Le regole della gestione delle flotte stanno cambiando. Da un lato, hai l'attività di rispettare standard di sicurezza, sostenibilità ed efficienza sempre più rigorosi. Dall'altro, le nuove tecnologie promettono di rendere la tua flotta più veloce, più intelligente e più competitiva.
Siamo onesti: adottare queste innovazioni non è un'impresa facile a causa della crescente complessità operativa e di un mercato altamente competitivo.
*Da dove iniziare? I modelli per la gestione della flotta potrebbero essere la risposta giusta.
Questo articolo presenta 10 modelli gratuiti per la gestione delle flotte, pensati per soddisfare le esigenze più urgenti in questo settore. Scopriamo insieme come questi modelli possono trasformare la gestione delle flotte in un vantaggio senza problemi per la tua azienda.
Cosa sono i modelli per la gestione delle flotte?
I modelli per la gestione delle flotte sono strumenti pratici progettati per rendere il tuo sistema di gestione delle flotte più gestibile ed efficiente. Forniscono un modo strutturato per organizzare tutti gli aspetti essenziali delle operazioni della flotta, come la manutenzione dei veicoli, l'efficienza del carburante, i dettagli assicurativi e il monitoraggio del chilometraggio.
Questi modelli aiutano i manager a garantire il corretto funzionamento di tutto, assicurando che attività come i servizi programmati e le assegnazioni dei conducenti siano monitorate e completate in tempo. Inoltre, semplificano il monitoraggio delle prestazioni dei veicoli e l'individuazione dei problemi prima che diventino più gravi.
Uno dei vantaggi più significativi dei modelli per la gestione delle flotte è che possono essere personalizzati per soddisfare le esigenze specifiche della tua azienda. Sono inoltre disponibili come modelli di documenti e fogli di lavoro, il che li rende flessibili quando necessario.
Questi modelli possono aiutarti a ridurre i costi, migliorare l'efficienza dei consumi o conservare registrazioni dettagliate dei viaggi.
Un modello solido rende la gestione di una flotta più organizzata e meno opprimente. Ciò consente di concentrarsi sulla gestione efficiente delle operazioni, riducendo al minimo i tempi di inattività e ottimizzando le risorse.
Cosa rende un modello di gestione della flotta efficace?
Ecco le funzionalità/funzioni chiave che definiscono un modello efficace per la gestione della flotta:
- Layout chiaro: contiene sezioni dedicate ai dati essenziali come i dettagli dei veicoli, i programmi di manutenzione, il consumo di carburante e le informazioni sui conducenti
- Personalizzazione: consente di apportare modifiche per soddisfare requisiti specifici di gestione della flotta
- Facile automazione: include funzionalità/funzioni integrate quali formule, formattazione condizionale e filtri dati per analisi semplificate
- Compatibilità: funziona perfettamente con strumenti come Excel, Fogli Google o il tuo software di gestione della flotta
- Informazioni utili: offre spazio per monitorare le metriche e le tendenze delle prestazioni per un processo decisionale informato
- Orientato all'efficienza: riduce gli errori, migliora i flussi di lavoro e semplifica le operazioni quotidiane
Leggi anche: Come creare un foglio di calcolo CRM per semplificare i dati dei clienti
10 modelli gratuiti per la gestione della flotta
Ecco 10 modelli gratuiti per la gestione delle flotte che devi assolutamente provare per risparmiare tempo, ridurre al minimo gli errori e garantire l'efficienza della tua flotta, sia che tu gestisca pochi veicoli o un'intera flotta:
1. Il modello di gestione della flotta ClickUp
Hai bisogno di maggiore chiarezza e controllo sui tuoi veicoli, autisti e costi? ClickUp ha la risposta. Con il modello di gestione della flotta di ClickUp, puoi organizzare in modo efficiente ogni aspetto delle operazioni della flotta in un unico posto. Ecco come ti aiuta:
- Informazioni centralizzate: raccogli e gestisci i dettagli essenziali della flotta, come marca, modello, numeri di immatricolazione e cronologia della manutenzione, tutti accessibili tramite le dashboard di ClickUp
- Monitoraggio della manutenzione: imposta attività ricorrenti per gli intervalli di assistenza per garantire una manutenzione regolare ed evitare appuntamenti mancati o costosi guasti
- Monitoraggio delle spese: Traccia e classifica le spese quali carburante, riparazioni e informazioni assicurative con campi personalizzati, generando report dettagliati per controllare le spese e migliorare la pianificazione del budget
- Gestione delle prestazioni dei conducenti: assegna attività di formazione, monitora comportamenti quali l'efficienza dei consumi e la sicurezza alla guida e utilizza le informazioni raccolte per migliorare le prestazioni dei conducenti
- Valutazione delle prestazioni della flotta: utilizza le funzionalità/funzioni di reportistica di ClickUp per analizzare metriche quali il consumo di carburante, i costi di manutenzione e il comportamento dei conducenti per prendere decisioni informate
Con questo modello, puoi garantire che tutto funzioni in modo fluido ed efficiente, dalla manutenzione dei veicoli alle prestazioni dei conducenti.
Un utente ClickUp ha recensito la piattaforma :
Lo uso personalmente per tenere traccia delle attività e delle operazioni mie e dei miei collaboratori in diversi reparti. Lo trovo utile per monitorare molti aspetti del lavoro, come il project management, il monitoraggio degli ordini di lavoro, le prenotazioni della flotta, la gestione delle riunioni e la gestione dei documenti. Rende più facile gestire la moltitudine di problemi che si presentano ogni giorno.
Lo uso personalmente per tenere traccia delle attività e delle operazioni mie e dei miei collaboratori in diversi reparti. Lo trovo utile per monitorare molti aspetti del lavoro, come il project management, il monitoraggio degli ordini di lavoro, le prenotazioni della flotta, la gestione delle riunioni e la gestione dei documenti. Rende più facile gestire la moltitudine di problemi che si presentano ogni giorno.
Ideale per: Gestori di flotte, team logistici e coordinatori delle operazioni alla ricerca di una piattaforma versatile e personalizzabile per centralizzare il monitoraggio dei veicoli, l'assegnazione dei conducenti e i programmi di manutenzione.
💡Suggerimento per professionisti: la vista Bacheca di ClickUp ti offre visibilità in tempo reale sulla posizione, così puoi prepararti alle emergenze o decidere rapidamente quando un veicolo necessita di attenzione.
2. Il modello ClickUp per il monitoraggio dei KPI nella gestione delle flotte
Gestire gli indicatori chiave di prestazione della tua flotta è più facile con il modello di monitoraggio KPI per la gestione della flotta di ClickUp. Questo modello è progettato per aiutarti a tracciare, gestire e monitorare le operazioni della flotta senza soluzione di continuità.
Il cuore del modello è la Visualizzazione riepilogo/riassunto, un dashboard completo per tutti i KPI. Questa visualizzazione consente di identificare rapidamente le aree che funzionano bene e quelle che richiedono attenzione.
La Guida introduttiva fornisce una chiara tabella di marcia per i team che non hanno familiarità con il monitoraggio dei KPI. Questa vista ti guida nella definizione dei KPI, nella creazione di meccanismi di monitoraggio e nel loro allineamento con obiettivi di gestione della flotta più ampi.
Una volta stabiliti i KPI, la Visualizzazione OKR dipartimentale aiuta a monitorare gli obiettivi e i risultati chiave in tutti i reparti, garantendo che tutti rimangano allineati. Nel frattempo, la Visualizzazione sequenza consente di tracciare le date chiave e monitorare lo stato di avanzamento verso il raggiungimento dei traguardi di efficienza o dei programmi di manutenzione.
Tutte le attività nel modello sono classificate in cinque stati: Completata, Fuori programma, In corso, Non iniziata e A rischio, fornendo un monitoraggio in tempo reale e facilitando il controllo delle prestazioni della flotta.
Ideale per: Responsabili delle operazioni di flotta basate sui dati e analisti delle prestazioni che hanno bisogno di misurare e ottimizzare le prestazioni della flotta attraverso KPI utilizzabili.
💡Suggerimento: la Visualizzazione stato fornisce un'analisi approfondita dei singoli KPI. Ingrandendo ogni KPI, è possibile individuare le tendenze, diagnosticare potenziali problemi e garantire che nessun dettaglio critico venga trascurato.
3. Il modello di procedura operativa standard per la gestione della flotta di ClickUp
Creare e gestire le procedure operative standard (SOP) non deve essere complicato. Con il modello SOP per la gestione della flotta di ClickUp, diventa un processo semplice e organizzato.
Inizia considerando le operazioni quotidiane, i flussi di lavoro del servizio clienti e le attività ricorrenti fondamentali per il tuo esito positivo. Utilizza i documenti di ClickUp per raccogliere idee e riunirle in un unico posto, assicurandoti di non tralasciare nessun processo chiave.
Successivamente, suddividi i tuoi processi in passaggi chiari e gestibili. La vista Bacheca ti aiuta a visualizzare ogni attività, consentendoti di mappare i flussi di lavoro e di apportare le modifiche necessarie. Il grafico Gantt fornisce una sequenza temporale per assegnare le scadenze e monitorare i progressi.
Una volta delineati i passaggi, assegna una priorità alle attività per garantire che le azioni più critiche vengano affrontate per prime.
Infine, crea il tuo documento SOP con istruzioni dettagliate, strumenti necessari e note aggiuntive. Non dimenticare di rivedere e testare la procedura operativa standard con il tuo team, raccogliendo feedback per perfezionare e migliorare il processo!
Ideale per: Responsabili di flotte e addetti alla conformità che devono documentare e applicare procedure operative standard per la manutenzione dei veicoli, i controlli di sicurezza e i protocolli dei conducenti.
💡 Suggerimento professionale: utilizza tag ed evidenziazioni con codici colore nei documenti ClickUp per classificare i processi in base al reparto o alla priorità, in modo da poterli ritrovare più facilmente in un secondo momento.
4. Modello di sequenza compilabile per l'acquisizione di veicoli ClickUp
Se hai bisogno di un modo intuitivo per gestire sequenze complesse, la sequenza compilabile per l'acquisizione dei veicoli di ClickUp è qui per aiutarti. Ecco come questo strumento trasforma il tuo flusso di lavoro:
- Semplifica la complessità: suddividi le sequenze complesse di acquisizione dei veicoli in passaggi gestibili con un layout chiaro e intuitivo
- Stato di avanzamento a colpo d'occhio: mantieni il controllo delle attività con stati chiari e aggiornamenti visivi, eliminando le congetture
- Allineamento del team: condividi facilmente le sequenze per tenere informati e coinvolti tutti gli stakeholder
Indipendentemente dal tipo di sequenza che stai creando, che si tratti di acquisti, logistica o programmi di consegna, questo modello ti offre maggiore flessibilità per altre responsabilità critiche.
Per iniziare, mappa ogni fase del processo di acquisizione dei veicoli, dalla selezione dei fornitori alla consegna. Assegna scadenze a ciascuna attività, garantendo una sequenza chiara per ogni passaggio.
Organizza le attività in base allo stato, utilizzando categorie come Aperto e Completato per monitorare lo stato di avanzamento e garantire la trasparenza. Man mano che procedi, aggiorna lo stato delle attività in tempo reale per tenere tutti informati. Abilita le notifiche automatiche in modo che nessuna scadenza o aggiornamento importante sfugga.
Infine, analizza i tassi di completamento delle attività con le funzionalità di monitoraggio di ClickUp per individuare le aree di miglioramento e ottimizzare le acquisizioni future.
Ideale per: Team e responsabili degli acquisti della flotta che supervisionano progetti di acquisizione di veicoli.
💡Suggerimento per utenti esperti: utilizza i campi personalizzati di ClickUp per aggiungere dettagli chiave come il budget o le date di consegna a ciascuna attività. In questo modo, le informazioni critiche sono centralizzate e tutti hanno a disposizione il contesto necessario senza dover passare da uno strumento all'altro. Puoi anche iniziare rapidamente con un modello di elenco fornitori.
5. Modello RFP per servizi di gestione della flotta ClickUp
Che si tratti di gestire una flotta in crescita o di rivedere i sistemi di inventario esistenti, scegliere il fornitore giusto può essere difficile. Ma con il modello RFP per servizi di gestione della flotta di ClickUp, trasformerai il processo da caotico a controllato, assicurandoti i migliori risultati senza grattacapi.
Ecco come funziona il modello di ClickUp per semplificare il processo, dandoti più tempo per concentrarti su ciò che conta davvero:
- Definisci specifiche di progetto chiare: delinea tutte le esigenze di gestione della flotta, dalla manutenzione al monitoraggio. Questa chiarezza garantisce che i fornitori comprendano le tue aspettative, con il risultato di proposte più accurate e un risparmio di tempo
- Allinea il tuo team sin dall'inizio: identifica in anticipo gli stakeholder chiave per evitare colli di bottiglia e mantenere tutti sulla stessa pagina. Mantieni il processo fluido e in linea con gli obiettivi
- Centralizza tutti i documenti in un unico posto: archivia le proposte dei fornitori e le risposte in un'unica posizione accessibile, consentendo un facile confronto senza il fastidio di email o fogli di calcolo disorganizzati
- Collaborazione in tempo reale senza interruzioni: consenti al tuo team di lasciare commenti, apportare modifiche e finalizzare le decisioni all'istante, accelerando il feedback ed eliminando i ritardi
- Prendi decisioni più intelligenti e rapide: accedi a tutte le informazioni necessarie, confronta le proposte e valuta rapidamente le capacità dei fornitori. Prendi decisioni più sicure
Ideale per: Gestori di flotte e team di approvvigionamento che redigono richieste di offerta dettagliate per servizi di flotta, dai provider di manutenzione alle società di leasing di veicoli.
👀Lo sapevate? Le società di gestione delle flotte hanno le loro radici nel settore bancario. Le banche hanno visto nel leasing di veicoli un modo intelligente per generare entrate costanti, grazie ai margini di profitto interessanti, alla possibilità di guadagnare commissioni di servizio ricorrenti e al rischio relativamente basso.
6. Il modello di struttura di suddivisione del lavoro per la gestione della flotta ClickUp
Il modello di struttura di suddivisione del lavoro per la gestione della flotta di ClickUp può semplificare la complessità di qualsiasi progetto, offrendo chiarezza e controllo in ogni fase.
La parte migliore? Questo modello non riguarda solo l'organizzazione, ma gestisce anche l'ottimizzazione dell'inventario grazie alle sue potenti visualizzazioni e funzionalità:
📮ClickUp Insight: I team con prestazioni scarse sono 4 volte più propensi a destreggiarsi tra più di 15 strumenti, mentre i team con prestazioni elevate mantengono l'efficienza limitando il proprio kit di strumenti a 9 o meno piattaforme. Ma che ne dici di utilizzare una sola piattaforma? Come app completa per il lavoro, ClickUp riunisce attività, progetti, documenti, wiki, chat e chiamate in un'unica piattaforma, completa di flussi di lavoro basati sull'IA. Sei pronto a lavorare in modo più intelligente? ClickUp funziona per ogni team, rende il lavoro visibile e ti consente di concentrarti su ciò che conta, mentre l'IA si occupa del resto.
- Vista Azioni: Categorizza le attività e assegnale rapidamente ai membri del team. Questa vista mantiene chiare le responsabilità e garantisce che nessuna attività venga trascurata
- Visualizzazione dello stato: Monitora lo stato di avanzamento delle singole attività e del progetto complessivo con stati quali Aperto, Annullato, Completato, Ritardato e In corso
- Vista Gantt: Visualizza la sequenza temporale del tuo progetto per individuare potenziali colli di bottiglia e tenere sotto controllo le scadenze
- Visualizza la guida introduttiva: Non hai familiarità con le strutture di suddivisione del lavoro? Questa visualizzazione fornisce una guida passo passo per aiutarti a partire con il piede giusto
- Visualizzazione Sequenza: Pianifica e ordina le attività per anticipare i tempi, assicurandoti di essere sempre un passaggio più vicino al risultato positivo
Ideale per: Project manager e coordinatori delle operazioni di flotta che supervisionano progetti di manutenzione di veicoli su larga scala, aggiornamenti della flotta o iniziative interdipartimentali, garantendo che ogni attività sia monitorata, assegnata e completata in tempo.
7. Modello di foglio di calcolo per la manutenzione della flotta di Fleetio
Basato su Fogli Google, il modello di foglio di calcolo per la manutenzione della flotta di Fleetio offre una soluzione gratuita basata su cloud, facile da consultare e aggiornare. Puoi personalizzare facilmente il foglio di calcolo per monitorare tutto, dai registri di assistenza ai costi
Una funzionalità/funzione distintiva di questo modello è la possibilità di registrare le attività e i costi di manutenzione. Questo registro storico semplifica il monitoraggio dei servizi completati e dei relativi costi, aiutandoti a prendere decisioni più intelligenti sulle riparazioni e le sostituzioni future.
Un altro strumento utile è il tracker del costo per miglio. Calcola il costo effettivo di funzionamento di ciascun veicolo e rivela il costo di mantenimento della flotta. Nel tempo, questi dati aiutano a identificare quando un veicolo diventa troppo costoso da mantenere, guidando le decisioni di sostituzione.
Questo modello semplifica anche la creazione e il monitoraggio dei programmi di manutenzione preventiva, garantendo che i veicoli rimangano in perfetta forma ed evitando guasti imprevisti.
Ideale per: Responsabili di flotte che necessitano di una soluzione semplice, basata su fogli di calcolo, per il monitoraggio di programmi di assistenza, riparazioni, costi e tempi di fermo della flotta.
💡Suggerimento: utilizza la sezione delle specifiche del veicolo nel modello per monitorare dettagli essenziali come marca, modello e raccomandazioni del produttore. In questo modo potrai fare facilmente riferimento alle linee guida di manutenzione corrette e seguire sempre le best practice per ogni veicolo della tua flotta.
8. Modello di lista di controllo per la manutenzione della flotta di Template.net
Le liste di controllo sono il cuore della maggior parte delle attività di gestione delle flotte. Il modello di lista di controllo per la manutenzione della flotta di Template.net può essere la soluzione ideale per affrontare in modo proattivo potenziali problemi e ridurre i guasti imprevisti.
Include sezioni essenziali per il monitoraggio delle informazioni chiave sui veicoli, come i dettagli del gestore della flotta, il numero di telaio del veicolo, il chilometraggio e le date delle ispezioni.
La lista di controllo copre anche le aree chiave della manutenzione, tra cui i controlli del motore e della trasmissione, le ispezioni dell'olio e dei liquidi e i consigli per le sostituzioni. Ti aiuta a monitorare la pressione dei pneumatici, la profondità del battistrada e l'usura ed esegue ispezioni dei freni per verificare il liquido, le pastiglie e i rotori.
Si può affermare con certezza che questa lista di controllo è un'ottima opzione per assicurarti di avere sotto controllo il programma di usura della tua flotta. È possibile anticipare i potenziali problemi con ispezioni regolari e aggiornando questa lista di controllo.
Ideale per: Aziende incentrate sulla sicurezza e sulla manutenzione proattiva, che desiderano garantire che nessuna attività critica venga trascurata e che i veicoli rimangano idonei alla circolazione e conformi alle normative.
Leggi anche: Modelli gratuiti per l'inventario per Excel, Sheets e ClickUp
9. Modello di programma di manutenzione della flotta di Template.net
Il modello di programma di manutenzione della flotta di Template.net è uno strumento intuitivo per la gestione della manutenzione della flotta. Consente di pianificare attività regolari per ogni veicolo, garantendo un servizio tempestivo e riducendo i tempi di inattività.
Puoi monitorare facilmente i dettagli dei veicoli come modello, numero di telaio e cronologia degli interventi di assistenza, mantenendo le informazioni critiche facilmente accessibili. L'interfaccia intuitiva è perfetta per i principianti, mentre i campi personalizzabili consentono alle aziende di adattarla alle proprie esigenze.
Che tu gestisca una flotta piccola o grande, questo modello si adatta a qualsiasi dimensione. Offre una chiara visualizzazione dei dati attraverso grafici e tabelle per un processo decisionale migliore.
Lo strumento di monitoraggio della manutenzione mensile garantisce che i controlli di routine siano completati in tempo, mentre un programma ben strutturato mantiene le attività in linea con gli obiettivi. Semplifica inoltre l'allocazione delle risorse e il monitoraggio in tempo reale, insieme alla manutenzione preventiva.
Ideale per: Responsabili di flotte incaricati di pianificare e programmare le attività di manutenzione su più veicoli.
10. Modello di gestione flotta auto di Spreadsheetpage
La gestione di una flotta di veicoli, sia di proprietà che a noleggio, richiede uno strumento in grado di semplificare le operazioni e fornire informazioni preziose. Il modello Car Fleet Manager di Spreadsheetpage è uno strumento potente ma semplice per gestire in modo efficiente i veicoli di proprietà e a noleggio.
Organizza i viaggi giornalieri, tiene traccia del consumo di carburante, monitora la manutenzione e genera report per l'analisi dei costi e le detrazioni fiscali. Grazie alla compatibilità con Excel, è perfetto per aziende di tutte le dimensioni.
Le funzionalità/funzioni chiave includono la gestione dei viaggi in auto, che assegna i veicoli ai conducenti e monitora le prestazioni con un registro dettagliato del chilometraggio e delle spese. Il registro del chilometraggio e il calcolatore dell'efficienza del carburante monitorano i parametri vitali della tua auto.
Il modello pianifica anche promemoria di manutenzione per mantenere i veicoli in perfetta forma e tiene traccia delle spese, inclusi carburante, riparazioni e multe.
Le opzioni di personalizzazione consentono alle aziende di monitorare le prestazioni dei conducenti e visualizzare i costi con grafici e report, inclusi i confronti tra veicoli di proprietà e veicoli a noleggio.
Ideale per: Piccole e medie imprese o gestori di flotte che necessitano di uno strumento facile da usare per monitorare i dettagli chiave della propria flotta di veicoli, dai costi e dal consumo di carburante alla manutenzione e alla cronologia degli interventi di assistenza.
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Semplifica la gestione della flotta con ClickUp: l'app che fa tutto per il lavoro
La gestione della flotta è già abbastanza impegnativa senza dover destreggiarsi tra una serie di strumenti diversi. Tra il coordinamento della manutenzione dei veicoli, il monitoraggio degli orari dei conducenti, la gestione delle acquisizioni e la garanzia della conformità alle normative, è facile sentirsi sopraffatti.
Passare da fogli di calcolo, email e diverse piattaforme software di logistica può portare a scadenze non rispettate, perdita di dati e stress inutile.
È qui che ClickUp fa davvero la differenza. Con questa app per il lavoro che fa tutto, puoi centralizzare ogni aspetto della gestione della tua flotta, dalla creazione di programmi dettagliati di manutenzione dei veicoli al monitoraggio dei KPI della flotta e alla gestione delle sequenze di approvvigionamento, tutto in un unico posto.
I modelli personalizzabili di ClickUp garantiscono che, sia che tu stia gestendo ispezioni di routine, contratti di assistenza o richieste di preventivo dei fornitori, tutto sia organizzato, accessibile e ben gestito.
Inoltre, le sue funzionalità flessibili consentono di personalizzare i flussi di lavoro in base alle esigenze specifiche, garantendo di anticipare potenziali problemi prima che diventino tali.
Iscriviti subito a ClickUp gratis e inizia oggi stesso a ottimizzare le operazioni della tua flotta!