중요한 가격 책정 및 패키징 프로젝트를 시작한 지 3개월이 지났을 때, 저는 여러 채널에 흩어져 있는 Google Docs, 이메일 스레드, Slack 대화로 인해 업무에 파묻혀 있는 자신을 발견했습니다. 익숙한 상황이지 않나요?
프로그램 관리자로서, 저는 프로젝트 실행을 늦추고 팀의 추진력을 저하시키는 전통적인 프로젝트 관리 도구의 혼란을 겪어 왔습니다. 그 당시 '프로젝트 업데이트'는 이메일 받은 편지함을 뒤지고, 시간대에 따라 이해 관계자를 쫓아다니며, 실제 결과를 도출하는 것보다 프로세스를 관리하는 데 더 많은 시간을 소비하는 것을 의미했습니다.
오늘 저는 AI가 프로젝트 관리 방식뿐만 아니라 비즈니스에 직접적인 영향을 미치는 전략적 이니셔티브를 얼마나 빠르게 실행할 수 있는지를 근본적으로 변화시킨 방법을 공유하고자 합니다.
현대 프로젝트 관리의 현실
COO 사무실에서 저는 ClickUp의 모든 팀(제품, 마케팅, 라이프사이클, 시스템, IT, 지원, 고객 대응 팀, AI 기능과 관련된 업무의 경우 보안 및 법무 팀도 포함)에 걸쳐 여러 부서의 프로젝트를 실행하는 역할을 맡고 있습니다.
이는 단순한 단일 팀의 이니셔티브가 아닙니다. 성공하려면 엄격한 리소스 할당, 여러 부서의 커뮤니케이션, 정확한 프로젝트 타임라인이 필요합니다. 기능이나 애드온에 대한 새로운 가격 및 패키지를 출시할 때, 성공은 여러 부서, 서로 다른 시간대, 경쟁적인 우선순위 간의 원활한 조정에 달려 있습니다.
위험이 큽니다: 저는 순 달러 유지율 증가, 기능 채택, 참여도 및 전환율에 대한 메트릭을 담당하고 있습니다. 프로젝트가 지연되거나 실패하면 마감 기한을 놓치는 것뿐만 아니라 수익 기회와 시장 위치를 놓치는 것이 됩니다.
기존 프로젝트 관리의 숨겨진 비용
AI 기반 프로젝트 실행을 채택하기 전, 제 워크플로우는 대부분의 프로젝트 관리자에게 너무도 익숙하고 고통스러운 것이었습니다.
문서화 나선형: Google Docs에서 프로젝트 플랜을 만들고, 이해 관계자에게 이메일로 보낸 다음, 내가 참여하지 않은 회의에서 누락된 컨텍스트가 포함된 피드백을 기다린 후, 그 대화에서 실제로 무슨 일이 있었는지 정리해야 합니다.
추격 게임: 하루 종일 후속 작업을 하는 것: "그 결과물은 어떻게 되어 가나요?" "지난주에 보낸 이메일 보셨나요?" "상태를 알려 주실 수 있나요?" 추진력을 발휘하는 대신, 저는 끊임없이 뒤쫓기만 하고 있었습니다.
시간대 악몽: 글로벌 기업에서 간단한 상태 확인 이메일에 대한 답장을 기다리는 동안 프로젝트는 지체될 수밖에 없었습니다. 미국 팀에서 답장을 받기 전에 유럽 팀은 이미 퇴근한 후였습니다.
정신적 부담: 누가 언제 무엇을 필요로 하는지 기억하고, 흩어진 정보를 추적하고, 도구 간에 계속 컨텍스트를 전환해야 합니다. 수동 업데이트 및 중복된 커뮤니케이션과 같은 관리 오버헤드는 전략적 계획 및 프로젝트의 성공에 사용할 수 있는 시간을 빼앗아갑니다.
AI가 프로젝트 실행을 변화시키는 방법
AI 기반 프로젝트 관리로 전환하는 것은 단순히 효율성을 높이는 것이 아닙니다. 팀이 프로세스 대신 결과에 집중할 수 있게 되어 가능성의 한계를 근본적으로 바꾸는 것입니다.
자동화가 아닌 자동화된 인텔리전스
현재 제 워크플로우는 다음과 같습니다.
몇 초 만에 프로젝트 개요 작성: 발견 회의 후, ClickUp의 AI를 사용하여 회의 노트에서 프로젝트 개요를 자동으로 채웁니다. 이전에는 복사, 붙여넣기, 형식 지정으로 30~45분이 걸리던 작업이 이제 몇 초 만에 완료됩니다. 모든 것을 사실 확인은 여전히 하고 있지만, 힘든 작업은 완료되었습니다.
실시간 상태 인텔리전스: 업데이트를 확인하기 위해 시간을 낭비하지 않고, AI 사용자 정의 필드를 사용하여 프로젝트 내 각 작업의 상태를 자동으로 확인하고, 프로젝트 데이터의 추세, 위험 및 지연 사항을 즉시 파악할 수 있습니다. AI는 위험을 알려주고, 진행되지 않은 작업을 강조 표시하며, 병목 현상을 파악합니다. 이 모든 것이 개별 작업을 클릭할 필요 없이 이루어집니다.
요청에 따른 요약 보고서: 경영진에 매주 업데이트를 제공하기 위해 AI에 전체 프로젝트 목록을 검토하고 프로젝트 결과 및 진행 상황을 요약해달라고 요청합니다. 여러 작업의 진행 상황을 표로 정리하는 데 1시간을 소비하는 대신, 몇 초 만에 종합적인 요약 보고서를 받을 수 있습니다.
중앙화된 협업의 힘
가장 큰 변화는 도구 전환에 드는 비용을 제거하고 팀 협업을 하나의 통합된 작업 공간으로 중앙 집중화한 것입니다.
상황에 맞는 커뮤니케이션: 프로젝트 내에서 직접 ClickUp의 채팅 기능을 사용하면 누군가가 "이것을 범위에 추가해 주실 수 있나요?"라고 말하면 한 번의 클릭으로 전체 컨텍스트가 포함된 작업을 만들 수 있습니다. Slack과 프로젝트 도구 사이를 오가며 대화 스레드와 컨텍스트를 잃어버리는 일이 없습니다.
교차 기능 가시성: 여러 팀의 이해 관계자들이 각자 선호하는 보기로 작업할 수 있는 템플릿을 만들었고, 저는 프로젝트 관리 형식으로 모든 것을 추적할 수 있습니다. 개발 팀은 작업 방식을 변경할 필요가 없지만, 저는 그들의 진행 상황을 실시간으로 확인할 수 있습니다.
자동화된 책임: AI 에이전트는 마감일이 도래해도 결과물이 제출되지 않으면 자동으로 후속 조치를 취하고, 상황에 맞는 알림을 보내며, 실제로 사람의 개입이 필요한 경우에만 저에게만 에스컬레이션합니다.
실질적인 영향: 모든 것을 바꾼 세 가지 기능
AI 기반 프로젝트 실행을 구현한 후, 다음 세 가지 특정 기능이 제 일상 업무에 가장 큰 영향을 미쳤습니다.
1. AI 작업 생성 기능이 통합된 채팅
이전: 프로젝트 변경에 대한 대화는 Slack에서 이루어졌으며, 그 후 프로젝트 도구에서 수동으로 작업을 생성한 다음 Slack으로 돌아가 확인해야 했습니다. 여러 도구를 사용해야 하고, 컨텍스트가 사라지고, 시간이 낭비되었습니다.
지금: 대화는 프로젝트 컨텍스트에서 직접 진행됩니다. AI는 채팅 메시지에서 전체 컨텍스트를 자동으로 파악하여 작업을 생성하거나, 한 번의 클릭으로 작업을 생성할 수 있습니다. 여러 시간대를 다루는 경우, 이러한 원활한 업무 인계는 매우 중요합니다.
2. 여러 목록의 작업
이는 프로젝트 관리에서 가장 과소평가된 기능일 수 있습니다. 팀마다 다른 방식으로 일해야 합니다. 마케팅 팀에는 마케팅 워크플로우가 있고, 개발 팀에는 개발 워크플로우가 있으며, 지원 팀에는 지원 워크플로우가 있습니다. 하지만 저는 통합된 프로젝트 보기에서 모든 것을 추적해야 합니다.
작업이 여러 목록에 표시되므로 각 팀은 선호하는 워크플로우를 유지하면서 프로젝트의 전체 가시성을 확보할 수 있습니다. 아무도 일하는 방식을 바꿀 필요가 없지만, 모든 팀의 의존성과 타임라인을 관리할 수 있습니다.
3. AI 스탠드업 보고서
저는 COO 사무실에 매주 제출하는 업데이트에 이 기능을 사용합니다. 예전에는 여러 소스에서 정보를 수집하는 데 30분이 걸리던 일이 이제 5분 만에 끝납니다. AI가 제 실제 업무를 바탕으로 스탠드업을 생성하면, 저는 이를 검토한 후 주간 요약에 복사하여 붙여넣기만 하면 됩니다. 정말 간단합니다.
혼란을 관리하는 대신 모멘텀을 구축하세요
가장 중요한 변화는 단순히 효율성 향상만이 아닙니다. 그것은 반응형 관리에서 선제적 실행으로의 전환입니다.
AI 도입 전: 저는 대부분의 시간을 정보 검색, 프로세스 관리, 분산된 시스템 전반의 가시성 유지에 소비했습니다.
AI를 사용하면: 팀의 장애를 제거하고, 문제가 되기 전에 위험을 파악하며, 단순히 작업을 완료하는 것이 아니라 전략적 성과를 달성하기 위해 실행에 집중할 수 있습니다.
실제 예시: 가격 책정 및 패키징 프로젝트
ClickUp에서 발견부터 실행, 마감에 이르기까지 가격 책정 및 패키징 프로젝트를 안내하는 템플릿을 만들었습니다. AI가 각 단계를 개선하는 방법은 다음과 같습니다.
발견: 회의 노트가 이해 관계자의 요구 사항, 타임라인 및 성공 메트릭을 프로젝트 브리핑에 자동으로 채워 넣습니다.
리소스 할당: 역할이 정의된 사전 정의된 이해 관계자 목록이 있지만, AI는 팀의 용량과 의존성에 따라 타임라인을 최적화합니다.
실행: AI가 위험과 병목 현상을 자동으로 표시하여 모든 팀의 진행 상황을 실시간으로 가시화합니다.
보고: 정보를 정리하는 데 시간을 소비하지 않고도 경영진에게 필요한 정보를 정확하게 제공하는 자동화된 요약 보고서.
종료: AI는 향후 프로젝트 최적화를 위해 과거의 인사이트와 성과 데이터를 수집하는 데 도움이 됩니다.
AI 기반 실행의 경쟁 우위
현실은 이렇습니다. 경쟁사들이 여전히 스프레드시트와 이메일로 프로젝트를 관리하고 있는 동안, 우리는 더 빠르게 실행하고, 더 빠르게 적응하며, 실시간으로 패턴에서 배워나가고 있습니다.
속도: 예전에는 조율에 몇 주가 걸리던 프로젝트가 이제 예측 인사이트, 자동화된 후속 조치, 최적화된 위험 관리를 통해 더 원활하게 진행됩니다
품질: AI가 일상적인 작업을 처리하고 지능적인 인사이트를 제공하므로, 실제로 인간의 판단이 필요한 전략적 과제에 집중할 수 있습니다
규모: 조직이 성장함에 따라 AI를 통해 관리 오버헤드를 비례적으로 늘리지 않고도 실행 품질을 유지할 수 있습니다.
프로젝트 관리자에게 의미하는 것
아직도 서로 연결되지 않은 도구, 수동 보고, 끊임없는 후속 조치를 통해 프로젝트를 관리하고 있다면, 비효율적일 뿐 아니라 컴퓨터 세계에서 타자기와 경쟁하고 있는 것과 다름없습니다.
다음 10년 동안 성공할 프로젝트 관리자는 AI를 활용하여 다음을 달성할 수 있는 사람입니다.
- 관리 관리 비용 자동화
- 프로젝트 데이터에서 지능형 인사이트 생성
- 프로세스 관리가 아닌 전략적 실행에 집중하세요
- 팀을 소진시키지 않고 영향력을 확대하세요
AI 프로젝트 실행을 실제로 확인해보세요
프로젝트 관리자로서 이러한 경험이 있으신 분들은 7월 23일 오후 12시(태평양 표준시)에 개최될 가상 이벤트인 AI 시대의 프로젝트 실행에 참여하시기 바랍니다.
복잡한 여러 부서의 이니셔티브에서 AI를 사용하여 프로젝트 실행을 중앙 집중화, 자동화 및 가속화하는 방법을 정확하게 확인할 수 있습니다. ClickUp에서 사용하는 실제 템플릿과 워크플로우를 시연할 예정입니다.
- AI 기반 프로젝트 브리핑 생성
- 자동화된 상태 추적 및 위험 식별
- 도구 전환 없이 여러 부서의 협업
- 몇 시간이 아닌 몇 분 만에 완료되는 경영진 보고
제공 내용:
- 실제 프로젝트 관리 워크플로우의 라이브 데모
- 즉시 구현할 수 있는 템플릿 및 프로세스
- AI를 통한 프로젝트 실행 확장 전략
- 현재 프로세스 최적화에 대한 무료 상담
좋은 프로젝트 관리자와 훌륭한 프로젝트 관리자의 차이는 단순히 조직력에 있는 것이 아닙니다. 모든 관련자가 쉽게 프로세스를 진행할 수 있도록 하면서 결과를 향해 추진력을 발휘하는 능력에 있습니다.
AI가 프로젝트 실행을 어떻게 변화시킬 수 있는지 확인해보세요 →
결과를 달성하는 대신 툴과 씨름하며 또 다른 분기를 낭비하지 마세요. 프로젝트 관리의 미래는 이미 우리 앞에 있으며, 이는 인간의 능력을 대체하는 것이 아닌 강화하는 지능형 자동화에 의해 가능해집니다.
Jacqui Tripoli는 ClickUp의 COO 사무실에서 프로그램 관리자로 근무하며, 가격 책정, 패키징 및 전략적 이니셔티브에 대한 부서 간 실행을 이끌고 있습니다. 그녀는 AI를 활용하여 글로벌 팀의 비즈니스 성과를 촉진하는 확장 가능한 프로세스를 구축하는 데 전문성을 보유하고 있습니다.