Se non ti prendi cura dei tuoi clienti, lo farà la concorrenza.
Se non ti prendi cura dei tuoi clienti, lo farà la concorrenza.
Nel mondo degli affari, prendersi cura dei propri clienti significa effettuare controlli e follow-up tempestivi. Dopotutto, i carrelli abbandonati raramente vengono convertiti senza un piccolo incoraggiamento.
Tuttavia, la maggior parte delle aziende non ricontatta più di una volta dopo un preventivo senza risposta. A loro discolpa, l'invio manuale di questi messaggi di promemoria può richiedere ore ogni settimana.
È qui che entra in gioco l'automazione di WhatsApp. L'automazione dei messaggi WhatsApp ti aiuta a ridurre le attività ripetitive, come l'invio di promemoria di appuntamenti, follow-up, messaggi di benvenuto o persino la risposta alle domande più comuni dei clienti.
In questo articolo ti spiegheremo come automatizzare i messaggi WhatsApp utilizzando l'app WhatsApp Business, l'API WhatsApp Business e i più diffusi strumenti di automazione WhatsApp.
⭐ Modello in primo piano
In un mondo in cui le chat di gruppo sono all'ordine del giorno, è facile che gli aggiornamenti importanti vadano persi. Tuttavia, il modello di messaggio istantaneo di ClickUp ti aiuta a riunirli tutti in un unico posto. Ti aiuta a:
- Conserva tutte le conversazioni in un unico posto, così il tuo team potrà trovare, seguire e rivedere facilmente gli aggiornamenti importanti senza dover cambiare app.
- Dai priorità ai messaggi chiave con thread organizzati e follow-up strutturati, assicurandoti che le domande urgenti o gli aggiornamenti ricevano l'attenzione che meritano.
- Assicurati che nessun messaggio rimanga senza risposta trasformando le conversazioni in attività o promemoria attuabili, riducendo così le incomprensioni e il mancato rispetto delle scadenze.
Cosa significa automazione dei messaggi WhatsApp?
Se ritieni che il tuo lavoro commerciale o di marketing possa essere un po' più incisivo, non sei il solo. Anche con le migliori intenzioni, è difficile cogliere ogni opportunità al momento giusto, soprattutto quando si risponde manualmente.
E con il 75% delle persone in tutto il mondo che prevede di utilizzare app di messaggistica ogni mese, sono molte le opportunità perse se non si sta al passo con i tempi.
L'automazione di WhatsApp consiste nell'impostare i tuoi messaggi WhatsApp in modo che vengano inviati automaticamente, che si tratti di un rapido saluto, di un follow-up o di un utile promemoria.
E la parte migliore? Questi messaggi WhatsApp automatizzati possono comunque sembrare personali. Che tu stia effettuando una condivisione di un'offerta, controllando un cliente o inviando un promemoria per una prenotazione, il tuo messaggio può essere tempestivo e premuroso.
Puoi utilizzare le automazioni di WhatsApp in diverse fasi, ad esempio:
- Salutare quando qualcuno effettua la prima connessione con la tua azienda
- Rispondere alle domande frequenti o aiutarli a esplorare i tuoi servizi
- Un promemoria sul contenuto del carrello o l'offerta speciale
Piccole cose, come l'aggiunta di una risposta automatica su WhatsApp o l'utilizzo di modelli di messaggi, rendono anche più facile per i tuoi clienti rispondere, mantenendo la conversazione in modo naturale.
📖 Leggi anche: Come utilizzare la messaggistica istantanea al lavoro
Modi per automatizzare i messaggi WhatsApp
Diamo un'occhiata ai diversi modi in cui puoi impostare la messaggistica automatica di WhatsApp e vediamo quale si adatta meglio alla tua attività.
1. Utilizza l'app WhatsApp Business aziendale
Se desideri un modo semplice per iniziare con l'automazione di WhatsApp, l'app WhatsApp Business è un ottimo primo passaggio.
Consente di impostare messaggi WhatsApp automatici di base, come saluti, messaggi di assenza e risposte rapide, perfetti per dare il benvenuto ai nuovi clienti, gestire i messaggi fuori orario o rispondere a domande comuni senza doverle digitare ogni volta.
Ecco come puoi impostarlo:
- Passaggio 1: apri l'app WhatsApp Business sul tuo telefono
- Passaggio 2: tocca i tre puntini nell'angolo in alto a destra e effettua la selezione degli Strumenti aziendali.
- Passaggio 3: scegli la funzionalità di automazione desiderata: messaggio di benvenuto o messaggio di assenza.
- Passaggio 4: attiva/disattiva la funzione e personalizza il messaggio in modo che rifletta il tuo stile e ciò che desideri comunicare.
- Passaggio 5: se stai impostando un messaggio di assenza, scegli quando desideri che venga inviato (sempre, al di fuori dell'orario di lavoro o in base a un programma personalizzato).
- Passaggio 6: seleziona chi deve ricevere il messaggio (tutti i contatti, i nuovi clienti o persone selezionate)
- Passaggio 7: salva le modifiche e il gioco è fatto.
Puoi anche utilizzare funzionalità utili come:
- Risposte rapide per salvare i messaggi di uso comune
- Elenchi di trasmissione per l'invio di messaggi in blocco a un gruppo selezionato
- Integrazione con strumenti di terze parti, se desideri esplorare in seguito un'automazione più avanzata.
🟠 Quando i clienti hanno una domanda, possono rivolgersi a te. Ma se hai una domanda importante sui flussi di lavoro o sui processi, a chi ti rivolgi? È qui che hai bisogno di un super agente IA che ti aiuti a trovare le risposte più velocemente!
📖 Leggi anche: Come utilizzare l'IA per automatizzare le attività
2. Utilizza l'API aziendale di WhatsApp
A differenza dell'app WhatsApp Business, che funziona bene per i piccoli team, l'API WhatsApp Business ti consente di effettuare l'automazione dei messaggi WhatsApp su larga scala e di integrarli con i tuoi strumenti aziendali esistenti.
Sì, la configurazione richiede un po' di pianificazione, ma ti consente di creare percorsi personalizzati per i clienti, inviare messaggi in blocco e creare un'automazione avanzata che funziona senza intoppi in background. Ecco come iniziare:
- Passaggio 1: scegli un provider affidabile di API WhatsApp Business (chiamato anche Business Solution Provider)
- Passaggio 2: registra il tuo account WhatsApp Business tramite il provider
- Passaggio 3: configura il tuo account WhatsApp Business Platform in Facebook Business Manager
- Passaggio 4: aggiungi e verifica il numero di telefono aziendale
- Passaggio 5: crea modelli di messaggi per aggiornamenti, offerte o supporto clienti
- Passaggio 6: invia i tuoi modelli di messaggio per l'approvazione
- Passaggio 7: collabora con il tuo sviluppatore o provider per effettuare la connessione dell'API al tuo software aziendale.
- Passaggio 8: prova a inviare messaggi dal tuo account aziendale per assicurarti che tutto funzioni correttamente.
Con l'API puoi:
- Automatizza il supporto clienti e gli aggiornamenti sugli ordini
- Invia messaggi di massa come promozioni, promemoria di appuntamenti o avvisi
- Utilizza modelli con pulsanti di risposta rapida e link di invito all'azione.
- Effettua il monitoraggio delle prestazioni dei tuoi messaggi utilizzando la dashboard.
📖 Leggi anche: Le migliori app di messaggistica all-in-one
📮 ClickUp Insight: il 21% delle persone afferma che oltre l'80% della propria giornata lavorativa è dedicato a attività ripetitive. Un altro 20% sostiene che le attività ripetitive occupano almeno il 40% della propria giornata.
Si tratta di quasi la metà della settimana lavorativa (41%) dedicata ad attività che non richiedono particolare pensiero strategico o creatività (come le email di follow-up 👀).
Gli agenti AI di ClickUp aiutano a eliminare questa routine. Pensa alla creazione di attività, promemoria, aggiornamenti, note di riunione, bozze di email e persino alla creazione di flussi di lavoro end-to-end! Tutto questo (e molto altro) può essere automatizzato in un attimo con ClickUp, la tua app per il lavoro che fa tutto.
💫 Risultati reali: Lulu Press risparmia 1 ora al giorno per ogni dipendente utilizzando ClickUp Automazioni, con un aumento del 12% dell'efficienza lavorativa.
3. Utilizza chatbot e strumenti di IA
Se il tuo team è oberato dal lavoro di rispondere alle query dei clienti su WhatsApp, i chatbot possono semplificarti notevolmente la vita. Inoltre, piattaforme come WATI e Interakt rendono la configurazione dei chatbot semplice ed efficace.
Con l'agente IA di WATI, puoi creare bot in grado di comprendere il contesto, ricordare le conversazioni precedenti e persino gestire le richieste di routine dei clienti, come i dettagli dei prodotti o il monitoraggio degli ordini. Puoi caricare una knowledge base, impostare i trigger per quando il bot deve subentrare e monitorare le prestazioni attraverso report dettagliati.
Interakt è un'altra scelta valida, soprattutto se desideri automatizzare le conversazioni con i clienti su larga scala. Con il suo intuitivo generatore di chatbot drag-and-drop, puoi automatizzare senza sforzo fino all'80% delle query più comuni.
I chatbot come WATI e Interakt ti aiutano a:
- Gestisci automaticamente le query dei clienti, la generazione di lead o le richieste di supporto su WhatsApp.
- Imposta trigger basati su parole chiave, instradamento intelligente e persino conversazioni basate sull'IA.
- Gestisci messaggi di massa, campagne e flussi di chatbot senza bisogno di codice.
- Offri risposte 24 ore su 24, assicurandoti che i tuoi clienti non si sentano mai ignorati.
È l'ideale quando desideri automatizzare i messaggi WhatsApp, inviare aggiornamenti in blocco o qualificare i lead senza lavoro richiesto.
Ma cosa succede dopo l'interazione con il cliente personalizzato?
👀 Curiosità: il famoso segnale SOS non era l'abbreviazione di "Save Our Souls" (Salvate le nostre anime). È stato scelto perché il semplice schema punto-punto-punto, linea-linea-linea, punto-punto-punto era veloce e chiaro nel codice Morse. Proprio come i messaggi rapidi di oggi, l'importante era assicurarsi che arrivasse velocemente a destinazione.
È qui che ClickUp Brain e ClickUp Brain MAX riuniscono tutto ciò che serve al tuo team interno. 💡
Invece di lasciare che le interazioni con i clienti finiscano al chatbot, puoi utilizzare ClickUp Brain per raccogliere informazioni da strumenti esterni o dagli invii dei clienti, creare automaticamente attività, assegnarle alle persone giuste e portare avanti i tuoi progetti.
I tuoi strumenti di automazione WhatsApp assicurano che nessun cliente debba attendere, mentre ClickUp Brain garantisce che nessuna attività rimanga incompiuta.
Non c'è da stupirsi che i team possano risparmiare 1,1 giorni alla settimana, lavorare quattro volte più velocemente con Talk to Text e ridurre i costi fino all'88% semplificando i loro flussi di lavoro con ClickUp Brain MAX.
📖 Leggi anche: Vantaggi e svantaggi di WhatsApp
4. Integrazioni CRM e automazione del marketing
Se utilizzi un CRM o uno strumento di marketing per tenere traccia dei tuoi lead, è logico collegarlo alla tua attività di outreach su WhatsApp. Dopotutto, il follow-up con i clienti dovrebbe essere naturale, non come saltare da una dozzina di app diverse. È qui che le connessioni CRM e di automazione del marketing diventano fondamentali.
Questi strumenti ti consentono di effettuare la sincronizzazione delle tue campagne WhatsApp con i dati dei clienti già in tuo possesso. Che si tratti di una breve nota di ringraziamento, di una conferma d'acquisto o di un gentile sollecito su un carrello abbandonato, puoi effettuare l'automazione di tutto direttamente dal tuo CRM o dalla tua piattaforma di marketing.
Prendiamo ad esempio Zoho Marketing Automation. Ti consente di creare messaggi WhatsApp personalizzati, programmarli al momento giusto e persino impostare flussi di lavoro di automazione che rispondono alle azioni dei clienti.
📌 Esempio: supponiamo che un cliente si iscriva alla tua newsletter: Zoho può attivare automaticamente un messaggio di benvenuto su WhatsApp. Se qualcuno clicca su una promozione ma non acquista, puoi inviare un promemoria amichevole o un'offerta speciale, il tutto senza alcun lavoro richiesto.
Ciò che rende preziose queste integrazioni è l'equilibrio che raggiungono tra automazione e personalizzazione. Puoi raggruppare i contatti in base agli interessi, agli acquisti passati o al modo in cui hanno interagito con i tuoi messaggi.
5. Pianifica i messaggi WhatsApp utilizzando strumenti di automazione
Sappiamo tutti quanto sia importante il tempismo nella comunicazione con i clienti. Ma nessuno può essere online 24 ore su 24, 7 giorni su 7, per premere "invia" esattamente quando serve.
Uno scheduler WhatsApp ti consente di redigere un messaggio ora e inviarlo in un secondo momento, senza doverti ricordare o essere disponibile quando è il momento.
💡 Suggerimento professionale: durante la selezione di uno scheduler WhatsApp, cerca funzionalità quali modelli di messaggi, opzioni di personalizzazione, pianificazione in blocco, segmentazione dei contatti e analisi di base. Queste ti aiutano a inviare messaggi che sembrano personali, arrivano al momento giusto e apportano un valore reale ai tuoi clienti.
Ecco come funziona solitamente il processo di pianificazione, indipendentemente dallo strumento scelto:
- Passaggio 1: accedi al tuo strumento di pianificazione WhatsApp preferito
- Passaggio 2: scrivi il tuo messaggio o scegli un modello salvato (come un messaggio di ringraziamento o un promemoria)
- Passaggio 3: seleziona i contatti che desideri raggiungere, che possono essere singoli individui o un elenco di contatti.
- Passaggio 4: effettua l'impostazione della data e dell'ora in cui desideri che il messaggio venga inviato.
- Passaggio 5: clicca su "Pianifica" e lascia che lo strumento si occupi del resto.
La maggior parte degli strumenti di pianificazione ti consente anche di modificare il messaggio in un secondo momento o di verificarne lo stato di consegna. La parte migliore è che puoi pianificare tutte le comunicazioni di un'intera settimana in una sola volta, garantendoti tranquillità e liberando tempo per il tuo team.
👋🏾 Scopri come effettuare l'automazione dei flussi di lavoro in modo semplice. Guarda questo video:
👀 Curiosità: la parola "ciao" non era un saluto comune fino all'invenzione del telefono. Thomas Edison la rese popolare come modo per iniziare una telefonata.
Limiti e considerazioni sull'automazione dei messaggi in WhatsApp
Prima di buttarti a capofitto nell'automazione dei messaggi WhatsApp, vale la pena conoscere i limiti e le regole di base che ne derivano e prepararti alle alternative a WhatsApp:
❗️WhatsApp richiede l'esplicito consenso dell'utente prima di inviare messaggi automatici e le aziende devono indicare chiaramente quale tipo di comunicazione riceveranno gli utenti.
❗️Sia l'app WhatsApp Business che l'API hanno limiti di messaggi, con l'API che segue un sistema a livelli basato sulle prestazioni aziendali e sulla qualità dei messaggi.
❗️L'invio di troppi messaggi o di contenuti irrilevanti può triggerare i filtri antispam di WhatsApp, con il rischio di blocchi dei messaggi o addirittura della sospensione dell'account.
❗️Le risposte automatiche sono soggette a restrizioni, specialmente al di fuori della finestra di supporto clienti di 24 ore, dove sono necessari modelli di messaggi approvati.
❗️L'app aziendale offre un'integrazione limitata con CRM e strumenti, mentre l'API è più adatta per operazioni di grandi dimensioni che richiedono automazione avanzata e scalabilità.
📖 Leggi anche: Modelli gratuiti per piani di comunicazione di progetto
Perché utilizzare ClickUp per automatizzare i messaggi
Quando si pensa all'automazione della comunicazione, la maggior parte degli strumenti gestisce le chat con i clienti o gli aggiornamenti interni, ma mai entrambi.
È qui che ClickUp si distingue, consentendo la collaborazione in tempo reale tra i membri del tuo team. È il primo spazio di lavoro AI convergente che riunisce messaggistica, gestione delle attività e IA in un unico spazio di lavoro connesso. Il risultato? Riduzione della proliferazione di app e del contesto, segnando la fine dei flussi di lavoro scollegati e delle informazioni/del contesto di lavoro dispersi.
Automatizza promemoria, aggiornamenti e follow-up con ClickUp Automazioni
Per iniziare, hai a disposizione ClickUp Automazioni, che ti aiuta a inviare messaggi tempestivi in base al tuo flusso di lavoro. Hai la possibilità di impostare promemoria automatici per le scadenze imminenti o di inviare messaggi ai clienti.
Questo può essere personalizzato per app integrate di terze parti tramite ClickUp Integrations. I casi d'uso qui includono l'avviso ai revisori delle modifiche allo stato delle attività o l'invio di aggiornamenti al raggiungimento di attività cardine.
Ad esempio, se un'attività di progettazione passa alla fase "Revisione", ClickUp può inviare un messaggio alla chat del tuo team con il testo: "Progetto pronto per la revisione: controllare prima delle 17:00". Puoi anche programmare messaggi ricorrenti, come un riepilogo/riassunto settimanale per gli stakeholder o un prompt giornaliero per il standup.
📖 Leggi anche: Come redigere un formato di messaggio virtuale efficace
Avvia conversazioni proprio dove si svolge il lavoro utilizzando ClickUp Chat.
Con ClickUp Chat, il tuo team può condividere aggiornamenti, porre domande rapide e discutere attività relative ai clienti, il tutto all'interno di un'unica piattaforma. Invece di passare da uno strumento di progetto a un'app di chat, hai un unico thread in cui idee, decisioni e collegamenti alle attività rimangono insieme.
Ad esempio, i project manager possono effettuare controlli settimanali direttamente all'interno di ClickUp Chat, con ogni aggiornamento collegato alle attività pertinenti. Ancora meglio, quando qualcuno segnala un problema nella chat, puoi trasformare immediatamente quel messaggio in un'attività o passare a una chiamata tramite SyncUps.
👀 Curiosità: la prima lettera manoscritta conosciuta, risalente al 500 a.C. circa, fu inviata dalla regina persiana Atossa. Secondo quanto riferito, conteneva istruzioni per i suoi governatori, a dimostrazione del fatto che i promemoria scritti hanno governato la leadership per secoli.
Crea modelli e script riutilizzabili con ClickUp Docs e IA.
ClickUp Docs è perfetto per archiviare modelli di comunicazione. Pensa a messaggi di benvenuto, script per chatbot o domande frequenti dei clienti. Puoi redigere una bozza, perfezionarla con ClickUp Brain e aggiornarla ogni volta che è necessario.
Grazie a questa funzionalità, il team di supporto clienti può creare un documento condiviso con risposte predefinite alle domande più frequenti e aggiornarlo dopo ogni modifica al prodotto. I team di marketing possono creare modelli di annunci e utilizzare ClickUp AI per adattare il tono a diversi tipi di pubblico.
💟 Bonus: Brain MAX è il tuo compagno desktop basato sull'IA che semplifica il supporto clienti e la gestione delle richieste. Grazie alla profonda integrazione tra le tue piattaforme di email, chat e assistenza, Brain MAX ti aiuta a redigere, organizzare e inviare rapidamente le risposte alle richieste dei clienti utilizzando modelli intelligenti e suggerimenti contestualizzati.
Puoi utilizzare la funzione talk-to-text per acquisire i problemi dei clienti o dettare le risposte, e Brain MAX trascriverà e organizzerà istantaneamente i tuoi messaggi. Può anche automatizzare i follow-up, impostare promemoria per i ticket irrisolti e mantenere tutte le interazioni con i clienti collegate ai casi o ai progetti corretti. Ciò garantisce che ogni richiesta venga gestita in modo tempestivo, professionale e con un contesto completo, rendendo il supporto clienti più veloce, più facile e più affidabile.
📖 Leggi anche: I migliori strumenti di comunicazione asincrona
Il flusso delle conversazioni è migliore quando ClickUp è nel giro
Se c'è una cosa che questa guida ha chiarito, è che rimanere in contatto con i clienti e i team significa inviare i messaggi giusti al momento giusto. L'automazione di WhatsApp aiuta le aziende a fare proprio questo.
Che si tratti di promemoria di appuntamenti, follow-up o aggiornamenti rapidi, la messaggistica automatizzata mantiene il tuo marchio reattivo, affidabile e sempre presente, anche quando non sei online.
Ma dove entra in gioco ClickUp? La maggior parte degli strumenti WhatsApp si concentra sull'automazione rivolta ai clienti.
ClickUp riunisce tutto questo: conversazioni con i clienti, follow-up interni, aggiornamenti sui progetti e promemoria automatici, in un unico spazio di lavoro connesso.
Sei pronto a semplificare i tuoi flussi di lavoro, migliorare i follow-up e far risparmiare ore di lavoro al tuo team ogni settimana? Iscriviti subito a ClickUp!
Domande frequenti
WhatsApp non offre una funzionalità integrata per i messaggi automatici negli account personali. Tuttavia, se utilizzi l'app WhatsApp Business, puoi impostare messaggi di saluto e di assenza automatici per rispondere ai clienti quando non sei disponibile. Per un'automazione più avanzata, le aziende possono utilizzare l'API WhatsApp Business, che consente risposte automatiche e messaggi programmati, ma questo richiede in genere una configurazione tecnica o l'integrazione di terze parti.
La pianificazione dei messaggi WhatsApp non è supportata in modo nativo nell'app standard. Sui dispositivi Android, puoi utilizzare app di terze parti come SKEDit per pianificare i messaggi. Sugli iPhone, puoi utilizzare l'app Shortcuts per impostare promemoria per l'invio di messaggi in un momento specifico, ma dovrai inviarli manualmente. Per gli utenti aziendali, l'API WhatsApp Business consente la pianificazione dei messaggi tramite piattaforme di terze parti.
Sì, ma dipende dal tipo di account. L'app WhatsApp Business consente un'automazione di base, come i messaggi di benvenuto e di assenza. Per un'automazione più complessa, come l'invio di messaggi basati su trigger o pianificazioni, è necessaria l'API WhatsApp Business. Gli account WhatsApp personali non supportano l'automazione in modo nativo, ma alcune app di terze parti offrono funzionalità di automazione limitate.