クライアントが求めるものは多くありません。必要なのは、明確な情報、更新、情報への容易なアクセス、そして必要な時にあなたと連絡を取る手段だけです。しかし、これらのシンプルなニーズが、電子メールのやり取りや散在するファイル、堂々巡りになるステータスミーティングに発展し、双方のフラストレーションが溜まることがよくあります。
よく考えられたクライアントポータルはすべてを一元化するので、クライアントは常に更新、ドキュメント、コミュニケーションの場所を知ることができます。
このブログ記事では、仕事のためのすべてが詰まったアプリ、ClickUpでクライアントポータルを作成する方法をご紹介します。追伸：すぐに使えるテンプレートもいくつかご紹介しますので、すぐに使い始めることができます。
⏰ 60秒でわかる要約
ClickUpを使用してクライアントポータルを作成するには、以下のステップに従ってください。
*ステップ1：クライアント専用のデジタルスペースを設定する
*ステップ#2: ClickUpドキュメントでクライアント情報を一元管理
*ステップ#3: クライアントのタスクとプロジェクトを整理する
ステップ #4: ClickUpチャットでクライアントとのコミュニケーションを改善
ステップ5: ClickUpダッシュボードでリアルタイムのデータ調査を行うためのクライアントダッシュボードを作成する
ステップ #6: ClickUp 自動化で繰り返しワークフローを自動化
ステップ #7: ClickUp 統合で外部アプリを統合し、機能を向上させましょう。
クライアントポータルとは？
クライアントポータルは、組織とクライアントが共同作業を行い、ドキュメントにアクセスし、プロジェクトの進捗を追跡し、効果的にコミュニケーションを行うための、安全で一元化されたスペースです。
システム化されたクライアントポータルは、散在する電子メールを回避し、コミュニケーションのミスを防止します。ClickUpは、ワークフローに適したポータルを簡単に設定できます。
機密情報が誤った人物の手に渡る心配もなくなります。ClickUpでは許可をカスタマイズできるため、クライアントが閲覧・アクセスできる内容を正確に決定でき、過剰な共有を防ぎながら透明性を維持できます。
タスクの追跡から自動更新まで、このプラットフォームは複数のクライアントを管理するためのカスタマイズ可能なオプションを提供しています。
💡 プロのヒント: クライアントポータルを導入すると、クライアントの利用率が低いなどの課題が発生することがあります。これを克服するには、ポータルの利点を伝え、早期導入者にはインセンティブを提供し、クライアントが新しいシステムに慣れて快適に利用できるよう、徹底したトレーニングを提供します。
クライアントポータルを利用するのは誰ですか？
代理店、コンサルタント、フリーランサー、法律事務所、金融サービスプロバイダーなどの事業体は、クライアントポータルを使用して、無限に続く電子メールに頼らずに情報を共有しています。
以下のような職業の方が、クライアントのプロジェクト管理をより良く行うために、このようなポータルを使用しています。
- マーケティングおよびクリエイティブエージェンシー：* プロジェクトの最新情報、デザイン資産、クライアントからのフィードバックを整理された1つのスペースで共有
- *コンサルタントおよびコーチ：クライアントに構造化されたプラン、進捗追跡、リソースへの容易なアクセスを提供します。
- 法務および財務の専門家： 機密文書、案件ファイル、財務レポートをセキュリティを確保しながら共有し、コンプライアンスを遵守
- *カスタマーサポートチーム：クライアントにFAQ、チケット、リアルタイムコミュニケーションのためのセルフサービスハブを提供します。
- *IT企業およびSaaS企業：クライアントの登録、機能リクエスト、継続的なサポートを単一のポータルで効率化
- *建設・不動産会社：クライアントに、構造化された環境で物件の最新情報、契約、プロジェクトのタイムラインを提供
ClickUpでクライアントポータルを作成する方法
ClickUp CRMを使用してクライアントポータルを設定するのは複雑そうに聞こえるかもしれませんが、実際は簡単です。 ファイル共有のためのシンプルなスペースが必要な場合でも、タスク、更新、自動化機能を備えた完全なインタラクティブ hub が必要な場合でも、このプラットフォームを使用すれば、あなたとあなたのクライアントの仕事に役立つポータルを構築できます。
効果的なポータルを構築するためのステップバイステップガイドです。 👀
ステップ1：ClickUpにクライアント専用のスペースを設定する*
クライアント関連の情報をすべて整理してアクセスできるように、専用のClickUpワークスペースを作成します。
ClickUpにサインインし、既存のワークスペース内にクライアントごとのフォルダを追加した「サンプルクライアントポータル」というタイトルの新しいワークスペースを作成します。
クライアント情報やプロジェクトをClickUpにインポートすることも、数ステップで簡単にできます。
プロジェクト情報がきちんとフォーマットされてすぐに使えるように、データがClickUp内の特定のカスタムフィールドにマップされていることを確認してください。
プロジェクトデータがClickUpで準備できたら、あなたやあなたのクライアントは、リストビューなどのカスタムビューを使用して、情報をスキャンしやすくすることができます。
一方、ClickUpカスタムステータスでは、「保留中」、「進行中」、「レビュー中」、「完了する」など、クライアントプロジェクトのライフサイクルをマークすることができます。 クライアントが閲覧・編集できる内容を管理するために、最初から許可の設定を検討しましょう。 これにより、クライアントが関連するタスクやドキュメントのみにアクセスできるようになります。
🤝 親切なリマインダー：2要素認証 (2FA) および SSO (シングルサインオン) を実装して、機密情報への安全なアクセスを確保しましょう。これにより、データ保護に関してクライアントとの信頼関係を構築できます。
ステップ#2：クライアントのドキュメントを一元管理する*
すべてのクライアントポータルには、クライアントがガイドラインやレポート作成などの必須リソースにアクセスできる構造化されたナレッジベースが必要です。 トップページの概要の横に「ドキュメントビュー」を追加し、必要なドキュメントをすべてそこに保存します。
ドキュメントビュー内のスラッシュコマンドを使用するだけで、ClickUp Docsを使用してドキュメントを作成したり埋め込んだりすることができます。 クライアントとの契約、提案書、FAQ、ポリシーなどを1か所にまとめて保存できるインタラクティブなハブとして機能します。 また、プロジェクトロードマップやオンボーディングガイドを作成して簡単に参照できるようにすることもできます。
リッチなフォーマットオプションでマルチメディアコンテンツやリンクを埋め込んだり、プロジェクト固有の関連タスクを追加したりすることで、Docsはお客様のデータベースを一元化します。さらに、Docのリレーションシップを使用して、タスクやプロジェクト全体でクライアント関連のドキュメントをリンクし、素早くナビゲートすることができます。
ステップ#3: クライアントのタスクとプロジェクトを整理する
クライアントの仕事を管理するのは、すぐに複雑になります。異なるプロジェクト、変化する優先度、終わりのないタスクリストなどです。ClickUpタスクを作成して、内部のタスク、プロジェクト、割り当てを柔軟に整理する構造を作りましょう。
各タスクには、サブタスクやチェックリストも用意されており、実行可能なステップに分割するのに役立ちます。
例えば、デジタルエージェンシーは「ウェブサイト開発」のようなタスクチェックリストを設定し、「デザイン承認」、「コンテンツアップロード」、「最終テスト」などのサブタスクを設定することができます。 また、タスクの依存関係を設定して順次実行することも可能です。 これにより、プロジェクトのワークフローにおける遅延や回避可能なボトルネックを回避し、時間を節約することができます。
💡 プロのヒント：クライアントポータルに会社のブランドカラーを取り入れることで、ブランドアイデンティティを統一することができます。さらに、テキストと背景色のコントラストを大きくすることで、読みやすさが向上します。背景には青や緑などの落ち着いた色を使用すると、信頼感とプロフェッショナルな印象を与えることができます。
ステップ#4：クライアントとのコミュニケーションを改善する*
優れたポータルはコミュニケーションを楽にしてくれます。左側のサイドバーから利用できるClickUpチャットを組み込むことで、無限に続く電子メールのスレッドに埋もれることなく、会話のフローを維持することができます。
プロジェクト専用のチャンネルを作成し、クイックアップデートを投稿したり、リアルタイムでディスカッションを行ったり、スレッド化されたコメントを使用して、すべてを適切なタスクに関連付けることができます。 組み込みの通知機能により、誰もが情報を逃すことはありません。 シンプルでシームレス、そして混乱も少ない。
ClickUpチャットのその他の使用方法をいくつかご紹介します。
- AIが生成した詳細情報をメッセージに追加することで、実行可能なタスクに変換し、説明責任を確保します。
- 関連するタスク、ClickUpドキュメント、その他のリソースをリンクして簡単にアクセスできるようにする
- 投稿を使用して、重要な告知やマイルストーンを共有する
- チャットから直接SyncUpsを開始して、クライアントとのミーティングをシームレスに行う
📖 こちらもご覧ください：営業チームのためのベストB2B CRMソフトウェア
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💡 プロのヒント：クライアントポータルにClickUpフォームビュー を追加すると、 プロジェクトの受入プロセスがより構造化され、追跡しやすくなります。
ステップ #5: リアルタイムのデータ調査のためのクライアントダッシュボードを作成する
クライアントは明瞭さを好みます。
クライアントダッシュボードへのアクセス権を付与することで、いつでも主要なメトリクスを確認できるようになります。待たされることも、何度も電子メールをやり取りすることもなく、必要な情報だけが手に入ります。
ClickUpダッシュボードは、クライアントにプロジェクトの最前列の席を提供します。チャートやオンデマンドメトリクスを使用してカスタムインターフェースを作成し、必要なときにいつでも更新を確認できるようにしましょう。50種類以上のカスタムウィジェットから選択して、アクティブなタスクや締め切りに関するプロジェクトの完了率や進捗レポートを表示しましょう。
よりパーソナライズされたものにしたいですか？ クライアントのロゴを追加したり、色を調整したり、クライアントに合った方法でカードを配置したりすることができます。 また、時間追跡カードを追加して請求可能な時間を記録し、正確なタイムシートをクライアントと共有することもできます。
例えば、コンサルティング会社では、プロジェクトのマイルストーン、クライアントへの請求書、契約分析を1か所で表示するダッシュボードを設定できます。
🤝 親切なリマインダー：ポータル内でユーザーをガイドするために、関連する画像やアイコンを使用することで、クライアントポータルプロジェクト管理ソフトウェアを視覚的に魅力的で機能的にすることができます。
ステップ6: ClickUp自動化で繰り返し行われるワークフローを自動化
仕事の割り当て、リマインダーの送信、請求書の催促など、同じタスクを何度も繰り返すことで浪費される時間（とお金）について考えてみてください。すぐに膨大な量になります。適切なワークフローを導入すれば、これらすべてを自動化することができます。
ClickUpの自動化機能では、ワークフローの自動化、トリガーとアクションの設定、クライアントのオンボーディング、フォローアップ、プロジェクトの更新通知などの繰り返しタスクの管理が可能です。
例えば、クライアントのオンボーディングプロセス全体を自動化することができます。新しいクライアントがワークスペースに追加されると、ClickUpは自動的に「クライアントのオンボーディング」リストを作成し、タスクをオンボーディング担当者に割り当て、期日を設定し、タスクのステータスを変更します。
カスタマーポータルを探していた時にClickUpに出会いました。 それがこれほど多くのことをこなせるので、私たちのバーチャルオフィスになるとは思いもしませんでした。 複数の他のソフトウェアを置き換え、コストも削減し、各チームのプロセスタイプに合わせてカスタマイズできます。 個人的にも仕事でも使っていますし、他の人にも同じように使ってもらえるようサポートしています。 ClickUpをずっと使い続けよう！
カスタマーポータルを探していた時にClickUpに出会いました。 それがこれほど多くのことができるようになるとは知らず、それが私たちのバーチャルオフィスになるとは思いもしませんでした。 複数の他のソフトウェアに置き換わり、コストも削減され、各チームのプロセスタイプに合わせてカスタマイズできます。 個人的にも仕事でも使っていますし、他の人にも同じように使ってもらえるようサポートしています。 ClickUpをずっと使い続けよう！
ステップ #7: 外部アプリを統合して機能を向上させる
ClickUpのサードパーティ統合機能により、よく使うツールとクライアントポータルを接続し、よりスムーズな体験を提供することができます。これにより、クライアントが好むソフトウェアを同期しながら、クライアントの好みに配慮することができます。
ClickUpの統合機能を使用して、他のツールと統合することができます。
- Google DriveとDropbox: Google Driveの共有フォルダを使用して、組織全体でセキュリティ保護された手間のかからないファイル共有を実現できます。
- *Microsoft Teams: クライアントが好むコミュニケーションプラットフォームでプロジェクトの更新を通知
- CRMツール（HubSpot、Salesforceなど）：クライアントの詳細情報を同期し、包括的なクライアントリレーションシップ管理を実現
- Google カレンダー: Google カレンダーと締切を同期して、スケジュールの自動化を実現
例えば、法律事務所はGoogle Driveを統合してクライアントの契約書や会話を保存し、それらをClickUp内の対応するタスクに自動的にリンクすることができます。
📮ClickUp Insight:92%の労働者は、一貫性のない方法でアクションアイテムを追跡しており、その結果、意思決定のミスや実行の遅れにつながっています。
フォローアップのメモを送ったり、スプレッドシートを使ったりしていると、プロセスが散漫になりがちで非効率的です。ClickUpのタスク管理ソリューションは、会話をタスクにシームレスに変換するので、チームは素早く行動し、足並みを揃えることができます。
ClickUpのクライアントポータルテンプレート
ClickUpのクライアントポータルテンプレートは、クライアントとのコミュニケーションとプロジェクト管理を効率化します。カスタマイズ可能でユーザーフレンドリーなこれらのテンプレートは、クライアントがプロジェクトの詳細、タイムライン、タスクにアクセスできる一元化されたスペースを提供します。
それでは、いくつか見ていきましょう。 📝
1. ClickUp クイックスタート クライアントサービステンプレート
ClickUp クイックスタート クライアントサービステンプレートは、クライアント管理プロセスを効率的に合理化します。 包括的なアプローチでクライアントアカウント管理を行うことで、リクエストのスコープを絞り込み、プロジェクトの進捗をシームレスに追跡することができます。
テンプレートにはプロジェクトの例が含まれており、各機能を実際の状況でどのように適用するかを素早く視覚化するのに役立つ実践的な参考情報をご提供します。
さらに、チームwikiは円滑な知識共有を促進します。このユーザーフレンドリーなテンプレートは、素晴らしい結果をもたらす鍵となる要素に焦点を当てており、複雑なセットアップの手間をかけずにクライアントサービスを改善するのに最適です。
2. ClickUp CRM テンプレート
のClickUp CRMテンプレートは、顧客関係管理を強化し、リードを管理し、クライアントとの関係を育むための整理された方法を提供します。
スタートアップ企業でも、すでに確立された企業でも、このテンプレートは、散在するスプレッドシートや連携していないツールに煩わされることなく、クライアントとのやりとり、販売の進捗、完了した成果物、フォローアップを追跡するための構造化された柔軟な方法を提供します。
*柔軟なチャートビューで、見込み客や既存のクライアントのリストを整理し、キャンペーンの立ち上げパイプラインを監視できます。また、CRMテンプレートでは、満足度スコア、更新された契約、解決されたクエリなどのメトリクスを通じて、顧客との関係を追跡することもできます。
3. ClickUp クライアント成功コラボレーションテンプレート
ClickUp クライアント成功コラボレーションテンプレートは、アイデアの創出から実行、パフォーマンス評価、そしてクライアント維持策まで、あなたの旅を追跡します。
タスク内にカードやサブタスクを追加して、オンボーディング、毎月の確認、契約締結後など、コラボレーションのさまざまなフェーズでメモを残すことができます。
クライアントの獲得率と更新率をモニタリングし、特定のクライアントとのやり取りで改善が必要な部分をチームに知らせましょう。また、プロジェクトの各段階でクライアントデータを収集するためのフォームを追加したり、プロジェクトをよりよく理解するためのガイドを作成することもできます。
⚙️ ボーナス：追加のクライアント管理テンプレートにアクセスして、機能満載のクライアントポータルをいち早く作成しましょう。
クライアントポータル管理のベストプラクティス*
継続的な最適化に加えて、効果的なクライアントポータルには、デジタル化された顧客管理戦略と無限のカスタマイズ機能が含まれています。
効果的なクライアントポータルを作成するためのベストプラクティスをいくつかご紹介します。
- *クライアントのニーズに合わせてポータルをカスタマイズ：ダッシュボード、タスクビュー、許可をクライアントの好みや業界の要件に合わせて調整し、エンゲージメントとユーザビリティを向上させます。
- クライアントとの日常的なやりとりを自動化：ClickUpの自動化機能を使用して、ステータス更新の送信、タスクの割り当て、リマインダーのトリガーを行い、時間を節約し、タイムリーな対応を確保します。
- ポータルのパフォーマンスとエンゲージメントを監視する：ClickUpダッシュボードを使用してクライアントのアクティビティ、タスクの完了率、フィードバックを追跡し、潜在的な障害を特定して効率を向上させます。
- セキュリティ保護されたアクセスと役割ベースの許可を確保： カスタム許可を設定してデータの可視性を制御し、クライアントに関連するファイル、プロジェクト、コミュニケーションのみにアクセスできるようにします。
- 定期的な更新とレビューの実施：* 定期的な監査をスケジュールし、ワークフローの改善、リソースの更新、ユーザーからのフィードバックに基づくポータル機能の強化を行います。
- *ClickUpチャットでコミュニケーションを簡素化：タスクのコメントにクライアントをタグ付けし、リアルタイムチャットを使用することで、議論を一元化し、散在する電子メールの必要性を減らします。
⚙️ ボーナス:クライアントを楽に追跡するための、試行錯誤を経て実証済みの秘訣をいくつかご紹介します。
ClickUpで成功への扉を開こう
デザイン性に優れたクライアントポータルは、透明性を高め、より良い顧客エンゲージメントを促進します。仕事のためのすべてが詰まったアプリ、ClickUpのようなツールは、多くのクライアント向けにカスタマイズされた、高性能な中心ハブを作成するための究極の柔軟性を提供します。
ナレッジマネジメントのためのClickUpドキュメント、KPIモニタリングのためのカスタムダッシュボード、社内および社外コミュニケーションのためのチャットなどの機能により、すべてが軌道に乗ることを保証します。
また、顧客との関係を簡単に維持するための事前構築済みのテンプレートも用意されています。