Stai cercando di lavorare alla tua presentazione tra una chiamata Zoom e l'altra?
Pensi di poter rispondere a una chiamata di un cliente mentre esamini un rapporto in ritardo?
Ripensaci. Districarsi tra più attività contemporaneamente può sembrare un modo per risparmiare tempo, ma molto probabilmente finirai per esaurirti e il tuo flusso di lavoro, così come la qualità del tuo lavoro, ne risentirà.
La ricerca dimostra che il multitasking può danneggiare la salute mentale e la produttività. Un passaggio per ridurre i livelli di stress e aumentare la produttività è riconoscere che il tuo tempo è prezioso e assicurarti di utilizzarlo saggiamente per le cose che contano. Gli avvisi di lavoro, le notifiche, le email e gli inviti alle riunioni possono sembrare infiniti, ma è importante sapere come la tecnologia potrebbe consumare la tua giornata e come gestirla meglio.
ClickUp ha analizzato studi e risorse provenienti dal National Institutes of Health, dall'Harvard Business Review e da notizie di attualità per individuare i 10 fattori che causano più comunemente perdite di tempo in ufficio e cosa fare al riguardo.
Lavora in modo più intelligente, non più duro, con 22 trucchi per risparmiare tempo e aumentare la produttività di ClickUp.
1. TV e podcast
Con l'accesso a servizi di streaming con migliaia di programmi e milioni di podcast tra cui scegliere, non c'è dubbio che i media possano facilmente consumare il nostro tempo libero. Potresti notare che i tuoi podcast si accumulano e avere la sensazione di ascoltarli in sottofondo mentre completi una relazione di ricerca.
Ma è davvero possibile dedicare la propria attenzione a entrambe le cose contemporaneamente?
Molte persone credono di poter passare da un'attività all'altra senza perdere un colpo. In realtà, gli adulti stanno diventando meno efficienti e sovraccaricano il loro cervello nel tentativo di fare tutto contemporaneamente. Concentrarsi su un'unica attività può far risparmiare tempo e ridurre lo stress.
LE 13 MIGLIORI APP POMODORO TIMER PER STUDIARE E CONCENTRARSI La tecnica di gestione del tempo Pomodoro divide la giornata in piccoli blocchi di tempo di produttività. Trova le migliori app Pomodoro per aiutarti a rimanere in carreggiata.
2. Riunioni
Hai mai voluto suggerire a un tuo collega che la riunione che avete tenuto avrebbe potuto essere sostituita da un'email? Non sei il solo: molti lavoratori ritengono che le riunioni possano essere un enorme spreco di tempo.
Uno studio condotto nel 2019 dalla società di consulenza Korn Ferry ha rilevato che il 67% dei lavoratori ritiene che dedicare troppo tempo alle riunioni impedisca loro di svolgere il proprio lavoro in modo efficace.
Per convincere il tuo capo a ridurre il numero di riunioni settimanali, crea un programma conciso, tieni d'occhio il tempo e assicurati che ogni riunione abbia uno scopo e un risultato concreto, in modo da ridurre i controlli multipli e mantenere i membri del team concentrati sulle attività.
Offrirsi di condurre una verifica delle riunioni per il proprio capo potrebbe aiutare a ridurre gli sprechi di tempo e persino a far risparmiare denaro all'azienda.
Bonus: Cadenza delle riunioni per i team remoti
3. Capi elicottero
Avere un capo che ti controlla in ogni cosa può essere un'esperienza davvero spiacevole e può essere considerato una forma di bullismo. Essere costantemente monitorati o interrogati fa sentire i dipendenti impotenti.
I capi troppo controllanti demoralizzano i dipendenti, causando prestazioni inadeguate e perdite di tempo. L'implementazione di un processo di project management che definisca le stesse aspettative per tutto il team può aiutare tutti a rimanere concentrati e informati.
I micro-manager non hanno sempre cattive intenzioni; valuta la possibilità di collaborare con loro a un progetto per contribuire a instaurare un rapporto di fiducia.
4. Social media
Controlla il tempo che passi sui social media sul tuo telefono: potresti rimanere sorpreso nello scoprire quanto tempo sprechi scorrendo i tuoi feed. Tutti amano le nuove sfide di ballo di tendenza, ma un consumo eccessivo può ostacolare in modo significativo la produttività nel lavoro.
Uno studio del 2020 ha scoperto che l'uso dei social media può anche portare a depressione e ansia. Valuta la possibilità di disattivare le notifiche dei social media o di prenderti una pausa eliminando alcune app dal tuo telefono.
5. Problemi IT
I problemi tecnici possono causare una grande perdita di tempo durante la giornata di lavoro. Ti è mai capitato di essere nel bel mezzo di un’attività importante quando il Wi-Fi smette di funzionare? Mentre il reparto IT lavora per risolvere il problema, tu rimani lì a girarti i pollici.
Secondo Robert Half Consulting, in media i lavoratori perdono quasi due settimane all'anno per risolvere problemi tecnici. Con l'aumento del lavoro da remoto, questi problemi sono aumentati e le persone fanno affidamento sulla tecnologia di cui dispongono a casa senza poter ricorrere a un consulente IT.
Aggiornare il software e riavviare periodicamente il computer può fare miracoli per risolvere piccoli problemi tecnici.
6. Sovraccarico decisionale
Ricoprire una posizione che richiede di prendere molteplici decisioni ogni giorno può portare a un sovraccarico decisionale, che può causare una diminuzione della produttività e un corrispondente aumento dei livelli di stress.
La paralisi da analisi è una condizione che ritarda il processo decisionale e inibisce la capacità di completare un'attività. Un modo per ridurre questo peso è eliminare le distrazioni, consultare i colleghi se non si è sicuri della decisione migliore da prendere o delegare la scelta a un altro esperto della propria rete.
7. Gioco
Secondo un sondaggio condotto da Future Publishing nel febbraio 2022, gli adulti statunitensi trascorrono quasi un'ora e mezza al giorno giocando con i dispositivi mobili. Nel maggio 2020, l'80% dei lavoratori a tempo pieno ha ammesso di giocare durante l'orario di lavoro, anche durante le riunioni. 😮
Giocare al lavoro può essere un enorme spreco di tempo. Come per i social media, limita il tempo dedicato ai giochi rimuovendo temporaneamente le app di gioco durante l'orario di lavoro e impostando un limite di tempo per quanto puoi giocare in un dato giorno.
8. Il teatro della produttività
Quante volte hai dovuto dimostrare al tuo capo la tua produttività?
Dall'aggiornamento dello stato su Slack durante la giornata all'invio di messaggi inutili al tuo capo per dimostrare il tuo impegno, potresti stare mettendo in scena uno spettacolo di produttività e sprecando fino a un'ora al giorno per recitare una parte. Invece di inviare infiniti indizi al tuo capo per dimostrare che stai lavorando, valuta la possibilità di aggiornarlo quotidianamente sui tuoi progressi tramite Slack prima di staccare dal lavoro.
9. Lavoro eccessivo
Essere creativi è difficile se si è sovraccarichi di lavoro e stressati. Molte persone in tutto il mondo soffrono di burnout, che può influire seriamente sul nostro benessere.
Considera la possibilità di stabilire dei limiti per te stesso sul lavoro. Se lavori in un ufficio, non prendere l'abitudine di portare a casa il computer dell'ufficio e disattiva le notifiche di Slack dopo l'orario di lavoro. Fai una pausa quando ti senti stressato o vicino al burnout.
Molte aziende stanno ricorrendo ad app per il benessere per aiutare il personale a evitare il burnout e il calo di produttività.
GESTIONE DEL TEMPO: UNA COMPETENZA FONDAMENTALE PER OGNI RUOLO Indipendentemente dal lavoro che svolgi, apprendere alcune competenze di base nella gestione del tempo può aiutarti a mantenere una buona produttività riducendo notevolmente i livelli di stress.
10. Disorganizzazione
La disorganizzazione e la produttività raramente vanno di pari passo. Mantenere l'area di lavoro ordinata può aumentare la produttività e ridurre lo stress.
Passiamo molto tempo alla scrivania, quindi perché non renderla un ambiente piacevole? Prenditi il tempo necessario per riorganizzarla installando alcuni ripiani sospesi sopra la scrivania per eliminare le distrazioni visive.
Valuta la possibilità di eliminare gli elementi inutili che hai conservato. L'area di lavoro appena ripulita può darti un nuovo inizio per la tua giornata.
Identifica le attività che ti fanno perdere tempo e inizia oggi stesso a creare abitudini di lavoro migliori.
Non devi vivere in uno stato di caos, costantemente in ritardo rispetto ai tuoi impegni e sentendoti sopraffatto.
Identificando le comuni perdite di tempo in ufficio, adottando misure concrete per ridurle e creando un piano d'azione, potrai aumentare la tua produttività e ritrovare l'equilibrio nella tua vita.
Un modo per aiutarti a creare abitudini di lavoro migliori e a mantenerti sulla strada giusta è utilizzare uno strumento di project management all-in-one come ClickUp. Offre funzionalità per il monitoraggio del tempo, la definizione e il monitoraggio degli obiettivi e centinaia di altre funzionalità personalizzabili, tutte in un'unica piattaforma, per eliminare le distrazioni, aumentare la tua produttività e aiutarti a rimanere concentrato sul lavoro.
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