Ti sembra di passare troppo tempo a inviare gli stessi aggiornamenti su Slack?
Se sei un project manager, un team leader, un professionista delle operazioni o un marketer, sai bene quanto velocemente i messaggi Slack manuali possono consumare la tua giornata.
Buone notizie: automatizzare i messaggi Slack non solo è possibile, ma è anche sorprendentemente facile.
Che tu voglia programmare promemoria, inviare aggiornamenti ricorrenti o connettere Slack ai tuoi strumenti preferiti (come ClickUp!), questa guida ti illustrerà tutte le opzioni disponibili.
Rendiamo la tua vita digitale molto più semplice con alcuni trucchi di Slack.
🌟 Modello in primo piano
Hai bisogno di un modo migliore per organizzare le chat del tuo team? Il modello di messaggi istantanei ClickUp è quello che fa per te! Raggruppa tutti i messaggi istantanei relativi al lavoro in un unico posto ordinato, così non perderai mai di vista le conversazioni importanti (o quei messaggi casuali del tipo "Hai un secondo?").
Con stati e campi personalizzati, puoi facilmente vedere cosa richiede attenzione, dare priorità alle risposte e mantenere il tuo team sincronizzato, senza caos. È perfetto per chiunque desideri risposte più rapide e un lavoro di squadra più fluido, tutto in un unico posto.
Modalità integrate per automatizzare i messaggi Slack
Prima di tuffarti a capofitto in integrazioni fantasiose o alternative a Slack, diamo un'occhiata a ciò che Slack può fare in modo nativo all'interno dell'applicazione.
1. Pianifica i messaggi in Slack
Hai mai scritto un messaggio a mezzanotte ma non volevi disturbare il tuo team fino al mattino? La pianificazione integrata di Slack ti consente di scrivere ora e inviare più tardi.
Come fare:
- Digita il tuo messaggio in qualsiasi canale Slack o DM
- Clicca sulla piccola freccia accanto al pulsante di invio
- Scegli la data e l'ora
- Terminato! Slack consegnerà il tuo messaggio al momento perfetto
🌻 Perfetto per: annunci, promemoria o qualsiasi cosa tu voglia inviare al momento giusto. L'importante è mantenere un buon galateo su Slack, gente!
⚡️ Archivio modelli: 15 modelli gratuiti di piani di comunicazione per progetti: Excel, Word e ClickUp
2. Usa Slackbot per semplici automazioni
Slackbot è come un assistente personale all'interno di Slack. Puoi impostare risposte personalizzate a parole chiave o frasi.
Esempio:
Digita "aiutami a ricordare la password WiFi" e Slackbot ti risponderà con le informazioni che hai impostato.
Come configurarlo:
- Vai alle impostazioni dell'area di lavoro
- Trova " Personalizza Slackbot "
- Aggiungi i tuoi trigger e le tue risposte
🌻 Ideale per: Comunicazioni asincrone, come FAQ, onboarding o informazioni rapide richieste continuamente dal tuo team.
💡 Barra laterale: cos'è l'IA di Slack?
L'IA di Slack è come il tuo assistente personale in Slack: può riepilogare/riassumere rapidamente lunghi thread, evidenziare elementi su cui intervenire e aiutarti a trovare esattamente ciò che stai cercando con una ricerca più intelligente.
Sebbene sia ottimo per organizzare le informazioni, Slack AI non automatizza effettivamente l'invio dei messaggi o l'esecuzione dei flussi di lavoro. Per una vera automazione, ti consigliamo di utilizzare Workflow Builder, strumenti di terze parti o ClickUp.
3. Imposta promemoria ricorrenti con /remind
Hai bisogno di dare una spinta al tuo team ogni Monday? Il comando /remind di Slack è quello che fa per te.
Come utilizzarlo:
- Digita /remind [@qualcuno o #canale] [cosa] [quando]
- Esempio: /remind #marketing StandUp alle 10:00 tutti i giorni feriali
Slack si occuperà del resto: non avrai più bisogno di post-it.
🌻Funziona bene per: inviare file, completare revisioni o attività in tempo, o anche rispondere ai messaggi entro un determinato periodo di tempo.
➡️ Per saperne di più: Come organizzare i canali Slack al lavoro
Automazione avanzata dei messaggi Slack con strumenti
Hai bisogno di più munizioni per i tuoi flussi di lavoro avanzati? Passiamo al livello due delle automazioni di Slack.
Questi strumenti ti consentono di automatizzare i messaggi Slack in base a trigger, flussi di lavoro e integrazioni.
1. Usa l'integrazione ClickUp + Slack
Se utilizzi già ClickUp per gestire i progetti, l'integrazione ClickUp + Slack è una vera rivoluzione.
Cosa puoi fare:
- Ricevi aggiornamenti automatici su Slack quando le attività vengono create, aggiornate o completate in ClickUp
- Crea attività di ClickUp direttamente dai messaggi di Slack (non dovrai più passare da una scheda all'altra!)
- Gestisci e aggiorna le attività direttamente da Slack: assegna, commenta o modifica lo stato senza uscire dalla chat
Come configurarlo:
- In ClickUp, vai su "Integrazioni" e seleziona Slack
- Segui i prompt per connettere la tua area di lavoro
- Personalizza le notifiche e le azioni che desideri
Ora la comunicazione del tuo team rimane efficiente, senza che tu debba muovere un dito.
💟 Bonus: aggiungi un po' di divertimento alla tua area di lavoro Slack con le risposte personalizzate di Slackbot! Puoi fare in modo che Slackbot risponda con battute, meme o riferimenti interni quando qualcuno digita una determinata frase, ad esempio rispondendo a "Ho bisogno di motivazione" con "Ce la puoi fare! 💪🔥". È un ottimo modo per mantenere alto il morale del team e dare un tocco di personalità alle chat quotidiane.
2. Utilizza strumenti per il flusso di lavoro come Zapier o Make
Vuoi connettere Slack con centinaia di altre app? Zapier e Make (precedentemente Integromat) sono i tuoi migliori amici.
Esempi:
- Invia automaticamente un messaggio Slack quando un nuovo lead viene aggiunto al tuo CRM
- Pubblica un riepilogo/riassunto giornaliero da Fogli Google su un canale Slack
- Avvisa il tuo team su Slack quando viene inviato un modulo
Come iniziare:
- Iscriviti a Zapier o Make
- Scegli Slack come app di azione
- Imposta il tuo trigger (ad esempio "nuova attività in ClickUp" o "nuova riga in Fogli Google")
- Personalizza i tuoi messaggi e i tuoi canali
📮ClickUp Insight: il 92% dei lavoratori utilizza metodi incoerenti per monitorare gli elementi in azione, con il risultato di decisioni mancate e ritardi nell'esecuzione.
Che tu stia inviando note di follow-up o utilizzando fogli di calcolo, il processo è spesso frammentato e inefficiente. La soluzione di gestione delle attività di ClickUp garantisce una conversione perfetta delle conversazioni in attività, in modo che il tuo team possa agire rapidamente e rimanere allineato.
3. Usa i flussi di lavoro di Slack (il generatore nativo di Slack)
Il Workflow Builder di Slack ti consente di automatizzare processi in più passaggi, direttamente all'interno di Slack. La parte migliore? I modelli pronti all'uso eseguono il flusso di lavoro dall'inizio alla fine.
Cosa puoi automatizzare:
- Messaggi di benvenuto per i nuovi membri del canale
- Promemoria giornalieri StandUp
- Raccogliere feedback o richieste tramite moduli
Come utilizzarlo:
- Clicca sul nome della tua area di lavoro > Strumenti > Generatore di flussi di lavoro
- Scegli un modello o inizia da zero
- Imposta trigger, azioni e messaggi
➡️ Per saperne di più: Slack vs. ClickUp: quale strumento di comunicazione per team è il migliore?
Casi d'uso per l'automazione dei messaggi Slack
Ora passiamo alle cose interessanti. Se gestisci un team, sai bene quanto sia fastidioso ripetere sempre le stesse cose. Ecco come i team reali utilizzano le automazioni di Slack per risparmiare tempo e nervi:
- Ehi, è ora dello standup!" - senza dover ripetere sempre la stessa cosa: automatizza i promemoria giornalieri dello standup in modo che il tuo team riceva un gentile promemoria alle 10:00 in punto, anche se sei bloccato nel traffico o impegnato in un'altra chiamata
- Celebrazioni istantanee delle attività cardine dei progetti: quando il tuo team rilascia una funzionalità o raggiunge un traguardo commerciale, è possibile visualizzare un messaggio Slack automatico in #wins, taggando tutte le persone coinvolte. Non ci saranno più momenti del tipo "Qualcuno l'ha detto al team?
- Onboarding personalizzato (ma non manuale): È arrivato un nuovo dipendente? Invia un messaggio di benvenuto con link a documenti di onboarding, video introduttivi e persino un messaggio diretto "Incontra il tuo collega", così ogni nuovo membro del team si sentirà ben accolto, anche se sei in vacanza
- Conto alla rovescia per le scadenze che vengono effettivamente notate: invece di aggiornare silenziosamente un foglio di calcolo, imposta un avviso automatico su Slack che dice "Ehi, il rapporto del terzo trimestre deve essere consegnato tra 2 giorni, hai bisogno di qualcosa?" nel canale giusto, al momento giusto
- Gestisci i ticket di assistenza senza caos: quando arriva un ticket di assistenza con priorità elevata, Slack avvisa automaticamente le persone giuste (non tutta l'azienda) in modo che nulla sfugga
- Check-in ricorrenti che non sembrano automatizzati: automatizza un sondaggio settimanale "Come va il carico di lavoro?" su Slack, così potrai individuare il burnout prima che si verifichi
La regola d'oro? Se ti è mai capitato di pensare "Ma non l'ho detto ieri?", probabilmente è ora di automatizzare.
➡️ Per saperne di più: Che cos'è la collaborazione in tempo reale e quali vantaggi offre al tuo team?
Limiti dell'utilizzo di Slack per la comunicazione
Slack è un vero salvavita per chattare velocemente e scambiarsi GIF, ma il project management in Slack presenta alcune peculiarità che possono farti impazzire:
- Le cose importanti si perdono nello scorrimento: pubblichi un aggiornamento critico, ma quando il tuo team controlla Slack, è sepolto sotto meme, piani per il pranzo e una dozzina di "domande veloci". Buona fortuna a trovarlo più tardi
- È possibile pianificare un messaggio, ma non una conversazione: Hai bisogno di inviare una sequenza di promemoria o di avvisare qualcuno solo se un'attività non è stata completata? Gli strumenti integrati di Slack non sono in grado di gestire questo tipo di logica: dovrai farlo manualmente (o non farlo affatto)
- Le automazioni sono universali: vuoi attivare un messaggio solo se un progetto è in ritardo o inviare un aggiornamento personalizzato in base allo stato di un'attività? Avrai bisogno di strumenti di terze parti e, anche in questo caso, raramente funzionano alla perfezione
- Il contesto è frammentato: le conversazioni relative a un progetto potrebbero trovarsi in #general, #casuale, DM o sepolte nei thread. Quando hai bisogno di avere il quadro completo, ti ritrovi a mettere insieme i pezzi di un puzzle
L'IA nativa risolve molti di questi problemi di Slack, ma lascia ancora molto a desiderare quando si tratta di creare un flusso di lavoro unificato. Ed è qui che entrano in gioco i concorrenti di Slack .
➡️ Per saperne di più: Quali sono i pro e i contro di Slack sul lavoro
Perché utilizzare ClickUp per automatizzare i messaggi
Slack è fantastico per chattare velocemente, ma quando la tua giornata lavorativa prevede di destreggiarsi tra project management, monitoraggio degli aggiornamenti, condivisione di documenti e coordinamento di tutti i membri del team, le cose possono diventare complicate in fretta.
All'improvviso, ti ritrovi a passare da una dozzina di app diverse, mettendo insieme conversazioni, attività e file e affidandoti a integrazioni infinite solo per mantenere attivo il flusso di lavoro.
È qui che ClickUp fa la differenza. Perché ClickUp non è solo uno strumento di project management: è l'app completa per il lavoro, che riunisce chat, attività, documenti, promemoria, automazioni e molto altro, tutto in un unico posto.
Invece di mettere insieme app di comunicazione per team, tracker di progetti, app per note e strumenti di automazione, ClickUp consolida tutto ciò di cui hai bisogno in un'unica potente piattaforma.
Ottieni una comunicazione senza interruzioni, aggiornamenti in tempo reale e una solida automazione, senza il mal di testa di dover gestire innumerevoli integrazioni.
1. Chat integrata: conversazioni reali, proprio dove si svolge il lavoro
Immagina di avere tutte le discussioni relative ai tuoi progetti, le sessioni di brainstorming e i check-in rapidi proprio accanto alle tue attività e ai tuoi documenti. Con la chat di ClickUp, finalmente potrai provare questa sensazione!
Integrato direttamente nell'area di lavoro di ClickUp, ti aiuta a:
- Crea attività direttamente dai messaggi di chat: trasforma qualsiasi conversazione o idea in un'attività tracciabile con un solo clic, così nulla di importante sfuggirà alla tua attenzione
- Avvia messaggi diretti o chat di gruppo con chiunque nel tuo team, senza dover passare da un'app all'altra o perdere il filo delle conversazioni
- *condividi file, link e persino attività direttamente nella chat, così tutti avranno il contesto necessario proprio dove si svolge la discussione
- Fissa i messaggi importanti in modo che gli aggiornamenti chiave, le note delle riunioni o le scadenze siano sempre visibili a tutto il team
- Reagisci, rispondi e risolvi le conversazioni, mantenendo la tua area di lavoro ordinata e funzionale, senza thread infiniti o follow-up dimenticati
- Organizza SyncUp (chiamate) direttamente dalla chat per riunioni giornaliere del team, standup quotidiani o aggiornamenti sui progetti, senza bisogno di uno strumento di videoconferenza separato
- Usa Follow Ups (una funzionalità dedicata) per impostare promemoria o elementi di azione su qualsiasi messaggio di chat, assicurandoti che nulla venga perso e che ogni conversazione porti a passaggi chiari
- Sfrutta gli agenti IA nella chat per automatizzare gli aggiornamenti di routine, rispondere alle domande frequenti o persino riepilogare/riassumere le conversazioni, in modo che il tuo team sia sempre aggiornato senza lavoro manuale
Niente più momenti in cui ti chiedi: "Di cosa stavamo parlando?"
Quando ho impostato la nostra prima automazione ClickUp, è stato come un lampo di genio. Ora, con qualcosa di semplice come l'aggiunta di un tag, l'intero modello di attività secondaria si applica automaticamente. Non perdiamo più tempo a cercare tra le attività secondarie o a preoccuparci che qualcuno abbia dimenticato un passaggio cruciale. Abbiamo anche aggiunto automazioni che assegnano attività, aggiornano gli stati e inviano promemoria; tutte piccole cose di per sé, ma insieme hanno semplificato completamente il nostro modo di operare. Non si tratta solo di risparmiare tempo (anche se lo facciamo sicuramente); si tratta di creare un ambiente più fluido e meno stressante in cui il team può concentrarsi sul fare il proprio lavoro al meglio senza essere ostacolato dall'amministratore.
Quando ho impostato la nostra prima automazione ClickUp, è stato come un lampo di genio. Ora, con qualcosa di semplice come l'aggiunta di un tag, l'intero modello di attività secondaria si applica automaticamente. Non perdiamo più tempo a cercare tra le attività secondarie o a preoccuparci che qualcuno abbia dimenticato un passaggio cruciale. Abbiamo anche aggiunto automazioni che assegnano attività, aggiornano gli stati e inviano promemoria; tutte piccole cose di per sé, ma insieme hanno completamente semplificato il nostro modo di operare. Non si tratta solo di risparmiare tempo (anche se lo facciamo sicuramente); si tratta di creare un ambiente più fluido e meno stressante in cui il team può concentrarsi sul fare il proprio lavoro al meglio senza essere ostacolato dall'amministratore.
2. Aggiornamenti automatici: tieni tutti aggiornati senza sforzo
Sei stanco di inviare manualmente ping al tuo team per comunicare cambiamenti di stato o scadenze? Il motore di automazione di ClickUp ti consente di impostare regole che fanno il lavoro al posto tuo:
- Notifiche automatiche per avvisare immediatamente i membri del team quando viene assegnata, completata o aggiornata un'attività o quando viene aggiunto un commento, in modo che tutti rimangano aggiornati senza che tu debba rincorrerli
- Trigger personalizzati per qualsiasi scenario! Vuoi avvisare un canale quando viene creato un bug ad alta priorità? O inviare un promemoria quando si avvicina una data di scadenza o un'attività è in ritardo? Basta impostare le condizioni e lasciare che ClickUp si occupi del resto
- Consegna multicanale che ti consente di scegliere se gli aggiornamenti devono essere inviati alla chat di ClickUp per una visibilità immediata del team, direttamente all'email per promemoria importanti o persino a Slack (grazie alla perfetta integrazione di ClickUp)
- Automatizza le azioni ricorrenti quando desideri pianificare controlli regolari, aggiornamenti di stato o promemoria ricorrenti, in modo che il tuo team non perda mai un colpo, anche se sei fuori ufficio
- Collega le automazioni per creare flussi di lavoro avanzati collegando più automazioni, come l'assegnazione automatica di un revisore quando un'attività passa allo stato "In revisione" o la creazione di un'attività di follow-up quando qualcosa viene contrassegnato come "Terminato"
- Personalizza le notifiche e le azioni per team specifici, progetti o persino singoli utenti, in modo che tutti ricevano solo gli aggiornamenti che interessano loro
Con il motore di automazione di ClickUp, puoi finalmente smettere di microgestire le piccole cose e concentrarti sul quadro generale, sapendo che il tuo team sarà sempre informato e in linea con gli obiettivi.
🎉 Curiosità: Slack nasconde delle sorprese: digitando /pony in un canale (in alcune aree di lavoro) si attiva un piccolo pony che galoppa sullo schermo! 🐴✨Un'altra? Se digiti /shrug, viene automaticamente aggiunta l'emoji ¯\_(ツ)_/¯. Il classico sarcasmo di Slack integrato.
3. Comunicazione centralizzata: lavora con un'unica fonte di verità
A differenza di Slack, dove le conversazioni possono essere sparse su diversi canali, ClickUp mantiene tutto legato al tuo lavoro:
- Commenti alle attività: discuti attività specifiche proprio dove si svolge il lavoro.
- Collaborazione su documenti: chatta e modifica documenti in tempo reale, con commenti e suggerimenti.
- Annunci a livello di progetto: utilizza la chat o le notifiche di ClickUp per trasmettere gli aggiornamenti a tutte le persone coinvolte.
Niente più contesti persi, niente più messaggi persi. Solo comunicazioni chiare e immediate.
4. Chiedi all'IA: ottieni assistenza dal tuo assistente IA dedicato
ClickUp Brain, l'assistente IA integrato in ClickUp, è il tuo partner invisibile per la produttività che gestisce silenziosamente i dettagli, permettendoti di concentrarti sul quadro generale. Ecco come trasforma il tuo modo di lavorare:
- *hai avuto un'idea geniale mentre chattavi o hai registrato una breve nota vocale? ClickUp Brain può catturarla al volo e trasformarla in un'attività, così non perderai nulla
- Dimentica la frenesia di prendere appunti durante le riunioni. Con la trascrizione automatica, i tuoi memo vocali e le clip registrate vengono convertiti in testo chiaro e ricercabile, pronto per l'azione o la condivisione
- Sommerso da lunghi thread o aggiornamenti di progetto? Lascia che ClickUp Brain sintetizzi l'essenziale in riepiloghi/riassunti concisi, rendendo facile per tutti mettersi al passo con un solo sguardo
- Non dovrai più aspettare per impostare promemoria, ClickUp Brain suggerisce in modo proattivo automazioni e passaggi successivi in base alle abitudini del tuo team e al flusso del progetto
- I follow-up mancati diventano un ricordo del passato. L'IA tiene d'occhio le approvazioni in sospeso, gli elementi scaduti e le domande senza risposta, sollecitando le persone giuste quando è più importante
- Non è necessario lottare con impostazioni complicate: basta dire a ClickUp Brain cosa vuoi in un inglese semplice e lui imposterà automazioni o promemoria per te
- Chiedi all'IA da qualsiasi punto dell'area di lavoro. Che tu sia immerso nella lettura di un documento, stia chattando con il tuo team o gestendo un progetto, ClickUp Brain è sempre lì, pronto a semplificare, organizzare e mantenere tutto in movimento
Con ClickUp Brain, la tua area di lavoro non sarà più un gioco di destrezza, ma una macchina ben oliata, che impara e si adatta continuamente per aiutarti a lavorare in modo più intelligente.
5. Potenti integrazioni: collega ClickUp con tutto ciò che ami
Hai già strumenti preferiti di cui il tuo team non può fare a meno? Le integrazioni di ClickUp funzionano perfettamente con tutti, quindi non devi scegliere tra ciò che funziona e ciò che è possibile fare.
- Email, calendario e molto altro: collega la tua email e il tuo calendario a ClickUp per creare attività dalle email, sincronizzare le riunioni e non perdere mai una scadenza
- Automazione con Zapier, Make e altro ancora: Vuoi collegare ClickUp con centinaia di altre app? Usa Zapier o Make per automatizzare il lavoro ripetitivo, come l'invio di aggiornamenti, lo spostamento di file o il monitoraggio del tempo
- Integrazioni native per ogni flusso di lavoro: da Google Drive e Dropbox a GitHub e Zoom, ClickUp si integra con gli strumenti già utilizzati dal tuo team. Condividi file, monitora il codice, avvia riunioni e mantieni tutto connesso
Con ClickUp, non stai semplicemente aggiungendo un altro strumento, ma stai creando un'area di lavoro più intelligente e connessa. Non dovrai più destreggiarti tra le schede o perdere il contesto. Solo flussi di lavoro semplificati, conversazioni più ricche e tutto collegato al tuo lavoro effettivo.
➡️ Per saperne di più: Le migliori app di messaggistica all-in-one
Connetti la chat al lavoro utilizzando ClickUp
L'automazione dei messaggi Slack ti consente di recuperare tempo, ridurre gli errori manuali e garantire che il tuo team abbia sempre le informazioni necessarie, proprio quando ne ha bisogno.
Che tu stia utilizzando gli strumenti integrati di Slack, esplorando automazioni avanzate o passando al livello superiore con le potenti integrazioni di ClickUp, stai preparando il tuo team per una collaborazione più fluida e intelligente.
Ricorda, i flussi di lavoro migliori sono quelli che funzionano per te, non il contrario. Con ClickUp, puoi connettere i tuoi strumenti preferiti, centralizzare la comunicazione e automatizzare le attività più impegnative, così puoi concentrarti su ciò che conta davvero: portare avanti i progetti e festeggiare insieme i successi.
Sei pronto a lasciarti alle spalle gli aggiornamenti ripetitivi? Prova oggi stesso le Automazioni in ClickUp e guarda la produttività (e la sanità mentale) del tuo team salire alle stelle.