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Per quanto tutti noi odiamo ammetterlo, gli incidenti capitano. 🤷🏼♀️
E quando si tratta di questo, la responsabilità e l'onestà sono sempre le politiche migliori, ma questo è un argomento per un altro blog! Non importa quanto grave sia stato l'incidente o anche se qualcosa di grave è stato evitato per un soffio, è necessario registrare e effettuare la reportistica sulla situazione.
Sembra un po' spaventoso, ma non deve esserlo per forza.
La reportistica sugli incidenti non solo monitora i principali KPI del reparto Risorse umane, ma garantisce anche che la storia non si ripeta e mantiene il team efficiente e, soprattutto, sicuro.
La vostra sicurezza è la priorità assoluta di ogni azienda, quindi è fondamentale che le segnalazioni di incidenti riportino tutti i dettagli, comprese le informazioni chiave, le date, le parti coinvolte, le circostanze e i follow-up.
Inoltre, molte aziende effettuano reportistica verso aziende ancora più grandi per dimostrare come stanno seguendo i protocolli di sicurezza a tutti i livelli quando si tratta di sicurezza, primo soccorso, esposizione o danni.
Un modulo o un modello di segnalazione degli incidenti semplifica notevolmente questo processo. Questi strumenti possono alleggerire lo stress in situazioni difficili, assicurando che ogni segnalazione di incidente venga compilata e fornendo suggerimenti per migliorare la vostra vita lavorativa in futuro.
E per trovare il tuo prossimo modulo o modello di segnalazione degli incidenti, sei nel posto giusto. 🙂
Ti guideremo attraverso le domande frequenti più importanti sulla reportistica degli incidenti, le funzionalità principali dei modelli da cercare e ti forniremo 10 esempi gratis per ClickUp, Word, Excel e altro ancora. 🙌🏼
Che cos'è un modello di segnalazione degli incidenti?
Supponiamo che il tuo team abbia rischiato di causare un grave incidente sul lavoro. Fortunatamente nessuno si è fatto male, ma siete tutti un po' scossi e l'incidente avrebbe potuto essere evitato del tutto.
Dopo che tutti si saranno calmati e sarà avvenuta la distribuzione di bottiglie d'acqua, il vostro responsabile compilerà un rapporto sugli incidenti descrivendo in dettaglio ciò che è accaduto.
Invece di aprire un documento vuoto, il software di gestione degli incidenti e un modello di segnalazione personalizzabile ti guideranno attraverso i passaggi successivi.
Un modulo o modello di segnalazione degli incidenti è un documento predefinito e formattato che consente ai manager di registrare incidenti quali danni, infortuni, sicurezza sul lavoro, quasi incidenti e altro ancora. Questi modelli vengono in genere compilati dall'alto verso il basso e coprono gli aspetti chi, cosa, dove, quando, perché e come della situazione.
Questi documenti vengono spesso archiviati e monitorati utilizzando un software HR dedicato per monitorare i KPI delle risorse umane nel tempo o persino sottoposti a condivisione con altre aziende che supervisionano la sicurezza sul posto di lavoro.
Cosa rende efficace un modello di segnalazione degli incidenti?
Tutti i rapporti sugli incidenti devono includere molti dettagli chiave, ma non esistono due modelli uguali. Lo stesso vale per la loro formattazione! Il processo di reportistica sugli incidenti può ruotare attorno a documenti, fogli di calcolo o moduli per raccogliere le informazioni necessarie.
Tuttavia, ci sono alcune funzionalità essenziali da ricercare nel tuo prossimo modulo o modello di segnalazione degli incidenti per garantire che la sicurezza rimanga una priorità assoluta nella tua azienda:
- Formattazione e stile avanzati per supportare più sezioni, pagine nidificate, tabelle o contenuti multimediali incorporati nel report.
- Funzionalità di collaborazione come la modifica in tempo reale con più membri del team, i commenti all'interno del modello per comunicare le approvazioni e le @menzioni.
- Sicurezza, autorizzazioni e condivisione per garantire che le informazioni sensibili rimangano tra le persone giuste.
- Integrazioni per estendere le funzioni del tuo modello, aggiungere ulteriori contestualizzazioni tramite l'incorporamento e mantenere la sicurezza e l'organizzazione dei tuoi rapporti tra il resto del tuo lavoro.
10 modelli di segnalazione degli incidenti
Ora che abbiamo trattato le nozioni di base, mettiamo alla prova le tue nuove conoscenze!
Conoscendo le caratteristiche dei migliori modelli di segnalazione degli incidenti e il loro ruolo nella sicurezza aziendale, esamina alcuni dei migliori modelli oggi disponibili sul mercato e accedi a tutti direttamente da questo articolo!
Ecco i 10 migliori modelli gratuiti di segnalazione degli incidenti per migliorare la sicurezza e la sicurezza sul lavoro per ClickUp, Word ed Excel.
1. Modello di segnalazione di incidenti dei dipendenti ClickUp
Il rapporto sugli incidenti dei dipendenti è un documento importante da archiviare per qualsiasi incidente o attività correlata a un incidente che coinvolga un dipendente attuale o ex dipendente di un'azienda. Di solito viene completato dal reparto Risorse umane (HR) dell'azienda.
In genere questi rapporti vengono utilizzati per registrare dettagli rilevanti quali data, ora, tipo di incidente, posizione dell'incidente, parti coinvolte, descrizione dell'incidente ed eventuali azioni intraprese come risultato dell'incidente.
Il modello di reportistica sugli incidenti dei dipendenti di ClickUp ti aiuterà a creare rapidamente una segnalazione di incidenti e a standardizzare il processo di registrazione degli incidenti dei dipendenti. Il documento illustra un processo di reportistica sugli incidenti facile da seguire. Questi documenti possono essere utilizzati per il monitoraggio, l'analisi e la prevenzione degli incidenti.
2. Modello di piano d'azione per incidenti ClickUp
Un piano d'azione per gli incidenti (IAP) è un documento che delinea i piani immediati per rispondere a un incidente o a un'emergenza. I piani d'azione per gli incidenti includono dettagli quali risorse, informazioni sul periodo operativo, considerazioni sulla sicurezza, protocolli di comunicazione e metodi di monitoraggio degli incidenti.
Utilizzando il modello di piano d'azione per gli incidenti di ClickUp come punto di partenza, le aziende possono risparmiare tempo e garantire che tutte le informazioni necessarie siano incluse in ogni IAP che sviluppano. Ciò aiuterà le aziende a creare registrazioni affidabili delle attività relative agli incidenti e a mettere in atto strategie efficaci!
Il modello include sezioni contrassegnate da codici di colore per acquisire tutte le informazioni necessarie per l'approvazione:
- Sintesi della situazione: breve riepilogo/riassunto del piano d'azione per gli incidenti
- Piano di esecuzione: obiettivi e strategie
- Informazioni di contatto del team di gestione degli incidenti: metodi di contatto per il personale presente sul posto durante un incidente
- Elenco delle organizzazioni degli incidenti: team Operazioni, Pianificazione, Logistica e Finanza
- Elenco delle assegnazioni degli incidenti: attività per supervisori e membri del team
- Mappa/Riassunto della situazione: Luogo/regione dell'incidente o altri grafici
Approvazione del piano di gestione degli incidenti: Inviato da, Data di invio e Firma
3. Modello di segnalazione degli incidenti di sicurezza ClickUp
Un modulo di segnalazione degli incidenti di sicurezza raccoglie tutti i dettagli relativi a qualsiasi incidente o attività correlata agli incidenti. Include anche indicatori chiave come il livello di urgenza e la gravità dell'incidente. Ciò è particolarmente importante per gli incidenti ad alto rischio, come gli incidenti sul lavoro, le lesioni subite e le situazioni che richiedono cure mediche.
I rapporti sugli incidenti di sicurezza aiutano ad analizzare l'efficacia complessiva dei sistemi e dei processi di sicurezza di un'organizzazione. Comprendendo come si verificano gli incidenti e come possono essere prevenuti in futuro, le aziende possono lavorare per creare ambienti più sicuri per i propri dipendenti.
Condividi direttamente l'URL del modello di segnalazione degli incidenti di sicurezza ClickUp con il tuo team o esportalo per archiviare la documentazione cartacea. Puoi anche proteggere i tuoi documenti ClickUp utilizzando i controlli di privacy e modifica per impedire modifiche indesiderate alle informazioni contenute nella segnalazione! 🔐
Tracciando tutti gli incidenti con dati accurati per un determinato periodo di tempo, le aziende possono acquisire una migliore comprensione delle tendenze di sicurezza all'interno del proprio ambiente e sviluppare strategie efficaci per affrontarle in futuro.
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4. Modello di segnalazione degli incidenti IT ClickUp
Un rapporto sugli incidenti IT è un documento interno che le aziende utilizzano per registrare e monitorare le informazioni relative agli incidenti IT. Grazie a rapporti sugli incidenti completi, dettagliati e accurati, le aziende possono identificare le tendenze degli incidenti, il che le aiuta a migliorare il processo di risposta e a garantire la conformità ai requisiti legali.
Inoltre, questi documenti aiutano i team IT a collaborare in modo più efficace nella risposta agli incidenti, migliorando al contempo i tempi di contenimento e risoluzione. A loro volta, le organizzazioni conservano registrazioni affidabili di tutti gli incidenti passati associati al loro ambiente, che possono essere utilizzate per valutare l'attuale stato di sicurezza e pianificare di conseguenza il piano per le minacce future.
Il modello di segnalazione di incidenti IT di ClickUp include una descrizione dettagliata, una lista di controllo, attività secondarie e campi personalizzati che qualsiasi manager può utilizzare per creare una reportistica completa ed efficace di un incidente IT. Questo modello di attività fornisce una struttura per lo sviluppo della reportistica, ma è completamente personalizzabile per adattarsi ai processi e alle procedure della tua organizzazione!
5. Modello semplice di rapporto post-azione ClickUp
Un rapporto post-azione è un documento strategico utilizzato per valutare e rivedere l'esito positivo o negativo di un progetto, un'attività o un evento. È progettato per valutare sia i risultati positivi che quelli negativi, al fine di analizzare cosa ha funzionato bene e cosa avrebbe potuto essere migliorato.
E con il modello di rapporto post-azione semplice di ClickUp, potrai coprire tutte le tue basi con questo documento dettagliato. Il rapporto è suddiviso in quattro sottopagine:
- Panoramica dell'esercizio
- Analisi delle funzionalità principali
- Rapporto sulle funzionalità principali
- Piano di miglioramento
Che tu sia nuovo ai rapporti post-azione o abbia bisogno di nuove idee per avere un impatto sugli stakeholder, questo è un ottimo modello su cui lavorare da solo o con il tuo team!
6. Modello di segnalazione di incidenti di servizio ClickUp
Un rapporto di servizio è un documento che descrive in dettaglio le attività e i risultati di un servizio. Un rapporto di servizio completato correttamente può essere uno strumento prezioso per le aziende e i clienti. Fornisce la documentazione dei servizi eseguiti, che aiuta le aziende a tenere traccia della cronologia dei servizi e a mantenere la soddisfazione dei clienti. Per i clienti, funge da registro del servizio eseguito e di eventuali modifiche o miglioramenti apportati.
Il modello di segnalazione di servizio ClickUp è progettato per migliorare il processo di descrizione con funzionalità di incorporamento, modifica di testo formattato, condivisione di file multimediali e altro ancora. Il modello di attività è predefinito con i dettagli generali di una segnalazione di servizio accettabile, ma è possibile personalizzarlo ulteriormente in modo che soddisfi gli standard della propria organizzazione.
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7. Modello di segnalazione di fine giornata ClickUp
Un rapporto sugli incidenti di fine giornata è un documento generato al termine di ogni giornata lavorativa. Questi rapporti contengono informazioni dettagliate sugli incidenti, quali il livello di gravità, le risorse o i sistemi interessati, il personale o i team coinvolti e una Sequenza degli eventi.
Inoltre, questi rapporti forniscono informazioni dettagliate sul processo di risoluzione degli incidenti, sulle azioni correttive intraprese dall'organizzazione e su eventuali lezioni apprese. Consentono inoltre alle organizzazioni di comprendere le tendenze degli incidenti su un periodo di tempo più lungo e di pianificare in anticipo il piano per le minacce.
Il modello di segnalazione di fine giornata di ClickUp è un'ottima opzione iniziale per le aziende che desiderano identificare le lacune o i punti deboli nei processi di risposta che dovrebbero essere affrontati al fine di migliorare i tempi di contenimento e risoluzione in futuro. Include un'autovalutazione che consente ai dipendenti di valutare la propria produttività, i propri arretrati e le attività per il giorno successivo.
Consulta la guida introduttiva per suggerimenti ed esempi su come personalizzarla!
8. Modello di piano di azioni correttive ClickUp
Un piano di azioni correttive è un insieme di misure volte a identificare, correggere e prevenire la ricorrenza di errori e problemi potenziali o esistenti. Questo piano delinea le strategie che un'organizzazione dovrebbe adottare per porre rimedio all'incidente e ripristinare il normale funzionamento. Il piano include in genere azioni quali l'analisi delle cause alla radice, la documentazione dei dati, le pratiche di gestione dei rischi e le attività di chiusura degli incidenti.
A volte allineare tutti può essere un processo che richiede molto tempo. Soprattutto quando le informazioni possono essere utilizzate per scopi di reportistica normativa e, se necessario, per cause legali. Prova il modello di piano di azioni correttive di ClickUp per allineare la comunicazione e le attività e risparmiare tempo!
Gli elementi principali di un CAP in questo modello di lavagna online sono organizzati in modo da ridurre il tempo necessario per passare dall'identificazione di un incidente all'implementazione di una soluzione:
- Aree di miglioramento: identifica i campi relativi alle operazioni aziendali o alle prestazioni del team che necessitano di modifiche e attenzione.
- Problemi e cause principali: definisci le sfide, gli ostacoli e le informazioni di supporto di ciascuno per analizzare e sviluppare una soluzione.
- Possibili soluzioni: considera tutti i fattori coinvolti nel tuo piano correttivo ed elabora un elenco di tutte le possibili soluzioni per apportare un cambiamento in vista di un miglioramento.
- Misura dell’esito positivo: definisci il tuo esito positivo in modo misurabile attraverso indicatori chiave di prestazione o metriche applicabili e vantaggiosi per il tuo team e le operazioni complessive.
- Titolari delle attività: assegna membri specifici del team a ogni attività
- Sequenza: dedicate tempo sufficiente alla preparazione dei cambiamenti e dei miglioramenti mentre esaminate questo modello.
9. Modello di segnalazione degli incidenti di Microsoft Word
Un modello di segnalazione di incidenti in Microsoft Word è un documento modificabile per incidenti sul lavoro e infortuni. Serve come punto di partenza per chiunque desideri creare rapidamente nuovi documenti, risparmiando tempo e lavoro richiesto per formattare il documento.
Il modello presenta sezioni dedicate ai dettagli chiave: Introduzione, Obiettivi, Informazioni sull'incidente, Metodologia, Risultati, Conclusioni e Raccomandazioni.
10. Modello di segnalazione degli incidenti in Excel
Se stai cercando un modello di segnalazione degli incidenti che sia ancora basato sul testo ma non troppo denso di paragrafi, prova una segnalazione degli incidenti in Excel! Questo modello è organizzato in quattro aree chiave:
- Lista di controllo dei tipi di incidenti
- Scala di gravità degli incidenti
- Categorie di incidenti
- Informazioni di contatto chiave
Man mano che inizi a creare una libreria di moduli per la segnalazione degli incidenti, l'uso di Excel diventerà più difficile. Un modello di segnalazione in Excel non è remoto né facile da condividere, quindi il controllo delle versioni potrebbe sfuggire di mano. Integra Excel con uno strumento di project management come ClickUp per riunire tutto il lavoro in un unico posto. Puoi accedere alla piattaforma ClickUp ovunque ti trovi: da dispositivo mobile, desktop, componente aggiuntivo email e estensione Chrome!
Anticipa gli incidenti con i modelli di ClickUp
La vostra sicurezza è la priorità assoluta di ogni azienda. Quindi, quando si verificano incidenti, non volete che la vostra segnalazione finisca in un cassetto, per non essere mai più ritrovata.
Segui invece quel rapporto e adotta misure preventive per garantire che in futuro vengano prese misure preventive!
Il modo migliore per farlo? Trova un modello di segnalazione degli incidenti compatibile con un software progettato per mantenere il tuo lavoro organizzato, sicuro e conforme, come ClickUp. 🙂
ClickUp è l'unica piattaforma di produttività abbastanza potente da semplificare i processi di sicurezza, archiviare informazioni preziose e mantenere il team allineato su tutte le politiche critiche. Con il suo editor di documenti integrato e dinamico, ClickUp è la soluzione ideale per segnalazioni di incidenti di ogni tipo. Pagine nidificate, modifica in tempo reale, commenti assegnati e formattazione avanzata sono solo alcune delle funzionalità/funzioni che rendono ClickUp Docs così prezioso, ma la parte migliore? È assolutamente gratuito.
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