프로젝트를 제시간에 완료하는 것은 줄타기 같은 일입니다. 수많은 요소 중에서도 작업 수행, 예산 관리, 마감일 준수는 가장 중요한 변수들입니다.
프로젝트 관리자로서, 클라이언트가 '작은 추가 사항 하나'나 '변경 사항 하나'를 요청하며 찾아오는 경우가 얼마나 많은지 셀 수 없을 정도입니다. 안타깝게도 이런 요청들은 프로젝트 플랜에 반영되지 않은 경우가 대부분이죠.
이러한 요소들은 누적될 가능성이 높으며, 어느새 프로젝트 타임라인과 예산이 위험에 처하게 됩니다.
이것이 바로 범위 확대입니다. 가장 철저히 계획된 프로젝트조차도 이 문제에 휘말려 프로젝트의 성공적인 완료를 방해합니다.
이러한 혼란을 해결하는 데 도움이 되도록 다양한 프로젝트 관리(PM) 소프트웨어를 사용해 보았습니다. 이 도구들은 예상치 못한 일로 인해 마진을 잃지 않도록 방지하는 안전장치를 설정하는 데 도움이 될 것입니다.
한눈에 보는 클라이언트 범위 확대 관리에 탁월한 상위 3대 PM 소프트웨어
프로젝트 관리 tools를 충분히 테스트해 본 결과, 모든 도구가 범위 확대를 동일하게 처리하지는 않는다는 점을 알게 되었습니다. 주목할 만한 도구들은 다음과 같습니다:
| tool | 가장 적합한 경우 | 주요 기능 | 장점과 단점 | 가격 정책 |
| ClickUp | 모든 규모의 팀을 위한 AI 기반 프로젝트 관리 | ClickUp Brain (컨텍스트 AI 및 AI 생성 요약), 작업 범위 템플릿, 작업, 자동화, 사전 구축 에이전트 | 장점:🌟 모든 업무를 위한 통합 AI 작업 공간🌟 모든 프로젝트 커뮤니케이션 중앙 집중화🌟 용량 관리 용이화🌟 팀 협업 지원단점:🧐 광범위한 기능 세트로 인해 신규 사용자에게 가파른 학습 곡선 | Free Forever; 기업용 맞춤형 설정 가능 |
| 팀워크 | 에이전시를 위한 내장형 시간 추적 및 청구 기능을 갖춘 프로젝트 관리 | 자원 관리, 팀워크 AI, 자동화 규칙, 수익성 대시보드 | 장점:🌟 시간 추적 및 업무량 관리를 간소화합니다🌟 지루한 작업을 자동화합니다🌟 원활한 클라이언트 관리를 가능하게 합니다단점:🧐 대시보드의 제어 기능이 제한적이어서 시각화 과정에 영향을 미칩니다 | Free Plan 제공; 유료 플랜은 사용자당 월 $13.99부터 시작 |
| Asana | 중소 규모 팀을 위한 효율적인 작업 및 워크플로우 관리 | 자동화된 워크플로우 및 규칙 기반 트리거, 업무량 및 진행 상황 대시보드, 270개 이상의 통합 기능, AI 스튜디오 | 장점:🌟 마감일 추적이 간편합니다🌟 팀 협업을 지원합니다🌟 일상적인 승인 및 업데이트를 자동화합니다 단점:🧐 보고서가 기본적입니다🧐 알림이 과도해질 수 있습니다 | Free Plan 제공; 유료 플랜은 사용자당 월 $10.99부터 (연간 결제 기준) |
👀 알고 계셨나요: 스코프 크립은 때로 "주방 싱크 증후군" 또는 "요구사항 크립"이라고 불리며, 전체 프로젝트의 절반 이상에 영향을 미치는 것으로 알려져 있습니다. 게다가 그 속도가 줄어들 기미조차 보이지 않습니다. 지난 10년간 모든 프로젝트에서 스코프 크립의 영향력은 43%에서 52%로 증가했습니다.
클라이언트 스코프 크립을 관리하는 PM 소프트웨어에서 무엇을 찾아야 할까요?
모든 PM 소프트웨어가 클라이언트의 범위 확대에서 발생하는 추가 작업을 처리하도록 설계된 것은 아닙니다. 서류상으로는 완벽해 보일 수 있지만, 워크플로우가 직관적이지 않을 수 있습니다.
더 나은 일정 수립과 클라이언트에게 더 빠른 일 전달을 돕는 소프트웨어를 평가할 때 제가 중점적으로 살펴보는 사항은 다음과 같습니다:
- 프로젝트 범위와 기준선을 조기에 정의하세요: 프로젝트 시작 전에 결과물, 제외 사항, 가정 사항을 문서화해야 합니다. 작업 분해 구조(WBS)와 기준선 추적 기능을 갖춘 프로젝트 관리 도구를 선택하여 프로젝트 진행에 따라 계획된 범위와 실제 범위를 비교할 수 있도록 하세요.
- 공식적인 변경 요청 워크플로우 설정: PM 소프트웨어는 새로운 요구사항을 검토하고 승인하는 데 도움이 되는 변경 관리 프로세스를 제공해야 합니다. 범위 변경에 대한 내장된 승인 프로세스를 통해 각 변경 사항이 비용, 시간, 자원에 미치는 영향을 파악할 수 있습니다.
- 클라이언트 커뮤니케이션 활성화: 팀과 클라이언트가 작업 공간 내에서 직접 소통할 수 있어야 합니다. 대화를 특정 작업, 피드백 스레드, 결과물에 연결할 수 있어야 합니다.
- 결과물별 시간, 비용, 노력 추적: 소프트웨어가 작업과 예산, 자원 배분을 연결하도록 설정하세요. 이를 통해 "추가" 일의 비용을 즉시 파악하고, 범위 확장에 대해 데이터 기반의 대화를 클라이언트와 나눌 수 있습니다.
- 알림 및 편차 추적 자동화: 마감일, 예산, 업무량 또는 프로젝트 범위가 임계값을 초과할 때 알려주는 PM 소프트웨어를 선택하여 범위 확대를 관리하세요. 실시간 알림과 대시보드는 범위 확대가 심각한 문제가 되기 전에 이를 포착하는 데 도움이 됩니다.
- 책임성 확보를 위한 시간 추적: 소프트웨어는 작업 내 직접 시간을 기록하고 해당 시간을 특정 결과물에 연결할 수 있어야 합니다. 검토 회의 시 클라이언트와 공유할 실제 대비 예상 노력 보고서를 생성할 수 있어야 합니다.
- 규칙 기반 트리거: AI 기반 워크플로우 자동화로 업무량 변화를 자동 감지하고 후속 조치를 안내하는 PM 플랫폼을 선택하세요.
🧠 재미있는 사실: " 데드라인(deadline )"이라는 단어는 19세기 미국 교도소에서 처음 사용되었으며, 수감자들이 총격을 당할 위험을 무릅쓰고 넘어야 했던 물리적 경계를 의미했습니다. 20세기 중반에 이르러 이 용어는 오늘날 우리가 사용하는 현대적 의미로 진화했습니다: 넘어서면 안 되는 시점입니다.
⭐ 보너스: 아직도 모든 작업을 처음부터 직접 만들고, 브리핑과 세부 사항을 하나하나 수동으로 입력하고 계신가요? ClickUp Brain MAX의 음성 인식 기능을 사용하면 작업에 대해 "말하기"만 하면 됩니다. 브리핑에 필요한 내용을 말하면 Brain MAX가 즉시 음성을 텍스트로 변환해 줍니다.
단순한 작업 관리에 그치지 않습니다! 문서에 피드백을 남기거나 팀원과 채팅할 때, 생각나는 대로 말하기만 하면 됩니다. AI가 자동으로 음성을 텍스트로 변환하고, 관련 담당자에게 알림/태그를 지정하며, 시간이 지남에 따라 선호하는 표현을 학습한 후 변환된 텍스트를 적절히 편집해 줍니다.
클라이언트의 범위 확대를 관리하는 최고의 프로젝트 관리 소프트웨어
이제 프로젝트 범위 확대를 관리하는 세 가지 주요 프로젝트 관리 소프트웨어를 살펴보겠습니다:
ClickUp에서 소프트웨어를 검토하는 방법
저희 편집팀은 투명하고 연구 기반이며 공급업체 중립적인 프로세스를 따르므로, 추천 내용이 실제 제품 가치를 바탕으로 함을 신뢰하실 수 있습니다.
ClickUp에서 소프트웨어를 검토하는 방법에 대한 상세한 설명입니다.
1. ClickUp (AI 기반 프로젝트 관리에 최적)
클릭업(ClickUp)은 업무를 위한 모든 것을 갖춘 앱으로, 프로젝트 관리와 팀 협업을 AI 기반 자동화와 결합합니다. 클릭업 내에서 프로젝트 계획 수립, 작업 할당, 팀원과의 채팅, 클라이언트와의 결과물 공유, 팀 성과 모니터링을 모두 수행하세요! 이를 통해 범위 확대를 방지하고 프로젝트가 균형을 잃을 가능성을 최소화합니다.
하지만 무엇보다도, ClickUp의 프로젝트 관리 소프트웨어는 확장성을 고려해 설계되었습니다. 소규모 팀은 ClickUp의 'Free Forever 플랜'으로 즉시 업무를 시작할 수 있으며, 대규모 조직은 복잡한 프로젝트 관리를 위해 필요한 고급 뷰, 보고 기능 및 AI 기반 지원을 활용할 수 있습니다.
ClickUp의 작업 범위(SOW) 템플릿으로 명확한 기대치를 설정하세요
프로젝트 범위 확대의 주요 원인은 프로젝트와 클라이언트의 비전 및 기대치 사이의 불일치입니다.
ClickUp의 작업 범위(SOW) 템플릿은 프로젝트 범위에 포함되는 사항과 마찬가지로 중요한, 범위에 포함되지 않는 사항을 정의할 수 있는 기성 프레임워크를 제공함으로써 이 문제를 해결합니다.
이 템플릿을 사용하여 다음을 수행할 수 있습니다:
- 모든 이해관계자가 동일한 목표를 공유하도록 프로젝트 목표를 사전에 명확히 정의하세요
- 클라이언트와 팀원들에게 명확한 결과물 로드맵을 제공하기 위해 납품물, 성과, 타임라인, 주요 마일스톤을 목록화하세요.
- 문서 소유권을 통제하고 각 결과물에 대한 책임을 할당하세요
- 유연한 프로젝트 관리를 위한 사용자 지정 필드, 사용자 정의 작업 상태, 사용자 정의 보기 추가
프로젝트 범위를 명확한 작업과 하위 작업으로 분할하여 효율적으로 관리하세요
프로젝트 범위 확대를 통제하는 최선의 방법은 프로젝트를 작고 추적 가능한 단계로 나누는 것입니다. ClickUp 작업을 사용하면 다음과 같은 작업을 수행할 수 있습니다:
- 각 결과물에 대한 주요 작업을 생성하고 그 아래에 하위 작업을 추가하세요. 예시: 범위에 "웹사이트 개발"이 포함된다면 주요 작업은 "웹사이트 개발"이며, 하위 작업에는 "홈페이지 디자인", "문의 양식 개발", "호스팅 설정" 등이 포함될 수 있습니다.
- 각 작업에 상세한 지침, 프로젝트 요구사항, 승인 기준 또는 체크리스트를 추가하세요
- 작업 소유자를 지정하고 마감일을 추가하여 타임라인과 책임 소재에 대한 혼란을 없애세요
- 작업 간 의존성을 설정하여 작업이 올바른 순서로 진행되도록 하고, 프로젝트 계획의 모든 전제 조건이 충족된 후에만 작업이 수행되도록 합니다.
제가 매우 유용하게 사용하는 ClickUp 작업 기능은 'ClickUp 작업 우선순위'입니다. 우선순위 수준(긴급, 높음, 보통, 낮음)을 설정함으로써 팀은 어떤 작업이 즉각적인 주의가 필요한지, 어떤 작업은 나중에 처리해도 되는지 정확히 파악할 수 있습니다.
컨텍스트 인식 AI로 모든 변경 사항을 선제적으로 파악하세요
ClickUp Brain은 팀이 범위 확대를 주의 깊게 감시하도록 돕는 강력한 AI 어시스턴트입니다. Brain을 활용하여 프로젝트 경계를 명확히 하고, 주요 관계자를 위한 클라이언트 요청을 요약하며, 영향 분석을 수행하거나, 원래 프로젝트 플랜과 부합하지 않을 수 있는 작업을 식별하세요.
Brain은 컨텍스트 인식 기능도 갖추고 있습니다. 새로운 클라이언트 요청이 접수되면 Brain은 해당 요청이 범위 내인지 외부를 판단하여 표시하고, 심지어 승인을 위한 변경 요청 작업 생성까지 제안합니다.
새로운 일에 시간을 낭비한 후에가 아니라, 의견 수렴 단계에서 잠재적인 범위 확대를 포착하세요.
맞춤형 규칙으로 승인 및 알림 자동화
이 범위 관리 tool은 눈에 띄는 기능을 갖추고 있습니다: ClickUp 자동화(ClickUp Automations)는 '이 조건이 충족되면, 그 작업 실행' 규칙을 통해 몇 분 만에 맞춤형 자동화 워크플로우를 생성할 수 있는 노코드 빌더입니다. 규칙을 한 번 설정하면 시스템이 알림, 작업 라우팅, 이해관계자 가시성을 자동으로 처리합니다.
예를 들어, 다음과 같은 자동화를 생성할 수 있습니다:
- 작업 상태가 "승인 대기 중"으로 변경되면 프로젝트 리더에게 승인 요청을 보내세요.
- 새로운 변경 요청이 제출되면 클라이언트 또는 계정 관리자에게 알림
- 결과물이 "클라이언트 검토" 목록으로 이동할 때 검토자를 자동 할당합니다
- 클라이언트가 채팅 스레드에서 확인을 제공하면 사용자 정의 필드를 "승인됨"으로 업데이트하세요
내장 협업 도구로 모든 구성원이 동일한 정보를 공유하도록 합니다
ClickUp의 PM 소프트웨어는 모든 프로젝트 커뮤니케이션을 중앙 집중화하여 모든 구성원의 협업을 원활하게 하고 범위 확대를 효과적으로 관리할 수 있게 합니다.
- ClickUp 할당된 댓글 기능을 통해 팀원이 요구사항을 명확히 하고 피드백을 제공할 수 있도록 하세요
- 스레드 형식의 답글로 대화 맥락을 유지하고, @멘션으로 관련 담당자를 포함시키세요
- ClickUp 채팅을 통해 모든 클라이언트 및 내부 대화를 프로젝트 스페이스 내에 중앙 집중화하세요—작업, 결과물 또는 문서와 직접 연결됩니다.
- 채팅 메시지를 작업으로 전환하세요—할당하고, 마감일을 추가하거나, 클라이언트 납품물에 첨부 파일로 연결하세요
- 프로젝트 헌장, 프로젝트 범위 문서, 변경 요청 등 모든 프로젝트 문서를 협업형 ClickUp Docs로 통합하세요.
프로젝트 목표 대비 진행 상황을 실시간으로 추적하세요
ClickUp 대시보드는 완료된 작업, 진행 중인 작업, 장애 요소 등에 대한 실시간 통찰력을 제공합니다. AI 카드는 즉각적인 요약 정보를 제공하여 데이터 분석에 낭비될 수 있는 시간을 절약해 줍니다.
ClickUp 주요 기능
- ClickUp의 프로젝트 시간 추적 기능을 사용하면 모든 기기에서 타이머를 시작하고, 수동으로 항목을 추가하며, 담당자, 프로젝트 또는 태그별로 상세 보고서를 생성할 수 있습니다. 작업에 직접 시간을 기록하고, 원래 예상 시간과 비교하며, 클라이언트 업무가 계획된 노력을 초과하기 시작하는 시점을 파악하세요.
- 목록, 간트, 보드, 타임라인 등 15가지 이상의 ClickUp 뷰로 원하는 방식으로 프로젝트를 시각화하세요
- ClickUp의 작업량 보기를 활용해 팀 업무량을 검토하고, 과용량 또는 미용량 상태인 구성원을 파악하여 자원을 최적화하고 번아웃을 방지하세요.
- 예산, 클라이언트 정보 등을 위한 사용자 지정 필드와 맞춤형 상태를 활용해 프로젝트 요구사항에 맞게 워크플로우를 조정하세요.
- ClickUp의 연결된 검색 기능을 사용해 ClickUp과 Google 드라이브, Slack 같은 연동 앱 전반에서 파일, 작업, 대화를 찾아보세요.
- ClickUp의 iOS 및 Android 앱으로 현장, 해외, 하이브리드 근무 환경에 관계없이 이동 중에도 작업을 관리하고 시간을 추적하며 팀원들과의 협업을 유지하세요.
ClickUp의 한도
- 신규 사용자는 ClickUp 앱 제품군에서 제공되는 다양한 기능 범위에 압도될 수 있습니다
- 일부 사용자는 모바일 앱보다 데스크톱 버전이 더 부드럽고 빠르다고 평가합니다
ClickUp 가격 정책
ClickUp 평가 및 리뷰
- G2: 4. 7/5 (10,500개 이상의 리뷰)
- Capterra: 4.6/5 (4,500개 이상의 리뷰)
실제 사용자들은 ClickUp에 대해 어떻게 말하고 있을까요?
이 프로젝트 관리자의 리뷰가 모든 것을 말해줍니다:
ClickUp은 워크플로우 맞춤 설정, 작업 관리, 진행 상황 추적을 한 곳에서 쉽게 할 수 있도록 다양한 기능을 제공합니다. 각 프로젝트에 맞춰 뷰를 생성하고, 자동화를 설정하며, 기존에 사용 중인 다른 도구와 연동할 수 있는 점이 특히 마음에 듭니다. 개인 작업 추적부터 복잡한 비즈니스 운영까지 매우 다용도로 활용 가능합니다. 템플릿과 대시보드는 모든 것을 체계적으로 정리하고 쉽게 추적하는 데 특히 유용합니다.
ClickUp은 워크플로우 맞춤 설정, 작업 관리, 진행 상황 추적을 한 곳에서 쉽게 할 수 있도록 다양한 기능을 제공합니다. 각 프로젝트에 맞춰 뷰를 생성하고, 자동화를 설정하며, 기존에 사용 중인 다른 도구와 연동할 수 있는 점이 특히 마음에 듭니다. 개인 작업 추적부터 복잡한 비즈니스 운영까지 매우 다용도로 활용 가능합니다. 템플릿과 대시보드는 모든 것을 체계적으로 정리하고 쉽게 추적하는 데 특히 유용합니다.
📮 ClickUp 인사이트: 관리자의 15%만이 새 작업 할당 전에 업무량을 확인합니다. 또 다른 24%는 프로젝트 마감일만을 기준으로 작업을 할당합니다.
결과? 팀원들은 과로하거나 활용도가 낮아지며, 대부분의 경우 번아웃 상태에 이르게 됩니다.
업무량에 대한 실시간 가시성이 없다면, 이를 균형 있게 조정하는 것은 단순히 어려운 수준을 넘어 거의 불가능합니다.
ClickUp의 AI 기반 작업 배정 및 우선순위 지정 기능은 실시간 작업량, 가용성, 역량을 고려해 팀원에게 작업을 배정함으로써 팀 내 공평한 업무 분배를 지원합니다. AI 카드를 활용하면 작업량, 마감일, 우선순위를 즉시 파악할 수 있는 상황별 개요를 확인할 수 있습니다.
💫 실제 결과: Lulu Press는 ClickUp 자동화 기능을 활용해 직원 1인당 하루 1시간을 절약하며 업무 효율성을 12% 향상시켰습니다.
🧠 재미있는 사실: 시드니 오페라 하우스는 현대 최고의 프로젝트 관리 실패 사례로 꼽힙니다. 완공이 10년 지연되었고, 예산은 14배 초과했으며, 설계자는 완료를 보지 못한 채 세상을 떠났습니다.
2. Teamwork (내장된 시간 추적 및 청구 기능을 통한 프로젝트 및 자원 관리에 최적)
팀워크는 예산이 빠듯한 상황에서 시간에 민감한 프로젝트를 처리하는 에이전시 및 클라이언트 서비스 팀을 위해 설계된 PM 소프트웨어로, 범위 확대와 같은 어려움에 직면했을 때도 효과적입니다.
이 프로젝트 관리 소프트웨어는 타임라인 생성, 마일스톤 설정, 모든 결과물 매핑을 한 곳에서 수행할 수 있는 프로젝트 보드를 제공합니다. 이를 통해 팀과 클라이언트 모두가 동일한 정보를 공유할 수 있습니다.
클라이언트 관리를 위해 중앙 집중식 교정 hub를 활용하면 각 교정본의 현재 상태와 시작부터 완료까지의 모든 피드백 기록을 확인할 수 있습니다. 범위 확대를 방지하기 위해 이 tool은 클라이언트나 팀원으로부터의 내부 및 외부 피드백을 모니터링하고 검토할 수 있도록 지원합니다.
이 PM 소프트웨어의 예산 및 수익성 관리 기능은 범위 확대를 관리하는 데 도움이 됩니다.
시간을 추적하고 프로젝트 예산과 연결함으로써 Teamwork는 프로젝트 수익성에 대한 실시간 보고서를 제공합니다. 새로운 요청이 적자로 이어질 위험이 있을 때, 변경 요청의 필요성을 설명할 수 있는 데이터를 바로 확인할 수 있습니다. 또한 이익률 목표를 설정하고 추적할 수 있습니다.
여러 프로젝트를 동시에 관리하다 보니 각 프로젝트마다 스프레드시트를 만드는 데 시간이 많이 소요됩니다. Teamwork를 사용하면 결과물, 가격, 타임라인, 자원 등을 신속하게 조정할 수 있습니다.
팀워크 최고의 기능
- Teamwork AI를 활용해 복잡한 클라이언트 브리핑을 타임라인, 작업 항목, 팀 구성 제안까지 완벽히 반영된 구체적인 프로젝트 제안서로 전환하세요.
- 정밀한 팀 용량 예측으로 업무량을 균형 있게 조정하고 번아웃을 방지하세요. 예정된 프로젝트를 시각화하고, 실시간으로 가용성을 추적하며, 병목 현상이 납품에 영향을 미치기 전에 자원을 재배정하세요.
- 이벤트 또는 시간 기반 트리거를 설정하여 작업 진행 추적과 같은 지루한 작업을 자동화하세요. 중앙 집중식 자동화 hub를 통해 자동화를 생성, 편집 및 검토할 수 있습니다.
- 프로젝트 진행 상황을 실시간으로 파악하고, 자원 및 활용 위험을 발견하며, 계획된 결과물과 실제 결과물을 비교하세요.
- 내장된 타이머, 타임시트, 실시간 수익성 대시보드를 활용하여 시간을 정확히 기록하고, 비용과 청구 요율을 연결하며, 예산 한도를 초과할 경우 자동 알림을 설정하세요.
팀워크의 한도
- 대시보드의 제어 기능이 한도여서 시각화 과정에 영향을 미칩니다
- AI 및 통합 기능과 같은 추가 기능을 이용하려면 사용자가 추가 비용을 지불해야 하므로, 프로젝트 관리 소프트웨어 비용이 크게 증가합니다.
팀워크 가격 정책
- Free
- Deliver: $13.99/사용자/월
- Grow: $25.99/사용자/월
- Scale: 맞춤형 가격 정책
- 기업: 맞춤형 가격 책정
팀워크 평가 및 리뷰
- G2: 4. 4/5 (1000개 이상의 리뷰)
- Capterra: 4.5/5 (900개 이상의 리뷰)
실제 사용자들은 Teamwork에 대해 어떻게 말하고 있을까요?
G2 사용자가 Teamwork를 활용해 여러 프로젝트를 관리한 경험담:
저희는 4명의 리드로 구성된 팀으로, 각자 5~15개의 프로젝트를 동시에 진행 중이며 각기 다른 완료 단계에 있습니다. 이 프로젝트들은 1년 동안 진행되며 변수가 너무 많아 프로젝트 매니저와 Teamwork 없이는 현재의 성과를 내기 어려울 것입니다. 우리는 모든 작업을 완료할 뿐만 아니라, 정해진 시간과 예산 내에 수행합니다.
저희는 4명의 리드로 구성된 팀으로, 각자 5~15개의 프로젝트를 동시에 진행 중이며 각기 다른 완료 단계에 있습니다. 이 프로젝트들은 1년 동안 진행되며 변수가 너무 많아 프로젝트 관리자와 Teamwork 없이는 현재의 성과를 내기 어려울 것입니다. 우리는 모든 작업을 완료할 뿐만 아니라, 정해진 시간과 예산 내에 수행합니다.
🧠 재미있는 사실: 프로젝트 관리자의 즐겨찾기 도구인 간트 차트는 100년이 넘었습니다(1910년 발명!). 인터넷, TV, 심지어 얇게 썬 빵보다도 오래된 역사입니다.
3. Asana (간소화된 작업 및 워크플로우 관리에 최적)
Asana는 모든 규모의 팀, 특히 원격으로 협업하는 팀을 위한 작업 및 워크플로우 관리를 간소화합니다. PM 도구로서 Asana는 일상 업무를 더 큰 비즈니스 목표와 연결하기 쉽게 하여 범위 확대를 줄이고 프로젝트에 명확성을 더합니다.
사전 구축된 템플릿으로 Asana에서 프로젝트를 구성하고, 소유자와 마감일을 지정하여 작업을 할당하며, 진행 상황을 시각화하고, 모든 것을 한 곳에서 추적하여 타임라인 변경을 막으세요.
Asana를 사용하면 작업 관리 소프트웨어, 개발 도구, 보고 도구, 협업 도구 등 다양한 tools를 기술 스택에 손쉽게 통합할 수 있습니다.
최근 사용하기 시작한 기능은 AI 기반 프로젝트 실행을 위한 'AI Teammates'입니다. 이 도구는 Asana의 Work Graph 데이터 모델을 활용해 모든 상호작용에 걸쳐 비즈니스 맥락을 제공합니다. 예를 들어, AI Teammates는 프로젝트 이력을 분석하고 이전 출시 사례나 유사한 결과물을 바탕으로 현실적인 타임라인 조정을 제안할 수 있습니다.
Asana AI Studio에는 모든 단계에서 도움을 주는 노코드 워크플로우 빌더가 포함되어 있습니다. AI가 접수 요청을 포착, 분류, 할당한 후 확인이 가능합니다. 또한 프로젝트 브리프 초안을 작성하고 이해관계자 피드백을 요약할 수 있습니다.
Asana 주요 기능
- 사전 구축된 템플릿을 활용해 복잡한 프로젝트를 체계적인 워크플로우로 구성하세요. 소유자를 지정하고 마감일을 설정하며, 모든 작업을 광범위한 비즈니스 목표와 연계할 수 있습니다.
- 맞춤형 규칙으로 일상적인 승인 및 업데이트를 자동화하여 알림 발송, 작업 인계 또는 마감일 조정을 트리거하세요.
- 타임라인, 업무량 보기, 대시보드 보기를 통해 진행 상황을 실시간으로 파악하여 의존성을 모니터링하고 성과를 추적하며 막판 일정 변경을 방지하세요.
- 목표 및 포트폴리오 기능을 통해 일상 업무를 더 큰 비즈니스 목표와 연결하고, 실시간 대시보드로 진행 상황을 점검하세요.
- 내장된 타이머를 사용하여 일 소요 시간을 측정하고 원래 일 범위를 초과하는 작업을 찾아보세요
Asana의 한도
- 사용자는 Asana에 외부 콘텐츠를 삽입하거나 여러 담당자를 추가할 수 없으므로, Asana 대안을 고려해야 합니다.
- 제공되는 규칙과 필터는 복잡한 워크플로우나 다양한 팀의 특정 요구사항을 충분히 지원하지 못할 수 있습니다.
Asana 가격 정책
- 개인용: 무료
- 스타터: $13.49/사용자/월
- 고급: $30.49/사용자/월
- 기업: 맞춤형 가격 책정
- Enterprise+: 맞춤형 가격 정책
Asana 평가 및 리뷰
- G2: 4. 4/5 (12,000개 이상의 리뷰)
- Capterra: 4.5/5 (13,000개 이상의 리뷰)
실제 사용자들은 Asana에 대해 어떻게 말하고 있을까요?
전략 수립에 관여하는 한 관리자가 G2에서 Asana에 대해 남긴 평가입니다:
가장 마음에 드는 점은 AI 기반 효율성입니다. 스마트 제안과 작업 자동화 기능 덕분에 매주 수 시간을 절약할 수 있어, 마치 다음 행동을 예측하는 디지털 조종사가 있는 듯한 느낌을 줍니다.
가장 마음에 드는 점은 AI 기반 효율성입니다. 스마트 제안과 작업 자동화 기능 덕분에 매주 수 시간을 절약할 수 있어, 마치 다음 행동을 예측하는 디지털 조종사가 있는 듯한 느낌을 줍니다.
기타 주목할 만한 도구들
범위 관리에도 도움이 되는 다른 프로젝트 관리 tools입니다.
- Jira: Jira Align의 보고서를 통해 범위 변경 사항을 명확히 추적하여 스프린트나 반복 작업 중 추가된 일을 포착하세요. Rovo AI는 관련 작업과 업무 항목을 표면화하고 유사한 문제를 연결하며 변경 요청 워크플로우를 자동화하여 예상치 못한 작업을 쉽게 식별할 수 있게 합니다. 이 도구는 기존 범위와 신규 범위의 가시성을 제공하므로 경계 설정, 변경 요청 검토, 원래 플랜에 포함되지 않은 사항에 대한 명확한 의사소통을 지원합니다.
- Basecamp: Basecamp는 고정된 마감일과 명확히 정의된 작업 범위("애피타이트")를 강조하는 "셰이프 업(Shape Up)" 방법론을 사용합니다. 이를 통해 팀은 포함할 내용과 제외할 내용을 결정해야 하므로 범위 확대의 위험을 줄일 수 있습니다. 힐 차트(Hill Charts)와 범위 맵(scope-maps)은 작업을 가시화하여 특정 범위가 확대되거나 모호해지는 시점을 명확히 보여줍니다.
- OpenProject: 클래식, 애자일 또는 하이브리드 프로젝트 관리를 위한 오픈소스 플랫폼으로, 프로젝트 계획, 간트 차트, 작업 분해, 변경 추적에 대한 가시성을 제공합니다. 자체 호스팅이 가능하며 워크플로우를 맞춤형으로 설정하고, 마일스톤을 추적하며, 변경 관리를 시행할 수 있습니다. 범위의 경계와 편차를 통제할 수 있게 해줍니다.
- Monday.com: 명확한 프로젝트 범위 문서를 정의한 후 보드, 뷰, 워크플로우를 활용해 기준선 대비 준수 여부를 추적하세요. 시각적 모니터링, 맞춤형 자동화, 대시보드를 통해 작업이 범위를 벗어나는 시점을 포착하고 크립이 커지기 전에 개입할 수 있습니다.
⚠️ 골드 플레팅 개념: PM tools를 사용하면 프로세스를 설정하는 데 도움이 됩니다. 하지만 Shopify의 성장 마케팅 책임자 사이먼 히튼에 따르면, 여러분을 취약하게 만드는 개념이 있습니다: 골드 플레팅입니다.
이는 원래 프로젝트 범위나 클라이언트 요구사항에 포함되지 않았던 추가 기능, 개선 사항 또는 일을 더하는 것을 의미합니다. 고객을 만족시키거나 요청받은 것보다 더 나은 것을 제공하려는 시도입니다. 골드 플레이트는 추가적인 혜택 없이 내부 비용만 증가시킵니다.
👀 알고 계셨나요? 직장 내 번아웃은 직원의 고혈압, 우울증, 당뇨병 발병 위험을 높입니다. 직원의 7%는 과로로 인해 번아웃을 경험합니다. 반대로, 업무 활용도가 낮은 경우 20%의 직원이 의욕 상실과 업무 이탈을 경험합니다. 번아웃을 방지하기 위해 고용주는 직원 간 일의 공정한 배포를 보장하는 것이 필수적입니다.
클라이언트의 스코프 크립 효과적으로 관리하는 방법 (팁 + 최고의 실행 방식)
PM 소프트웨어는 세심한 조직화를 통해 범위 확대에서 비롯되는 스트레스를 상당 부분 완화할 수 있습니다. 하지만 그것만으로는 충분하지 않습니다. 클라이언트 요구가 변화함에 따라 여러 우선순위를 관리하는 올바른 접근법도 함께 적용해야 합니다:
클라이언트와 논의하고 영향도에 따라 우선순위를 정하세요
모든 일이 급해 보일 때, 진정 중요한 일은 완료되지 않습니다. 자원이 부족한 상황에서는 클라이언트와 효과적으로 소통하여 즉시 완료해야 할 결과물과 연기 가능한 결과물을 구분하는 것이 필수적입니다.
🌟 예시: 단순히 모든 클라이언트 요청에 동의하기보다는, 새로운 우선순위가 기존 프로젝트 일정에 어떤 영향을 미칠지 설명하고, 클라이언트가 이를 수용할 수 있는지 확인하세요.
"이 새로운 기능을 추가한다면 기존 작업 중 무엇을 연기해야 할까요?"와 같은 질문은 타임라인을 보호할 뿐만 아니라, 클라이언트가 타협점을 찾는 과정에 참여하도록 합니다.
⚡ 템플릿 아카이브: 무료 프로젝트 우선순위 설정 템플릿
대규모 프로젝트를 관리 가능한 마일스톤으로 분할하세요
크고 모호한 결과물을 작은 작업 단위로 분할하면 진행 상황을 측정 가능하게 할 뿐만 아니라, 클라이언트가 무심코 '한 가지 더'를 추가하는 것을 방지할 수 있습니다.
프로젝트 보드에 각 작업의 가시성이 높아지면 모든 작업을 관리하고 기한 내에 완료하기가 훨씬 수월해집니다.
🌟 예시: 캠페인 론칭을 생각해 보세요. "캠페인 자산 생성"을 단일 작업으로 처리하기보다 "히어로 배너 디자인", "랜딩 페이지 카피 작성", "제품 소셜 미디어 그래픽 제작"으로 세분화할 수 있습니다.
업무량과 자원 용량을 정기적으로 추적하세요
여러 프로젝트를 관리할 때 흔히 저지르는 실수는 무엇일까요? 팀의 실제 처리 능력을 확인하지 않고 일을 할당하는 것입니다.
용량 계획은 일이 공정하고 현실적으로 배포되도록 보장합니다. 또한 '다음 스프린트에서 이 일을 수행할 수 있지만, 지금 추가하면 X 마일스톤이 지연됩니다'와 같이 클라이언트와의 대화를 사실에 기반하게 합니다.
🌟 예시: 디자이너가 이번 주에 이미 30시간의 커밋된 작업이 있다면, 먼저 할 일 목록에서 다른 작업을 제거하지 않고는 그들에게 또 다른 "긴급" 작업을 부여하지 마십시오.
⭐ 보너스: ClickUp의 AI 에이전트가 도움을 줄 수 있습니다.
사전 구축된 에이전트가 모든 일상 업무를 처리합니다: 팀원에게 알림을 보내고, 클라이언트에게 일일 업데이트를 공유하며, 프로젝트에 대한 간단한 질문에 답변하는 등입니다.
작업량에 따른 업무 할당이나 이해관계자와의 프로젝트 요약 공유 같은 복잡한 작업을 자동화하는 맞춤형 에이전트를 구성하세요. 이렇게 하면 지속적인 감독 없이도 프로젝트가 백그라운드에서 원활하게 진행됩니다.
ClickUp에서 AI 에이전트를 설정하는 방법은 매우 간단합니다. 방법을 알아보려면 이 비디오를 시청하세요:
⚡ 템플릿 아카이브: 무료 다중 프로젝트 추적 템플릿
ClickUp으로 클라이언트의 범위 확대를 통제하세요
범위 확대와 경쟁적 우선순위는 프로젝트 관리 전문가의 삶에서 피할 수 없는 부분입니다. 하지만 이를 방치해 프로젝트를 망치지 마십시오.
적합한 PM 소프트웨어를 활용하면 수익성을 높이고 결과물을 더 효율적으로 계획할 수 있는 기회가 됩니다.
팀워크는 시간당 요금으로 클라이언트에 청구하거나 수익성과 자원 사용에 대한 세밀한 가시성이 필요한 에이전시에 이상적입니다.
Asana는 체계적인 운영을 선호하는 팀에 가장 적합합니다. 반복 가능한 워크플로우를 설계하고, 승인을 자동화하며, 광범위한 비즈니스 목표와 일관성을 유지하도록 지원합니다.
하지만 ClickUp은 통합된 올인원 작업 공간 내에서 모든 크기의 팀을 위한 범위 관리를 위해 설계되었습니다.
프로젝트 범위와 클라이언트 커뮤니케이션부터 AI 기반 요약 및 워크플로우 자동화에 이르기까지 모든 것을 연결하는 단일 프로젝트 관리 플랫폼을 원한다면, ClickUp이 바로 당신을 위해 만들어졌습니다.
ClickUp Brain을 사용하면 상황 인식형 인사이트를 얻을 수 있으며, 자동화 및 AI 자동화 에이전트를 통해 일상적인 승인, 업데이트, 후속 조치를 백그라운드에서 처리하도록 설정할 수 있습니다. 이를 통해 클라이언트 전략 수립에 집중할 수 있습니다.
범위 확대가 프로젝트 수행 능력을 저하시키고 있다면, ClickUp에 무료로 가입하여 사용해 보시길 권합니다.