrijven
Klippa DocHorizon prijzen
- Neem contact op voor prijzen
Klippa DocHorizon beoordelingen en recensies
- G2: N.V.T
- Capterra: 4.7/5 (10+ beoordelingen)
6. Jotform
via Jotform Maak kennis met Jotform, de digitale toolset voor het moeiteloos maken van gepersonaliseerde enquêtes. Met de verschillende sjablonen en vraagtypes kun je enquêtes ontwerpen die perfect aansluiten bij je behoeften.
Met de gebruiksvriendelijke formulierbouwer van Jotform is het maken van complexe enquêtes niet langer een uitdaging en het platform integreert naadloos met meer dan 150 zakelijke apps.
De unieke functies, zoals vertakkingen, logica voor overslaan en logica voor voorwaarden, zorgen ervoor dat respondenten een ervaring op maat hebben.
De ingebouwde rapportage- en analysetools bieden waardevolle inzichten in de resultaten van enquêtes, terwijl de functie voor het exporteren van gegevens zorgt voor een naadloze integratie met andere systemen.
Jotform beste functies
- Biedt meer dan 400 kant-en-klare sjablonen voor formulieren
- Verzamelt en beheert gegevens op een effectieve manier
- Vergemakkelijkt samenwerking tussen teams bij het invullen van formulieren
Jotform-beperkingen
- Beperkte aanpassingen op sommige velden van formulieren
- Kan geavanceerdere analysetools gebruiken
Jotform prijzen
- Starter: Free
- Bronze: $34/maand
- Zilver: $39/maand
- Goud: $99/maand
- Enterprise: Neem contact op voor prijzen
Jotform beoordelingen en recensies
- G2: 4.7/5 (1.000+ beoordelingen)
- Capterra: 4.6/5 (1.000+ beoordelingen)
Bekijk deze_ Jotform alternatieven !
7. Conga Componist
via Conga componist Conga Composer is een cloudgebaseerde tool voor het genereren van documenten die uw dagelijkse papierwerk een stuk eenvoudiger maakt. Het zet uw gegevens uit Salesforce om in dynamische documenten die u overal naartoe kunt sturen.
Het leuke aan Conga is dat het moeiteloos gegevens uit meerdere Salesforce-rapportages samenvoegt. Vervolgens kunt u deze gegevens samenvoegen tot gedetailleerde, gepersonaliseerde documenten in verschillende formaten zoals Word, Excel, PDF of PowerPoint. Dit betekent dat u niet meer handmatig hoeft te plakken. Geen fouten meer.
Met Conga kun je documentleveringen plannen en beheren vanaf elk apparaat en elke locatie. De tool zorgt er ook voor dat uw gegevens goed beschermd zijn met de robuuste veiligheidsmechanismen van Salesforce. U kunt dus uw dag doorbrengen in het vertrouwen dat uw gevoelige informatie veilig is.
Conga Composer beste functies
- Werkt rechtstreeks binnen Salesforce
- Stelt u in staat om merkconsistentie te behouden
- Biedt meerdere leveringsopties zoals e-mail en cloud opslagruimte
Conga Composer limieten
- Vereist een leercurve voor niet-technische gebruikers
- Mogelijk extra Conga-tools nodig voor volledige functie
Conga Composer prijzen
- Neem contact op voor prijzen
Conga Composer beoordelingen en recensies
- G2: 4.⅘ (600+ beoordelingen)
- Capterra: 4.4 (80+ beoordelingen)
8. HotDocs
via HotDocs HotDocs kan uw veelgebruikte documenten en formulieren omzetten in herbruikbare sjablonen, wat leidt tot consistentie en minder fouten. We hebben het over contracten, overeenkomsten, formulieren, noem maar op. Denk eens aan alle tijd die u bespaart als u het wiel niet elke keer opnieuw hoeft uit te vinden.
Een van de opvallende functies van HotDocs is de interviewinterface voor het verzamelen van gegevens. Het is een interactieve vraag- en antwoordsessie die de gegevens verzamelt om documenten te maken. Dit zorgt ervoor dat de gegenereerde documenten op maat gemaakt, nauwkeurig en voltooid zijn.
Integratie? Geen probleem. HotDocs werkt goed samen met anderen. Het past naadloos in je bestaande systemen en workflows, of het nu je CRM, case management systeem of loan origination systeem is.
Opslagruimte voor documenten is eenvoudig met HotDocs. Al uw gegenereerde documenten worden veilig opgeslagen, zodat u ze snel en eenvoudig kunt terugvinden. Zo bent u minder tijd kwijt aan het zoeken naar bestanden en heeft u meer tijd om te doen wat echt belangrijk is.
HotDocs beste functies
- Zet bestaande documenten om in flexibele sjablonen
- Integreert met uw bestaande systemen
- Perfect voor industrieën die complexe, foutloze documenten nodig hebben
HotDocs limieten
- De interface zou moderner en gebruiksvriendelijker kunnen zijn
- Het maken van complexe sjablonen kan tijdrovend zijn
HotDocs prijzen
- Neem contact op voor prijzen
HotDocs beoordelingen en recensies
- G2: 4.4/5 (80+ beoordelingen)
- Capterra: 4.⅕ (60+ beoordelingen)
9. Downloaden
via Documenteren Documate (nu bekend als Gavel.io) biedt een gebruiksvriendelijke vragenlijstinterface om de gegevens te verzamelen die nodig zijn voor het aanmaken van documenten. Dit zorgt ervoor dat de resultaten niet alleen accuraat zijn, maar ook zeer persoonlijk.
Met deze software kun je je standaarddocumenten omzetten in intelligente sjablonen. Dit betekent dat je op verzoek aangepaste documenten kunt genereren zonder dat je ook maar één regel code nodig hebt.
Laten we het hebben over integraties. Documate integreert naadloos in je bestaande workflow. Het is flexibel, aanpasbaar en werkt prima samen met andere software. Bovendien ondersteunt Documate de export van gegevens in verschillende formaten, zodat je je gegevens gemakkelijk elders kunt gebruiken.
Documate beste functies
- Gebruiksvriendelijk, vereist geen programmeerkennis
- Verwerkt complexe workflows en regels
- Meerdere gebruikers kunnen aan dezelfde workstroom werken
Beperkingen van Documate
- Steilere leercurve dan sommige concurrenten
- Ontwerpopties zouden robuuster kunnen zijn
Documate prijzen
- Lite: $83/maand
- Standaard: $165/maand
- Teams: $290/maand
- Enterprise: Neem contact op voor prijzen
Documate beoordelingen en recensies
- G2: 5/5 (10+ beoordelingen)
- Capterra: N/A
10. Specht
via Specht Woodpecker is uw tool als u op zoek bent naar een naadloze automatisering van documenten binnen Microsoft Word. Een redder in nood voor degenen onder ons die ontelbare uren worstelen met Word-documenten.
Het unieke aan Woodpecker is dat u uw standaard Word-documenten kunt omzetten in dynamische sjablonen. Ken je die vervelende contracten, facturen of voorstellen die je steeds opnieuw moet maken? Woodpecker verandert ze in flexibele sjablonen, klaar om snel en nauwkeurig te worden gepersonaliseerd.
Zoekt u een gemakkelijke manier om uw documenten op te slaan en terug te vinden? Woodpecker is er weer voor u. Het houdt al uw sjablonen netjes georganiseerd in Word, zodat u ze altijd bij de hand hebt wanneer u ze nodig hebt.
Woodpecker beste functies
- Werkt binnen de vertrouwde Word-interface
- Converteert bestaande Word-documenten naar herbruikbare sjablonen
- Slaat gegevens veilig op voor hergebruik in een Word-document
Woodpecker beperkingen
- Gelimiteerd tot Microsoft Word
- Zou kunnen profiteren van meer geavanceerde functies
Woodpecker prijzen
- Starter: $39/maand
- Pro: $99/maand
- Teams: $299/maand
Specht beoordelingen en recensies
- G2: N/A
- Capterra: 4.6/5 (30+ beoordelingen)
Documenten genereren en Teams uitlijnen in ClickUp
Software voor documentautomatisering is een krachtpatser die de productiviteit opvoert. Het is het toverstafje dat uw "Ik wou dat ik mijn werk kon vereenvoudigen" omzet in realiteit.
ClickUp maakt het eenvoudig om documenten te automatiseren, te bewerken en te delen, zodat iedereen effectief kan samenwerken. Het platform bevat ook gratis taakbeheer tools om teams op dezelfde pagina te houden en georganiseerd te blijven.
Of het nu gaat om het schrijven van rapporten, het coördineren van taken of samenwerken, ClickUp helpt teams soepel samen te werken en hun doelen te bereiken. Probeer ClickUp vandaag nog gratis uit !