중복 작업을 자동으로 식별하는 상위 3대 프로젝트 관리 소프트웨어

도구 간 데이터 복사, 상태 변경 시 소유자 재할당, 마감/지연 작업 알림 전송 등… 반복적이고 무의미하게 느껴지는 작업에 몇 시간씩 허비한 적 없나요?

약 60%의 조직이 팀원들이 매주 5시간을 수동 작업과 반복적인 프로세스에 낭비한다고 보고합니다. 이는 1년에 1.5개월에 해당합니다! 쉽게 자동화할 수 있는 이런 반복 작업들이 얼마나 많은 시간을 잡아먹는지 상상해 보세요!

프로젝트 관리 소프트웨어가 반복 작업을 찾아내고 자동화까지 해준다면 어떨까요? 믿기 어려울 정도로 좋은 일이 아닐까요?

이 블로그에서는 중복 작업을 자동으로 식별하여 소중한 시간을 되찾아 주는 세 가지 프로젝트 관리(PM) tools를 살펴봅니다.

한눈에 중복 작업을 자동으로 식별하는 프로젝트 관리 소프트웨어

중복 작업을 자동으로 식별하는 프로젝트 관리 소프트웨어를 선택할 때 고려해야 할 사항은 무엇인가요?

중복 일을 제거하는 가장 빠른 방법은 프로젝트 관리 소프트웨어가 이를 자동화하도록 하는 것입니다. 자동화를 가능하게 하는 기능은 다음과 같습니다:

중복 작업을 자동으로 식별하는 최고의 프로젝트 관리 소프트웨어

아래는 최고의 프로젝트 관리 소프트웨어 추천 목록입니다. 자동화를 통해 중복 작업을 찾아내고 수동 업데이트를 제거하여 팀이 의미 있는 일에 집중할 수 있도록 합니다.

1. ClickUp (AI 기반 프로젝트 관리 및 협업에 최적)

대부분의 프로젝트 관리 소프트웨어는 사용자가 생성한 작업만 보여줍니다. 제품 팀의 스프린트에 있는 "고객 온보딩 흐름 재설계" 작업이 마케팅 팀의 백로그에 있는 "신규 사용자 경험 개선" 작업과 본질적으로 동일하다는 사실을 알려주지 못합니다.

ClickUp은 세계 최초의 통합 AI 작업 공간으로 이 문제를 해결합니다. 모든 업무 앱, 데이터, 워크플로우를 한곳에 모아 AI가 전체 운영 전반의 패턴을 실제로 파악할 수 있게 합니다.

모든 작업, 프로젝트, 문서, 팀 대화가 하나의 플랫폼에 통합되어 있기 때문에, ClickUp AI는 여러 사람이 유사한 문제를 해결 중일 때, 작업 설명이 크게 중복될 때, 또는 신규 요청이 기존 일을 복제할 때를 식별할 수 있습니다.

따라서 ClickUp은 업무 분산 현상을 제거하여 100% 맥락을 제공합니다—즉, AI는 개별 작업뿐만 아니라 팀과 타임라인 전반에 걸친 작업 간 연관성을 이해하여, 너무 늦기 전까지 발견되지 못할 중복 작업을 포착합니다.

이제 그 기능을 자세히 살펴보겠습니다.

ClickUp 작업 우선순위 및 의존성 기능을 활용한 우선순위 설정 시스템 구축

우선순위 체계가 없으면 중요한 작업과 그렇지 않은 작업을 구분하기 어렵습니다. 바로 그때 값이 낮은 작업이 워크플로우에 스며들게 됩니다.

ClickUp 작업을 사용하면 문서, 댓글, 하위 작업, 의존성 등 모든 작업이 하나의 중앙 집중식 작업 공간에 통합됩니다. 이는 가장 큰 중복 원인이 되는 도구 간 작업 분산을 줄여줍니다.

ClickUp의 고급 검색 및 필터링 tools를 사용하면 키워드, 태그 또는 사용자 지정 필드와 일치하는 작업을 빠르게 찾을 수 있습니다. 예를 들어, "온보딩"이 포함된 모든 작업을 검색하거나 "긴급"과 같은 특정 태그로 필터링할 수 있습니다.

이를 통해 특히 대규모 프로젝트나 여러 팀 간에 중복되거나 반복되는 일을 쉽게 파악할 수 있습니다.

ClickUp의 작업 우선순위 및 의존성 기능은 한 단계 더 나아갑니다. 모든 작업을 긴급, 중요, 보통, 낮음 네 가지 플래그로 표시하여 누구나 언제 무엇을 해야 할지 알 수 있습니다. 의존성을 통해 어떤 작업이 다른 작업을 기다리는지 추적할 수 있습니다. 목록 또는 보드 보기에서 우선순위에 따라 작업을 정렬, 필터링 또는 그룹화하세요. 유사하거나 낮은 가치의 작업이 즉시 눈에 띄어 복잡함 속에서 사라지지 않습니다.

ClickUp AI를 사용하면 프롬프트에 따라 우선순위를 자동 할당할 수도 있어 가장 영향력 있는 일이 최우선으로 처리됩니다.

그리고 ClickUp의 AI 카드도 있습니다.

작업, 하위 작업, 보관 항목 또는 시간 범위를 필터링하여 이러한 카드를 맞춤형으로 설정할 수 있으므로, 워크플로우에서 존재해서는 안 되는 병목 현상이나 중복 작업을 손쉽게 파악할 수 있습니다.

ClickUp Brain으로 상황 인식 인사이트를 얻으세요

ClickUp Brain은 업무 맥락을 이해하고, 평소 수시간을 들여 찾아야 했던 인사이트를 자동으로 제시하는 개인 AI 비서입니다.

ClickUp Brain은 작업 공간을 분석하여 제목, 설명 또는 담당자가 유사한 작업을 찾아 잠재적 중복 작업을 표시합니다. "이 작업들은 비슷해 보입니다—병합하거나 업데이트하는 것을 고려해 보세요."와 같은 제안을 제시할 수 있습니다.

ClickUp Brain으로 다음과 같은 작업을 수행할 수 있습니다:

그뿐만이 아닙니다. ClickUp Brain의 Enterprise 검색은 Google Drive, Notion, Slack, Gmail 등 다양한 플랫폼의 정보 검색을 통합하는 AI 기반 도구입니다.

통합 검색 기능으로 연결된 모든 앱의 문서, 작업, 채팅을 한곳에서 즉시 스캔할 수 있습니다. 더 이상 도구 간 전환이 필요 없습니다. 또한 실시간 색인화 덕분에 (다른 목록이나 앱에 묻혀 있더라도) 항상 최신 데이터를 검색할 수 있습니다.

⭐ 보너스: 작업 시작 전 중복 작업을 찾아내는 AI를 원하시나요? ClickUp Brain MAX는 모든 작업, 프로젝트, 문서, 대화를 포함한 전체 작업 공간을 이해합니다. 작동 방식은 다음과 같습니다:

• 사전 중복 작업 감지: 한 디자이너가 "모바일 앱 내비게이션 재설계" 작업을 생성하는 동안 다른 팀이 이미 "앱 메뉴 UX 개선" 작업을 진행 중일 경우, Brain MAX가 중복을 포착하여 관련 담당자에게 알립니다.
• 작업 제목을 넘어 검색: Brain MAX는 작업 설명, 댓글, 첨부 파일, 관련 대화까지 검색하여 표현이 다르더라도 중복 노력을 찾아냅니다.
• 팀 간 가시성: Brain MAX가 전체 작업 공간에 접근하므로, 서로의 업무에서는 절대 발견하지 못할 부서 간 중복 작업을 찾아냅니다.
• 음성 기반 중복 작업 확인: 새 작업을 생성하기 전에 Talk to Text 기능을 활용해 Brain MAX에 기존 작업 여부를 문의하세요. "누가 2분기 영업 팀 프레젠테이션 작업 중인가요?"라고 말하기만 하면 즉시 답변을 받을 수 있습니다.
• 여러 AI 모델의 협업: Brain MAX는 ChatGPT, Claude, Gemini 및 기타 주요 AI 모델을 작업 공간에 통합하여 다양한 작업에 최적의 기능을 제공합니다.

ClickUp 자동화 기능을 활용해 반복 작업을 자동화할 맞춤형 규칙 설정

ClickUp 자동화 기능을 통해 코딩 없이 맞춤형 규칙을 생성하거나 미리 구축된 템플릿 라이브러리에서 선택하여 반복 작업을 자동화하세요.

기존 작업의 기준(예: 동일 프로젝트, 유사 제목 또는 태그)과 일치하는 새 작업이 생성될 때 알림을 받도록 자동화를 설정할 수 있습니다. 이를 통해 작업 생성 시점에 중복을 바로 잡아낼 수 있습니다.

예를 들어, 누군가 "웹사이트 배너 업데이트"라는 작업을 생성했는데 유사한 작업이 이미 존재할 경우, ClickUp은 자동으로 사용자에게 또는 작업 제작자에게 알림을 보내 중복 작업의 위험을 줄여줍니다.

게다가 ClickUp의 일괄 작업 tools를 사용하면 여러 작업을 한 번에 병합, 업데이트 또는 삭제할 수 있어 워크플로우를 간소화하고 불필요한 혼란을 줄일 수 있습니다.

워크플로우 자동화 방법에 대한 자세한 내용은 이 비디오를 시청하세요.

슈퍼 에이전트가 여러분을 위해 힘든 작업을 대신해 드립니다

대부분의 AI 도구는 워크플로우 외부에 위치합니다. ClickUp 에이전트는 작업 공간 내부에 상주하므로 중복 작업을 제안할 뿐만 아니라 실제로 줄여줍니다.

ClickUp 에이전트는 업무를 할당할 수 있는 AI 팀원처럼 작동합니다. 작업에 태그하거나 자동화로 트리거하면 다음과 같은 반복적이거나 중복 작업이 많은 일을 대신 처리합니다:

ClickUp 최고의 기능

ClickUp의 단점

ClickUp 장점

중복 작업을 자동으로 식별하는 데 왜 탁월할까요?

ClickUp은 작업 우선순위, 의존성, 그리고 ClickUp Brain의 상황 인식 인사이트를 통해 작업을 분석하여 중복되거나 겹치는 작업을 자동으로 감지합니다.

ClickUp 가격 정책

ClickUp 평가 및 리뷰

실제 사용자들은 ClickUp에 대해 어떻게 말하고 있을까요?

TrustRadius 리뷰를 확인해 보세요:

이 도구는 개인적·직업적 성장에 매우 효과적입니다. 이를 통해 출근 기록을 남기고 근무 시간을 추적할 수 있으며, 필요에 따라 개별 작업을 분류할 수 있습니다. 할 일 목록에서 작업의 우선순위를 설정할 수 있고, 작업에 지정된 마감일을 알려줍니다.

2. Motion (AI 기반 작업 우선순위 지정 및 달력 관리에 최적)

사용자의 요구와 선호도를 학습하는 스케줄링 어시스턴트를 상상해 보세요. 시간이 지날수록 그 요구사항을 더 잘 반영해 나갑니다. 바로 Motion AI입니다.

이 AI 스케줄링 앱이자 프로젝트 관리 도구는 하루 일정을 계획하고, 작업을 스케줄링하며, 업무량을 자동으로 재배분합니다. AI 프로젝트 관리자는 마감일, 작업량, 우선순위를 지속적으로 분석하여 효과적인 일일 플랜을 수립합니다.

플랜이 변경될 때 수동으로 작업을 재구성할 필요가 없습니다. Motion은 자동으로 일정을 재조정하고 우선순위를 재정립합니다. 두 작업이 중복되거나 불필요해지면 AI가 이를 표시하여 제거하거나 병합할 수 있게 합니다.

작업 추가와 긴급도 표시만 하면, Motion이 작업 실행 시점을 결정합니다. Motion의 AI 달력은 작업과 회의를 하나의 실시간 일정으로 통합합니다. 우선순위가 변경될 때마다 시간 블록을 지속적으로 재배치하여 반복적인 일정 조정의 필요성을 줄여줍니다.

Motion의 주요 기능

모션 컨스

모션 전문가

중복 작업을 자동으로 식별하는 데 왜 탁월할까요?

AI 스케줄링 앱 모션은 작업, 회의, 반복 작업 전반에 걸쳐 여러분의 업무량을 지속적으로 평가합니다. 모든 작업이 실제 시간 블록으로 구성된 일정에 맞춰져야 하기 때문에 중복되거나 가치가 낮은 작업은 더 이상 무시할 수 없게 됩니다.

모션 가격 정책

모션 평가 및 리뷰

실제 사용자들은 Motion에 대해 어떻게 말하고 있을까요?

Capterra 리뷰를 확인해 보세요:

지금까지 모션을 정말 즐겁게 사용해 왔습니다. 업무와 홈 모두에서 작업을 유지하고 성과를 내는 데 큰 도움이 되는 소중한 도구였습니다.

3. Notion AI (AI 기반 문서화에 최적)

Notion AI는 작업, 문서, 프로젝트 정보가 공존하는 연결된 시스템으로 작업 공간을 변화시킵니다. 모든 것이 한곳에 체계적으로 정리되므로 중복 작업을 쉽게 발견할 수 있습니다.

중복 작업을 줄이려면 Notion AI를 활용하세요. 노트, 이메일, 대화를 실행 가능한 작업으로 전환하고 유사한 기존 항목도 확인합니다. 자동 채우기 기능으로 상태, 우선순위, 소유자, 다음 단계 등의 필드를 간편하게 입력할 수 있습니다. 여러 작업이 유사하거나 콘텐츠가 반복될 경우, Notion은 데이터베이스 정리를 위해 병합 또는 업데이트를 제안합니다.

Notion의 AI Q&A는 작업 공간을 위한 검색 엔진처럼 작동합니다. 질문만 하면 (이번 주에 차단된 작업은 무엇인가요?), Notion이 관련 작업이나 페이지를 찾아 보여줍니다.

Notion AI 최고의 기능

Notion AI 단점

Notion AI 전문가

중복 작업을 자동으로 식별하는 데 왜 탁월할까요?

시스템이 프로젝트, 작업, 문서, 노트 전반에 걸쳐 충분한 맥락을 확보하면 중복 작업이 가시화됩니다. Notion AI는 전체 작업 공간을 검색하여 관련 항목이나 유사 항목을 표면화하므로 중복을 쉽게 파악할 수 있습니다.

Notion AI 가격 정책

Notion AI 평가 및 리뷰

실제 사용자들은 Notion AI에 대해 어떻게 말하고 있을까요?

Capterra 리뷰를 확인해 보세요:

팀 전체가 Notion을 도입할 때 그 진가를 발휘합니다. 협업 기능 덕분에 팀원 간 문서 편집이 매우 수월해져 소통과 워크플로우가 개선되었습니다. 템플릿과 AI 글쓰기 지원 기능도 업무를 빠르게 시작하는 데 탁월합니다.

기타 주목할 만한 제품들

이 세 가지 외에도 일상 워크플로우에서 작업을 자동화하는 데 활용할 수 있는 다른 프로젝트 관리 tools를 소개합니다:

1. monday.com

모든 프로젝트를 시각적으로 관리하는 방식을 선호한다면, Monday가 최적의 PM 도구입니다. 자동화 기능을 활용해 작업을 생성할 때 기존 작업과 유사한 경우 자동 할당, 상태 자동 업데이트, 알림 발송 등의 작업을 트리거하세요.

작업량 보기는 중복된 업무 소유권을 파악하는 데 도움이 됩니다. 여러 사람이 동일한 목표를 위해 작업을 생성하는 경우, 플랫폼은 과부하된 리소스를 표시하여 중복 작업을 드러냅니다. 문서 → 작업 변환 기능 또한 중복을 방지합니다. 실행 항목이 작업이 표시되는 동일한 보드에 존재하기 때문입니다.

2. Wrike

프로젝트 관리 소프트웨어 Wrike는 간트 차트를 활용해 의존성을 상세히 시각화합니다. 두 작업이 동일한 결과물을 공유하거나 동일한 단계에 의존할 경우, 차트가 해당 연결을 강조 표시합니다.

Wrike는 작업 의존성, 핵심 경로 분석, 대시보드를 통해 중복되거나 지연된 작업을 강조 표시하여 프로젝트 우선순위 설정을 지원합니다. 실시간 프로젝트 예측 기능을 통해 Wrike는 자동으로 타임라인을 재계산합니다. 이 보드에서 한 작업의 변경이 프로젝트 플랜에 미치는 영향을 확인할 수 있습니다.

자동 작업 생성 규칙이 적용된 요청 양식을 통해 프로젝트 및 마감일과 같은 필드를 기준으로 접수된 요청을 기존 요청과 매칭할 수 있습니다.

3. Hive

AI 기반 프로젝트 실행을 원하신다면, Hive의 Buzz AI가 해결책을 제시합니다. Buzz는 모든 프로젝트, 작업, 승인, 메시지의 업데이트를 단일 피드로 통합합니다. 두 팀원이 유사한 작업을 생성하거나 병렬 작업을 시작하면, 두 업데이트가 나란히 표시되어 중복 작업을 가시화하고 반복 작업을 자동화할 수 있게 합니다.

중복 작업 처리 방법 (팁 + 최고의 실행 방식)

자동화가 시작되기 전에도 중복 일과 반복적인 잡일을 줄일 수 있는 실용적인 방법들을 소개합니다.

1. 작업당 소유자 한 명 지정

프로젝트 관리에서 흔히 발생하는 문제 중 하나는 역할과 책임의 불명확성입니다. 프로젝트 관리자로서 팀원들이 누가 무엇을 하는지 혼란에 빠지지 않고 신속하게 움직이길 원할 것입니다.

✅ 해결책: 작업당 소유자를 지정하세요. RACI 프레임워크를 활용해 팀원 간 일 중복을 방지하세요. RACI 차트는 의사결정이 여러 작업에 분산될 때 자원 관리에 특히 유용합니다. 예시로는 작업 X를 누가 수행하는지, 누가 검토하는지, 최종 결정권자는 누구인지 명확히 보여줍니다.

2. 작업 관리 tool 활용하기

이메일, Slack 메시지, 스프레드시트, 개인 노트 등 여러 곳에 작업이 분산되어 관리되면 작업 목록이 복잡해집니다.

오래된 작업은 끝내지 못한 채 방치되고, 쓸모없어진 일은 한가운데서 표류하며, 무엇이 아직 유효한지 아무도 모릅니다. 복잡한 백로그를 뒤지는 것보다 새 작업을 만드는 게 더 쉽기 때문에 사람들은 의도치 않게 일을 중복합니다. 결과는? 팀원들이 상태와 업데이트를 확인하고 쫓느라 시간을 낭비하게 됩니다.

✅ 해결책: 작업 관리 tool을 활용하세요. 수동으로 작업을 찾아 헤매지 않아도, 활동이 없는 항목, 소유자가 없는 작업, 제목이나 키워드 기준으로 중복된 작업을 필터링할 수 있습니다. 오래된 작업은 일괄 종료하거나 보관하고, 중복 작업은 하나로 병합하며, 막힌 작업은 재할당할 수 있습니다. 이 모든 작업을 단 몇 분 만에 처리하세요.

3. 회의 노트를 단일 작업 목록으로 전환하세요

회의 후 이런 상황을 겪어본 적 있나요? 한 사람은 '프레젠테이션 자료 준비'를, 다른 사람은 '슬라이드 제작'을, 또 다른 사람은 '발표 개요 작성'을 기록합니다.

동일한 결과물에 대해 세 명의 다른 담당자가 각각 다른 세 가지 작업을 생성합니다.

✅ 해결책: ClickUp AI 노트테이커를 활용해 회의에 참여하세요. 논의 내용을 실시간으로 텍스트로 변환하고, 실행 항목을 소유자와 마감일이 지정된 실제 작업으로 추출해줍니다.

프로젝트 계획 단계에서 수동으로 노트를 재작성하거나 작업을 생성할 필요가 없습니다. 심지어 '이번 주 클라이언트 회의에서 남은 실행 항목은 무엇인가요?'와 같은 질문을 ClickUp에 직접 던지면, 모든 노트에서 답변을 즉시 추출해 보여줍니다.

회의록 작성에 AI를 활용해 중복 작업 생성을 없애고 프로세스를 간소화하는 방법을 이 비디오에서 확인하세요.

ClickUp으로 중복 작업을 식별하고 제거하세요

수동적인 프로젝트 관리 방식으로, 작업 완료보다 업무 추진에 더 많은 시간을 소비합니다.

ClickUp을 프로젝트 관리 소프트웨어로 선택하면 내장형 AI, 자동화 기능, 맞춤형 워크플로우 자동화를 활용할 수 있습니다.

여러 프로젝트를 관리하든 단일 프로젝트를 관리하든, ClickUp은 사용 사례에 맞는 맞춤형 워크플로우를 생성하도록 지원합니다. 이는 자원 배분, 프로젝트 진행 상황 추적, 전반적인 프로젝트 성과 향상을 위한 지휘 센터 역할을 합니다.

ClickUp에 무료로 가입하여 중복 작업을 자동으로 식별하는 방식을 확인해 보세요.