L'approvvigionamento sta entrando sotto i riflettori. Circa il 64% dei professionisti che hanno partecipato al sondaggio Global State of Procurement afferma che la sua influenza sta crescendo all'interno delle organizzazioni.
Man mano che i team di approvvigionamento assumono un ruolo sempre più importante, devono anche affrontare nuove sfide, soprattutto quando si tratta di processi obsoleti e inefficienti.
È qui che un piano di gestione degli acquisti intelligente fa la differenza. È la tua tabella di marcia per prendere decisioni di acquisto sicure, tenere sotto controllo i costi e costruire solide partnership con i fornitori.
Con il piano giusto, potrai ridurre i rischi, migliorare l'allineamento dei fornitori e mantenere il controllo del budget. Sei pronto a portare il tuo processo di approvvigionamento a un livello superiore?
Analizziamo i passaggi chiave per creare un piano di gestione degli acquisti vincente, in modo da poter semplificare il flusso di lavoro e ottenere risultati eccezionali per i progetti.
Che cos'è un piano di gestione degli acquisti?
Un piano di gestione degli acquisti delinea il modo in cui un'organizzazione o un team di progetto si procurerà i beni e i servizi necessari da provider esterni.
Il piano è un documento strategico che delinea gli obiettivi di approvvigionamento, i fattori per la selezione dei fornitori, i processi di controllo dei contratti e le misure per evitare i rischi. Assicura che le attività di approvvigionamento siano sincronizzate con il programma del progetto, i costi e le aspettative di qualità.
Un piano di approvvigionamento efficace evita interruzioni della catena di fornitura, aumenti dei costi e problemi di conformità. Definisce chiaramente ruoli e responsabilità, garantendo un coordinamento fluido tra le parti interessate, i team di approvvigionamento e i gestori di progetto.
🧠 Curiosità: Il primo contratto di approvvigionamento su larga scala risale al 3000 a.C. circa. Prevedeva la fornitura di pietre e manodopera per la costruzione delle piramidi egizie. Il più antico contratto scritto, rinvenuto in Mesopotamia, è stato trovato su una tavoletta di argilla.
⭐ Modello in primo piano
Il modello di approvvigionamento di ClickUp aiuta a semplificare l'intero flusso di lavoro degli acquisti, dalla selezione dei fornitori al monitoraggio degli ordini. Gestisci facilmente richieste, approvazioni e budget in un unico posto per mantenere l'approvvigionamento efficiente, organizzato e pronto per gli audit.
Il ruolo della gestione degli acquisti nel project management
Nel project management, l'approvvigionamento è una forza trainante per il raggiungimento di risultati positivi.
Garantisce che i team abbiano accesso tempestivo alle risorse giuste, il tutto mantenendo sotto controllo i costi e riducendo al minimo i rischi. Stabilendo contratti chiari, impostando programmi di consegna e definendo standard di qualità fin dall'inizio, i responsabili degli acquisti gettano le basi per il corretto svolgimento dei progetti.
Una gestione efficace degli approvvigionamenti rafforza anche le relazioni con i fornitori e garantisce il rispetto dei contratti, riducendo la probabilità di ritardi o sforamenti del budget. Altrettanto importante è la trasparenza dell'intero processo, che include il monitoraggio degli ordini di acquisto, delle approvazioni e delle prestazioni dei fornitori, in modo che tutti siano informati e allineati.
In definitiva, solide pratiche di approvvigionamento sono essenziali per realizzare i progetti nei tempi previsti, nel rispetto del budget e secondo i più elevati standard.
👀 Lo sapevate? Il 21% dei responsabili delle decisioni e il 24% dei dirigenti senior desiderano che i propri team di approvvigionamento diventino più agili e resilienti alle interruzioni della catena di fornitura.
Perché è importante un piano di gestione degli acquisti?
Un piano formale evita spese inutili, ritardi e non conformità da parte dell'organizzazione. È importante per i seguenti motivi:
Convenienza economica e controllo delle spese
Un piano di approvvigionamento formulato in modo efficace aiuta le organizzazioni a ottimizzare la spesa evitando acquisti superflui e garantendo prezzi competitivi dai fornitori. Consente alle aziende di negoziare condizioni migliori, stabilire relazioni più solide con i fornitori e ridurre i costi.
📌 Immagina un team di marketing che ha bisogno di materiale per un evento. Invece di acquistare da più fornitori all'ultimo minuto, un piano di approvvigionamento li aiuta a negoziare contratti annuali con i fornitori preferiti, risparmiando tempo e denaro.
Allineamento con la strategia aziendale
Un piano di approvvigionamento garantisce che le attività di acquisto siano allineate agli obiettivi generali dell'organizzazione. Anticipando gli obiettivi di approvvigionamento, le aziende possono programmare acquisti importanti, evitare spese inutili e migliorare la pianificazione finanziaria.
📌 Consideriamo un'impresa di costruzioni che pianifica più progetti nel corso dell'anno. Con un piano di approvvigionamento, il team addetto agli acquisti può allineare gli acquisti di materiali sfusi alle sequenze dei progetti, garantendo sconti ed evitando esaurimenti delle scorte.
Migliore gestione dei fornitori
Un piano di gestione degli acquisti garantisce che esistano criteri chiari per la selezione dei fornitori, in base ai quali le aziende hanno la certezza di trattare con venditori affidabili. Grazie a buone relazioni con i fornitori, le aziende possono negoziare condizioni contrattuali vantaggiose, migliorare la qualità dei servizi ed evitare i rischi associati all'utilizzo di fornitori con prestazioni scadenti.
📌 Immagine un'azienda di vendita al dettaglio che valuta annualmente i fornitori attraverso schede di valutazione basate sui tempi di consegna e sulla qualità. Un solido piano di approvvigionamento consente loro di sostituire i fornitori con prestazioni insufficienti prima che la soddisfazione dei clienti diminuisca.
Conformità normativa e politica
Le organizzazioni devono rispettare le politiche interne e la legislazione esterna quando effettuano acquisti. Un piano formale di project management garantisce che tutti gli acquisti siano conformi, evitando problemi legali, multe o perdita di reputazione a causa della non conformità.
📌 Un'azienda sanitaria, ad esempio, deve garantire che tutti gli acquisti di apparecchiature mediche siano conformi alle normative governative. Un piano di approvvigionamento integra i controlli di conformità in ogni decisione di acquisto, riducendo i rischi legali.
Mitigazione dei rischi e pianificazione di emergenza
L'approvvigionamento è rischioso in caso di inadempienza dei fornitori, fluttuazioni dei prezzi e problemi di qualità. Un piano di gestione degli acquisti include processi di gestione dei rischi, quali valutazione, pianificazione di emergenza e approvvigionamento alternativo, per ridurre al minimo le interruzioni delle operazioni.
📌 Immaginate un'azienda manifatturiera che acquista componenti chiave dall'estero. Quando si verificano ritardi nelle spedizioni, un fornitore di backup elencato nel piano di approvvigionamento garantisce che le linee di produzione continuino a funzionare senza perdite significative.
Ottimizzazione dei tempi e delle risorse
Senza un processo documentato, le attività di approvvigionamento sono soggette a inefficienze e sprechi. Con un piano accurato, le organizzazioni possono ridurre i costi amministrativi e concentrarsi sulle operazioni aziendali critiche invece di ripetere i processi di approvvigionamento.
📌 Pensa a un'azienda SaaS in rapida crescita che sta acquisendo più fornitori per la sottoscrizione di software. Un processo di approvvigionamento semplificato riduce le pratiche burocratiche e la confusione dei fornitori, consentendo ai dipendenti di concentrarsi sul miglioramento dei prodotti piuttosto che sull'ottenimento delle approvazioni.
👀 Lo sapevate? A causa delle continue interruzioni della catena di fornitura, dei rapidi cambiamenti tecnologici e della necessità di processi più fluidi, il 47% dei responsabili della catena di fornitura deve affrontare inefficienze operative.
Componenti chiave di un piano di gestione degli acquisti
Un piano di gestione degli acquisti ha tre componenti chiave:
| Componente | Cosa significa |
| Strategia di approvvigionamento | ✅ Delinea la direzione generale per l'acquisizione di beni e servizi ✅ Stabilisce cosa deve essere acquistato, quando e i limiti di budget ✅ Assicura che gli acquisti siano in linea con gli obiettivi dell'organizzazione, ottimizzando al contempo costi ed efficienza |
| Processo di approvvigionamento | ✅ Descrive le procedure sequenziali per l'approvvigionamento di beni e servizi: identificazione delle esigenze, selezione dei fornitori, negoziazione dei contratti e gestione delle operazioni ✅ Garantisce l'efficacia dei costi e la puntualità delle consegne |
| Piano di controllo degli acquisti | ✅ Formula un processo per valutare l'attività di approvvigionamento ✅ Si concentra sul contenimento dei costi, sul controllo della qualità e sulla garanzia della conformità alle politiche e alle leggi ✅ Mantiene gli acquisti entro il budget, fornendo assistenza agli obiettivi organizzativi |
Oltre a questi tre, altri componenti includono:
| Componenti aggiuntivi | Perché sono importanti |
| Obiettivi e finalità dell'approvvigionamento | Obiettivi chiaramente definiti fanno avanzare il processo di approvvigionamento |
| Identificazione e coinvolgimento degli stakeholder | Una pianificazione efficace degli acquisti richiede la partecipazione dei principali stakeholder, quali responsabili di reparto, responsabili dei contratti e utenti finali |
| Analisi di mercato e selezione dei fornitori | Un piano di approvvigionamento solido include una ricerca di mercato completa per identificare i fornitori migliori. Il prezzo, il lead time di consegna e le prestazioni dei fornitori sono parametri chiave per prendere decisioni di acquisto intelligenti. |
| Considerazioni relative al budget e ai costi | Il piano di approvvigionamento dovrebbe includere tutte le spese di acquisto: costi diretti, tasse, logistica e installazione. Il monitoraggio delle spese tramite un software di approvvigionamento aiuta le organizzazioni a rispettare il budget e a evitare spese eccessive. |
| Valutazione e mitigazione dei rischi | L'approvvigionamento comporta rischi quali ritardi dei fornitori o problemi di qualità. Un buon piano include valutazioni dei rischi e strategie di mitigazione, come l'identificazione di fornitori alternativi o l'implementazione di misure di emergenza per ridurre le interruzioni. |
| Programma e sequenza degli acquisti | Una sequenza formalizzata garantisce che le attività di approvvigionamento siano allineate con i programmi di progetto. Include attività cardine quali la selezione dei fornitori, la firma dei contratti e i programmi di consegna per mantenere i processi in linea con gli obiettivi. |
| Amministrazione e gestione dei contratti | Una solida amministrazione dei contratti garantisce che i fornitori rispettino i termini concordati, facilita le negoziazioni, assicura la conformità e gestisce le modifiche contrattuali. Ciò salvaguarda gli interessi dell'organizzazione e migliora le relazioni con i fornitori. |
| Misurazione e valutazione delle prestazioni | Il monitoraggio delle prestazioni di approvvigionamento attraverso indicatori chiave di prestazione ( KPI ) consente di misurare l'affidabilità, i costi e l'efficienza dei fornitori. Controlli regolari aiutano le organizzazioni a razionalizzare la loro strategia di approvvigionamento e a migliorare le prestazioni. |
💡 Suggerimento: I team di approvvigionamento e i fornitori devono collaborare strettamente per modernizzare le operazioni. Scalando intenzionalmente le partnership, possono adeguarsi al ruolo sempre più ampio dell'approvvigionamento all'interno dell'organizzazione.
Guida passo passo: Creazione di un piano di gestione degli acquisti
Il giusto piano di gestione degli acquisti può consentire a un'organizzazione di acquistare beni e servizi adeguati al miglior valore possibile, ottenendo al contempo efficienza, conformità e risparmi. Di seguito è riportato un processo dettagliato per lo sviluppo di un piano di approvvigionamento chiaro.
1. Definire gli obiettivi di approvvigionamento
Il primo passaggio nella pianificazione degli acquisti è creare obiettivi espliciti che corrispondano a quelli definiti negli obiettivi aziendali. Le organizzazioni devono sapere chiaramente cosa vogliono acquistare, perché e cosa si aspettano dall'acquisto.
2. Sviluppa strategie di approvvigionamento e budget
Un piano di approvvigionamento di esito positivo spiegherà come un'organizzazione acquisirà beni e servizi nel modo più conveniente e affidabile possibile. I passaggi includono:
- Identificare gli acquisti globali o nazionali, i contratti a breve e lungo termine o la produzione interna rispetto all'approvvigionamento da terzi
- Approfondisci la storia degli acquisti per scoprire eventuali opportunità di riduzione dei costi
- Impostazione di limiti di spesa per evitare spese eccessive e assegnazione dei fondi in base alla priorità delle spese
3. Richiesta di offerte/proposte (preventivi) ai fornitori
Dopo aver identificato i requisiti e le strategie di approvvigionamento, è necessario comprendere i potenziali fornitori e le attività di invito a presentare offerte. Si tratta di richieste di proposte ( RFP ) o richieste di preventivi ( RFQ ) per sollecitare offerte competitive. Queste devono contenere:
- Definizioni chiare dei beni o servizi richiesti
- I tempi di consegna e gli standard di servizio sono anticipati
- Criteri di valutazione dei fornitori
4. Confronta le offerte e scegli i fornitori
Una volta ricevute le offerte, le aziende devono confrontare i fornitori in base a parametri definiti per la valutazione. Un processo di valutazione efficace dovrebbe tenere conto dei seguenti aspetti:
- Costo vs. valore: Confronto dei costi in relazione ai vantaggi a lungo termine
- Garanzia di qualità: Convalida delle prestazioni passate, referenze dei clienti e conformità agli standard di settore
- Affidabilità: Garanzia che i fornitori siano in grado di soddisfare requisiti aziendali variabili mantenendo i livelli di servizio
- Condizioni contrattuali: Garanzia, politica di restituzione e condizioni di assistenza post-vendita
I fornitori selezionati possono essere oggetto di ulteriori negoziazioni prima della stipula del contratto, al fine di ottenere le condizioni migliori.
5. Gestisci il processo di approvvigionamento e chiudilo
Una volta selezionato un fornitore, le organizzazioni devono monitorare l'efficienza delle consegne e garantire la conformità e il controllo della qualità. Di seguito sono riportate le principali attività di questa fase:
- Traccia gli ordini: Monitoraggio delle consegne per determinare l'adempimento tempestivo
- Controllo qualità: Ispezione dei materiali ricevuti per garantire la conformità alle specifiche
- Risoluzione dei problemi: avvio di azioni tempestive per risolvere discrepanze o problemi relativi ai fornitori
- Elaborazione dei pagamenti: Garantire che tutti i pagamenti siano elaborati secondo i requisiti contrattuali
- Reportistica finale e valutazione: Valutazione delle prestazioni dei fornitori per scopi futuri e chiusura formale dei contratti di approvvigionamento
👀 Lo sapevate? Una riduzione del 10% dei costi dei fornitori può aumentare l'EBITDA del 32% per le aziende Fortune 500 e del 27% per le aziende FTSE 350, consentendo di usufruire di importanti vantaggi in termini di redditività.
I migliori strumenti per la pianificazione della gestione degli acquisti
Gli strumenti giusti possono garantire efficienza negli acquisti, risparmi sui costi e rispetto delle politiche aziendali. I moderni software di approvvigionamento e le soluzioni di project management aiutano a semplificare i processi, automatizzare le attività e offrire visibilità sulle spese. Di seguito è riportato un elenco di alcuni dei migliori strumenti di gestione della pianificazione degli acquisti:
Software per gli acquisti
Con un software di approvvigionamento, le aziende possono gestire le relazioni con i fornitori monitorando l'attività di acquisto e automatizzando l'approvvigionamento. Alcune delle soluzioni più note includono:
SAP Ariba
Una soluzione di approvvigionamento basata su cloud per semplificare il sourcing, la gestione dei contratti e la collaborazione con i fornitori. Aiuta le organizzazioni a ottenere condizioni migliori e ottimizzare la spesa con visibilità in tempo reale sulle attività di approvvigionamento.
Oracle Procurement Cloud
Una soluzione eccellente che automatizza gli acquisti, la qualificazione dei fornitori e la stipula dei contratti. Assicura la conformità alla politica di approvvigionamento e semplifica gli acquisti.
Coupa
Una soluzione completa per la gestione delle spese, dei rischi dei fornitori e dei flussi di lavoro di approvazione automatica. Coupa si integra con i sistemi finanziari per il monitoraggio in tempo reale del budget e il controllo dei costi.
🧠 Curiosità: I responsabili degli acquisti non si limitano a ordinare elementi, ma negoziano contratti, garantiscono la qualità e analizzano le prestazioni dei fornitori. Sono spesso considerati gli eroi non celebrati del mondo aziendale, in grado di bilanciare la gestione dei costi con la garanzia della qualità
Gestione dei progetti e dei contratti: ClickUp
ClickUp, l'app che fa tutto per il lavoro, riunisce tutte le sequenze, le attività e i contratti in un'unica area di lavoro unificata. Dalla stesura dei contratti al monitoraggio dei risultati e delle approvazioni, ClickUp ti aiuta a rispettare le scadenze, controllare i costi e gestire la responsabilità dei fornitori, in ogni passaggio.
Il software CRM di ClickUp per i responsabili degli acquisti fornisce ai responsabili degli acquisti un'unica fonte di verità per gestire ogni aspetto del ciclo di vita dei fornitori.
Dimentica i fogli di calcolo sparsi e le catene di email. ClickUp CRM conserva tutti i dati dei fornitori, come contatti, termini contrattuali, cronologia delle prestazioni e documenti, in un unico posto, così il tuo team sa sempre dove cercare e cosa fare dopo.
Può aiutarti a:
- Crea, approva e monitora gli ordini di acquisto più rapidamente
- Imposta trigger di approvazione personalizzati, tagga i membri del team pertinenti e aggiorna automaticamente lo stato degli ordini
- Monitorate la spesa in tempo reale con dashboard live
- Imposta soglie di budget, segnala automaticamente i superamenti e tieni aggiornato il tuo team finanziario senza bisogno di altri strumenti
- Utilizza dashboard predefinite per monitorare i tempi di consegna, i problemi di qualità e le prestazioni complessive dei fornitori
- Collega i tuoi sistemi di inventario a ClickUp per monitorare i livelli delle scorte e triggerare automaticamente i riordini
In generale, ClickUp si connette con i tuoi strumenti di approvvigionamento, ERP e app di comunicazione preferiti per garantire il funzionamento ininterrotto dei tuoi flussi di lavoro.
David U condivide la sua esperienza:
L'aspetto che preferisco di ClickUp è la sua personalizzazione. È possibile personalizzare tutto (viste, stati, campi, automazioni) per adattarlo perfettamente al proprio flusso di lavoro. È il sistema che si adatta a te, non il contrario.
L'aspetto che preferisco di ClickUp è la sua personalizzazione. È possibile personalizzare tutto (viste, stati, campi, automazioni) per adattarlo perfettamente al proprio flusso di lavoro. È il sistema che si adatta a te, non il contrario.
Accelerare le approvazioni degli acquisti e gli aggiornamenti dei fornitori utilizzando l'automazione
Le automazioni di ClickUp eliminano le attività manuali, garantendo un processo di approvvigionamento più efficiente. Con oltre 100 opzioni di automazione, i team di approvvigionamento possono automatizzare attività di routine quali:
- Assegnazione delle attività di approvvigionamento in base a trigger specifici
- Aggiornamento automatico dello stato delle attività al completamento del pagamento o alla consegna dei materiali
- Invio di notifiche per approvazioni o modifiche
Queste automazioni riducono il rischio di errore umano e liberano tempo prezioso per il processo decisionale strategico. Con regole di automazione personalizzate, i team possono adattare i flussi di lavoro alle loro specifiche esigenze di approvvigionamento, aumentando la produttività e la coerenza tra i progetti
Condividi file, monitora i risultati e comunica istantaneamente con i fornitori
Una comunicazione efficace è fondamentale nell'approvvigionamento. ClickUp offre una suite di strumenti di collaborazione che facilitano l'interazione tra i team di approvvigionamento e i fornitori:
Crea spazi dedicati per ogni fornitore per centralizzare la comunicazione e la documentazione. Utilizza la chat in tempo reale in ClickUp per inviare messaggi istantanei e risolvere rapidamente i problemi, migliorando anche le relazioni con i fornitori.
Collaborate su contratti, proposte e altri documenti essenziali tramite ClickUp Docs all'interno della piattaforma utilizzando la condivisione dei documenti. Queste funzionalità/funzioni garantiscono che tutte le parti interessate siano allineate, riducendo i malintesi e favorendo relazioni più solide con i fornitori.
Prevenire i ritardi con il monitoraggio in tempo reale delle attività cardine
Il monitoraggio dello stato di avanzamento è fondamentale per garantire il rispetto delle scadenze dei progetti di approvvigionamento. Le funzionalità di monitoraggio delle attività cardine di ClickUp offrono una chiara visibilità sulle sequenze dei progetti.
Definisci le fasi chiave dell'approvvigionamento come attività cardine per monitorarne lo stato. Visualizza l'intera sequenza dell'approvvigionamento utilizzando grafici Gantt, identifica le dipendenze e modifica le pianificazioni secondo necessità. Evitare i ritardi è fondamentale per controllare i costi di approvvigionamento.
Utilizza segnali visivi per valutare lo stato di completamento di ciascuna attività cardine. Questi strumenti consentono ai responsabili degli acquisti di affrontare in modo proattivo i potenziali ritardi e garantire la consegna puntuale di beni e servizi
Modello di gestione degli acquisti ClickUp
Il modello di gestione degli acquisti di ClickUp è progettato per fornire un quadro completo per la gestione dei processi di approvvigionamento dall'avvio al completamento. Le funzionalità/funzioni chiave del modello includono:
- Stati personalizzati: monitora lo stato di avanzamento delle attività di approvvigionamento con stati quali "Aperto", "In corso", "Chiarimenti necessari" e "Completato", garantendo una chiara visibilità di ogni fase del processo
- Campi personalizzati: acquisisci informazioni essenziali quali i dettagli di contatto dei fornitori, lo stato di approvazione degli acquisti e le informazioni sul richiedente, garantendo che tutti i dati rilevanti siano facilmente accessibili
- Viste personalizzate: Utilizza varie viste come Elenco, Bacheca e Calendario per organizzare e visualizzare le attività di approvvigionamento in base alle preferenze del team e ai requisiti del progetto
- Monitoraggio delle spese e dei risparmi: monitorate le spese di approvvigionamento e identificate le opportunità di risparmio sui costi, facilitando la gestione del budget e la pianificazione finanziaria
- Categorizzazione dei fornitori: Classificate i fornitori in base ai livelli e ai livelli di rischio per stabilire le priorità degli impegni e gestire efficacemente le relazioni con i fornitori
Superare le sfide nella gestione degli acquisti
La gestione degli acquisti coinvolge molti elementi, tra cui la selezione dei fornitori, il controllo del budget di approvvigionamento, la conformità e la gestione dei rischi. Un'interruzione in qualsiasi punto del flusso di approvvigionamento può portare a inefficienze che causano insufficienze di budget o rischi legati a fornitori inadeguati.
Queste sfide nell'ambito degli acquisti richiedono una gestione strategica end-to-end, un uso appropriato della tecnologia e una forte collaborazione tra le parti interessate.
1. Gestione dei rischi e delle prestazioni dei fornitori
I fornitori sono fondamentali per il successo dell'approvvigionamento di un'organizzazione. Tuttavia, esistono rischi associati, come il mancato raggiungimento della qualità prevista, ritardi nella consegna o una posizione finanziaria instabile, che a loro volta possono influire sulle operazioni. I rischi possono essere facilmente controllati attraverso:
- Valutare in modo completo i fornitori prima di inserirli nel proprio portafoglio
- Impostazione di misure di rendimento (KPI) per qualità, scadenze e livelli di servizio con monitoraggio attivo
- Diversificare e gestire i fornitori per evitare di dipendere da un'unica fonte di approvvigionamento, in modo da garantire opzioni di backup
- Audit regolari dei fornitori e canali di comunicazione chiari consentono di sviluppare relazioni solide e affidabili con i fornitori
2. Mantenere i costi sotto controllo e nel rispetto del budget
Il superamento dei costi è un problema comune nell'approvvigionamento, soprattutto quando si verificano costi imprevisti o il fornitore aumenta il prezzo. Per mantenere una buona disciplina fiscale, è sempre necessario:
- Utilizza le previsioni in tempo reale relative a spese e budget
- Negozia con i fornitori per stipulare contratti a lungo termine che fissino i prezzi
- Utilizza strumenti di inventario per monitorare e tenere traccia delle scorte e garantire una produzione senza intoppi
- Il software di approvvigionamento dovrebbe approvare automaticamente i costi, ma la spesa deve rientrare nei limiti del budget
3. Garantire la conformità alle norme e alle politiche
I processi di approvvigionamento devono rispettare numerose politiche interne, normative di settore e requisiti legali. La mancata conformità può comportare sanzioni, costringendo l'organizzazione a far fronte a danni alla reputazione o controversie contrattuali. Per evitare queste situazioni, è importante:
- Per rimanere al passo con le modifiche normative relative al processo di approvvigionamento
- Controllo automatico della conformità all'interno del software relativo agli acquisti
- Istruisci i team addetti agli acquisti sulle pratiche legali ed etiche in materia di acquisti
4. Affrontare le interruzioni della catena di approvvigionamento
Eventi imprevisti, come interruzioni globali della catena di approvvigionamento, carenza di materie prime o ritardi nei trasporti, possono rallentare i processi di approvvigionamento di un'organizzazione. Lo sviluppo della resilienza può richiedere:
- Sviluppo di piani di emergenza, come una rete di fornitori alternativi
- Garantire la pianificazione dell'inventario con scorte di riserva per i materiali critici
- Identifica i potenziali rischi prima che si aggravino grazie a un'analisi intelligente in futuro
5. Maggiore efficienza negli acquisti e maggiore visibilità
I processi manuali nell'ambito degli acquisti possono facilmente portare a inefficienze, errori e mancanza di visibilità nella spesa. Per migliorare le operazioni di approvvigionamento:
- Tutti i flussi di lavoro dovrebbero essere automatizzati attraverso l'uso di un software di gestione degli acquisti
- Semplifica le operazioni per un monitoraggio agevole, la centralizzazione dei fornitori e dei dati contrattuali
- Standardizza le procedure di approvvigionamento per ridurre le incongruenze
6. Coinvolgere le parti interessate
I vari reparti coinvolti nel lavoro richiesto dall'approvvigionamento includono i team finanziari, operativi e legali. Il disallineamento dei vari stakeholder interessati può rallentare le operazioni o causare comunicazioni errate all'interno dell'azienda. Per garantire la collaborazione:
- Definisci chiaramente i ruoli e le responsabilità applicabili all'approvvigionamento
- Utilizza piattaforme di approvvigionamento centralizzate per una visibilità condivisa
- È necessario tenere riunioni interfunzionali regolari per armonizzare gli obiettivi di approvvigionamento con gli obiettivi aziendali
7. Utilizzo della tecnologia
Il settore degli acquisti sta cambiando rapidamente a causa dei progressi nell'IA, nell'automazione e nell'analisi dei dati. Le aziende che non si adattano avranno sicuramente problemi di inefficienza. Per rimanere competitivi:
- Investi in strumenti di approvvigionamento digitale per un processo decisionale basato sui dati
- Sfrutta l'IA utilizzando un software di analisi degli acquisti per la previsione della domanda e la valutazione dei fornitori.
- Formare i team di approvvigionamento sulle tecnologie emergenti in materia di approvvigionamento
💡 Suggerimento: crea dashboard personalizzati in ClickUp per visualizzare le metriche di approvvigionamento. Monitora i KPI chiave, inclusi i tempi di consegna e la qualità, per prendere decisioni informate e ottimizzare la tua strategia di approvvigionamento.
Gestione degli acquisti perfetta con il software giusto
Un approvvigionamento intelligente è la colonna portante dei progetti di successo, che mantiene tutto in carreggiata e nel rispetto del budget. Affidarsi a processi frammentati e ad hoc può portare a inefficienze, rischi di non conformità e costosi ritardi. È qui che ClickUp fa la differenza.
Non è solo un altro strumento di project management: è la tua piattaforma all-in-one per un approvvigionamento semplificato, conforme e basato sui dati. Con ClickUp, puoi centralizzare ogni passaggio del processo di approvvigionamento, collaborare senza soluzione di continuità con le parti interessate e ottenere visibilità in tempo reale su budget, sequenze e prestazioni dei fornitori.
Assumi il controllo della tua strategia di approvvigionamento e ottieni risultati migliori in meno tempo. Inizia oggi stesso con ClickUp gratis!
Domande frequenti
Quali sono i 5 componenti di un piano di gestione degli acquisti?
Un piano di gestione degli acquisti include in genere diversi componenti chiave per garantire un processo fluido ed efficace. In primo luogo, delinea gli obiettivi e gli obiettivi di approvvigionamento, chiarendo ciò che l'organizzazione intende raggiungere. Identifica e coinvolge inoltre le parti interessate, assicurando che tutti i soggetti coinvolti comprendano i propri ruoli e responsabilità. Vengono stabiliti criteri di selezione dei fornitori per guidare la valutazione e la scelta dei venditori. Il piano definisce un programma e una sequenza di approvvigionamento, mappando le attività cardine e le scadenze importanti. Infine, include una valutazione dei rischi e una strategia di mitigazione per anticipare potenziali sfide e delineare i passaggi per affrontarle.
Cosa fa un piano di gestione degli acquisti?
Un piano di gestione degli approvvigionamenti funge da roadmap per l'acquisizione dei beni e dei servizi necessari per completare con esito positivo un progetto. Definisce le modalità di gestione delle attività di approvvigionamento, dalla pianificazione e selezione dei fornitori all'amministrazione dei contratti e al monitoraggio delle prestazioni. Fornendo struttura e chiarezza, il piano contribuisce a garantire che gli acquisti siano effettuati in modo efficiente, economico e in linea con gli obiettivi del progetto. Contribuisce inoltre a ridurre al minimo i rischi, a semplificare la comunicazione e a mantenere il progetto sulla strada giusta.
Cosa includere in un piano di approvvigionamento?
Un piano di approvvigionamento completo dovrebbe coprire tutti gli aspetti del processo di acquisto. Ciò include gli obiettivi e l'ambito del progetto, nonché i ruoli e le responsabilità dei principali stakeholder. Dovrebbe descrivere in dettaglio il processo di analisi di mercato e selezione dei fornitori, delineare il budget e le considerazioni sui costi e fornire un programma di approvvigionamento chiaro. Il piano deve inoltre affrontare le strategie di gestione dei rischi, le procedure di amministrazione dei contratti e i metodi di misurazione e valutazione delle prestazioni di approvvigionamento. L'inclusione di questi elementi garantisce che il processo di approvvigionamento sia trasparente, responsabile e in linea con gli obiettivi dell'organizzazione.
Quali sono i 7 passaggi del processo di approvvigionamento?
Il processo di approvvigionamento segue generalmente sette passaggi chiave. Inizia con l'identificazione delle esigenze dell'organizzazione e la specificazione dei requisiti per i beni o i servizi. Successivamente, vengono individuati e valutati i potenziali fornitori attraverso un processo di gara o di proposta. Una volta ricevute le offerte, queste vengono valutate e il fornitore migliore viene selezionato attraverso la negoziazione e l'aggiudicazione del contratto. Il contratto viene quindi gestito per garantire la consegna puntuale e il rispetto dei termini concordati. Infine, il processo si conclude con la valutazione delle prestazioni del fornitore, la documentazione delle lezioni apprese e la chiusura formale dell'approvvigionamento. Questo approccio strutturato aiuta le organizzazioni a ottenere risparmi sui costi, mantenere la qualità e ridurre i rischi durante tutto il ciclo di vita dell'approvvigionamento.