よりスマートな調達を実現するChatGPTの主要な調達ユースケース

調達チームは、変動する市場、供給ショック、そして絶え間ないコスト削減の中で、少ないリソースでより多くのことをやるよう迫られています。

調達業務におけるChatGPTの活用により、チームは変化する市場動向や期待値に迅速に対応できます。ChatGPTはサプライヤーシナリオのシミュレーション、リスクエクスポージャーの分析、RFPの草案作成、さらには調達戦略の最適化手法の提案まで可能です。

本ブログでは、調達チーム向けのChatGPT主な活用事例を紹介します。各ユースケースごとに、目的に特化したChatGPTプロンプトを共有します。

始めるには、これらのプロンプトをコンテキストにコピー＆貼り付けするだけです。さらにカスタムして、専門的な知見を得ましょう。

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ClickUpの調達テンプレートは、調達・運用チーム向けに調達活動、サプライヤーデータ、購買承認を一元管理します。

サプライヤー階層、重要度、コンプライアンスステータスなどのフィールドで優先順位付けが可能。契約、承認、発注書のビューにより、調達サイクルの各ステップをチームが即座に可視性を得ることができます。

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調達業務でChatGPTを活用する理由とは？

調達チームは膨大な作業負荷に直面しています——契約管理、サプライヤーデータ管理、コンプライアンス対応、そして膨大な文書作成などです。

課題は深刻です：Hackett Groupの最新レポートによれば、調達作業負荷は10%増加する一方、チーム予算はわずか1%の増加に留まり、9%の効率性ギャップが生じるとプロジェクトされています。

ChatGPTはこの複雑さを解消します。自然言語処理（NLP）を活用し、思考パートナーとして機能することで、サイロ化されたデータを分析し、重要なコンテンツを起草し、数日ではなく数分で洞察を導き出します。これにより意思決定を加速し、効率性のギャップを埋めます。

ChatGPTが役立つ方法：

ChatGPT調達活用事例

調達文書作成にChatGPTを活用したい調達担当者の方。あるいは、複数ステップのワークフローを効率化するためにChatGPTを活用したい調達マネージャーの方。

戦略的プラン立案や意思決定サポートに/AIを活用しようとしている調達責任者や最高調達責任者（CPO）の方へ。

各ユーザーレベル向けのChatGPT活用事例を用意しました。ご覧ください。

1. ChatGPTによるRFP（提案依頼書）作成

RFPを手作業で作成する場合、チームはゼロから始めるか、古いテンプレートを再利用する必要がありました.

範囲、技術仕様、タイムライン、評価基準、コンプライアンス条項を調整するには、数時間から数日を要する可能性があります。

入力情報の不足はしばしば遅れて表面化し、ベンダーとの確認作業を余儀なくされ、サイクルを長期化させることで、調達タイムラインを延長させていました。

ChatGPTでは、プロジェクトの背景情報（カテゴリー、数量、拠点、方針、締切）を入力するだけで、即座に構造化されたセクション（目的、範囲、仕様、提出フォーマット、評価基準、コンプライアンスメモ）を備えた完了するRFP草案を受け取れます。

ChatGPTは不足点を明確化し、ベンダーへの質問事項へと変換します。これによりチームは、サプライヤー評価や交渉といった価値のあるタスクに集中する時間を確保できます。

🤖 RFP草案作成の汎用プロンプト: 「[プロジェクト/カテゴリー]向けのRFP草案を作成してください。以下を含めること：目的、範囲、技術仕様、タイムライン、評価基準と重み付け、提出フォーマット、[ポリシー/基準]に沿ったコンプライアンス要件。不足している入力項目はベンダー質問として明記すること。」

2. ベンダーオンボーディングチェックリストのためのChatGPT

書類収集からシステム設定、承認取得に至るまで、新規ベンダーのオンボーディングには多くのプロセスが伴います。

ChatGPTを活用すれば、自社の要件に基づいたカスタムオンボーディングワークフローを作成できます。これにより、新規サプライヤーのオンボーディング時に毎回一から作業する必要がなくなります。

🤖 一般的なベンダーオンボーディングチェックリスト：「[業界/企業タイプ]向けのベンダーオンボーディングチェックリストを作成してください。法的文書、コンプライアンス認証、財務セットアップ、IT/セキュリティアクセス、パフォーマンスKPI、承認ゲートに関するセクションを含めてください。」

3. サプライヤー向け連絡電子メール作成のためのChatGPT活用

サプライヤーからの電子メールを手動で管理すると、深刻なボトルネックが生じます。

各購買担当者が独自のコミュニケーションスタイルを用いるため、標準化が欠如していることが原因で、サプライヤーの混乱、詳細情報の漏れ、対応の遅延が発生しています。

何十通もの手動での電子メールのやり取り（RFP、説明要求、リマインダー）は、重要な情報が容易に失われることを意味し、チームは当初から明確であるべき基本的な詳細を追いかけるために時間を浪費せざるを得ません。

ChatGPTは起草アシスタントとしてこの課題を解決します。必要な情報を入力するだけで、数秒でプロ仕様のサプライヤー宛電子メールを生成します。

最初の連絡から締切リマインダー、ミーティング後のフォローアップまで、一貫したメッセージングを保証します。

4. 問い合わせフォーム作成のためのChatGPT

調達チームは、電子メール、チャット、非公式なメモなど、複数のチャネルを通じて調達依頼を受け取っています。

標準的な情報収集プロセスがない場合、予算、仕様、納期といった重要な詳細が見落とされる可能性があります。それらを把握するために、複数回の問い合わせが必要になることさえあります。

ChatGPTを活用し、必要な情報を事前にすべて収集するステップのフォームを作成しましょう。依頼者情報、業務上の必要性、予算コード、コンプライアンスチェック、タイムラインなどを網羅します。

これにより、すべてのリクエストが標準化された完了データでパイプラインに投入され、やり取りの回数を減らし、承認プロセスを迅速化します。

💡 プロのコツ：ClickUpのワークスペースでは、電子メールやスプレッドシートで詳細を追跡する必要はありません。条件付きロジックを備えたClickUpフォームを使用すれば、依頼者やサプライヤーは自身に関連するフィールドのみを表示できます。

例：規制対象カテゴリが選択された場合にのみ、認証書のアップロードが表示されます。

提出された各フォームは自動的にタスクを生成し、適切な所有者に割り当て、承認をトリガーします。これにより、調達業務の受付から実行までが手動努力なしで進みます。

5. 契約レビューとリスク評価のためのChatGPT

契約書のレビューは調達業務における最大のボトルネックの一つです。標準外条項、コンプライアンス上の不備、潜在リスクの特定を、既に過負荷状態の法務部門に依存せざるを得ません。

ChatGPTは法務チームに代わるものではありませんが、契約管理プロセスにおける一次審査者として機能します。

契約書をスキャンして、異常な価格トリガー、自動更新条項、責任制限条項、コンプライアンス要件をハイライトするようプロンプトできます。また、より深い法的検討が必要な問題を抽出することも可能です。

6. 交渉サポートのためのChatGPT

重要なミーティングに臨む前に、模擬交渉を行えるとしたらどうでしょう。まるで専属の交渉担当者が、あなたの主張にプレッシャーをかけ、弱点を暴き、返答を研ぎ澄ませてくれるようなものです。

ChatGPTは交渉リハーサルのパートナーとして機能します。実際のミーティング前に、サプライヤーとの会話をシミュレートし、反論をテストし、反発を予測できます。この会話を利用して異議対応スクリプトを準備し、交渉スキルを向上させることも可能です。

7. 支出パターンの分析に活用するChatGPT

中堅調達担当者として、ERPシステムからのCSV抽出データ、発注注文（PO）履歴を含むスプレッドシート、またはサプライヤー請求書といった生の支出データに真っ先に飛び込む役割を担うことが多いでしょう。

トレンドや不正支出、非承認支出を迅速に特定し、経営陣に実行可能な洞察を提示する必要があります。しかし、データの手動でのクリーニングや分析には数時間を要します。

ChatGPTはデータファイルを解釈し、そこから読み取れるストーリーを要約することでこのプロセスを加速します。支出額に基づく主要カテゴリーを強調表示し、重複サプライヤーを特定し、単価の変動を明らかにし、統合や再交渉の機会を特定することが可能です。

その結果、プレゼンテーションにすぐ使えるストーリーが完成します。

🤖 支出パターンの分析プロンプト：「この調達支出データを分析し、コスト削減の機会を特定してください：[支出データを貼り付け]」

以下のことをお願いします：

• 注意が必要な異常な支出パターンや不審な動きを発見する
• ベンチマークと比較して過剰支出が発生している可能性が高いカテゴリーを特定する
• サプライヤーの統合機会や数量割引交渉の可能性を探る
• 承認済みベンダー外で行われるマベリック購買を特定する
• 各提案による潜在的な節約額を算出
• 影響度と導入容易性に基づいて機会を優先順位付けする

調査結果を明確な要約で提示し、可能な限り具体的な金額を明記するとともに、各機会に対する実行可能な次ステップを示してください。

8. 発注書（PO）自動化のためのChatGPT

発注書（PO）を作成する際には、各POごとに予算コードの確認、サプライヤー詳細の検証、アイテムの整合性確認、および社内ポリシーへの準拠を確保する必要があります。

手動プロセスはエラーが発生しやすく、SKUの誤りや価格の不一致さえも連鎖的に大きな問題を引き起こす可能性があります。調達部門、財務部門、サプライヤー間の紛争を生むだけでなく、修正や再承認に時間を浪費させることになります。最悪の場合、罰則につながる恐れもあります。

ChatGPTは、発注データ、サプライヤー詳細、価格条件などの構造化された入力を取り込むことで、注文の初稿作成を自動化できます。

行アイテム、合計金額、配送先住所、条件が既に記入された完了する発注書フォーマットを生成します。ヒューマン・イン・ザ・ループにより、発注書の検証と承認が可能です。

また、ChatGPTは発注書（PO）発行前に、契約料金との価格不一致などの不整合を指摘することも可能です。

🤖 発注書自動化の中級プロンプト：「[発注先名]向け発注書を生成してください。要求データ：[テーブルまたは詳細を貼り付け]。PO番号、発注先詳細、品目（SKU・単価・数量を含む）、総費用、配送先住所、支払い条件、承認欄を含めること。契約単価との価格不一致をフラグ付けし、検証が必要な未入力フィールドをハイライトすること。」

💡 プロのコツ：ClickUp Brainに、タスクやリンクされた請求書から直接、明細アイテム、価格、サプライヤーデータを抽出するよう依頼しましょう。Brainが自動的に情報を取得し、構造化された発注書（PO）の草案を生成します。この草案は、レビュー、承認、発送の準備が整っています。

その結果、毎週数十件の発注書（PO）を処理する調達担当者のサイクルタイムが短縮されます。

9. ベンダー管理のためのChatGPT

ベンダー管理は、断片化されたデータ（パフォーマンスレポート、SLA、コンプライアンス更新情報）が様々なフォーマット（スプレッドシート、PDF、電子メール）で届くため、リソース集約的です。この情報を手動で統合するには多大な時間と努力がかかり、重大な問題（SLA違反、認証失効）が発生するリスクが高まり、遅延や金銭的ペナルティにつながります。

標準化されたデータがなければ、更新サイクルは遅延し、サプライヤーのパフォーマンスに関する証拠は依然として事例ベースのままである。

ChatGPTは、断片的な情報を体系化されたベンダースコアカード、リスクダッシュボード、四半期ごとの業績要約に統合します。レポートや電子メールから鍵となる詳細を抽出し、繰り返し発生する問題を指摘し、さらには業績不振のサプライヤー向けの是正措置プランを生成することも可能です。

10. 調達戦略プランのためのChatGPT活用

最高調達責任者（CPO）には戦略的な明確さが必要です。例としては、コスト削減とサプライヤーのレジリエンス、ESG優先度をどうバランスさせるか。従来のプランニングには、数週間にわたる部門横断的なワークショップとPowerPoint資料の作成が求められます。

ChatGPTは、サプライヤーデータ、支出分析、市場レポート、内部目標を統合し、単一の首尾一貫した戦略ナラティブにまとめ上げることで、このサイクルを数時間へと短縮します。

企業OKRに沿った変革マイルストーン、技術的推進要因、メトリクスを盛り込んだ調達プレイブックを生成可能です。リーダーはこれらのAI支援下で作成された草案を活用し、一から構築することなく戦略的議論に直ちに取り掛かることができます。

11. 予測支出予測のためのChatGPT

変動の激しい市場環境により、支出の不確実性は経営陣にとって最大の盲点の一つとなっている。

信頼できる予測がない場合、最高調達責任者（CSCO）と最高財務責任者（CFO）は過去の平均値や固定予算に頼らざるを得ない。

ChatGPTは、市場情報、商品インデックス、通貨変動、サプライヤーのパフォーマンスデータを内部支出に重ね合わせ、将来を見据えた予測を生成できます。

過剰支出の早期警告シグナルを可視化し、数量集約やサプライヤー再交渉などのリスク軽減シナリオをモデル化します。

🤖 予測支出予測のためのChatGPTプロンプト：「24ヶ月分のS2Pデータ（発注書/請求書）を分析し、ベース/高/低シナリオによるカテゴリー別次四半期支出予測を生成してください。」

やること:

1. 主要要因（数量、単価、季節性、為替、商品インデックス[指定]）を分析する
2. 支出の感応度を各要因（弾力性）ごとに定量化する
3. 予算を[x]%以上超過する可能性が高いフラグカテゴリー
4. ターゲットアクション（例：数量集約、ヘッジング、再入札）を、金銭的影響とタイミングを明示して推奨する

出力物：エグゼクティブブリーフ（12項目以内）、カテゴリー別テーブル（予測、範囲、要因、リスク）、ウォーターフォールチャート説明（「番号変動要因」）、所有者別30/60/90日アクションプラン。

前提条件：カテゴリごとにドキュメントデータの品質ギャップと信頼度レベルを記録する。

12. サプライヤーリスクインテリジェンスのためのChatGPT

たった1つのサプライヤーの混乱が、数百万ドルの収益を停止させる可能性があります。にもかかわらず、多くの最高購買責任者（CPO）は、リスクが実際に発生してから初めてその存在に気づくのです。

ChatGPTはリアルタイムアナリストとして機能します。公開ニュース、制裁リスト、ESG開示情報、財務報告書をスキャンし、不安定化の初期兆候を検知します。

外部指標（所有権変更、ストライキ、債務不履行）と内部KPI（納期遅延、品質問題）を関連付け、リスク軽減策を提案します。

13. 経営ダッシュボードとレポートのためのChatGPT

ChatGPTは、サプライヤースコアカード、発注書データ、コスト削減レポートを分析し、四半期ごとのビジネスレビューやボードミーティング向けの要約レポートを生成できます。

KPIの乖離を可視化し、差異を説明し、次なるアクションを提案することで、メトリクスを実践的な経営判断へと昇華させます。

14. サステナビリティおよびESGレポート作成のためのChatGPT

調達部門は企業のサステナビリティ足跡の60～90%を占めるが、サプライヤーからのESGデータを集約するのは時間がかかり、断片化している。

ChatGPTはESG開示情報、排出量レポート作成、監査結果を抽出し、CSRDやGRIフレームワークにマップしてコンプライアンス上のギャップを可視化できます。

また、サプライヤー改善プランの提案や、サステナビリティレビュー向けの経営層向け要約生成も可能です。

🤖 ESGコンプライアンス要約作成用ChatGPTプロンプト：「支出額上位20社のサプライヤー向けに、[CSRD/GRI]に準拠したESGサプライヤーパフォーマンスパックをまとめよ」

入力情報: サプライヤーのESG開示情報（プロバイダー）、監査メモ、カテゴリー別リスク階層

タスク：スコープ3関連メトリクス、多様性統計、安全インシデント、ポリシー遵守証明を抽出。フレームワーク基準とのギャップを特定し、データ収集要求を提案。

出力内容： サプライヤー別／カテゴリー別ヒートマップ、成熟度レベル（基礎段階／進捗段階／リーダー段階）、証拠を伴う6ヶ月間の改善アクション、契約上のレバレッジ（レポート作成条項、スコアカード加重）

注意： 各メトリクスには出典を明記し、推定値には信頼度レベルを付記すること。

15. 総所有コストと価値エンジニアリングのためのChatGPT

CPO（最高購買責任者）とCFO（最高財務責任者）は、「単価削減」を超え、総合的な価値の作成へと移行したいと考えています。

ChatGPTは調達から廃棄までの全工程におけるコスト要因をモデル化できます。これには取得コスト、物流費、エネルギー費、保守費、廃棄費、リスクプレミアムが含まれ、仕様書や調達モデルの再設計方法を提案します。

また、サプライヤー提案を市場基準とベンチマークすることで、基本価格の背後によく隠れているサービス提供コストに関する洞察を明らかにすることも可能です。

調達業務におけるChatGPT利用のリミット

ChatGPTは調達業務に大きな価値をもたらしますが、調達管理ソフトウェアではありません。独立したツールであり、知っておくべきリミットがあります。

文脈認識の欠如

ChatGPTは御社の事情を理解していません。適切な提案を得るには、御社の調達戦略を説明し、具体的なデータポイント、資料、ウェブサイト、組織要件を投入する必要があります。

深い文脈がなければ、御社の内部制約や戦略的優先度を考慮しない汎用的な提案しか得られません。

統合不足

ChatGPTは注文管理 ツール や 物流ソフトウェアからリアルタイムでデータを自動取得できません。複数のプラットフォームから手動でデータをエクスポートし、分析のためにChatGPTに入力する必要があります。これは時間がかかるだけでなく、エクスポートから分析までの間にデータが古くなることで正確性の問題も生じます。

機密性とセキュリティ上の懸念

調達業務でChatGPTを利用する場合、機密性の高いサプライヤー情報、契約条件、競合他社の価格データなどを共有することになります。これは、自社の機密情報を第三者のAIサービスと共有することを禁じる社内ポリシーに違反する可能性があります。

標準のChatGPTはOpenAIのサーバー経由でクエリを処理するため、従業員がシステム改善のために会話内容を閲覧する可能性があります。企業レベルのプライバシー制御がない場合、データが侵害され法的問題を招く恐れがあります。

自動化されたワークフローの実行はありません

ChatGPTは組織プランや分析を支援しますが、調達タスクを自動実行することはできません。/AIが購入依頼を送信したり、サプライヤー記録を更新したり、承認プロセスをトリガーしたりすることはありません。

戦略やテンプレートを実装するには、依然として別個のシステムが必要です。調達プランと実行の間のこのギャップが、追加の仕事を生み出しています。

データ精度と検証の課題

ChatGPTは、根拠となるデータが誤っていたり捏造されていたりする場合でも、権威的に聞こえる回答を優先する傾向があります。これは調達タスクに生成AIを活用する際の一般的な注意点です。

調達担当者は意思決定前に、すべてのサプライヤー情報、価格データ、コンプライアンス詳細を再確認する必要があります。この検証ステップは、チームが効率化を望む調査プロセスに時間を追加します。

リアルタイム監視なし

ChatGPTはサプライヤーデータベースや監視システムと連携せず、サプライヤーのパフォーマンスに関する最新情報を提供しません。正確なサプライヤー評価を得るには、複数のデータソースからパフォーマンスデータを収集する必要があります。

これは継続的な監視を妨げ、ベンダー関係全体における戦略的意思決定やリスク管理に影響を及ぼす可能性のある盲点を生み出します。

調達業務向けChatGPT代替ツール

単独ツールとしてのChatGPTの制限により、エンドツーエンドの調達業務には実用的ではありません。

実際、調達業務を真に効率化したいなら、既存のプロジェクト管理インフラの上に構築されたAI調達ツールが必要です。

ClickUpのように、プロジェクト管理、サプライヤー追跡、ワークフロー自動化、調達データ分析を単一プラットフォームで実現するオールインワン業務アプリです。中央集約型AI（ClickUp Brain）により、業務のあらゆる要素を接続することが可能です。その方法は以下の通りです：

ClickUpテンプレートで調達ワークフローを設定する

ClickUpの調達テンプレートは、ノーコードで構築された構造化されたフレームワークを提供し、調達プロセス全体を効率化します。調達依頼の受付、RFP作成、契約交渉、内部調達業務のための事前定義済みセットアップが付属しているため、ワークフローを一から構築する必要はありません。

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ClickUp調達テンプレートを活用して：

💡 プロの秘訣:ClickUpマインドマップのドラッグ＆ドロップノードを活用し、複雑な調達プロセス間の接続を可視化しましょう。各調達ステップを視覚化し、サプライチェーン管理に影響が出る前にボトルネックを特定できます。

ClickUp Docsで共有可能な調達ドキュメントを作成

ClickUp Docsは、すべての契約書や文書を作成・保管するための中央集約型hubを提供します。Docsでは、複数のチームメンバーを調達文書の仕事に招待でき、許可を制限することでバージョン管理の課題を解決できます。

ドキュメントはClickUpタスクや調達記録に簡単にリンクされています。これにより、サプライヤーから契約条件について問い合わせがあった際、最新の契約バージョンを探すために電子メールのやり取りや共有ドライブをくまなく探す必要がなくなります。

ClickUp BrainでコンテキストAIを活用

Doc内ではClickUp Brainにもアクセス可能です。ドキュメントエディターに組み込まれた調達AIを活用すれば、以下のことが実現できます：

ClickUp自動化で調達ワークフローを自動化

承認の追跡、購買依頼の回覧、ベンダー更新情報の確認、請求書の処理完了といったタスクは、あなたの時間を奪うものです。

ClickUp自動化を活用すれば、これらの定型ステップを自動化されたワークフローに変換できます。

自動化機能により、タスクのフェーズ間移動、支出閾値に基づく所有者の割り当て、サプライヤー認証や契約期限が近づいた際のアラートトリガーが可能です。購入依頼は、コストや部門条件を満たすと自動的に承認プロセスへ回されます。

ClickUpダッシュボードで調達パフォーマンスを可視化

測定されたもののみを改善できる。調達ライフサイクル全体で測定すべきメトリクスは数多く存在し、それらを手動で追跡することは困難を極める。

ClickUpダッシュボードは契約とサプライヤーデータを一元管理する強力な時間節約ツールです。納期遵守状況、コスト削減効果、コンプライアンススコアの監視など、調達プロセスの健全性のビューを一目で可視化できます。

💡 プロの秘訣：ダッシュボード内のAIカードを活用し、スマートで動的なインサイトを調達ダッシュボードに直接埋め込みましょう。

カスタムプロンプト（AI Brainカード経由）の実行、エグゼクティブ要約の取得、最近の活動に基づくプロジェクト更新の自動生成が可能です。AIカードは基盤データの変化に応じて更新されるため、ダッシュボードは常に最新の状態で意思決定に活用できます。

仕事が行われる場所での会話を一元化する

ClickUp Chatを活用し、すべての会話を関連する具体的なタスク、RFP、発注書に接続して管理しましょう。

例、サプライヤーから更新された価格条件が送られてきた場合、カテゴリーマネージャーはそのメモを、そのサプライヤータスクにリンクされているチャットチャンネルに直接ドロップできます。財務、業務、法務の各チームは、一箇所で次のステップをビューし、議論し、更新できます。電子メールの混乱も、文脈の欠落もありません。

リアルタイムコラボレーションには、ClickUp ChatのSyncUpsを活用。仕事現場で直接リアルタイムディスカッションを開催できます。チャンネルやタスク内から直接音声通話やビデオ通話を開始可能です。

統合型AIワークスペース：インテリジェント調達のための単一hub

ClickUpの統合型AIワークスペースは、文書・タスク・チャット・AI機能を単一の環境で連携させます。Excelや電子メール、契約書リポジトリ、分析ダッシュボードを切り替える必要はなく、単一のインテリジェントな画面内で仕事が可能です。文脈が維持され、洞察が自然にフローする環境です。

調達環境における統合型AI（Converged AI）とは、以下のことを意味します：

ClickUpで調達プロセスを効率化

調達分野におけるAIが、時間のかかるタスクをインテリジェントで自己最適化するワークフローへと変革していることは疑いようがありません。

しかしChatGPTのようなツールは、個々のタスクを単独で処理するに過ぎません。

サプライヤーデータ、契約書、承認プロセス、コミュニケーションを一元管理するインテリジェントシステムが必要な場合、ClickUpがすべてを統合します。タスク、ファイル、会話、ワークスペースデータを一箇所に集約するClickUpは、効率的かつ効果的な調達業務を遂行するために、あなたとチームが必要とする唯一の統合型ワークスペースです。

調達プロセスの自動化を始めるには、ClickUpに無料で登録してください。